Ledningskontoret Ärendenr KS 2011/142 Handlingstyp Styrdokument 1 (7) Datum 20110324 IT-strategiskt program för Region Gotland Rev efter Rf 2011-04-26, Rf 88 Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498-26 90 00 vxl E-post regiongotland@gotland.se Bankgiro 339-8328 Postgiro 18 97 50-3 Org. nr. 212000-0803 Webbplats www.gotland.se
2 Inledning Det IT-strategiska programmet för Region Gotland utgör det övergripande styrdokumentet för IT. Syftet är att säkerställa att Region Gotland erhåller största möjliga nytta av IT för medborgarna och för verksamheten och dess utveckling. Programmet gäller för Region Gotlands styrelse och nämnder samt såväl interna som externa utförare. Programmet anger till vad och hur IT och telefoni ska användas och utvecklas i Region Gotland över femårsperioden 2011 till 2015. Här beskrivs hur Region Gotlands förhållningssätt och inriktning avseende utveckling av informations- och kommunikationstekniken ska vara. Begreppet IT-strategiskt program omfattar även sådant som ibland benämns IKT-program eller e-strategi. Utbyggnaden av bredband för medborgare och näringsliv hanteras i separat strategi. Gällande lagar och förordningar förutsätts efterföljas vid Region Gotlands användning av IT. Dokumentet består av två delar, en strategisk del som beslutas av kommunfullmäktige och förvaltas av regionstyrelsen och en mer åtgärdsinriktad del som tas upp till prövning årligen, bilaga. Följande dokument och riktlinjer kompletterar det IT-strategiska programmet: Teknisk plattform Netikett IT-systemförvaltningsmodell Riktlinje för systeminförande Riktlinje för systemförändring Riktlinje för informationssäkerhet Instruktion för molntjänster Definitioner av begrepp i Gotlands kommun IT-policy Arbetet med IT ska genomsyras av Region Gotlands gemensamma värderingar Omtanke, Förtroende och Delaktighet. Avgörande för arbetet är dialogen mellan förvaltningarna, Ledningskontoret och ITT. IT och tele ska användas för att göra Region Gotland mer attraktiv och lättillgänglig. Medborgarna ska stå i centrum för Region Gotlands verksamhet. IT ska stödja medborgarnas rätt till insyn i verksamheten och underlätta tillgången till Region Gotlands tjänster. Medborgarinflytandet ska genomsyra verksamheterna. IT- och telelösningar som underlättar invånarnas kontakt med Region Gotland och som verksamheten samtidigt har nytta av ska skapas. Verksamheternas eget utvecklingsarbete är därför en förutsättning för en framgångsrik utveckling.
3 Medborgarna ska kunna kommunicera med Region Gotland på ett säkert sätt och med garantier för att integriteten säkerställs. Det ska vara enkelt att utföra tjänster och ta del av information när som helst på dygnet. Region Gotland ska säkerställa att de tjänster som utvecklas möter de behov medborgaren har samt att information som är skyddad av lagar och förordningar skyddas mot obehörig åtkomst. Ledningens aktiva deltagande och styrning är en förutsättning för ett framgångsrikt förändringsarbete. Analyser av verksamhetsprocesserna måste genomföras för att fånga upp möjliga förändringar i arbetssätt. Verksamhetsutveckling och utveckling av IT-stödet ska gå hand i hand. Användningen av IT och tele i Region Gotland ska styras av verksamhetsbehovet och invånarens, besökarens och näringslivets behov av interaktivitet. IT ska beskrivas och levereras så att verksamhetens ledning kan värdera nyttan med att informationstekniken används i verksamheten samt av medborgare och andra externa intressenter. Region Gotlands verksamheter ska ha IT-stöd som fungerar och underlättar arbetet. Det är därför viktigt att informationstekniken är enkel och användarvänlig. IT- och telestödet ska ur ett koncernperspektiv vara kostnadseffektivt. Övergripande mål Nytta för medborgare och företag. Servicen ska vara högkvalitativ och samtidigt kännetecnas av öppenhet, god tillgänglighet och hög effektivitet. Region Gotland kännetecknas av insyn och deltagande, samt möjlighet för medborgare och företag till påverkan via elektroniska mötesplatser. Det ska vara lätt att nå information, att komma i kontakt med och att interagera med Region Gotland Medborgaren ska själv hitta svar på en stor mängd frågor men när det inte lyckas, enkelt komma i kontakt via olika kanaler. Regionens digitala tjänster ska vara lättillgängliga, bidra till transparens och utgå från medborgarnas behov Det ska vara lätt att hitta de e-tjänster som erbjuds och medborgaren ska på ett enkelt sätt kunna följa handläggningen. Digital informationshantering ska ha en hög säkerhetsnivå Medborgaren ska känna trygghet i hur regionen hanterar information. Utvecklingen av IT-stödet ska vara verksamhetsdriven och underlätta verksamhetens processer Verksamhetens behov ska styra IT-stödet och de effekter (exempelvis höjd kvalitet, bättre säkerhet i verksamheten eller sänkta kostnader) som uppnås ska vara tydliga.
