Mötesanteckningar möte med styrgrupp projekt Trygg hemgång- Trygg tiden efter, 23 mars 2017 Deltagare: Inga-Lill Karlström (ordförande), Robert Brandt, Emma Fastén, Susanne Hoflin (projektledare), Bengt Marsh, Kirsi Heini, Petra Olsson (områdeschef, Socialförvaltningen) Frånvarande: Bodil Evertsson 1. Presentation av ny styrgruppsmedlem Styrgruppen har fått ytterligare en medlem som välkomnas: Petra Olsson, chef för Område Barn, Ungdom, Vuxen på Socialförvaltningen. 2. Övriga frågor Inga-Lill frågar styrgruppen om det finns några ytterligare frågor som de vill lägga till i dagordningen. Robert vill informera om förändring kopplad till utskrivningsprocessen Åsa vill ta upp behov av processkartläggning kopplat till boendesamordning sektor Säbo. Robert föreslår att den frågan ska diskuteras i anslutning till övriga processer. 3. Mötesanteckningar från föregående möte Inga-Lill går igenom minnesanteckningar från föregående möte. Inför det mötet hade Kirsi mailat en fråga om projektet kommer att medföra några ökade kostnader för verksamheten. Det var oklart om frågan avsåg löpande kostnader eller ökade kostnader som följd av ett förändrat arbetssätt. Kirsi säger att hon avsåg eventuella utökade kostnader för dem som följd av projektet och hur det ska hanteras. Robert förtydligar att de har budgeterat för ökade kostnader för hemtjänsten som en följd av projektet och om det inte skulle räcka är det något som Kirsi får lyfta till Robert och Lars. 4. Offentliggöra våra mötesanteckningar och på vilket sätt Inga-Lill frågar om mötesanteckningarna ska offentliggöras för alla eller endast vara tillgängliga för styrgruppen. Både Robert och Susanne säger att vi ska ha öppenhet och transparens kring projektets arbete och att mötesanteckningarna ska göras tillgängliga för alla i förvaltningen.
Susanne föreslår att de ska publiceras på den särskilda sidan som Marianne Waplan skapat för projekt Trygg hemgång på Insidan. Susanne berättar att hon även lagt ut information om Inspirationsdagen där. För att även Petra Olsson enkelt ska kunna hitta all information föreslås att vi ska maila henne länk till aktuell sida hos Vård- och omsorgsförvaltningen och att hon därefter kan lägga upp den om en favorit. Åsa mailar länken till Petra. 5. Projektplanen Susanne har försökt revidera projektplanen utifrån de synpunkter som inkommit från styrgruppen. Det återstår dock några punkter som behöver diskuteras gemensamt i styrgruppen: a) Projektets mål I projektets uppdragsdirektiv är endast angivet ett övergripande mål om att den enskilde ska uppleva trygghet, delaktighet och inflytande i sin livssituation vid utskrivning från sjukhuset och tiden efter. Susanne och Bengt bedömer att projektplanen bör innehålla några specifika målformuleringar att arbeta mot och har angivit några sådana alternativ. Åsa säger att hon förstår att de vill ha mer specifika mål att arbeta mot och att det kanske borde ha tydliggjorts redan i uppdragsdirektivet. Åsa vill dock att sådana målformuleringar ska vara SMARTA (dvs. specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsatta). Inga-Lill får i uppdrag att komplettera uppdragsdirektivet så att det framgår att det övergripande målet ska brytas ned i mer specifika mål i projektplanen. Styrgruppen går igenom de föreslagna målen för att se om de är mätbara: Antal personer som återinläggs vid sjukhus inom 30 dagar ska minska: Måttet ger en bild av om den enskilde fått rätt insats och känner trygghet med den vård som ges i hemmet. Går att mäta via Kvalitetsportalen. Ledtiden mellan sluten vård på sjukhus och vård och omsorg i det egna hemmet/korttids/säbo ska vara så kort som möjligt: Måttet visar hur snabbt vi övertar ansvaret för utskrivningsklara patienter. Kan mätas genom antalet betalningsansvarsdagar för VOF. Vistelsetiden (antal dagar) vid korttidsverksamhet ska minska bland annat genom effektiv rehabilitering: Statistik om detta kan hämtas från Vinna Matchen.
