Ett år i föreningen Det finns i en förening några områden som återkommer varje år. Ett sätt att planera arbetet i föreningen är att se vilka uppgifter de är och när de behöver göras. Här hittar du några av de uppgifter som finns med under ett år. Titta gärna på dem och fyll på med julmarknader, studentfester, scoutinvigningar och annat som återkommer hos er varje år. - Styrelsemöten - Årsmöte - Distriktårsmöte - equmenias riksstämma - Medlemsadministration - Verksamhetsrapport (skicka in statistik) - Terminsstart - Ledarstöd - Besök från equmenia - Medverka i gudstjänst - Insamlingar Styrelsemöten Det är styrelsen som leder arbete i föreningen under året. De är ledarnas ledare och har en enormt viktig uppgift. Förutom de praktiska frågor som många förknippar med styrelsearbete så har styrelsen den stora uppgiften att hålla drömmar och visioner i minnet så att föreningen håller sig på rätt kurs. Tips Be alla i styrelsen skriva på en lapp vad de menar att styrelsens uppgift är. Ha sedan ett samtal utifrån detta om huruvida ni drar åt samma håll och åt vilket håll ni egentligen vill gå. Årsmöte Alla medlemmar i föreningen kan inte vara med på varje styrelsemöte, därför håller man en gång per år ett årsmöte dit alla medlemmar är kallade för att man tillsammans ska diskutera året som gått och året som kommer. Årsmöte håller man alltså för att man tror att alla medlemmar, stora som små, har något viktigt att säga om föreningen man tillhör.
Planering av årsmötet För att ett årsmöte ska gå rätt till är det viktigt att hålla koll på föreningens stadgar. Där står när årsmötet ska hållas, när man senast måste bjuda in alla medlemmar till mötet, när motioner, dvs förslag, ska vara inlämnade och vilka frågor som ska tas upp på årsmötet. Att fundera på: Vilka brukar komma på ert årsmöte? Finns det andra som ni skulle vilja kom och bidrog med sina tankar? Vilken tid, plats, gäst eller aktivitet kopplad till årsmötet skulle göra att de ville komma? Presidium de som leder årsmötet Presidiet är de som har en särskild funktion i årsmötet, dvs ordföranden, vice ordföranden och sekreteraren. Deras uppgifter är samma som finns vid ett vanligt styrelsesammanträde, men eftersom det nu är många fler som ska ha chansen att säga vad de tänker, så är det bra att det är rutinerad person som håller ihop samlingen. Vad som ingår i ett årsmöte Här kan du läsa en beskrivning av några av de frågor som alltid finns med på föreningens årsmöte. Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen berättar vad som har hänt i föreningen under året. Ofta skrivs den av ledarna för de olika grupper som finns i föreningen och är en hjälp att se att man gör det man tillsammans bestämt att föreningen ska göra. Styrelsen skriver också om sitt arbete under året, vilka som suttit i styrelsen och hur många medlemmar man haft i föreningen under året. Revision På varje årsmöte utses minst en revisor två revisorer som ska revidera föreningens förvaltning. Det betyder att revisorerna är lite som domare i en match som ska kontrollera att allt går rätt till. Revisorerna går igenom den ekonomiska sammanställningen, bokföringen, och läser igenom styrelsens protokoll och kontrollera att man gjort det man beslutat att göra. Revisorn kontrollerar dessutom medlemsstatistiken så att föreningen får bidrag för rätt antal medlemmar. Om revisorerna upptäcker att något inte stämmer så kan de berätta det på årsmötet. Allt detta ligger till grund för det som kallas ansvarsfrihet för styrelsen.
