UPPDRAGSBESKRIVNINGAR 2011-13 för styrelsen, GS, utskott och projektgrupper inom KFUM Sverige samt ATTEST- OCH DELEGATIONSORDNINGAR mm Beslutat av förbundsstyrelsen 2 december 2012 INNEHÅLLSFÖRTECKNING ARBETSORDNING FÖR KFUM SVERIGES STYRELSE... 2 UPPDRAGSBESKRIVNING FÖR PRESIDIET... 6 UPPDRAGSBESKRIVNING FÖR GENERALSEKRETERAREN, KFUM SVERIGE... 7 UPPDRAGSBESKRIVNING FÖR FINANSUTSKOTTET (FU)... 8 UPPDRAGSBESKRIVNING FÖR KOMMUNIKATION- och MARKNADSUTSKOTTET (KMU)... 9 UPPDRAGSBESKRIVNING FÖR ORGANISATIONSUTVECKLINGSUTSKOTTET (ORGUT)... 10 UPPDRAGSBESKRIVNING FÖR INTERNATIONELLA UTSKOTTET... 11 UPPDRAGSBESKRIVNING FÖR REVISORER... 12 STYRELSELEDAMÖTERNAS ANSVARSOMRÅDEN... 13 ANSÖKNINGSKRITERIER VID NOMINERINGAR OCH AKTIVITETER... 14 UPPDRAGSBESKRIVNING FÖR DELEGATIONSLEDARE... 15 BEMANNING AV UTSKOTT ETC... 17 ATTESTORDNING... 18 DELEGATIONSORDNING... 19
ARBETSORDNING FÖR KFUM SVERIGES STYRELSE Styrelsens övergripande uppgift är att för medlemmarnas räkning förvalta KFUM Sveriges angelägenheter. Denna arbetsordning fastställs av styrelsen för en period i sänder, första gången den 16 maj 2009 och ska revideras när så erfordras. a. Styrelsens ansvar Arbeta efter de övergripande målen för KFUM Sveriges verksamhet så som de beslutats av ROM. Genom ordförande samordna sin syn i frågor av avgörande betydelse för beslut av ROM. Till sådana frågor hör främst större strategiska förändringar i verksamheten. Anställa för KFUM Sveriges verksamhet en generalsekreterare och fastställa dennas anställningsvillkor samt erforderliga instruktioner, detta ansvar kan delegeras till presidiet. Fortlöpande utvärdera KFUM Sveriges operativa ledning och vid behov tillsätta eller entlediga generalsekreterare. Utvärderingen av generalsekreteraren är en grundläggande uppgift i styrelsens arbete. Sammanställningen av styrelsens uppfattning görs av ordföranden, som förmedlar en nyanserad bild av identifierade styrkor och svagheter till generalsekreteraren. Se till att det finns effektiva system för uppföljning och kontroll av KFUM Sveriges verksamhet och ekonomiska ställning mot de fastställda målen Se till att KFUM Sveriges externa informationsgivning präglas av öppenhet och saklighet samt hög relevans för de målgrupper den riktar sig till Se till att det finns en tillfredställande kontroll av KFUM Sveriges efterlevnad av lagar och andra regler som gäller för KFUM Sveriges verksamhet Se till att KFUM Sverige följer FRIIs kvalitetskod. Besluta om lån eller rörelsekredit större än 50 000 kronor. Besluta om ställande av pant eller borgen eller utfärdande av ansvarsförbindelser. Styrelsen kan inom sig inrätta utskott för att bereda ärenden inom mer avgränsade områden och, om styrelsen så finner lämpligt, till sådana utskott delegera viss beslutanderätt. Inrättande av utskott får inte leda till att styrelsen förlorar överblicken och kontrollen över verksamheten eller att informationen till styrelsen försämras. b. Riktlinjer för riskanalys Förbundsstyrelsen är ansvarig för förvaltningen av KFUM Sverige och dess dotterbolag och ska därmed också överväga vilka risker som verksamheten är exponerad för. Detta sker genom en regelbunden ekonomisk uppföljning och nära kontakter med alla verksamhetens delar. En huvudsaklig risk som styrelsen är medveten om är att merparten av intäkterna kommer från fastigheten på Skeppsbron 28, vars uthyrning kan variera med konjunkturen. Denna risk gör det särskilt viktigt att det görs regelbundna avstämningar med dotterbolaget om det ekonomiska tillståndet i bolaget. c. Styrelseordförandens ansvar. Styrelsens ordförande har en särställning inom styrelsen med ett särskilt ansvar för att styrelsens arbete är väl organiserat och bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina uppgifter. Styrelsens ordförande väljas på årsmötet. Om ordföranden lämnar sitt uppdrag under mandattiden ska vice ordförande ta över uppdraget till nästa årsmöte. Om både ordföranden och vice ordföranden lämnar sina uppdrag samtidigt ska styrelsen inom sig välja ordförande för tiden intill nästa årsmöte. Styrelseordföranden leder styrelsearbetet och följer KFUM Sveriges inriktning och utveckling genom regelbundna kontakter med generalsekreteraren. Ordföranden samråder fortlöpande med generalsekreteraren i förekommande strategiska frågor. Styrelseordföranden kallar till extra styrelsemöte när det behövs. 2(20)
