Förfrågningsunderlag

Äldreomsorgskontoret 2010-03-29 Förfrågningsunderlag - hemtjänst genom kundval i Södertälje kommun Kravspecifikation FÖRSLAG

1 Kravspecifikation...3 1.1 Grundläggande krav på uppdraget...3 1.1.1 Utgångspunkt för hemtjänst i Södertälje kommun...3 1.2 Verksamhetens innehåll...3 1.2.1 Fördjupad beskrivning av vissa insatser inom hemtjänst...4 1.2.2 Rutiner vid nyckelhantering och privata medel...5 1.3 Begränsningar...6 1.4 Personal och krav på kompetens...6 1.4.1 Tillgänglighet...6 1.4.2 Kompetens och erfarenhet hos verksamhetschef...6 1.4.3 Personal, omfattning, utbildning med mera...7 1.5 Underleverantörer...8 1.6 Kvalitet...8 1.6.1 Ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2006:11)...8 1.6.2 Fördjupad beskrivning av vissa områden inom det systematiska kvalitetsarbetet...9 1.7 Dokumentation...9 1.8 Samverkan...9 1.9 Uppföljning...9 1.10 Information och marknadsföring...11 1.11 Informationsmöten...11 1.12 Krav vid utförandet av vård och omsorg i ordinärt boende...11 1.12.1 Basala hygienrutiner...11 1.12.2 Hälso- och sjukvård...12 1.12.3 Rehabilitering...12 1.12.4 Tekniska hjälpmedel...12 1.13 IT och IT-system...12 1.14 Genomförandeplan...12 1.15 Förvaring av dokumentation efter avslutad insats...12 1.16 Överlämnande av dokumentation vid byte av leverantör...13 1.17 Beställning, bekräftelse och byte av leverantör...13 1.17.1 Informationsskyldighet om förändring av biståndsbehov inklusive tidsbedömning...13 1.17.2 Telefax...13 1.17.3 Byte av leverantör...13 1.18 Leverantörens möjligheter att erbjuda tilläggstjänster...14 1.19 Ersättning till leverantör...14 1.19.1 Beställd och utförd tid...14 1.19.2 Rapportering och avvikelser...15 1.19.3 Elektroniska rutiner...15 1.20 Brukarens avgift...15 1. 21 Krisberedskap...16 2

1 Kravspecifikation Med uppdragsbeskrivning (kravspecifikation) avses krav och omfattning på den tjänst som Södertälje kommun upphandlar. 1.1 Grundläggande krav på uppdraget Verksamheten skall utföras i enlighet med de lagar, föreskrifter och riktlinjer som följer av socialtjänstlagen, sekretesslagen, hälso- och sjukvårdslagen, diskrimineringslagen, arbetsmiljölagstiftning, meddelarfrihet och övriga vid varje tillfälle tillämpliga lagar. Verksamheten skall även bedrivas i enlighet med Socialstyrelsens gällande föreskrifter och allmänna råd. 1.1.1 Utgångspunkt för hemtjänst i Södertälje kommun Leverantören skall ha ingående kännedom om omvårdnad, omsorg och service. Vidare skall leverantören vara väl insatt i de styrdokument som gäller för verksamheten, till exempel gällande lagar, äldreomsorgsnämndens och social- och omsorgsnämndens mål, policies, riktlinjer och de instruktioner och rutiner som gäller vid utförande av hemtjänst i Södertälje kommun. Se bilagor samt www.sodertalje.se. 1.2 Verksamhetens innehåll Leverantören skall kunna utföra samtliga hemtjänstinsatser inklusive larmutryckning och larmåtgärder i ordinärt boende mellan klockan 07.00 och 22.00 under årets alla dagar. De insatser som ryms inom begreppet hemtjänst syftar till att underlätta den dagliga livsföringen i den egna bostaden och därigenom underlätta kvarboende. Utförarkontor skall finnas där verksamheten utgår ifrån och där bland annat dokumentation sker och där nycklar till de enskilda brukarna förvaras. Leverantören ansvarar för att Beställaren har aktuella uppgifter om utförarkontoret som leverantören använder sig av för uppdraget. Insatserna ges i form av: Serviceinsatser Personlig omvårdnad Trygghetslarm Ledsagning Avlösning i hemmet Matdistribution 3

