ARKIVHANDBOK 2007-06-01 Landstingsarkivet 4. Skrivmaterial och informationslagring Innehållsförteckning Skrivmaterial och informationslagring... 2 Märkning med svenskt arkiv... 2 Tekniska krav för certifiering och standard... 2 Certifierade produkter... 3 Leverantörsförsäkran... 3 Papper... 3 Pennor, stämplar och karbonpapper... 4 Arkivboxar, omslag och etiketter... 4 Maskinvara... 4 Digital informationslagring... 4 Magnetiska lagringsmedier... 5 Mikrofilm... 5
ARKIVHANDBOK 2 (5) 4. Skrivmaterial och informationslagring När handlingar som ska bevaras för framtiden framställs ska godkända skrivmaterial, som uppfyller kraven i arkivlagstiftningen, användas. Syftet med kravet på godkända material är att säkerställa att informationen kan bevaras över lång tid. Med skrivmaterial menas dels underlag för skrift och bild som till exempel papper och mikrofilm, dels medel för skriften som till exempel pennor, tusch, stämpelfärger och tryckfärger. Medel för skriften är också den tekniska utrustning som används för att framställa skrift, som skrivare, kopiatorer och faxar. Märkning med svenskt arkiv Det enklaste sättet, som garanterar att rätt material används, är att köpa certifierade produkter märkta med svenskt arkiv. Det är också det enklaste sättet för en leverantör att visa att produkten uppfyller arkivlagstiftningens krav. Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut (SP), är det enda ackrediterade svenska certifieringsorgan som kan utfärda certifikat om överensstämmelse med arkivlagstiftningens krav och som kan ge certifierade producenter rättigheten att märka sina produkter med svenskt arkiv. Tekniska krav för certifiering och standard SP prövar skrivmaterial utifrån de tekniska krav som arkiven ställer enligt flera olika standarder. Papper testas till exempel enligt standarden för skrift på papper, ISO 11798. I denna omfattas alla typer av skrift, tryck, kopiering, skrift för hand och maskinellt framställd skrift. Grunden för standarden är att dokument ska vara läsliga nu och i framtiden. Det ska gå att kopiera, skanna och mikrofilma nya dokument och dokument som utsatts för ljus, vatten, hantering och lagring under lång tid. Dessutom ställs krav på att skriften inte får inverka negativt på papperets hållfasthet. Standarden ställer krav på: skriftens färgstyrka och utseende. ljusbeständighet. beständighet mot vatten. överföring av skrift. beständighet mot nötning. beständighet mot värme. effekten av skrift på papperet. ISO 11798 specificerar också det papper som ska användas för att framställa skrift och hur provskriften ska se ut. Skrift som uppfyller kraven i standarden är beständig under förutsättning att dokumentet förvaras i
ARKIVHANDBOK 3 (5) lämplig miljö. Om man ställer höga krav på ljusbeständighet hos flerfärgade utskrifter är standardens krav inte tillräckliga eftersom den tillåter att färger ändras så länge informationen bevaras. Certifierade produkter SP publicerar varje år en förteckning över produkter som är certifierade enligt ovanstående standard och som kan användas för framställning av dokumentation som ska bevaras. En fullständig förteckning, SP-Info, utkommer i januari och komplement med nytillkomna produkter publiceras i maj och november. Förteckningen SP-Info är kostnadsfri och kan enklast laddas ner från SP:s hemsida, www.sp.se. SP-Info innehåller information om papper, kopiatorer, skrivare, pennor, tonerkassetter till skrivare, stämpelfärger, mikrofilm och ritmateriel. En certifiering gäller i ett år. Som arkivredogörare är det därför viktigt att varje år gå igenom listan för att se om det skrivmateriel som används fortfarande är certifierat eller om det behövs en leverantörsförsäkran. Leverantörsförsäkran SP-Info innehåller endast det urval av produkter en producent valt ut för provning. Det kan utöver dessa finnas ett antal produkter på marknaden som inte är certifierade, men som likväl uppfyller kraven som ställs av arkivlagstiftningen. Är en produkt inte certifierad, men enligt leverantören godkänd för arkiv, så ska en leverantörsförsäkran begäras av leverantören. Vad gäller de tekniska kraven och certifieringen av skrivmaterial har Stockholms läns landsting beslutat att använda Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2006:1-4). Det är alltså dessa krav en leverantör måste garantera att produkten uppfyller genom en leverantörsförsäkran. En leverantörsförsäkran ska innehålla uppgifter om; leverantörens namn och adress. produktens namn och typ samt eventuella specifikationer. redovisning av vilka arkivtekniska krav produkten uppfyller. leverantörens underskrift, datum, plats samt befattning. Leverantörsförsäkran behöver uppdateras varje år. En skriftlig leverantörsförsäkran får inte vara äldre än två år för att vara giltig. Papper Handlingar i pappersform som ska arkiveras måste upprättas på antingen arkivbeständigt papper (vattenstämplat med svenskt arkiv ). Arkivbeständigt papper ska väljas för sådana handlingar som förväntas bli utsatta för stort slitage, till exempel styrelseprotokoll och diarier.
