ANVISNING FÖR UPPGÖRANDET AV ANSÖKAN OM UTBETALNING AV FÖRETAGSSTÖD

ANVISNING FÖR UPPGÖRANDET AV ANSÖKAN OM UTBETALNING AV FÖRETAGSSTÖD Inledning Denna anvisning är avsedd att vara till hjälp vid uppgörandet av ansökan om utbetalning av företagsstöd (Landsbygdsverkets blankett nr 2315). Bilderna är riktgivande och avsedda att stöda texten. Anvisningen bygger på den lagstiftning som var i kraft i april 2008 och täcker därför inte de ändringar som trätt i kraft senare. Åtgärdens förlopp Åtgärden börjar med omsorgsfull planering och med att ansökan om företagsstöd lämnas in till den behöriga TE-centralen eller den lokala aktionsgruppen. När TE-centralen eller aktionsgruppen har tagit emot stödansökan är åtgärden anhängig och genomförandet av planen kan redan inledas på egen risk. Om det är osäkert huruvida ansökan har blivit inlämnad till rätt myndighet måste detta säkerställas innan man börjar genomföra åtgärden. TE- centralen ger ett stödbeslut och den godkända planen ska genomföras enligt villkoren i det beslutet. Läs noga igenom stödbeslutet, dess villkor och särskilda villkor! Stödtagaren ska föra bok över den åtgärd som stöds. Bokföringen förs som en del av stödtagarens andra bokföring. Bokföringen över den åtgärd som stöds ska gå att identifiera utan svårighet och kunna särskiljas från stödtagarens andra bokföring. Man kan öppna ett eget konto för åtgärden och då är det enkelt att slå fast vilka betalningshändelser som hör samman med åtgärden. Bild 1. Förloppet vid genomförandet av en åtgärd Bekanta sig med villkoren i stödbeslutet och den godkända planen, planera bokföringen Genomföra åtgärden i enlighet med stödbeslutet Lämna in betalningsansökan inom utsatt tid Slutföra åtgärden och använda den i enlighet med stödbeslutet Stödbeslut Spara dokumenten fram till utgången av 2019, bevara investeringen i 5 år från utbetalningen av den sista raten Skyldighet att anmäla om eventuella förändringar Lämna in betalningsansökan inom utsatt tid 1

Utbetalning av stödet kan sökas när genomförandet av åtgärden har gett upphov till stödberättigande kostnader som betalts av stödtagaren. Den första raten av stödet söks inom ett år från det att stödbeslutet givits. Den sista raten ska sökas inom fyra månader från utgången av den tidsfrist som uppställts för genomförandet av åtgärden. Till ansökan om utbetalning fogas fakturor och betalningskvitton över de faktiska kostnaderna för åtgärden. TE- centralen handlägger betalningsansökan och fattar beslut om betalning av stödet. Om det gäller en investering avlägger TE-centralen ett besök på platsen för att inspektera investeringen senast innan den sista raten betalas ut. Syftet med inspektionen är att säkerställa att investeringen har utförts i enlighet med stödbeslutet. Stödtagaren är skyldig att underrätta TE-centralen om eventuella ändringar som gäller genomförandet av åtgärden. Efter att åtgärden är avslutad ska alla dokument sparas t.o.m. utgången av år 2019 med tanke på eventuella kontroller. Investeringar som fått stöd ska bevaras fem år efter utbetalningen av den sista stödposten och användas för det ändamål som anges i stödbeslutet. Tidpunkterna för ansökan om utbetalning När det gäller åtgärder som rör fleråriga förbindelser ska utbetalning sökas årligen. Den första utbetalningen söks inom ett år från det att stödet beviljades. Ansökan om slutbetalning görs inom fyra månader från utgången av den tidsfrist som uppställts för genomförandet av åtgärden. Bild 2. Tidsaxeln för ansökan om utbetalning av stödrater Kostnader som inte berättigar till stöd Ansökan om utbetalning av rat 1 Ansökan om slutbetalning 4 mån. efter genomförandet Stödansökan blir anhängig Beslut om beviljande 1 året 2 år Ansökan om utbetalning av rat 2-3 beroende på stödform 4 mån. Den uppställda tiden för genomförande löper ut 1 mån. Ansökan om semesterpenning 1 mån. efter utbetalningen Kostnaderna för åtgärden De godtagbara kostnaderna för en åtgärd är klart förknippade med åtgärden. De är skäliga kostnader som är förenliga med den godkända planen och kostnadsförslaget för åtgärden, och som har uppkommit efter det att stödansökan blivit anhängig. Ett undantag till detta är kostnader för byggnadsplanering. Byggnadsplaneringskostnaderna är stödberättigande även om de har uppkommit innan stödansökan blev anhängig. 2

