Skolförvaltningens rutin för hantering av personer med skyddade personuppgifter

1 (13) Skolförvaltningens rutin för hantering av personer med skyddade personuppgifter Skyddade personuppgifter är Skatteverkets samlingsrubrik för de olika skyddsåtgärderna sekretessmarkering, kvarskrivning och fingerade personuppgifter inom folkbokföringen. Personuppgifter, inklusive sekretessmarkeringen, aviseras från Skatteverket till andra myndigheter. Mottagande myndighet/skolförvaltningen ansvarar sedan för att ha en rutin för att underlätta hanteringen och minska risken för att sekretessmarkerade personuppgifter lämnas ut oavsiktligt. En sekretessmarkering omfattar alla personuppgifter! (personnummer, namn, adress, kontaktuppgifter, släktskap, kön m m) Information från Skatteverkets Vägledning för hantering av sekretessmarkerade personuppgifter i offentlig förvaltning. Vårt uppdrag är att se till att följande följs: Myndigheten bör se till att personal som hanterar sekretessmarkerade personuppgifter har goda kunskaper om systemet med sekretessmarkerade personuppgifter. Det bör vara möjligt att i efterhand kontrollera vilka handläggare som har tagit del av sekretessmarkerade personuppgifter. Varje myndighet bör regelbundet följa upp att dess regler och rutiner kring sekretessmarkerade personuppgifter efterlevs och respekteras inom myndigheten. Praktiska råd till huvudmannen från Skolverket: God förberedelse ger säker hantering Säkra IT-system Begränsad tillgång till uppgifterna Tydliga rutiner Sakkunnig Samverkan rutin_skf_skyddadepersonuppgifter_20110915 Postadress Besöksadress Telefon, växel Telefax Postgiro Org nr Enköpings kommun Kungsgatan 42 0171-62 50 00 0171-62 50 12 7 07 27-3 212000-0282 745 80 ENKÖPING E-post: skolforvaltning@enkoping.se

2 (13) Inom Skolförvaltningen gäller följande: Skolförvaltningen lägger inte in sekretessmarkerade personuppgifter i verksamhetssystemet Procapita. Ett fåtal användare på Skolkansliet har dock tillgång till vissa uppgifter, för att ordna administrationen kring avgifter och betyg. Skolförvaltningen kommunicerar med den enskilde via säkra kommunikationskanaler, ex brev via Skatteverkets förmedlingsservice. Skolförvaltningen ska aldrig ta med personuppgifter i onödan i sina handlingar. Praktisk hantering av personer med skyddade personuppgifter Interna rutiner Skatteverkets uppgifter från folkbokföringssystemet överförs varje vecka till kommunen. Det innebär att uppgifter om sekretessmarkering når myndigheterna inom en vecka efter att sekretessmarkering registrerats. Systemansvariga på Skolkansliet uppmärksammar sekretessmarkeringen via aviseringsfilen och kontaktar rektor/förskolechef vid den aktuella enheten. Rektor/förskolechef tar kontakt med vårdnadshavaren och bokar ett möte för att tillsammans upprätta en handlingsplan för barnet/eleven. Det är viktigt för familjens säkerhet. Vårdnadshavaren kan också själv kontakta enheten för att boka ett möte. Rektor/förskolechef informerar de som bör informeras enligt handlingsplanen. Det kan till exempel vara skolassistent, ansvarig lärare och elevhälsoteam. Svara på samtal om barnet/eleven Den här eleven kan jag inte hitta i våra register. Vi känner inte till det namnet. Hantering av skyddade personuppgifter i skolhälsovården Skolhälsovården är skyldiga att föra journaler över eleverna i grundskolan. Dessa journaler registreras i det elektroniska systemet Asynja, förutom för de elever som har skyddade personuppgifter. Elevhälsoteamet ska via ansvarig rektor få information om sekretessmarkering och skapa en pappersjournal för den eleven.

