Produktionsincitament för den audiovisuella branschen Godtagbara kostnader och projektuppföljning Finansieringsvillkoren: Produktionsincitament för den audiovisuella branschen 5.5.2017 Copyright Tekes
Ansvarig projektledare: Läs noggrant igenom finansieringsbeslutet och finansieringsvillkoren och eventuella särskilda villkor så att du kan agera i enlighet med dem. Gå igenom beslutet och villkoren med ekonomiförvaltningen/revisionsbyrån och skicka beslut och villkoren för kännedom också till revisorn Ge en fullmakt för rapportering och redovisning till de personer som kommer att sköta frågor om projektet i Tekes-nätservice Rådgivningstjänsten hjälper dig, tfn 029 505 5051 Anvisning för rapportering i nätservicen Sänd meddelande om godkännande av finansieringsbeslutet via Tekes nätservice. Ordna projektbokföringen genast när projektet har inletts
Projektbokföring Finansieringsmottagaren ska ordna sin bokföring så, att de kostnader som orsakas av projektet kan specificeras och deras koppling till bokföringen och kostnadsredovisningen kan verifieras. Projekthandlingarna och övrigt material som behövs för kontrollen och revisionen av projektet ska förvaras i minst tio år från den sista betalningsposten för projektet.
Allmänna redovisningsprinciper Projektets ansvariga ledare ansvarar för att kostnaderna som hänför sig till projektet är korrekta samt för rapporteringen av projektets framskridande Finansieringen betalas i allmänhet i efterhand mot mellan- och slutrapporterna Kostnaderna ska redovisas enligt respektive registrerade betalningstransaktioner Kostnaderna ska ha betalts med pengar, när de redovisas till Tekes Kostnadstaket för godtagbara kostnader i produktionen i Finland fastställs i kostnadskalkylen som bifogas till finansieringsbeslutet. Tekes kan avvisa redovisade kostnader om de saknar en klar koppling till produktionen
Rapportering i nätservicen Projektets framskridande rapporteras i Tekes nätservice. Rapporten består av delar som lämnas in som separata funktioner innehållsrapport om hur projektet framskrider kostnadsredovisning för de kostnader som hänförts till projektet såväl rapporten som redovisningen får endast skickas av den ansvarige ledaren Blanketterna finns på Tekes webbplats Instruktioner om rapportering hittar du på Tekes webbplats
Stödberättigande kostnader Nettoutgifter exklusive moms för projektet, som uppkommit under produktionstiden och som ingår i företagets bokföring Kostnader som direkt uppkommer i Finland av audiovisuella verks hela produktion, inklusive skedet som föregår produktionen och postproduktion Kostnader som uppkommer i Finland, vilka orsakas av att verken görs bättre tillgängliga till handikappade personer Godtagbara kostnader är kostnadsslag enligt formbunden kostnadsspecifikation Stöd kan endast beviljas för verksamhet som genomförs efter att stödansökan har lämnats in
Produktionskoordinatorföretag Om finansieringsmottagaren är ett utländskt företag ingår finansieringsmottagaren ett skriftligt avtal om köp av tjänster med en produktionskoordinator, som har ett finskt FO-nummer för bok över produktionskostnaderna (formbunden kostnadsspecifikation) och lämnar även in revisorns granskningsrapport Produktionskoordinatorföretaget anställer medarbetare, anlitar tjänster för finansieringsmottagaren samt betalar löner och tjänsteleverantörernas fakturor. fakturerar finansieringsmottagaren alla utbetalda löner och fakturor samt sitt eget arvode. utarbetar och upprätthåller en kostnadsspecifikation. Finansieringsmottagaren och produktionskoordinatorn avtalar sinsemellan om betalningsvillkor och betalningstidtabeller. En förutsättning för finansiering är att en kostnadsspecifikation och revisorns revisionsrapport lämnas in inom utsatt tid
Penninglöner Löner till arbetstagare som är skattskyldiga i Finland för arbete som utförs i Finland Förskottsinnehållning underkastade penninglöner till personer som deltagit i genomförande av produktion Om en ersättning som betalats för arbete utgör arbetsersättning och inte lön, ska posten redovisas under punkten Tjänster som köps Under köpta tjänster redovisas även användarrättigheter som överförs (ersättningar för visningsrätt)
Lönebikostnader En procentandel enligt kostnadskalkylen av penninglönerna för effektiv arbetstid, högst 30 procent Lönebikostnader är bl.a. socialskyddsavgifter övriga arbetskraftskostnader (t.ex. naturaförmåner, sedvanlig personalutbildning)
Upphandling När finansieringsmottagaren är en offentlig upphandlingsenhet eller om ett företag får stöd på över 50 % från Tekes och i form av annat offentligt stöd för sin upphandling, ska finansieringsmottagaren följa lagen om offentlig upphandling (1397/2016) Upphandlingen ska konkurrensutsättas som offentlig upphandling när dess totala värde exklusive moms. uppgår till 60 000 euro eller mer. (Gränsen för konkurrensutsättning av upphandling som gjorts före den 1 januari 2017 är 30 000 euro) Om en offentlig upphandlingsenhet har gjort en upphandling i strid med bestämmelserna om upphandling är upphandlingen inte en godtagbar kostnad. För ett företag kan andelen bidrag för upphandling som inte har konkurrensutsatts uppgå till högst 50 % Anbudsförfarandet ska påvisas genom att till redovisningen bifoga en kopia av den upphandlingsannons som publicerats i HILMA (hankintailmoitukset.fi) eller presentera grunderna för direkt upphandling Mer information om lagen om offentlig upphandling på Tekes webbplats
