ÅBO AKADEMIS KOMMUNIKATIONSPROGRAM 2013 2016

ÅBO AKADEMIS KOMMUNIKATIONSPROGRAM 2013 2016 www.abo.fi

INNEHÅLL 1. INLEDNING 2. GRUNDEN FÖR KOMMUNIKATION VID ÅBO AKADEMI 2.1. Målgrupper och kanaler 2.2. Värdegrund 3. PRIORITERADE MÅL 2013 2016 3.1. Intern kommunikation 3.2. Extern positionering 3.3. Kommunikativt ledarskap 4. ÅTGÄRDSFÖRSLAG 5. RESURSER OCH UTVÄRDERING 5.1. Resurser 5.2. Reflektion och utvärdering 6. AVSLUTNING Åbo Akademis kommunikationsprogram 2013-2016 Fastställt av rektor Jorma Mattinen 31.5.2013

1. INLEDNING Åbo Akademis strategi 2010 2019 fastställer att Åbo Akademi ska vara ett internationellt framstående forsknings- och bildningsuniversitetet med ett brett svenskspråkigt ansvar i Finland. Målet är att behålla och även stärka akademins position på utbildnings- och forskningsmarknaden. Konkurrensen om resurser har ökat i universitetsvärlden. Då universiteten fått större autonomi har det ekonomiska ansvaret och förändringstrycket ökat, vilket ställer nya krav på Åbo Akademis ledning och dess personal. De närmaste åren innebär omfattande strukturella och ekonomiska åtgärder för att stärka Åbo Akademi för framtiden. Vad och hur vi kommunicerar får en allt större strategisk betydelse för att hantera utmaningarna. I Åbo Akademis kommunikationsprogram 2013 2016 är detta i fokus. Programmet har som syfte att vara ett stöd i verksamheten. Kommunikationsprogrammet riktar sig till hela universitetet och dess intressenter. I nuläget finns det en hel del kommunikationsdirektiv för akademins verksamhet. För att ha en beredskap för framtiden behöver vi dock ett perspektivskifte och en ny kommunikationskultur. Genom ett skifte till en mer positiv grundhållning och inbjudande öppenhet i vår kommunikation har vi större förutsättningar att klara framtida utmaningar. Vi behöver värna om och stärka den kollegiala gemenskapen, den interna kommunikationen och det kommunikativa ledarskapet, samt utåt aktivt positionera oss som det framstående och unika universitet Åbo Akademi är.

2. GRUNDEN FÖR KOMMUNIKATION VID ÅBO AKADEMI Allt och alla vid akademin kommunicerar. Kommunikation är det verbala och det nonverbala; vad och hur vi talar internt och bilden vi ger utåt. Kommunikation sker på alla nivåer; i administrationen, i handlednings- och forskningssammanhang, i undervisningssituationer, i arbetsgemenskapen, och i växelverkan med samhället. Då kommunikationen fungerar stärks samhörigheten inom akademin och akademins varumärke utåt. Kommunikation är med andra ord mycket mer än kommunikationsenhetens verksamhet. Kommunikationsenhetens uppgift är att stödja organisationen och skapa förutsättningar för god kommunikation. 2.1. Målgrupper och kanaler Kommunikationen ska vara målgruppsanpassad, det vill säga utgå från kommunikationspartens intressen, kunskap och behov. Intern kommunikation involverar akademins ledning, personal, studerande och stipendieforskare men också våra alumner och emeriti. Externt kommunicerar vi med våra blivande studerande och anställda, medier, beslutsfattare och myndigheter, intressenter, finansiärer, donatorer, näringslivet, organisationer, finländska och utländska universitet och högskolor samt privatpersoner och den stora allmänheten. Åbo Akademis många olika kommunikations- och informationskanaler är möten och seminarier, e-post, externa och interna webben abo.fi, sociala medier, tidningen Meddelanden från Åbo Akademi, publikationer, tidningskolumner, mediekontakter, alumninätverket, vetenskapsevenemang, kampanjer, mässor m.fl. Tidningen Meddelanden från Åbo Akademi förnyas hösten 2013. Målet med den nya tidningen är att stärka bandet till våra alumner och positionera akademin som det framgångsrika forskningsuniversitetet med högklassig utbildning. I. Vi beaktar och involverar våra alumner och emeriti i kommunikationen. II. För att förbättra den interna kommunikationen, stärka den gemensamma identiteten och för att minska mängden e-postutskick utvecklas nya digitala verktyg för intern kommunikation. III. Kommunikationslandskapet förändras snabbt, vilket förutsätter tillräckliga resurser för utveckling av digitala och mobila tjänster samt aktiv närvaro i sociala medier på svenska och engelska. 2.2. Värdegrund Grunden till fungerande kommunikation och en tydlig identitet bygger på gemensamt överenskomna värden. Åbo Akademis kommunikation ska vara öppen, ledningen ska vara lyhörd, alla berörda ska ges möjlighet till att vara delaktiga och involverade i kommunikationen. Kommunikationen ska vara proaktiv, så att det finns en beredskap att hantera och analysera kommunikationsbehoven för olika situationer.