3 (13) Hantering av skyddade personuppgifter i elektroniska system Samtliga elektroniska system som behandlar personuppgifter om barn och elever inom skolförvaltningen har en systemansvarig som ansvarar för utdelning av behörigheter. Via personliga inloggningar får ansvarig personal tillgång till de uppgifter som de behöver i sin yrkesutövning. Procapita är Skolförvaltningens system för administration av kommunens förskole- och grundskoleverksamhet. Systemansvariga som går igenom aviseringarna från folkbokföringen ansvarar för att information om sekretessmarkering förmedlas till berörd rektor/förskolechef. InfoMentor är kommunens webbaserade system för elevuppföljning av resultat i skolan. Uppgifterna styrs utifrån uppgifterna i Procapita. I InfoMentor skriver vi skriftliga omdömen, IUP och åtgärdsprogram. Antingen kan läraren skriva ut ett tomt blad och göra noteringarna där, eller hör läraren eller skolassistenten av sig till skolkansliets administratör som lägger in eleven en kort stund, så läraren kan skriva noteringarna, för att sedan ta bort allt igen. Ingenting sparas i InfoMentor. Dokumenten hemligstämplas och förvaras i skolans kassaskåp. Frånvaro får föras på papper. Asynja är elevhälsoteamets system för journalföring av grundskolans elever. Elever med skyddade personuppgifter finns inte registrerade i Asynja. Hantering av skyddade personuppgifter vid arkivering Samtliga dokument hanteras enligt skolförvaltningens dokumenthanteringsplan och arkiveras enligt arkivlagen. Uppgifter i exempelvis elevakter och barnens portfolio kan vara sekretessbelagda uppgifter som ska förvaras i ett låst arkivskåp. I dokumentation för barn och elever med skyddade personuppgifter ska följande rutiner följas: Ansvarig rektor/förskolechef, skolassistent, medlem i elevhälsoteamet eller annan personal som sammanställer materialet gör en sekretessmarkering i akten eller systemet för barnet/eleven. När skyddet av personuppgifter upphör, så noteras detta i akten. När kommunens arkivarie eller annan berörd personal mottar en begäran om att få ut personuppgifter för ett enskilt barn/en enskild elev kontaktar de Skatteverket (tfn 0771-778 778) för att kontrollera att det inte förekommer någon sekretessmarkering på personen.

4 (13) Skyddade personuppgifter som röjts Om det skulle inträffa att skyddade personuppgifter om ett enskilt barn/enskild elev av misstag röjs kan det leda till att skyddet blir verkningslöst och att familjen utsätts för risker. Då gäller följande: Kontakta och informera ansvarig rektor/förskolechef omedelbart. Rektor/förskolechef övertar ansvaret och fortsatt hantering av situationen. Rektor/förskolechef beslutar om åtgärder utifrån barnets/elevens handlingsplan som ska finnas upprättad efter samråd med vårdnadshavaren. I de fall där en handlingsplan inte finns upprättad och/eller det saknas kontaktuppgifter till vårdnadshavare kontaktar rektor/förskolechef polisen. Skydd upphör När sekretessmarkeringen på personen tas bort aviseras detta via aviseringar veckovis från Skatteverket. Vi följer samma rutin som när skyddet började. Systemansvarig på Skolkansliet uppmärksammar att sekretessmarkeringen har upphört via aviseringsfilen och kontaktar rektor/förskolechef vid den aktuella enheten. Rektor/förskolechef tar kontakt med vårdnadshavaren för genomgång av eventuellt förändrade rutiner kring barnets/elevens personuppgifter. Rektor/förskolechef informerar de som bör informeras, ex skolassistent, ansvarig lärare och elevhälsoteam. Sakkunnig och samverkan en rekommendation från Skolverket I dagsläget har vi inte utsett någon/några sakkunniga. Tanken är att de ska kunna bistå cheferna med stöd och råd. Det är många frågor som vårdnadshavaren måste ta ställning till och för att kunna fatta rätt beslut behöver de förstå konsekvenserna av olika beslut. Den sakkunnige gör en plan och följer upp att skolförvaltningens personal följer dessa rutiner och att det finns handlingsplaner för alla barn/elever med skyddade personuppgifter. Den sakkunnige kan även samordna kontakter med socialförvaltningen, BUP och polisen.