4 Medarbetarnas och elevernas behov av IT-stöd ska så långt möjligt tillgodoses Ett behovsanpassat IT-stöd ger förutsättningar för att höja kvalitén i arbetet och i elevernas inlärning och skapar förutsättningar för utveckling inom den pedagogiska verksamheten och ger arbetsglädje. Grön och resurssnålare IT ska vara självklara val IT-användningen bidrar till ett mer resurseffektivt samhälle. Kapacitetsbrist i datanätet ska byggas bort För att kärnverksamheten ska fungera effektivt förutsätts ett utbyggt verksamhetsnät för hela Region Gotland. Kostnadseffektivitet ska uppnås Tydliga och uppföljningsbara mål ska sättas vid alla IT-investeringar. Strategier Strategier för att underlätta medborgarnas kommunikation med Region Gotland Stödja utvecklingen av gotland.se samt 1177.se Medborgarna ska ha tillgång till aktuell och relevant information och tjänster, så att de på egen hand kan hitta svar och få besked i olika frågor och ärenden. Inom vården är huvudingången 1177.se. Införa E-tjänster inom flera verksamhetsområden E-tjänster utvecklas utifrån medborgarnas efterfrågan. Erbjuda olika kommunikationskanaler Kanalstrategi införs. Stödja införande av regiongemensam kundtjänst Funktionella IT-telestöd införs för en sådan kundtjänst. Införa regiongemensam synpunktshantering Synpunkter på Region Gotlands verksamhet samordnas och hanteras enligt framtagen process. Fortsätta utvecklingen av en digital portal för externa utförare Genom att fler externa utförare och fler system ansluts efter hand, är det nödvändigt att säkerställa att alla utförare ges samma förutsättningar att ge god kvalitet i sina tjänster. Utveckla medborgarportalen Utveckla en Mina sidor"-lösning för invånarna.
5 Genomföra strategin för Nationell ehälsa (tidigare Nationell ITstrategi för vård och omsorg) Medborgaren ska ha tillgång till allsidig information, personalen ska ges väl fungerande, samverkande IT-stöd som garanterar säkerhet för utbyte av information och beslutsfattarna ska ges bra verktyg för uppföljning. Fortsätta att utveckla en informationsstruktur som bygger på master -data Originalinformation ska finnas på ett ställe. Utveckla geografiska informationssystem (GIS) som stöd för verksamhetssystem och e-tjänster Information kompletteras med visuell presentation. Strategier för att tillgodose medarbetarnas och elevernas behov av IT-stöd Öka möjligheten för medarbetarna att påverka den digitala arbetsplatsens (DAP) innehåll Skapa medarbetarforum/fokusgrupper. Öka möjligheten för medarbetarna att påverka telefoniplattformens innehåll Skapa medarbetarforum/fokusgrupper. Öka datortätheten i skolan Starta projekt för att öka tillgången till datorer för lärare och elever, t ex med 1:1, dvs en dator per elev/en dator per lärare. Utveckla förutsättningar för mobilt arbetssätt Möjliggöra mer flexibelt arbetssätt genom nyttjande av tele- och IT-teknik. Utveckla skolans möjlighet att utnyttja IT i utbildningen i linje med den nya skollagen och läroplaner Eleverna ska kunna använda sig av modern teknik för skapande, kommunikation och lärande. Eleverna ska ha tillgång till relevanta lärverktyg dvs eleven ska ha tillgång till sådana verktyg som eleven behöver för att ha en tidsenlig utbildning. Utifrån nya skollagen från den 1 juli 2011 som inför lärverktyg som nytt begrepp. Möjliggöra införandet av IT-lösningar som hindrar att bland annat oetisk information (pornografi, våld, förtal, rasism, kränkning mm) visas i de fall verksamheten finner det lämpligt.
