Protokoll Ft 63/2012 Fritids- och turistnämnden Datum: 2012-11-13 Klockan: 17:00-20:00 Plats: Sal 400, Stadsbiblioteket Närvarande ledamöter Lars Johansson (C) 132-146 Jonas Håård (S) 132-146 Johan Kumlin (M) 132-146 Ingela Hallblom (S) 132-143 Raimo Tunsved (S) 132-146 Irene Tydén (S) 132-146 Henrik Nordström (S) 132-146 Anders Östman (KD) 132-146 Monica Frankenberg (KD) 132-136 Maud Hadders (M) 132-146 Olle Larsson (M) 132-146 Ulrica Solver-Gustavsson (FP) 132-146 Malin Bjarnefors (MP) 132-146 Sten Lang (MP) 132-135 Tjänstgörande ersättare Lennart Sundmark (KD) 1 Ersätter Monica Frankenberg (KD) 137-146 Leyla Parsa (M) Ersätter Sten Lang (MP) 136-146 Caroline Frankesjö Karlsson (S) Ersätter Ingela Hallbom (S) 144-146 Henrik Leandersson (FP) Närvarande ersättare Lotta Wallén (S) 132-146 Övriga Åsa Enkvist Lenander, ekonom 132-146 Lilian Eriksson, förvaltningschef 132-146 Birgitta Wörman, kontorschef 132-136 Elisabeth Rapp, enhetschef 132-146 Susann Pettersson, enhetschef 132-146 Maria Schultz, 132-137 planerare/chefsstödjare Björn Hagström, strateg 132-134 Ola Hellström, projektledare 136-146 Ellinore Heidevik, student 132-146 Ersätter Maria Westerholm (V) 132-146
Maria Gren, sekreterare Justerat den 2012-11-16. Lars Johansson, ordförande Johan Kumlin, justerare Justeringen tillkännagiven på kommunens anslagstavla den 2012-11-20. 132 Protokolljusterare Handläggare: Maria Gren Ordinarie: Johan Kumlin (M) Ersättare: Olle Larsson (M) Ordinarie: Johan Kumlin (M) Ersättare: Olle Larsson (M) 133 Godkännande av dagordning Handläggare: Lars Johansson - Dagordningen godkänns. - Dagordningen godkänns, med borttagande av punkterna Redovisning projekt "Hela hallen" och Anmälan av delegationsbeslut. 2
134 Öppna data Handläggare: Björn Hagström Strateg Björn Hagström berättar om arbetet med öppna data. 135 Ungdomsdialog Ärendenummer: Ft 283/2012 Handläggare: Lars Johansson Svårigheterna att nå ungdomar och få dem att engagera sig i de frågor som handlar om fritid, föreningsliv, samhällsbyggnad, kultur och allt som hör till kommunens organisation och verksamhet har ofta stannat vid försök eller punktvisa insatser. Det demokratiska synsättet som betonar egenkraft, dialog, bli lyssnad på, medverka i processer, kunna påverka har sällan varit styrande. Utan reell kontakt och riktig dialog med de ungdomar som ska bygga vårt framtida samhälle riskerar vi att tappa deras tilltro till systemet. Idag är det lättare än någonsin att skapa kontaktytor, forum för möte och dialog, kommunicera med korta ledtider. Modern teknik har revolutionerat möjligheten till kontakt och kommunikation. Sociala medier har blivit verktyget för att åstadkomma bättre inflytande och delaktighet. Demokratin kan inte tas för given utan måste återskapas, erövras och vitaliseras varje dag. Det gäller att visa öppenhet, tillåta insyn, föra en konstruktiv dialog och att medborgarna får underlag och rikliga tillfällen att delta i diskussioner om kommunens utveckling och att kunna känna delaktighet i processen inför beslut. Vi politiker i Fritids- och turistnämnden vill under mandatperioden skapa ett nytt forum för dialog och demokratiutveckling som vi kallar för Ungdomsdialogen där vi har en grupp ungdomar som vi lyssnar på och har god kommunikation och dialog med. I budget för Örebro kommun talar vi om Egenmakt, Medborgardialog och Barn och ungas behov. 3
Ordförandes förslag till Fritids- och turistnämnden 1. Uppdra till en extern konsult att genomföra en förstudie som klargör uppdraget, ansvaret och finansiering av en Ungdomsdialog till stöd för nämndens verksamhetsområde. En modell för rekrytering av ungdomarna samt behov av utbildning för ungdomsgruppen och andra intressenter ska även klarläggas. 2. Finansieringen under 2012 sker genom uttag ur planeringsreserven. - Ärendet bordläggs. 136 Reklampolicy Trängen IP Ärendenummer: Ft 304/2012 Handläggare: Susann Pettersson Sponsring av föreningsverksamhet är en viktig inkomstkälla för föreningar. För att kunna erbjuda föreningarna möjlighet till inkomster via sponsring behövs tydliga riktlinjer för hur reklamskyltning får ske på våra anläggningar. Bad- och idrottsenheten har arbetat fram förslag till riktlinjer för reklamskyltning i A-hallen, Trängen IP. Detta bör bli vägledande för framtagande av enhetliga riktlinjer för samtliga anläggningar inom nämndens ansvarsområde. sunderlag Förslag till riktlinjer för reklamskyltning i A-hallen, Trängen IP Sammanträdet ajourneras för fika kl. 18.15-18.37. 4
