Tillämpningsanvisningar till attestreglemente för Täby kommun

1(8) Tillämpningsanvisningar till attestreglemente för Täby kommun 1 Omfattning - attestreglemente Detta reglemente gäller för kommunen och de kommunala bolagens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. Omfattning - tillämpningsanvisning: Attestfunktionen omfattar alla slags ekonomiska transaktioner som exempelvis: Fakturor och andra externa betalningar Kundfakturor Löner, arvoden, reseräkningar och andra personalkostnader Kassatransaktioner In- och utbetalningar via bank- eller plusgiro Interna transaktioner Bokföringsorder (rättelser och omföringar i redovisningen) Transaktioner som omfattas av andra interna regelverk ska i första hand följa dessa, t e x finanspolicy. Kommunstyrelsens delegationsordning för upphandlingsärenden (anta leverantör och teckna avtal) är styrande när det gäller samtliga inköp och utbetalningar när inget annat är tillämpligt. Beloppsgränser ska följa nämndens delegationsordning. Nämndens delegationsordning ska följa kommunstyrelsens delegationsordning. 2 Målsättning - attestreglemente Målsättningen med reglerna för kontroll av ekonomiska transaktioner är att undvika oavsiktliga eller avsiktliga fel och därigenom säkerställa att transaktioner är korrekta avseende: Prestation Att varan eller tjänsten levererats till eller från kommunen och/eller att transaktionen i övrigt stämmer med avtalade villkor Bokföringsunderlag Betalningsvillkor Bokföringstidpunkt Kontering Beslut Att verifikationen uppfyller kraven enligt god redovisningssed Att betalning sker vid rätt tidpunkt Att bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod Att transaktionen är rätt konterad Att transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare

2(8) 3 Definitioner - attestreglemente Ekonomisk transaktion Transaktion som bokförs i kommunens bokföringssystem enligt lagen om kommunal redovisning Verifikation Attest Attestant En handling som härrör från en ekonomisk transaktion och som utgör det underlag som bokföringen grundar sig på. Exempel på verifikation är leverantörsfaktura eller annat underlag för utbetalning, kundfaktura, internfaktura, löneunderlag, bokföringsorder Intyg att en kontroll utförts utan anmärkning. Attesten dokumenteras på en verifikation endera med manuell eller elektronisk namnteckning /signatur Den person som skriftligt eller elektroniskt intygar att en kontroll utförts utan anmärkning 4 Kommunfullmäktiges ansvar - attestreglemente Kommunfullmäktige beslutar om attestreglemente. 5 Kommunstyrelsens ansvar - attestreglemente Kommunstyrelsen ansvarar för utfärdandet av för kommunen gemensamma tillämpningsanvisningar till detta reglemente. Kommunstyrelsen ansvarar också för övergripande uppföljning och utvärdering och för att vid behov ta initiativ till förändring av reglemente. Kommunstyrelsens ansvar - tillämpningsanvisning: Ekonomiavdelningen inom kommunledningskontoret ska vid behov initiera förändringar i attestreglemente och de kommungemensamma tillämpningsanvisningarna. Ekonomichefen ansvarar för tolkning av tillämpningsanvisningarna.

3(8) 6 Nämndens ansvar - attestreglemente Kommunens nämnder ansvarar för att antagna regler och tillämpningsanvisningar avseende detta reglemente följs. Varje nämnd utfärdar vid behov ytterligare tillämpningsanvisningar för sitt verksamhetsområde. Nämndens ansvar - tillämpningsanvisning: Attestreglementet fastställer endast minimikraven inom attestområdet. Eftersom nämnderna har det yttersta ansvaret för att attestrutinen fungerar inom verksamhetsområdet kan det vid behov vara lämpligt att nämnden utfärdar nämndsanpassade tillämpningsanvisningar. 7 Verksamhetschefens ansvar - attestreglemente Verksamhetschefer ansvarar inom nämndens verksamhetsområde för att attestanter och ersättare till dessa utses. Verksamhetschefen ansvarar för att attestanter är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. Vikarierande eller tillförordnad befattningshavare eller överordnad chef kan ersätta frånvarande attestant. Verksamhetschefens ansvar - tillämpningsanvisning: Verksamhetschefen ansvarar för att en attestantförteckning upprättas över samtliga granskare och attestanter med angivande av kostnadsställe och beloppsbegränsningar. Attesträtten ska alltid vara knuten till en person och rätten att attestera ges i normalfallet till den som är budgetansvarig. Förteckningen ska vara godkänd och undertecknad av verksamhetschef samt lämnas till kommunens redovisningsenhet. Samtliga granskare, attestanter och ersättare ska fylla i särskild blankett Attestantförsäkran med namnprov. Ekonomichefen bemyndigas utse granskare och attestanter med beloppsbegränsningar inom finansförvaltningen (medelsförvaltningen). 8 Attestantens ansvar - attestreglemente Attestanten ansvarar för att tillämpa fastställda attestregler och tillämpningsanvisningar. Attestantens ansvar - tillämpningsanvisning: Granskare och attestant svarar för att kontrollerna utförs i god tid.