Antal genomförda SIP (samordnad individuell plan) ska öka: Detta är inte något som har följts hittills och det finns därför inte något bra jämförelsemått. Det råder olika uppfattningar i styrgruppen om i vilken utsträckning SIP:ar genomförs. Enligt Robert och Susanne finns det en okunskap i VOFs verksamhet om SIP och hur den ska utföras. De baserar detta på att de pratat med Elsy Bäckström som utformat den nuvarande SIP-rutinen och som säger att den inte efterlevs. Det finns heller inte några SIP:ar registrerade i sjukhusets journalsystem. Emma har en annan uppfattning och säger att antalet SIP:ar har ökat betydligt under de senaste åren och att Biståndsenheten regelbundet kallas till och deltar i SIP:ar (ibland deltar både VOF och Socialförvaltningen). Hur sjukhuset dokumenterar i sina journaler vet hon inte och det går inte att hämta någon statistik om detta ur Procapita (dokumenteras endast som löpande text i Procapita). Emma bedömer att det kommer att vara mycket svårt att få fram statistik kring hur många som genomförts. Om man ska kunna följa detta måste det kunna registreras på ett enkelt sätt (att man kan bocka i ruta när det genomförts en SIP). Emma betonar också att det är viktigt att man har SIP i de fall där det verkligen behövs, dvs. att man inte har det bara för att det är flera aktörer inblandade. Det ska genomföras där samverkan inte fungerar bra. Robert säger att det blir en förändring i samband med den nya lagstiftningen. Enligt den så är det öppenvården som ska kalla till SIP i de fall den enskilde har behov av det. Inga-Lill lyfter att detta var en av de frågor som diskuterades vid SKL s erfarenhetsdialog det är oklart över var gränsen ska gå för när en SIP ska utföras. Åsa frågar om styrgruppen bedömer att de angivna målformuleringarna är representativa för att uppnå den övergripande målformuleringen (som handlar om trygghet, delaktighet och inflytande)? Styrgruppen beslutar att lägga till ytterligare mått avseende den enskildes delaktighet. Biståndsenheten och Hemtjänsten kan följa upp den enskildes delaktighet i samband med myndighetsutövning och upprättande av genomförandeplan. Styrgruppen beslutar att Susanne och Åsa ska se över de angivna målen så att de blir mer specifika och mätbara. b) VONs beslut om en översyn av korttidsverksamheten Styrgruppen diskuterar skrivningen i projektplanen som är hämtad från VONs beslut kring boendeprogrammet, där det framgår att kortidsverksamheten ska ses över i sin helhet.
Inga-Lill lyfter att det uppdraget borde ligga hos processägaren. Inga-Lill och Åsa frågar om sektorchef Säbo har fått information om beslutet, eftersom varken han eller hans närmaste medarbetare tycks känna till det. Emma säger att korttidsverksamheten består av både planerad och akut korttidsvistelse och att det var sagt att de respektive delarna skulle hanteras på olika sätt det finns en särskild arbetsgrupp som arbetar med en översyn av den planerade korttidsvistelsen och den akuta korttidsvistelsen skulle lyftas in i projektet Trygg hemgång. Robert säger att båda delarna hänger ihop. Robert säkerställer att Tomas P får information om det beslut som VON fattat och vad uppdraget innebär för sektor Säbo. Inga-Lill kompletterar uppdragsdirektivet med skrivningen kring VONs beslut. c) Komplettering punkt 7 Resurser Åsa ber att Susanne kompletterar punkt 7 och 8 i projektplanen. Under punkt 7 Resurser - bör det framgå hur projektet ska finansieras, dvs. om det finns särskilda projektmedel eller om projektets kostnader ska täckas av VOFs ordinarie budget? Under punkt 8 har endast siffran i rubriken fallit bort. Robert säger att projektplanen kan publiceras så snart Susanne och Åsa justerat målformuleringarna. Projektplanen kommer att följas upp fortlöpande av styrgruppen och kan komma att revideras ytterligare under projekttiden om det bedöms nödvändigt. 6. Styrgruppens funktion och mandat Inga-Lill vill lyfta en fråga om vad som är styrgruppens funktion och mandat. Eftersom processkartläggningarna styrs av och rapporteras till processägarna, vilket är helt i linje med ledningssystemet så ser inte Inga-Lill vad styrgruppens roll blir i sammanhanget. Inga-Lill har läst på att en styrgrupp alltid har ett visst ansvar och för att kunna ta det ansvaret skulle hon önska att gruppens roll tydliggörs. Bengt säger att han ser styrgruppen som en form av ledningsgrupp som ska hjälpa till att styra projektet i rätt riktning. Styrgruppen ska kunna gripa in i utredningsarbetet och styra upp om projektet är på väg åt fel håll. Styrgruppen ska även tydliggöra vad som ska prioriteras och göras, samt om det behöver göras någon insats kopplat till Socialförvaltningen. Åsa säger att styrgruppen även bör följa upp projektplanen och säkerställa att de aktiviteter som planerats genomförs och vad resultatet blir. En del av detta är att resultatet av processkartläggningarna redovisas till styrgruppen. Robert säger att det blir
