Arbetsordning för styrelse i Brf Trönninge Äng 2016-2017 Ansvar Ordförande I ordförandes arbetsuppgifter ingår att vara arbetsledare för styrelsen samt ordförande på styrelsemöten svara för att föreningsstämmans och styrelsens beslut verkställs se till att lagar, förordningar och stadgar efterlevs se till att styrelsemöten hålls upprätta dagordning till styrelsemöte se till att kallelse med underlag distribueras i tid inför styrelsemöte tillsammans med vald justeringsman justera styrelsens protokoll svara för att fastighetsförsäkring inklusive ansvarsförsäkring för styrelsen tecknas svara för föreningens korrespondens (brev, mail, etc) representera föreningen externt gör fortlöpande lista över avtal samt alla de leverantörer föreningen har ingått avtal med hämta in information om vattenmätarställning och skickar in underlag till SBC godkänna tillsammans med sekreteraren nya medlemmar besluta tillsammans med värmepannenansvarig om utbyte av värmepanna besluta tillsammans med fastighetsansvarig om förändringar i lägenheter rätt att besluta om inköp upp till 10 000 kr Sekreterare I sekreterarens arbetsuppgifter ingår att föra protokoll vid styrelsemöte hålla reda på vad som beslutats på tidigare möten
se till att bordlagda frågor avslutas svara för att protokoll justeras och att originalet sätts in i pärm förslag på protokoll skickas till hela styrelsen via e-post. ansvara för att medlemsregistret hålls aktuellt godkänna tillsammans med ordförande nya medlemmar sända överlåtelsehandling till SBC Ekonomiansvarig I ekonomiansvarigs arbetsuppgifter ingår att göra förslag till budget och långsiktig finansieringsplan som är kopplad till underhållsplanen i samråd med den ekonomiska förvaltaren kontinuerligt följa föreningens ekonomi i förhållande till budget bevaka föreningens lån och föreslår vid behov omsättning eller återbetalning. ansvara för aktuell förteckning över föreningens lån bevaka att revision sker i vederbörlig tid, dvs senast en månad före föreningsstämman, samt har kontakt med revisorn är föreningens kontaktperson med SBC i ekonomiska ärenden granska tillsammans med den teknisk förvaltare fakturor som avser större reparationer kontrollera att hyror och månadsavgifter betalas i tid ansvara för föreningens handlingar rörande ekonomi ha hand om föreningens handkassan Fastighetsansvarig I fastighetsansvarigs arbetsuppgifter ingår att ge styrelsen en så god bild som möjligt avseende fastighetens tekniska standard ansvara för att fastigheten inspekteras för att kunna bestämma fastighetens skick och status ansvara för att underhållsplanen uppdateras varje år ansvara för att arbeten som utförts noteras delta i eventuella besiktningar och är kontaktperson för firmor i samband med renoveringsarbeten
ansvara för offertförfrågningar vid större arbeten och lämnar förslag till styrelsen kontrollera att arbetet utförts enligt avtal och godkänner vid behov fakturerat belopp besluta tillsammans med ordförande om förändringar i lägenheter som kräver tillstånd av föreningen rätt att beställa reparationer upp till 20 000 kr Värmepanneansvarig I värmepanneansvarigs arbetsuppgifter ingår att vara kontaktperson i frågor som rör föreningens värmepannor åtgärda enklare problem och fel som inträffat för föreningens värmepannor beställa service för värmepannor från Leverantör informera bostadsrättsinnehavare om service som ska utföras av Leverantör besluta tillsammans med ordförande om utbyte av värmepanna rätt att beställa reparationer upp till 5 000 kr IT/El/TV-ansvarig I IT/El/TV-ansvarigs arbetsuppgifter ingår att vara kontaktperson i frågor som rör föreningens IT, El och TV-anläggningar åtgärda enklare problem och fel som inträffat i IT, El och TV-anläggningar beställa service av IT, El och TV-anläggningar informera styrelsen om beställd service som ska utföras rätt att beställa service upp till 5 000 kr Övriga funktioner Webbansvarig Ansvarig för framtagande av Ängsbladet Ansvarig Facebook-grupp Ansvarig för välkomnande av nya medlemmar Blomlådeansvarig Delegation Fattade delegationsbeslut redovisas på nästkommande styrelsemöte.
