SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (20) Sammanträdesdatum Plats och sammanträdestid Tunasalen, Stadshuset, Vimmerby. Torsdag 19 oktober 2017, klockan 09.00-13.50. Ajournering för lunch 12.00-13.00. Ledamöter Tjänstgörande ersättare Ej tjänstgörande ersättare Tjänstemän Eva Berglund (S), ordförande Marie Nicholson (M) Stig Jaensson (S) Bo Stigstedt (S) Lars Sandberg (C) Curt Tyrberg (C) Sören Sjöholm (M) Eva Svensson (C) Mikaela Hallberg (S), t o m klockan 10.00, under 96 Anette Nilsson, socialchef Cathrin Landholm, controller, 93-95 Linda Sjösten, 1:e socialsekreterare, 98 Martin Ek, verksamhetsutvecklare, 98 Åsa Johansson, familjebehandlare, 98 Camilla Lindström, förvaltningssekreterare Stig Jaensson Justeringens plats och tid Vimmerby kommun 23 oktober 2017 Paragrafer Underskrifter Sekreterare 93-107 Camilla Lindström Ordförande Eva Berglund Stig Jaensson Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Socialnämnden, 93-107 Sammanträdesdatum Datum då anslaget sätts upp 2017-10-24 Datum då anslaget tas ned 2017-11-15 Protokollets förvaringsplats Underskrift Socialförvaltningen Camilla Lindström, sekreterare
Sammanträdesdatum 2 (20) SN 93 Anmälan av delegationsbeslut 1. Socialnämnden lägger redovisningen av delegationsbeslut fattade av socialnämndens myndighetsutskott, socialnämndens ordförande samt av socialförvaltningens tjänstemän till handlingarna. Ärende Socialnämnden har överlåtit beslutanderätt till sitt myndighetsutskott, till ordförande och till tjänstemän i enlighet med nämndens delegationsordning. Sådana beslut redovisas för socialnämnden. Redovisningen innebär inte att nämnden omprövar eller fastställer delegationsbesluten. De aktuella besluten förvaras i delegationspärm. Denna gång redovisas följande: Beslut om bistånd enligt socialtjänstlagen fattade av socialförvaltningens myndighetsavdelning för äldre och funktionshindrade under september 2017. Beslut om bistånd enligt slag om stöd och service till vissa funktionshindrade fattade av socialförvaltningens myndighetsavdelning för äldre och funktionshindrade under september 2017. Beslut inom individ- och familjeomsorgen under september 2017 om bl.a. ekonomiskt bistånd, barn och unga, vuxna och fader- och föräldraskap. Ordförandebeslut är inkluderade. Protokoll från socialnämndens myndighetsutskott 2017-09-25, 201-220. Avtal om plats i om jourfamiljehem med konsulentstöd för enskilt barn. Id 25245. Avtal om plats i gruppbostad enligt LSS för enskild person. Id 25252. Avtal med Neonova AB om enkätverktyget Pict-O-Stat-Light, till brukarundersökningen Funktionshinder i regi av SKL. D 25246.
Sammanträdesdatum 3 (20) Avtal om köp av socialjourverksamhet 2017-06-01 2017-12-31 med socialnämnderna i kommunerna Aneby, Nässjö, Eksjö, Tranås, Sävsjö och Ydre. Id 25234. Avtal med Per Johannesson, Mottala, om handledning för dagverksamhet socialpsykiatri vid fyra tillfällen hösten 2017. Id 25231. Avtal med Sensec om personlarm. Id 25208. Avtal med Olssonite AB om Styrelsemöte.se och Socialjour.se. Id 25285. Avtal med Arbetscoaching AB om grupputveckling för biståndshandläggare. Id 25268. Avtal med Hultsfreds kommun om hälso- och sjukvårdsinsats i hemmet för enskild person. Id 25280. Hyreskontrakt med Vimarhem AB, om lägenhet 1 rum och kök. Id 25212. Andrahandskontrakt för enskild person. Id 25262. _
Sammanträdesdatum 4 (20) SN 94 Dnr 2017/ 1 Kod 042 Budgetuppföljning och efter nio månader 2017 1. Socialnämnden lägger budgetuppföljningen efter nio månader till handlingarna. Ärendet Socialnämnden får del av en budgetuppföljning för socialnämnden efter nio månader 2017. Den visar mot ett underskott på helår med nära 1,6 miljoner kronor. Fördelat per verksamhet ser prognosen ut enligt följande: Ansvar Verksamhetsområde Redovisad prognos i tusen kronor (tkr) Kod 75 Individ och familjeomsorg + 7 101 tkr Kod 76 Övergripande verksamhet +1 050 tkr Kod 77/78 Äldreomsorg -2 823 tkr Kod 79 Funktionshinder -6 750 tkr Kod 80 Hälso- och sjukvård -168 tkr Totalt -1 590 tkr Underlag Budgetuppföljning och verksamhetsmått efter nio månader. Id 25278.
