Grontmijs affärspolicy och affärsprinciper

Grontmijs affärspolicy och affärsprinciper

Grontmijs affärspolicy Som ledande teknikkonsultföretag har vi ett ansvar gentemot våra intressenter och miljön. För att värna om vår koncerns integritet måste detta ansvar prägla allt vi gör, varje dag. Vår integritet Vi anser att integritet innebär att strikt följa en uppsättning etiska värderingar och högsta tänkbara yrkesnormer, och vi visar prov på detta i vår dagliga verksamhet. Vi bedriver verksamhet på ett ansvarsfullt sätt med respekt för miljö, samhälle, hälsa och säkerhet samt våra kunders och andra intressenters intressen. Vi åtar oss att leverera tjänster av hög kvalitet. För att leva upp till detta åtagande och säkerställa att vi har de färdigheter och kunskaper som krävs för att uppfylla vårt ansvar utvecklar vi ständigt vår kompetens. Våra intressenter kan lita på oss eftersom vi agerar med omsorg och aktsamhet, följer lagar, förordningar och avtal, respekterar värderingar och normer samt kommunicerar och rapporterar på ett öppet sätt. Vi erbjuder opartiska och tillförlitliga tjänster. Vi bedriver verksamhet och konkurrerar med andra konsultföretag på ett rättvist sätt. Vi bekämpar korruption av alla former. De Bilt, Executive Board, Grontmij N.V. Grontmijs affärspolicy och affärsprinciper 2

Introduktion till Grontmijs Integrity Management System Genom att införa Grontmijs Integrity Management System, vill vi införliva och stärka integritetsmedvetandet inom koncernen. Vi har valt en bred och integrerad strategi för Grontmijs Integrity Management System. Principerna utgörs av både etiska värderingar och yrkesnormer. Denna kombination är mycket viktig för att kunna vinna och bibehålla våra intressenters förtroende. För att ett konsultföretag som Grontmij ska kunna tillföra mervärde måste kunderna ha förtroende för företaget. Vi har skräddarsytt systemet så att det ska passa vår verksamhet. Enligt vår bedömning är följande komponenter nödvändiga: Ansvar, kompetens, aktsamhet, opartiskhet, rättvisa och bedrägeribekämpning. Fem av sex principer har hämtats från den uppförandekod som FIDIC (International Federation of Consulting Engineers) har upprättat. Dessutom följer vi i stor utsträckning de tio principer som ingår i FN:s initiativ Global Compact. Vi har lagt till aktsamhet eftersom det överensstämmer med våra egna värderingar. Grontmijs affärspolicy, affärsprinciper och uppförandekod utgör tillsammans den typ av uppförandekod som avses i bestämmelserna om bästa praxis under avsnitt II.1.3 i Nederländernas kod för bolagsstyrning. Under 2011 genomförde vi Grontmij Act with Integrity i merparten av vår organisation. Vi kommer att fortsätta att införa Grontmij Act with integrity system i all befintlig och ny verksamhet. Grontmijs Integrity Management System består av olika nivåer: Grontmijs affärspolicy, affärsprinciper, uppförandekod och lokala affärsriktlinjer. Våra skyddsmekanismer. Grontmijs affärspolicy, affärsprinciper, uppförandekod och lokala riktlinjer Vår affärspolicy utgör den strategiska ramen för det agerande som vi förespråkar i vår uppförandekod. Våra affärsprinciper, som innehåller normer för det sätt vi bedriver verksamhet på, bygger på denna policy. Våra medarbetare har en central betydelse för företaget och det är genom dem vi bedriver vår verksamhet. I vår uppförandekod fastställs de normer som vi förväntar oss att våra medarbetare ska följa. Dessutom beskrivs hur vi förväntar oss att de ska agera, både externt och internt. Dessa komponenter affärspolicy, affärsprinciper och uppförandekod kommer att införlivas med befintliga lokala riktlinjer. Ytterligare lokala föreskrifter kan tillkomma eftersom affärsetik och affärsmetoder kan skilja sig från land till land. Allt detta tillsammans utgör våra lokala affärsriktlinjer. Grontmijs affärspolicy och affärsprinciper 3