Kärnvärdena för hela Åbo Akademis kommunikation är: ÖPPENHET Kommunikationen om Åbo Akademis verksamhet är öppen, följer offentlighetsprinciperna och sker i dialog med omvärlden. Genom aktiv samverkan i samhället förmedlas och synliggörs den kunskap och forskning som Åbo Akademi står för. IV. Åbo Akademis ledning är mån om att lyssna och diskutera med olika parter inom och utanför akademin. Kommunikationen ger utrymme för växelverkan. RESPEKT I vår kommunikation betonar vi jämställdhet och likabehandling. VI. Under tider av förändring är det viktigt att vi visar respekt och uppskattning för våra kollegors och studenters arbetsinsatser. Vi söker gemensamma lösningar, i stället för interna motsättningar. ENGAGEMANG Kommunikationen erbjuder möjligheter till delaktighet och uppmuntrar till engagemang i frågor som berör Åbo Akademis verksamhet. V. Kommunikation som ger utrymme för delaktighet ökar känslan av gemenskap. Kommunikationen visar akademins framgångar och möjligheter, och stärker den gemensamma känslan av stolthet och motivation. NYSKAPANDE Som ett litet lärosäte erbjuder Åbo Akademi många möjligheter till kreativitet och samarbete över disciplingränserna. I kommunikationen ska vi lyfta fram akademins styrka som det gränsöverskridande bildningsuniversitet. VII. Vi berättar om de framgångar som uppnåtts tack vare dynamiska miljöer, excellenta förmågor och nyskapande tvärvetenskapligt samarbete.

3. PRIORITERADE MÅL 2013 2016 Centralt för Åbo Akademis kommunikationsprogram är ett skifte till att: 1. BETONA MÖJLIGHETERNA 2. BERÄTTA OM VÅRA FRAMGÅNGAR 3. BJUDA IN TILL SAMARBETE. För perioden 2013 2016 prioriteras den interna kommunikationen, externa positioneringen samt kommunikativt ledarskap. 3.1. Intern kommunikation Som ett litet och dynamiskt lärosäte har Åbo Akademi alla förutsättningar att skapa rum för intern kommunikation och växelverkan med det övriga samhället. Vi har utmärkta möjligheter att närma oss kollegor inom andra vetenskapsområden eller personal och ledning inom administrationen. Studerande känner sina lärare och den informella miljön gör det lätt att ta kontakt. Vi känner också ofta personligen våra alumner och emeriti. Kommunikationen fungerar som bäst i närmiljön där man möts och samtalar. Det finns också alla möjligheter att skapa en större gemenskap på universitetsnivå tack vare akademins småskaliga karaktär. Då vi möts över vetenskapsgränserna, akademia och administration, lärare och studenter stärker vi den gemensamma känslan för akademin och beredskapen att utveckla verksamheten. Intern kommunikation är en gemensam sak. Personal och studerande vid Åbo Akademi är alla akademins kommunikatörer och marknadsförare. VIII. Vi ska vara måna om att vår personal och våra studerande är de första som får informationen så att man redan har kunskap om vad som sedan kommuniceras externt. IX. Åbo Akademi, med en stor andel internationella anställda och studerande, bör i större omfattning kommunicera på engelska för att involvera och stödja de som inte har svenska som modersmål. X. Genom att värna om gemenskapen och personalens och studerandes välmående stärker vi samtidigt bilden av akademin utåt. 3.2. Extern positionering Åbo Akademi intresserar och fascinerar. Akademin ska behålla och förstärka sin position och synlighet på utbildningsmarknaden, i forskningen, samhället, kulturlivet och arbetslivet. Ett varumärke byggs först och främst inifrån. Hur vi talar om Åbo Akademi påverkar hur akademin uppfattas i samhället. Genom att tala gott om Åbo Akademi, visa på allt det positiva och unika, förstärks bilden utåt. XI. Intern och extern kommunikation ska ses som en helhet. Den interna diskussionen om akademin påverkar omvärldens syn på akademin och vice versa. XII. Vi ska aktivt driva och utveckla vårt uppdrag att svara för den svenskspråkiga universitetsutbildningen i Finland. Alumner och samarbetsparter involveras i större grad i Åbo Akademis marknadsföring. Genom aktiv samverkan stärker vi Åbo Akademis position nationellt och internationellt. XIII. Genom strategiska partnerskap får vi ökad synlighet och rekryteringspotential. Åbo Akademi ska i större grad synliggöra sin starka nordiska profil med omfattande samarbete och nätverk i den nordiska universitetsvärlden. XIV. Ökad kommunikation på engelska stärker akademins internationella profil och rekryteringsmöjligheter.

