Vägledning Arkiveringsfrågor inklusive gallring och migrering vid systembyten

Vägledning Arkiveringsfrågor inklusive gallring och migrering vid systembyten ESV 2017:48

Publikationen kan laddas ner eller beställas från ESV:s webbplats esv.se. Datum: 2017-04-20 Dnr: 3.8-63/2017 ESV-nr: ESV 2017:48 Copyright: ESV Rapportansvarig: Elisabeth Perntz

FÖRORD Förord Ekonomistyrningsverket (ESV) bedömer att det behövs praktiskt stöd för frågor om arkivering, inklusive gallring och migrering av information och dokumentation i samband med systembyte utöver de lagar och regler som finns. Denna vägledning syftar till att ge detta stöd. I detta ärende har enhetschef Peter Norén beslutat. Uppdraget har genomförts av utredare Elisabeth Perntz. I den slutgiltiga handläggningen har också utredare Birgitta Österman och utredare Clara Wadman deltagit. 3

INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 1 Inledning... 5 1.1 Bakgrund och syfte... 5 2 Arkivering och bevarande... 6 2.1 Generellt... 6 2.1.1 Lagar och förordningar om arkivering och bevarande... 6 2.2 Elektronisk lagring... 6 2.3 Räkenskapsinformation och annan information... 7 2.3.1 Räkenskapsinformation... 7 2.3.2 Personalinformation... 8 2.3.3 Information som uppstår vid upphandling... 8 2.3.4 EU-underlag... 8 2.4 Hantering i ESV:s ramavtal... 9 2.5 Att tänka på... 9 3 Gallring... 10 3.1 Generellt... 10 3.1.1 Lagar och förordningar om gallring... 10 3.2 Räkenskapsinformation och annan verksamhetsinformation... 10 3.2.1 EU-underlag... 11 3.3 Hantering i ESV:s ramavtal... 11 3.4 Att tänka på... 11 4 Migrering... 12 4.1 Generellt... 12 4.2 Räkenskapsinformation och annan information... 12 4.3 Hantering i ESV:s ramavtal... 12 4.4 Att tänka på... 13 5 Systemdokumentation och behandlingshistorik... 14 5.1 Systemdokumentation... 14 5.2 Behandlingshistorik... 14 5.3 Hantering i ESV:s ramavtal... 15 5.4 Att tänka på:... 15 6 Övrigt... 15 6.1 Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstruktur... 15 6.2 Statens servicecenter och e-arkivtjänst... 16 6.3 Informationssäkerhet... 16 6.4 Personuppgifter och dataskyddsförordningen... 16 4

INLEDNING 1 Inledning Ekonomistyrningsverket (ESV) tillhandahåller ändamålsenliga administrativa system för statliga myndigheters verksamheter. Syftet med denna vägledning är att statliga myndigheter ska få ett generellt stöd avseende arkivering, gallring och migrering i samband med ett systembyte. System som avses i denna vägledning är ekonomisystem, personalsystem, e-handelstjänst och beslutstödssystem. Att byta system kan innebära att man byter system internt inom myndigheten eller externt, exempelvis genom outsourcing till ett servicecenter. Det kan även innebära att man bara gör en större uppgradering av ett redan existerande system vilket kan medföra förändringar i myndighetens arbete. 1.1 Bakgrund och syfte Hanteringen avseende arkivering, gallring och migrering är ett pågående arbete som kräver god planering. Att myndigheten tagit fram riktlinjer för hur allmänna handlingar ska behandlas underlättar när man ska avgöra vad som behöver migreras, arkiveras respektive gallras vid ett systembyte. För vidare och fördjupad information kring myndighetsspecifika frågor om arkivering, gallring och migrering kan det vara nödvändigt att vända sig till direkt till Riksarkivet. Denna vägledning riktar sig främst till den/de personer som ansvarar för frågor rörande arkivering, gallring och migrering på myndigheten. Den kan även vara användbar för projektledare eller projektmedlemmar i införandeprojekt. 1.2 Kvalitetssäkring Innehållet i denna vägledning är avstämt med Riksarkivet. 5

