Förhandlingsrutiner Beslutade av fullmäktige 24 nov 2012
Förhandlingsrutiner för Region Stockholm Regionens förhandlingsrutiner, målen i Agenda 2016 samt de nationella kvalitetskriterierna som beslutas av förbundsstämman vartannat år och de nationella förhandlingsriktlinjer som årligen bestäms av riksförbundet är grunden för allt förhandlingsarbete som sker inom regionen. Regionstyrelsen behandlar varje år de nationella förhandlingsriktlinjerna och antar dessa eller beslutar om en regional anpassning. Därutöver måste alla som är involverade i förhandlingsarbetet inom regionen beakta lagar och centralt tecknade avtal i förhandlingsarbetet. Det är viktigt att alla som är med i förhandlingsarbetet är väl insatta i de frågor som hanteras under förhandlingsomgångens olika skeden och har de kunskaper uppdraget kräver. Avgörande för ett framgångsrikt förhandlingsarbete är tillitsfullt samarbete mellan förhandlare och förtroendevalda. Fullmäktige 24 november 2012 Rutinerna syftar till att tillförsäkra medlemmarna möjligheten att påverka den kollektiva förhandlingsverksamheten samt att ge goda möjligheter för de förtroendevalda att delta i och påverka denna verksamhet. Utgångspunkterna för rutinerna är bestämmelserna i Hyresgästföreningens stadgar ( 6.1 6.2.2 7.1 7.2.2 och 7.5 från och med den 1 januari 2009, stämmobesluten som togs i maj 2003 och maj 2008 samt tillämpliga bestämmelser i hyresförhandlingslagen. Bearbetning pågår av de nya arvodes- och ersättningsreglerna utifrån fullmäktiges beslut. Dokumentet kommer att kompletteras.
3 Innehåll 5 10 Gemensamt för alla: Ansvar och roller 5 Region 5 Förening 6 Husombud 6 Förhandlingsrådets ansvar 6 Förhandlingsdelegationens ansvar 7 Förhandlingar med kommunägda bolag/stiftelser i Stockholms stad 9 Förhandlingsdelegationens sammansättning 9 Liten delegation 9 Övergripande strategisk delegation 9 Förhandlingar med kommunägda bolag/stiftelser i länskommunerna 11 Förhandlingsdelegationens sammansättning 11 Liten delegation 11 Övergripande strategisk delegation 11 Förhandlingar med privatägda bolag/stiftelser och fastighetsägare 13 Förhandlingsledare 13 Förhandlingsråd 13 Arbetsutskott 13 Förhandlingsråd i länsförening 14 Privat delegation i Stockholms stad 14 Liten delegation 14 15 Förhandlingsöverenskommelser 14 Privata förhandlingar som omfattas av egna privata förhandlingsdelegationer 15 Privat förhandlingsdelegation 15 Privata förhandlingsdelegationens sammansättning 15 Uppgifter och sammanträden 15 Liten delegation 16 Förhandlingsöverenskommelser 16
4 Regionövergripande delegation för privata fastighetsbolag/stiftelser 16
5 Gemensamt för alla: Ansvar och roller Region Hyresgästföreningen har avtal om förhandlingsordning för en stor majoritet av hyresfastigheterna i regionen. Dessa förhandlingsordningar tecknas på regionnivå. Förhandlingsordningen reglerar rättigheter och skyldigheter för båda parter. Om dessa inte uppfylls kan skadeståndsanspråk komma i fråga. Regionfullmäktige och regionstyrelse ansvarar därför för all förhandlingsverksamhet inom regionen och underlagen för dessa. Regionstyrelsen har ansvar för att samordna det praktiska förhandlingsarbetet. Regionfullmäktige ska fastställa förhandlingsrutiner. I regionens budget avsätts medel för att garantera att de föreskrifter för handläggning av förhandlingar och medlemskommunikation som fastställts av förbundsstämman, iakttas. Regionstyrelsen har det yttersta ansvaret för att hyressättningsarbetet genomförs på ett professionellt och systematiskt sätt med utgångspunkt från hyresgästernas värderingar. Regionkontoret ansvarar