Granskning av handläggning av ekonomiskt bistånd

www.pwc.se Revisionsrapport Linda Gustavsson Revisionskonsult Granskning av handläggning av ekonomiskt bistånd Trelleborgs kommun

Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål... 1 1.3. Metod och avgränsning... 1 2. Utgångspunkter...3 2.1. Lagstiftningen och Socialstyrelsen...3 2.2. Organisation...3 3. Granskningsresultat...5 3.1. Mål, regler och riktlinjer...5 3.1.1. Bedömning...6 3.2. Rutiner för utbetalning respektive återkrav...6 3.2.1. Bedömning... 8 3.3. Uppföljning och återrapportering...8 3.3.1. Bedömning...9 3.4. Intern kontroll...9 3.4.1. Bedömning...10 4. Sammanfattande revisionell bedömning...11 Trelleborgs kommun

1. Inledning 1.1. Bakgrund Socialtjänstlagen är en ramlag som anger syftet med, och inriktningen, på olika insatser. Varje kommun måste därför fastställa olika tillämpningsföreskrifter. Det bör finnas regler och riktlinjer för beslut om och utbetalning av bidrag, dokumentation och uppföljning samt den praktiska tillämpningen. Granskningen ingår i revisorernas revisionsplan för 2013 och utgår ifrån en riskoch väsentlighetsanalys. 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål Syftet med granskningen är att bedöma om arbetsmarknadsnämnden säkerställer en ändamålsenlig organisation och hantering av ekonomiskt bistånd. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är arbetsmarknadsnämndens organisation och hantering av ekonomiskt bistånd ändamålsenlig? Bedömning görs med utgångspunkt från följande kontrollmål: - Mål, regler och riktlinjer, utöver lagstiftning, tillämpas i samband med beviljande av ekonomiskt bistånd - Förvaltningen har ändamålsenliga rutiner för utbetalning respektive återkrav - Uppföljning och återrapportering genomförs kring hanteringen av ekonomiskt bistånd - Arbetsmarknadsnämnden säkerställer att den interna kontrollen avseende handläggning av ekonomiskt bistånd är tillräcklig 1.3. Metod och avgränsning Underlaget till rapporten utgörs av intervjuer med tjänstemän, dokumentstudier av skriftliga styrdokument samt annan dokumentation av betydelse. Vidare har aktgranskning gjorts av ett urval av akter som berör handläggning av ekonomiskt bistånd under 2013 (10 st.). Följande intervjuer har genomförts: Förvaltningschef, arbetsmarknadsförvaltningen (skriftligt) Enhetschef, myndighetsenheten Ekonom, arbetsmarknadsförvaltningen Handläggare av ekonomiskt bistånd, myndighetsenheten (2 st.) Administrativ assistent avseende återkrav (skriftligt) Avseende aktgranskning har följande punkter granskats: - Finns aktuell ansökan? Trelleborgs kommun 1 av 12

- Finns beslut som täcker hela ansökan? - Finns en aktuell skriftlig utredning? - Är besluten tydligt formulerade? - Framgår det för vilken tidsperiod beslutet gäller? - Framgår det vem som är beslutsfattare? - Framgår det av dokumentation/ utredning motiv till beslut? - Vid avslag, helt eller delvis, finns besvärshänvisning? - Anges lagrum? Granskningen har avgränsats till att omfatta den enhet inom arbetsmarknadsförvaltningen som handlägger ekonomiskt bistånd (myndighetsenheten). Rapporten är sakavstämd med intervjuade tjänstemän. Trelleborgs kommun 2 av 12

