Folkpensionsanstalten Registerbeskrivning 1 Registeransvarig Namn Folkpensionsanstalten (FPA) 15.9.2011 Postadress Postnummer Telefon PB 450 00101 HELSINGFORS 020 634 11 Besöksadress Nordenskiöldsgatan 12, 00250 Helsingfors 2 Person som sköter registerärendena eller kontaktperson (platschefen eller en person som är utsedd av platschefen) Namn Adress Telefon 3 Registrets namn FÖRMÅNSREGISTRET 4 Syftet med en av personuppgifter Skötsel av den lagstadgade socialförsäkringen med sina olika förmånsslag och kundbetjäningen i anslutning till dem samt olika statistiska planerings- och forskningsuppdrag. Se bifogade författningsförteckning. 5 Registrets datainnehåll Nedan registrets datatyper. Det närmare datainnehållet framgår av promemorian rörande FPA:s dataregister och data i dem registervis. 6 Normala uppgiftskällor 7 Normal utlämning av uppgifter och dataöverföring utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet 8 Principer för registerskyddet Uppgifter inhämtas hos de försäkrade personligen samt hos olika myndigheter, bl.a. befolkningsregistercentralen, skattestyrelsen, arbetspensionsanstalterna, försäkringsanstalterna, arbetsplatskassorna, social- och hälsovårdsmyndigheterna och arbetskraftsmyndigheterna. Uppgifter fås också från apoteken. I fall som anges i lag lämnar FPA via teknisk anslutning ut uppgifter om de försäkrade bl.a. till skattestyrelsen, arbetspensionsanstalterna, olycksfallsförsäkringsanstalterna, socialvårdsmyndigheterna och apoteken. I enskilda fall lämnas uppgifter ut till länder utanför EU eller det europeiska ekonomiska samarbetsområdet i enlighet med överenskommelser om social trygghet. Uppgifterna ges manuellt på blanketter. Uppgifterna i registret är sekretessbelagda enligt lag (22, 23 och 24 i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet). Alla befattningshavare vid FPA undertecknar en tystnadsförbindelse. Endast de som behöver uppgifterna i sitt arbete använder dem, i enlighet med sina användarrättigheter. A. Manuellt material: låsta arkivutrymmen anvisningar om hanteringen B. Elektroniskt lagrade filer passerkontroll, användarrättigheter, individuella användarnamn, lösenord, registrering av användningen och sedvanlig övervakning 1 (5)
DATATYPER I REGISTRET 01 ALLMÄNNA UPPGIFTER De allmänna uppgifterna används vid behandlingen av olika förmåner. Hit hör: personuppgifter uppgifter om adress och boende uppgifter om familjeförhållandena uppgifter om försäkringstillhörighet beskattningsuppgifter uppgifter om arbetsinkomst och förmögenhet uppgifter om förskottsinnehållning referensuppgifter om förmånerna 02 FÖRMÅNSUPPGIFTER Förmånerna och uppgifterna om dem är uppställda enligt de försäkrades olika livsskeden. 1. GRAVIDITET, FÖRLOSSNING, BARNAVÅRD föräldradagpenningar: data om ansökningar, beredning, avgöranden, utbetalning och moderskapsunderstöd: data om beredning, avgörande, utbetalning, leverans och barnbidrag: data om ansökningar, beredning, avgörande, beslut och utbetalning barnbidrag: data om överbetalning och återkrav barnbidrag: kontrolldata barnavårdsstöd: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och underhållsstöd: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och underhållsbidragsfordringar: betalning av fordran data om barnförhöjning/barntillägg (arbetslöshetsbidrag, arbetskraftspolitiskt utbildningsstöd, folkpension) 2. BARNS/ANHÖRIGS SJUKDOM, HANDIKAPP, HJÄLPLÖSHET handikappbidrag för personer under 16 år: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och specialvårdspenning: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och data om maketillägg (folkpension) 3. EGEN SJUKDOM, HANDIKAPP, ARBETSOFÖRMÅGA sjukvårdsersättningar: data om ansökningar, avgörande, utbetalning och internationella sjukvårdsförmåner: data om avgörande, utbetalning och rätt till läkemedelsersättningar: data om ansökningar, beredning, avgörande och läkemedelsersättningar: kontroll- och uppföljningsdata sjukdagpenning: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och rehabilitering: data om ansökningar, beredning, avgörande, beslut, utbetalning och samt genomförande rehabilitering: kontrolldata rehabiliteringspenning: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och sjukpension och därtill hörande pensionsdelar samt särskilt stöd till invandrare: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och individuell förtidspension och pensionsdelar: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och handikappbidrag för personer över 16 år: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och vårdbidrag för pensionstagare (invalidpension, individuell förtidspension, ålderspension, förtida ålderspension) Registerbeskrivning 2011 2 (5)