för utbildningsprogram för förhandlingsdelegationer, förhandlingsråd och husombud. Regionkontoret ansvarar för utbildningen av förtroendevalda med uppdrag i förhandlingsdelegationer och förhandlingsråd samt husombud. Regionkontoret ansvarar även för kostnader för att genomföra dessa. Regionkontoret ansvarar för kommunikationen med medlemmarna i enlighet med fastställda kvalitetskriterier. Avgörande för ett framgångsrikt förhandlingsarbete är ett tillits- och respektfullt samarbete mellan anställd förhandlare och förtroendevalda före, under och efter en förhandling. Förtroendevalda har ansvar för att vara väl insatta i ämnet och delta i de utbildningar som regionen genomför. Delegationen och förhandlingsråd träffas före förhandlingsomgången för att diskutera mål, strategier och för att få förståelse för det arbete som ska genomföras samt för att lära känna varandra. Mot bakgrund av ovanstående ges regionkontoret fullmakt att leda förhandlingsarbetet och utse förhandlingsledare. Av denna anledning finns en särskild ansvarsförsäkring tecknad som omfattar all personal. Anställd förhandlare leder förhandlingen utifrån de riksgemensamma förhandlingsriktlinjerna och eventuella regionala tillägg som har fastställts av regionstyrelsen samt med kunskap om gällande lagstiftning, avtal, kvalitetskriterier och rutiner.
6 Förening Hyresgästföreningens årsmöte väljer förhandlingsdelegater och förhandlingsrådsledamöter samt husombud inom sitt föreningsområde. Årsmötet kan även delegera till föreningsstyrelsen att löpande under året utse delegater, ledamöter och husombud. Förhandlingsdelegationer, råd och husombud ska, förutom förhandlingsledare och regionstyrelsens eller föreningsstyrelsens ledamot, enbart bestå av ledamöter som vid valtillfället bor i det bolag/stiftelse och fastigheter förhandlingsordningen omfattar/man förhandlar med. Hyresgästföreningen ska hålla sig informerad om de förhandlingar som bedrivs och ska, när så bedöms lämpligt, agera i form av skrivelser, uppvaktningar eller liknande. I Stockholm samordnar och ansvarar den strategiska övergripande delegationen för detta. Hyresgästföreningens styrelse har ett ansvar för att hyressättningsarbetet genomförs på ett professionellt och systematiskt sätt med utgångspunkt från hyresgästernas värderingar och enligt de förhandlingsriktlinjer som fastställts av regionstyrelsen. Husombud Husombuden är en viktig tillgång i de privata förhandlingarna. Även i de kommunala fastighetsbolagen kan man välja husombud som representant om en lokal hyresgästförening inte finns i området. Husombuden väljs varje år på föreningarnas årsmöten. Medlemmarna i berörd fastighet bör informeras om valet. Husombudets uppgift är: 1. att förse anställd förhandlare och förhandlingsråd med lokal information om fastighetens status, hur förvaltningen sköts 2. att bistå förhandlare och förhandlingsråd/delegationer med den information som behövs för att bedöma om fastigheten ska prioriteras framför andra. 3. Vid prioriterade förhandlingar ska husombudet vara delaktigt i förhandlingsarbetet. 4. Husombuden ska vara delaktiga i förhandlingsarbetet i någon mån även vid icke prioriterade förhandling. Förhandlingsrådets ansvar Förhandlingsrådets uppgift är 1. att, tillsammans med regionkontorets förhandlingsansvarig, följa hyresutvecklingen. 2. att samråda med förhandlaren, och fastställa vilka fastighetsägare/bolag avtal kan slutas med enligt följsamhet med ramavtal tecknat med fastighetsägarna på orten. 3. att samråda med förhandlaren, och fastställa vilka fastigheter/bolag som ska prioriteras för särskild granskning.
