PROTOKOLL DATUM DIARIENR REGIONFULLMÄKTIGE 2005-11-24 05-128 24 Finanspolicy för Regionförbundet Sörmland Bakgrund Styrelsen för Regionförbundet Sörmland har lämnat bilagda förslag till finanspolicy för förbundet Fullmäktige beslutade - att fastställa bilagda finanspolicy för Regionförbundet Sörmland att gälla tills vidare. Bilaga 1. Protokollsutdrag styrelsen 43/05 med bilaga 2. Finanspolicy, slutversion 2005-11-24 Justeras: Rätt utdraget ur protokollet intygar: D:\2_RF\Politik\Fullmäktige\Fullmäktike 2005\3_November 05-11-24\ 24 Finanspolicy\ 24 Finanspolicy.doc 2005-11-30 1(1)
PROTOKOLL DATUM DIARIENR REGIONFÖRBUNDETS STYRELSE 2005-11-10 05-128 43 Finanspolicy för Regionförbundet Sörmland Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sammanträde 2005-10-31, 49, enligt nedan: Bakgrund Det övergripande målet för finansverksamheten inom Regionförbundet Sörmland är att säkerställa betalningsförmågan. För att bedriva verksamheten så effektivt och säkert som möjlighet har följande förslag till finanspolicy tagits fram. Arbetsutskottet beslutade föreslå styrelsen föreslå fullmäktige - att fastställa bilagda finanspolicy för regionförbundet att gälla tills vidare. Styrelsen beslutade föreslå fullmäktige besluta - att fastställa bilagda finanspolicy för Regionförbundet Sörmland att gälla tills vidare. Bilaga 1. Finanspolicy Protokollsutdrag - Fullmäktige november 2005 Justeras: Rätt utdraget ur protokollet intygar: D:\2_RF\Politik\Styrelse\Styrelsen 2005\(5) November 051110 41-54\ 43 Finanspolicy\ 43 Finanspolicy_PROT.doc 2005-11-16 1(1)
Finanspolicy för Regionförbundet Sörmland Fastställd av fullmäktige 2005-11-24
SLUTLIG VERSION DATUM DIARIENR 2004-11-24 05-128 Inledning Bakgrund Det övergripande målet för finansverksamheten inom Regionförbundet är att säkerställa betalningsförmågan på kort och lång sikt. För att bedriva verksamheten så effektivt och säkert som möjligt har en finanspolicy tagits fram. Enligt Kommunallagen 8 kap 2 ska kommunerna förvalta sina medel på ett sådant sätt att krav på god avkastning och betryggande säkerhet kan tillgodoses. Enligt 3 ska Fullmäktige meddela närmare föreskrifter om medelsförvaltningen. Fullmäktige ska också meddela särskilda föreskrifter om förvaltningen av medel avsatta för pensionsförpliktelser. Denna finanspolicy skall vid behov omprövas och uppdateras av Fullmäktige. Målsättning Regionförbundet skall förvalta sina medel på ett sådant sätt att krav på god avkastning och betryggande säkerhet kan tillgodoses. Regionförbundets mål är att uppnå en effektiv och affärsmässig förvaltning av de finansiella medlen samt ett optimalt ränteutfall med beaktande av att bl.a. valuta-, ränte- kredit- och likviditetsrisker begränsas till en för regionförbundet acceptabel nivå. Regionförbundet skall alltid ha en god betalningsberedskap. Organisation Den finansiella hanteringen för Regionförbundet sköts av Förbundsdirektören med ersättare. Detta innebär ansvar för beslutanderätt, organisation likviditetsplanering placering upplåning och leasing försäkringsinstrument borgen och garantier styrning och rapportering Box 325, 611 27 Nyköping besök V Kvarngatan 64 växel 0155-778 90 fax 0155-21 59 10 e-post info@region.sormland.se hemsida www.region.sormland.se ORG NR 222000-1545 d:\2_rf\politik\fullmäktige\fullmäktike 2005\3_november 01-11-24\ 24 finanspolicy\bil 1_finanspolicy slutl ver_051124.doc Utskriftsdatum: 2005-11-29 12:16 SID 1(5)
