Handbok för avtalsarbete mellan polis och kommun

Handbok för avtalsarbete mellan polis och kommun

Utgivare Polismyndigheten i Stockholms län, 2014 Produktion Kommunikationssektionen Foto Lars Hedelin

Guide för avtalsarbete Sedan hösten 2012 har Polismyndigheterna i Stockholms län och på Gotland, tillsammans med Stockholms stad, Södertälje kommun, Botkyrka kommun och Region Gotland, bedrivit ett pilotprojekt med syfte att stärka och utveckla befintlig samverkan. Projektet har bland annat resulterat i en avtalsmodell med en särskild avtalsmall för samverkan mellan polis och kommun. Denna guide har tagits fram som ett komplement till avtalsmallen. Guiden riktar sig till funktioner inom Polisen och kommunen som i dag arbetar, eller i framtiden kommer att arbeta, med samverkan. Syftet med guiden är i första hand att ge stöd och handledning i arbetet som följer efter att avtalsmallen har tecknats, men även till viss del förklara bakgrunden till avtalsmallens innehåll. Det finns inom samverkan ett flertal olika begrepp och formuleringar som betyder ungefär samma sak. Exempel på sådana begrepp är: överenskommelse/avtal, handlingsplan/åtgärdsplan, problembild/lägesbild. Ödsla inte tid på att använda rätt benämningar utan försök istället att få till stånd en samverkan som leder till så framgångsrika åtgärder som möjligt mot lokala problem.

Handbok för avtalsarbete 4 Arbetsprocessen huvudavtal och underavtal Avtalsmodellen sker i en tvåstegsprocess. Först tecknas avtalsmallen som är ett huvudavtal med övergripande förutsättningar för samverkan. Därefter tecknas ett mer detaljerat underavtal som bygger på lokala förhållanden inom huvudavtalets ramar. För att så långt som möjligt säkerställa att samverkan blir framgångsrik fastställs vissa förutsättningar redan i huvudavtalet, därefter anpassas underavtalet efter de lokala förhållandena. Huvudavtalet löper under fyra år för att få kontinuitet i samverkan samt för att undvika att för mycket tid läggs på själva avtalstecknandet. Enkelt uttryckt kan man säga att huvudavtalet är en beställning från beslutsfattare på strategisk nivå till tjänstemän på operativ nivå. Ibland kan det vara samma person som tecknar båda avtalen på grund av mandat och/eller delegationsordning. Huvudavtalet kan ses som ett handslag där man förbinder sig till att tillsammans utforma det praktiska arbetet som sedan fastställs i ett underavtal. Avtalsarbetet sker alltså i två nivåer för att säkra den gemensamma processen. Det underlättar arbetet om kommunen är indelad i flera stadsdelar med egna förvaltningar. Ett huvudavtal tecknas då med hela kommunen och därefter tecknas underavtal med respektive stadsdel. Man kan också tänka sig att flera kommuner går ihop och tecknar ett huvudavtal med Polisen och att det sedan upprättas underavtal med respektive kommun. På följande sidor anges de olika områden som ska finnas med i underavtalet, vad som ska skrivas in förklaras särskilt. Det ges också förslag på hur man kan tänka kring de olika områdena för att uppfylla de krav som ställs i huvudavtalet.

Handbok för avtalsarbete 5 Parter och avtalets omfattning Här regleras vilka parter som ingår avtalet. Parterna är i regel samma som i huvudavtalet men kan vara en annan organisatorisk enhet, exempelvis polisområde/lokalpolisområde eller kommun/stadsdel. För att verkligen kunna anpassa samverkan mot de lokala förhållandena är vår rekommendation att underavtalet inte rör mer än en kommun eller stadsdel. Det är viktigt att veta vem som faktiskt har mandat eller delegation att ingå denna typ av avtal. Från Polisens sida kommer det främst att vara lokalpolisområdeschefer som tecknar underavtal. Kommunen utser sin företrädare, vanligtvis kommundirektör eller motsvarande. Avtalstid Underavtalet löper under två år och är mer detaljerat än huvudavtalet, och kan därför behöva justeras under tiden. Det finns möjlighet att på samma sätt som i huvudavtalet skriva in en möjlighet att förlänga avtalstiden efter samråd mellan parterna. Särskilt viktigt är det att vara medveten om att Polisens och kommunernas verksamhets- och budgetprocesser ser olika ut och går i olika tidsperspektiv. Avtalstid på två år Eventuellt möjlighet till förlängning Parter (organisatorisk enhet), adress och organisationsnummer Vilket geografiskt område som det gäller (kommun eller stadsdel) Avtalstecknare (längst bak i underavtalet)