7 4. att se till att medlemmarna, som är berörda av prioriterad förhandling, kan bli representerade vid dessa hyresförhandlingar genom ett husombud. Där husombud saknas kan förhandlingsrådet biträda istället. Krävs avgränsning av resursskäl har regionstyrelsen ytterst beslutanderätt. 5. att se till att medlemmarna som är berörda av förhandling, blir representerade vid de hyresförhandlingar där regionen inte kan träffa överenskommelse om följsamhet enligt ramavtal tecknat med Fastighetsägarna på orten. 6. att vara huvudman för husombuden. 7. att föra en dialog mellan förhandlare och förhandlingsråd/husombud vilket ger husombuden en tydlig roll i förhandlingsarbetet. Rådets arbetsutskott ansvarar för att samordna förhandlingsrådets arbete. Rådet sammanträder före de generella hyresförhandlingarna. Efter hyresförhandlingarna sammanträder rådet för att summera förhandlingsomgången. Sammanträde med rådet kan därutöver hållas, när behov föreligger. Överenskommelse i prioriterad förhandling I en prioriterad förhandling har husombudet en särskilt viktig roll att informera om hur förvaltningen av fastigheten sköts vilket stärker kunskapen vid dessa förhandlingar. Om förhandlingsråd och/eller förhandlare så önskar bör husombud medverka vid dessa förhandlingar. Där husombud saknas kan förhandlingsrådet biträda i stället. Förhandlingsöverenskommelser undertecknas av förhandlaren. Tvist och tvistlösning Om meningsskiljaktighet uppstår ska förhandlingsrådets arbetsutskott bistå i lösning av tvist. Om förhandlaren och förhandlingsrådet inte kan enas, övergår ansvaret till regionstyrelsen. Förhandlingsdelegationens ansvar Förhandlingsdelegationens uppgift är: 1. att fatta beslut om inriktning, utifrån de förhandlingsriktlinjer som har fastställts av regionstyrelsen. 2. att fatta beslut om överenskommelser om slutlig hyra i enlighet med hyreslagens bestämmelser. 3. att vara rådgivande för den lilla delegationen. 4. att ta ansvar för hyresstrukturen på orten, som i sin tur ska ligga till grund för tillämpningen av bruksvärdesregeln, utifrån inriktningsbeslut i regionstyrelsen. 5. att fatta beslut om övriga överenskommelser som tecknas av parterna.
8 Delegationen informeras om förutsättningar för de aktuella förhandlingarna före och under förhandlingarna och sammanträder för att besluta om förhandlingsöverenskommelsen. Sammanträde med delegationen kan därutöver hållas, när behov finns. Det är viktigt att alla ledamöter är väl insatta i ämnet och har en för uppdraget lämplig förhandlingsutbildning. En liten delegation ansvarar för genomförandet av förhandlingsarbetet liksom eventuellt påkallande av förhandling utifrån förbundets, regionstyrelsens och förhandlingsdelegationens inriktningsbeslut. Anställd förhandlare ansvarar för att ta fram de underlag som behövs i den enskilda förhandlingen och ansvarar även för att hyreslista för fastigheten är tillgänglig för de förtroendevalda som deltar i förhandlingen. Förhandlingsöverenskommelser Förhandlingsdelegationen fattar beslut om att en förhandlingsöverenskommelse ska träffas med motparten. Ordföranden i delegationen och förhandlingsledaren undertecknar överenskommelsen. Tvist och tvistlösningar Om förhandlingsöverenskommelse inte kan träffas, ansvarar regionstyrelsen för ärendets fortsatta handläggning i central tvistlösningskommitté. I det fall ärendets fortsatta handläggning sker i hyresnämnden, övergår ärendet från hyresförhandlingslagen till hyreslagen. Det kollektiva förhandlingsärendet övergår då till att bli enskilda ärenden. Ärendena handläggs av regionkontoret för de medlemmar som lämnar fullmakt till detta.