Likviditetsplanering Likviditetsplaneringen skall ligga till grund för bedömning av betalningsberedskapen på kort och lång sikt, utgöra underlag för beslut om upplåning och placering av likvida medel. Förbundsdirektören skall se till att det i Regionförbundet finns en tillfredsställande betalningsberedskap, vilken skall uppnås genom egen likviditet, avtalade kreditlöften samt bemyndigande om upptagande av kortfristiga krediter. Betalningsberedskapen är beroende av tillgången på likvida medel, d v s kontanter eller sådana tillgångar som snabbt kan omsättas i kontanter. Inom ramen för likviditetsförvaltningen skall bundna placeringar överstigande ett år ej ske. Regionförbundets styrelse beslutar i samband med budgeten om vilken ram som skall gälla för kreditlöften. Regionförbundet kan avsätta medel för pensionsutbetalningar eller andra framtida investerings ändamål. Fullmäktige beslutar årligen i samband med budgeten om hur stor del av likviditeten som skall avsättas för framtida ändamål. Placering Kravet på god säkerhet i Regionförbundets medelsplacering, innebär bl. a. att kredit-, ränte- och likviditetsrisker skall undvikas eller minimeras. Vid placering av Regionförbundets medel skall sådana former väljas att kravet på lågt risktagande tillgodoses och att med beaktande av detta bästa möjliga förräntning eftersträvas. Vid placering av medel skall minst tre banker/finansinstitut tillfrågas om placeringsvillkor innan placering verkställs. Regionförbundet skall alltid ha god betalningsberedskap. Förbundsdirektören har rätt att besluta om följande: finansiella placeringar för Regionförbundets räkning samt därtill hörande avtal. ORG NR 232100-0032 d:\2_rf\politik\fullmäktige\fullmäktike 2005\3_november 01-11-24\ 24 finanspolicy\bil 1_finanspolicy slutl ver_051124.doc Utskriftsdatum: 2005-11-29 12:16 SID 2(5)
Avsättning till pensioner enligt föreskrifter under särskild rubrik nedan. All placering skall utgå från en upprättad och aktuell likviditetsplanering och löptiden anpassas till Regionförbundets behov samt bedömning av räntenivåns utveckling. Avsiktligt räntearbitrage, vars enda syfte är att skapa räntevinster för Regionförbundet, är inte tillåtet. Upplåning och placering som teknik för minimering av ränte- och finansieringsrisk får dock genomföras under förutsättning att kostnad och intäkt har säkrats vid affärsavslut samt att finanspolicyns regler i övrigt följs. Regionförbundets soliditet skall beaktas vid sådana strategier. Medelsplacering får ske i form av Inlåning i svensk bank eller motsvarande kreditinstitut. Köp av kort- och långfristiga räntebärande värdepapper utgivna av: Svenska staten och dess helägda bolag Svenska banker och dess helägda bolag Kommuner och landsting Avsättning till pensioner Avsättning till pensioner får ske på samma sätt som för övrig medelsplacering. Dessutom får placering ske genom s.k. återlån. Medel avsatta för framtida pensionsutbetalningar genom s k återlån skall marknadsmässigt i pensionsportföljen betraktas som räntebärande värdepapper. Avkastningen på återlånade medel beräknas kalkylmässigt och skall på ett tydligt sätt kunna jämföras med externt erhållen avkastning. Placering får också ske genom försäkringslösning riktad till svensk kommun hos svenska försäkringsbolag och pensionsanstalter liksom hos därtill särskild inrättad pensionsstiftelse. Extern förvaltning av Regionförbundets medel I de fall extern förvaltning förekommer, skall skriftligt avtal upprättas mellan regionförbundet och den externa förvaltaren. Avtalen skall utformas så att den externa förvaltarens uppdrag inte strider mot regionförbundets finanspolicy. Av avtalet skall också framgå att likvida medel skall behandlas som klientmedel för att Regionförbundet inte skall ta någon kreditrisk. Extern förvaltning skall godkännas av Regionförbundets styrelse. ORG NR 232100-0032 d:\2_rf\politik\fullmäktige\fullmäktike 2005\3_november 01-11-24\ 24 finanspolicy\bil 1_finanspolicy slutl ver_051124.doc Utskriftsdatum: 2005-11-29 12:16 SID 3(5)