2. Utgångspunkter 2.1. Lagstiftningen och Socialstyrelsen I kapitel 4 SoL (socialtjänstlagen) regleras rätten till bistånd. I 1 kapitel 4 SoL fastställs att Den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sätt har rätt till bistånd av socialnämnden för sin försörjning och för sin livsföring i övrigt. Socialstyrelsen behandlar ekonomiskt bistånd i SOSFS 2013:1 (Socialstyrelsens författningssamling). I denna återfinns allmänna råd inom området. Vidare har Socialstyrelsen givit ut en handbok om ekonomiskt bistånd, Ekonomiskt bistånd Handbok för socialtjänsten. Syftet med handboken är att förtydliga lagstiftningen och underlätta för praktisk tillämpning av socialtjänstlagen för dem som på olika sätt arbetar med ekonomiskt bistånd. 2.2. Organisation Arbetsmarknadsnämnden i Trelleborgs kommun startade i början av år 2011, i samband med detta tillskapades även arbetsmarknadsförvaltningen. Inom förvaltningen arbetar 8 handläggare och 1 administrativ assistent med mottagning och handläggning av ekonomiskt bistånd. Vidare arbetar ca 16 personal i grundbemanningen med arbetsmarknadsinsatser i enheterna Navigatorcentrum och Arbete och kompetens, utöver dessa tillkommer ett tiotal personal som arbetar i projektform. Arbetsmarknadsförvaltningen arbetar med s.k. processorienterad verksamhet vilket ska implementeras fullt ut under början av 2014. Detta innebär att alla sökande först ska tas emot av kundtjänst som ska hjälpa till med ansökan och se till att denna blir komplett. När ansökan är klar kommer den sökande till arbetsmarknadssekreterare på Enheten för arbete och kompetens (inriktning vuxna) alternativt ungdomsutvecklare på Navigatorcentrum (inriktning ungdomar) för att upprätta en planering som bedöms vara den snabbaste vägen till arbete/ självförsörjning. Enligt uppgift tas den sökande emot av någon av ovan nämnda enheter senast 2 arbetsdagar efter första telefonkontakt. Ekonomiskt bistånd är uppdelat i försörjningsstöd och livsföring i övrigt. Försörjningsstödet är i sin tur uppdelat i två delar; dels en norm som gäller för hela landet (riksnormen, t.ex. livsmedel, kläder, hygien, fritid), dels en del som gäller rätt till ersättning för skäliga kostnader för ett antal andra behovsposter (t.ex. boende, el, försäkring). I begreppet livsföring i övrigt ingår allt annat bistånd som den sökande kan behöva för att vara försäkrad en skälig levnadsnivå (t.ex. sjukvård, tandvård, glasögon, skulder). Enligt uppgift var ca 400 st. hushåll aktuella för ekonomiskt bistånd vid intervjutillfället i november 2013. Statistik för oktober månad (utdrag) var enligt följande: Trelleborgs kommun 3 av 12

Ekonomiskt bistånd Utbetalningsmånad 201310 Summa Utbetalt belopp 2774865 2774865 Antal hushåll 405 405 Snitt antal personer i bidragshushållen 1,8 1,8 Antal bidragstagare per 1000 invånare 17,07 17,07 Snitt utbetalt belopp per hushåll 6852 6852 Trelleborgs kommun 4 av 12

3. Granskningsresultat 3.1. Mål, regler och riktlinjer I arbetsmarknadsnämndens verksamhetsplan 2014 (antagen av arbetsmarknadsnämnden 2013-09-09) finns uppställda effektmål. För varje effektmål finns uppställda indikatorer med syfte att mäta måluppfyllelse. Följande effektmål och indikatorer (utdrag) har bäring för handläggning av försörjningsstöd: - Verksamheten ska arbeta för att målgruppen blir självförsörjande genom arbete och/eller studier. Indikatorer avseende måluppfyllelse är antal ur målgruppen som blir självförsörjande genom arbete och/ eller studier, antal som går från långvarig sjukskrivning till aktiv arbetsmarknadsinsats, tid till arbetsmarknadssekreterare vid första kontakt samt antal som avslutar sina svenskstudier för invandrare till arbete och/ eller studier. - Verksamheten ska arbeta inkluderande och ta tillvara på den enskildes egna resurser för att säkerställa en långvarig etablering på arbetsmarknaden. Indikatorer avseende måluppfyllelse är tid för upprättande av handlingsplan för unga på boende, tid till att unga erbjuds kompetenshöjande insats genom Navigatorcentrum, tid till kontakt tas med ungdom inom det kommunala informationsansvaret samt minskat antal barn som växer upp i familjer med långvarigt bidragsberoende. - Verksamheten ska arbeta för skyndsam handläggning och hög grad av tillgänglighet. Bemötandet ska speglas av mod, flexibilitet och effektivitet. De kommungemensamma värdena; öppenhet, ansvar och respekt, ska genomsyra alla kontakter såväl internt som externt. Indikatorer avseende måluppfyllelse är antal ansökningar om externt finansierade projekt, handläggningstid för ekonomiskt bistånd samt tid till första kontakt med budget- och skuldrådgivare. Avseende handläggning av försörjningsstöd finns utarbetade riktlinjer kallade Riktlinjer/ rutiner för handläggning av försörjningsstöd och ekonomiskt bistånd för livsföring i övrigt (se vidare avsnitt 3.2). Dessa är daterade 2013-01-21 och antagna av arbetsmarknadsnämnden. Utöver riktlinjerna ovan finns följande riktlinjer/ rutiner avseende handläggning av ekonomiskt bistånd: Riktlinjer kommunal ersättning för unga, 2013 års riktlinjer för hyror, Hemutrustningslista 2013, Spädbarnsutrustning för första barnet, Specialkost - merkostnader och Barnperspektivet hos arbetsmarknadsförvaltningen. Det finns även ett framtaget dokument avseende Trelleborgs kommun 5 av 12