Vid styrelseordförandes förhinder ska styrelsearbetet ledas av vice ordförande. Vad som i arbetsordningen fastslås beträffande styrelseordföranden ska i förekommande fall gälla för vice ordförande. Organisera och leda styrelsens arbete och därigenom skapa förutsättningar för att styrelsens arbete kan bedrivas effektivt. Bidra till att styrelseledamöterna förstår uppdragets innebörd och se till att ledamöterna fullgör sina åtaganden Uppmuntra en öppen och konstruktiv diskussion i styrelsen i vilken ledamöter deltar och skapa bästa möjliga förutsättningar för styrelsens arbete. Se till att styrelsen fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om rörelsen och dess verksamhet samt i övrigt får den utbildning som krävs för att styrelsearbetet ska kunna bedrivas effektivt. Ta emot synpunkter från medlemmar och förmedla dessa inom styrelsen Hålla löpande kontakt med och fungera som diskussionspartner och stöd för KFUM Sveriges generalsekreterare. Se till att styrelsen erhåller tillfredsställande information och beslutsunderlag för sitt arbete. Kontrollera att styrelsens beslut verkställs effektivt. Efter samråd med generalsekreteraren fastställa förslag till dagordning för styrelsens sammanträden. Se till att styrelsens arbete årligen utvärderas genom en systematisk och strukturerad process samt att valberedningen informeras om resultatet av utvärderingen. Hantering av klagomål - att ta till vara på synpunkter som kommer in till organisationen, oavsett om dessa är av positiv eller negativ karaktär är en viktig del i vårt arbete med att ständigt bli bättre och utvecklas. Klagomål från personer eller organisationer utanför rörelsen hänvisas beroende på art till generalsekreterare eller ordförande. Interna klagomål eller synpunkter från rörelsen tas med berörda parter. Det ligger ett särskilt ansvar på ordföranden att i dialog med GS fånga upp och hantera synpunkter på vår rörelse. d. Styrelseledamöters ansvar. Alla styrelseledamöter ska vara medvetna om det personliga ansvar som styrelseuppdraget innebär. En styrelseledamot har en sysslomannaliknande ställning i förhållande till KFUM Sverige. Det innebär att ledamoten är skyldig att ägna uppdraget den tid och omsorg och ha en kunskap som behövs för att på bästa sätt tillvarata förbundets intressen. Styrelseledamot ska självständigt bedöma de ärenden styrelsen har att behandla och föra fram de uppfattningar och göra de ställningstaganden detta föranleder samt begära den kompletterande information och tillägna sig den kunskap som ledamoten anser nödvändig för att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut. Ny styrelseledamot ska genomgå introduktionsutbildning samt den utbildning i övrigt som ordföranden och ledamoten gemensamt finner lämplig. Ta emot synpunkter från medlemmar och förmedla dessa inom styrelsen Vid misstanke om att det kan förekomma oegentligheter inom organisationen bör ordföranden eller våra revisorer skyndsamt kontaktas. e. Styrelsesammanträden Styrelsen ska hålla ca 4-8 sammanträden per år. Härutöver kan extra styrelsemöten hållas vid behov, också per telefon eller per capsulam. Strategimöten ska hållas minst en gång per period. Vid varje ordinarie sammanträde bör följande ärenden tas upp: - Protokoll från föregående sammanträde - Val av justeringsperson - Godkännande av dagordning 3(20)
- Lägesrapport kansliet - Ekonomisk rapport med väsentliga händelser och avvikelse mot budget samt prognos när så erfordras - Verksamheten KFUM Sveriges revisor kan vara närvarande vid det sammanträde där årsbokslut, årsredovisning och revisorsrapport avhandlas samt därutöver vid behov för bedömning av KFUM Sveriges ställning. Skriftlig kallelse till styrelsens sammanträden innehållande dagordning och erforderligt beslutsunderlag för sammanträdet ska i möjligaste mån ske senast en vecka före utsatt sammanträdesdag. Styrelsens beslutsmässighet regleras i stadgarna. Styrelsesammanträdena protokollföras. Protokollet ska med hänvisningar till utsänt material eller bifogat underlag formulera styrelsens beslut och även innehålla en redogörelse för eventuell avvikande mening från beslutet. Protokollet ska tillställas styrelsens ledamöter samt generalsekreteraren. Utsändes protokollet i ojusterat skick skall justering ske vid nästa styrelsesammanträde. Protokollen arkiveras hos KFUM Sverige. Protokoll kan offentliggöras på hemsidan eller på intranätet. Styrelseledamöterna och styrelseordförande är skyldiga att redogöra för jävsituationer. Styrelseledamöterna och styrelseordförande är skyldiga att inte bereda ärenden, delta i beslut eller representera KFUM Sverige i frågor där jäv föreligger. Styrelseordförande beslutar ytterst om det avses föreligga jäv för en enskild styrelseledamot. f. Finansiell