Ansvarsfrihet Alla i styrelsen är tillsammans ansvariga för det som händer i föreningen, både ekonomin och verksamheten. Om revisorerna kommer fram till att styrelsen har skött föreningen på ett bra sätt så föreslår de i sin revisionsberättelse att årsmötet ska bevilja styrelsen ansvarsfrihet för året som gått. Om styrelsen beviljas ansvarsfrihet betyder det att hela föreningen tar ansvar för det som varit. Man kan då inte i efterhand beskylla en ordförande eller en kassör för något som hänt under verksamhetsåret. Motioner/förslag Inför ett årsmöte har alla medlemmar rätt att skriva ett förslag. Det kallas då en motion. Det handlar egentligen inte om några regler, utan om tron att alla har erfarenheter och kunskaper och därför är värda att lyssna på. I föreningens stadgar står det hur långt innan årsmötet motionen måste lämnas in så att den hinner komma med på dagordningen så att alla hinner fundera igenom förslaget. Vad händer med handlingarna? De som har varit ordförande och kassör under året som gått har ansvar för att alla protokoll lämnas över till efterträdarna och ser också till att underskrivna original förvaras på ett säkert ställe. Årsmöteshandlingarna och bokförningen ska sparas i 10 år. Listorna på vilka medlemmar man haft ska sparas i 5 år. Regionala samlingar Inom gemensam framtid finns det olika regioner. Regionerna kan anordna läger, utbildningar och på andra sätt samla ledare och deltagare i ett område. Inom MKU och SBUF fungerar det inte på samma sätt med distrikt. Om din förening tillhör ett distrikt så är det en viktig gemenskap att delta i och påverka. Equmenias riksstämma Varje vår håller equmenia sin riksstämma, sitt årsmöte. Det fungerar precis som föreningens årsmöte men är mycket större eftersom det kommer ombud från hela Sverige. Riksstämman håller på under några dagar varje vår och förutom förhandlingar hinner man med gudstjänster, att träffa nya vänner och att utrusta och uppmuntra varandra i de uppgifter man har hemma i sin lokala förening. Till riksstämman ska alla motioner vara inne senast tre månader innan stämman börjar för att alla ska hinna tänka igenom frågorna som kommer upp. Dessa trycks i riksstämmohandlingar som skickas ut till föreningarna senast en månad före riksstämman.
Tips Finns det någon fråga som du tycker att equmenia borde prata mer om eller något vi skulle behöva göra? Du har säkert helt rätt. Skriv ner dina tankar i en motion och skicka in den till riksstämman. Verksamhetsrapportering I januari varje år skickar ska alla equmenias föreningar skicka in en verksamhetsrapport på en särskild blankett. I den rapporten står bland annat hur många medlemmar man varit under året och vilka grupper man haft. På equmenias kansli samlas sedan rapporterna från equmenias alla föreningar ihop och blir till en stor statistik som skickas in till en myndighet som kallas ungdomsstyrelsen. När det är gjort får equmenia och därmed också alla föreningar en stor summa pengar. Ju fler medlemmar vi är desto större blir det bidrag vi får att använda utifrån vad riksstämman har beslutat att equmenia skall göra under året. Tips Ge en enkel instruktion till alla ledare så att de vet hur man blir medlem i er förening och varför det är viktigt att vara det. Om er förening är ansluten till Repet så får alla deltagare mellan 15-25 år tidningen IKON 1931 gratis hem i brevlådan! Terminsstart I föreningen finns ofta flera olika grupper. Det kan då vara klokt att sätta en speciell vecka som är terminsstart. Då blir det tydligt för alla när de olika grupperna börjar. Någon vecka innan terminsstarten kan det vara bra att samla alla ledare och dela ut information och be för terminen som kommer. Ledarstöd Ledarna i föreningen har en oerhört viktig uppgift och behöver all uppmuntran och allt stöd de kan få. Styrelsen i föreningen har ansvar för ledarstödet och det kan bestå både i att bjuda in till utbildningar för ledare och att ordna fester för dem som tack för deras insatser. Styrelsen kan också se till att det finns tid att i församlingen be för alla ledare. Att fundera på Vad skulle era ledare behöva just nu av uppskattning och utbildning?
Besök från equmenia Finns det någon fråga ni i föreningen brottas med eller är det så att ni skulle vilja ha nya idéer runt hur man skulle kunna jobba med söndagsskolan eller musiken? Kanske passar det att någon gång under året bjuda in någon från equmenias kansli som får komma och uppmuntra och utmana er. Kontakta equmenias kansli för att boka in ett möte. Medverka i gudstjänst Även om församlingen och barn- och ungdomsföreningen är två olika organisationer så hör de ihop som höger och vänster hand. Hur vill ni finnas med i församlingens gudstjänster under året? Insamlingar Att ge åt de som behöver är självklart i tanken, men något som vi behöver lära oss i praktiken. Lär era barn och unga att dela med sig till andra genom att driva insamlingar under terminerna. Om man arbetar så kan man behöva en tydlig start för insamlingen och ett tydligt slut där det visar sig hur mycket man samlat in. Går insamlingen till något projekt långt borta så visa bilder. Går pengarna till något projekt nära, så åk dit och hälsa på!