Riktlinjer för uppföljning Motala kommun
Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Diarienummer: 11/KS 0157 Datum: 2011-08-22 Paragraf: KF 111 Reviderande instans: Diarienummer: Datum: Paragraf: Gäller från: 2011-09-01 Riktlinjer för uppföljning Inledning I Ledningssystem för Motala kommun (LedMot) beskrivs hur kommunen ska styra sin verksamhet och ekonomi. I LedMot finns också en översiktlig beskrivning av uppföljningsmodellen. Riktlinjer för uppföljning utgör en detaljerad beskrivning av uppföljningsmodellens innehåll och nivåer. en ska med utgångspunkt från dessa riktlinjer utforma hur den detaljerade uppföljningen inom förvaltningen och till den ansvariga nämnden ska ske. Utöver dessa riktlinjer ska förvaltningarnas uppföljning uppfylla kraven i den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed och Rådet för kommunal redovisnings (RKR) rekommendationer. Riktlinjer Kommunen ska löpande följa, utvärdera och analysera utfallet av verksamhet och ekonomi på ett systematiskt sätt så att det skapas ett bra beslutsunderlag för prioriteringar och för utveckling och förbättring av verksamheten. Uppföljningen ska visa på utfall både mot egna mål men även möjliggöra jämförelser med andra. Uppföljningen ska fokusera på avvikelser. En befarad eller konstaterad avvikelse ska alltid leda till att åtgärdsplaner upprättas. Åtgärdsplanerna ska innehålla åtgärder som säkerställer en bättre framtida måluppfyllelse och att de ekonomiska ramarna hålls. För att uppföljningen ska utgöra ett allsidigt beslutsunderlag och för att säkerställa att kommunen lever upp till en god ekonomisk hushållning bör den göras utifrån flera perspektiv. Resursåtgång God ekonomisk hushållning Resultat Prestationer Riktlinjer för uppföljning Sida 1 (6)
Resursåtgång handlar om vilka resurser som förbrukats i verksamheten Prestationer handlar om standard och omfattning på de tjänster som levereras Resultat handlar om vilka effekter kommunens verksamhet lett till för kunderna eller medborgarna Uppföljningsdokument Uppföljningen sammanställs av förvaltningen och fastställs av den politiska ledningen i fyra olika typer av dokument. Kommunledningsförvaltningen ansvarar för att upprätta mallar för utformningen av dessa dokument. Uppföljning Månadsvis ska förvaltningschefen redovisa en övergripande uppföljning av ekonomin med prognos för helårsutfallet för den ansvariga nämnden/styrelsen. Uppföljningen ska också översiktligt beskriva utvecklingen av väsentliga personalnyckeltal samt verksamhetsstatistik. Syftet med den månadsvisa uppföljningen är att ge nämnden en kontinuerlig information på ett överskådligt sätt för att nämnden i god tid ska upptäcka avvikelser och snabbt kunna vidta åtgärder. De månadsvisa uppföljningarna ska redovisas för ansvarig nämnd/styrelsen minst åtta gånger per år. Två av dessa uppföljningar sammanfaller med redovisning av delårsrapport och årsredovisning. Ytterligare tre av dessa sammanfaller med den uppföljning som redovisas för kommunstyrelsen. Syftet med de tre uppföljningar som redovisas för kommunstyrelsen är att styrelsen ska kunna göra en bedömning av utvecklingen av hela kommunens ekonomi inklusive utvecklingen av väsentliga personalnyckeltal och verksamhetsstatistik samt vid behov vidta åtgärder. Delårsrapport Enligt kapitel 9 i den kommunala redovisningslagen ska kommunen minst en gång under räkenskapsåret upprätta en särskild redovisning, delårsrapport, för verksamheten från räkenskapsårets början. Motala kommun har bestämt att delårsrapporten ska göras per den 31 augusti, det vill säga efter två tredjedelar av året. Syftet med delårsrapporten är att den ska identifiera eventuella finansiella och verksamhetsmässiga problem. Rapporten ska innehålla en översiktlig redogörelse för utvecklingen av kommunens verksamhet och resultat sedan föregående räkenskapsårs utgång. Upplysningar ska då lämnas om sådana förhållanden som är viktiga för bedömningen av kommunens resultat eller ställning samt händelser av väsentlig betydelse för kommunen som har inträffat under rapportperioden eller efter dess slut, väsentliga personalförhållanden samt andra förhållanden som är av betydelse för styrningen och uppföljningen av den kommunala verksamheten (förvaltningsberättelse). Riktlinjer för uppföljning Sida 2 (6)