1.2.1 Fördjupad beskrivning av vissa insatser inom hemtjänst Service Praktisk hjälp med hemmets skötsel (ex. städ, disk, tvätt) Inköp Post bankärenden Tillredning av måltider Distribution av färdiglagad mat Promenadstöd Personlig omvårdnad (för att tillgodose fysiska, psykiska och sociala behov) Äta, dricka Klä sig Förflytta sig Sköta personlig hygien Insatser för att bryta isolering Känna trygghet och säkerhet i hemmet Telefontjänst Tillsyn Städning Exempel på städning som kan ingå i den beräknade tiden: dammsugning, avtorkning av golv, diskbänk, kylskåp, kakel i kök och badrum. Brukaren tillhandahåller funktionsduglig städutrustning. Leverantören kan efter brukarens godkännande använda egna städredskap eller städprodukter utan tillkommande kostnad för brukaren. Mat och måltidssituationen Det dagliga behovet av mat tillgodoses genom matdistribution. Maten skall hanteras på ett livsmedelshygieniskt säkert sätt. Brukarens behov kan även tillgodoses genom enklare tillredning av mat, såsom kokning av gröt, förberedelse av potatiskokning, värmning av färdiglagade rätter etc. I måltidsinsatsen ingår vid behov dukning och diskning. Kommunen anlitar Bergviks produktionskök. I de fall köket inte levererar matlådor till brukaren, skall detta ombesörjas av leverantören. Trygghetslarm Trygghetslarmen i Södertälje kommun går till larmcentral, som efter kontakt med brukaren, vidarebefordrar uppdragen till leverantören. För brukare med trygghetslarm och akut hjälpbehov (exempelvis vid fallolycka, plötslig sjukdom) skall omedelbar kontakt tas med brukaren för lämplig åtgärd. Beställaren svarar för brukarens larmutrustning. Leverantören har inga kostnader för service och underhåll av trygghetslarm hos den enskilde. Leverantören skall vara brukaren behjälplig med att 4

utföra provlarmning en gång per månad och att anmäla problem med trygghetslarm till larmcentralen. Larmcentralen svarar för teknik, installation, service, och uppkoppling av trygghetslarm hos brukare till larmcentral. Leverantören skall stå för utryckning och åtgärder med anledning av larm mellan klockan 07.00 och 22.00 under årets alla dagar. Leverantören skall vara på plats hos brukaren inom 30 minuter efter besvarande av larm från larmcentralen. Kommunens nattpatrull ansvarar för utryckning och åtgärder med anledning av larm mellan klockan 22.00 och 07.00 under årets alla dagar. Leverantören skall följa de rutiner som beställaren har upprättat för hur överrapportering mellan leverantören och kommunens nattpatrull ska ske. Se bilaga Trygghetslarm Rutiner, daterad 2007-11-27 Kontaktmannaskap Leverantören skall för brukaren utse en kontaktman inom den ordinarie personalgruppen inom 14 dagar från att insatserna har påbörjats. Om brukaren inte är nöjd med sin kontaktman skall det finnas möjlighet att byta till en annan kontaktman. Telefontjänst Telefontjänst är en trygghetsskapande insats som innebär att hemtjänsten genom telefonsamtal skall kontakta brukare i enlighet med biståndsbeslut. Tillsyn Tillsyn är en trygghetsskapande punktinsats. Vid tillsyn kan brukaren exempelvis få hjälp med hygien/toalettbesök eller få något att dricka. 1.2.2 Rutiner vid nyckelhantering och privata medel Nyckel- och portkodshantering Leverantören skall ha säkra rutiner för hantering av brukarens nycklar och portkoder. Det skall finnas tydliga rutiner för utlämning och återlämning av nycklar med signering. Förlust av nycklar skall omedelbart redovisas till brukare. Leverantören är ersättningsskyldig för borttappade nycklar/låsbyte. Tillverkning av nycklar för att leverantör skall kunna utföra beviljade insatser betalas av brukaren. Beställaren rekommenderar loggningsbara nyckelskåp. 5