rapportering och intern kontroll. Styrelsen ansvarar för att KFUM Sveriges finansiella rapportering är upprättad i överenskommelse med lag och tillämpliga redovisningsstandarder. Styrelsen ansvarar också för KFUM Sveriges interna kontroll. Överlämna KFUM Sveriges räkenskaper och styrelseprotokollen för det gångna arbetsåret till revisorn före den 1 april. Av årsredovisning ska tydligt framgå vilka delar som är formella finansiella rapporter, på vilka regelverk dessa grundas och vilka delar av årsredovisningen som är reviderade av KFUM Sveriges revisor. Styrelsen och generalsekreteraren ska omedelbart före underskrifterna i årsredovisningen lämna en försäkran av innebörd att, såvitt de känner till, årsredovisningen är upprättad i enlighet med god redovisningssed, lämnade uppgifter stämmer med de faktiska förhållandena och ingenting av väsentlig betydelse är utelämnat som skulle kunna påverka den bild av KFUM Sverige som skapats av årsredovisningen. Styrelsen ska se till att KFUM Sverige har god intern kontroll och fortlöpande hålla sig informerad om och utvärdera hur KFUM Sveriges system för intern kontroll fungerar. g. Sekretess. All information som ledamot av KFUM Sveriges styrelse, generalsekreterare och styrelsens sekreterare får tillgång till genom uppdraget och som KFUM Sveriges inte gjort offentlig skall omfattas av sekretess. Ledamot av styrelsen och generalsekreterare får, med undantag för vad som gäller enligt lag, inte lämna sådan information till tredje part. h. Styrelsekommittéer och arbetsgrupper. Styrelsen kan vid behov utse en eller flera ledamöter att särskilt följa, bevaka och bereda vissa områden. Styrelseledamot med uppdrag i särskilt arbetsområde ska löpande lämna styrelsen information om frågor inom detta område. Styrelsen ska löpande se till att den beslutande arbetsfördelningen fungerar. Arbete i kommittén ska protokollföras. Styrelsen avhänder sig ej uppgifter till de kommittéer den utsett utan delegerar arbetsuppgifter och får resultatet rapporterat tillbaka. Styrelsen har det fulla ansvaret också för delegerade arbetsuppgifter. i. Riktlinjer för val av samarbetspartners: Vi söker samarbetspartners där vi delar en gemensam värdegrund. Vi söker partners som kan bidra till att vi utvecklar vår organisation och verksamhet. Val av internationella samarbetspartners inom rörelsen är reglerat i den internationella policyn. 4(20)
j. Riktlinjer för styrelsens kommunikation med revisorerna: Styrelsen kommunicerar i huvudsak med revisorerna genom GS, FU och ekonomiansvarig tjänsteman. En eller flera representanter från styrelsen bör vara med på slutrevisionsmötet med revisorerna i april/maj. Styrelsen sänder handlingar inför förbundsstyrelsemöten elektroniskt till revisorerna. Revisorerna får förbundsstyrelseprotokollen skickade till sig elektroniskt. Medlemsrevisorn ska löpande föra en dialog med styrelsen under mandatperioden. k. Riktlinjer för mandat i utskottsstrukturen Styrelsen kan ge uppdrag till utskotten, utskotten kan i dialog och samförstånd ge uppdrag till varandra. 5(20)
UPPDRAGSBESKRIVNING FÖR PRESIDIET Bakgrund Förbundsstyrelsen har beslutat om att inrätta ett Presidium med huvuduppgift att leda styrelsens arbete. Utskottets syfte Leda styrelsens arbete och fatta beslut i angelägna frågor mellan styrelsemötena samt utgöra personalutskott. Uppdrag och mandat Planera och leda styrelsens arbete Ansvara för kompetensutveckling av styrelsen Besluta om lön inom budget, utbildning, bevilja ledighet, resor utanför Sverige för Generalsekreteraren (GS) Vara stöd till GS vid anställningar Fatta beslut i ärenden som av tidsskäl inte kan fattas av förbundsstyrelsen. Samråd Presidiet använder sig av de kontakter som behövs för att lösa sitt uppdrag inom givna ramar. Presidiet kan adjungera lämplig kompetens efter behov. Återrapportering Vid Presidiets möten skall minnesanteckningar föras och dess beslut ska bekräftas av förbundsstyrelsen. Personalfrågor ska föras i särskilt protokoll och ej sändas ut. Återrapportering till styrelsen sker främst genom minnesanteckningar, men också muntligt eller genom GS verksamhetsrapport. Budget Utskottets budgeterade medel fastställs av ROM genom att förbundets budget fastställs. 6(20)