Handbok för avtalsarbete 6 Samverkansorganisationen Samverkan är både av strategisk, långsiktig karaktär samt med operativt fokus. Huvudavtalet ställer krav på att båda perspektiven hanteras och i många fall finns det behov av att ha olika forum för de strategiska frågorna och de operativa frågorna. En anledning är att det kan finnas behov av olika kompetenser och mandat beroende på frågans karaktär. För att kunna koppla rätt åtgärd behövs det ibland djupare detaljkunskap i ämnet än vad som är möjligt att ha på strategisk nivå. Det finns inget egenvärde i sig att ha flera forum, så om frågorna kan hanteras i ett gemensamt forum är det positivt. Det viktigaste är att ha en organisation som borgar för verkstad, det vill säga att organisationen underlättar och stödjer den operativa verksamheten. Det är också bra om de olika forumens mål och syfte framgår, det är då lättare att skilja olika forum åt, särskilt gentemot forum som inte ingår i den avtalade strukturen. De kan vara bra att tydliggöra forumen med en organisationsskiss. Vilka forum som ska finnas Eventuellt mål och syfte för varje forum Eventuell organisationsskiss Av huvudavtalet framgår det att forumen ska vara gemensamt ägda vilket skapar delaktighet över tid, då båda parter har lika stort ansvar för forumens utformning och innehåll. Genom att också införa ambulerande ordförandeskap stärks engagemanget ytterligare. Vilken funktion som är ordförande för varje forum För att avtalsarbetet ska löpa på smidigt är det viktigt att parterna företräds av funktioner med likvärdigt och tillräckligt mandat. Idealet är självklart att samtliga är beslutsföra i de frågor som hanteras i aktuellt forum, så att ingen part behöver gå hem och fråga. Huvudavtalet ställer därför som grundkrav att representanterna i samverkansforumen ska ha mandat, eventuellt genom delegation, över de frågor som tas upp. Vilka funktioner som ska delta i varje forum Hur ofta ett forum ska sammanträda kan variera beroende av vilken typ av frågor som hanteras, men också av vilka behov som finns inom området. Sammanträdesfrekvensen påverkas till exempel av om det är strategiska eller operativa frågor samt hur brottsutsatt området är. Hur ofta varje forum ska sammanträda Parterna ska utse en samordningsfunktion. Samordnarna ska ansvara för beredning och koordinering när det gäller samverkansforumen. De är också nyckelfunktioner genom att de oftast är vägen in i organisationen och en viktig drivkraft i själva samverkansprocessen. Många gånger kräver rollen minst en halvtidstjänst och ibland även en heltidstjänst. Om det inte finns resurser att avsätta inom organisationen kan en lösning vara att tillsammans anställa någon till 50% vardera. Vilka arbetsuppgifter som samordnarna ska ha Vilken resurs varje part ska bidra med till samordnarfunktion.

Handbok för avtalsarbete 7 Lokal problembild När det gäller samverkan mellan polis och kommun, som syftar till att minska brottsligheten och öka tryggheten, så det viktigt att ha koll på läget, enkelt sammanfattat kunskap om hur det ser ut i kommunen eller stadsdelen. Parterna ska kartlägga den lokala problembilden tillsammans och det är avgörande för det fortsatta arbetet att båda parterna känner igen sig i bilden av kommunen eller stadsdelen. Arbetet med att ta fram en problembild kan antingen ske genom att respektive part, utifrån interna dokument och statistik, först tar fram sin problembeskrivning för att sedan tillsammans besluta om inom vilka områden en fördjupad analys behövs. Alternativt kan parterna redan från början gemensamt ta fram problembilden, det är då viktigt att båda parter är likvärdigt delaktiga i processen. För att problembilden ska ge så rättvisande bild av verkligheten som möjligt är det viktigt att lyfta på alla stenar och inte bara fokusera på det uppenbara. Hur den lokala problembilden har tagits fram Det är svårt för någon att ha överblick över brottsligheten och tryggheten i ett område. För att få en så heltäckande bild som möjligt är det avgörande att kunskap inhämtas från flera olika källor. Brottsstatistik, lokala trygghetsundersökningar och drogvanemätningar är en bra utgångspunkt. Dessa källor kan beskriva de lokala problemens omfattning men kan behöva kompletteras med fler perspektiv. De som bor och verkar i kommunen har ofta stor kunskap om hur det ser ut i ett område. Det är viktigt att fånga upp deras erfarenheter och synpunkter genom till exempel intervjuer och möten. Medborgardialoger är ett viktigt forum för polis och kommun för att få en bild av hur de boende upplever tryggheten i sin kommun. Det är dock viktigt att tänka på att medborgarna är en tämligen heterogen grupp och består ofta av män, kvinnor, unga, äldre, personer som bott längre i området och personer som är nyinflyttade.