Hantering av privata medel Hanteringen av privata medel sköts i normala fall av brukaren eller dennes närstående/god man. I de undantagsfall som privata medel hanteras av leverantören i samband med inköp, post och bankärenden etc. skall rutiner för detta finnas. 1.3 Begränsningar Leverantören medges inga kapacitetsbegränsningar i sitt åtagande och inte heller några geografiska begränsningar. 1.4 Personal och krav på kompetens Leverantören skall i sin egenskap av arbetsgivare anställa och ansvara för personalen med beaktande av gällande lagar och föreskrifter. För den dagliga driften och ledningen skall en verksamhetschef utses. Leverantören får inte vidta åtgärder som kan förväntas medföra åsidosättande av lagar eller annars strida mot vad som allmänt är godtaget inom arbetsgivarens ansvarsområde. Anlitar leverantören underleverantörer skall leverantören av denne avkräva samma utfästelse. 1.4.1 Tillgänglighet Verksamhetschefen eller dennes ersättare skall vara tillgänglig mellan kl. 07.00 och 16:30 alla helgfria vardagar. Utsedd ansvarig skall vara tillgänglig övriga tider enligt uppdragets krav. Vid frånvaro, som semester eller liknande, skall leverantören informera kommunen om ersättare. Vid längre frånvaro skall ersättare tillsättas utifrån samma kompetenskrav som gäller för ordinarie verksamhetschef. 1.4.2 Kompetens och erfarenhet hos verksamhetschef Verksamhetschef skall ha: Erfarenhet av arbetsledning Dokumenterad relevant utbildning eller minst 36 månaders praktisk erfarenhet av heltidsarbete inom omsorgsverksamhet. Erfarenheten skall vara förvärvad under de senaste tio åren räknat från ansökningsåret och bakåt. Med relevant utbildning avses socionomutbildning, social omsorgsprogrammet, ålderdomshemsföreståndarutbildning, sjuksköterskeutbildning eller annan eftergymnasial utbildning som ger likvärdiga kunskaper. Med erfarenhet av omsorgsverksamhet menas arbete inom äldreomsorg eller funktionshinder, exempelvis som omsorgspersonal eller som arbetsledare. Ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd. 6

Till ansökan skall för den som är verksamhetschef bifogas följande: Meritförteckning (CV) som visar relevant utbildning och yrkeserfarenhet enligt ovan. Examensbevis eller intyg på relevant utbildning. Vid examen i annat land skall denna vara validerad i Sverige. Namn och telefonnummer till minst två personer som kan bekräfta uppgifterna om yrkeserfarenhet och bistå med referenser. Personerna som bekräftar uppgifterna och ger referenser får inte tillhöra den organisation som lämnar ansökan ifråga. Kommunen kan även komma att väga in egna erfarenheter av tilltänkt verksamhetschef när det gäller referenser. 1.4.3 Personal, omfattning, utbildning med mera Leverantören skall utföra sina åtaganden med den personalstyrka som är erforderlig och med de kvalifikationer som krävs för att uppfylla kraven på god hemtjänst med helhetssyn och med biståndsbeslut som grund. Minst 70 procent av tillsvidareanställda skall ha relevant utbildning. Med relevant utbildning avses utbildning till undersköterska, gymnasieskolans omvårdnadsprogram, annan jämförbar gymnasieutbildning eller kompetens validerad enligt modellen Kravmärkt Yrkesroll. Leverantören skall säkerställa att all personal behärskar svenska språket i tal och skrift. Det är önskvärt att flera i personalen behärskar andra språk än det svenska. Leverantören skall planera verksamheten så att personalens kompetens utvecklas under avtalstiden samt att utbildningsnivån generellt höjs och för att vid varje tillfälle vara lämpade att utföra sina arbetsuppgifter. Chef och personal hos leverantören får inte åta sig att vara god man för brukare som leverantören har uppdrag hos. Fotolegitimation Fast anställd personal skall bära fotolegitimation. Vikarier och timanställda skall bära tjänstekort utan foto som uppvisas tillsammans med personlig legitimation. Fotolegitimation och tjänstekort skall bäras väl synliga. Av såväl fotolegitimation som tjänstekort ska framgå personalens namn och vilket företag eller organisation han/hon är anställd av. Detta gäller även för underleverantörer. Tystnadsplikt Leverantören skall se till att all personal är väl förtrogna med och efterlever lagstiftningen gällande tystnadsplikt. 7