Utbetalningen sker i efterskott på basis av stödberättigande kostnader. Anskaffningarna ska betalas innan ansökan om utbetalning lämnas in. Alla anskaffningar ska betalas före inlämnandet av ansökan om den sista utbetalningsraten. Kostnaderna ska ha betalts av stödtagaren och virket eller marksubstanserna vara tagna från stödtagarens fastighet. Det ska finnas vederbörliga fakturor och verifikat över stödtagarens kostnader och de ska vara tydligt införda i bokföringen. Bild 3. Anskaffningarna ska betalas innan betalningsansökan lämnas in. Anskaffningarna betalda före 20.4.2008 Ansökan om utbetalning lämnas in 20.4.2008 Anskaffningen betald 22.4.2008 Faktura 1 Faktura 2 Faktura 3 Betalningsrat Bild 4. Kostnaderna ska ha betalts av stödtagaren. Ab Öb Stödtagare Nisse Landbo Stödtagare Ab Stödtagare Öb Kostnaderna är betalda av Nisse Landbo Kostnaderna är betalda av Ab (inte av Nisse som är delägare) Kostnaderna är betalda av Öb 3

Förutsättningarna för betalning av stöd Betalningen av stöd förutsätter att stödtagaren har följt stödvillkoren enligt stödbeslutet åtgärden är genomförd den slutliga kostnaden är betald utgiften är betald av stödtagaren eller virket eller marksubstanserna tagna från stödtagarens fastighet det finns en specificerad faktura över de kostnader som stöds och ett verifikat eller specificerat kvitto på att fakturan är betald utgiften bygger på den normala prisnivån för anskaffningen eller åtgärden åtgärden har genomförts så som förutsatts i stödbeslutet på det totalekonomiskt mest fördelaktiga sättet Inget stöd betalas förrän utgiften är införd i stödtagarens bokföring. Vid användning av eget virke måste man påvisa att användningen av virket och virkets värde har beaktats på vederbörligt sätt i stödtagarens bokföring. Ansökan om utbetalning Ansökan om utbetalning uppgörs skriftligt på en för ändamålet fastställd blankett (Landsbygdsverkets blankett nr 2315). Till ansökan fogas dokument och utredningar av att kostnaderna hänför sig till den åtgärd som stöds samt av att de är faktiska och slutliga (t.ex. pappers- eller elektroniska kopior på fakturor, kvitton, verifikat, kontoutdrag, orderbekräftelser, anbudsförfrågningar). Den verkställda anskaffningen ska detaljerat framgå av betalningshandlingarna. Åtgärdens nummer, t.ex. 123, ska skrivas eller stämplas på fakturan eller verifikatet i original. Redan i ansökningsskedet kan man be att leverantören av varan eller anskaffningen använder åtgärdens nummer som referens i handlingarna. Stödberättigande kostnader Stödet betalas i överensstämmelse med stödbeslutet och den godkända planen. Om kostnaderna avviker från de godkända kostnaderna enligt stödbeslutet ska ett ändringsbeslut alltid sökas hos den som beviljat stödet. Ändringsansökan lämnas in till den behöriga TEcentralen eller, om finansieringen har beviljats ur finansieringskvoten för en lokal aktionsgrupp, till den berörda lokala aktionsgruppen. De stödberättigande kostnader som genomförandet av åtgärden orsakat antecknas i ansökan om utbetalning. Kostnaderna uppges utan mervärdesskatt, rabatter och bonusar. Mervärdesskattens andel får inkluderas i kostnaderna bara om sökanden inte får dem tillbaka i form av återbäringar. Bild 5. Exempel på avdrag Moms 22 % Rabatt 10 % Bonus 5 % De stödberättigande kostnaderna i ansökan om utbetalning 4

