GÖTEBORGS UNIVERSITET Biblioteksnämnden Preliminär ÄRENDELISTA 2004-10-04 Sammanträdesdatum: 2004-10-12 Sammanträdestid: Kl 12.30-16 Lokal: Jonsereds herrgård 12.30 Lunch 14.00 Sammanträde 1. Mötets öppnande samt utseende av justeringsperson 2. Föregående sammanträdes protokoll (bifogas) 3. Godkännande av ärendelistan 4. Budgetförutsättningar för 2005 (bifogas) 5. Förslag till nytt måldokument för UB (bifogas) 6. Revidering av UB:s föreskrifter (bifogas) 7. Biblioteket i nya Pedagogen - diskussion 8. Anmälningar a) UB:s ekonomi 2004: (halvårsbokslut bifogas och bokslutskommentarer för tredje kvartalet distribueras vid sammanträdet) b) GU-bibliografi och e-publicering c) Förhandling om avtal om samgående mellan Kliniska biblioteket vid Sahlgrenska universitetssjukhuset och UB d) Ny enhetschef för Ekonomiska biblioteket e) UB - ansvarsbibliotek för samhällsvetenskaperna f) Öppettider g) Förseningsavgifter för kursböcker 9. Ev. övriga anmälningar 10. Ev. övriga ärenden Ledamöter som är förhindrade att delta i sammanträdet ombedes att snarast kontakta UB:s sekretariat tel 773 17 39; datorpost library@ub.gu.se; fax 16 37 97)
Praktiska ting Jag skickade ut ett mail om att man skulle anmäla sig om man skulle vara med på lunchen och har fått in en del anmälningar. Om ni till äventyrs inte anmält och vill äta lunch, kan ni väl med det snaraste höra av er till mig (mats.cavallin@ub.gu.se). Transport till Jonsereds herrgård Tåg från Göteborgs Central 11.47 och kommer fram strax före kl 12 och tar sig en liten promenad upp till herrgården. Tågen går varje timma kl.17 och.47 och resan tar 11 minuter. I rusningstrafik går de tätare. Hela tidtabellen för återfärden ser du här http://www.vasttrafik.se/timetables/1187fe8d-34c3-4990-a91a-b871ed69fab8.pdf Bil - se vägbeskrivning: http://www.konfoservice.adm.gu.se/jonsered/ Om någon önskar biltransport från Centralbiblioteket vid Näckrosdammen kontakta oss senast torsdag så kan vi ordna med samåkningsarrangemang. Välkomna!
GÖTJ3BORGA UNIVERSITET Biblioteksnäinnden PROTOKOLL Nr 11 7 Narvarande ledamöter: Närvarande personalrepresentanter med närvaro- och yttranderätt: B.-O. Bosti-örn (ordf.) M. Asplurid Carlsson KJFN) P. Breriner (ITIT, t.o.m. 4) C. Dahlgren (MFN, v. ordf.) S.-Å. Lindgren (SFN) T. Olsson (suppl. f. L Branegård, I-IFN) J.E. Nordstrand (UR) A.S. Sandelius (NFN) P.-A. Tjiider (KFN).f. West in (stud. repr. ) P. Örtenblad (SEKO) M. Bergius (OFR-S) Särskilt kallade: Frånvarmde: B. Brown (UB) M. Ladenvall ([JB) M. Lindquist (UB, t.0.m. del av 3 4) A. Olsson (UU) W. Brantgärde (UB) I,. Branegård (HFN) A. Bigsten (HHFN) P. Crarn6r (suppl., HHFN) F. Nowotny (stud.repr) A. Nilsson (VFN) Ärende Beslut Mötets öppnaride samt utseende av justeringsy erson Sven-&e Lindgren utses att jämte ordföranden justera dagens protokoll. $2 Piiregående sammanträdes protokoll Protokollet läggs till handlingarna. $3 Godk Bi inande av Grendelist an. Nämnden beslutar att godkänna den Yireslagria iirendelistan.
GÖTCBORGS UNIVERSITET Biblioteksnämnden PROTOKOLL 20&04-29 Nr Il7 2 Ärende Beslut 49 Förslag till budgetfraliiställan for 2005 (bilaga 1) Överbibliotekarien föredrar ärendet. Diskuteras Biblioteksnämnden beslutar att godkänna förslaget med förbehållet att avsnitt 8.4 tas bort. Ytterligare smärre förändringar görs i enlighet med de vid sammanträdet förda diskussionerna. 5 Förslag till nya taxor för kopiering (bilaga 2) $6 Biblioteksnämnden beslutar att godkänna förslaget. Remissyttrande över utredningen "KB - ett nav i kunskapssamhället" (SOU 2003: 129) Jon Erik Nordstrand går igenom utredningens Antecknas. huvuddrag. Ett förslag till yttrande bereds inom UB och översänds till Rektor. 97 Biblioteksnärnndens sammanträdestider för HT 2004 Biblioteksnämnden beslutar att följande sammanträdestider gäller fbr HT 2004: 2004-1 O- 12 EM 2004-1 1-17 EM Anmälningar 8: 1 LJB:s ekonomi 2004: uppföljning 1 :a kvartalet (bilaga 3) Jon Erik Nordstrand koinnienterar uppföljningen. Antecknas.