extra enkelt i fallet med utskrivningsprocessen där han själv är processägare, men att vi ska ha koll på vad som händer i övriga processer också och kan be att berörda processägare/processledare kommer till styrgruppen och rapporterar resultatet. 7. Återkoppling och frågor från projektledaren a) Prioritering av processkartläggningar och genomgång av redan kartlagda processer Susanne redovisar status för de processöversyner som redan påbörjats samt tar upp ytterligare processer som skulle behöva kartläggas och där styrgruppen behöver avgöra hur prioriteringen av kartläggningar ska se ut: Utskrivnings-/vårdplaneringsprocessen (Från sjukhus till ordinärt boende, korttidsboende, särskilt boende eller LSS-boende): Processkartläggning pågår. Kommunens processutvecklare Sofia Langefors leder processkartläggningen. Det har redan genomförts två heldagsmöten med processteamet. Vid den första träffen kartlades nuläget och vid den andra träffen identifierades problemområden kopplade till det befintliga arbetssättet. Robert berättar att efter det första kartläggningstillfället upptäcktes att processteamet behövde kompletteras med kompetens även från sektor Säbo och att en av enhetscheferna från Häradsgården deltagit vid det andra kartläggningstillfället. Processteamet har identifierat följande områden där vi kan/bör förbättra arbetsmetoder m.m.: - Vårdplanering - Metoder/arbetssätt i hemtjänsten - Mäta/följa upp - Hjälpmedel - IT-stöd - Samverkan - LOV - Palliation - Information/kommunikation - Korttidsverksamheten Korttidsboende Delprocess Genomföra vårdplanering: En processkartläggning av korttidsboendets arbetsflöde är redan genomförd, men det behöver ses över hur man kan förbättra denna delprocess. Susanne har pratat med sektor Säbos verksamhetsutvecklare Eva Lek så hon förstår att de behöver titta på hela flödet och att även Uppdragsenheten, Biståndsenheten och sektor Hemtjänst bör vara delaktiga vid översynen. Sektorchef Tomas Paulsson och kvalitetsansvarig Thomas Jonsson-Strand är också uppdaterade om läget.
Bostadsanpassningsprocessen: Det har noterats att även processen för bostadsanpassning skulle behöva kartläggas (i samverkan med Teknisk förvaltning). Nämndsekreterare Hanna Hirvelä kommer att vara processhandledare tillsammans med representant från Teknisk förvaltning. Särskilt boende Delprocess Hitta och erbjuda bostad : En nulägesbeskrivning av denna process finns sedan tidigare, men kvalitetsansvarig inom sektor Säbo har vill att denna delprocess ses över eftersom ledtiderna i samband med att någon ska tacka ja och flytta in i erbjuden bostad på särskilt boende ibland är mycket långa. Detta får stora ekonomiska konsekvenser för mindre enheter. Robert kommer att ge ett uppdrag till Börje Hoflin att processen ska ses över inom ramen för projektet. Börje får därefter tillsammans med processledare Jenny Gunnebäck utse ett processteam med berörda funktioner (biståndshandläggare och representanter för särskilt boende). Det behöver även utses en processhandledare inför översynen och här behöver det eventuellt göras en omprioritering i planen för fortsatt arbete med kvalitetsledningssystemet 2017-2018 Robert och Åsa diskuterar med Lars L vem som ska handleda processen och meddelar Börje. Från hemmet till sjukhus: Denna process finns med i uppdragsdirektivet, men styrgruppen konstaterar att det egentligen inte är en process som behöver kartläggas utan mer handlar om att öka den enskildes trygghet och därmed minska onödiga sjukhusvistelser. Detta har en starkare koppling till arbetet med Handlingsplan för Hälsofrämjande kommun: medborgarens perspektiv. Den får står kvar bland processerna i nuläget men den är inte prioriterad. Det noteras även att Anna Backlund Larsson står angiven som processägare för processen, vilket styrgruppen bedömer är fel person eftersom Biståndsenheten inte är inblandad i någon transport från hemmet till sjukhuset. b) Hur ska vi arbeta vidare med att fånga medborgarnas synpunkter? Bengt och Susanne lyfter en fråga om hur de gå tillväga för att fånga medborgarnas upplevelse av utskrivningsprocessen. Det är viktigt att på något sätt ta reda på medborgarnas perspektiv på detta så att vi inte utformar ett arbetssätt som inte upplevs som positiv av den enskilde. Bengt och Susanne berättar att Anette Lindberg har gjort en tidigare undersökning där man genomförde intervjuer med brukarna. De säger att de eventuellt skulle kunna titta på det materialet och se om det går att använda. Det skulle kunna kompletteras med intervjuer med ett urval av personer idag som får berätta hur de upplevt utskrivningen. Inga-Lill berättar om en brukarundersökning som Biståndsenheten genomförde hösten 2008 som avsåg en kvalitetsuppföljning av vårdplaneringsteamets arbete. Syftet med enkäten var att få reda på hur den enskilde upplevt sin vårdplanering. Inga-Lill lämnar enkäten till Susanne så att hon kan ta del av vilka frågor som ställdes vid det tillfället.
