Lions Clubs International GLOBALA MEDLEMSTEAMET RESURS-HANDBOK GMTRG2015.SW
Välkommen till Lions Clubs Internationals globala medlemsteam (GMT). Din post i GMT är mycket viktig för lionklubbarnas framgångar och vitalitet i ditt område. Det är en utmanande post, men den är mycket berikande. Dina framgångar att vara mentor för och motivera ditt team och lionklubbarna gör din hemort till en bättre plats. Som medlem i GMT anses du ha god kännedom om LCI:s medlemsprogram och policyer, vara en effektiv mentor, en som kan motivera och mest av allt en ledare. Innehållet i den här handboken är till god hjälp på din nya post. Medlemmar av GMT och globala ledarskapsteamet (GLT) har ett nära samarbete med varandra. En bra samarbetsrelation mellan medlemmarna av de båda teamen på global, multipeldistriktsoch distriktsnivå är mycket viktig för att engagera medlemmar både lokalt och globalt. Medlemmar i GMT och GLT - i samarbete - är en modell för framgång och styrka och ett sätt att utveckla medlemmar och nya klubbar genom service och engagemang för lionklubbar överallt. Ta dig tid att gå igenom den här handboken. Om du har frågor eller kommentarer om den här publikationen eller din post, kontakta LCI:s GMT-personal. Membership Development Division Lions Clubs International Den här handboken är mest effektiv när den används som en elektronisk publikation och om du är uppkopplad till Internet. Använd länkarna här för att visa/ladda ner material och resurser som rekommenderas generellt. i
Innehåll Välkommen i GMT översikt och struktur 1 Bakgrund 1 GMT-översikt 1 Från global nivå till distriktsnivå 2 Verkställande råd 3 GMT internationella koordinator 3 Internationell familje- och kvinnokoordinator 3 Konstitutionella områdesledare 3 Områdesledare 3 Rådgivare inom speciella områden 3 Multipeldistrikt, distrikt/enkeldistrikt 4 Syfte, målsättningar och ansvarsområden 5 Teamet för medlemstillväxt och nyklubbildning 6 Teamet för klubbframgångar 6 Region- och zonordförande 6 Intresseanmälan från ny medlem/formulär för intresseanmälan från 7 potentiella medlemmar Samarbete: GMT och GLT 7 Kommunikation 8 Resurser för globala medlemsteamet 9 Medlemsrapporter 9 Nya medlemmar och nya klubbar 10 Webbsidan för globala medlemsteamet 11 Handlingsplaner för medlemskap 12 ii
Översikt och struktur för globala medlemsteamet Bakgrund Aktiva och nöjda medlemmar är mycket viktiga för alla serviceorganisationers framgångar. Ett effektivt globalt medlemsteam (GMT) kommer att tillhandahålla den vision, vägledning och motivation som krävs för att Lions Clubs International ska kunna fortsätta att utföra sin uppgift att tillhandahålla hjälpinsatser av hög kvalitet runtom i världen. Bra ledare är en viktig komponent för en effektiv organisation. Det globala ledarskapsteamet (GLT) utvecklades för att arbeta parallellt inom sina specialområden och stödja GMT. GLT fokuserar speciellt på och stödjer ledarutveckling, vilket är mycket viktigt för framgång för LCI:s alla program och för hela organisationens framtid. Medlemmar av GMT och GLT samarbetar för att identifiera, utveckla och uppmuntra möjligheter för nuvarande och framtida lionledare, och utveckla medlemmarna genom service. GMT-översikt GMT-strukturen, som har företrädare både på global, multipeldistrikts- och distriktsnivå, ger en omfattande plattform för att utveckla medlemmarna att stödja Lions engagemang för service. Genom att ta hänsyn till historiska data, unika geografiska och kulturella egenskaper, och använda LCI:s resurser och initiativ är GMT:s medlemmar redo att hjälpa till att uppfylla världens hjälpbehov genom: Mentorskap, utbildning och uppmuntran, Stöd för medlemsutvecklingsinitiativ, Att finna nya klubbutvecklingsmöjligheter, Att se och ge assistans till distrikt med problem och deras klubbar. GMT är ett verktyg för kommunikation, motivation och utbildning, samt stimulans för visioner, planering och uthållighet. 1