ARKIVERING OCH BEVARANDE 2 Arkivering och bevarande 2.1 Generellt Det finns information som måste bevaras under en längre tid, det är dokumentets karaktär och innehåll som avgör hur lång tid informationen måste bevaras. Under bevarandetiden ska informationen kunna läsas och kopieras. Handlingar ska som huvudregel bevaras i ursprungligt skick, det vill säga i det format som handlingen inkom till myndigheten. Detta gäller även elektroniska handlingar. I bilaga till RA-FS 2015:2 framgår vilka undantag som finns. Riksarkivet är den myndighet som ger ut föreskrifter för hur man hanterar information som ska bevaras. Riksarkivet ska också bevara och tillhandahålla arkiv som överlämnats från statliga myndigheter 2.1.1 Lagar och förordningar om arkivering och bevarande Grunden till de regelverk som ska följas kan man finna i tryckfrihetsförordningen, arkivlagen och arkivförordningen. Utifrån dessa lagar och förordningar reglerar föreskrifterna till exempel hur handlingar ska framställas, organiseras, redovisas, gallras, förvaras, skyddas och överlämnas. Föreskrifterna, som upprättas av Riksarkivet, är bindande för statliga myndigheter och organ som förvarar allmänna handlingar ur statliga arkiv. Föreskrifterna som ska följas är: RA-FS, Riksarkivets Författningssamling. RA-FS är Riksarkivets generella föreskrifter och allmänna råd, ska i regel tillämpas av alla statliga myndigheter, inklusive enskilda organ som förvarar allmänna handlingar. Ett fåtal föreskrifter är enbart avsedda för en särskild grupp av myndigheter, det framgår då av föreskriftens rubricering. RA-MS, Riksarkivets Myndighetsspecifika Föreskrifter. RA-MS utfärdas i de fall de generella föreskrifterna inte går att tillämpa eller vid särskilda behov. Riksarkivet arbetar även med att ta fram Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS). FGS:erna tas fram för att skapa en gemensam bas för informationsöverföring, både för elektronisk arkivering och informationsutbyten mellan it-system. FGS:er omfattas inte idag av Riksarkivets föreskrifter. 2.2 Elektronisk lagring Ett digitalt arkiv kommer att existera under en mycket lång tid och under den tiden kommer mycket att förändras kring digital lagring. 6

ARKIVERING OCH BEVARANDE Några av de problem som uppstår vid elektronisk lagring är till exempel risk för förlust av viktig information. Det kan vara svårt att garantera att ett dokument är äkta om det lagras i elektronisk form i jämförelse med om dokumentet är i pappersformat. Även skydd av innehållets integritet kan vara ett problem när ett dokument ska lagras under en lång tid. Det är därför viktigt att ha ordentliga brandväggar samt en genomtänkt behörighetsstruktur. 2.3 Räkenskapsinformation och annan information Räkenskapsinformation utgörs av grund- och huvudbokföring, verifikationer, systemdokumentation, behandlingshistorik och övriga uppgifter som är av betydelse för att man ska kunna följa och förstå de enskilda bokföringsposterna i bokföringen. När det gäller räkenskapsinformation ska myndigheten säkerställa att det är möjligt att söka och tolka den lagrade informationen under minst tio år framåt i tiden räknat från och med utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Många myndigheter avropar tjänst avseende arkivering från sin ramavtalsleverantör. När avtalen upphör rekommenderas myndigheten att själv ansvara för bevarande av sina räkenskaper. Anledningen till detta är att myndigheten annars riskerar att lagra information på flera olika platser, vilket kan försvåra sökning av handlingar. Myndigheter som själva saknar faktureringssystem och använder mottagarens leverantörsportal för sin elektroniska fakturering hanterar fakturor på ett speciellt sätt. Riksarkivet har konstaterat att en utskrift eller annan framställning, till exempel PDF, av fakturan från leverantörsportalen får arkiveras av myndigheten. Denna åtgärd innebär gallring, eftersom man raderar ursprungsdata och spar en kopia i ett annat format. 2.3.1 Räkenskapsinformation Enligt 1 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring ska myndigheterna följa de bestämmelser om arkivering av räkenskapsinformation som finns i arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) och de föreskrifter som Riksarkivet utfärdar. Av 5 punkt 4 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring framgår att en myndighet ska bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning samt sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges i arkivlagen och arkivförordningen. Riksarkivet har vidare med stöd av arkivförordningen utfärdat föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar (RA-FS 2015:2). Tillämpningen av föreskrifterna och allmänna råd förklaras vidare i rapporten Bevarandet av räkenskapsinformation hos statliga myndigheter kommentarer till RA-FS 2015:2. 7