UPPDRAGSBESKRIVNING FÖR GENERALSEKRETERAREN, KFUM SVERIGE Generalsekreteraren (GS) är chefstjänsteman i KFUM Sverige. GS leder KFUM Sveriges arbete i enlighet med stämmo- och styrelsebeslut. GS ska självständigt ta initiativ för att utveckla och stärka KFUM rörelsen i Sverige och världen, idémässigt och organisatoriskt. Organisatorisk placering GS rapporterar till KFUM Sveriges styrelse. Ordföranden och vice ordföranden handlägger tillsammans anställnings- och förmånsfrågor av personlig karaktär för GS. GS är chef för personalen i KFUM Sverige. GS kan själv tillsätta de arbetsgrupper eller skapa de nätverk som behövs för att genomföra olika uppgifter. Dessa grupper rapporterar direkt till GS som rapporterar vidare till styrelsen. Huvuduppgifter KFUM Sverige ansvarar för KFUM-rörelsens gemensamma arbete på nationell och internationell nivå. GS ska aktivt ta initiativ till utveckling och effektivisering av KFUM rörelsen. Vidare ska GS: Genomföra den vid ROM antagna verksamhetsplanen. Representera KFUM rörelsen i samhället. Bedriva en aktiv omvärldsbevakning och omvärldsanalys kring frågeställningar som är viktiga för KFUM, samt sprida dessa analyser i rörelsen. Sprida kännedom om och verka för KFUMs målsättning inom och utom rörelsen. Leda kansliets arbete och utveckling. Ansvara för styrelsens beslutsunderlag och verkställighet av beslut. Hantering av klagomål Att ta till vara på synpunkter som kommer in till organisationen, oavsett om dessa är av positiv eller negativ karaktär är en viktig del i vårt arbete med att ständigt bli bättre och utvecklas. Klagomål från personer eller organisationer utanför rörelsen hänvisas beroende på art till generalsekreterare eller ordförande. Interna klagomål eller synpunkter från rörelsen tas med berörda parter. Det ligger ett särskilt ansvar på GS att i dialog med ordföranden fånga upp och hantera synpunkter på vår rörelse. Ansvar GS har befogenhet och skyldighet att fatta och verkställa beslut som är nödvändiga för att fullgöra de av ROM och styrelsen fastställda mål och beslut. GS fullgör KFUM Sveriges arbetsgivaransvar i enlighet med fastställd delegationsordning. Kontakter GS ska: Samråda med presidiet om sitt arbete. Rapportera egna beslut av principiell betydelse eller avvikelser från av ROM eller förbundsstyrelsen fattade beslut. Hålla sig informerad om det arbete som görs i rörelsen och vara observant på viktigare händelser i organisationen. 7(20)
UPPDRAGSBESKRIVNING FÖR FINANSUTSKOTTET (FU) Förbundsstyrelsen har valt att organisera sitt arbete med en uppdelning av vissa uppdrag i utskott. Dessa bemannas av styrelsepersoner, ideella utanför styrelsen samt om så behövs, anställd personal. Utskottets syfte Syftet är att avlasta förbundsstyrelsen inom området ekonomi och att vara dess expertis inom området. Uppdrag Vara beredningsgrupp till förbundsstyrelsen i frågor av strategisk ekonomisk karaktär Granska budgetuppföljningar och prognoser Presentera ekonomiska rapporter till förbundsstyrelsen Initiera och fastställa ramar för budget och bokslutsprocesserna Hålla kontakterna med Lunett AB Utskottets mandat När akut behov uppstår, fatta beslut som medför ekonomiska konsekvenser utöver budget. Respektive beslut får ej medföra mer än 50.000 kr i merkostnader. Uttala sig och besluta för förbundsstyrelsens räkning i ärenden som är delegerade från förbundsstyrelsen till utskottet. Riktlinjer för finansiering, kapitalplacering, sparande och det egna kapitalets storlek KFUM Sverige har sitt huvudsakliga kapital investerat i fastigheten på Skeppsbron 28. Den löpande verksamheten finansieras i stor sätt av ränteintäkterna från detta kapital. Eventuella uttag av kapital från fastigheten ska användas för långsiktiga investeringar för rörelsen. Kapitalplaceringar ska göras i enlighet med KFUMs idé och värdegrund. Minst 50% av placeringarna ska placeras i räntebärande papper. Gåvor i form av värdepapper tas emot. I de fall där dessa papper inte är i överensstämmelse med vår värdegrund avyttras dessa skyndsamt, gåvan ska så snart som det är möjligt komma verksamheten till del. KFUM Sverige är medlemmar i FRII och iakttar FRIIs Vägledning avseende sparande och placeringspolicy. Riktlinjer för hantering av gåvor i form av fast egendom KFUM vill så snart det är möjligt avyttra inkomna gåvor oavsett slag för att använda medlen i verksamheten. Gåvor i form av fast egendom avyttras så snart som det bedöms vara ekonomiskt försvarbart. Samråd Utskottet använder sig av de kontakter det behöver för att lösa sitt uppdrag inom givna ramar. Återrapportering Återrapportering sker genom protokoll samt muntligt i frågor som FU särskilt vill informera om. Budget Utskottets budgeterade medel fastställs av ROM genom att förbundets budget fastställs. 8(20)