Samverkan boendefrågor i Trelleborgs kommun. Vidare finns ett antal framtagna rutindokument varav flertalet är rutiner för verkställighet. De intervjuade medarbetarna uppger att de har kännedom om nämndens övergripande mål för verksamheten. De intervjuade handläggarna uppger att de arbetar efter de riktlinjer och rutiner som finns upprättade, de menar att dessa är kända och levande i verksamheten. De uppger dock att systemet för samling av dokument, s.k. Emma, stundtals kan vara svårtillgängligt med anledning av mängden dokument som återfinns där. I samband med pågående verksamhetsutveckling skapas s.k. vardagsmappar i Emma för att underlätta sökning i systemet. I samband med aktgranskning framkom att förvaltningen infriade alla uppställda punkter (se avsnitt 1.3) förutom punkten avseende förekomst av besvärshänvisning i samband med helt eller delvis avslag. Avseende denna punkt saknades besvärshänvisning i 3 av 8 granskade akter (i 2 akter fanns ej avslag). Enligt uppgift kan dock detta bero på att kopia av besvärshänvisning inte alltid bifogas aktuell akt/ journal vid utskrift av beslutet samt att besvärshänvisning ibland rensas bort inför arkivering, detta med anledning av mängden papper i akter och arkiv. 3.1.1. Bedömning Enligt vår bedömning finns uppställda mål för området ekonomiskt bistånd. Dessa är enligt uppgift kända och levande i verksamheten. Enligt vår bedömning tillämpas riktlinjer och regler i huvudsak, dock noteras ett förbättringsområde avseende förekomst av besvärshänvisning vid helt eller delvis avslag. Det är enligt vår bedömning av stor vikt att bifoga besvärshänvisning vid avslag. Detta då rätten att överklaga beslut är en viktig del i rättssäkerheten för den enskilde. Vi rekommenderar att se över rutiner avseende bifogande av besvärshänvisning vid avslag. 3.2. Rutiner för utbetalning respektive återkrav I Riktlinjer/ rutiner för handläggning av försörjningsstöd och ekonomiskt bistånd för livsföring i övrigt finns listade rutiner för handläggning inom området. Dokumentet omfattar 35 sidor och innehåller rutiner för handläggning och utbetalning av försörjningsstöd, rutiner för handläggning och utbetalning avseende livsföring i övrigt, övrigt (t.ex. avseende inkomster och beräkningsperiod), förteckning över olika hushållstyper samt handläggningsrutiner vid olika ärendetyper. Avseende försörjningsstöd utgår utbetalning enligt den s.k. riksnormen (gäller för hela riket) för livsmedel, kläder och skor, lek och fritid, förbrukningsvaror, hälsa och hygien samt dagstidning, telefon och TV-avgift. Avseende boende, hushållsel, arbetsresor, hemförsäkring samt medlemskap i fackförening och arbetslöshetskassa görs en individuell bedömning. Detta följer lagstiftningen enligt SoL (socialtjänstlagen). I Trelleborgs kommun finns fastställda riktlinjer för vad som är en skälig boendekostnad. Dessa riktlinjer baseras på det kommunala bostadsbolaget Trelleborgshems genomsnittshyror för olika storlekar på boende. Hänsyn tas även Trelleborgs kommun 6 av 12