Våra skyddsmekanismer Vi ser till att Grontmijs affärspolicy, affärsprinciper, uppförandekod och lokala affärsriktlinjer omfattas av nödvändigt skydd så att de kan införlivas i vår organisation. Vi tillämpar följande integrerade strategi: Övervaka verksamheter, branscher och affärskontakter För att värna om vår integritet övervakar vi våra verksamheter, branscher och affärskontakter. Denna övervakning påverkar våra dagliga beslut om deltagande i anbud och engagemang i projekt. Om vi anser att vår integritet äventyras eller om vi upplever att en kund eller affärskontakt inte följer de principer vi betraktar som grundläggande kommer vi att överväga att ompröva vårt engagemang och agera med försiktighet. I våra inköps- och upphandlingsförfaranden gör vi vårt yttersta för att våra affärskontakter, underleverantörer och leverantörer ska tillämpa en rad allmänna etiska värderingar. Insyn, medvetenhet och öppen dialog Vi anser att insyn och tydlighet är viktiga delar av integritet. Det finns olika uppfattningar om hur integritet ska definieras, men vår målsättning är att alla parter ska agera med integritet enligt deras och vår definition. Vi främjar en öppen dialog om integritet inom vårt företag. Vi ger alla våra medarbetare tillgång till alla dokument som rör detta och erbjuder dem utbildning och medvetandegörande. Omfattningen och formen av utbildning avgörs av medarbetarens befattning. Vi diskuterar regelbundet vår integritet med medarbetarna och uppmanar dem att informera oss om de upptäcker oklarheter i formuleringen eller tillämpningen av Grontmijs affärsprinciper, uppförandekod eller lokala affärsriktlinjer. Integritetsansvarig Business Integrity Officer (BIO) I alla länder och regioner där Grontmij bedriver verksamhet har VD:n utsett en integritetsansvarig, Business Integrity Officer (BIO). Medarbetarna kan kontakta den integritetsansvarige när det gäller integritetsrelaterade frågor. Den integritetsansvarige registrerar och utreder misstänkta incidenter som har rapporterats och undersöker huruvida lämpliga åtgärder har vidtagits för att undvika att liknande incidenter inträffar på nytt. Koncernens integritetsansvarige, som har utsetts av styrelsen, har samma roll som företagets integritetsansvarige fast på koncernnivå. Dessutom ansvarar koncernens integritetsansvarige för att se till att lärdomar dras av alla incidenter som sker inom koncernen. En koncernkommitté för integritetsfrågor, som koncernens integritetsansvarige är ordförande för, har inrättats på koncernnivå och fungerar som bollplank för den integritetsansvarige. Regelbunden revidering Grontmijs affärspolicy, affärsprinciper, uppförandekod och lokala affärsriktlinjer samt relevanta dokument revideras, uppdateras och förbättras varje år av koncernens integritetsansvarige som i detta arbete beaktar utvecklingen på området affärsintegritet och förslag från de integritetsansvariga på företagsnivå. Värna om integriteten Ofta finns det flera sätt att agera med integritet och vad som anses vara lämpligt agerande är till stor del beroende av de aktuella omständigheterna. Därför har vi fastställt regler för vem medarbetarna får kontakta och vad de ska göra om de tvekar beträffande huruvida ett visst agerande är lämpligt eller om de misstänker eller vet att det skett en kränkning av Grontmijs affärspolicy, affärsprinciper, uppförandekod eller lokala affärsriktlinjer. Reglerna gäller såväl medarbetarens eget sätt att agera som kollegers, kunders och affärspartners agerande. Dessutom beskrivs påföljder vid överträdelser av företagets affärspolicy, affärsprinciper, uppförandekod och lokala riktlinjer: Vid olämpligt agerande kommer lämpliga åtgärder att vidtas för att undvika att agerandet upprepas. Speak Up!-förfarande Alla våra medarbetare kan använda sig av vårt Speak Up!-förfarande när det anses vara det lämpligaste sättet att uppmärksamma den högsta ledningen på en fråga. En SpeakUp! Line är upprättad som komplement till andra rapporteringsmöjligheter och möjliggör för medarbetarna att anonymt via en tredje part, rapportera misstänkta överträdelser mot affärsetiken. Styrelsens befogenhet Styrelsen har befogenhet att ändra eller komplettera affärsprinciperna och uppförandekoden i den utsträckning som krävs och om det osannolika skulle inträffa att det uppstår en konflikt mellan två eller flera av våra principer i ett visst fall. Grontmijs affärspolicy och affärsprinciper 4