Köpta tjänster Tjänster som köps utanför företaget kan godkännas som tjänster enligt planen och faktureringen. Köp av varor och tjänster i Finland, transport- och inkvarteringskostnader Den andel av hyreskostnaderna för lokaler och utrustning som hyrts för produktion som hänför sig till produktionstiden för företag som är skattskyldiga i Finland Övriga hyresrelaterade utgifter (utgifter för förvaltning, finansiering etc.) är inte finansieringsberättigade Om dessa poster inte kan specificeras, kan högst 50 % av utgifterna som orsakas av ett hyresavtal godkännas En utgift som baserar sig på en beställning som gjorts före inledningen av projektperioden kan godkännas endast om en möjlighet till annullering av beställningen har kopplats till starten av produktionen Även arbetsersättningar redovisas under Köpta tjänster Projektets revision kan inkluderas i kostnaderna för köpta tjänster Köpta tjänster redovisas på en formbunden blankett för kostnadsspecifikation
Koncern- och intresseköp Kostnader utan täckning redovisas på samma grunder som mottagaren av finansieringsbeslutet (de allmänna villkoren för finansiering ska iakttas) Projektbokföringen ska ordnas i enlighet med de allmänna villkoren Läs mer om lönebetalningsskyldigheten i de allmänna villkoren Part i finansieringsbeslut ska betala intressebolags faktura Om säljarens (koncern-/intressebolag) faktura till summan är mindre än redovisningen, godkänns kostnaderna enligt faktura Redovisas på en formbunden blankett för kostnadsspecifikation Separat formbunden revisionsrapport av oberoende revisor över koncern-/intressebolagets kostnader som bifogas till slutrapporten för mottagaren av finansieringsbeslutet (formbunden revisionsrapportmall, http://www.tekes.fi/asiointi/lomakkeet/)
Definitionen av ett intressebolag Om minst 20 procent av det ena företagets hela aktiekapital eller motsvarande eget kapital ägs eller förvaltas, direkt eller indirekt, av det andra företaget > intresseföretag Tekes kan betrakta företagen som intresseföretag även, om ett annat företag kan använda bestämmanderätt i det andra företaget, eller på annat sätt påverka var det andra företaget gör upphandling, till exempel genom styrelsemedlemskap eller genom att personer har roller som ansvariga i företaget, familjemedlemmar, arbetstagare och/eller finansiärer. Vid redovisning av köpta tjänster inom en koncern eller från andra intressebolag Varje intresseföretag ska ha egen redovisning, som bifogas till finansieringsmottagarens redovisning
Övriga kostnader Tekes godkänner högst 20 procent övriga kostnader av summan under penninglöner och tjänster som köps I övriga kostnader ingår till exempel resekostnader, omkostnader och leverantörspremier Övriga kostnader utgör ett kalkylerat belopp och kostnaderna som ingår rapporteras inte till Tekes de behöver inte heller ingå i finansieringsmottagarens projektbokföring
Att beakta Övriga resekostnader än inkvarteringskostnader (t.ex. färdbiljetter, dagpenning, bränsle, ) ingår i de övriga kostnaderna, vilket är en kalkylmässig koefficient Realiserade inkvarteringskostnader i Finland kan redovisas separat i enlighet med en formbunden kostnadsspecifikation Anskaffningsutgifter för mobiltelefoner, datorer och annan personlig utrustning ingår i omkostnader och de inkluderas inte i inköp
Projektändringar Skriftlig ansökan om ändring inklusive motivering till Tekes i förväg De vanligaste projektändringarna: Ändringar i kostnadsslagen Ändringar av tidsplan Flyttning av rapporteringsdatum Byte av ansvarig projektledare Betydande ändringar i projektplanen Ändringar i bankkontouppgifterna Blankett för ansökan om ändring finns på Tekes webbsida http://www.tekes.fi/asiointi/lomakkeet/ Skickas till Tekes via skyddad e- postanslutninghttps://asiointi.tekes.fi/suojaposti
Avbrott och/eller återkrav av utbetalning Om uppgifterna som är nödvändiga för utbetalning inte har inlämnats eller om de är felaktiga Om finansieringen har använts i strid med finansieringsbeslutet Om grunderna för finansieringen väsentligt har förändrats Exempel: avvikelser från produktionsplanen utan tillstånd av Tekes, skatteskulder, en väsentlig försämring av den ekonomiska ställningen, förlust av det egna kapitalet i sin helhet, ansökan om företagssanering Efter att ha hört kunden har Tekes rätt att Avbryta/upphöra med utbetalning av finansiering Återkräva finansiering som betalats inklusive ränta
Projektets offentlighet och informerande om projektet Finansieringsmottagarens namn, FO-nummer, storlek, bransch, landskap, finansieringsformen, datumet för beviljandet samt beloppet av beviljad och utbetald finansiering är offentligt tillgänglig information. (Finansieringsvillkoren, punkt 1) Finansieringsmottagaren ska meddela om erhållen finansiering från Tekes vid informering om projektet eller projektresultaten. (Finansieringsvillkoren, punkt 1) Tekes-logotypen som läggs till på färdig produktion finns på sidan https://www.tekes.fi/ohjelmat-ja-palvelut/kampanjat/av-alantuotantokannustin/markkinointi/