PROTOKOLL 2 O O4-2 9 I" NI 1 I7 3 Ärende Beslut 8:2 G U - b i b 1 i o gra fi och e -p u b 1 i ceri tig. Mats Cavallin informerar om det påbörjade proj ek tet. Antecknas. 8:3 Samordning mellan Kliniska biblioteket vid Sahlgrenska universitetssjukhuset och biomedicinska biblioteket Agneta Olsson redogör för samordningsprojektet och for sitt uppdrag att utvärdera Nordiska hälsovårdshögskolans bibliotek. Antecknas. 8:4 UR:s service for synskadade och dyslektiker Jon Erik Nordstrand meddelar att det nu finns fyra stationer for synskadade och dyslektiker vid UB:s olika bibliotek. Antecknas. Anställning av två förste bibliotekarier Jori Erik Nordstrand infonnerar om arbetet med att anställa två förste bibliotekarier vid Centralbiblioteket. Antecknas.
G6TkBUKC;S CNIVEKSITET Biblisteltsnämiiden PROTOKOLI Nr I 5 7 2.00 3-04-29 4 Ärende 9 Bibliotekssituationen i Hagaområdet och den iiya Pedagogen Sven Åke Lindgren tar upp frågan om den samlade bi blio tekssi tuat ionen i Hagaområdet och den nya Pedagogen. Han föreslår att detta tas upp på rektors- och dekannivå. Beslut Biblioteksnämnden stöder detta förslag. Mats Cavallin Sekreterare Jus teras : <,
GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK Overbibliotekarien 04 1 O06 Utgångspunkter för budgetarbetet vid UB Tilldelningen till UB enligt universitetsstyrelsens beslut för 2004 var 140684 tkr. Beräkningarna av kostnaderna för att bedriva en i huvudsak oförändrad verksamhet till kostnadsnivån 2005 gav en kostnad för 2005 om 145759 tkr. Föredragningspromemorian till universitetsstyrelsen kan sägas acceptera dessa beräkningar men föreslog därutöver ett sparbeting om 3,6 mkr. Så blev styrelsens beslut, vilket gav en tilldelning om 142 158 tkr. Eftersom UB beräknat löneökningarna enligt anvisningarna till 1,5 %, medan dessa enligt de de aktuella budgetanvisningarna skall beräknas till 3,2%, kan man beräkna skillnaden mellan tilldelning och kostnad för oförändrad ambitionsnivå till 4,5 mkr. UB måste alltså rationalisera ahernativt minska sin verksamhet med 4,5 mkr. Ett annat angreppssätt är att utgå från att ökningen av tilldelningen till UB nominellt är 1475 tkr. Denna ökning skall då bära den tekniska omläggningen av redovisningen av UB:s kapitalkostnader om 1690 tkr. Detta innebär att UB:s anslag i realiteten minskas med 215 tkr. Till detta kommer en omläggning av betalningsmodellerna för elektroniska tidskrifter vilket innebär att Nat.faks ersättning till Chalmers minskar med ca 600 tkr medan UB får en ökad kostnad om ca 239 tkr. Sammantaget innebär detta i realiteten att UB har ett sänkt anslag om ca 450 tkr, oräknat förändringarna av kostnadsläget. UB:s strategi med en minskad tilldelning Att minska verksamheten med 4,5 mkr på mycket kort tid ger besvärliga konsekvenser. För att fördela åtgärderna över flera år har istället ett antal åtgärder vidtagits, som kommer att generera ett överskott om ca 1,5 mkr under innevarande år. Detta överskott får då utgöra ingående balans till 2005, och därmed reduceras sparbehovet det året till 3,O mkr. Detta leder till att UB år 2006 måste minska verksamheten med ytterligare 1,5 mkr G 0 T E B O R G S U N IV E R S IT ET S B I B LI O T EK o Besöksadress Renströmsgaran 4 Postadress Box 222, 405 30 Göteborg 7e103 i -773 1760, Mobil: 070-573 1760 Fax 031-773 44 1 1 E-post Jon.Erik.Nordstrand@ub.gu.se Webbplats: www.ub.gu.se sidan 1 av2
Besparingarna görs alltså på följande sätt, där jag för enkelhetens skull bortser från existerande balanser 2004 2005 2006 Minskning av verksamheten, Rationaliseringar, intäktshöjningar mot föregående år 1,5 mkr 1,5 mkr ytterligare 1,5 mkr ytterligare Utgående balans vid årets slut 1,5 mkr 0 mkr 0 mkr Redan vidtagna åtgärder 0 0 Praktiskt taget inga nyanställningar eller återbesättningar vid pensionsavgångar Öppethållande till M 20 mot tidigare 21. KTB berörs dock inte. Detta sänker kostnaderna för vaktbolag och minskar uttaget av komptid Ökad uppmärksamhet på telefon, porto och datanätskostnader Införande av förseningsavgifter Åtgärder under 2005 och 2006 De förändringar som gjorts under 2004 är så stora att det är svårt att helt se de ekonomiska konsekvenserna av dem. Emellertid är det min bedömning att det går att nå det