Från global nivå till distriktsnivå Globala medlemsteamet och globala ledarskapsteamet arbetar parallellt för att öka antalet medlemmar och förbättra ledarskapsutvecklingen. De två strukturerna är sammankopplade och samordnas på internationell nivå av ett verkställande råd. GMT tjänar vissa konstitutionella eller geografiska områden. GMT/GLT-utnämningar är på tre år för att medge en ordentlig analys av områdets behov samt utveckling och införande av behovsbaserade program. Alla GMT/GLTledare granskas varje år och utnämningen bekräftas eller upphör baserat på prestationer. GMT:s struktur återspeglar i allmänhet GLT:s för att möjliggöra effektivt samarbete. I vissa områden kommer emellertid en kvalificerad medlem att vara både GMT- och GLT-representant. 2
Verkställande rådet GMT/GLT:s verkställande råd består av: Internationella presidenten som ordförande, Första internationella vicepresidenten som kontaktperson mot GMT, Andra internationella vicepresidenten som kontaktperson mot GLT, Ordförande från medlemsutvecklingskommittén, ledarskapskommittén och kommittén för distrikt- och klubbservice, En utsedd internationell GMT-koordinator, En utsedd internationell GLT-koordinator, En utsedd internationell familje- och kvinnokoordinator LCI:s verkställande administratörer. GMT internationella koordinator GMT:s internationella koordinator är en utsedd medlem av GMT:s/GLT:s verkställande råd, som tjänar som fungerande kontakt mellan första vicepresidenten och GMT:s globala struktur. GMT:s internationella koordinator rapporterar till verkställande tjänstemän, stödjer GMT:s konstitutionella områdesledare, bedömer och prioriterar områdesbehov, uppmuntrar GMT:s områdesledare och rådgivare och representerar GMT på olika medlemsmöten och evenemang runtom i världen. Han/hon samarbetar med personalen på LCI:s Membership Development Division för att uppmuntra till att uppfylla GMT:s mål och syften. Internationell familje- och kvinnokoordinator Internationella familje- och kvinnokoordinatorn kommer att samarbeta med internationella GMT- och GLTkoordinatorer och stödja särskilda kvinno- och familjekommittéer enligt anvisningar från internationella presidenten och distrikts- och multipeldistriktsspecialister. Konstitutionella områdesledare, vice konstitutionella områdesledare, områdesledare och speciella områdesrådgivare GMT-områdesledare är strategiskt placerade för att effektivt utvärdera medlemsmöjligheter och problem i Lions konstitutionella områden. Varje konstitutionellt område representeras av en konstitutionell områdesledare och ett team med områdesledare för att ge bra täckning av en geografisk region. I vissa fall utses även en vice konstitutionell områdesledare eller speciell områdesrådgivare för att ta itu med behoven i specifika länder eller kulturer, samt för avlägsna platser. GMT och GLT har samma antal konstitutionella områdesledare, som arbetar i samma geografiska område, vilket gör att de kan samordna insatser och samarbeta på bästa sätt. GMT:s konstitutionella områdesledare utses av internationella presidenten i samråd med första och andra internationella vicepresidenterna. Områdesledare för GMT och GLT har ett ett visst antal multipeldistrikt/distrikt/enkeldistrikt som de ska stödja. Områdesledarna för både GMT och GLT samarbetar fortlöpande för att kunna arbeta effektivt med områdets behov och möjligheter. GMT:s områdesledare utses av internationella presidenten i samråd med första och andra internationella vicepresidenterna samt konstitutionella områdets ledare. Speciella områdesrådgivare - I vissa konstitutionella områden har man tillsatt speciella områdesrådgivare för GMT/GLT för att hjälpa till med medlems-/ledarskapsinitiativ i avlägsna eller speciella regioner. Rådgivarna samarbetar med områdesledarna för att kommunicera ut särskilda trender och behov, samt ge stöd för lokala områden. 3
Multipeldistrikts, distrikts/enkeldistrikts GMT: MD GMT Guvernörsrådsordförande MD:s GMT-koordinator* Teamet för medlemstillväxt och nyklubbildning Teamet för klubbframgångar Distriktets GMT Distriktsguvernör (DG) Första vice distriktsguvernör (första VDG) (medlemskontakter) Andra vice distriktsguvernör (andra VDG) (ledarkontakter) Distriktets GMT-koordinator Teamet för medlemstillväxt och nyklubbildning Teamet för klubbframgångar Region-/zonordförande GMT är aktivt på både multipeldistrikts- och distriktsnivå. Multipeldistriktets GMT består av guvernörsrådsordföranden, en MD GMT-koordinator - tillsatt av guvernörsrådsordförande med godkännande av GMT:s områdesledare, medlemmar av MD:s team för medlemsoch ny klubbtillväxt och medlemmar av MD:s team för