Spectrum möte 11-12.2.2013, Sturegatan 2a, Helsingfors Allmänna tankar och diskussioner Varför har ert land valt att översätta en viss del av Spectrum? Finland Översätter Appendix 1 - Detta vad Finlands muséer behöver just nu, i och med projektet. I vårt arbete är det mer intressant för oss att översätta appendixen. Arbetsgruppen som arbetat med helhetsarkitekturen har gjort egna processbeskrivningar, kopplade till samlingshanteringsprocesserna. Arbetet fortsätter när det blir aktuellt att uppdatera helhetsarkitekturen. Norge Översätter Procedures - Började med att välja 3-4 museer som ville testa spectrum, och dessa ville ha en översättning för att kunna inleda testningen. Därför valdes denna del att översättas. Men delarna hänger mycket nära ihop, och därför är det svårt att inte behandla allt. - Minst intressant anser Norge att är minimum-delen, för att den är så obefintlig. Sverige några länsmuséer har arbetat med att översätta fältnamn i samband med implementeringen av Collective Access, men i nuläget översätts ingenting - Sverige jobbar mot att övergå till en gemensam standard, men kommer inte att ha ett gemensamt katalogiseringsystem på mycket länge. I Sverige i dag utgår allt från systemet. Det idela vore att sätta press på leverantörerna att uppfylla Spectrumkraven till samma nivå, men så är inte läget i dag. Försöker få museerna att övergå till gemensamma katalogiseringssystem. Senast 2015 ska Digisam föra fram en strategi om digitalisering och målsättningen och föra fram dessa till ledande personer. Ser Spectrum som en av stöttepelarna i detta. Hur fortsätter vi med översättningen? - Finland kommer att översätta appendixen, först till finska, sedan till svenska. Ber sedan om kommentarer från de andra länderna. Digisam vill gärna delta i arbetet med översättningen.
Norge testa de översatta procedures i utvalda muséer. Kulturrådet reser sedan runt och gör uppförjning. Norge planerar även att senare hålla en nationell prövning, eventuellt nästa år. Men då måste man ha kunnat utföra testerna ordentligt och ha fått feedback. Och om man väljer att implementera Spectrum måste Norge tillverka ett liknande helhets arkitekturdokument som Finland har gjort. En svensk översättningen är även intressant för Norge (undvika dubbelt arbete och dra nytta av Norges kunskaper från att ha översatt dokumentet till norska.) Vissa delar är lättare att översätta, och andra kräver stort arbete och gemensamma diskussioner för att kunna implementeras på alla nordiska länderna. Collections Trust - Norge tycker det skulle vara mycket intressant att ha Alex Dawson och Nick Poole att komma över och tillsammans med de nordiska länderna bilda ett forum för Spectrum. Idén understödes. Ett forum skulle ge en mycket bra grund för fortsatt samarbete och bättre data för alla. - Hur ska vi kunna fortsätta samarbete och få London och Collection trust förstå vad vi gör, att vi vill förbättra det, och inte så att de tror att vi försöker göra om deras fina arbete? - Digisam har fått svar av Nick som lovar erbjuda hjälp, Alex ska även skicka mer bakgrundsinformation. De har även erbjudit sig att komma över en dag och hjälpa utforska Spectrum. Nordiskt Spectrum samarbete - Sverige ordförande i Nordiska Rådet detta år. Detta ska bli en startpunkt för att nordiskt samarbete vi har mycket gemensamt när det gäller tankesätt och historia, och bör hitta de punkter där vi kunde samarbeta bättre för ett gemensamt mål. Vilka är alltså de frågor vi kunde ha nytta av att samarbeta kring? Här hör spectrum diskussionen nära ihop med detta nordiska samarbete. Nu när vi har en dialog med Nordiska rådet kunde vi kanske begära understöd för ett samarbete ett Nordisk thinktank med resultat och inte bara diskussion. Finns möjligheter till detta nätverk, bra att ha i åtanke. Alla ense om att de nordiska länderna har intressanta saker på gång som kan hjälpa de andra länderna, prosesserna, metoderna osv. Vad fungerar vad fungerar inte? Lära av varandra.
Anmärkning om att Danmark måste tillfrågas. De besitter även mycket erfarenheter som absolut kunde dra nytta av. Kontaktpersonerna är Ingela Chef Holmberg (SVE) Leena Furu (FIN) Bård Bie Larsen (NOR) Henrik Jarl Hansen (DK) Svagheter vad talar emot Spectrum/ Övriga orosmoln? Inga legala eller formella problem borde finnas med Spectrum - Vad saknas i Spectrum? Förberedelserna inför preserveringen hur ofta ska katalogerna preserveras, vad ska preserveras? Detta saknas i nuläget. - Hur kommer Collections trust att följa upp detta? Vad händer med kärnprodukten om de inte finns om ex. 4 år? Är det möjligt att själv utveckla och vidareimplementera? SVAR: Om företaget inte skulle finnas skulle någon fortsätta, eftersom Spectrum används av 7000 muséer och har funnits i över 20 år. Man kan utgå från att någon ny utvecklare skulle uppstå i någon form. Dessutom svårt att säga var i själva står om 5-10 år. Faktum är att museerna behöver ett system oavsett. Styrka att vi jobbar tillsammans i norden om Collections trust inte skulle finnas. Spectrum ska vara grunden för att kunna bygga vidare, inte något vi måste kassera om 10 år för att det känns föråldrat. - Förändringarna i Spectrum, kan dessa ställa till med problem?: SVAR: Förändringar sker för att museerna behöver dem och för att deras arbete förändras. Förändringar sker även oftast till det bättre. Förändas inte bara på detaljnivå, utan det tillkommer också moduler och liknande. - Hur kan vi lägga till något i standarden om vi behöver det? SVAR: Diskussioner med Collectors trust för att se om det behövs tillägg, men det är inte lätt att få tag på Alex och Nick om man vill diskutera. Detta kan ses som problematiskt. Men normalt ska det ske genom diskussion. Men Spectrum behöver inte vara svaret på alla frågor, man kan även hitta andra bitar som man behöver på annat håll. Ska inte vara för strikt, utan ska kunna töjas.