Sammanträdesdatum 5 (20) SN 95 Dnr 2017/ 232 Kod 133 Omställning av verksamhet för ensamkommande 1. Socialnämnden beslutar att verksamheten för ensamkommande barn från 22 januari 2018 ska ha 12 platser för Hem för vård eller boende (HVB) samt därutöver platser för stödboende som kan variera efter behov. 2. Socialnämnden beslutar att Södra Villan i Södra Vi kvarstår som HVB samt Blå Villan, inklusive spridda enskilda lägenheter, kvarstår som stödboende. 3. Socialnämnden beslutar att Röda Villan i Locknevi avvecklas som HVB från och med 22 januari 2018. 4. Socialnämnden beslutar att förändringarna i personalbemanning ska vara genomförda senast 22 januari 2018. 5. Socialnämnden beslutar att Röda Villan avvecklas tidigare om minskningen av antalet barn/ungdomar sker i en snabbare takt än beräknat. 6. Socialnämnden beslutar att verksamheten som helhet, inklusive den administration den kräver, ska finansieras inom de statliga ersättningar som Migrationsverket förmedlar. Ärendet Under 2016 kom endast två ensamkommande barn till Vimmerby, båda tidigt under året. Under året minskade sedan antalet barn på grund av flera saker exempelvis att den unge fyllt 18 år, ny åldersbestämning, avvisning med mera. Under 2017 har endast ett ensamkommande barn kommit till Vimmerby och då placerats hos en släkting. 11 september 2017 hade kommunen totalt 37 ensamkommande barn/ungdomar i egen regi, varav 14 med uppehållstillstånd och 23 asylsökande. Situationen förändras snabbt och stämmer inte fullt ut idag, lite mer än en månad senare. Prognosen är att det minskar markant med antalet barn under vintern 2017/2018.
Sammanträdesdatum 6 (20) Då de nya ersättningsnivåerna är lägre än tidigare nivåer så behöver de HVB som fortsätter att drivas hålla en viss volym för att ekonomiskt gå runt och samtidigt ha förutsättningar att klara kraven i Socialstyrelsens författning om bemanning, kompetens, lokaler m.m. Lämpligt boende som HVB framöver är Södra Villan i Södra Vi. Röda Villan i Locknevi kräver en större volym barn/ungdomar för att gå runt ekonomiskt med tanke på personalbemanning och transporter. Förslaget är att Röda Villan avvecklas under januari 2018 då behovet av platser inom HVB är markant lägre. Blå Villan har tidigare bedömts hålla för liten volym för HVB men kan vid behov användas som HVB i en övergång vid avvecklingen av Röda Villan. Blå Villan lämpar sig däremot väl till att vara ett fortsatt stödboende. Utsluss/ stödboende i spridda enskilda lägenheter kan knytas till stödboendet på Blå Villan. Platser från 22 januari 2018 HVB, Södra Villan i Södra Vi Stödboende Blå Villan i Vimmerby 12 platser 10 platser Verksamheten som helhet, inklusive den administration den kräver, ska finansieras inom de statliga ersättningar som Migrationsverket förmedlar. Sammantaget behöver bemanningen minskas och anpassas inom boendena, myndighetsutövning och ledning. Beslutsunderlag Utredning. Id 25197. Riskbedömningar från arbetsplatserna, 4 stycken. Id 25288. Ewa Pettersson, IFO-chef Jörgen Johansson, enhetschef Maria Bergsten, enhetschef
Sammanträdesdatum 7 (20) SN 96 Dnr 2017/ 221 Kod 753 Beslut om att ingå i Höglandets socialjour, om att avsluta samverkan om socialjour i Norra Kalmar län samt om översyn av arvoden till förtroendevalda med anledning av förändrat arbetssätt för socialjour 1. Socialnämnden beslutar att undersöka möjligheten att ingå i Höglandets socialjour, och om den möjligheten finns skriva ett avtal. 2. Socialnämnden beslutar att inte fortsätta arbetet med att upprätta en gemensam socialjour i norra Kalmar län. 3. Socialnämnden beslutar att finansiering av eventuellt avtal med Höglandets socialjour finansieras inom befintlig budgetram. Socialnämndens föreslår kommunfullmäktige 4. Socialnämnden föreslår kommunfullmäktige att se över arvodena för socialnämndens ledamöter med anledning av det förändrade arbetssättet med socialjour. Ärendet Varje kommun har en skyldighet att hantera vissa akuta ärenden med myndighetsbeslut utanför kontorstid. Det har i flera år planerats för en gemensam socialjour i Norra Kalmar län. Detta arbete avbröts under våren 2017 eftersom rekrytering av personal inte lyckats, trots flera försök. Vimmerby kommun har sedan 1 juni 2017 ett avtal om socialjour med Höglandets socialjour. Avtalet omfattar all tid utanför kontorstid, såväl vardagar som helgdagar och är tidsbegränsat till 31 december 2017. Samarbetet med Höglandets socialjour fungerar mycket bra. Att ingå i en gemensam socialjour är en överlevnadsfråga för att en mindre kommun ska klara sitt uppdrag med socialtjänst. Finansiering sker inom befintlig budgetram, troligtvis till en lägre kostnad än tidigare.