ARKIVERING OCH BEVARANDE 2.3.2 Personalinformation I samband med en anställning skapas dokument som behöver bevaras under kortare och längre tid. Dessa löne- och personaladministrativa handlingar kan ibland bevaras på flera ställen, till exempel både i ekonomisystemet och i lönesystemet. Riksarkivet utfärdar föreskrifter om löne- och personaladministrativa handlingar speciellt för en eller flera myndigheter (myndighetsspecifika föreskrifter) dessa gäller före de allmänna reglerna som finns i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet (RA-FS 2012:9, grundförfattning 2006:5). Det finns även kommentarer till RA-FS 2006:5 som kan vara bra att ta del av. Det kan även finnas handlingar inom detta område som bedöms vara av tillfällig eller ringa betydelse dessa kan gallras med stör av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1997:6 grundförfattning 1991:6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. 2.3.3 Information som uppstår vid upphandling Vid upphandling är det många underlag som behöver tas om hand. Generellt kan sägas att myndigheten får gallra eller återlämna handlingar som hör till, eller utgörs av, ej antagna anbud. Riksarkivet har utfärdat föreskrifter och allmänna råd rörande gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling (RA-FS 2013:1). Dessa föreskrifter omfattar inte handlingar i överprövnings- och skadeståndsmål. 2.3.4 EU-underlag Myndigheter som tar emot EU-medel har ofta behov av längre arkiveringstid. Enligt Riksarkivets promemoria om Gallring av EU revisionsunderlag daterat 2011-09-15 finns det två alternativ för myndigheter som avropat tjänst om arkivering av pappersdokument och som har behov av längre lagringstid på grund av att pappersdokumenten utgör EU-revisionsunderlag: Myndigheterna kan skilja ut EU-fakturorna från de andra fakturorna och bevara dem så länge som de behövs. Detta alternativ skulle innebära en väsentlig merkostnad för de flesta myndigheter. Om det handlar om en mindre mängd fakturor är detta dock en potentiell lösning. Myndigheterna kan bevara samtliga fakturor under en längre period än de föreskrivna tio åren, och därmed anpassa lagringstiden till EUrevisionsunderlagen. Detta alternativ är troligen det enda som är praktiskt möjligt. 8

ARKIVERING OCH BEVARANDE Promemorian beskriver även ett tredje alternativ för elektroniska fakturor och för kopior av pappersfakturor. Myndigheten kan, i EU-projektarkivet, bevara kopior av verifikationerna parallellt med dem som arkiveras för den ekonomiska redovisningen. Riksarkivet uttalar sig inte om huruvida kopior kan komma att godtas som underlag vid en EU-revision. Länk till promemorian: 2.4 Hantering i ESV:s ramavtal ESV:s ramavtal ska i tillämpliga delar uppfylla i Sverige vid varje tillfälle gällande bestämmelser. Det är leverantörens ansvar att kontrollera om ändringar gjorts efter offentliggörandet av förändringen. Nedan redovisas ett utdrag ur väsentliga sådana bestämmelser: anslagsförordning (2011:223) arkivlag (1990:782) arkivförordning (1991:446) Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om Gallring och utlån av räkenskapshandlingar (RA-FS 2004:3), Elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1) och Tekniska krav för elektroniska handlingar (RA-FS 2009:2). De administrativa system som ESV har kravställt skapar filer av olika handlingar för arkivering enligt Riksarkivets föreskrifter. Filernas struktur, fil- och fältformat ska vara dokumenterade, se Riksarkivets författningssamling som nämns ovan. 2.5 Att tänka på Det är viktigt att löpande rensa bland handlingarna för att underlätta en smidig överföring till arkiv eller nytt system. Det upptar stort lagringsutrymme att bevara både fysiska och elektroniska dokument men det får inte vara ekonomin som avgör om en handling ska sparas eller inte. Räkenskapsinformation skapas ofta i en process vilket innebär att information och dokument från olika delar av ett eller flera system eller lösningar kan behöva kopplas samman i ett arkiv. 9