3.3. Kommunikativt ledarskap Åbo Akademi har transparenta modeller för hur verksamheten leds och för hur beslut bereds och fattas. I linje med våra värderingar ska det ges möjlighet till att medverka under beslutsprocesser, att fakta klargörs i tid och uppdateras efter hand. Detta förutsätter att kommunikationen och informationsgången är integrerad i beslutsprocesserna. Vi behöver en organisationsstruktur som möjliggör fungerande kommunikation mellan styrelsen, rektorat och övrig akademisk ledning. XV. Prefekterna/dekanerna har en central roll och borde i större grad involveras i kommunikationsprocesser. Personer i ledarställning har en betydande roll som kommunikatörer, i synnerhet i samband med förändringar. XVI. Till ledarrollen hör att skapa en positiv stämning och betona möjligheterna. Universitetsledningen är lyhörd för stämningarna och åsikterna på fältet. Ledningen bör i sin kommunikation vara förtroendeingivande, konsekvent och öppen. XVII. Inom universitetsledningen ska kommunikationen vara samstämmig så att det inte uppstår motstridiga budskap. Närmaste chefen är den i arbetsgemenskapen som ska förmedla och förklara organisationens mål och verksamhet, samt lyssna och föra en dialog med sina medarbetare. XVIII. Kommunikativt ledarskap bör stödjas via ledarskapsutbildning, som erbjuds akademins anställda i chefsposition. Ledningen både vid förvaltningen och de akademiska enheterna får stöd i strategisk kommunikation. XIX. Kommunikationsenhetens uppgift är att stödja ledningen och bereda strategiskt viktiga kommunikationsprocesser. Bild 1. Våra kärnvärden för kommunikation utgör grunden. Perspektivskiftet säger hur vi stärker vår kommunikation och prioriteringarna visar på vad vi har i fokus 2013 2016. Prioriterade mål 2013 2016 INTERN KOMMUNIKATION EXTERN POSITIONERING KOMMUNIKATIVT LEDARSKAP Perspektivskifte Möjligheter Framgångar Bjuda in Kärnvärden Öppenhet respekt engagemang NYTÄNKANDE

4. ÅTGÄRDER Utgående från de prioriterade målen intern kommunikation, positionering och kommunikativt ledarskap presenteras här åtgärder som stöder de strategiska målen (de markerade punkterna XIX). Åtgärderna är planerade för perioden 2013 2016 och förutsätter en uppföljning av resultaten. Intern kommunikation Mål Förbättra den interna kommunikationen Involvera och stödja de anställda som inte har svenska som modersmål ÅTGärder Digital plattform för intern kommunikation, nyhetsbrev till anställda, mobila tjänster för studerande. Kollegiala forum. International Staff Services utvecklas Ansvar Kommunikation i samarbete med FoU, HR och DC HR, internationella enheten Extern positionering Mål Stärka varumärkesbilden bland våra samarbetsparter, våra alumner samt i Norden Starkare internationell profil, mer heltäckande information på engelska ÅTGärder Inleds diskussioner med nära samarbetsparter, som leder till strategiska nordiska partnerskap Språkpolitiska programmet utvärderas och uppdateras Ansvar Rektoratet, prefekter, kommunikation Allmän förvaltning (internationella enheten, kommunikation, HR) Kommunikativt ledarskap Mål ÅTGärder Fungerande kommunikation Den akademiska mellan akademisk ledning ledningens nyckelroll för och rektoratet kommunikationen beaktas i omstruktureringen Ansvar Rektoratet, kommunikation Kommunikativt ledarskap stöds via ledarskapsutbildning Ledningen får stöd i strategisk kommunikation I ledaruppgiften ingår ledarskapsutbildning Kommunikationsenheten integreras mera i ledningsstödet HR Rektoratet, kommunikation