ARKIVHANDBOK 4 (5) eller åldringsbeständigt papper. Detta papper behåller skriften på samma sätt som arkivbeständigt papper men är känsligare för slitage. Finns inte något åldringsbeständigt papper certifierat krävs en leverantörsförsäkran när sådant papper köps in. Pennor, stämplar och karbonpapper Lika viktigt som bra papperskvalité är att man använder sig av certifierade produkter för att fästa texten på pappret. Skrivs texten för hand ska en godkänd bläckpenna användas. De flesta filtpennor, blyertspennor och tuschpennor är inte godkända som skrivmateriel. Vissa undantag finns för material som ska användas på ritfilm, för det finns speciella regler. För stämplar finns svart färg som är godkänd och certifierad av SP. Några av SP godkända och certifierade karbonpapper finns inte. Arkivboxar, omslag och etiketter Arkivboxar och arkivomslag har en egen standard i SS 62 81 07 och certifiering finns. De tekniska krav som finns för etikettering av arkivboxar är att ett etylvinylacetatlim (EVA) ska användas för fästningen av etiketterna. För själva etikettpappret gäller samma regler som för arkivbeständigt papper. SP har utprövat självhäftande etiketter till arkivboxarna, men här finns ännu ingen fastslagen standard att arbeta efter utan bara en kravspecifikation som Riksarkivet utarbetat. Självhäftande etiketter får därför inte märkas med beteckningen svenskt arkiv. Maskinvara I fråga om telefax-, kopierings- och skrivarutrustningar ska man följa SP:s anvisningar både för maskinerna som producerar texten och för materialet som den ska fästas på. Det gäller vare sig det är i svartvitt eller i färg eller om det är bläck eller kol (laser). Det kan därför vara en fördel om samma papper används genomgående liksom samma typ av bläck eller kol vid utskrifter/kopiering eftersom det ger en jämnare kvalitet i bevarandet. Digital informationslagring Användningen av olika media för digital lagring av information ökar. Tidigare vanliga lagringsmedia som disketter och CD-ROM är begränsade i kapacitet, känsliga för hantering och har relativ kort livscykel. CD-ROM har använts i informationslagring. En skiva rymmer en stor mängd av data och skivtillverkarna anger ofta att skivorna håller mycket länge, hundra år eller mer. Men denna typ av underlag är beroendet av mjukvara det vill säga programvaror för att göra informationen åtkomlig igen. Skivor kan användas som ett back-up-alternativ i verksamheten men är inte att rekommendera för långtidslagring. Som förvaringsmedel för långtidslagring är de inte godkända av Landstingsarkivet.
ARKIVHANDBOK 5 (5) Det som blir allt vanligare idag är att man långtidslagrar digital information på så kallade arkiv- eller historikservrar vilket är ett billigt och förhållandevis enkelt sätt att lagra mycket information. För att inte hamna i fällan att behöva hålla sig med programvaror som kontinuerligt måste uppdateras för att man ska komma åt informationen bör man noga tänka igenom i vilket format informationen ska lagras. Vill man, när informationen inte längre är aktuell i verksamheten, föra över bevarandeinformationen till Landstingsarkivet måste informationen konverteras till de format som Landstingsarkivet accepterar. Det enklaste och billigaste är att, redan när informationen produceras digitalt, se till att möjlighet finns att exportera informationen ur systemet till en arkivlagring i ett av Landstingsarkivet godkänt format. För godkända arkivformat se kapitel 7 Leveranser till Landstingsarkivet eller kontakta din tillsynsarkivarie. Magnetiska lagringsmedier SP har undersökt beständigheten hos ljud- och videoband och magnetband för datalagring i ett antal forskningsprojekt och kan därför ge råd om bland annat val av klimat i arkiv för magnetiska material. För närvarande finns inte några kravspecifikationer från arkivhåll som avser beständigheten hos dessa material. Certifiering kan därför inte utföras av SP. Se mer under Förvaring och hantering av arkiv. Mikrofilm Mikrofilm som ska bevaras under hundratals år ska naturligtvis vara beständig i sig men den måste också exponeras och framkallas på rätt sätt. Kamerafilmen används normalt som säkerhetsexemplar och bör förvaras i särskilda mikrofilmarkiv under speciella förvaringsförhållanden. Arbetsexemplaret framställs från ett mellanexemplar som är en kopia av säkerhetsexemplaret. Verksamheter som har för avsikt att använda mikrofilm som lagringsmedium ska framställa en provfilm som sedan kontrolleras av ett ackrediterat provningslaboratorium. Säkerhetsexemplaret ska också kontrolleras av ett ackrediterat laboratorium och i dagsläget är SP det enda laboratorium som är ackrediterat för att utföra dessa tjänster. Mikrofilmen kan även certifieras och SP är det enda ackrediterade certifieringsorganet. Säkerhetsexemplaret av filmen ska inom Stockholms läns landsting förvaras i uppmärkta, ej etiketterade aluminiumburkar på Landstingsarkivet.