Möten Normalt en gång per månad Fastställande av dagordningen Val av justerare Rapport av styrelsens protokoll från föregående styrelsemöte Verksamhetsuppföljning / verksamhetsrapport o o Pågående ärenden Information från ansvariga och ledamöter Inkomna meddelanden/post/information till föreningen Ekonomisk rapport med budgetuppföljning Delegationsbeslut o o Nya medlemmar Fastighetsförändringar Andrahandsupplåtelse (vid behov) Skulder avseende årsavgifter Andra ärenden som styrelsen ska besluta om Protokoll Vid varje styrelsemöte ska protokoll föras. Protokollet ska ange: Tid och plats för mötet Närvarande styrelseledamöter och suppleanter Fattade beslut De omständigheter som ligger till grund för beslutet Resultat av eventuell omröstning Det skriftliga underlag som kan bedömas ha varit av betydelse för beslutet (bifogas protokoll)
Protokoll ska föras i nummerordning med löpande numrering, där konstituerande styrelsemöte anses vara det första styrelsemötet. Varje beslut ska anges under egen paragraf, och paragrafnumreringen ska börja på paragraf nummer ett vid varje styrelsemöte. Jäv för styrelseledamot En styrelseledamot får inte handlägga en fråga om: avtal mellan ledamoten och bostadsrättsföreningen avtal mellan föreningen och en tredje man, om ledamoten i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot bostadsrättsföreningens
Konstituerande styrelsemöte 1. Styrelsemötet öppnas 2. Val av mötesordförande 3. Val av sekreterare för mötet 4. Beslut om att godkänna upprättad dagordning 5. Val av protokolljusterare utöver styrelseledamot 6. Beslut om principer fördelning av arvode 7. Konstituering av styrelse Val av ordförande för styrelsen Val av sekreterare Val av fastighetsansvarig Val av ekonomiansvarig Val av värmepanneansvarig Val av IT/El/TV-ansvarig 8. Beslut om styrelsens arbetsordning 9. Fastställande av attestordning, innehavare av attesträtt utses 10. Beslut om tillträde till bankfack 11. Firmatecknare utses 12. Beslut om överlåtelse- och pantsättningsavgift 13. Kalendarium för styrelsemöten 14. Ansvarig utses för att snarast anmäla ändringar till Bolagsverket 15. Kallelse till styrelsemöte 16. Övrigt 17. Styrelsemötet avslutas
INFORMATION OCH TYSTNADSPLIKT Information till medlemmar Styrelsen ska i samband med varje beslut fastställa i vilken omfattning och hur föreningens medlemmar ska informeras om innehållet i beslutet. Styrelsen är skyldig att på bästa sätt hålla medlemmarna informerade om styrelsens planer och de beslut som tas i föreningen av styrelsen. En styrelseledamot ska inte till någon person utanför styrelsen yppa information som ledamoten får genom sitt styrelseuppdrag och som kan skada föreningen eller medlem i föreningen. Detta gäller inte information som är allmänt känd, och avser alltså enbart information som kan vara till skada och/eller kränkande för medlem. Detta gäller under den tid som styrelseuppdraget varar och även för tid därefter (även för suppleant). Ängsbladet Ängsbladet med information från styrelsen delas ut i mars, juni, september och december. Ansvarig utgivare är Ordförande.
Avtal (2016-08-01) Avtalspart Uppsägningstid Slutdatum Ingångna avtal Pappersavtal finns Kommentar Ekonomisk förvaltning, lägenhetsförteckning och pantsättningar SBC 6 månader 2016-12-31 Ja SBC 1 månad Löpande Ja Kravhantering vid obetald avgift SBC 3 månader Löpande Ja Hemsida på SBC (utnyttjas ej) SBC Löpande Ja Överlåtelseavgift och pantsättningsavgift Trönninge vägförening Löpande Ja Snöröjning, sopning av föreningens gator Länsförsäkringar 2017-03-31 Ja Fastighetsförsäkring samt ansvarförsäkring Varbergs Sparbank AB Löpande Ja Servicefack NT :s Gård och fastighetsservice Löpande Nej Muntligt avtal Varbergs Kommun Löpande Ja Fastighet Trönninge 7:47 (Nyttjanderätt) Varbergsortens elkraft 2017-07-31 - El Vivab Löpande - Vatten och avlopp Mediateknik 3 månader 2017-11-01 Ja Internet och TV-anläggning