9 Förhandlingar med kommunägda bolag/stiftelser i Stockholms stad Förhandlingsdelegationens sammansättning Till de olika förhandlingsdelegationerna väljer Hyresgästföreningens årsmöte ledamöter som har nominerats av de lokala hyresgästföreningarna eller av enskilda medlemmar. Inom varje kommunägt fastighetsbolag/stiftelse, kan verksam lokal hyresgästförening nominera en ledamot till förhandlingsdelegationen. Regionstyrelsen utser en ledamot till var och en av förhandlingsdelegationerna. Förhandlingsdelegationen väljer inom sig en ordförande. När delegationen kallas till sitt första sammanträde bör en valberedning utses som förbereder val av liten delegation och av ordförande. Förhandlingsdelegationen utser inom sig en liten delegation med uppgift att förhandla med motparten. Liten delegation Den lilla delegationen utgör arbetsutskott för förhandlingsdelegationen och ansvarar för samordning av delegationens arbete. Förhandlingsdelegationen utser två ledamöter till den lilla delegationen, varav den ena är delegationens ordförande. Dessa ledamöter måste bo i det aktuella bostadsföretagets fastighetsbestånd. Dessutom ingår den ledamot som har utsetts av regionstyrelsen till förhandlingsdelegationen. Ordförande och förhandlingsledare ska även ingå i den övergripande strategiska delegationen och ansvara för att den hålls informerad under förhandlingens gång. Övergripande strategisk delegation Förhandlingsverksamheten i Stockholms stad bedrivs över föreningsgränserna och därför krävs erfarenhetsutbyte, samordning och gemensamma bostadspolitiska aktioner. Detta sker genom den övergripande strategiska delegationen. Delegationen består av ordföranden och förhandlingsledaren från respektive förhandlingsdelegation. Därutöver ingår två representanter från den privata delegationen och en ledamot från regionstyrelsen. Delegationens uppgift är: 1. att fatta beslut om inriktning utifrån de förhandlingsdirektiv som har fastställts av regionstyrelsen.
10 2. att, utifrån inriktningsbeslut i region- och föreningsstyrelser, ta ansvar för hyresstrukturen i Stockholm stad, som ligger till grund för tillämpningen av bruksvärdesregeln. Delegationen hålls informerad om förutsättningar för de aktuella förhandlingarna före och under förhandlingarna.
11 Förhandlingar med kommunägda bolag/stiftelser i länskommunerna Förhandlingsdelegationens sammansättning Hyresgästföreningens årsmöte väljer en förhandlingsdelegation för varje större fastighetsbolag/stiftelse, som ska besluta om en förhandlingsöverenskommelse med motparten. Ledamöter nomineras till föreningarnas årsmöte av de lokala hyresgästföreningarna och enskilda medlemmar. Hyresgästföreningens styrelse kan utse en eller två ledamöter. I delegationen ingår även den förhandlingsledare som regionkontoret har utsett. Förhandlingsdelegationen väljer inom sig en ordförande. När delegationen kallas till sitt första sammanträde bör en valberedning utses som förbereder val av liten delegation och val av ordförande. Förhandlingsdelegationen utser inom sig en liten delegation med uppgift att förhandla med motparten. Delegationen kan adjungera en ledamot, med yttranderätt, som utses av föreningens förhandlingsråd. Liten delegation Den lilla delegationen utgör arbetsutskott för förhandlingsdelegationen och ansvarar för samordning av delegationens arbete. I den lilla delegationen, som kan bestå av upp till fem ledamöter, ska förhandlingsdelegationens ordförande och utsedd förhandlingsledare ingå. Därutöver ska en av de ledamöter som har utsetts av föreningsstyrelsen ingå. Utöver dessa kan ytterligare två ledamöter, som utses av förhandlingsdelegationen, ingå. Ordförande och förhandlingsledare ska även ingå i övergripande strategisk delegation, om sådan finns, och ansvara för att den hålls informerad under förhandlingens gång. Övergripande strategisk delegation Varje länsförening kan också inrätta en övergripande strategisk delegation. Detta är inte minst viktigt i hyresgästföreningar som täcker flera kommuner, med flera företagsvisa förhandlingsdelegationer. Delegationen består av ordföranden och förhandlingsledaren från respektive förhandlingsdelegation från såväl privata som kommunägda bolag/stiftelser, en ledamot från föreningsstyrelsen och en ledamot från förhandlingsrådet.
