Utbildnings- och arbetsmarknads nämnden

www.pwc.se Revisionsrapport Rebecca Andersson Carl-Magnus Stenehav Cert. kommunal revisor Utbildnings- och arbetsmarknads nämnden Granskning av verksamhetsberättelse Halmstads kommun

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Metod... 2 3. Granskningsresultat... 4 3.1. Verksamhets- och målredovisning... 4 3.2. Driftsredovisning... 5 3.3. Investeringsredovisning... 6 3.4. Prognoser... 7 3.5. Intern kontroll... 7 3.6. Övrigt... 8 Halmstads kommun

1. Sammanfattning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens verksamhetsberättelse för 2013. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2013 har således bl.a. utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden valts ut. Nämnden, ansvarar bl.a. för verksamheterna arbetsmarknadsåtgärder, ekonomiskt bistånd, gymnasieskolan, kommunal vuxenutbildning och daglig verksamhet. För ett antal mål har bedömningen av måluppfyllelser baserats på genomförda aktiviteter istället för konkreta resultat och nyckeltal. För flera mål saknas konkreta nyckeltal och det hänvisas ibland till kvalitativ uppföljning. Därmed finns det en risk att den egna bedömningen av måluppfyllelse för flera mål blir missvisande. Vi rekommenderar nämnden att ta fram mätetal till de mål som presenteras så att arbetet med målen genererar en bättre uppföljning och resultat, vilket i sin tur ger en förbättrad bild av måluppfyllelsen. Vi bedömer att kostnader felaktigt bokats upp med 2,6 mnkr, varför nämndens resultat istället uppgår till 10,3 mnkr. Vi anser att den ekonomiska redovisningen och analysen behöver utvecklas i nämndens verksamhetsberättelse. Det material som skickas till stadskontoret, enligt anvisningar, är mer beskrivande och hade gett läsaren en tydligare bild av det ekonomiska utfallet per verksamhet. Förutsättningar för verksamheten ändrades under året avseende John Bauergymnasiets konkurrs. Vi anser, mot bakgrund av beskrivna förändringar, att prognosarbetet i huvudsak skett ändamålsenligt. Vi bedömer att den interna kontrollplan och rapportering som nu föreligger bör utvecklas. Tydligheten i bedömningen av om kontrollen är accepterad eller inte kan förbättras. Någon systematisk risk- och väsentlighetsanalys avseende framtagandet av intern kontrollplan 2013 har inte skett. Dock har en utveckling av arbetet skett inför 2014. Halmstads kommun 1 av 9

2. Inledning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens verksamhetsberättelse för 2013. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2013 har således Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens valts ut. Nämnden, ansvarar bl.a. för verksamheterna arbetsmarknadsåtgärder, ekonomiskt bistånd, gymnasieskolan, kommunal vuxenutbildning och daglig verksamhet. 2.1. Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Revisorerna har bl.a. till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunalagen (9:9a) bedöma om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Kommunen kan även ha egna riktlinjer för Årsredovisningens upprättande som ska följas. Formellt är Kommunstyrelsen revisionsobjekt som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. Till sin grund för bedömningen har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. Nämndernas redovisning, skall enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. För 2013 har således utbildning- och arbetsmarknadsnämnden valts ut. Granskningen avseende nämnden sker avseende verksamhetens ekonomiska utfall, nämndens verksamhetsmål och intern kontroll. 2.2. Metod Vi har tagit del av utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden verksamhetsplan 2013-2015 och verksamhetsberättelse 2013, liksom Planeringsdirektiv med budget 2013-2015 för Halmstads kommun, delårsrapport, övriga ekonomirapporter samt stadskontorets bokslutsanvisningar. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens verksamhetsberättelse och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll. Intervju har skett med Halmstads kommun 2 av 9

förvaltningschef och ekonomichef. Rapporten är sakavstämd med berörda tjänstemän. Halmstads kommun 3 av 9