Företagsstödets former Startstöd Startstöd betalas för lönekostnader som motsvarar högst två årsverken. Anställningsförhållandet ska: uppgå till minst 25 timmar i veckan pågå i minst sex månader vara avsett som ett varaktigt anställningsförhållande Lönekostnaderna för minst sex månader ligger till grund för betalningen av stöd. Bild 6. Exempel på en arbetsinsats motsvarande två årsverken 1 arbetstagare i två år 2 arbetstagare i ett år Fyra arbetstagare i 6 månader Stödberättigande kostnader är skäliga löner på vilka verkställs förskottsinnehållning skäliga naturaförmåner högst upp till beskattningsvärdet Startstöd betalas årligen i högst två rater. Den första utbetalningen ska sökas senast inom ett år från det att stödet beviljades. Ansökan om slutbetalning lämnas in inom fyra månader från utgången av den tidsfrist som uppställts för genomförandet av åtgärden. När det gäller semesterpenning ska slutbetalning av startstödet sökas inom en månad efter det att semesterpenningen betalts. Till betalningsansökan fogas; en kopia av den punkt i arbetsavtalet eller en annan utredning som visar lönens storlek och grunderna för den en utredning av grunderna för och betalningen av lagstadgade sidokostnader och semesterpenningar 5

Byggande och förvärv av byggnad Investeringsstöd som beviljats för att uppföra och förvärva, bygga ut eller grundligt reparera en byggnad betalas i högst fyra rater. I och med den lagändring som trädde i kraft 1.1.2008 beviljas stöd också för byggandet av konstruktioner. När det gäller åtgärder som rör fleråriga förbindelser ska ansökan om utbetalning lämnas in årligen. Den första utbetalningen söks inom ett år från det att stödet beviljades. Utbetalning av den andra och tredje raten söks vid behov medan åtgärden genomförs. Utbetalning av den sista raten (=slutbetalning) söks inom fyra månader från utgången av den tidsfrist som uppställts för genomförandet av åtgärden. Den sista betalningsraten ska utgöra minst 20 procent av det beviljade stödbeloppet. Bild 7. Betalningsraternas maximibelopp och ansökningstiderna i fråga om byggnadsinvesteringar Byggande, förvärv, utvidgning och grundlig reparation av byggnader samt byggande av konstruktioner från och med 1.1.2008 4 betalningsrater Den sista raten minst 20 % av det beviljade stödet Rat 1 inom ett år från beslutet om beviljande Rat 2 och 3 under tiden för genomförandet Rat 4 efter utgången av tidsfristen för genomförande Kostnaderna för byggnadsplanering är stödberättigande även om de har uppstått innan stödansökan blev anhängig. Utgiftsverifikaten som gäller planeringskostnader ska fogas till den första ansökan om utbetalning. Kopior av protokoll över de kartläggningar som förutsatts i beslutet om byggnadslov ska fogas till en ansökan om utbetalning när kartläggningen har utförts. Till betalningsansökan kan man foga fotografier av byggnadsobjektet så att det är lättare att slå fast hur åtgärden genomförs och arbetet framskrider. Senast före utbetalningen av den sista raten avlägger TE-centralen ett besök på platsen för att inspektera byggnadsinvesteringen. Ett investeringsobjekt som fått stöd får inte användas för annan företagsverksamhet eller annat utvecklingsarbete än det som stödet gäller innan fem år har förlöpt sedan utbetalningen av den sista stödposten. Om ägande- eller besittningsrätten till en investering som fått stöd överlåts till någon annan innan fem år har förlöpt måste stödtagaren inhämta TEcentralens tillstånd före överlåtelsen. Om en förvärvad byggnad ligger på arrendemark ska en kopia av arrendeavtalet och inskrivningen av arrenderätten fogas till ansökan om utbetalning. 6