Meddelarfrihet Meddelarfrihet för anställda hos kommunen regleras i svensk lag. Anställda hos leverantören, inklusive underleverantörer, skall omfattas av motsvarande meddelarfrihet. Leverantören förbinder sig därför att, med undantag för vad som nedan anges, inte ingripa mot eller efterforska den som lämnat meddelande till författare, utgivare eller motsvarande för offentliggörande i tryckt skrift eller radioprogram eller andra upptagningar. Förbindelsen gäller inte sådana meddelanden som avser företagshemlighet och skyddas av lagen om skydd för företagshemligheter eller omfattas av tystnadsplikt för leverantörens anställda utanför det område som kontraktet omfattar. Den gäller inte heller i vidare mån än vad som omfattas av meddelarfrihet för offentligt anställda enligt Offentlighets- och sekretesslagen. Praktikanter/elever En stor utmaning inom hemtjänsten de kommande åren är att behålla och rekrytera den personal som behövs och med rätt kompetens. Att ta emot praktikanter/elever är ett sätt att arbeta för att främja den framtida personalförsörjningen. Leverantören ska ha en positiv och generös inställning till att ta emot praktikanter/elever samt att ett aktivt och engagerat arbete med detta ska finnas. 1.5 Underleverantörer Underleverantörer kan anlitas för att utföra vissa uppgifter: städning, tvätt, inköp/ärende, ledsagning. Detta skall i sådana fall framgå av ansökan. Leverantören ansvarar för att anlitade underleverantörer uppfyller de krav som anges i detta förfrågningsunderlag. Leverantören ansvarar också för att underleverantören uppfyller krav om inbetalning av skatter och arbetsgivaravgifter samt att de i övrigt lever upp till legala administrativa krav och exempelvis lämnar in årsredovisning i tid. Vid anlitande av underleverantör eller vid byte av underleverantör under avtalstiden skall detta godkännas av beställaren. Information skall ges till alla berörda, inklusive brukaren, om detta. 1.6 Kvalitet 1.6.1 Ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2006:11) Leverantören skall ha ett ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt Socialstyrelsens gällande föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2006:11 S). Leverantören skall genom kvalitetssäkring säkerställa att angivna mål uppfylls och att verksamheten har den kvalitet som krävs enligt förfrågningsunderlaget. 8

1.6.2 Fördjupad beskrivning av vissa områden inom det systematiska kvalitetsarbetet Klagomålshantering och -rapportering Brukaren ska alltid veta till vem han eller hon ska vända sig för att på ett enkelt sätt lämna synpunkter eller klagomål på leverantörens verksamhet. Leverantören skall ha rutiner för att åtgärda klagomål och fel och brister. Återkoppling till brukare skall ske inom sju arbetsdagar. Leverantören skall på begäran av kommunen när som helst under avtalstiden kunna redovisa vilka synpunkter och klagomål som inkommit och vilka åtgärder som vidtagits med anledning av dessa. Lex Sarah Leverantören skall se till att all personal är väl förtrogna med och känner till skyldigheten att enligt 14 kap 2 Socialtjänstlagen anmäla missförhållanden i omsorgen om äldre eller personer med funktionshinder. Leverantören skall i anbudet beskriva rutinerna för anmälan av allvarliga missförhållanden. Leverantören skall omedelbart informera kommunen om inkommen Lex Sarah-anmälan. Leverantören skall inom ett dygn påbörja utredning och vid behov planera och vidta åtgärder. Leverantören skall inom 14 dagar från inkommen anmälan redogöra för kommunens Lex Sarahhandläggare vilka åtgärder som vidtagits och planeras. 1.7 Dokumentation Dokumentation skall ske i enlighet med socialtjänstlagens bestämmelser, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd Dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2006:5). Härvid erinras särskilt om vad som anges i 7 kap. 3 SoL beträffande dokumentation i enskild verksamhet. All dokumentation som rör enskild skall förvaras på ett betryggande sätt. Beträffande utlämnande av handling hänvisas till 7 kap 4 SoL. Brister i dokumentationen kan komma att betraktas som ett sådant väsentligt avtalsbrott som medför rätt till hävning. 1.8 Samverkan Leverantören skall samverka med primärvården, närstående/legal företrädare, god man, förvaltare och andra för brukaren viktiga personer och organisationer. Detta för att brukarens intressen ska tillvaratas på ett bra sätt. Leverantören skall vid behov delta i vårdplanering i samverkan mellan huvudmännen och brukaren eller om detta inte är möjligt med dennes företrädare. I uppdraget ingår att vara brukaren behjälplig med andra kontakter som till exempel biståndshandläggare, färdtjänst, vårdcentral och frivilligorganisationer. 1.9 Uppföljning Äldreomsorgsnämnden och social- och omsorgsnämnden har ansvaret för att följa upp den hemtjänst som Södertälje kommuns brukare får, oavsett leverantör. 9