Även anhörigas perspektiv är viktigt att fånga och här har Inga-Lill föreslagit att de skulle kunna ta hjälp av anhörigkonsultens eventuella anhörigforum. Bengt nämner även patientföreningar som en tänkbar ingång till att fånga olika perspektiv. Robert vill att Bengt och Susanne ska börja med att titta på Anettes material samt Inga- Lills enkät. Därefter kan de fundera på om det behövs ytterligare information för att fånga medborgarnas upplevelser. c) Ska vi arbeta vidare enligt någon av de kommuner som vi fått information om och i så fall på vilket sätt? Susanne och Bengt vill veta hur styrgruppen ser på att arbeta vidare enligt någon av de kommuner som vi fick information om vid Inspirationsdagen. De skulle vilja ha ett uppdrag från styrgruppen att komma igång och testa något. De menar att det är viktigt att ta tillvara den entusiasm som finns inom exempelvis sektor Hemtjänst. Kirsi är intresserad av att få närmare information av hur Skellefteå arbetar och där är det ett inbokat Skype-möte under den kommande veckan. Bengt undrar om det finns möjlighet att göra ett pilotprojekt för att t ex testa Utredningstjänst och om det då finns uppstartspengar. Robert säger att resurser inte ska vara hinder om man vill prova något, men i detta fall berörs inte bara hemtjänsten Biståndsenheten måste också v ara med, inte bara sektor Hemtjänst. Emma frågar om det inte stör den pågående processkartläggningen av Utskrivningsprocessen att vi påbörjar något innan kartläggningen är slutförd. Dels kan det påverka kartläggningens resultat och dels kommer det att skapa onödig oro och förvirring i berörda verksamheter med de parallella arbetssätten. Emma vill inte att Biståndsenheten blir inblandad i något nytt innan processteamet har fått göra sitt arbete färdigt. Den kartläggningen beräknas vara klar i slutet av april månad. Susanne och Bengt menar att de skulle kunna förbereda ett sådant pilotprojekt, men inte presentera det förrän efter att processkartläggningen är klar. Åsa delar Emmas uppfattning om att vi bör avvakta processkartläggningens resultat och säger att Susanne och Bengt bör prata med Sofia Langefors innan de påbörjar något sådant arbete så att de inte påverkar hennes planerade kartläggningsarbete med processteamet. Robert håller med om att Susanne och Bengt bör stämma av med Sofia först, men att de därefter kan förbereda ett eventuellt test som stäms av och justeras utifrån processteamets resultat. Det kan betyda att en del av arbetet inte kommer att användas, men han bedömer ändå att det är bättre att påbörja förberedelsearbetet. Ingenting om pilottestet ska kommuniceras ut till verksamheterna innan Utskrivningsprocessen är helt kartlagd för att inte skapa förvirring/oro. d) Genomgång av synpunkter från grupparbetet vid inspirationsdagen Susanne har gått igenom de synpunkter som lämnades vid grupparbetena under inspirationsdagen på OSD den 28 februari. Flera av de saker som lyftes som viktiga att
förbättra är motsvarande som projektet redan fångat. Det framfördes tankar om att följande områden behöver förbättras: - Informationsöverföring/Meddix - Samverkan Region Jämtland-Härjedalen och kommunen - Uppföljning/mätningar - Kontroll/ansvar för processer - Primärvårdens delaktighet - Förebyggande arbete - Hemtjänstens arbetsmetoder - Rekrytering/bemanning - Korttidsverksamheten, möjliggöra för personer att komma hem Hemlöshet är ytterligare ett samverkansområde som behöver förbättras. Hur kan Socialförvaltningen och VOF samarbeta kring det? Det finns en tillfällig lösning, men det skulle behövas en mer permanent lösning. Robert