Handbok för avtalsarbete 8 Genom att vara kreativ kan olika medborgardialoger anordnas för att på så sätt få en bättre bild av läget. Glöm inte heller bort era egna medarbetare som ofta har både en övergripande bild och en ögonblicksbild av läget, deras erfarenheter är en värdefull källa till problembilden. Redovisa alltid vilka källor som har använts för att ta fram den lokala problembilden i underavtalet. Det är bland annat viktigt för uppföljningen och vid personalförändringar. Vilka källor som har använts som underlag till den lokala problembilden När den lokala problembilden är framtagen påbörjas arbetet med avgränsningar och prioriteringar mellan de problem som har identifierats. De samverkansområden som prioriteras ska skrivas in i underavtalet. Det finns några områden som alltid ska ses över lite extra noggrant och det är kommunens eller stadsdelens läge när det gäller ungdomar, brottsoffer och organiserad brottslighet. För att samverkan ska vidareutvecklas är det av stor betydelse att parterna tillsammans hittar nya områden och vägar än den traditionella samverkan som många gånger huvudsakligen består av brottsförebyggande åtgärder mot ungdomar. Utredningsverksamheten är ett område som visar tecken på att ytterligare och utvecklade samverkansåtgärder kan behövas för att nå bättre resultat. Ibland är vissa problem av mer tillfällig karaktär medan andra kan ha funnits med under en längre tid. Hastigt uppkomna problem, exempelvis social oro, kan ibland härledas ur ett underliggande långsiktigt problem. Vilka samverkansområden som har prioriterats Nedanstående områden ska regleras i bilagor till underavtalet. Bilagorna ska kunna bytas ut kontinuerligt utan att underavtalet påverkas. Det är viktig att tydligt beskriva under vilka förutsättningar som bilagorna kan uppdateras, vem som beslutar om det och hur det praktiskt ska gå till. Bilagor Åtgärdsplaner Åtgärdsplanerna är grunden för verkstaden i samverkan och ska innehålla aktiviteter som parterna ska genomföra separat eller gemensamt. För varje prioriterat samverkansområde ska en åtgärdsplan med mål och syfte upprättas. För att kunna vidta så effektiva åtgärder som möjligt med tydlig ansvarsfördelning är det viktigt att det framgår vad en aktivitet innebär, vem som är ansvarig, tid för genomförande och vad parterna förbinder sig till att genomföra. Frågor av typ var när, hur, vem och varför kan många gånger ge vägledning. Tänk på att löptiden på åtgärdsplanerna bör varieras utifrån vilken aktivitet åtgärdsplanen avser. Vissa åtgärdsplaner kanske löper på samma tid som avtalet medan andra är kortare. Att skriva in i varje åtgärdsplan: Mål och syfte Ansvarig Tid för genomförande Varje parts åtagande Finansiering Kommunikationsplan Kommunikation spelar en viktig roll för förankringen av innehållet i avtalen, både externt och internt. Det som kommuniceras ska baseras på fakta och beskriva de aktiviteter som genomförs. I samband med att underavtal tecknas ska det enligt huvudavtalet upprättas en kommunikationsplan. Det anses vara en framgångsfaktor att kommunicera budskap tillsammans. Det är därför viktigt att kommunikationsplanen är ett gemensamt dokument för båda parter med enhetliga och ömsesidiga budskap. Kommunikationsplanen bör kortfattat beskriva mål och syfte för att skapa en gemensam målbild av vad en tydligare samverkan mellan polis och kommun syftar till. Det finns en kommunikationsmall som kan användas för att förklara varför samverkan behövs och den förväntade nyttan för samhället. Mallen förtydligar också hur den gemensamma

Handbok för avtalsarbete 9 kommunikationen mellan polis och kommun kan utformas och genomföras. Uppföljning För att ta reda på vilken skillnad samverkan inneburit, och för att kunna identifiera förbättringsåtgärder, är uppföljning viktig för den fortsatta utvecklingen. Uppföljning innebär att parterna gemensamt granskar om respektive part har uppfyllt sina åtaganden, hur arbetsprocessen fungerat och hur genomfört arbete har påverkat problemen. En bra utvärdering kräver noggranna förberedelser och kännedom om de åtgärder som beslutades verkligen genomförts. Därefter kan vi se om problemet minskat i sin omfattning eller ändrat karaktär. Den svåraste delen i en utvärdering är att kunna dra säkra slutsatser om huruvida det är den genomförda åtgärden som har påverkat problemet. Att ha någon form av kontrollgrupp, till exempel i ett annat bostadsområde som vi kan jämföra våra resultat mot, är många gånger en förutsättning för att vi ska kunna uttala oss om eventuella effekter. Skilj mellan processuppföljning (vad, hur och varför något har genomförts), produktionsuppföljning (hur många gånger en viss aktivitet har genomförts) och effektuppföljning (på vilket sätt åtgärden har påverkat det verkliga problemet). Kontaktuppgifter till kontaktpersoner För att underlätta kommunikationen gällande formalia i avtalet kan parterna utse varsin kontaktperson. Förslagsvis skrivs kontaktpersonernas kontaktuppgifter in som en bilaga till underavtalet. Övrigt Precis som i huvudavtalet kan mer formella åtgärder som har samband med avtalet skrivas in i egna bestämmelser, exempelvis ändringar och tillägg till underavtalet, information och tvist. Du som vill ha fördjupad kunskap kan ta del av rapporten: Samverkan i lokalt brottsförebyggande arbete. Brottsförebyggande rådet 2010, ISBN 978-91- 86027-66-7. Att skriva in i uppföljningsplanen: Hur uppföljning ska göras av den valda samverkansorganisationen, källor till den lokala problembilden, åtgärdsplanerna och kommunikationsplanen (metod) Ansvarig för uppföljning av varje område Hur ofta uppföljningen av varje område ska ske.

Anteckningar

Polismyndigheten i Stockholms län i samverkan med: polisen.se