Delårsrapporten innehåller följande delar: sberättelse Resultaträkning Balansräkning Kassaflödesredovisning Driftredovisning Investeringsredovisning Nämndernas/styrelsens redovisningar I samband med delårsrapporten ska det ekonomiska utfallet periodiseras så att resultatet för perioden blir rättvisande. Periodiseringar ska genomföras i de fall de får en väsentlig påverkan på resultatet. Balansräkningsposter ska stämmas av och verifieras. Med anledning av VA-lagstiftningen ska en särskild redovisning ske av denna verksamhet. Redovisningen ska innehålla förvaltningsberättelse, resultat- och balansräkning samt en drift- och investeringsredovisning. Den del av vatten och renhållningsnämndens verksamhet som tillhör Vadstena ska särskiljas och inte ingå i Motala kommuns rapport. Årsredovisning Årsredovisningens syfte är att redogöra för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen vid årets slut. Det som anges ovan för delårsrapporten gäller även för årsredovisningen. Internkontroll Nämnden/styrelsen ska inför varje verksamhetsår fastställa en plan för sitt internkontrollarbete. Genomförd internkontroll ska redovisas för nämnd/styrelse i samband med delårsrapport och årsredovisning. Ytterligare förutsättningar för internkontrollen finns i Reglemente för internkontroll i Motala kommun. Syftet med internkontrollen är att säkerställa att nämnderna och styrelsen bedriver en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Internkontrollen ska också se till att lagar och regler tillämpas samt att kommunens tillgångar säkras. Den interna kontrollen ska i huvudsak inriktas mot att följa upp de styrdokument som är antagna av kommunen samt kontroller av kommunens ekonomiska redovisning. Genom internkontrollrutinen ska även styrelsens och nämndernas beslutade servicegarantier följas upp. Nämndernas redovisning av genomförd internkontroll sammanfattas årligen av kommunledningsförvaltningen och redovisas för kommunfullmäktige. Riktlinjer för uppföljning Sida 3 (6)
Uppföljningsmodell nivåer och innehåll Kommunens uppföljningsmodell byggs underifrån genom att den lägsta ansvarsnivån (enhet) rapporterar till förvaltningen eller till organisatorisk nivå som finns mellan förvaltning och enhet. en ansvarar sedan för rapportering till nämnd/styrelse. Nämnd/- styrelse rapporterar vidare till kommunstyrelse och kommunfullmäktige. För varje nivå i uppföljningssystemet aggregeras informationen och viss information stannar på vissa nivåer. Den slutliga uppföljningen som når kommunfullmäktige är ett urval som ska spegla verksamheten på ett representativt sätt. Uppföljningsmodellen består för närvarande av sex huvudkomponenter, vilka framgår av bilden nedan: Uppföljningsmodell nivåer och huvudkomponenter Inriktnings- och resultatmål Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Ekonomisk uppföljning Verksamhetsplaner Personalnyckeltal Internkontroll Verksamhetsstatistik Inriktnings- och resultatmål Uppföljning av resultatmål sker genom att ett eller flera nyckeltal kopplas till målet. Nyckeltalen måste kunna följas upp minst två gånger per mandatperiod. Om inget annat anges förutsätts alla nyckeltal väga lika tungt för utvärderingen av resultatmålet För varje nyckeltal ska nämnden/styrelsen årligen fastställa en målnivå för det aktuella året och för mandatperiodens slut. Utvärdering sker mot målnivån för det aktuella året och för varje nycketal fastslås om målnivån är uppnådd eller inte. Nyckeltal som inte kan följas upp vid ett enstaka uppföljningstillfälle behåller tidigare gjord bedömning till dess ny mätning sker. Årliga bedömningskriterier resultatmål: Resultatmålet får en grön markering om en majoritet av nyckeltalen uppfyller den fastställda målnivån för det aktuella året Resultatmålet får en röd markering om en majoritet av nyckeltalen inte uppfyller den fastställda målnivån för det aktuella året. Årliga bedömningskriterier inriktningsmål: Bedömning av inriktningsmålet sker utifrån resultatmålen. Inriktningsmålet får samma bedömning som en majoritet av resultatmålen. Riktlinjer för uppföljning Sida 4 (6)