UPPDRAGSBESKRIVNING FÖR KOMMUNIKATION- och MARKNADSUTSKOTTET (KMU) Förbundsstyrelsen har valt att organisera sitt arbete med en uppdelning av vissa uppdrag i utskott. Dessa bemannas av styrelsepersoner, ideella utanför styrelsen samt om så behövs, anställd personal. Utskottets arbetsområde regleras av: Målsättning fastställd av förbundsstyrelsen Verksamhetsplaner fastställda av ROM Av ROM fastställd budget Kommunikationspolicy och strategi fastställd av förbundsstyrelsen Utskottets syfte Utskottets syfte är att skapa, bygga upp och upprätthålla KFUM-rörelsens värderingar och budskap. Uppdrag Utskottets uppdrag är att planera, synkronisera, genomföra, kontrollera, utveckla och analysera insatser inom kommunikation och marknadsföring, på nationell nivå. I uppdraget ingår områden som: Profilering Marknadsföring Informationsstrategi Kommunikationsstrategi Grafisk profil Insamlingsarbete Omvärldsbevakning och analys Webb Fungera som stöd för anställd Från förbundsstyrelsen hänskjutna frågor Utskottets mandat KMU har beslutsrätt inom sina ansvarsområden. Samråd Utskottet använder sig av de kontakter det behöver för att lösa sitt uppdrag inom givna ramar. Återrapportering KMU ska protokollföra sina möten. Återrapportering sker till förbundsstyrelsen dels i form av protokoll, dels genom skriftlig rapport och dels med en kortare föredragning av rapporterna. Budget Utskottets budgeterade medel fastställs av ROM genom att förbundets budget fastställs, vid särskilda satsningar fastställs utskottets budget av förbundsstyrelsen. 9(20)
UPPDRAGSBESKRIVNING FÖR ORGANISATIONSUTVECKLINGSUTSKOTTET (ORGUT) Förbundsstyrelsen har valt att organisera sitt arbete med en uppdelning av vissa uppdrag i utskott. Dessa bemannas av styrelsepersoner, ideella utanför styrelsen samt om så behövs anställd personal. Utskottets syfte Syftet med utskottet är att avlasta förbundsstyrelsen inom området organisationsutveckling och de frågor som handlar om vår rörelses struktur, stadgar etc. Utskottets arbetsområde regleras av: Målsättning fastställd av förbundsstyrelsen Verksamhetsplan fastställd av ROM Av ROM fastställd budget Uppdrag Planera och genomföra förbundsgemensamma möten kring organisationsutveckling Driva de frågor som för organisationsutveckling i rörelsen Upprätta detaljerad verksamhetsplan för perioden Bilda och vägleda nya team och arbetsgrupper som anses behövas under arbetsperioden Utskottets mandat De frågeställningar som utskottet har att hantera är av viktig rörelsepolitisk karaktär. Utskottet ska därför alltid säkerställa att det man gör är väl förankrat i styrelsen. Samråd ORGUT samråder och använder sig av de kontakter det anser sig behöva för att lösa sitt uppdrag. Återrapportering Utskottet är skyldigt att: Rapportera till styrelsen hur arbetet fortskrider Rapportering sker genom kanslirapport och utskottets mötesprotokoll. Detta kompletteras med en skriftlig och muntlig rapport vid förbundsstyrelsens möten då behov föreligger Budget Utskottets budgeterade medel fastställs av ROM. Utskottet handlägger utanför budgetramen även externa projektmedel inom ramen för verksamhetsområdet. 10(20)
UPPDRAGSBESKRIVNING FÖR INTERNATIONELLA UTSKOTTET Förbundsstyrelsen har valt att organisera sitt arbete med en uppdelning av vissa uppdrag i utskott. Dessa bemannas av styrelsepersoner, ideella utanför styrelsen samt om så behövs anställd personal. Utskottets syfte Syftet med utskottet är att avlasta förbundsstyrelsen inom området internationellt utvecklingssamarbete samt internationella kontakter/frågor gällande YWCA och YMCA, och vara dess expertis inom området. Utskottets arbetsområde regleras av: Målsättning fastställd av förbundsstyrelsen Verksamhetsplan samt budget fastställd av ROM Policy för det internationella arbetet Externa projektmedel från beviljade ansökningar Uppdrag Planera projekt och program inom det internationella utvecklingssamarbetet Följa upp projekt och se till att de utvärderas och rapporteras enligt riktlinjer Upprätta detaljerad verksamhetsplan för perioden Granska ekonomisk uppföljning av verksamheten samt budget Säkerställa kvalitét och långsiktighet i arbetet Stärka rollen och deltagandet mellan KFUM Sverige och YWCA och YMCA på Europa- och världsnivå Föreslå personer att representera KFUM Sverige i internationella arbetsgrupper inom utskottets ansvarsområde Bistå förbundsstyrelsen med expertis vid behov av uttalanden gällande INTUTs verksamhetsområde. Utskottets mandat Upprätta externa projektansökningar, projektplaner och projektredovisningar inom ramen för INTUTs verksamhetsområde Godkänna till KFUM Sverige inkomna projektansökningar inom INTUTs verksamhetsområde