Upplåning Enligt förbundsordningens 16 gäller följande för upplåning: Förbundet får heller inte ta upp långfristiga lån utan medlemmarnas medgivande. Förbundet får dock ta upp kortfristiga lån för att täcka tillfälliga behov av rörelsekapital. KONTROLLSYSTEM Regionförbundet Sörmlands finansiella verksamhet är av mindre omfattning, och kontrollfunktionen anpassas efter detta. Dokument som anger de personer som är behöriga att utföra affärer i regionförbundets namn och vilka befogenheter dessa har bör översändas till aktuella motparter. I samtliga fall av upplåning eller likviditetsförvaltning skall ett beslutsunderlag innehållande samtliga överenskomna villkor upprättas. Detta beslutsunderlag skall underteckas av behörig person som beslutat om och utfört affären samt ytterligare en behörig person. Det ska dessutom undertecknas av motpart. Beslutsunderlaget skall upprättas och undertecknas i minst två exemplar varav ett exemplar skall förvaras i diarium/hos beslutsfattare. Det andra exemplaret skall överlämnas till annan person på Regionförbundet än den som fattat beslutet (kontrollfunktion). Avräkningsnota, kvitton och dylikt från finansinstitut/bank skall sändas till kontrollfunktionen. Denna person ska kontrollera att affären ryms inom de ramar som denna finanspolicy tillåter. Beslutsattest och redovisning Samtliga kvitton eller dylika handlingar från affärsmotpart skall efter genomförd affär överlämnas till redovisningsenheten. Redovisningsenheten skall vid dessa affärer svara för upprättande av korrekta redovisningsunderlag med kontering och kontroll. Kontinuerligt ska avstämning ske mellan redovisningen och uppgifter erhållna från affärsmotparter. BORGEN OCH GARANTIER Borgen beslutas av Fullmäktige. Regionförbundet lämnar normalt inte borgen och garantier. Borgen tecknas enligt särskilda beslut om firmatecknare. Regionförbundet har som borgensman intresse av att varje investering som finansierats med borgenslån är försäkrade. Därför ska alla borgensåtaganden ORG NR 232100-0032 d:\2_rf\politik\fullmäktige\fullmäktike 2005\3_november 01-11-24\ 24 finanspolicy\bil 1_finanspolicy slutl ver_051124.doc Utskriftsdatum: 2005-11-29 12:16 SID 4(5)
för investeringsändamål villkoras med ett förbehåll om att låntagaren skall hålla investeringsobjektet försäkrat under hela den tid borgen skall gälla. Förbundet kan också vid önskemål om kommunal borgen ställa som villkor att andra typer av säkerheter skall lämnas till kommunen eller att kommunen genom avtal skaffar kontroll över gäldenärens övriga säkerheter (t ex pantbrev i egendomen). Rapportering Rapportering angående Regionförbundets finansiella läge och aktiviteter skall ske till Regionförbundets styrelse och dess arbetsutskott vid de tillfällen dessa önskar. Rapporten bör innehålla uppgifter om: bedömning av det allmänna ekonomiska läget likvida ställningen riskexponering med avseende på ränterisker, kreditrisker, valutarisker, motpartsrisker och likviditetsrisk. den eventuell skuldportföljens sammansättning avseende volym, räntebas, genomsnittlig räntesats samt genomsnittligt kredit- och räntebindningstid. tillgångsportföljens sammansättning, placeringstider och utveckling. eventuell användning av derivat. samt förändringar sedan föregående rapport. ORG NR 232100-0032 d:\2_rf\politik\fullmäktige\fullmäktike 2005\3_november 01-11-24\ 24 finanspolicy\bil 1_finanspolicy slutl ver_051124.doc Utskriftsdatum: 2005-11-29 12:16 SID 5(5)