4(8) 9 Brister och oegentligheter - attestreglemente Varje medarbetare ansvarar för att brister/oegentligheter rapporteras till överordnad eller till annan enligt fastställd rutin. Brister och oegentligheter - tillämpningsanvisning: Brister/oegentligheter ska i första hand rapporteras till överordnad chef som ska vidta åtgärder samt vid allvarliga översteg av befogenheten rapportera till verksamhetsledning/ kommunledning. Ekonomichef och redovisningschef ska informeras. Om det inte är lämpligt att rapportera brister till närmast överordnad chef kan rapportering göras till ekonomichef eller redovisningschef för vidare rapportering uppåt i organisationen. 10 Kontroller - attestreglemente Följande kontroller ska i tillämpliga fall utföras. Kontrollerna kan ske endera manuellt eller genom inbyggda kontroller i IT-system. Huvudregeln är att minst två personer ska vara involverade i kontrollen av en verifikation, granskning respektive beslut. Prestation och kvalitet Pris och villkor Formalia Kontering Beslut Behörighet Kontroll att vara eller tjänst mottagits och håller avtalad kvalitet Kontroll att pris och betalnings-/leveransvillkor stämmer överens med beställning, avtal, taxa, bidragsregler eller motsvarande Kontroll att verifikationen uppfyller kraven enligt god redovisningssed Kontroll att konteringen är korrekt Kontroll mot formella beslut, disponibla medel enligt budget och att utgiften är förenlig med verksamheten Kontroll att nödvändiga kontrollmoment utförts av behöriga personer Kontroller tillämpningsanvisning: Granskning utförs av normalt av den handläggare som beställt och mottagit varan/tjänsten eller den handläggare som har kunskap om att transaktionen följer övergripande beslut eller ingångna avtal. Handläggaren intygar att - underlaget stämmer med beställning/avtal/offert, beslutad taxa etc

5(8) - dokumentationen är tillfredsställande (t ex vid representation, kurser mm ska syfte/ändamål, deltagare, antal deltagare och ev kursprogram bifogas), - varan/tjänsten är levererad till rätt mängd, kvalitet och pris, - konteringen är riktig, - att leverantören har F-skatt vid köp av tjänster, - att personalärenden följer lagar och avtal Attest utförs normalt av den som är budgetansvarig eller överordnad chef i de fall budgetansvarig utfört föregående attestnivå. Attestanten ska ha en rimlig överblick över att föregående attestant - inte är jävig, - inte frångått lagar och kommunens övergripande riktlinjer och anvisningar, - inte frångått ramavtal eller andra upphandlingsregler, - handlat inom sitt kompetensområde (varan/tjänsten är förenlig med verksamheten och till ett rimligt värde), - inte frångått lagar och avtal i personalärenden Budgetansvarig måste alltid utgöra någon av kontrollnivåerna. Om budgetansvarig chef är granskare måste alltid attest utgöras av en högre chef. Om attesten berör/hanteras av närstående (maka, make, sambo, barn, syskon eller annan närstående) ska attest ske av närmast högre chef. Behörighet innebär en avslutande kontroll för att godkänna att en transaktion är klar för betalning. I detta ingår att kontrollera att attester har skett, att behöriga personer attesterat och att kontering är fullständig. Berörd nämnd utser en eller flera personer att utföra behörighetskontrollen på samma sätt som man utser granskare och attestanter. Den som utses att utföra behörighetskontrollen behöver ej vara överordnad attestanten utan huvudsaken är att denna har en god överblick och kunskap om organisationen och verksamheten. Om det i IT-baserade rutiner finns funktioner för kontroll av behörigheter ersätter dessa den manuella behörighetskontrollen. Ersättare Kommundirektören och ekonomichefen har rätt att ersätta i samtliga attestnivåer. Elektronisk attest För elektronisk signatur/attest i IT-system ska särskild behörighetsförteckning eller annat godkänt dokument upprättas där det framgår vilken rättighet handläggaren/attestanten har. Utsedda systemadministratörer för IT-systemen har rätt att attestera den elektroniska transaktionen i de fall något fallerat, förutsatt att samtliga föregående atteststeg utförts av berättigade handläggare/attestanter.