Sammanträdesdatum 8 (20) Samarbetet med Höglandets socialjour tillsammans att möjligheten till elektronisk signering av delegationsbeslut fattade av ordförande/ annan i delegationsordningen utsedd ledamot i ordförandens ställe innebär att ordförandeberedskapen utanför kontorstid blivit mindre betungande. Underlag Utredning. Id 25175. Eksjö kommun, Höglandets socialjour IFO-cfef Ewa Pettersson
Sammanträdesdatum 9 (20) SN 97 Diarienummer 2014/103 Kod 109 Motion om barnahus i Västervik svar på återremiss. 1. Socialnämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige att motionen ska avslås med motiveringen att befolkningsunderlaget i de tre kommunerna Vimmerby, Västervik och Hultsfreds kommuner är för litet för ett barnahus samt att avståndet till barnahus i Kalmar är för långt ur ett barnperspektiv. Ärendet En motion är år 2014 inlämnad av Elisabeth Lago Nilsson (KD), Gudrun Brunegård (KD) och Torbjörn Sandberg (KD). Motionen tar upp frågan om inrättande av barnahus i norra Kalmar län. Frågan om barnahus har utretts tillsammans med Västerviks och Hultsfreds kommuner. Där konstateras att befolkningsunderlaget i dessa tre kommuner inte är tillräckligt för att inrätta ett barnahus. Kommunstyrelsen beslutade att återremittera motionen till socialnämnden för att undersöka samverkan med barnahus i Kalmar. Avståndet till Kalmar för barnförhör bedöms som för långt. Underlag Kommunstyrelsen beslut KS 102,2014-03-18 samt motion inlämnad av Elisabeth Lago Nilsson (KO), Gudrun Brunegård (KD )och Torbjörn Sandberg (KD). Id 2014.587. Socialförvaltningens förslag till remissvar. Id 5227. 2015-05-15, 61. Id 20850. Kommunstyrelsens återremiss från 2014-09-16, 289. Id 21369. Tjänsteskrivelse 2017-09-04. Id 25161. Kommunstyrelsen
Sammanträdesdatum 10 (20) SN 98 Diarienummer 2017/254 Kod 759 Våld i nära relationer och hedersrelaterat våld och förtryck information till socialnämnden om ämnet och socialförvaltningens arbetssätt 1. Socialnämnden lägger informationen om våld i nära relationer och hedersrelaterat våld till handlingarna. Ärendet Socialnämnden i varje kommun i Sverige har ett särskilt ansvar för att kvinnor som är eller har varit utsatta för våld samt barn som bevittnat våld eller varit utsatta för våld skall få den hjälp och det stöd de behöver. Detta regleras i socialtjänstlagen. Våld i nära relationer kan betraktas som ett mönster av handlingar som kan vara allt från subtila till grova brott. Om våldet är upprepat och systematiskt kan det leda till att upplevelsen av våldet över tid normaliseras. Den våldsutsatta kan då uppfatta den återkommande, och ibland långsamma, nedbrytningen som en del i ett normalt förhållande. Begreppet nära relationer syftar i regel på make/maka, sambo, släktingar, föräldrar eller annan familjemedlem. I Vimmerby kommun finns en organisation för arbetet och nio mål, bland annat att alla anställda ska ha grundläggande kunskap, veta vart man ska vända sig vid t.ex. oro eller misstanke och det finns också mål om att det ska finnas en planering för ett framtida kunskapsorienterat arbetssätt på samhällsnivå. Alla anställda inom socialförvaltningen ska ha en grundläggande utbildning om våld i nära relationer. Under våren 2017 fick 218 medarbetare denna grund och tillfällen för sådan utbildning kommer att finnas varje halvår. Utbildningen ska vara en obligatorisk del vid nyanställning. Socialförvaltningen utarbetar och sprider enkla rutiner och checklistor för hur medarbetare ska gå tillväga om man känner oro, upptäcker eller befinner sig i en situation med våld i nära relation. Ambitionen är att material och kunskap ska finnas på alla kommunala arbetsplatser. Hedersrelaterat våld och förtryck handlar om våld som är direkt sanktionerat av eller inom ett kollektiv. Det handlar om att den drabbade personen bedöms ha skadat den egna familjens eller släktens heder. Den utsatta befinner sig