5 (13) Betyg och nationella prov När betyg ska skrivas, kommer skolans skolassistent till Skolkansliet och lägger in elevens uppgifter under 10 minuter för att få ut betygsblanketten, sedan radering av uppgifterna i Procapita. Kopior av betyg/betygsdokument hemligstämplas. Anteckningen på denna handling ska innehålla beteckningen hemlig, datum för anteckningen, myndighetens namn och hänvisning till lagrum (OSL 1 5 kap 5 ). Sparas i kassaskåp på skolan. Slutbetyg hanteras på liknande sätt. Uppgifterna till SCB skickas utan namn och personnummer enligt SCB s princip, som baseras på födelseår och kön med resten nollor, exempelvis 920000-0000 (flicka) och 920000-0010 (pojke). Detta gäller även för resultat av nationella prov. Vid ansökan till gymnasium tar rektor och vårdnadshavare kontakt med tilltänkt skola och kommer överens om lämpliga rutiner. Fakturor från barnomsorgen Skickas manuellt via S-service på Skatteverket. Skatteverket uppmanar att den post som ska till en skyddad person läggs i dubbla kuvert. Skriv den skyddades personnummer på innerkuvertet och lägg i ytterligare ett kuvert med Skatteverkets adress: Skatteverket, S-service, Box 538, 631 07 ESKILSTUNA Ekonomiersättning till enheten från Skolkansliet Skolkansliets ekonom ansvarar för att ha koll på de skyddade barnen/eleverna och se till att enheten får rätt ersättning. Vi sparar inga listor, utan barnen/eleverna söks ut från Procapita vid behov. 1 Offentlighets- och sekretesslagen

6 (13) Källor: Info om skyddade personuppgifter, Skatteverket Info om sekretessmarkering från Skatteverket Information om sekretessmarkering: Personen har fått skyddet efter en utredning av polis och Skatteverket. Oftast finns någon form av intyg, exempelvis från polis eller socialtjänst, som styrker hotbilden. Det framgår inte av själva markeringen vilken uppgift om personen i folkbokföringen som kan vara känslig. Det är vanligt att sekretessmarkeringen i olika sammanhang benämns adresskydd, skyddad adress, skyddad identitet eller t o m identitetsbyte. Alla personer som berörs av en hotsituation, exempelvis samboende personer, bör ha motsvarande skydd så att den hotade inte kan spåras upp via kända familjerelationer. Omprövning av sekretessmarkeringen sker i regel varje år. Den skyddade personen ska då redogöra för de aktuella förhållandena för att pröva om skyddet ska vara kvar. Skatteverket aviserar sekretessmarkeringen till andra myndigheter tillsammans med övriga uppgifter om personen. När sekretessmarkeringen tas bort, aviseras detta till myndigheterna. Skatteverket ger service till de som vill nå en skyddad person genom att vidarebefordra post till denne. Avsändaren behöver inte veta var i landet personen är folkbokförd utan kan lämna försändelsen till närmaste förmedlingskontor. Information om kvarskrivning: Ett annat sätt att skydda personuppgifter i folkbokföringen är att låta en person vid flyttning vara kvar folkbokförd på den gamla folkbokföringsorten i högst tre år. Kvarskrivning fungerar som ett adresskydd. I praktiken innebär det att den verkliga adressen inte framgår av folkbokföringsregistret och därmed inte heller sprids till aviseringsmottagarna. Den gamla adressen tas bort och personen registreras som "på församlingen skriven". Skattekontorets adress anges som en särskild postadress. All post går till skattekontoret som har den faktiska adressen manuellt förvarad och vidarebefordrar posten. Kvarskrivning kombineras ofta med sekretessmarkering. Fingerade personuppgifter: Vid särskilt allvarliga hot kan en person medges att använda annan identitet. Beslut om detta meddelas av Stockholms tingsrätt efter ansökan hos Rikspolisstyrelsen. Den nya identiteten registreras på ett sådant sätt att det inte framgår att det rör sig om fingerade personuppgifter.