GALLRING 3 Gallring 3.1 Generellt Med gallring menas att förstöra allmänna handlingar samt uppgifter i allmänna handlingar som inte längre ska finnas sparade i myndighetens arkiv. Med rensning menas att avskilja sådana handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte ska gallras enligt RA-FS 1991:1. En myndighet får endast gallra allmänna handlingar (inklusive räkenskapsinformation) om det finns föreskrifter eller beslut om gallring. De föreskrifter som ska följas är RA-FS eller RA-MS som Riksarkivet utfärdar. Beslutet avseende myndighetens möjlighet till gallring fattas av Riksarkivet. I vissa fall kan det finnas specificerat i myndighetens förordning med instruktion hur gallring får göras. 3.1.1 Lagar och förordningar om gallring Definitionen av gallring av handlingar på papper hittar man i 2 kap 1 i RA-FS 2006:1, som är likalydande för elektroniska handlingar i RA-FS 2009:1. Gallring av löne- och personaladministrativa handlingar regleras i Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2006:5 och RA-FS 2004:1. I ramavtalet för ekonomisystem hänvisas till RA-FS 2012:4 som rör allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar. 3.2 Räkenskapsinformation och annan verksamhetsinformation I enlighet med Riksarkivets gallringsföreskrifter ska vissa räkenskapshandlingar bevaras för all framtid medan andra får gallras efter viss tid. Verifikationer får som huvudregel gallras tidigast 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingen avser. Handlingar som får gallras ska som huvudregel bevaras i ursprungligt skick fram till gallringstidpunkten. Myndigheter behöver tillsvidare inte begära ett medgivande från Riksarkivet för att gallra utgående Svefaktura via leverantörsportal. I gallringshänseende skiljer man på löneadministrativa och personaladministrativa handlingar. Gallring inom det löneadministrativa området medges för ett flertal handlingar med undantag av bland annat årsjournaler och lönesammanställningar. Handlingar inom det personaladministrativa området ska däremot, med ett fåtal undantag som exempelvis flertalet anställningshandlingar och personalsociala handlingar, bevaras då dessa bedömts ha ett betydande forskningsvärde. 10

GALLRING 3.2.1 EU-underlag Gällande gallring av handlingar som kan vara av intresse vid EU-revisioner måste myndigheterna följa gallringsreglerna i aktuella EU-förordningar. Sådana handlingar kan ofta behöva bevaras längre än de gallringsfrister som myndigheterna tillämpar. Varje myndighet som har ett EU-samarbete måste själv ta reda på vad som gäller för just det samarbetet. 3.3 Hantering i ESV:s ramavtal ESV:s ramavtal för ekonomisystem, personalsystem och e-handelstjänst hänvisar till Riksarkivets riktlinjer för gallring. Det är kravställt i ramavtalen för olika administrativa system att det ska finnas stöd för gallring i systemet. Det är viktigt att redan vid avropet komma överens med ramavtalsleverantören om hur gallring ska ske och kostnaden för detta. Man bör även gå igenom rutinen för gallring med leverantören så att alla parter vet vad de ansvarar för. 3.4 Att tänka på I systemdokumentationen som myndigheten ansvarar för bör det framgå hur olika handlingar ska gallras. Det är svårt att efter ett antal år veta vilken information som är viktig och vilken information som kan gallras ut. Gallra information före överföring till nytt system, speciellt de handlingar vars gallringsfrist löpt ut. Gallring kräver tillstånd från Riksarkivet. 11