4. STUDIER studiestöd: data om ansökningar,, beredning, avgörande, utbetalning och beslut studiestöd: återkravs- och kontrolldata stöd för skolresor: data om ansökningar,, beredning, avgörande, utbetalning och beslut stöd för skolresor: återkravs- och kontrolldata studielåns- och räntebidragsdata studiestöd: data från läroinrättningarna om vilka som har godkänts som studerande studiestöd: data om borgensfordringar arbetskraftspolitiskt vuxenutbildningsstöd: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och vuxenutbildningsstöd: data om borgen för lån yrkesinriktad rehabilitering (rehabiliteringsdata i punkt 3) data om boende (i punkt 8) studiepensionsdata (familjepensionsdata i punkt 9) 5. ARBETSLÖSHET grunddagpenningar för arbetslösa: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och grunddagpenningar för arbetslösa: kontrolldata arbetsmarknadsstöd: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och arbetsmarknadsstöd: kontrolldata alterneringsersättning: utbetalningsdata alterneringsersättning: kontrolldata arbetslöshetspension och pensionsdelar: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och pensionsstöd till långtidsarbetslösa: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och 6. FRONTVETERANER, VÄRNPLIKTIGA data om fronttillägg och fronttillägg för minröjare (folkpension) fronttillägg till utlandet: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och militärunderstöd: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och 7. ÅLDERDOM ålderspension och pensionsdelar: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och särskilt stöd till invandrare: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och garantipension: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och 8. BOENDE OCH UTKOMST allmänt bostadsbidrag: data om ansökningar, beredning, avgörande, beslut, utbetalning och allmänt bostadsbidrag: tabell-, kommun- och skyddsdata bostadstillägg till studiestöd bostadsbidrag till militärunderstöd bostadsbidrag till pensionstagare: data om ansökningar, beredning, avgörande, beslut, utbetalning och 9. FAMILJEMEDLEMS DÖD familjepension och pensionsdelar: data om ansökningar, beredning, avgörande, utbetalning och 10. ÖVRIGA KUNDUPPGIFTER pensionsregisterdata Registerbeskrivning 2011 3 (5)
data om pensionsförsäkringshistoria data om arbetspension, olycksfall, militärskador och trafikskador, frivilliga pensioner återkravsdata (sjukdagpenning, sjukvårdsersättningar, föräldradagpenning, barnavårdsstöd, hemvårdsstöd för barn, grunddagpenning för arbetslösa, arbetskraftspolitisk vuxenutbildning, arbetsmarknadsstöd, rehabiliteringsförmåner, pensionsförmåner, särskilt stöd till invandrare, studiestöd, räntebidrag, skolresestöd, militärunderstöd och allmänt bostadsbidrag) underhållsbidragsfordringar och indrivning av dem samt data gällande betalningsbefrielse: ansökningar, beredning, avgörande och beställningar av fotoförsett FPA-kort/sf-kort beställningar av FPA-kort/sf-kort utan foto årsmeddelanden begäran om tilläggsutredning företagares företagshälsovård: data om ansökningar, avgörande, utbetalning och data om försäkringstillhörighet och vistelse utomlands data om uppehållstillstånd tilläggsuppgiftsdata personaktsdata elektronisk dokumenthantering: dokumentdata tekniska registeruppgifter: korrigeringsdata 11. STATISTIK pensionsförsäkring och särskilt stöd till invandrare sjukförsäkring arbetslöshetsförmåner studiestöd familjeförmåner rehabilitering annan social trygghet försäkringstillhörighet Dessa statistikfilers datainnehåll motsvarar datainnehållet i uppräkningen under respektive förmånsslag. 12. MANUELLT MATERIAL Personakter (i alfabetisk ordning per byrå) förmånsansökningar inklusive bilagor En del mindre dokumentserier som ansluter sig till skötseln av förmånsärenden. Registerbeskrivning 2011 4 (5)
Författningsförteckning 15.9.2011 FÖRFATTNINGAR SOM FÖRMÅNSREGISTRET GRUNDAR SIG PÅ Lagen om Folkpensionsanstalten, 2 Folkpensionslagen, 3 Lagen om garantipension, 6 Lagen om bostadsbidrag för pensionstagare, 3 Lagen om särskilt stöd till invandrare, 3 Lagen om pensionsstöd till vissa långtidsarbetslösa, 21 Lagen om frontmannapension, 14 Lagen om betalning av fronttillägg utomlands, 8 Lagen om handikappförmåner, 3 Sjukförsäkringslagen, 1 kap. 3 Lagen om utkomstskydd för arbetslösa, 1 kap. 4 Lagen om offentlig arbetskraftsservice, 12 kap. 3 Lagen om alterneringsledighet, 16, 21 Lagen om främjande av invandrares integration samt mottagning av asylsökande, 7, 17 Lagen om arbetsverksamhet i rehabiliteringssyfte, 4, 5 Lagen om stöd för hemvård och privat vård av barn, 8 Barnbidragslagen, 3 Lagen om Folkpensionsanstaltens rehabiliteringsförmåner och rehabiliteringspenningförmåner, 1 Lagen om bostadsbidrag, 11 Lagen om moderskapsunderstöd, 4 Militärunderstödslagen, 5 Lagen om studiestöd, 8 Lagen om underhållsstöd, 3 Lagen om stöd för skolresor för studerande i gymnasier och yrkesläroanstalter, 7, 4 Lagen om tillämpning av lagstiftningen om bosättningsbaserad social trygghet, 2 Lagen om vuxenutbildningsstöd, 4 Förordningen om Folkpensionsanstaltens uppgifter vid verkställigheten av vissa bestämmelser i rådets förordning (EEG) nr 1408/71, 2 Överenskommelserna om social trygghet 5 (5)