Uttala sig och besluta för förbundsstyrelsens räkning i ärenden inom INTUTs verksamhetsområde INTUT tillsätter team och arbetsgrupper efter behov och inom given budgetram Samråd INTUT samråder och använder sig av de kontakter det anser sig behöva för att lösa sitt uppdrag. Återrapportering Utskottet är skyldigt att: Rapportera och ge underlag till styrelsen om det ekonomiska läget Rapportera till styrelsen hur arbetet fortskrider samt tillhandahålla en lista över aktuella projekt Rapportering sker genom kanslirapport och utskottets mötesprotokoll. Detta kompletteras med en muntlig rapport vid förbundsstyrelsens möten då behov föreligger Budget Utskottets budgeterade medel fastställs av ROM. Utskottet handlägger utanför budgetramen även externa projektmedel inom ramen för verksamhetsområdet. 11(20)
UPPDRAGSBESKRIVNING FÖR REVISORER KFUM Sveriges styrelse fick i uppdrag av riksombudmötet 2009 att återkomma med en proposition angående verksamhetsrevision. Det är styrelsens mening att verksamhetsrevisionen är och ska vara en del av den ordinarie revisionen. Att tydliggöra revisorernas uppdrag, inklusive verksamhetsrevision, är i första hand riksombudsmötets uppdrag, inte styrelsens. Det är dock önskvärt att en uppdragsbeskrivning för revisorerna fastställs eftersom andra funktioner i förbundsledningen är förtydligade på det sättet. KFUM Sveriges styrelse föreslog ROM 2011 om att fastställa Uppdragsbeskrivning för revisorer enligt följande: Uppdragsbeskrivning för revisorer Följa god revisionssed. Granska årsredovisning och i förekommande fall koncernredovisningen. På rimliga grunder säkerställa att redovisningen inte innehåller väsentliga fel. Medlemsrevisorn har ett särskilt ansvar att granska av styrelsen fattade väsentliga beslut och åtgärder. Medlemsrevisorn har ett särskilt ansvar att bedöma om styrelsen handlat i strid med förbundets stadgar. Medlemsrevisorn skall löpande föra en dialog med styrelsen under mandatperioden. 12(20)
STYRELSELEDAMÖTERNAS ANSVARSOMRÅDEN KFUM Sveriges styrelseledamöter har en rad uppgifter i enlighet med styrelsens arbetsordning. Dessutom har ledamöterna ansvar för att hålla sig särskilt uppdaterade på vissa delar av vår rörelse och på de samarbetsorganisationer som vi är medlemmar i. I detta ansvar ingår det att hålla sig informerad om viktigare händelser men även att vara en representant för KFUM Sverige och informera om vad som sker inom KFUM Sverige. Specialförbund KFUK-KFUMs Scoutförbund KFUM Triangelförbund KFUM Idrottsförbund KFUK-KFUMs sångarförbund Y s men Ansvarig Ordf./vice ordf Ordf./vice ordf Ordf./vice ordf Ordf./vice ordf Ordf./vice ordf Regioner Ansvarig Skåne-Blekinge Fredrik Malmberg Västsvenska - Småland Hanna Forsén (övergripande regionansvar) Östgöta Emil Breman Örebro-Värmland Anna Magnusson Mälardalen Annie Hedlund Stockholm Daniel Eidhagen Gävle-Dala Zeinab El-Saneh Nedre Norrland Therese Eriksson Över Norrland Thomas Holmberg Organisationer som KFUM Sverige är medlemmar i Huvuddelen av de medlemskap som KFUM har i andra organisationer sköts genom de ansvar som internationella- och finansutskottet har enligt nedan. Utskotten fördelar ansvar inom sig. Utöver de medlemskap som sköts av utskott så finns det några ytterligare viktiga medlemskap som styrelsens ledamöter har ett direkt ansvar för, enligt nedan. Styrelsen World YMCA World YWCA YMCA Europe YWCA Europe Sveriges Ekumeniska Kvinnoråd Finans Utskottet Svensk Insamlingskontroll, SFI FRII Folkspel Idea FO Organisations Utskottet Ungdomsstyrelsen Kommunikations och Marknads Utskottet Forum Sektor 3 Internationella Utskottet Svenska Missionsrådet Globalportalen Concorde Svenska FN förbundet SEAPPI Utbildnings Utskottet LSU Sensus studieförbund Ideell arena 13(20)
ANSÖKNINGSKRITERIER VID NOMINERINGAR OCH AKTIVITETER Följande kriterier är baskriterier som läggs som en grund. Specifika utlysningar, externa nomineringar etc har sina specifika kriterier. Båda delarna ska i så hög grad som möjligt uppfyllas för att en kandidat ska ha största möjlighet att bli uttagen. Det är önskvärt att den grupp som gör urval bestämmer sig för vilka kriterier det är som gäller, helst redan innan en annons skrivs och skickas ut. Deltagaren ska; - Vara beredd att göra föreläsning om aktiviteterna man deltagit i - Använda sig av sociala medier för att berätta om aktiviteten - Vara införstådd med och dela KFUM Sveriges värdegrund, särskilt med betoning på alla människors lika värde - Vara förankrad i en lokal KFUM förening - Visa tydligt hur man kommer att tillföra sin lokala förening ny kunskap genom att delta på aktiviteterna - Ansöka utifrån utlysta kriterier till kontaktperson för aktiviteten - Motivera varför man borde vara deltagare i aktiviteten När grupper ska formeras ska följande prioriteras; - KFUM Sverige strävar i huvudsak efter att skapa heterogena grupper - KFUM Sverige vill vara en mötesplats där rörelsen får chansen att träffa människor som man kanske inte hade mött annars - En spridning av erfarenheter i rörelsen så väl som i övriga livet - En jämn könsfördelning - En för uppgiften lämplig åldersfördelning 14(20)