Kommunens företrädare har rätt att göra oanmälda besök i verksamheten för till exempel observationer i verksamhet och intervjuer av brukare och närstående. Företrädare för kommunen som ansvarar för uppföljning har rätt att ta del av den dokumentation och de underlag som krävs för att kommunen ska kunna följa upp att avtalen efterlevs och att brukarna får den hjälp de har beviljats. Leverantören skall medverka i kommunens uppföljningar av hemtjänsten. Leverantören skall inom sin verksamhet självständigt och kontinuerligt dokumentera enhetens måluppföljning med resultat, analys och åtgärder. Leverantören skall årligen lämna en årsrapport/verksamhetsberättelse och i förekommande fall en årsredovisning till kommunen. Leverantören skall lämna de uppgifter som krävs enligt anvisningar i de nationella uppföljningar som bland annat genomförs av Socialstyrelsen, Statistiska centralbyrån och Sveriges Kommuner och Landsting. Uppföljning sker genom kontroll av bland annat att det finns aktuella genomförandeplaner och sociala journaler personalens utbildningsnivå och kompetensutveckling, personalomsättning, andel timanställningar att personal bär fotolegitimation alternativt tjänstekort och legitimation den enskildes upplevelser av olika aspekter på kvaliteten i leverantörens verksamhet rutiner för hantering av synpunkter och missförhållanden metoder för brukarinflytande och brukaruppföljningar I uppföljningen ingår Årlig kvalitetsredovisning av måluppföljning och handlingsplaner i samband med detta. Brukarundersökningar. Uppföljning av synpunkter och klagomål. Fördjupad granskning genom stickprov eller efter klagomål. Uppföljning av att beställda och fakturerade tjänster utförs. Uppföljningar som kan gälla hela eller delar av verksamheten. Kontroll hos Skatteverket att leverantören fullgör sina skyldigheter när det gäller socialförsäkringsavgifter och skatt. Resultaten av uppföljningarna redovisas bland annat på kommunens hemsida. Åtgärder vid brister i verksamheten Möte med leverantören, eventuellt fördjupad granskning Varning vid mindre brister. Om leverantören inte inom tid som anges i varningen har åtgärdat de i varningen angivna bristerna kan kontraktet hävas. Åtgärdsplan kopplad till allvarliga klagomål, fel, brister och avvikelser. Om leverantören inte inom tid som anges har åtgärdat de inom plan angivna bristerna kan kontraktet hävas. 10

Uppföljning enligt åtgärdsplan. Eventuell anmälan till andra myndigheter (Skatteverket, Försäkringskassan, polisen, Socialtjänsten). Hävande av kontraktet om nationella eller lokala föreskrifter för verksamheten eller villkoren inte följs. Publicering av åtaganden och uppföljningsresultat Kommunen förbehåller sig rätten att på kommunens webbplats publicera leverantörernas beskrivningar av sina tjänster och åtaganden kommer liksom resultatet av uppföljningar. Resultaten redovisas per leverantör för att underlätta jämförelser. 1.10 Information och marknadsföring Information Södertälje kommun kommer att informera om kundvalssystemet och de leverantörer vi har avtal med. Informationen kommer att finnas i såväl elektronisk som tryckt form. Det är kommunen som avgör hur informationen ska utformas. Syftet är att ge brukarna så mycket information som möjligt om kundvalet och leverantörerna. Informationen ska underlätta jämförelser och ge en lättläst presentation av varje leverantör. Leverantören skall lämna korrekt och saklig information om sin verksamhet till kommunen. De leverantörer som kommunen tecknar kontrakt med kommer att få en mall för vilka uppgifter det är som ska finnas med i den information som kommunen står för. Leverantören skall under hela avtalstiden tillse att kommunen kontinuerligt får uppdateringar av informationen. Det står leverantören fritt att ta fram eget informationsmaterial vid sidan om det material som kommunen tar fram. Leverantören skall ge objektiv information till brukarna om hur valfrihetssystemet fungerar och hur man kan byta leverantör. Det innebär att en kort text om detta skall finnas med i allt informations- och marknadsföringsmaterial som lämnas till befintliga eller potentiella hemtjänstkunder i Södertälje kommun. Marknadsföring Leverantören har rätt att marknadsföra sin hemtjänstverksamhet och eventuella tilläggstjänster. Marknadsföringen ska utformas på ett etiskt försvarbart sätt och får inte uppfattas som påträngande av brukarna. Det innebär bland annat att leverantören inte får försöka värva nya brukare genom hembesök eller telefonsamtal. 1.11 Informationsmöten Leverantören skall vara representerad på informationsmöten som Södertälje kommun kallar till. 1.12 Krav vid utförandet av vård och omsorg i ordinärt boende 1.12.1 Basala hygienrutiner Leverantörens personal skall tillämpa basala hygienrutiner i omvårdnadsarbetet. Leverantören skall tillhandahålla arbetskläder och skyddsutrustning bestående av handskar, plastförkläde, munskydd och handsprit till personalen. Leverantören skall följa vårdprogram och föreskrifter i 11