uppsatta målet om att år 2005 spara ytterligare 1,5 mkr mot utfallet 2004, dvs 3,5 mkr mot budget för 2004. Man kan dock inte utesluta att det kan bli nödvändigt med uppsägningar utöver den avgång som sker genom pensioneringar etc. Med dessa besparingar, som kommer att innebära att UB inte längre har några vikarier anställda, uttömmer UB de möjligheter som finns att minska verksamheten genom naturlig avgång. Om universitetsstyrelsen väljer att ge UB ytterligare sparbeting kommer det att bli nödvändigt att säga upp personal inom UB. Under 2006 skall UB flytta Pedagogiska biblioteket till Nya Pedagogen. Det finns då inga möjligheter att öka UBs hyreskostnader utan att det går direkt ut över medieförvärvet eller antalet anställda. Biblioteksnämndens kommande arbete Vid sammanträdet den 17 november skall nämnden fastställa bibliotekets budget inför 2005. Vid det sammanträdet kommer effekterna av den då föreslagna budgeten att redovisas.
GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK MÅLDOKUMENT 1(5) 2004-10-12 MÅL FÖR VERKSAMHETEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK Dokumentets syfte UB:s föreskrifter fastställs av universitetets styrelse och biblioteksnämnden. Som stöd för att föreskrivna uppgifter skall kunna fullgöras fastläggs här ett antal mål för verksamheten. Detta måldokument har fastställts av universitetets biblioteksnämnd och utarbetats och diskuterats inom organisationen. Måldokumentet skall användas i den löpande verksamhetens planerings- och kvalitetsarbete och vara styrande i målarbetet på lokal nivå. De centrala och lokala måldokumenten skall kunna användas i utvärderingar av biblioteket. Det är viktigt att all personal är medveten om och låter sig styras av innehållet i dessa målformuleringar och har dem som allmän utgångspunkt i det dagliga arbetet. Medvetenheten om att vårt bibliotek finns till för våra användare skall prägla allt vårt arbete. I enskilda svåra valsituationer är det därför viktigare att följa bibliotekets allmänna policy än dess detaljregler.
GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK MÅLDOKUMENT 2 2004-10-12 Övergripande mål Informationsförmedling Mötesplats Kompetens Biblioteket fullgör sitt uppdrag "att betjäna och främja vetenskaplig forskning och utveckling, undervisning och högre studier" (Ur UB:s föreskrifter) genom att förvärva och förmedla information och dokument i tryckt och elektronisk form. Universitetsbiblioteket skall vara en kreativ fysisk och virtuell mötesplats i universitetsmiljön. Som en av universitetets viktigaste gemensamma resurser skall biblioteket tillgodose sina användares mångfacetterade behov av service. Biblioteket är en del av den kunskapsintensiva universitetsmiljön och det är särskilt viktigt att personalen upprätthåller en god ämnes- och yrkeskompetens som svarar mot universitetets behov. Allmänna mål Målgrupper All verksamhet vid biblioteket skall styras av medvetenhet om bibliotekets primära målgrupper: forskare, doktorander, lärare, studerande och distansstuderande vid Göteborgs universitet. Funktionshindrade användare skall ha tillgång till bibliotekets tjänster. Som en del i det omgivande samhället skall vi fortlöpande samverka med det nationella och internationella biblioteksnätverket och också betjäna regionala intressenter som allmänhet, företag, gymnasiestuderande m.m. Bibliotekets olika verksamheter skall ses som en samlad resurs, och drivas och utvecklas med ett helhetsperspektiv där användarens behov står i centrum. God service Del av universitetet Studiemiljö Våra användare skall ges en kvalitativt god service oavsett om de använder bibliotekets tjänster på plats i biblioteket eller via UB:s webb. Ett pedagogiskt och välkomnande förhållningssätt skall gälla i mötet med våra användare. Vi skall vara en levande del av universitetets dagliga verksamhet, arbeta i dialog med universitetets institutioner och ha en god kännedom om forsknings- och utbildningsinriktningen inom våra ansvarsområden. En inspirerande studiemiljö, som är både välkomnande och ändamålsenlig skall möta våra användare. Lokaler och utrustning skall vara väl utrustade och underhållna för informationsutnyttjande och ge ett gott stöd för studier och forskning.
GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK MÅLDOKUMENT 3 2004-10-12 Marknadsföring Effektivitet Teknik Som bibliotek vid ett av de stora universiteten i Europa skall vi göra våra tjänster kända inom och utanför universitet. Detta innebär bl a att vi skall sprida information om biblioteket och hela dess serviceutbud till alla potentiella användare inom universitetet, aktivt delta i debatter om aktuella biblioteksfrågor samt medverka i bibliotekskonferenser och seminarier inom och utom landet. Biblioteksverksamheten skall vara kostnadseffektiv och kontinuerligt eftersträva effektivisering i alla sina arbetsprocesser. Användarnas behov skall styra val och användning av bibliotekets tekniska hjälpmedel. Vi skall fortlöpande utveckla våra tjänster utifrån de förändrade tekniska möjligheterna för vetenskaplig kommunikation och utbildningsverksamhet. Samlingar Bibliotekets samlingar, som huvudsakligen består av tryckta publikationer och fria eller licensierade elektroniska publikationer, skall innehålla material som är relevant för verksamheten vid Göteborgs universitet. Detta innebär att vi skall förvärva litteratur med kunskap om universitetets aktuella behov, kunna göra rimliga bedömningar av framtida behov och också väga in regionala och nationella aspekter. Förvärv Allt material som införlivas med samlingarna skall, oavsett förvärvssätt, ha varit utsatt för en saklig bedömning. Med förvärv menas inte bara inköp, plikt, gåva och byte utan också införlivande av fria elektroniska dokument i bibliotekets register. Förvärv kan även innefatta temporärt införlivande (licensierade elektroniska resurser och fjärrlån). Vård av samlingar Samlingarna behöver regelbundet ses över. Målet är att samlingarna skall vara rätt inriktade och utnyttjade snarare än maximalt stora. Samlingarna skall vårdas och bevaras så att de också kan användas i framtiden och bibliotekets kulturbärande roll upprätthålls. Detta gäller även elektroniska medier så att de kan användas även om de skapats med teknik som blivit föråldrad.
GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK MÅLDOKUMENT 4 2004-10-12 Informationsförmedling Lätt att använda Lokaler och webb Tillgänglig personal Det skall vara lätt att använda bibliotekets lokaler, samlingar och webbsidor. Effektiv skyltning, tydlig uppställning av litteraturen, användarvänliga söksystem och enkla rutiner skall ge användaren goda möjligheter att på egen hand kunna utnyttja bibliotekets resurser. På motsvarande sätt skall bibliotekets webb vara uppdaterad, välstrukturerad och självinstruerande. Vi skall vara tillgängliga för våra användare oavsett om vi kontaktas genom besök, telefon, e-post etc. Så mycket som möjligt av bibliotekets tjänster skall kunna användas utanför bibliotekets fysiska lokaler. Leverans och registrering Dokumentleverans Registrering Bibliotekets viktigaste basservice är att ge användarna tillgång till samlingarna genom lån och elektronisk leverans. Som en allmän regel gäller att tillgänglighetsaspekten skall prioriteras framför bevarandeaspekten. Vi skall katalogisera, indexera och klassificera med utgångspunkt från användarnas behov. Snabb tillgänglighet skall prioriteras framför krav på fullständighet. Registreringsarbetet skall förbereda för en enkel och tydlig samsökning i olika typer av resurser. Referensarbete Kunskap om hjälpmedel Sökprocessen Vi skall inom universitetet ta ansvar för att upprätthålla och förmedla kunskap om tryckta och datorbaserade sökverktyg såsom referensverk, bibliografiska hjälpmedel, databaser, fulltextsystem, och internet med dess fria dokument och nätbaserade söktjänster. Vi skall i informations- och referensarbetet kunna göra professionella bedömningar av användarnas informationsbehov. Användarna skall ges hjälp till självhjälp för att på egen hand kunna utföra avancerade informationssökningar. I arbetet med informationssökning skall vi efter förmåga hjälpa till att sovra efter kvalitetssynpunkter.
GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK MÅLDOKUMENT 5 2004-10-12 Undervisning Pedagogisk resurs Ge informationskompetens Vi skall vara en effektiv pedagogisk resurs för universitetet och verka för ett ökat samarbete i de kurser som universitetet ger. Biblioteket skall erbjuda undervisning för att öka informationskompetensen hos universitetets lärare och studenter. Vi skall ta på oss ett fortlöpande ansvar för att uppdatera våra användare i de snabba tekniska förändringarna inom den vetenskapliga kommunikationen. På detta sätt skall biblioteket vara en viktig part för att universitetet skall kunna uppfylla Högskolelagens krav att grundutbildningen skall ge studenten förmåga att söka och värdera kunskap på vetenskaplig nivå. En god arbetsplats Biblioteket skall vara en attraktiv och stimulerande arbetsplats. Arbetsklimat Arbetsmiljö Kommunikationsklimat Kompetensutveckling Vi har alla ett gemensamt ansvar för att skapa ett positivt arbetsklimat. Vi skall utveckla en organisationskultur, som bygger på förtroende för varandra, och på så sätt skapa utrymme för egna initiativ och eget ansvar. Kontinuerlig uppföljning av den fysiska och psykiska arbetsmiljön skall göras. Vi skall arbeta för att reducera sjukfrånvaro och arbetsskador. Kommunikationen inom biblioteket skall alltid präglas av ömsesidig öppenhet och tydlighet. Varje anställd bör uppmuntras att genom utbildning, arbetsrotation och flexibla karriärmöjligheter utveckla sin kompetens och vidga sina arbetsområden.
GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK Överbibliotekarien P.6 Översyn av föreskrifter för Göteborgs universitetsbibliotek Universitetsbibliotekets föreskrifter fastställs av rektor. Föreskrifterna bör revideras. De innehåller stadganden om bibliotekets uppdrag, om formerna för dess ledning såväl som ordningsregler för låntagarna. Mot bakgrund av arbetet med bibliotekets måldokument kan man argumentera för att föreskrifterna bör ges en moderna form och eventuellt delas i flera dokument. Jag föreslår att Biblioteksnämnden uppdrar år överbibliotekarien att, efter samråd med nämndens ledamöter, utarbeta förslag till nya föreskrifter. Förslaget presenteras vid nämndens första sammanträde år 2005. GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK. Besöksadress Rensrrömsgaran 4 Postadress Box 222, 405 30 Göteborg Tel 031-773 1760, Mobil; 070-573 1760 Fau 031-77344 11 E-post Jon.Erik.Nordsrrand@ub.gu.se Webbplats: www.ub.gu.se sidan 1 av 1
GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK 2000-03-08 A 4 2768/90 Biblioteksnämnden Föreskrifter för Göteborgs universitetsbibliotek fastställda 1980-10-24 med ändringar 1990-06-01, 1990-08-28, 1992-05-12, 1992-09-29, 1993--05-27, 1999-09-08 och 2000-03-08 Uppgifter 1 Göteborgs universitetsbibliotek har till uppgift att betjäna och främja vetenskaplig forskning och utveckling, undervisning och högre studier. I första hand skall därvid universitetets behov tillgodoses. Universitetsbiblioteket skall ha en central och enhetlig ledning. Universitetsbiblioteket skall också svara för en effektiv samverkan med institutionsbiblioteken, varvid de olika litteratursamlingarna bör betraktas som en enhet. Universitetsbiblioteket är med vissa inskränkningar mottagare av pliktexemplar av svenska skrifter (SFS 1993:1392 med ändringar SFS 1995:252, SFS 1995:1224 och SFS 1998:1103). Beträffande bevarandet av sådana pliktexemplar finns särskilda föreskrifter, fastställda av universitetets styrelse. I fråga om tillhandahållande av material ur sina samlingar har universitetsbiblioteket speciella förpliktelser mot bibliotek i Västra Götalands och Värmlands län. Universitetsbiblioteket utgör slutligen en del av landets samlade biblioteksresurser, det nationella sambiblioteket, med ansvar både som givande och som tagande part (högskoleförordningen 3 kap. 10, SFS 1993:100, samt Bibliotekslagen, SFS 1996:1596). Organisation 2 Universitetsbiblioteket leds under styrelsen för universitetet i Göteborg av en nämnd, biblioteksnämnden, och en föreståndare, överbibliotekarien. För biblioteksnämndens sammansättning, uppgifter och arbetsformer finns särskilda föreskrifter. Överbibliotekarien har den omedelbara ledningen av verksamheten vid biblioteket och ansvarar för bibliotekets ekonomiska förvaltning. Överbibliotekarien beslutar också i sådana frågor, som inte skall avgöras av nämnden. Beträffande delegation av beslut samt samråd inom biblioteket finns särskilda bestämmelser.
GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK 2000-03-08 A 4 2768/90 Biblioteksnämnden Universitetsbibliotekets verksamhet är fördelad på ett antal enheter enligt bifogade organisationsplan (bilaga). Samlingarnas begagnande Öppethållande 3 Göteborgs universitetsbibliotek är öppet för allmänheten på tider som meddelas genom anslag och genom information på bibliotekets webb-plats. Tillträde till biblioteket 4 Samlingar i de hyllor som är tillgängliga för allmänheten, läsesalar med referensbibliotek samt kataloger är i första hand tillgängliga för vetenskaplig forskning och högre studier. Arbetsplatser och hyllutrymmen i forskarrum eller motsvarande tilldelas enligt beslut av chefen för resp. låneavdelning. 5 För tillträde till andra lokaler än dem som avses i 4 erfordras tillstånd av enhetseller avdelningschef (motsv.). Lånebestämmelser Allmänt 6 Undantag från nedanstående lånebestämmelser beviljas av överbibliotekarien. Överbibliotekarien kan dock delegera rätten att bevilja undantag till chefen för resp. enhet eller låneavdelning. 7 Lån beviljas endast personer som fyllt 15 år. 8 Undantagna från utlåning är skrifter som konfiskerats, tagits i beslag eller omfattas av sekretesslagen. 2
GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK 2000-03-08 A 4 2768/90 Biblioteksnämnden Om det finns särskilda skäl för detta kan överbibliotekarien även i andra fall besluta att undanta visst material från utlåning. 9 Uppgift som rör enskilds lån, reservation eller annan form av beställning är sekretesskyddad enligt sekretesslagen 9 kap. 22. Läsesals- och forskarrumslån 10 Material som erhållits som läsesalslån får endast användas inom biblioteket. 11 Lån till forskarrum (motsv.) medges personer som tilldelats forskarplats. 12 Arkivalier, handskrifter och dyrbart material som lånas ut till läsesalar eller forskarrum (motsv.) skall förvaras brandsäkert när de inte används. Kontroll sker varje dag av att låntagaren återlämnat lånat material. Hemlån 13 Endast personer som fyllt 15 år och är folkbokförda i Sverige har normalt rätt till hemlån. Därutöver har utländska studenter och gästforskare rätt till hemlån under förutsättning att de kan uppvisa antagningsbevis eller dokument som styrker anknytningen till Göteborgs universitet eller annan akademisk institution i Sverige. Överbibliotekarien kan om det finns särskilda skäl för detta, besluta om undantag från dessa regler. 3
GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK 2000-03-08 A 4 2768/90 Biblioteksnämnden 14 Undantagna från hemlån är följande kategorier av material: a) referenslitteratur såsom bibliografier, ordböcker, encyklopedier, floror, gällande lagtexter samt matriklar, b) skönlitteratur på svenska i original eller översättning ingående i Centralbibliotekets samlingar, c) aktuella skolböcker samt praktiska handböcker ingående i Centralbibliotekets samlingar, såsom kokböcker och resehandböcker, d) tidningar och populärpress, e) ur bokvårdssynpunkt ömtåligt material som lösa planscher och kartor, små broschyrer eller andra verk som löper risk att skadas eller förslitas, f) publikationer tryckta före år 1900, g) nyare tidskriftsårgångar, h) grammofonskivor och andra ljudupptagningar, videoupptagningar samt publikationer i mikroformat, i) arkivalier, handskrifter, handteckningar och annat unikt material, j) oersättliga och dyrbara verk, k) okatalogiserat småtryck samt material ingående i centralbibliotekets samling Öö (pornografiska tryck, polisunderrättelser m.m.), l) vissa samlingar för vilka särskilda donationsbestämmelser e.d. gäller, samt m) i övrigt sådan litteratur som av speciella skäl måste reserveras för forskning och studier. Biblioteket förbehåller sig dessutom fri prövningsrätt av varje hemlåneframställning. Av det material, som undantagits från hemlån, finns möjlighet att beställa kopior enligt villkoren i 16 i dessa föreskrifter. 4
GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK 2000-03-08 A 4 2768/90 Biblioteksnämnden Fjärrlån 15 För fjärrlån inom Sverige gäller särskilda riktlinjer, fastställda av Sveriges allmänna biblioteksförening (SAB). För internationella lån gäller särskilda riktlinjer, fastställda av International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA). Framställning av reproduktioner 16 I den utsträckning gällande lagstiftning medger det, kan fotografier eller andra reproduktioner/kopior av bibliotekets material framställas för enskilt bruk. Biblioteket avgör ensamt om materialets art och omfång medger reproduktion och beslutar också ensamt om vilken reproduktionsmetod, som skall användas. För reproduktioner tas ut en kostnad enligt en prislista som biblioteket fastställt. Regler för lånebeställningar 17 Antalet lån per dag för en och samma beställare kan vid hård arbetsbelastning begränsas. 18 Lån för annans räkning utlämnas endast om uppdraget kan styrkas. Offentliga persondatorer 19 De offentliga persondatorerna är i första hand avsedda för studier och forskning inom Göteborgs universitet. Överbibliotekarien får besluta om begränsningar av användningen. Låntagares skyldigheter Läsesals- och forskarrumslån 20 Låntagaren får inte bortföra material, som erhållits som läsesalslån eller som lån till forskarrum (motsv.), från läsesalen/forskarrummet (motsv.). 21 Låntagaren skall varje dag återlämna material som lånats ut till läsesalar. 5
GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK 2000-03-08 A 4 2768/90 Biblioteksnämnden Kopiering 22 Låntagaren får inte själv kopiera handskrifter, tidningar i original eller annat ömtåligt material. Hemlån 23 Vid utfärdande av lånekort skall låntagaren uppvisa fullgod legitimationshandling. 24 Låntagaren skall medföra lånekort, utfärdat av Göteborgs universitetsbibliotek, vid beställning, reservation, lån och förnyelse av lån. Förlust av lånekort skall snarast anmälas till någon av universitetsbibliotekets enheter. 25 Om biblioteket begär det, är låntagaren skyldig att återlämna lånat material, även om lånetiden ännu inte har löpt ut. 26 Låntagare, som är bortrest, är ändå ansvarig för att lånat material återlämnas senast vid lånetidens utgång eller när biblioteket begär det. 27 Låntagare, som ännu efter två krav inte återlämnat inkrävt lån, beviljas inte ytterligare lån förrän det krävda materialet återlämnats till biblioteket eller ersatts enligt 29 och 30 i dessa föreskrifter. För lån med maximerad lånetid gäller indragning av lånerätten redan efter lånetidens utgång. 28 Låntagare får inte i sin tur låna ut bibliotekets material till annan person. 6
GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK 2000-03-08 A 4 2768/90 Biblioteksnämnden Ersättning vid skada på eller förlust av lånat material 29 Låntagaren skall behandla alla lån ur bibliotekets samlingar med varsamhet. Det är inte tillåtet att göra märken eller anteckningar i bibliotekets material eller på annat sätt skada detta. 30 Låntagaren skall vid lånetillfället kontrollera det utlämnade materialets skick och kräva att eventuella skador noteras av biblioteket. Låntagaren är ersättningsskyldig för varje skada enligt 29, såvida han/hon inte kan styrka att skadan uppstått före mottagandet av lånet. Låntagaren är ersättningsskyldig för alla skador på och alla förluster av lånat material, även om skadorna/förlusterna uppstått genom en olyckshändelse. Om det skadade eller förlorade är en del av ett större verk och delen inte kan anskaffas separat, är låntagaren ersättningsskyldig för hela verket. Låntagaren får inte själv ombesörja reparation av skadat material. Även om låntagaren själv låter reparera materialet kvarstår ersättningsskyldigheten. Skadat material, för vilket låntagaren lämnat ekonomisk ersättning, tillhör fortfarande biblioteket om det, enligt biblioteksledningens bedömning, inte är möjligt att anskaffa ett likvärdigt exemplar. Biblioteket svarar för anskaffning av ersättningsexemplar för förlorat material. Endast i undantagsfall kan biblioteket medge att låntagaren själv anskaffar ersättningsexemplar. 31 Låntagare som är ersättningsskyldig enligt 29 och 30 skall ersätta skadan eller förlusten med ett belopp som motsvarar återanskaffningskostnaden samt ett schablonbelopp för bibliotekets arbetskostnader. Schablonbeloppet fastställs av biblioteksnämnden. Om lånat material återlämnas efter det att faktura redan har sänts ut till låntagaren, är låntagaren ändå skyldig att erlägga det på fakturan angivna schablonbeloppet. Om biblioteket redan återanskaffat materialet är låntagaren i sådana fall också skyldig att ersätta bibliotekets kostnader för detta. 7
GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK 2000-03-08 A 4 2768/90 Biblioteksnämnden Begagnande av offentliga persondatorer 32 Besökare får endast utnyttja bibliotekets offentliga persondatorer till sådana syften som är förenliga med bibliotekets övergripande uppgift att betjäna forskning och utveckling, undervisning och högre studier. Överträdelse av föreskrifterna 33 Den som bryter mot dessa föreskrifter eller inom biblioteket i övrigt uppträder på ett sådant sätt att omgivningen störs eller verksamheten hindras och som inte rättar sig efter bibliotekstjänstemans anvisning, kan av överbibliotekarien avstängas från lånerätten och tillträde till biblioteket för viss tid. Sådant ärende kan av överbibliotekarien hänskjutas till biblioteksnämnden för beslut. Justeringar av föreskrifterna 34 De justeringar av dessa föreskrifter, som kan bli nödvändiga på grund av ändrade arbetsrutiner, ändrade lokalförhållanden eller andra liknande omständigheter, beslutas av biblioteksnämnden. Andra ändringar av föreskrifterna skall fastställas av styrelsen för universitetet. Låntagare är skyldig att följa de föreskrifter som gäller enligt biblioteksnämndens/styrelsens senaste beslut, d.v.s. också sådana ändringar som gjorts efter det att lånekortet utfärdats. Dessa föreskrifter skall anslås i för allmänheten tillgängliga lokaler inom biblioteket. 8
GOTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK Jon Erik Nordstrand 2004-08-02 Ekonomidirektör Lars Nilsson KOMMENTARER TILL EKONOMISK UPPFÖLJNING PER 2004-06-30 Ekonomiskt utfall per 2004-06-30 jämfört med 2003-06-30 Utfallet per 2004-06-30 är ett överskott om 477 tkr. Motsvarande tid föregående ar var resultatet ett underskott om 1 154 tkr. Underskottet föregående år berodde på en oförutsedd ökning av lönenivån vid UB, vilken inte var budgeterad. Motsvarande situation föreligger inte i år. För innevarande år budgeterades ett underskott om 520 tkr. Förbättringen mot budget, 1 O00 tkr, är dels en effekt av att årets löneökning gäller från 1 oktober samt att delpensionärer inte ersatts. Prognos för helår 2004 jämfört med budget 2004 Resultatet för helår 2004 prognostiseras till ett överskott om 1 100 tkr. Detta är en revidering av den prognos som lämnades per 2004-03-3 1. Jämfört med budget för 2004, underskott 520 tkr, är detta en förbättring av resultatet med 1 620 tkr. Eftersom UB för bå 2005 fått ett mycket kraftigt sparbeting, efter tekniska justeringar ett lägre krontal, har åtgärder for att klara detta sparmål redan satts in. De planerade neddragningarna for 2005 kommer delvis att ge en positiv resultatpåverkan redan 2004. Investeringar Under första halvåret 2004 har 2 589 tkr investerats. Investeringsramen för hela året är 12 O00 tkr. Vi räknar med att detta belopp i stort sett förbrukas. Inventering Inventering av anläggningstillgångarna görs en gång per år. Den senaste inventeringen var klar i början av detta år. Nästa kommer att påbörjas i slutet av året. Jon Erik Nordstrand Wivianne Brantgärde
GOTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK Astrid Igerud 2004-08-02 Maria Kantvik Gunilla Annerstedt Kommentar till halvårsbokslutet 2004-06-30 avsnitt KOMPETENSFÖRSÖRJNING Under första halvåret 2004 har två visstidsanställningar omvandlats till tillsvidareanställningar. Därutöver kan noteras att universitetsbiblioteket haft 1 O vikariatsanställning under första halvåret 2004 for personal som anvisats friår. Universitetsbiblioteket har övervägande kvinnor anställda. Den helt övervägande delen av personalen utgörs, naturligt nog, av bibliotekspersonal (biblioteksassistenter, bibliotekarier, förste bibliotekarier, biblioteksråd). Generellt är andelen visstidsanställda låg, något som är helt i enlighet med universitetsbibliotekets personalpolitik. Omsättningen av personal är, liksom tidigare, låg. Sjuktalen har ökat från föregående år och utredning om osaker till detta pågår. Hansdlingsplan for reducering av sjuktal ska därefter diskuteras. Under perioden 2004-2008 uppnår 27 anställda 65 års ålder. Fördelningen på de enskilda åren i perioden är förhållandevis jämn. I och med pensionsavgångarna ges möjlighet att, om så bedöms lämpligt, genomföra förändringar i personal- och kompetensstruktur. Svårigheter att rekrytera nyexaminerad bibliotekspersonal föreligger inte och förutses inte uppkomma under överskådlig tid medan sökande till chefsbefattningar inom universitetsbiblioteket är få till antalet. Betydande arbete kommer att få läggas på tillsättningar på chefsnivå framöver. Jon Erik Nordstrand Överbibliotekarie