Förvärv av maskiner, anordningar och andra anläggningstillgångar Stöd som beviljats för förvärv av maskiner, anordningar, immateriella tillgångar eller andra anläggningstillgångar betalas i högst två rater. Den första utbetalningen ska sökas senast inom ett år från det att stödet beviljades. Ansökan om utbetalning av den andra raten (=slutbetalning) ska sökas inom fyra månader från utgången av den tidsfrist som uppställts för att genomföra åtgärden. Om en maskin eller anordning skaffas som begagnad ska en expertbedömning eller en annan utredning av den köpta maskinens och anordningens gängse värde, återstående brukstid och tekniska egenskaper fogas till ansökan om utbetalning. Bild 8. Det maximala antalet betalningsrater och ansökningstiderna när det gäller förvärv av maskiner, anordningar och andra anläggningstillgångar Rat 1 inom ett år från beslutet om beviljande Maskiner, anordningar eller andra anläggningstillgångar 2 betalningsrater Rat 2 4 mån. efter utgången av tidsfristen för genomförandet Senast före utbetalningen av den sista raten avlägger TE-centralen ett besök på platsen för att inspektera den understödda investeringen. Ett investeringsobjekt som fått stöd får inte användas för annan företagsverksamhet eller annat utvecklingsarbete än det som stödet gäller förrän fem år har förlöpt sedan utbetalningen av den sista stödposten. Om ägande- eller besittningsrätten till en investering som fått stöd överlåts till någon annan innan fem år har förlöpt, måste stödtagaren inhämta TEcentralens tillstånd före överlåtelsen. Stöd för utveckling av företag Stöd för utveckling av företag betalas i högst två rater. Utbetalning av den första raten ska sökas senast inom ett år från det att stödet beviljades. Ansökan om utbetalning av den andra raten (=slutbetalning) ska sökas inom fyra månader från utgången av den tidsfrist som uppställts för att genomföra åtgärden. Rat 1 inom ett år från beslutet om beviljande Rat 2 4 mån. efter utgången av tidsfristen för genomförandet 7

Stöd betalas inte för löner eller arvoden som klart överstiger den genomsnittliga nivå som betalas inom branschen för kostnader för att ta fram en prototyp som är avsedd att säljas Om arvoden har godkänts ingå i stödet för åtgärden ska en kopia av det avtal eller en annan handling som ligger till grund för betalningen av arvodet fogas till ansökan om utbetalning. Kostnader som inte berättigar till stöd I ansökan om utbetalning antecknas bara sådana kostnader som berättigar till stöd enligt stödbeslutet. Om summan av de ansökta kostnaderna överstiger den summa som kan godkännas på basis av ansökan med mer än tre procent, dras den konstaterade överskridningen av från de godkända kostnaderna och därmed minskar stödbeloppet (den s.k. 3 % regeln) (Bild 9). Det blev ännu pengar över, om man skulle köpa en båt Exempel: För byggandet av stugor har beviljats 10 enheter i stöd. Efter att stugorna är byggda (= stödberättigande kostnader) återstår 2 enheter i beviljad finansiering. Stödtagaren bestämmer sig för att använda den beviljade finansieringen för att köpa en båt som inte nämns i stödbeslutet. Då är anskaffningskostnaderna för båten inte stödberättigande och de 2 enheter som använts för båten dras av från de godkända kostnaderna för byggandet av stugorna (8 enh.), varvid stödet betalas ut i en omfattning av 6 enheter. Stugor 10 enh. Båt 2 enh. Stugor 8 enh. Stugor 6 enh. Båtens andel som dragits av från de stödberättigande kostnaderna Beslut om beviljande 10 Betalningsansökan 8 + 2 Stödbetalning 8-2 -> 6 Obs. Finansiering som beviljats genom ett stödbeslut måste användas i överensstämmelse med stödbeslutet. Stödtagaren får inte fritt disponera stödet! 8