klubbframgångar som tillsätts genom samarbete med guvernörsrådsordföranden och MD GMT-koordinator för att stödja specifika medlemsinitiativ och -program. Från och med 2014-2015 ska posterna GMT och GLT multipeldistriktskoordinator endast användas i de multipeldistrikt som tillhör ett GMT-/GLT-område eller ett specialområde som består av två eller fler multipeldistrikt. I multipeldistrikten tilldelade ett GMT-/GLT-område eller specialområde som består av färre än två multipeldistrikt, ska GMT-/GLT-områdesledare eller GMT-/GLT-specifika områdesrådgivare ikläda sig gällande ansvarsområden på multipeldistriktsnivå. Distriktets GMT består av DG, första VDG som fungerar som medlemskontakt för DG och GMT-koordinator, andra VDG som fungerar som ledarkontakt för DG och GLT-koordinator, distriktets GMT-koordinator tillsatt av DG-teamet i samarbete med och med godkännande av MD GMT-koordinator eller områdesledare, medlemmar av distriktets team för medlems- och ny klubbtillväxt och medlemmar av distriktets team för klubbframgångar som tillsätts genom samarbete med DG-teamet distriktets GMT-koordinator för att stödja specifika medlemsinitiativ och -program, samt chartra nya klubbar, samt region- och zonordförande. * om tillämpligt 4
Mål, syften och ansvarsområden Trots att GMT består av ledare på olika nivåer, är målen och syftena alltid desamma. Upprätthålla kunskapen och förståelsen för medlemsdata och trender samt unika geografiska och kulturella egenskaper. Betona kommunikation, vision, planering och samarbete Finna och främja servicemöjligheter Identifiera platser för ny klubbutveckling och marknadsföra nya charterklubbar. Hjälpa till att utveckla och genomföra mål och strategiska planer för medlemskap Uppmuntra alla distrikt att bilda minst en ny klubb varje verksamhetsår. Uppmuntra distrikt att bistå klubbar att få nöjda medlemmar och uppmuntra klubbens medlemmar att bjuda in minst en ny medlem per verksamhetsår Känna igen och berätta om framgångsrika medlemsstrategier Känna till och marknadsföra LCI:s initiativ och medlemsutvecklingsresurser. 5
Teamet för medlemstillväxt och nyklubbildning Multipeldistriktets och distriktets GMT-koordinatorer upprättar och får stöd av två team teamet för medlemstillväxt och nyklubbildning och teamet för klubbframgångar. Lionmedlemmar tillsatta i dessa team tjänar som specialister för specifika områden inom medlemsutveckling och tjänar under en treårig ämbetsperiod som sammanfaller med nuvarande GMT:s treårsperiod. Ansvarsområden för specialister i teamet för medlemstillväxt och nyklubbildning: Identifiera möjligheter att bygga nya klubbar, Uppmuntra till kontakt med nya medlemmar, Främja användningen av: Klubbens excellensprocess (CEP) Planritning för en starkare klubb Din klubb på ditt sätt Främja resurser/program bland klubbarna. Teamet för klubbframgångar Ansvarsområden för specialister i teamet för klubbframgångar innefattar: Engagera lionmedlemmar i serviceprojekt och identifiera nya servicemöjligheter. Främja rapportering av serviceaktiviteter. Uppmuntra användning av Handbok för nöjda medlemmar. Stöd klubbar som har deltagit i Klubbens excellensprocess (CEP) och Planritning för en starkare klubb. Främja väl fungerande klubbar som behåller och engagerar medlemmar, samt hjälpa till att återuppbygga problemklubbar. Främja resurser/program bland klubbarna. Specialisttyper anges och tillsätts av multipeldistriktets eller distriktets GMT baserat på behov och möjligheter i multipeldistriktet eller distriktet samt lionmedlemmarnas expertis och intressen. Specialister införs i LCI:s databas av multipeldistriktet eller distriktet via MyLCI. Region- och zonordförande Ansvarsområden för region- och zonordförande innefattar: Främja medlemsresurser bland klubbarna, Främja och identifiera klubbar som vill delta i Klubbens excellensprocess (CEP), Säkerställa att klubbarnas medlemsordförande känner till sin roll och sina ansvarsområden, Finna samhällen där man kan bilda nya klubbar, Betona betydelsen av att engagera medlemmarna i nya och befintliga serviceprojekt, Uppmuntra klubbar att sammanställa en plan för medlemstillväxt och främja deras aktiviteter på hemorten, Kommunicera behov av medlemsutveckling och framgångsrika strategier till de övriga medlemmarna i distriktets GMT. 6