MIGRERING 4 Migrering 4.1 Generellt Med migrering av data menas att man flyttar information mellan olika system och att informationens format och struktur behålls. Information kan också konverteras mellan olika system men då ändras informationens format och struktur. Migrering av data från det gamla till det nya systemet kan innebära en risk för informationsförlust. Att migrera data kan vara mycket kostsamt. Registervård och informationsunderhåll kan minska risken för informationsförluster. Varje myndighet behöver överväga i vilken omfattning migrering av information behöver göras vid ett systembyte. Om det äldre systemet ska avvecklas och information inte migreras kan det vara aktuellt att spara information i en separat databas. Myndigheten behöver då säkerställa att informationen lagras på ett säkert sätt och att det finns verktyg och dokumentation som möjliggör återsökning under hela arkiveringstiden. Ofta kan systemleverantörer erbjuda lösningar för denna typ av hantering. 4.2 Räkenskapsinformation och annan information Innan migrering bör en myndighet fundera på vilka alternativ som finns till att migrera all information. I vissa fall behöver man inte migrera all information utan det går bra att fortsätta att ha det gamla systemet parallellt i drift under en tid. En fördel med att fortsätta att ha det gamla systemet i drift kan vara att det säkerställer tillgången till uppgifterna i oförändrad form. Nackdelen är att man behöver ha två system igång samtidigt vilket kan vara både dyrt och tidskrävande. Om myndigheten istället anser att informationen ska migreras behöver man ta ställning till från vilken tidpunkt. Ska all information sedan myndighetens start migreras? Eller räcker det om information som är max 10 år gammal eller kanske ännu yngre, migreras över i det nya systemet? Äldre information ska i så fall arkiveras på ett strukturerat och sökbart sätt. Planerar man att gallra det gamla systemet efter migrering kan en bra utgångspunkt vara att låta det systemet vara i drift tills gallringsfristen för de gallringsbara handlingarna gått ut. Då kan man migrera den information som ska bevaras och gallra alla övriga handlingar med systemet. Alternativet är att rensa och gallra allt vars gallringsfrist löpt ut och leverera resten till e-arkiv. 4.3 Hantering i ESV:s ramavtal I ESV:s ramavtal ska leverantören klara av att migrera information mellan de gamla och det nya systemet. Den möjligheten finns som en option i ramavtalen, det vill säga 12

MIGRERING att myndigheten kan men behöver inte avropa migrering om den inte vill. Avropar inte myndigheten optionen så kan de inte räkna med att leverantören inom ramavtalet ska hjälpa till med detta. 4.4 Att tänka på Det kan vara nödvändigt att anpassa myndighetens migreringsrutiner då det kan finnas olika uppsättningar av systemen som gör att informationen har olika struktur även om det vid en första anblick är samma system. Om det är svårt att migrera all information till nytt system så kan det vara smidigt att exportera data för att ha den tillgänglig i en separat databas. Migrering medför informationsförluster i form av t.ex. svårigheter att söka efter önskad information eller möjligheter att fastställa informationens autenticitet. Myndigheten bör därför se över vilka konsekvenser migreringen kan ge avseende eventuell ofullständig information i framtiden. Det ska i avtal framgå ett ansvar för leverantör att kunna migrera eller konvertera m.m. i standardiserade format. Skapa förståelse för hur det mottagande systemet fungerar. Det kanske inte går att direkt översätta information och informationsstrukturer från den lösning som ska migreras över. Ibland kan man få börja om helt från början med registreringen. Om så skulle vara fallet kan ni använda det som en möjlighet att kvalitetssäkra informationsinnehållet. 13

SYSTEMDOKUMENTATION OCH BEHANDLINGSHISTORIK 5 Systemdokumentation och behandlingshistorik En bra grund att stå på när man byter system är systemdokumentation och behandlingshistorik som beskriver hur systemet är uppbyggt och vilka anpassningar som gjorts för att passa myndighetens behov. 5.1 Systemdokumentation Enligt 18 i förordning (2000:606) om myndigheters bokföring så är myndigheter skyldiga att upprätta systemdokumentation och behandlingshistorik. Systemdokumentation är en beskrivning om hur bokföringssystemet är uppbyggt och hänger samman, till exempel ekonomisystem med olika försystem som inköp och personal/lön. Dokumentationen består av en samlingsplan och en redovisningsplan (kontoplan) inklusive information om internredovisning. Man kan även komplettera dessa med beskrivning av verifieringskedjor, behandlingsregler och informationsflöden samt hur dessa påverkar bokföringen och vilka poster de genererar. En samlingsplan består av dokumentation över bokföringssystemets uppbyggnad där man kan se sambanden mellan bokföringssystemets olika delar. Används exempelvis baskontoplanen för statliga myndigheter räcker det att i systemdokumentationen hänvisa till den, beskriva eventuella avvikelser samt egna anpassningar. Skulle informationen som presenteras i resultatredovisningen byggas upp från olika konteringsdimensioner måste dessa beskrivas samt eventuellt myndighetens internredovisning. I Bokföringsnämndens Rekommendation nr 10 "Systemdokumentation och behandlingshistorik finns det exempel på vad som menas med att beskriva verifieringskedjor och informationsflöde. Enligt Riksarkivet (RA-FS 2009:1) ska systemdokumentation finnas även för personalsystem, beslutstödssystem och andra system som innehåller allmänna handlingar. 5.2 Behandlingshistorik Med behandlingshistorik avses den dokumentation och beskrivningar över genomförda bearbetningar som gör att man i efterhand kan följa vilka behandlingsregler, exempelvis konteringsregler, rättelser, automatkonteringar med mera som har tillämpats för olika bokföringsposter vid olika tidpunkter. 14