tillämpliga delar som gäller inom smittskydds- och vårdhygienområdet enligt Smittskydd Stockholms Län, se www.sll.se. Leverantören skall se till att all personal har god kännedom om rutinerna samt skapar förutsättningar för att dessa följs. 1.12.2 Hälso- och sjukvård Landstinget har ansvaret för hälso- och sjukvården inom ordinärt boende. Leverantörens personal får enbart utföra hälso- och sjukvård om uppgiften givits på delegation från hälso- och sjukvården. Den verksamhetsansvarige hos leverantören skall godkänna delegeringen. Hälso- och sjukvårdsinsatser som utförs på delegering ingår i ersättningen. Överenskommelser och rutiner rörande egenvård mellan Södertälje kommun och landstinget skall följas. 1.12.3 Rehabilitering Landstinget har ansvaret för rehabiliteringsinsatser för enskilda som bor i ordinärt boende. Vid utförandet av hemtjänsten skall leverantören ha ett aktiverande arbets- och förhållningssätt. 1.12.4 Tekniska hjälpmedel För personligt utprovade hjälpmedel som brukaren har behov av svarar landstingets primärvård. Leverantören skall själv svara för arbetstekniska hjälpmedel som leverantörens personal är i behov av för att kunna utföra sina arbetsuppgifter hos brukaren. Leverantören skall se till att personalen får kontinuerlig utbildning i förflyttningsteknik 1.13 IT och IT-system Södertälje kommun använder för närvarande Procapita som verksamhetssystem. Ett projekt pågår för att undersöka om externa leverantörer kan få tillgång till Procapita på ett säkert sätt. Leverantören skall förbinda sig att senare under avtalsperioden använda samma verksamhetssystem som kommunen i det fall säker anslutning kan upprättas och för detta ändamål tillhandahålla nödvändig IT-miljö. 1.14 Genomförandeplan För att stärka brukarens möjlighet att påverka utformningen av insatsen skall hemtjänstens leverantör tillsammans med brukaren/närstående inom fjorton arbetsdagar efter att beslutet om bistånd börjat gälla upprätta en individuell genomförandeplan. I denna plan bestäms när och hur hjälpen ska ges till brukaren. Planen skall följas upp regelbundet av leverantören och ändras vid behov. Kopia av genomförandeplanen skall skickas till biståndshandläggaren när den är upprättad och när förändringar har skett. Har brukaren behov av fler insatser än de som beviljats skall leverantören vara brukaren behjälplig att kontakta biståndshandläggare. 1.15 Förvaring av dokumentation efter avslutad insats Dokumentation/akt kring brukaren skall skyndsamt och på ett betryggande sätt skickas av leverantören till kommunen efter det att insatserna avslutats. Äldreomsorgskontoret respektive social- och omsorgskontoret ansvarar för att förvara dem fram till det att de gallras eller levereras till kommunarkivet. 12