6(8) 11 Kontrollernas utformning - attestreglemente Kontrollrutinerna ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd är tillräcklig. Vidtagna kontrollåtgärder ska vara anpassade till transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Vid utformningen av kontrollrutinerna ska följande krav beaktas: Ansvarsfördelning Kompetens Integritet Jäv Dokumentation Kontrollordning Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Ingen person ska ensam hantera en transaktion från början till slut. I en IT-baserad rutin får kontroll och attestering ske automatiskt om vederbörliga kontroller finns inbyggda i IT-systemet. Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha tillräcklig kompetens för uppgiften. Den som utför kontroll av en annan person, särskilt vid beslutsattest, ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detta innefattar också bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ett ändamålsenligt sätt. De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd. Kraven på vidtagna kontrollåtgärder ska vara anpassade till den ekonomiska transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Kommunstyrelsen kan därför i tillämpningsanvisningar, besluta om avsteg från ovanstående krav där så är motiverat. I dessa fall ska anges under vilka förutsättningar som avsteg får ske. Kontrollernas utformning - tillämpningsanvisning Underställd personal ska inte kontrollera överordnade på grund av dess beroendeställning. Kontroll av dessa underlag kan i undantagsfall göras av ekonomichefen eller redovisningschefen.

7(8) Personliga kostnader för t ex utlägg, deltagande i kurser/konferenser, representation, resor och mobiltelefoni gäller följande attestordning: Kostnad som avser Granskning Attest Budgetansvarig Kommundirektören Personligen eller överordnad chef Personligen eller kommunstyrelsens ordförande (KSO) Överordnad chef alternativt ekonomichef, redovisningschef. Kommunstyrelsens ordförande alternativt ekonomichef, redovisningschef. Kommunstyrelsens ordförande Kommunalråd, oppositionsråd och övriga ordförande Förtroendevalda revisorer Personligen eller kommunfullmäktiges ordförande eller kommunstyrelsens vice ordförande Personligen eller kommunfullmäktiges ordförande eller kommunstyrelsens vice ordförande Personligen eller kommunfullmäktiges ordförande eller kommunstyrelsens vice ordförande Kommunfullmäktiges ordförande (KFO) eller kommunstyrelsens vice ordförande (vice KSO) alternativt ekonomichef, redovisningschef. Kommunfullmäktiges ordförande (KFO) eller kommunstyrelsens vice ordförande (vice KSO) alternativt ekonomichef, redovisningschef. Kommunfullmäktiges ordförande (KFO) eller kommunstyrelsens vice ordförande (vice KSO) alternativt ekonomichef, redovisningschef. I de fall ekonomichefen eller redovisningschefen går in som attestant istället för förtroendevald ska detta anmälas till kommunstyrelsen. Periodiskt återkommande ekonomiska händelser för t ex telefoni, lokalhyror, el, vatten etc som hanteras i ett IT-baserat system är undantagna tvåhandsprincipen och endast attest är tillräcklig för dessa. Automatisk attest av abonnemangsfakturor får ske i ITsystem enligt särskild förteckning. Förteckningen ska innehålla abonnemangsnummer, beloppsintervall och vara attesterad av behörig attestant. Lönetransaktioner är ekonomiska transaktioner och rapporteras via personalsystemet. Endast chefer med delegerad beslutanderätt får besluta i personalärenden. Beslut av personalansvarig chef kan ske genom pappersbaserade rutiner eller genom elektronisk attest. Rättelser av fel samt periodiseringar är undantagna av tvåhandsprincipen och attesten får utföras av budgetansvarig, ekonomichef, controller, redovisningschef eller personal på redovisningsenheten. Av underlaget ska tydligt framgå vad rättelsen avser. Attesten kan ske genom pappersbaserade rutiner eller genom elektronisk attest. Bokföring enligt tidigare beslut eller annat godkänt underlag t ex prognoser avseende upplupen pensionsskuld, kommunalskatt, upplupen semesterlöneskuld mm är un-

8(8) dantaget av tvåhandsprincipen och attesten får utföras av budgetansvarig, ekonomichef, controller, redovisningschef eller personal på redovisningsenheten. Av underlaget ska tydligt framgå vad bokföringen avser. Attesten kan ske genom pappersbaserade rutiner eller genom elektronisk attest. Interna transaktioner som t ex kostnader för overhead, internhyror eller andra interna tjänster där acceptans av varan eller tjänsten gjorts i förväg genom beställning, hyresavtal eller annan överenskommelse undantas från attest. Attesten anses här ha blivit gjord i samband med beställningen eller tecknandet av hyresavtalet eller liknande