Konkurrensutsättning av upphandlingar För utbetalningen av stöd läggs fram en utredning över att utgiften baserar sig på normal och skälig prisnivå för anskaffningen eller åtgärden. I stödbeslutet förutsätts att åtgärden genomförs på det totalekonomiskt mest fördelaktiga sättet. För anskaffningar eller åtgärder som kostar mer än 3 000 euro måste man begära minst tre anbud. När det gäller små anskaffningar vars värde är högst 3 000 euro måste den gängse prisnivån på orten klarläggas exempelvis per telefon. Anbudsförfrågningarna och prisförfrågningarna ska dokumenteras t.ex. på Landsbygdsverkets blankett nr 2310 och sparas på samma sätt som de andra handlingarna som rör åtgärden. Också utredningen av vilket av de erbjudna eller jämförda alternativen som väljs måste dokumenteras. Bilagor till ansökan om utbetalning Till ansökan om utbetalning fogas följande utredningar och kopior av dokument: Kopior av utgifts- och betalningsverifikat från perioden för ansökan om utbetalning (fakturor, kontantkvitton, andra verifikat) kom ihåg att numrera utgiftsverifikaten kopior också på beställningslistor samt andra bilagor till fakturorna En utredning av hur privat och annan offentlig finansiering har verkställts (kontoutdrag) Ett bokföringsutdrag ur huvud- och kassaboken för åtgärden (också elektronisk bokföring) Obs. Kom ihåg bokförarens underskrift! Revisionsberättelse över den senaste revisionen En utredning av hur den gängse prisnivån för köpta tjänster eller anskaffningar har klarlagts en utredning av hur man begärt och jämfört anbud eller en utredning av hur man jämfört den gängse prisnivån på orten Lönekostnader: Kopior av lönebetalningsverifikat varav framgår den period under vilken arbetet utförts samt lönens storlek och grunderna för den En utredning av fastställandet och betalningen av lönebikostnader och semesterpenningar Arvoden: en kopia av den punkt i avtalet eller en annan handling som ligger till grund för betalningen av arvodet Resekostnader: en reseräkning som godkänts av den som genomför åtgärden och av vilken resans syfte framgår. I fråga om utrikesresor och studieresor företes dessutom reseprogrammet och en reserapport En expertbedömning eller en annan utredning av det gängse värdet på en maskin eller anordning som köpts som begagnad, dess återstående brukstid och tekniska egenskaper En kopia av arrendeavtalet och inskrivningen av arrenderätten om den förvärvade byggnaden är belägen på arrendemark Om fakturorna och andra handlingar som rör kostnaderna är elektroniskt arkiverade behöver verifikaten inte skrivas ut, utan de kan lämnas in i elektronisk form till TEcentralen. 9