Grontmijs affärsprinciper Ansvar Intressenter Grontmij agerar i våra kunders och vår branschs intresse och behandlar kunder och kolleger på ett sätt som präglas av samarbetsvilja och respekt. Vi värdesätter våra affärspartner och våra förbindelser med dem präglas av tillförlitlighet och samarbetsvilja. Vi tillämpar principen om likabehandling av våra medarbetare när det gäller rekrytering, sysselsättning och uppsägning. Det är mycket viktigt för oss att erbjuda våra medarbetare en sund och säker arbetsmiljö samt en fördomsfri och öppen arbetskultur. Vi skyddar vårt företags sunda ekonomiska ställning och våra borgenärers intressen samtidigt som vi arbetar för att uppnå långsiktiga vinster och skydda våra intressenters investeringar. Miljö och samhälle Vi arbetar förebyggande när det gäller miljöutmaningar och anstränger oss för att öka ansvar och medvetenhet i fråga om miljön. Vi genomför initiativ för att ständigt förbättra våra resultat på miljöområdet. Vi främjar innovation inom hållbar teknik och hållbara lösningar som förhindrar eller minimerar negativa effekter på miljön och samhället och vi försöker att tillämpa sådana lösningar när så är möjligt. Mänskliga rättigheter och arbetsvillkor Vi stöder och respekterar skyddet av internationellt erkända mänskliga rättigheter. Vi stöder avskaffandet av tvångsarbete, annat påtvingat arbete och barnarbete. Vi värnar om föreningsfriheten och erkännandet av rätten till kollektivförhandlingar. Hälsa och säkerhet Vi betraktar vårt ansvar i fråga om hälsa och säkerhet som ytterst viktigt för all vår verksamhet och uppmanar våra kunder och affärspartner att lägga lika stor vikt vid dessa frågor som vi gör. Vi ser till att hälso- och säkerhetsrisker minimeras i våra tjänster, och informerar på lämpligt sätt berörda parter om befintliga risker. Kompetens Grontmij erbjuder sig endast att utföra tjänster när den kompetens och de resurser som krävs för att vi ska kunna uppfylla vårt ansvar finns tillgängliga. Vi är noggranna, kompetenta och aktsamma i utförandet av våra tjänster. Vi ägnar tid och resurser åt att bibehålla och förbättra våra kunskaper och färdigheter och följer noggrant utvecklingen i fråga om kundkrav, teknik och lagstiftning. Tillsammans med våra kunder kommer vi överens om omfattning för, innehåll i och effekter av våra tjänster samt villkoren för deras tillhandahållande, och vi gör vårt yttersta för att erbjuda tjänster som tillgodoser våra kunders krav och förväntningar och överensstämmer med de avtal som ingåtts. Grontmijs affärspolicy och affärsprinciper 5