6 Strategier för att utvecklingen av IT-stödet ska vara verksamhetsdriven Processkartläggning ska föregå inköp av nya system Anpassa tekniklösningar till verksamhetens behov Specifika behov ska kunna tillgodoses genom nya samverkansformer Samverkan i olika konstellationer behöver ske på nationell, regional och lokal nivå, exempelvis genomförandet av Nationell ehälsa. Utveckla lösning för digital långtidslagring Strategier för att uppnå Grön och resurssnål IT Ersätt successivt utrustning med hög energiförbrukning med nya resurssnålare lösningar Vid upphandling ska alltid miljöperspektivet beaktas Effektiva arbetssätt ska möjliggöras genom t ex virtuella möten Strategier för att uppnå kostnadseffektivitet Region Gotlands ekonomi styr IT-telestödets utvecklingsmöjligheter Vid val av tekniska lösningar ska ekonomiska aspekter alltid beaktas. Genomlysning och analys av huvudinriktningarna i Teknisk plattform Teknisk plattform (dokumentation över regionens sammantagna ITteleinfrastruktur och produktsammansättning) genomlyses under planperioden. Använda standardlösningar Standardiserade program och lösningar används så långt möjligt. Pröva den egna regins konkurrenskraft Konkurrensutsättning av hela eller delar av ITT-verksamheten ska ske under planperioden. Konsolidering av såväl systemflora som av servrar Standardisera basutbudet av tjänster Ytterligare behov kan tillgodoses genom tilläggstjänster och differentierad prissättning. Vid större projekt ska såväl för- som efterkalkyl genomföras För att uppnå de övergripande målen genom de strategier som angivits ovan krävs handlings- och tidplaner för de olika åtgärder som behöver vidtas. Dessa presenteras i bilaga.
7 Roller och ansvar Regionfullmäktige beslutar om och ansvarar för Region Gotlands gemensamma ITstrategiska program. Regionstyrelsen bereder och förvaltar det IT-strategiska programmet. Koncernledningsgruppen och Administrativa utskottet bereder och/eller beslutar i ärenden inom IT-området. Ärenden som föranleder investerings- och kapitalkostnader beslutas av regionfullmäktige. Ledningskontoret ansvarar för att på en övergripande nivå analysera utvecklingen inom IT-området, stödja regionstyrelsen, på en övergripande nivå analysera ITverksamheten och föreslå åtgärder för effektivisering och utveckling. Ledningskontoret är beställare av IT-tjänster och har även en styrande och samordnande roll, exempelvis avseende investeringsbehov. IT-strategigruppen är regionens samordningsgrupp i IT-frågor och bereder ärenden till koncernledningsgrupp och Administrativa utskottet. Gruppen består av förvaltningarnas IT-strateger samt representanter från Ledningskontoret och ITT. ITstrategigruppen beslutar i ärenden av löpande, operativ karaktär. Varje nämnd ansvarar för att IT-programmet efterföljs och inarbetas i den egna verksamhetens lokala handlingsplaner. Detta ska vara en del i verksamhetsplanering och uppföljning. Varje nämnd är utifrån sin verksamhet beställare och ansvarar för att det finns ett utpekat ansvar för IT inom respektive förvaltningsledning. Nämnden beslutar om verksamhetsspecifika IT-behov. Dessa behov sammanställs därefter övergripande inför budgetberedningen. Förvaltningarnas IT-strateger fångar upp och samordnar förvaltningens aktuella IT-frågor och behov och kan vara ett stöd i verksamhetsutvecklingen. Till sin hjälp kan den lokala IT-strategen ha ett nätverk som finns nära användarna ute i organisationen. IT-Teleavdelningen (ITT) är regionens utförarorganisation som efter beställning utför olika tjänster. Det handlar bl a om IT-teledrift, support, viss systemförvaltning, vara tekniskt stöd, förvalta PC- och telefoni som tjänst samt den IT-teletekniska plattformen.