Att lämna in ansökan om utbetalning Ansökan om utbetalning lämnas in till den myndighet som beviljat stödet (Arbetskrafts- och näringscentralen) eller, om stödet har beviljats ur finansieringskvoten för en lokal aktionsgrupp, till den lokala aktionsgruppen. Innan ansökan lämnas in ska man alltid kontrollera att de nödvändiga bilagorna och utredningarna samt underskrifterna finns med. Obs! Den som undertecknar ansökan ska ha officiell namnteckningsrätt På Landsbygdsverkets webbplats finns en särskild sida som gäller betalningsansökningar (http://www.mavi.fi/sv/index/landsbygdsfinansiering/ansokanomutbetalning.html). På denna webbsida har Landsbygdsverket sammanställt blanketter och anvisningar om uppgörandet av betalningsansökan samt mallar för dokument som ska fogas till ansökan. Utredning av hur utvecklingsåtgärden avancerar Om stöd har beviljats för en åtgärd som gäller utveckling av ett företag ska stödtagaren i samband med ansökan om utbetalning lämna in en rapport över framstegen till TEcentralen. I rapporten granskas förhållandet mellan åtgärderna, resurserna, kostnaderna och finansieringen under den aktuella utbetalningsperioden och den plan som godkänts genom stödbeslutet. Uppgifter om uppföljning av företagsstöd Uppgifter om uppföljningen av företagsstöd ska lämnas på Landsbygdsverkets blankett nr 2305ind (indikatorblankett för företagsstöd) som är avsedd för uppföljning av åtgärdens verkningsfullhet. Uppföljningsuppgifterna lämnas till den som beviljat stödet (TE-centralen eller aktionsgruppen) efter att investeringen eller en annan åtgärd har avslutats, senast i samband med den sista ansökan om utbetalning. Om beloppet av offentligt stöd för åtgärden överstiger 5 000 euro ska man dessutom lämna uppföljningsuppgifter 2 år efter betalningen av den sista stödposten. Stödtagaren är också skyldig att vid behov besvara utvärderingsenkäter. Förvaring av dokument Dokument som rör en åtgärd som fått stöd måste sparas fram till utgången av 2019 med tanke på eventuella eftergranskningar. Inspektionsrätt Jord- och skogsbruksministeriet och Landsbygdsverket kan utföra inspektioner hos stödtagaren. Arbetskrafts- och näringscentralen är skyldig att avbryta betalningen av stöd och av stödtagaren återkräva ett stöd som betalts oriktigt eller utan grund. 10

Till sist Stödtagarens minneslista över betalningsansökan 1. Planera åtgärden med omsorg: diskutera med den som beviljar stödet om de stödberättigande kostnaderna för åtgärden och räkna upp dem i planen över åtgärden (risk för 3 % sanktionspåföljd om åtgärden inte genomförts enligt stödbeslutet). Åtgärden ska vara sådan att den femåriga bevarandeskyldigheten som nämns i punkt 7 kan uppfyllas. 2. Planera kostnadsställena och kontona i bokföringen i enlighet med de åtgärder som genomförs och införandet av kostnaderna i bokföringen. 3. Läs omsorgsfullt igenom stödbeslutet, dess villkor och särskilda villkor. Stödbeslutet styr stödtagarens verksamhet och genomförandet av åtgärden samt verkställandet av utbetalningen. Om något är oklart, kontrollera med den som beviljat stödet (helst en skriftlig bekräftelse). 4. Genomför åtgärden i överensstämmelse med stödbeslutet. 5. Foga kvitton och annat material om genomförandet av åtgärden enligt stödbeslutet till ansökan om utbetalning. 6. Bered dig på en eventuell inspektion på plats i. kvittona och de andra handlingarna i original motsvarar de kopior som fogats till ansökan om utbetalning. ii. lämna vid behov ytterligare upplysningar, komplettera ansökan på begäran 7. Ett investeringsobjekt som fått stöd får inte användas för annan företagsverksamhet eller annat utvecklingsarbete än det som stödet gäller innan fem år har förlöpt sedan utbetalningen av den sista stödposten. Om ägande- eller besittningsrätten till en investering som fått stöd överlåts till någon annan innan fem år har förlöpt, måste stödtagaren inhämta TE-centralens tillstånd före överlåtelsen. Obs. En omsorgsfullt ifylld ansökan och alla nödvändiga bilagor påskyndar handläggningen av ansökan om utbetalning! 11