5. RESURSER OCH UTVÄRDERING 5.1. Resurser Åbo Akademis kommunikationsenhet har som uppdrag att stödja akademins verksamhet i frågor gällande kommunikation, marknadsföring och externa relationer. Strategisk kommunikation. Kommunikationsenheten ger universitetsledningen och den akademiska ledningen råd och stöd i strategiska kommunikationsfrågor. Kommunikationsenheten har som uppgift att agera proaktivt, följa upp medierapporteringen, göra riskutvärderingar och omvärldsanalyser som stärker kommunikationsberedskapen. Operativt. Kommunikationsenheten skapar förutsättningar för kommunikation. Enheten ansvarar för Åbo Akademis webb www.abo.fi, dess innehållshanteringsverktyg samt administration av användare, uppdatering av aktuell information på centrala webbsidor och i sociala medier, gemensam visuell identitet, PR-material, marknadsföring för studentrekrytering, alumnirelationer och pressutskick. Enheten stöder kärnverksamheten genom att marknadsföra och synliggöra samt popularisera akademins forskning och utbildning. Utbildande och handledande. Kommunikationsenheten bistår universitetets akademiska enheter i pressfrågor och mediehantering, i alumnifrågor, webbpublicering och studentrekrytering. Kommunikationsenheten samarbetar operativt med personalenheten och andra enheter inom förvaltningen samt med de akademiska enheternas personal som har informations- och marknadsföringsansvar. 5.2. Reflektion och utvärdering Som stöd för kommunikationen utförs kontinuerligt utvärderingar och uppföljningar av bl.a. Åbo Akademis arbetsklimat, mediesynlighet och externa relationer. De föreslagna åtgärderna gällande intern kommunikation, positionering och kommunikativ ledning utvärderas under perioden 2013 2016. Uppföljningen görs genom existerande arbetsklimatundersökningar, studentgallup och imageundersökningar. Utvärderingar som visar på utvecklingsbehoven för kommunikationen vid Åbo Akademi ska beaktas då kommunikationsprogrammet uppdateras för perioden 2017 2019. Personal och studerande ska kunna identifiera sig med kommunikationsprogrammet, dess värderingar och fokusområden. Kommunikationsenheten ansvarar för att kommunikationsprogrammets värderingar och fokusområden förmedlas via guider och digitalt, samt diskuteras på personalutbildningar och i olika medier.

6. AVSLUTNING Åbo Akademis kommunikationsprogram 2013 2016 har som syfte att vara ett stöd för verksamheten under en tid av strukturella förändringar. Kommunikationsprogrammet svarar på frågorna hur förbättrar vi kommunikationen och vad behöver vi fokusera på de närmaste åren. Genom ett skifte till en mer positiv grundhållning, nya forum för intern kommunikation, aktiv positionering och kommunikativt ledarskap når vi våra mål.

Arbetsgruppen Kommunikationsprogrammet har utarbetats av en arbetsgrupp utsedd av rektor för tiden september 2012 till juni 2013. Gruppens medlemmar: prorektor Malin Brännback (ordf.), akademilektor Jerker Björkqvist, filosofie studerande Matias Dahlbäck, kommunikationschef Thurid Eriksson (sekr.), professor Bengt Kristensson Uggla, koordinator Anita Sundman och personaldirektör Margita Vainio och hennes efterträdare Mika Wulff. Gruppen har sammankommit sex gånger. Information och möjligheter till diskussion har erbjudits på bloggen https://blogs.abo.fi/kommunikationsprogram Under ett besök i Stockholm 18.1.2013 besökte gruppen Stockholms universitet och Handelshögskolan samt kommunikationsexperter och ledamöter i Finska Akademien i Stockholm. Se även Utvecklingsplan för externa relationer. Behandlades på styrelsemötet 15.6.2011. http://www.abo.fi/personal/media/23218/utvecklingsplan_externa_relationer.pdf Anvisningar för Åbo Akademis kommunikation fastställdes av rektor Jorma Mattinen 5.10.2009 https://www.abo.fi/media/4308/anvisningarforaaskommunikation.pdf Instruktioner för Åbo Akademis webb fastställd av rektor 16.12.2009 https://www.abo.fi/media/4308/webbinstruktion_2010.pdf Grafisk profil enligt Rektors beslut 9.3.2012 http://www.abo.fi/personal/media/4308/rektors_beslut_932012.pdf Principer gällande krisinformation godkänd av rektor https://www.abo.fi/personal/krishantering Riktlinjer för sociala medier fastställd av rektor 10.5.2011 http://www.abo.fi/socialamedier DC= Datacentralen FoU= Enheten Forskning och utbildning HR= Personalärenden

Åbo Akademi Tryckeri Fram 2013