7 (13) En personlig handlingsplan för varje barn/elev Skolverkets praktiska råd till personalen: Utgå från det enskilda barnet Förbered inför mottagandet Ha ett inledande samtal Vårt uppdrag är att följa Skatteverkets avisering om skyddade personuppgifter för att minska risken av personuppgifterna lämnas ut oavsiktligt. Vi följer alltid Skatteverkets avisering. Om vårdnadshavaren önskar undantag från reglerna, hänvisar vi till Skatteverket. Inom en vecka får vi en ny avisering och kan därefter ändra vår hantering. Fotografering Barn/elev med skyddade personuppgifter, enligt Skatteverkets avisering, kan aldrig vara med på skolfoto, gruppfoto, enskilda bilder eller på skolans webbsida. Inte ens med fingerat namn eller utan namn. Skolfoton är en allmän handling och vi kan inte begränsa spridningen. Så länge ett barn har skyddade personuppgifter från Skatteverket så kan de inte delta på skolfotograferingen. Handlingsplan för barn/elever med skyddade personuppgifter - Tomma blanketter för handlingsplan finns i kris/akutpärmen på enheten. - Planen upprättas i samråd med vårdnadshavare och förvaras på rektorsexpeditionen inlåst i kassaskåpet. - Adressuppgifter behöver vi inte, eftersom posten skickas via Skatteverket. Vi har utgått från den handlingsplan som Skolverket har gjort. Det finns en handlingsplan för förskola och en för skola.

8 (13) Handlingsplan elever i skolan Allmän information Elevens namn:... Elevens personnummer: (Viktigt för att kunna använda Skatteverkets postförmedling.) Klass:... Elevens vårdnadshavare:... Om eleven ska ha en kontaktperson, dennes namn:... Skyddet Vem/vilka i familjen omfattas av skyddet? Vilken typ av skydd har de? Vem skyddas eleven från?... Finns det några särskilda risker som verksamheten måste beakta? Är det något som personalen ska vara uppmärksam på? Hur tar sig eleven till skolan? Vid behov vem kontrollerar och bekräftar att eleven kommit fram? Vem får hämta eleven? Vilka ska informeras om elevens situation och vad ska de veta? Rektor:... Kontaktperson:... Mentor/klassföreståndare:... Vilken information ska övrig personal få? Har ni diskuterat med vårdnadshavaren och den unga hur man ska förhålla sig till frågor från exempelvis kamrater? Ja Nej Hur ska kontakten mellan skolan/fritidshemmet och hemmet gå till?

9 (13) Hur ska kontakten mellan verksamheten och vårdnadshavaren gå till? Vad ska kontaktpersonen ha för uppgift? Finns det en kontaktgrupp? Vilka är med i den? Vad är gruppens roll? Kodord?... Hur ska vårdnadshavaren eller eleven göra en sjukanmälan? Hur ska skolan rapportera till vårdnadshavaren om eleven är oanmält frånvarande från skolan? Hur ska vårdnadshavaren meddela verksamheten om situationen förändras (om skyddet ändras eller upphör, om familjen flyttar etc.)? Stöd och hälsa Behöver eleven stöd i form av kurator, psykolog etc?... Behöver eleven en stödperson? Vem?... Hur har elevens skolgång sett ut hittills? Behöver eleven någon form av särskilt stöd? Praktiska frågor i verksamheten INTERNET/DATORER Ska eleven kunna logga in på skolans datorer? Med vilket namn? Ska eleven ha tillgång till e-post? Hur ska kontot fungera? SKOLSKJUTS, BUSSKORT OCH BIBLIOTEKSKORT Har eleven rätt till skolskjuts? Vem registreras kortet på? Ska eleven ha bibliotekskort? Hur registreras det?