Sammanträdesdatum 11 (20) ofta i en särskilt svår situation då det saknas skydd från våldet inom den egna släkten eller familjen eftersom det är reglerat och accepterat inom den egna gruppen. Våldet och förtrycket är inte kopplat till någon specifik religion. Det finns en arbetsgrupp inom socialförvaltningen som tar emot personer som är utsatta eller bevittnat våld i nära relationer och/eller hedersrelaterat våld och förtryck. Gruppen har kunskap att utreda och bistå med dels akuta skyddsåtgärder men även med mer långsiktigt stöd och behandling. Socialnämnden får information, diskuterar och ställer frågor. Underlag Muntlig föredragning av verksamhetsutvecklare Martin Ek, 1:e socialsekreterare Linda Sjösten samt familjebehandlare Åse Johansson.
Sammanträdesdatum 12 (20) SN 99 Diarienummer 2017/183 Kod739 Ställningstagande till införande av IBIC 1. Socialnämnden beslutar att avvakta med införande av IBIC på grund av kostnader som inte finns i budgetramen. 2. Inriktningen är att IBIC ska införas under 2019. Ärendet IBIC är ett stöd för att identifiera och beskriva individens behov, resurser, mål och resultat samt hantera dokumentationsbehov inom socialtjänstens process. Socialförvaltningen har sedan 2015 arbetat med förberedelser för införande av IBIC. Införande av IBIC beräknas till 1 585 tkr för projektledning, utbildning av medarbetare samt uppgradering av IT-stöd. Utöver det finns en löpande månadskostnad på 825 kr som ryms inom befintlig budget för IT. Bedömningen är att införandet av IBIC kräver resurser som inte ryms inom befintlig budgetram 2017 och inte heller i budgetramen för 2018. Det finns också skäl att avvakta införandet till dess IT-stödet är fullt utvecklat och anpassat för dokumentation enligt IBIC även för LSS-verksamheten. Underlag Tjänsteskrivelse. Id 25053. Verksamhetschefer och myndighetschef socialförvaltningen
Sammanträdesdatum 13 (20) SN 100 Meddelanden till socialnämnden 1. Socialnämnden lägger meddelandena till handlingarna. Underlag Utvärdering av hur semestervikarierna upplevt sitt arbete sommaren 2017. Id 25230. Begäran om entledigande från Lena Larsson (M) avseende uppdraget som ersättare i socialnämnden samt fyllnadsval efter Lena Larsson (M). Id 25254. Fyllnadsval av ersättare i socialnämnden efter Ali Fenikh (S). Id 25253. Protokoll från FÖSAM 2017-10-09, 57-65. _
Sammanträdesdatum 14 (20) SN 101 Diarienummer 2017/208 Kod 004 Granskning av verkställigheten av kommunfullmäktiges beslut revisionsrapport som socialnämnden ska yttra sig över 1. Socialnämnden beslutar att svara kommunens revisorer att skriftliga rutiner för socialnämndens verkställighet av kommunfullmäktiges beslut kommer att tas fram före 31 december 2017. Ärendet På uppdrag av revisorerna i kommunen har PwC, Kommunal sektor, genomfört en granskning av verkställigheten av kommunfullmäktiges beslut och utifrån granskningen sammanställt en rapport. Kommunens revisorer instämmer i den bedömning som beskrivs där. Rapporten är överlämnad till kommunstyrelsen, socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden samt för kännedom till kommunfullmäktiges presidium. Vad gäller socialnämnden är revisorernas bedömning att socialnämnden till stora delar har ändamålsenliga rutiner, men kan stärka den interna kontrollen genom att rutinerna finns dokumenterade. Revisorerna önskar svar av kommunstyrelsen och nämnderna senast den 31 oktober 2017 där kommunstyrelsen och nämnderna redogör för vad de tänker vidta för åtgärder med anledning av rapporten. Underlag Tjänsteskrivelse. Id 25104. Kommunens revisorer Verksamhetschefer och myndighetschef socialförvaltningen