12 Delegationen hålls informerad om förutsättningar för de aktuella företagsvisa förhandlingarna före och under förhandlingarna. Delegationens uppgift är: 1. att fatta beslut om inriktning utifrån de förhandlingsdirektiv som har fastställts av regionstyrelsen. 2. att, utifrån inriktningsbeslut i region- och föreningsstyrelser, ta ansvar för hyresstrukturen i föreningsområdet, som ligger till grund för tillämpningen av bruksvärdesregeln.
13 Förhandlingar med privatägda bolag/stiftelser och fastighetsägare Förhandlingsledare Regionens anställda förhandlare fungerar som förhandlingsledare för de företagsvisa förhandlingarna. Förhandlingsledaren genomför alla förhandlingar och har mandat att teckna överenskommelse för de fastigheter som inte är prioriterade för särskild granskning. Förhandlingsråd Inom varje föreningsområde som omfattas av privata förhandlingar ska ett förhandlingsråd inrättas. Förhandlingsrådets sammansättning Föreningens årsmöte väljer förhandlingsråd. Förhandlingsrådet väljer inom sig en ordförande. Arbetsutskott Arbetsutskott kan bestå av upp till fem ledamöter där förhandlingsrådets ordförande och förhandlingsledaren ska ingå. Därutöver ska en av de ledamöter som har utsetts av föreningsstyrelsens ingå och vara sammankallande för förhandlingsrådet. Utöver dessa kan ytterligare två ledamöter, som valts till förhandlingsrådet, ingå i arbetsutskottet.
14 Förhandlingsråd i länsförening Förhandlingsråden i länsföreningarna har även uppdraget att vara privat delegation gentemot Fastighetsägarna på orten för att teckna ramavtal som inte berör eller omfattar andra föreningar. Om föreningen beslutar att bilda en övergripande strategisk delegation ska en ledamot från förhandlingsrådet ingå i denna. Privat delegation i Stockholms stad I Stockholms stad utses en privat delegation. Delegationen består av ordinarie ledamöter och ersättare som väljs på föreningarnas årsmöten. Delegaterna utses från varje förening i proportion till antalet hyresrätter i det privata beståndet inom respektive föreningsområde. Max tio anställda förhandlare (utan rösträtt) samt en representant från regionstyrelsen ingår. Den privata delegationens uppgift är: att teckna ramavtal med Fastighetsägarna på orten om exempelvis den årliga hyresförändringen samt upprustning. Delegationen väljer inom sig en ordförande. När delegationen kallas till sitt första sammanträde bör en valberedning utses som förbereder val av liten delegation och val av ordförande. Liten delegation Den privata delegationen utser inom sig en liten delegation med uppgift att förhandla gentemot motparten. Den privata delegationen utser tre ledamöter till den lilla delegationen varav en är delegationens ordförande. Dessutom ingår den anställda förhandlaren som är förhandlingsledare. Den lilla delegationen utgör arbetsutskott för den privata delegationen och ansvarar för samordning av delegationens arbete. Ordförande och förhandlingsledare ska även ingå i den övergripande strategiska delegationen för Stockholms stad och ansvara för att den hålls informerad under förhandlingens gång. Förhandlingsöverenskommelser Den privata delegationen fattar beslut om att en förhandlingsöverenskommelse ska träffas med motparten. Ordföranden i den privata delegationen och förhandlingsledaren undertecknar förhandlingsöverenskommelsen.