berättar att detta är ett aktuellt problem, nyligen fanns ett ärende där en utskrivningsklar person inte kunnat lämna sjukhuset eftersom denne inte hade någon bostad. Petra säger att VOF och Socialförvaltningen skulle behöva hitta ett tillfälle att diskutera detta närmare. Robert säger att han kommer att vara med på Socialförvaltningens ledningsgrupp framöver och att det då kanske finns tillfälle att lyfta frågan. Inga-Lill skulle vilja att den kommunala handlingsplanen för hemlöshet ska fastställas. Kommunfullmäktige har inte tagit tag i frågan så det finns inget uppdrag mot nämnderna hur den ska hanteras. I nuläget hanteras dessa frågor av Irmelingruppen som utformar tillfälliga lösningar. Bengt säger att regeringens nationella samordnare inom hemlöshet besökte Östersunds innan han själv slutade som Kommundirektör och då var det sagt att Kommunstyrelsen, Socialförvaltningen och VOF skulle arbeta tillsammans med denna fråga. Det har dock inte gjorts. Petra säger att det finns ett växande problem med nya målgrupper: personer med psykisk ohälsa utan missbruk och även migranter som inte vill ansöka om stöd hos Socialförvaltningen. Robert ser att det behövs ett förarbete kring detta oavsett hur det blir på kommunal nivå och han tar med sig frågan för fortsatta diskussioner med Socialförvaltningen. Inga-Lill går avslutningsvis igenom de synpunkter som Bodil hade mailat inför mötet för att säkerställa att vi inte missat något. När det gäller förslaget att ha vårdplanering i hemmet (efter sjukhusvistelse) så säger Inga-Lill att den nuvarande rutinen är utformad så att man har det, eftersom beslutet från sjukhuset endast är tidsbegränsat. Om det ska användas i större utsträckning än i dag är det något Biståndsenheten får avgöra. Precis som i fallet med ett pilotprojekt inom sektor Hemtjänst så föreslår Inga-Lill i detta fall att
man avvaktar med att man göra några förändringar till dess processkartläggningen för Utskrivningsprocessen är färdig. 8. Om tid finns: Information från erfarenhetsdialogen på SKL 1 mars SKL anordnar regelbundna mötesforum för regioner och kommuner. Syftet är kunskapsoch erfarenhetsutbyte avseende samverkansarbetet inför kommande ny lag "Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård". Nästa möte är den 22 augusti. Inga-Lill lämnar kortfattad information från mötet den 1 mars där hon och Anette Lindberg (projektledare, Region Jämtland Härjedalen) deltog: I stort sett alla kommuner och regioner redovisade att de är klara med tjänstemannaförslag på samverkansavtal och gemensamma riktlinjer. Beslut beräknas till april alternativt maj. Sörmland är helt klara och politiska beslut är fattade om en överenskommelse som ska gälla från 2018. Bland annat finns en överenskommelse om att inte ha något betalningsansvar. SKL lämnande förslag på vad vi behöver jobba med och vad som behöver vara klart innan 2018: Organisation av hela förändringen Konstruktion av överenskommelse Avtal Riktlinjer Information, delaktighet (verksamheter - befolkning - samverkanspartners och andra intressenter) Implementering Teknik för kommunikation Rutiner för inskrivningsmeddelande - utskrivningsmeddelande -fast vårdkontakt Krisplan Utveckling av nya arbetssätt - teknik - mobila lösningar Förväntat resultat Uppföljning 9. Nästa möte Mötet avslutas och Inga-Lill meddelar att nästa styrgruppsmöte hålls den 27 april kl. 08.30-10-30. Dagen före (den 26 april) genomförs det sista processkartläggningstillfället för Utskrivningsprocessen och processutvecklare Sofia Langefors bjuds därför in till styrgruppsmötet för att berätta om resultatet.