3. Granskningsresultat 3.1. Verksamhets- och målredovisning Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. I stadskontorets bokslutsanvisningar anges att det i verksamhetsredovisningen skall finnas en beskrivande del som tar upp dels viktiga händelser under det gångna året, dels ett framtidsperspektiv samt nyckeltal för verksamheterna. Redovisningen utgår från respektive målområde. Vidare skall viktiga händelser beskrivas med utgångspunkt från relevant målområde. Nämnden ska göra en bedömning av om målet/målen kommer att uppnås, inte uppnås eller om prognosen är oklar. Vidare ska en redovisning ske varför målet uppnåtts/inte uppnåtts eller att prognosen är oklar samt beskriva vilka resultat och övrig information som stödjer bedömningen. Nämnden ska beskriva genomförda åtgärder under året, om tidigare uppföljningar pekat på att målet inte kommer att nås. I utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens verksamhetsberättelse redovisas fullmäktiges övergripande mål för mandatperioden samt årligen konkretiserade mål inom olika målområdena enligt nedan: Barn och Utbildning Demokrati och dialog Näringsliv och arbetsmarknad Omsorg och stöd Trygghet, säkerhet och folkhälsa Totalt redovisas sex verksamhetsmål där fyra bedöms ha nåtts/kommer att nås och två bedöms ha en oklar prognos. Flertal av nämndens mål saknar målvärde. Bedömningar görs till stor del baserat på aktiviteter som är genomförda eller pågående. Bedömning För ett antal mål har bedömningen av måluppfyllelser baserats på genomförda aktiviteter istället för konkreta resultat och nyckeltal. För flera mål saknas konkreta nyckeltal och det hänvisas ibland till kvalitativ uppföljning. Därmed finns det en risk att den egna bedömningen av måluppfyllelse för flera mål blir missvisande. Vi rekommenderar nämnden att ta fram mätetal till de mål som presenteras så att arbetet med målen genererar en bättre uppföljning och resultat, vilket i sin tur ger en förbättrad bild av måluppfyllelsen. Vidare rekommenderar vi att redovisningen kompletteras med historiska utfall för att ytterligare utveckla redovisningen. Halmstads kommun 4 av 9

I de fall nämnden inte bedömer målet som uppnått eller delvis anser vi att redovisningen kompletteras med vilka åtgärder som krävs för att målet ska uppfyllas. 3.2. Driftsredovisning Nämnden redovisar ett överskott motsvarande 7,7 mnkr, fördelat på fyra verksamheter enligt nedan: Verksamhet Bokslut Bokslut Budget Avvikelse Mnkr 2012 2013 2013 2013 Arbetslivsförvaltningen 119,9 122,6 123,2 0,6 Ekonomiskt bistånd 66,7 66,6 65,1-1,5 Gymnasieskola 378,1 363,9 372,5 8,6 Vuxenutbildning 51,2 48,2 48,2 0,0 Summa: 615,9 601,3 609,0 7,7 Arbetslivsförvaltningen redovisar en avvikelse mot budget på 0,6 mnkr. De delar av ekonomiskt bistånd som inte är bidrag till enskilda, visar en positiv avvikelse mot budget på 1,6 mnkr. Avvikelsen beror delvis på lägre personalkostnader. Daglig verksamhet redovisar en negativ avvikelse på 1 mnkr och beror främst på fler resurskrävande deltagare som har fått alternativa placeringar i andra kommuner, verksamhetsövergång (konkurransutsättning), lönerevidering och högre personaltäthet. Ekonomiskt bistånd utbetalning till enskilda avviker mot budget med -2,8 mnkr. Ökade intäkter och minskade kostnader för tolkar och preventiva åtgärder gör att avvikelsen mot budget är -1,5 mnkr. Nettokostnaden är 2 % högre jämfört med föregående år, vilket beror på att den genomsnittliga utbetalningen av ekonomiskt bistånd per hushåll har ökat. 2012 betalades det i genomsnitt ut 6 983 kr till 772 hushåll per månad, 2013 är siffran i genomsnitt 7 054 kr i månaden till 760 hushåll. Gymnasieskolan redovisar en positiv budgetavvikelse på 8,6 mnkr. Avvikelserna beror främst på ökade intäkter för interkommunal ersättning, uppdragsutbildning och bidrag. Lägre hyreskostnader samt ett överskott för budgeterade volymförändringar av personal och elever påverkar också avvikelsen positivt. Däremot redovisas ökade kostnader inom bl.a. löner, projektverksamhet och resor för elever. Kostnadsanpassningar genomförde första halvåret främst avseende personal för att möta det minskade elevantalet. John Bauergymnasiets konkurs under 2013 ändrades förutsättningarna. Beslutad budget avseende volymförändringar nyttjades inte och tio lärare nyanställdes. Halmstads kommun 5 av 9