UPPDRAGSBESKRIVNING FÖR DELEGATIONSLEDARE Förbundsstyrelsen utser delegationsledare för att leda KFUM Sveriges delegationer till olika möten, tillexempel YWCA och YMCAs årsmöten i Europa och världen, men det kan även gälla delegationer till specialförbundens årsmöten eller årsmöten i organisationer som KFUM Sverige är medlemmar i. Syfte med en delegationsledare Syftet med att utse en person som delegationsledare är att KFUM Sveriges deltagande i olika sammanhang ska bli så givande som möjligt. Delegationsledarens uppdrag regleras i styrelsens beslut om att tillsätta en delegationsledare. Styrelsens beslut gäller i första hand, i andra hand gäller denna uppdragsbeskrivning för delegationsledare. Delegationsledarens arbete regleras av: Policies och strategier beslutade om ROM eller förbundsstyrelsen Andra beslut fattade av ROM eller förbundsstyrelsen Uppdrag Förbereda delegationens deltagande i alla avseenden Arbeta för att delegationens sammansättning speglar rörelsen med tyngdpunkt på unga delegater Särskilt skapa förutsättningar för att delegationen är så väl påläst och kunnig som möjligt Fördela ansvar och arbetsuppgifter inom delegationen Se till att delegationen gör ett starkt och mycket positivt avtryck på mötet Se till att KFUM Sveriges åsikter blir hörda och får gehör Se till att KFUM Sveriges intressen tillvaratas på bästa sätt Se till att information och kunskap som finns på mötet och är intressant för den Svenska rörelsen också kan komma rörelsen till del. Se till att de policies, strategier och andra beslut som ROM eller KFUM Sverige har beslutat om följs och för genomslag, Delegationsledarens mandat Delegationsledaren rapporterar direkt till förbundsstyrelsen Delegationsledaren för KFUM Sveriges talan i de frågor som mötet diskuterar Delegationsledaren använder sig av hela delegationen för att mötets resultat ska bli så positiva som möjligt för KFUM rörelsen i Sverige Delegationsledaren har att förhålla sig till de policies, strategier och ROM beslut som KFUM Sverige har och tillse att delegationen följer dessa Delegationsledaren kan skriva avtal med delegationens deltagare om vilka regler och förhållningssätt det är som ska gälla för delegationens arbete. Delegationsledaren har mandat att i synnerliga fall stänga av delegationsmedlemmar, detta görs i så fall i samråd med presidiet. 15(20)
Samråd Delegationsledaren ska så långt som möjligt lösa sina uppgifter på plats genom att konsultera de personer som finns med i delegationen. Finns det behov av att konsultera ordföranden, vice ordförande övriga styrelsen eller generalsekreteraren eller övriga rörelsen så görs detta. Återrapportering Återrapportering sker till förbundsstyrelsen i form av en rapport enligt överenskommen rapporteringsmall. Budget Delegationsledaren ska vara uppmärksam på att den uppsatta budget följs, genom hela projektet. Delegationsledaren kan ges rätt att attestera kostnader förknippade med projektet i den ordning som attestordningen medger. Uppdragsbeskrivningen är beslutad på förbundsstyrelsens sammanträde 25 april 2010 och gäller tills vidare. 16(20)
BEMANNING AV UTSKOTT ETC Utskottet utses av förbundsstyrelsen på två år. Utsedda ledamöter har beslutanderätt. Anställd personal är adjungerade till utskottet och saknar beslutanderätt. Presidiet Från förbundsstyrelsen: Tjänstemän: Anna Magnusson, ordförande Fredrik Malmberg, vice ordförande Generalsekreterare Finans Utskottet Från förbundsstyrelsen: Ideella: Tjänstemän: Fredrik Malmberg ordförande Ekonomiansvarig Generalsekreterare Kommunikations- och marknads Utskottet (KMU) Från förbundsstyrelsen: Emil Breman, ordförande Therese Eriksson Ideella: Daniel Anundi Ludvig Aust Tjänstemän: Kommunikatör Organisations Utskott Från förbundsstyrelsen: Daniel Eidhagen, ordförande Anna Magnusson Ideella: - Tjänstemän: Generalsekreterare Utbildning Utskottet Från förbundsstyrelsen: Ideella: Tjänstemän: - Thomas Holmberg, ordförande Hanna Forsén Internationella Utskottet Utskottet utses av förbundsstyrelsen på två år. Utsedda ledamöter har beslutanderätt. Anställd personal är adjungerade till utskottet och saknar beslutanderätt. Från förbundsstyrelsen: Annie Hedlund, ordförande Zeinab El-Saneh Ideella: Anna Boo Susanne Ekman Tjänstemän: Internationell sekreterare 17(20)