15 Privata förhandlingar som omfattas av egna privata förhandlingsdelegationer Privat förhandlingsdelegation Hyresgästföreningens årsmöte kan välja en förhandlingsdelegation för varje större privat fastighetsbolag/stiftelse inom det egna föreningsområdet. De befintliga lokala hyresgästföreningarna inom bolaget/stiftelsen har rätt att nominera en ledamot i förhandlingsdelegationen. Hyresgästföreningen fastställer antalet ledamöter och suppleanter samt utser dessa. För föreningarna i Stockholms stad utser varje föreningsstyrelse en representant som tillsammans med en representant från varje berörd lokal hyresgästförening utgör den privata förhandlingsdelegationen för det privata bolaget/stiftelsen. Privata förhandlingsdelegationens sammansättning Ledamöterna nomineras av den lokala Hyresgästföreningen. Hyresgästföreningens styrelse utser en eller två ledamöter till förhandlingsdelegationen. Dessutom ingår den anställde förhandlaren. Förhandlingsdelegationen väljer inom sig en ordförande. När delegationen kallas till sitt första sammanträde bör en valberedning utses som förbereder val av liten delegation och val av ordförande. Uppgifter och sammanträden Förhandlingsdelegationens uppgift är: 1. att fatta beslut om inriktning utifrån de förhandlingsdirektiv som fastställts av regionstyrelsen (utom i de fall en regionövergripande delegation finns). 2. att fatta beslut om förhandlingsöverenskommelser. 3. att vara rådgivande för den lilla delegationen. Delegationen sammanträder före hyresförhandlingar. Efter hyresförhandlingarna sammanträder delegationen för att besluta om förhandlingsöverenskommelsen. Sammanträde med delegationen kan därutöver hållas när behov föreligger. Förhandlingsdelegationen är representerad i föreningens förhandlingsråd. Rekrytering av ledamöter till delegationen ska ske på så sätt att medlemmarna blir representerade på ett bra sätt. Ledamöterna tar ansvar för hyresstrukturen på orten genom att förhandla fram ramavtal, som ska ligga till grund för tillämpningen av bruksvärdesregeln.
16 Liten delegation Förhandlingsdelegationen utser inom sig en liten delegation med uppgift att förhandla med motparten. Förhandlingsdelegationen utser två ledamöter till den lilla delegationen varav den ena är förhandlingsdelegationens ordförande. Dessutom ingår de ledamöter som har utsetts av Hyresgästföreningens styrelse. Den anställde förhandlaren är förhandlingsledare. Den lilla delegationen utgör arbetsutskott för förhandlingsdelegationen och ansvarar för samordning av delegationens arbete. Ordförande och förhandlingsledare ska även ingå i den övergripande strategiska delegationen om sådan finns och ansvarar för att den hålls informerad under förhandlingens gång. Förhandlingsöverenskommelser Förhandlingsdelegationen fattar beslut om att en förhandlingsöverenskommelse ska träffas med motparten. Ordföranden i delegationen och förhandlingsledaren undertecknar förhandlingsöverenskommelsen. Regionövergripande delegation för privata fastighetsbolag/stiftelser För att underlätta förhandlingsdelegationernas förhandlingar gentemot de större privata fastighetsägarna som har fastigheter i flera föreningsområden med ett sammanlagt lägenhetsantal på fler än 1000 lägenheter, bör de berörda delegationerna bilda en regionövergripande delegation. Regionstyrelsen har i uppdrag att se till att den regionövergripande delegationen för privata fastighetsbolag/stiftelser bildas. Delegationens roll blir: 1. att ta fram en gemensam strategi gentemot motparten för att skapa en starkare position i förhandlingsarbetet. 2. att fatta beslut om inriktning utifrån de förhandlingsdirektiv som fastställts av regionstyrelsen. Själva förhandlingarna genomförs inom respektive kommun, eftersom de kommunala förutsättningarna i regel skiljer sig åt. Delegationen består av en ledamot från respektive förhandlingsdelegation samt den/de förhandlingsledare som är berörda. Alla som har ifrågavarande hyresvärd inom sitt förhandlingsområde bör vara företrädda. Om det i föreningsområdet inte finns en förhandlingsdelegation för hyresvärden ska förhandlingsrådet utse en ledamot.