Nedan redovisas det ekonomiska resultatet per verksamhet: Gymnasieenhet Bokslut Avvikelse Bokslut Avvikelse Mnkr 2012 2012 2013 2013 Kattegattsgymnasiet 112,1 0,1 106,6 0,4 Sannarpsgymnasiet 84,9-5,5 82-0,2 Sturegymnasiet 83,8-2,3 75 4,6 Kansli 97,3 6,4 100,3 3,8 Summa: 378,1-1,3 363,9 8,6 Vuxenutbildningen redovisar ett resultat som är i nivå med budget. Jämfört med föregående år är avvikelsen + 1mnkr vilket beror på lägre hyreskostnader. Utbildningsplatser av olika utbildningsanordnare har för 2013 köpts av tre aktörer, ersättning/betalning sker först när godkänt betyg registrerats. Aktörerna har därmed en innestående skuld hos Halmstads kommun. I samband med granskningen noteras att nämnden felaktigt bokat upp ca 2,6 mnkr, och som i sin tur påverkat resultatet negativt. Bedömning Vi bedömer att kostnader felaktigt bokats upp med 2,6 mnkr, varför nämndens resultat istället uppgick till 10,3 mnkr. Vi anser att den ekonomiska redovisningen och analysen behöver utvecklas i nämndens verksamhetsberättelse. Det material som skickas till stadskontoret, enligt anvisningar, är mer beskrivande och ger läsaren en tydligare bild av det ekonomiska utfallet per verksamhet. Vi bedömer att kvaliteten i balansräkningsposterna behöver förbättras. Det saknas i flera fall tillräckligt med underlag. 3.3. Investeringsredovisning Nedan redovisas nettokostnaderna avseende nämndens investeringsredovisning: Verksamhet Bokslut Bokslut Budget Avvikelse Mnkr 2012 2013 2013 2013 Arbetslivsförvaltningen 0,7 1,3 0,0-1,3 Gymnasieskola 3,7 3,5 10,8 7,3 Vuxenutbildning 0,3 0,3 0,4 0,1 Summa: 4,7 5,1 11,2 6,2 Nämndens investeringsbudget för 2013 uppgick till 11,2 mnkr. Investeringar uppgick till 5,1 mnkr (45 %), varav gymnasieskolorna står för merparten 3,5 mnkr. Avvikelsen mot budget beror främst på senareläggning av Kattegattgymnasiets ombyggnation, kansli och Sturegymnasiet. Halmstads kommun 6 av 9

Bedömning Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. Enligt gällande regelverk i kommunen måste följande två kriterier vara uppfyllda för att en händelse skall betraktas som investering, ekonomisk nyttjandetid om minst tre år och att anskaffningsvärdet ska överstiga ett halvt prisbasbelopp (22 250: 2013). Vi har i samband med granskningen funnit aktivering av belopp som inte uppfyller kriterierna i regelverket. Vi rekommenderar att rutiner avseende aktivering av inventarier ses över. 3.4. Prognoser När det gäller kommunens ekonomiska kontroll är budgetföljsamhet och prognossäkerhet två viktiga aspekter. Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Prognosen har under året varierat mellan -2,5 och +10,0 mnkr. I samband med delårsbokslutet (mars) prognostiserades en negativ budgetavvikelse på 2,5 mnkr för verksamheten ekonomiskt bistånd. Detta som en konsekvens av att fler hushåll var berättigade till ersättning samt att ersättningen höjts jämfört med 2012. John Bauergymnasiets konkurs under sommaren innebar att ca 300 elever integrerades i befintliga gymnasieskolor. Detta medförde att anslagen som budgeterats för avseende volymförändringar förändrades och prognosen i september förbättrades till 3,5 mnkr och till 8,5 mnkr i oktober. Skillnaden på + 2,3 mnkr i utfallet mellan novemberprognosen och utfallet 2013 beror till största delen på momsavdrag. Det visade sig, efter granskning, att förvaltningen gjort felaktiga avdrag för momsen inom vissa verksamheter. Bedömning Vi vill understryka vikten av budgetföljsamhet och prognossäkerhet. En tidig upptäckt av befarade budgetavvikelser gör det lättare att vidta åtgärder som får effekt på det slutliga resultatet. Förutsättningar ändrades under året avseende John Bauergymnasiets konkurrs. Vi anser, mot bakgrund av beskrivna förändringar, att prognosarbetet i huvudsak skett ändamålsenligt. 3.5. Intern kontroll I verksamhetsberättelsen redovisas nämndens intern kontrollplan för 2013. Planen innehåller 14 olika kontroller med tillhörande kontrollmoment. Kontrollmomenten omfattar bl. a. arbetsmiljöskador träverkstaden Haldahuset, dokumentation brukare Daglig verksamhet, FirstCard hantering, interkommunal ersättning och ersättning till friskolor, betalning vid utförd prestation (vuxenutbildningen), avtalshantering, utbetalning till klienter (försörjningsstöd), beslut rörande klienter (försörjningsstöd). Halmstads kommun 7 av 9