ATTESTORDNING Följande attestreglemente är fastställt vid förbundsstyrelsens sammanträde 29 november 2009 att gälla tills vidare. Styrelsen för KFUM Sverige har givit generalsekreteraren mandat att leda och ansvara för verksamheten inom KFUM Sverige utifrån på ROM tagna beslut och budget samt styrelsens uppdrags- och inriktningsbeslut. Med ovanstående ges generalsekreteraren mandat att attestera den löpande verksamheten. Delegation av attesträtten Generalsekreteraren och förbundsstyrelsen har rätt att delegera attesträtten. Detta skall ske skriftligen och bekräftas av mottagaren. Sådan delegation skall vara tidsbestämd. Sådan delegation gäller då den inkommit till KFUM Sveriges kansli där den diarieförs och förvaras. Delegation av attesträtten skall göras vid sådan frånvaro som kan påverka kansliets arbete eller medföra försenad betalning. Ingen attesterar kostnader som avser den egna personen såsom kostnader för egen lön, resa, eller annan tjänst eller förmån. Beställare ansvarar för fakturas riktighet. Ordförande attesterar generalsekreterarens omkostnader och generalsekreteraren attesterar övrig personals omkostnader. Attesträtten är delegerad enligt följande Tjänsteman är attestansvarig för angiven konto/kontogrupp med undantag för vissa typer av kostnader 1,2. 11. Nationell verksamhet Generalsekreterare (GS) 1200 09 Debitering internationella avgifter GS 1210 1260 Övrigt internationellt GS 13 15 Biståndsverksamhet Internationell sekreterare 16 Påverkan/demokrati GS 17 Ledarutbildning GS 21 Förbundssekretariat GS 22 Kansli ekonomi Ekonomiansvarig 23 Kansli tryckeri kopiering Ekonomiansvarig 24 Kansli post expedition Ekonomiansvarig 25 Kanslikostnader övrigt Ekonomiansvarig 33 Egen försäljning Ekonomiansvarig 36 Kapitalförvaltning GS 46 Kommunikation, trycksaker Kommunikatören 1. Kostnader över 5 000 kr skall även attesteras av generalsekreteraren. 2. GS attesterar löner och hyror. 18(20)
DELEGATIONSORDNING Delegationsordning är fastställd vid förbundsstyrelsens möte 29 november 2010 att gälla tills vidare. Personalärenden A. Generalsekreteraren Beslutsorgan 1. Anställa, entlediga, bevilja förkortad uppsägningstid, beslut om löneutrymme vid nyanställning Styrelsen 2. Beslut om lön inom budgeterad ram Presidiet 3. Utbildning Presidiet 4. Resor utanför Sverige Presidiet 5. Bevilja ledighet (längre än 4 veckor sammanhängande) Presidiet 6. MBL ärenden Presidiet B. Övrig personal 1. Inrättande av fasta tjänster Styrelsen 2. Tillsättande av fasta tjänster Generalsekreteraren 3. Inrättande av projektanställningar efter godkänd projektansökan Generalsekreteraren 4. Tillsättande av projekttjänster Generalsekreteraren 5. Övriga tillfälligt anställda Generalsekreteraren 6. Beslut om lön inom budgeterad ram Generalsekreteraren 7. Bevilja ledighet Generalsekreteraren 8. MBL ärenden Generalsekreteraren 9. Arbetsledning, utvecklingssamtal etc Generalsekreteraren Övrigt C. Anskaffning av inventarier 1. Inom fastställd budget Generalsekreteraren 2. Utöver ramen för fastställd budget Styrelsen D. Generering av övriga kostnader 1. Kostnader utöver fastställd budget per objekt i kontoplanen < 10.000 Generalsekreteraren 2. Kostnader utöver fastställd budget per objekt i kontoplanen > 10.000 Styrelsen E. Omfördelning av budget 1. Inom kontogrupp Attestansvarig 2. Mellan kontogrupp/-er Styrelsen F. Avtal 1. Beslut om avtal av övergripande karaktär med betydelse för KFUM Sveriges framtida verksamhet där KFUM Sverige går in som en av parterna Styrelsen 2. Övriga avtal GS efter samråd med FU G. Fast egendom Beslut om inköp eller försäljning av fast egendom Styrelsen 19(20)
H. Skuldsättning 1. Alla krediter, utöver löpande leverantörskrediter < 250 000 Presidie efter samråd med FU 2. Alla krediter, utöver löpande leverantörskrediter > 250 000 Styrelsen I. Presidiet, utskott och styrgrupper Mandat och återkoppling delegeras och regleras i en uppdragsbeskrivning. K. Projektansökan 1. Godkänna externa projektansökningar, projektplaner och projekt- GS efter samråd med utskott redovisningar inom ramen för verksamhetsplanen. 2. Godkänna externa projektansökningar, projektplaner och projekt- GS redovisningar utom ramen för verksamhetsplanen. 3. Godkänna till KFUM Sverige inkomna projektansökningar Styrelsen 20(20)