ÖVRIGT Både systemdokumentation och behandlingshistorik utgör räkenskapsinformation (se ovan). Varje del av systemet, som t ex leverantörsreskontra och lönesystem, måste beskrivas var för sig. Beskrivningen ska omfatta hur registrering/bokföring/betalning sker i systemet och hur och om informationen överförs till grundbokföringen (huvudboken) samt vilka behandlingsregler som tillämpas och hur verifieringskedjan mot bokslut ser ut. 5.3 Hantering i ESV:s ramavtal I ramavtalen för ekonomisystem, personalsystem, e-handelstjänst och skanningtjänst är det kravställt att systemet ska innehålla behandlingshistorik bestående av bland annat inlästa filer som visar när inläsning skett, vilken fil som använts, vem som gjort inläsningen och eventuella felmeddelanden. Det finns även krav på att systemet ska innehålla systemdokumentation, i personalsystemsavtalet kallas systemdokumentation för systemförvaltardokumentation. 5.4 Att tänka på: Kontrollera att avtal för administrativa system omfattar ett ansvar för systemleverantören att ta fram underlag till myndighetens systemdokumentation Myndigheten behöver alltid själv ta ansvar för att skapa en sammanhängande systemdokumentation som kopplar samman olika delar i bokföringssystemet. 6 Övrigt 6.1 Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstruktur Myndigheter är skyldiga att upprätta arkivredovisningar som bland annat ska bestå av klassificeringsstruktur med processbeskrivningar som används inom myndigheten, t.ex. inköpsprocessen. Detta framgår av RA-FS 2008:4 om arkivredovisning. Dokumenthanteringsplaner är delar i processbeskrivningen som inte är obligatoriska för myndigheten att upprätta. Dock rekommenderas myndigheten att ta fram dokumenthanteringsplaner i syfte att ange vilka dokument som finns och hur de används, exempelvis räkenskapsinformationens lagringsplats. Detta ger en tydlig beskrivning och ett stöd för rutiner vid arkivering och gallring. 15

ÖVRIGT 6.2 Statens servicecenter och e-arkivtjänst Statens servicecenter arbetar i samverkan med Riksarkivet med att ta fram en myndighetsgemensam e-arkivtjänst. Det innebär att myndigheter kommer erbjudas tjänsten av Statens servicecenter. Alla myndigheter måste säkerställa tillgången till sina allmänna handlingar på både kort och lång sikt. Med en myndighetsgemensam tjänst är förhoppningen att det blir enklare att bevara allmänna handlingar samtidigt som tjänsten blir mer lättanvänd. 6.3 Informationssäkerhet Det är viktigt att tänka på informationssäkerheten vid ett systembyte. Informationssäkerhet handlar om hur man dels säkrar information men också om hur man säkrar de fysiska lagringsplatserna där informationen finns. Frågor som man kan fundera över i detta sammanhang är till exempel: Vilka personer ska ha tillgång till informationen och ska de kunna ändra i informationen? Hur ser skyddsåtgärderna ut? Ta hjälp av den som är ansvarig för it-säkerheten på myndigheten för att få ett så bra skydd som möjligt. Myndigheter bör kontakta Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) för frågor rörande informationssäkerhet. 6.4 Personuppgifter och dataskyddsförordningen Då det ofta förekommer information om enskilda personer i de administrativa systemen är det viktigt att ta hänsyn till den lagstiftning som skyddar individen och vara observant på att myndigheten följer det regelverk som gäller. I maj 2018 kommer det ett nytt regelverk för behandling personuppgifter. Det nya regelverket kommer att innebära en del förändringar för de som behandlar personuppgifter. Regelverket består av två rättsakter: Allmänna dataskyddsförordningen gäller behandling av personuppgifter generellt Direktiv om personuppgiftsbehandling som utförs av brottsbekämpande verksamheter För mer information om hur personuppgifter ska hanteras samt den nya dataskyddsförordningen se datainspektionens hemsida. 16

ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn 08-690 43 00 Box 45316 Fax 08-690 43 50 104 30 Stockholm www.esv.se