1.16 Överlämnande av dokumentation vid byte av leverantör Leverantören skall vid överlämnande av dokumentation till annan leverantör inhämta skriftligt medgivande av brukare. 1.17 Beställning, bekräftelse och byte av leverantör Brukaren kan endast välja en leverantör för samtliga hemtjänstinsatser. När brukaren fått ett biståndsbeslut och valt leverantör kontaktar den ansvarige biståndshandläggaren den leverantör som brukaren valt och gör en formell beställning. Biståndshandläggarna bistår med information om de olika leverantörerna. De brukare som inte gör ett aktivt val kommer att få kommunens hemtjänst. Leverantören skall kunna ta emot alla brukare som väljer leverantören. Leverantören får inte tacka nej till nya brukare. Beställningen sker genom att beslutad insats förmedlas till leverantören. Leverantören skall snarast, dock senast inom ett dygn, bekräfta att beställningen mottagits. Beställningen ska vara så utformad att det klart och tydligt framgår vilka insatser som ska utföras och målet med dessa. Dessutom anges bedömd maxtid för utförandet av insatserna. Leverantören skall kunna påbörja insatsen inom ett dygn. I akuta ärenden skall leverantören kunna ta emot och påbörja en insats redan samma dag som beställningen görs. 1.17.1 Informationsskyldighet om förändring av biståndsbehov inklusive tidsbedömning Om brukarens behov förändras varaktigt i sådan grad att biståndsbeslutet behöver följas upp skall leverantören omgående kontakta kommunens biståndshandläggare. Förändringen av brukarens behov skall framgå av leverantörens dokumentation. Det ingår också i leverantörens uppdrag. Leverantören skall omgående meddela biståndshandläggaren om en person som får hjälp är inlagd på sjukhus eller om denne har avlidit. I akuta situationer skall brukarens behov av hjälp tillgodoses av leverantören även då biståndsbeslut inte finns. 1.17.2 Telefax Leverantören skall kunna ta emot beställningar och skicka meddelanden på ett säkert sätt via telefax. Leverantör som godkänns skall senast vid kontraktskrivning ha tillgång till telefax. Telefaxen skall förvaras på sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av översänd information. 1.17.3 Byte av leverantör Brukaren har rätt att byta leverantör. Orsak till bytet behöver inte anges. Om brukaren önskar välja en annan leverantör ska han eller hon ta kontakt med sin biståndshandläggare. När en ny leverantör är vald meddelar biståndshandläggaren den ursprungliga leverantören att ett avslut ska göras på tidigare beställning. Detta skall ske omgående, muntligen och per fax, samt bekräftas skriftligen av den ursprungliga leverantören. Samtidigt görs den nya beställningen hos den nya leverantören. 13

Bytet av leverantör skall genomföras inom maximalt 14 dagar och uppsägningstiden gentemot leverantören är sju dagar. Det innebär att den ursprungliga leverantören får ersättning tills dess att bytet av leverantör är genomfört eller minst sju dagar efter uppsägning av beställningen. Se bilaga Trygghetslarm Rutiner, daterad 2007-11-27 1.18 Leverantörens möjligheter att erbjuda tilläggstjänster Utöver de tjänster som omfattas av denna upphandling, det vill säga de biståndsbeslutade insatserna, har de leverantörer som tecknat avtal med kommunen rätt att inom vissa ramar erbjuda så kallade tilläggstjänster. Leverantörerna har möjlighet att erbjuda tilläggstjänster om följande förutsättningar är uppfyllda: Tilläggstjänsterna får inte vara en del av biståndsbeslutet. Brukaren kan välja att utöka antalet tillfällen som insatsen utförs jämfört med biståndsbeslutet. Tilläggstjänster får inte vara obligatoriska för brukaren för att denne ska kunna välja en leverantör. Tilläggstjänster faktureras av leverantören direkt till brukaren. Tilläggstjänsterna betalas av brukaren som beställer dem, inte av kommunen. Leverantören skall ha ansvarsförsäkring även för de tilläggstjänster som erbjuds. När leverantören erbjuder tilläggstjänster skall det tydligt framgå för brukaren att det är fråga om en tilläggstjänst som erbjuds. Skillnaden mellan vad som ingår i biståndsbeslutet och vad som erbjuds därutöver skall tydligt framgå, liksom vad brukaren får betala för tilläggstjänsterna. Det skall även tydligt framgå för brukaren att han eller hon inte har någon skyldighet att välja att utnyttja leverantörens tilläggstjänster i de fall leverantören väljs för uppdrag enligt biståndsbeslut. Brukarens nyttjande av tilläggstjänster skall dokumenteras genom en av brukaren undertecknad beställningshandling i vilken tjänstens innehåll och kostnad redovisas. Leverantören skall i anbudet redovisa vilka rutiner som planeras för att det ovanstående ska säkerställas. Leverantören skall, om kommunen begär det, kunna redovisa för kommunen vilka tilläggstjänster de utfört hos kommunens brukare och dessa tjänsters omfattning. 1.19 Ersättning till leverantör Kommunen fastställer årligen ersättningen till utförarna i samband med beslut om budget i nästkommande års verksamhetsplan. I fastställd timersättning ingår samtliga kostnader för tjänsternas utförande för att bedriva hemtjänst. Skulle uppdraget inte utföras på ett sådant sätt att det uppfyller vad som överenskommits mellan parterna kan det bli aktuellt med avdrag på ersättningen. 1.19.1 Beställd och utförd tid Utgångspunkten är att brukaren ska få de insatser som beviljats av biståndshandläggaren och som dokumenterats/upprättats i genomförandeplanen. Leverantören ska ersättas för det som utförts 14