Sammanträdesdatum 15 (20) SN 102 Diarienummer 2017/253 Kod 006 Socialnämndens sammanträdesplan för 2018 fastställande 1. Socialnämnden fastställer förslaget till sammanträdesplan för 2018. Ärendet Socialförvaltningen har tagit fram ett förslag till sammanträdesplan för 2018 för socialnämnden, dess myndighetsutskott samt för facklig samverkan genom FÖSAM. Underlag Förslag. Id 25250. Socialförvaltningen
Sammanträdesdatum 16 (20) SN 103 Diarienummer 2017/228 Kod 004 Arkivbeskrivning för socialnämnden 1. Socialnämnden antar förslaget till arkivbeskrivning för nämnden. Ärendet Enligt både offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar (arkivbeskrivning). Beskrivningen ska ge en överblick av myndighetens information och organisation. Myndigheten ska redovisa uppgifterna så att den som söker information kan förstå vilka handlingstyper som uppstår i verksamheten. Arkivbeskrivningar är en del i arbetet med att förbättra tillgänglighet och sökbarhet. Beskrivningarna gör det möjligt att ta reda på var allmän information finns förvarad och vart man kan vända sig för att begära ut information. Det är till nytta för allmänheten, verksamheterna och andra myndigheter som letar efter information. Ett förslag till ny arkivbeskrivning för socialnämnden har utarbetats. Underlag Förslag. Id 25188. Sydarkivera genom kommunstyrelseförvaltningen
Sammanträdesdatum 17 (20) SN 104 Diarienummer 2017/12 Kod 739 Socialchefen informerar muntlig rapport till socialnämnden om aktuella frågor inom socialförvaltningen 1. Socialnämnden lägger informationen till handlingarna. Ärende Socialchef Anette Nilsson berättar om aktuella övergripande frågor för socialförvaltningens ledning just nu, bland annat framgår: Socialförvaltningens ledning kommer att åka på seminarium 23 oktober och få del av resultatet av Kostnad Per Brukare (KPB). Socialnämnden kommer att få del av resultatet i november. Arbetet med att genomföra medarbetarsamtal pågår. Det finns också ett pågående arbete för att minska sjukfrånvaron. Detta är viktiga och tidskrävande arbetsuppgifter för varje enskild chef och behovet av ytterligare chefer märks tydligt. Under hösten arbetar socialförvaltningen och landstinget tillsammans med att ta fram de praktiska anvisningar som behövs som en följd av överenskommelsen mellan Landstinget i Kalmar län och kommunerna i Kalmar län om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. _
Sammanträdesdatum 18 (20) SN 105 Diarienummer 2017/3 Kod 739 Presidiets rapport till socialnämnden Ärendet föranleder inget beslut. Ärende Ordförande Eva Berglund (S) och vice ordförande Marie Nicholson (M) har inget att rapportera om denna gång.
Sammanträdesdatum 19 (20) SN 106 Diarienummer 2017/7 Kod 024 Arvode till socialnämndens ledamöter enstaka tillfällen Ärendet föranleder inget beslut. Ärende Inga arvodesfrågor är aktuella denna gång.
Sammanträdesdatum 20 (20) SN 107 Diarienummer 2017/4 Kod 739 Lex Sarah-anmälan till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) 1. Socialnämnden lägger informationen om den gjorda Lex Sarah-anmälan till handlingarna. Ärendet Lex Sarah är en del i det systematiska kvalitetsarbetet som finns beskrivet i socialnämndens ledningssystem. Syftet är att verksamhetens kvalitet ska utvecklas, att brister och missförhållanden rättas till och att förhindra att missförhållanden upprepas. Kvalitetssamordnaren har ansvar för att socialnämnden informeras om de anmälningar enligt Lex Sarah som skickas till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). En händelse inom verksamheten för ensamkommande barn och unga har utretts och risk för allvarligt missförhållande har konstaterats. Händelsen består i att känslig information/dokumentation har skapats och förvarats på felaktigt ställe på kommunens server. Informationen/dokumentationen har också, orsakat av handhavandefel, skickats via e-post till en ungdom i verksamheten. Det är oklart vilken spridning informationen fått. Underlag Tjänsteskrivelse. Id 25257. Kvalitetssamordnare