10 (13) NÄRVAROLISTOR/KLASSLISTOR Läraren får tillsammans med skolassistenten hitta en rutin för listor, eventuellt med bara förnamn. UTFLYKTER, STUDIERESOR ETC Får eleven följa med på utflykter eller studieresor?... Vad ska personalen tänka på? Vill vårdnadshavaren få information inför varje utflykt, studiebesök? Hur? DOKUMENTATION Finns det någon tidigare dokumentation av elevens kunskaper, utveckling etc? (Individuell utvecklingsplan, individuell studieplan, notering om hälsobesök, utredningar, åtgärdsprogram, beslut om anpassad studiegång m.m.?) Om ja har familjen med sig den? Om inte vem kontaktar den verksamhet som eleven tidigare varit inskriven i? FOTOGRAFERING Elev med skyddade personuppgifter kan inte vara med på skolfoto, gruppfoto, enskilda bilder eller på skolans webbsida. Inte ens med fingerat namn eller utan namn. Vi följer Skatteverkets avisering. AKUTA SITUATIONER Vad ska personalen göra om en hotfull situation uppstår? Vem ska kontaktas? Hur? Vad ska eleven göra om den som hotar kommer till verksamheten? Har eleven fått information om hur hon eller han snabbt kan komma i kontakt med någon i personalen? Ja Nej VILKEN INFORMATION HAR VÅRDNADSHAVAREN FÅTT? Har vårdnadshavaren fått information om gällande sekretessbestämmelser? Ja Nej Har vårdnadshavaren fått information om verksamhetens rutiner för hantering av skyddade personuppgifter? Ja Nej Har eleven fått en rundvandring? Ja Nej Har eleven fått information om hur rastvakterna ser ut? Ja Nej...... Vårdnadshavare Vårdnadshavare

11 (13) Handlingsplan förskolebarn Allmän information Barnets namn:... Barnets personnummer: (Viktigt för att kunna använda Skatteverkets postförmedling.) Avdelning:... Barnets vårdnadshavare:... Om barnet ska ha en kontaktperson, dennes namn:... Skyddet Vem/vilka i familjen omfattas av skyddet? Vilken typ av skydd har de? Vem skyddas barnet från?... Finns det några särskilda risker som verksamheten måste beakta? Är det något som personalen ska vara uppmärksam på? Hur tar sig barnet till förskolan? Vid behov vem kontrollerar och bekräftar att barnet kommit fram? Vem får hämta barnet? Vilka ska informeras om barnets situation och vad ska de veta? Förskolechef:... Kontaktperson:... Vilken information ska övrig personal få? Har ni diskuterat med vårdnadshavaren och barnet hur man ska förhålla sig till frågor från exempelvis kamrater? Ja Nej Hur ska kontakten mellan förskolan och hemmet gå till?

12 (13) Hur ska kontakten mellan förskolan och vårdnadshavaren gå till? Vad ska kontaktpersonen ha för uppgift? Finns det en kontaktgrupp? Vilka är med i den? Vad är gruppens roll? Kodord?... Hur ska vårdnadshavaren göra en sjukanmälan? Hur ska vårdnadshavaren meddela förskolan om situationen förändras (om skyddet ändras eller upphör, om familjen flyttar etc.)? Stöd och hälsa Behöver barnet stöd i form av kurator, psykolog etc?... Behöver barnet en stödperson? Vem?... Hur har barnets förskoletid sett ut hittills? Behöver barnet någon form av särskilt stöd? Praktiska frågor i verksamheten NÄRVAROLISTOR Förskolepersonalen får hitta en rutin för listor, ev med bara förnamn. UTFLYKTER Får barnet följa med på utflykter?... Vad ska personalen tänka på? Vill vårdnadshavaren få information inför varje utflykt? Hur?

13 (13) DOKUMENTATION Finns det någon tidigare dokumentation av barnets utveckling? Om ja har familjen med sig den? Om inte vem kontaktar den förskola som barnet tidigare varit inskriven i? FOTOGRAFERING Barn med skyddade personuppgifter kan inte vara med på gruppfoto, enskilda bilder eller på förskolans webbsida. Inte ens med fingerat namn eller utan namn. Vi följer Skatteverkets avisering. AKUTA SITUATIONER Vad ska personalen göra om en hotfull situation uppstår? Vem ska kontaktas? Hur? Vad ska barnet göra om den som hotar kommer till verksamheten? Har barnet fått information om hur hon eller han snabbt kan komma i kontakt med någon i personalen? Ja Nej VILKEN INFORMATION HAR VÅRDNADSHAVAREN FÅTT? Har vårdnadshavaren fått information om gällande sekretessbestämmelser? Ja Nej Har vårdnadshavaren fått information om verksamhetens rutiner för hantering av skyddade personuppgifter? Ja Nej Har barnet fått en rundvandring? Ja Nej...... Vårdnadshavare Vårdnadshavare