enligt beställningen från kommunens beställarenhet. Ersättning betalas för utförd tid, där den beviljade och bedömda tiden ska ses som en maxtid för vad som ersätts. Leverantören skall särskilt dokumentera eventuella avvikelser från beställningen och dessa ska godkännas av beställarenheten. Leverantören skall utifrån de utförda insatserna lämna in ett fakturaunderlag för de aktuella brukarna till beställarenheten. För att ersättningen ska betalas ut till leverantören skall utförda insatser överensstämma med beställningen. 1.19.2 Rapportering och avvikelser Fakturaunderlaget skall vara kommunen tillhanda senast första vardagen i varje kalendermånad. Det ingår i leverantörens uppgifter att sköta denna rapportering. Avvikelser skall rapporteras när kunden inte fått en eller flera planerade insatser. Avvikelserapportering Vid fakturering och i fakturaunderlaget ska ersättningen justeras för avvikelser från beställda uppdrag. Om brukaren tillfälligt vistas på korttidsplats utgår ingen ersättning till leverantören. Vid oplanerad längre frånvaro, exempelvis om brukaren blir inlagd på sjukhus, utgår ingen ersättning till leverantören. Ersättning utgår när brukaren återkommit till hemmet och insatsen har påbörjats. 1.19.3 Elektroniska rutiner Kommunen arbetar med att införa elektroniska beställnings- och faktureringsrutiner samt rapportering av statistik gällande utförd tid per brukare och insats. Leverantören skall under avtalstiden medverka vid och vara beredd att genomföra lämpliga elektroniska rutiner. Leverantören skall rapportera in utförd tid av den av kommunen anvisade tekniska lösningen och på de tider som anges av kommunen. Leverantören skall acceptera att kommunen från tid till annan gör förändringar i den tekniska lösningen och därefter anpassa sig till denna. 1.20 Brukarens avgift För att hemtjänstfakturor till brukaren ska bli korrekta skall leverantören rapportera avvikelser från beställningen till äldreomsorgsförvaltningens avgiftshandläggare senast den första vardagen i varje kalendermånad. Brukarens avgift för de insatser som ingår i biståndsbeslutet och som omfattas av detta avtal följer kommunfullmäktiges fastställda taxa och tas ut av kommunen. Leverantören får inte ta ut avgift av brukaren för de insatser som ingår i biståndsbeslutet och som omfattas av detta avtal. Leverantören är skyldig att rapportera in frånvaro/avstående av hemtjänst, enstaka insatser, utförda timmar för ledsagning/avlösning i hemmet och antal matlådor som levererats under månaden då detta påverkar brukarens avgift. Anledningen till frånvaron ska finnas med i rapporteringen. 15

1. 21 Krisberedskap Kommunen har en lokal beredskap och handlingsplan vid större olyckor eller händelse av katastrofkaraktär. Om planen utlöses skall leverantören medverka i den del som avser hemtjänsten. Leverantören skall vara införstådd härmed och åta sig att följa kommunens anvisningar om en krissituation uppstår. Leverantören skall upprätta planer samt utbilda/informera och regelbundet öva sin personal, bland annat tillsammans med räddningstjänsten i kommunen i syfte att ha en handlingsberedskap för exempelvis brand, andra svåra olyckor, sabotage, elavbrott eller utebliven vattenförsörjning. 16