Aktsamhet Grontmij följer gällande nationella och internationella lagar och förordningar och erbjuder våra kunder kompatibla lösningar. Vi tillämpar interna kontroll- och riskhanteringsrutiner och där så är lämpligt tecknar vi lämplig ansvarsförsäkring eller annat relevant försäkringsskydd. Vi upprättar register över avtal, utförda tjänster och genomförda transaktioner, är professionella och respektfulla i vår kommunikation och rapporterar på ett öppet, ärligt och pålitligt sätt och i god tid. All information som vi erhåller i samband med utövandet av våra tjänster och som kan anses vara eller är avsedd att vara konfidentiell behandlar vi med sekretess, såvida inte lagen kräver att vi yppar den. Vi använder informationen enbart i den utsträckning som krävs för att tillgodose våra kunders intressen. Vi använder de tillgångar och resurser som vår kund tillhandahåller med omsorg och på ett sätt som är förenligt med de avtal som ingås för att uppnå kundens mål. Vi följer upphovsrättslagstiftningen och lagstiftningen beträffande tredje parts immateriella rättigheter. Opartiskhet Grontmij undviker situationer som kan påverka oss och våra bedömningar, råd eller beslut. Vi informerar våra kunder och affärspartner om potentiella intressekonflikter och rådgör med dem angående lämpliga åtgärder, exempelvis om vi har olika roller eller är engagerade i olika faser av ett projekt. Vi blandar inte ihop yrkesrelaterade och personliga intressen och vägleder våra medarbetare i deras agerande för att inte äventyra vår oberoende ställning. Som företag ger vi inga ekonomiska bidrag till politiska partier eller organisationer, och vi deltar inte heller i deras politiska verksamhet. Rättvisa Grontmij konkurrerar med andra konsultföretag på rättvisa villkor och skadar inte avsiktligen konkurrenters verksamhet eller rykte. Vi försöker inte ta över uppdrag som andra konsultföretag redan har tilldelats och vi försöker inte få arbete genom metoder som är oförenliga med principen om rättvisa och gällande upphandlingsbestämmelser. Vi strävar efter fullständig öppenhet om vår kund ber oss att ta över andra konsultföretags uppdrag. Vi agerar objektivt när vi bedömer arbete som utförts av andra konsultföretag. När vårt arbete bedöms av andra engagerar vi alla berörda parter om det är genomförbart och gör vårt bästa för att samarbeta. Korruptionsbekämpning Grontmij kommer inte, vare sig direkt eller indirekt, att erbjuda, utlova eller ge, acceptera eller ta emot betalning, gåva, ersättning, bidrag eller annan förmån av något slag, om syftet är eller kan uppfattas vara att på ett olämpligt sätt påverka bedömning, urvalsprocess, kompensation, beslut eller arbete som andra eller vi själva utför. Vi accepterar inte att någon betalar ut eller tar emot mutor på våra vägnar och vi följer tillämpliga förfaranden för att förhindra mutor. Vi ägnar oss inte åt utpressning av något slag och ger inte efter om andra utövar utpressning mot oss. Vi förvränger inte, och vi bortser heller inte från, några uppgifter, fakta, projektreferenser eller meriter i syfte att uppfylla urvals- eller tilldelningskriterier, för att följa avtalsvillkor under utförandet av projekt eller användandet av ekonomiska medel från projekt, eller för att på något annat sätt skaffa oss affärsfördelar eller försöka få ett önskat resultat eller råd, som skulle ha sett annorlunda ut om uppgifter eller fakta hade återgivits och beaktats på rätt sätt. Vi tar inte initiativ till eller bidrar till att hindra den fria konkurrensen och vi ägnar oss inte åt förbjudna prisuppgörelser, karteller eller andra former av manipulering av offert-, upphandlings- eller anbudsförfaranden. Vi samarbetar fullt ut med alla utredningsmyndigheter som gör efterforskningar i fråga om hanteringen av ett avtal. Grontmijs affärspolicy och affärsprinciper 6

www.grontmij.se Datum för uppförande: 4 oktober 2011 Senast reviderad: 18 november 2014