Intresseanmälan från ny medlem Formulär för intresseanmälan från potentiella medlemmar Ett Formulär för potentiella medlemmar finns på LCI:s webbplats för att uppmuntra intresserade att skicka in sin kontaktinformation till LCI för uppföljning. LCI förlitar sig på din hjälp att kontakta de potentiella medlemmarna. När du får e-post, skicka förfrågningarna för uppföljning så att de blir hanterade. Informera LCI om de potentiella medlemmarna bjuds in att bli med i klubben. Om det inte finns en klubb på den potentiella medlemmens hemort är det ett ypperligt tillfälle att diskutera om man ska starta en ny klubb medan intresset är stort. Dessutom kommer potentiella medlemmar som fyller i formuläret på webbplatsen att få ett e-postsvar med ett tack för deras förfrågan och upplysning om att de kommer att kontaktas av en lokal lionledare på hemorten. Lions Clubs Internationals ser med spänning fram emot möjligheten att välkomna potentiella medlemmar. Om du har frågor om förfrågningar från potentiella medlemmar kan du kontakta oss via newmemberinquiry@lionsclubs.org. Samarbete: GMT och GLT Både medlemstillväxt och ledarskap är mycket viktiga för vår fortsatta förmåga att som lionmedlemmar tillhandahålla den samhällsservice som behövs i vår strävan att uppfylla vårt mål, Vi tjäna. Av den anledningen upprättades det globala medlemsteamet och det globala ledarskapsteamet. Tillsammans har dessa två team fyra grundläggande mål: Fortsatt medlemstillväxt Startande av nya klubbar Förbättrad klubbframgång Förbättrad ledarskapskvalitet Även om GMT och GLT är två oberoende team kan den positiva effekten av var och en av dem bara maximeras genom samarbete. GMT har ansvar för medlemsutveckling genom nya medlemmar, nya klubbar och uppmuntrar till klubbframgång för att förbättra retentionen. GLT letar upp potentiella nya lionledare och uppmuntrar deras utveckling, samtidigt som man försöker förbättra kvaliteten på vårt ledarskap för att optimera prestationen och vår organisations framgång genom att erbjuda relevanta utbildnings- och utvecklingsprogram. Genom effektivt samarbete är det övergripande resultatet av samarbetet större än summan av dess delar. 7
Kommunikation Kontinuerlig kommunikation är nödvändig för att GMT ska lyckas. Med betoning på grupparbete och samarbete krävs interaktion mellan många olika lionmedlemmar för att uppfylla GMT:s mål. De mest effektiva medlemmarna i GMT utbyter information om mål, handlingsplaner och specifika uppgifter, inklusive det som ska göras, hur det ska göras, vem som ska göra det, vilka resurser som krävs, fastställda tidsramar osv. GMT-insatser som utförs utan effektiv kommunikation gör att målen oftast inte uppnås. MD:s och distriktets GMT-team ska kommunicera regelbundet för att säkerställa att alla teammedlemmar fortsätter att fokusera på att nå de uppsatta målen. Mål ska bestämmas tillsammans och alla teammedlemmar ska till fullo stödja och engagera sig för att genomföra handlingsplanen(erna) som teamet tar fram. Teamdiskussioner kan ske personligen, per telefon, eller via nätet, enligt vad teammedlemmarna bestämmer. Oberoende av metod måste den här regelbundna kommunikationen ske för att vara till nytta för teamet och MD/distriktet. Distriktets GMT-koordinator kommunicerar med MD:s GMT-koordinator, eller om det är ett enkeldistrikt, GMTområdesledaren. Kommunikationsmetod och frekvens fastställs av MD:s GMT, GMT-områdesledare eller specialområdesrådgivaren. Detta informationsutbyte är avgörande för att upprätthålla aktuell kunskap om program, prioriteringar och resurser. MD:s GMT-koordinator och/eller GMT-områdesledaren kan ge vägledning, hjälpa till att lösa problem och identifiera alternativ för att ta itu med dessa problem samt dela med sig av bra arbetsätt som använts inom andra områden. Många olika ämnen bör diskuteras, bl.a: Mål för MD:s GMT och i även mål för distriktets GMT (de bör relatera till varandra), MD:s och distriktets handlingsplaner, Statusrapporter Medlemsutvecklingsprograms och resursinformation, Specifika utmaningar och möjligheter GMT:s bästa arbetssätt, Motivation och inspiration Framsteg mot att uppnå målen GMT-områdesledarna ansvarar för att rapportera framsteg till din konstitutionella GMT-områdesledare och till LCI, och det är viktigt