- Vad sker när länderna börjar anpassa Spectrum till sina egna behov, och vem som ska upprätthålla och hålla spectrum up to date med de senaste versionerna? SVAR: Därför måste man bara radera det man inte behöver, och inte anpassa för mycket. Spectrum är inte så stikt, utan kan anpassas enligt användare, problemet uppstår när man söker understöd och inte uppfyller alla kriterier som krävs för att man gjort omstruktureringar pga. lagen eller liknande. - Kvaliten på metadata är låg i Finland och även i Sverige höjs det röster om dessa. Men i LIDO finns nu möjlighet att ha mer avancerade data, men då behövs spectrum. Även i LIDO kan man tala om mycket enkla eller mycket omfattande data. Tekniken är inte det avgörande utan ska användas som ett meningdsfullt sätt att presentera vårt kulturarv. Databaserna har i dag byggts av folk som är intresserade av teknik, och specialisterna arbetar inte i systemet. Detta är mycket problematiskt. - Hur ska vi få muséerna att använda Spectrum? SVAR: Finland och Sverige kan inte tvinga någon. Måste gå genom undervisning, workshops, och kanske till och med via systemleverantörerna. Vi måste även göra jobbet så bra att man gärna vill använda Spectrum. Måste implementeras. Att tvinga på folk systemet fungderade inte i Belgien, och därför kan vi inte göra på samma sätt här. Vi måste presentera detta som ett attraktivt alternativ och ta in museerna i ett tidigt skede och göra dem en del av processen och skapa avareness den vägen. Och museerna ber om hjälp, denna vägen visa att vi hör er och har en lösning. Men vi ska hålla i åtanke att det är en sak att be om hjälp och en sak att faktiskt ta de givna verktygen i bruk. Fortsättningen: Vad behövs: o En projektplan och tidtabell roadmap o En arbetsgrupp med representanter från alla länder som håller kontakten via t.ex. SKYPE fram till nästa möte o Emailinglista med alla som deltog i mötet o Sida där vi samlar allt material från mötet o De nordiska länderna borde ha en gemensam strategi, dokument för implementering. o Exempel från större, helheter och institutioner som använder detta. Men samtidigt viktigt att visa att små museer, trots mindre resurser och personal, klarar av detta och upplever att de själva får ut mycket av det. o Kontakt med två museer som genomgått detta för några år använt sedanreferenser från ex. britterna eller skottland för att se hur det faktiskt fungerar i museerna. Någon som det länge, och inte bara försöker
implementera och få det att fungera. Ta i beaktan att folk kan använda spectrum utan att veta om att de gör det. Våra gemensamma mål: - Norge står för nästa gemesamma Spectrum möte som hålls i september 2013 (kring 15.). Hit erbjuds även Nick Poole, och danska representanter. - Vi har bestämt att bilda en arbetsgrupp, med uppgift att föreslå common roadmap och vad denna ska innehålla denna kommenterar sedan gruppen. Generell plan, inte gå för långt och snabbt in i detaljerna. Denna är klar när vi träffas i september. Alla deltagarländer ser över sina projekttidtabeller för att se vilka tider som gemensamt passar för oss så vi kan sätta upp realistiska mål till roadmappen. - Finansieringen se på olika alternativ Nordiska rådet, kan de stödja oss? ex. resekostnader, kostnader relaterade till roadmapen, Digisam kan ta upp detta eftersom de redan har en dialog med NR. - Översättningen Finland och Sverige finns organ som arbetar med detta och kunde understöda denna. Borde undersökas innan september. Sverige tycker tidtabellen 2014 låter bra. - Ministerrådet i Sverige understöder nätverk, kunde de stödja våra möten? - Målsättningen är nu att översätta hela spectrum till svenska. Alla delar, därför att de så nära är kopplade till varandra och alla parter har intresse av både processbeskrivningarna och appendixen i Spectrum - Finland skapar en wiki för fortsatt samarbete. Men vill gärna att någon annan tar ansvar för översättningen eftersom finska projektet tar slut. Ett sätt skulle vara att hitta en expert på svenska sidan som kunde översätta, och hitta finansiering för att denna person kunde jobba. Finland kan i detta skede inte bredda sitt projekt, men en översättning till svenska är en del av projektet. - Finland och Sverige bestämmer tillsammans hur detta samarbete ska se ut och fortsätta på bästa sätt.