137 Granskningsrapport - Internkontroll 2012 Ärendenummer: Ft 226/2012 Handläggare: Åsa Enkvist Lenander Internkontroll syftar till att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, tillförlitlig rapportering och information om verksamheten samt efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Den kommungemensamma granskningen 2012 omfattar: kartlägga var i organisationen kontanthantering sker om nämnderna efterlever 5 och 25 i LAS verksamhetens rutiner för hanteringen av inkomna/utgående handlingar. Finns det rutiner? Hur ser dessa rutiner ut? att delegationsordning finns, är aktuell och efterlevs verksamhetens rutiner för att förse kundtjänsten med relevant information, uppföljning från 2010 Efter genomförande av risk- och väsentlighetsanalys så valdes också följande nämndspecifika granskningsområden: uppföljning av skötselavtal om rätt typ av bränsle/kemikalier användes till maskiner såsom gräsklippare mm. uppföljning av skötselavtal att föreningen har tecknat försäkring enligt vad som skrivs in i avtalet med kommunen rutiner vid bluffakturor förekomsten av inventarieförteckningar sunderlag Granskningen har utgått från granskningsplanen för internkontroll 2012. Det material som samlats in har gällt utdrag ur verksamhetssystemen Raindance och Personec och rutindokument. Intervjuer har genomförts med chefer inom Kultur- och fritidsförvaltningen samt föreståndare eller annan ansvarig. 5
138 Internkontrollplan inför 2013 Ärendenummer: Ft 288/2012 Handläggare: Åsa Enkvist Lenander Riktlinjen för internkontroll syftar till att säkerställa att nämnderna upprätthåller en tillfredställande internkontroll, vilket innebär att följande mål uppnås: - En ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - Tillförlitlig rapportering och information om verksamheten - Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer, mm. Valet av nämndspecifika granskningsområden ska ske utifrån en risk- och väsentlighetsanalys. Förvaltningskontor Kultur och Fritid genomförde hösten 2011 en omfattande riskanalys som under hösten 2012 setts över och kompletterats. Då detta arbete genomfördes gemensamt för Kultur- och medborgarnämndens och Fritids- och turistnämndens verksamheter så har en gemensam granskningsplan tagits fram. Utifrån de genomförda riskanalyserna och den omorganisation som förvaltningskontoret står inför så föreslås att den nämndspecifika granskningen ska bestå av: 1. Open Art en granskning av den nya organisationen (gäller endast Kultur- och medborgarnämnden) 2. Om delegationsordningen efterlevs i samband med attester 3. Om kontering sker korrekt efter införande av ny kontoplan sunderlag Risk och väsentlighetsanalyser: - Effektivare lokalutnyttjande i våra lokaler - Bidragshantering - Det civila samhället - Ekonomiområdet 139 Sammanträdestider 2013 Ärendenummer: Ft 308/2012 Handläggare: Maria Gren Enligt beslut fattat av kommunstyrelsen den 16 oktober 2012 rekommenderas driftnämnderna att under år 2013 förlägga sina sammanträden till veckorna 3, 7, 11,15, 20, 24, 34, 38, 42, 47 och 50. 6
Förvaltningen har utifrån dessa rekommendationer tagit fram ett förslag på sammanträdestider för år 2013. En heldag då nämndsammanträde kombineras med information om verksamheten föreslås hållas i maj och oktober. Följande sammanträdestider föreslås: Tisdagen den 15 januari kl. 14.00 Tisdagen den 12 februari kl. 14.00 Tisdagen den 12 mars kl. 14.00 Tisdagen den 9 april kl. 17.00 Tisdagen den 14 maj (heldag) Tisdagen den 11 juni kl. 14.00 Tisdagen den 20 augusti kl. 14.00 Tisdagen den 17 september kl. 14.00 Tisdagen den 15 oktober (heldag) Tisdagen den 19 november kl. 17.00 Tisdagen den 10 december kl. 14.00 140 Ekonomisk månadsrapport Ärendenummer: Ft 65/2012 Handläggare: Åsa Enkvist Lenander, Elisabeth Rapp Förvaltningens ekonom ger en uppföljning av det ekonomiska läget och Elisabeth Rapp informerar om budgeten för föreningsbidrag. 7
141 Kravhantering, föreningars skulder Handläggare: Elisabeth Rapp I maj beslutade Fritids- och turistnämnden att anta nya rutiner för kravhantering, som ska börja gälla 2013-01-01. Elisabeth Rapp informerar om arbetet med kravhantering av föreningars skulder. 142 Budget och budgetförutsättningar 2013 Handläggare: Åsa Enkvist Lenander Förvaltningens ekonom informerar om budget och budgetförutsättningar för 2013. 143 Rapport om upprustning av motionsspår 2012 Handläggare: Elisabeth Rapp Elisabeth Rapp informerar om upprustning av motionsspår. 8
144 MTB-leder Ånnaboda Handläggare: Ola Hellström, Elisabeth Rapp Ola Hellström och Elisabeth Rapp informerar om arbetet med MTB-leder i Ånnaboda. 145 Förvaltningschefens information Handläggare: Lilian Eriksson Förvaltningschefen informerar muntligt om aktuella ärenden. 146 Inkomna skrivelser Inkomna skrivelser har meddelats nämnden via e-post samt i en pärm som cirkulerar under mötet. 9