att hela tiden berätta om medlemsaktiviteter och initiativ, vilka resultat som uppnås och vilka hinder som behöver övervinnas. På så sätt kan GMT och LCI samarbeta för att tillhandahålla de verktyg och resurser som behövs för att uppfylla behoven inom varje område allt för att förbättra den övergripande kvaliteten bland Lions medlemmar så att vi kan fortsätta att effektivt tillhandahålla hjälpinsatser på våra hemorter. Er kommunikation behöver förstås inte vara begränsad till det som tagits upp ovan. Eftersom samarbetet med GLT är viktigt, bör era motsvarande tjänstemän i GLT inkluderas i er kommunikationscirkel. Andra lionmedlemmar, till exempel tidigare ledare, nuvarande ledare och engagerade och hängivna medlemmar kan också tillhandahålla värdefull information som underlättar GMT:s insatser. Genom att upprätthålla en öppen kommunikation tar ni vara på varje möjlighet att främja ledarskap av hög kvalitet - man vet aldrig varifrån nästa goda idé kommer ifrån. 8
Resurser för globala medlemsteamet Medlemsrapporter GMT använder ett flertal resurser för att ha uppdaterad och korrekt kunskap om medlemsinitiativ och statistisk information. Dessa resurser finns på LCI:s webbplats, tack vare ett flertal olika medlemsrapporter, och på sistone genom MyLCI. Medlemsrapporter innefattar, men är inte begränsade till: Cumulative-rapport månads- och veckovis, Registerrapport Rapport över klubbar som ej inrapporterat sina klubbtjänstemän Sammanställning av medlemmar Månatlig framstegsrapport avseende medlemskap Femårig medlemstrendrapport - årlig Många av resurserna för GMT är också allmänt tillgängliga för lionmedlemmarna. GMT bör kontinuerligt främja befintliga resurser, och leta efter nya och innovativa initiativ och framgångsrika erfarenheter från distrikt och klubbar i deras områden. Att dela kunskap och erfarenheter är en viktig komponent för framgångsrik medlemsutveckling och en av de viktiga ansvarsområdena för GMT. Ett urval medlemsrapporter kan lätt hittas på LCI:s webbplats: www.lionsclubs.org > My LCI > Resurser (anges av den blå pilen) Siffror berättar historier. Leta efter historier som dyker upp om klubbar. Uppmuntra GMT-koordinatorer att använda medlemsrapporter och att samarbeta med klubbtjänstemän och använd de historier som siffrorna berättar. 9
Nya medlemmar och nya klubbar På LCI:s webbplats finns information om medlemsutveckling. Där finns information om: Nya medlemmar Starta en ny klubb Inbjuda medlemmar Globala medlemsteamet Stärka medlemmarna Utmärkelser Medlemsförmåner Presidentens tema 10
Webbsidan för globala medlemsteamet Från Lions webbplats kan du få tillgång till webbsidan för globala medlemsteamet. 11
Handlingsplaner för medlemskap Medlemshandlingsplaner ska vara i linje med MD:s/distriktets medlemsmål och teamets analys av medlemsdata. Kom ihåg att gå igenom fjolårets medlemsmål och -resultat. Identifiera framgångsrika mål och strategier, sådana som kräver mer tid för att resultat ska uppnås och sådana som inte gett förväntade resultat. Nya mål ska fokusera på service och engagemang med särskild inriktning på att bilda och stödja nya klubbar. Data att tänka på innefattar: Gå igenom service- och medlemsmål som etablerats och resultat från föregående år. Gå igenom Kumulativa medlemskap och Klubbsammanfattningsrapport Gå igenom rapporten Bedömning av klubbstatus Gå igenom LCI:s befintliga material/resurser som hjälper till att dra nytta av styrkor vad gäller hjälpinsatser och medlemstillväxt samt tar itu med problem Hitta klubbar för Klubbens excellensprocess (CEP) Gå till Internationella presidentens tema Gå till Globala servicekampanjer Utvärdera befintliga och potentiella PR-initiativ Målen bör vara specifika, mätbara, kräva handling, realistiska och tidsbundna. När ett mål är specifikt är det lättare att bestämma om/när målet har uppnåtts. Om målet är mätbart kan framsteg mot uppnåendet markeras. Om man kan agera för målet har distriktets medlemmar befogenhet och/eller resurser för att uppnå målen. Efter att ha gått igenom medlemsdata, fyll i följande: Baserat på analysen av medlemsdata ser vi att distriktets starka sidor är: o Baserat på analysen av medlemsdata ser vi att distriktets svaga sidor är: Våra mål med tanke på våra starka och svaga sidor är: 12
GMTRG2015 SW