Enligt redovisningen har inte kontrollmomentet avseende daglig verksamhet och avtalshantering genomförts utan flyttas fram till 2014, vilket innebär att 12 av 14 kontroller genomförts. Nämnden redovisar avvikelser vid följande kontrollmoment: Dokumentation klienter, ekonomiskt bistånd avvikelser från Socialstyrelsens regler. Elevers åtgärdsprogram Diarieföring av rehabiliteringsutredningar Uppgiftsfördelning i arbetsmiljöarbetet FirstCard hanteringen (avsaknad av kvitton) Vid avvikelse mot plan redovisas i de flesta fall att åtgärder har genomförts eller skall genomföras. Enligt uppgifter har ingen systematisk risk- och väsentlighetsanalys skett för 2013 som ett led i nämndens interna kontrollarbete. I verksamhetsplanen för 2014-2016 finns en risk- och väsentlighetsanalys presenterad. Bedömning Vi bedömer att den interna kontrollplan och rapportering som nu föreligger bör utvecklas i bedömningen av om kontrollen är accepterad eller inte. Någon systematisk risk- och väsentlighetsanalys avseende framtagandet av intern kontrollplan 2013 har inte skett. Vi ser dock positivt på att detta har genomförts för planen 2014. 3.6. Övrigt Under året har medarbetareenkät genomförts. Medarbetarnas NMI (nöjdmedarbetar-index) uppgick i genomsnitt till 76 vilket är en ökning jämfört med mätningen 2011 (75). Totalt för Halmstads kommun är resultatet 75. Enligt nämndens personalredovisning för 2013 har antalet sjukdagar per tillsvidareanställd ökat jämfört med förgående år från 12,3 till i genomsnitt 16,6 sjukdagar. Vidare beskrivs det om den omställningsprocess som genomförts under senaste åren och som bidragit till oro. I medarbetarundersökningen 2013 framkommer det att vissa enheter upplever oro och faror i arbetsmiljön. Under senare delen av 2013 har de psykosociala diagnoserna ökat jämfört med de fysiska diagnoserna hos förvaltningens medarbetare som är långtidssjukskrivna, enligt redovisningen. I verksamhetsberättelsen beskrivs att ungdomsarbetslösheten är hög och en samverkan med Arbetsförmedling, lokalt näringsliv och intresseorganisationer är viktig. Enheten för ekonomiskt bistånd har ett högt inflöde av sökande, speciellt personer i åldrarna 18-29 år som uppger Halmstads kommun 8 av 9

arbetslöshet som orsak till sin ansökan om ekonomiskt bistånd. Ett arbetssätt har implementerats på enheten för ekonomiskt bistånd avseende nollplacerade sjuka utan ersättning från Försäkringskassan och kommer att fortsätta under 2014. Enligt nämnden kommer ett ökat asylmottagande i Halmstad kommun troligtvis innebära ett ökat antal beslut om permanent uppehållstillstånd. Det i sin tur kommer öka trycket på bostadsmarknad, förskola/skola och initialt ekonomiskt bistånd. En beställar- utförarorganisation kommer enligt uppgift att etableras under 2014 och avser Daglig verksamhet och Vuxenutbildning. Den kommer synliggöra kvalitet och kostnad av det som beställs i förhållande till vad som levereras. Skollagen har skärpts både vad beträffar kränkande behandling och också rapportering kring sådana ärenden. Ärendena som utförs av rektor, ses inte som tjänsteutövning utan som delegationsärende och ska därför i varje enskilt fall rapporteras till nämnden. I verksamhetsberättelsen beskrivs det att de digitala möjligheterna är oöverskådliga och i det närmaste omöjliga att begränsa. Det innebär stora möjligheter men också faror för rättsäkerhet och den enskildes integritet. 2014-03-12 Carl-Magnus Stenehav Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare Halmstads kommun 9 av 9