Bedömningskriterier resultatmål vid mandatperiodens slut: Resultatmålet får en grön markering om en majoritet av nyckeltalen uppfyller den fastställda målnivån för mandatperioden Resultatmålet får en röd markering om en majoritet av nyckeltalen inte uppfyller den fastställda målnivån för mandatperioden. Bedömningskriterier inriktningsmål vid mandatperiodens slut: Bedömning av inriktningsmålet sker utifrån resultatmålen. Inriktningsmålet får samma bedömning som en majoritet av resultatmålen. Tillsammans med redovisning av utfall för nyckeltal ska måluppfyllelsen också kortfattat kommenteras. I det fall som målet inte är uppnått ska kommentaren innehålla vilka åtgärder som planeras att vidtas för att förbättra måluppfyllelsen. Verksamhetsplaner/Handlingsplaner Inför ett verksamhetsår upprättar förvaltningschefen en verksamhetsplan som beskriver de aktiviteter som förvaltningen planerar att genomföra det kommande året i syfte att uppfylla de politiska prioriteringarna. Verksamhetsplanen kan även innehålla ettåriga verksamhetsmål. Verksamhetsplanen godkänns av ansvarig nämnd/styrelsen. Verksamhetsplanen för förvaltningen specificeras i handlingsplaner som enhetscheferna upprättar. schefen ansvarar löpande för att det finns en aktuell statusbedömning av aktiviteterna i enhetens handlingsplan. Aktiviteter som inte bedöms kunna utföras enligt planen ska kommenteras. I samband med delårsrapport och årsredovisning ska förvaltningschefen redovisa status på de aktiviteter som ingår i förvaltningens verksamhetsplan samt utfallet för eventuella verksamhetsmål. Aktiviteter som inte bedöms kunna utföras enligt planen ska kommenteras. Statusen på aktiviteter i verksamhetsplan/handlingsplan anges enligt något av följande alternativ: Ej påbörjad: Aktiviteten är ännu ej påbörjad Pågående: Aktiviteten är påbörjad men ännu ej avslutad. Genomförd: Aktiviteten är genomförd. Ekonomisk uppföljning, personalnyckeltal och verksamhetsstatistik Den ekonomiska uppföljningen ska omfatta utfall och prognos för intäkter/inkomster och kostnader/utgifter för såväl drift som investering, enligt den indelning som nämnden/ styrelsen beslutar om. Personalnyckeltalen ska till exempel beskriva utfallet för omfattningen (antal anställda/årarbetare), tidsanvändningen (närvaro/frånvaro/övertid) och omsättningen (nya/ avslutade anställningar) för kommunens anställda. Personalnyckeltalen ska utformas så att de stödjer arbetet med det gemensamma inriktningsmålet för medarbetare. Genom verksamhetsstatisk ska omfattning och kvalitetsnivåer i verksamheten beskrivas. Verksamhetsstatistiken ska spegla förhållanden som är av väsentlig betydelse för kvalitetsnivån och det ekonomiska utfallet. Till området verksamhetsstatistik räknas även en uppföljning av den verksamhet som kommunen upphandlar av externa utförare. Den verksamhetsstatistik som redovisas behöver inte ha en direkt koppling till de politiska målen. Riktlinjer för uppföljning Sida 5 (6)
Specifikation av innehållet i uppföljningen på olika nivåer: Nivå enhet förvaltning Frekvens: löpande Verksamhetsplaner/handlingsplaner Personalnyckeltal Verksamhetsstatistik Nivå förvaltning nämnd/styrelse Frekvens: månad enbart nettokostnader Personalnyckeltal (urval) Verksamhetsstatistik (urval) Nivå förvaltning nämnd/styrelse Frekvens: delår- och års-bokslut Inriktnings- och resultatmål Verksamhetsplaner Personalnyckeltal Verksamhetsstatistik inkl uppföljning av verksamhet som bedrivs av externa utförare Internkontroll Kommunstyrelsen Nivå nämnd - kommunstyrelse Frekvens: tre gånger per år Personalnyckeltal (kommunnivå) Verksamhetsstatistik (urval) Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Nivå nämnd - kommunfullmäktige Frekvens: delårs- och årsbokslut Inriktnings- och resultatmål Personalnyckeltal (kommunnivå) Verksamhetsstatistik (urval) Internkontroll (sammanfattning) Riktlinjer för uppföljning Sida 6 (6)