till vad en låginkomsttagare på orten normalt har möjlighet att kosta på sig. Förfarandet ligger i linje med SOSFS 2013:1. Avseende livsföring i övrigt finns listade rutiner för hälso- och sjukvård, umgänge med föräldrar, rekreation, begravningskostnader, hemutrustning, flyttkostnader, glasögon, spädbarnsutrustning, tandvård och skulder. Samtliga sökande av ekonomiskt bistånd ska enligt uppgift ha aktuell arbetsmarknadsplanering med en arbetsmarknadssekreterare på Enheten för arbete och komptens eller en ungdomsutvecklare på Navigatorcentrum. Handläggaren av ekonomiskt bistånd inhämtar uppgifter från arbetsmarknadssekreteraren/ ungdomsutvecklaren före utbetalning av bistånd genom att läsa i det gemensamma verksamhetssystemet för att kontrollera att aktuell planering finns. För att vara berättigad till bistånd krävs att planeringen med arbetsmarknadssekreterare/ ungdomsutvecklare följs av den sökande. All individuell planering med den sökande sker på Enheten för arbete och kompetens alternativt Navigatorcentrum. Detta ansvar ligger således inte inom myndighetsenheten. I aktuella riktlinjer finns ett område som behandlar begreppet aktivt arbetssökande. Avseende återkrav finns en listad rutin i riktlinjerna under avsnittet handläggningsrutiner vid olika ärendetyper. I denna fastställs (i korthet) att handläggare fattar biståndsbeslut mot återkrav. Beslutet ska delges den sökande, vara skriftligt och innehålla grund för återbetalningsplikten. Handläggare gör sedan upp en avbetalningsplan tillsammans med den sökande samt överlämnar inbetalningskort. Enligt gällande rutin lämnas sedan beslut om återkrav till en administrativ assistent som vidare handlägger ärendet och bevakar återbetalningen. I de ärenden där den enskilde inte hör av sig trots utskickade påminnelsebrev eller inte följer den upprättade avbetalningsplanen skickas påminnelse max två gånger. Därefter går ärendet tillbaka till aktuell handläggare som gör en sammanfattning av ärendet för att arbetsmarknadsförvaltningen ska kunna väcka talan i förvaltningsrätten. Det kan även beslutas om eftergift av återkravet vilket enhetschefen har delegation på. Om förvaltningsrätten beslutar att den sökande ska återbetala skulden lämnas ärendet till arbetsmarknadsnämndens arbetsutskott för beslut om ansökan om verkställighet hos Kronofogdemyndigheten. Därefter bevakar administrativ assistent 3-årsgränsen då skulder som är mer än 3 år ej går att återkräva. Enligt uppgift fanns vid intervjutillfället i november 2013 följande ärenden aktuella för återkrav (exklusive återkrav för dödsbo): - 6 st. löpande ärenden som betalar/ ska betala varje månad - 6 st. ärenden som är aktuella för ekonomiskt bistånd, dessa ärenden bevakas tills avslut, därefter skickas ett första brev - 7 st. ärenden som nyligen skickats till förvaltningsrätten för att väcka talan - 2 st. ärenden hos kronofogdemyndigheten för bevakning Trelleborgs kommun 7 av 12

Enligt uppgift från ansvarig administrativ assistent har återkravsarbete tidigare blivit åsidosatt till förmån för övriga arbetsuppgifter. Dock pågår ett arbete som bl.a. innebär att se över aktuell rutin samt tydliggöra ansvar för arbetsuppgiften. Inom förvaltningen finns rutiner för att säkra att utbetalningskedjan bryts, d.v.s. att samma person som lägger upp ett hushåll i verksamhetssystemet inte ska kunna betala ut pengar. All hantering av utbetalningar loggas i systemet och kontrolleras av chefer på annat kontor. Enligt uppgift har samtliga medarbetare fått skriftlig information om att hanteringen loggas och att stickprovs görs. Avseende eventuellt försök till bedrägeri av sökande uppger intervjuade handläggare att de kräver underlag/ verifikationer på samtliga utgifter och att den sökande i annat fall får avslag. 3.2.1. Bedömning Enligt vår bedömning finns ändamålsenliga rutiner för utbetalning respektive återkrav. Vi vill dock uppmärksamma nämnden på uppgift om att återkravsarbete tidigare blivit åsidosatt. Vi bedömer det vara positivt att en översyn inom detta område pågår. Detta då det enligt vår bedömning är av vikt att arbetet med återkrav fungerar i syfte att kunna kräva in belopp som ej tillhör de sökande. 3.3. Uppföljning och återrapportering Nämnden följer verksamheten i förvaltningen genom bl.a. delårsrapporter och årsbokslut. Vidare sker återrapportering av beslut, yttrande, domar och ekonomiskt utfall månatligen i samband med nämndssammanträde. Eventuella domar som gått nämnden emot lyfts enligt uppgift särskilt för dialog på nämndens arbetsutskott. Vidare redovisas antal personer som blir självförsörjande genom arbete och/ eller studier månatligen till nämnden. Verksamheten genomför s.k. nöjdhetsenkäter 2 gånger per år, dessa sammanställs och återrapporteras till nämnd i samband med årsanalysen. I senaste nöjdhetsundersökningen i april 2013 var svaren övervägande positiva inom områdena bra bemötande, lätt att få kontakt, varit med och påverkat samt bra information. Inom förvaltningen har vidare pågått ett arbete där nämndsledamöter fått skugga medarbetare ur verksamheten under en dag för att ta del av det operativa arbetet. Skuggningstillfällen har enligt uppgift genomförts 2 ggr/ år sedan nämnden bildades. Intervjuade handläggare uppger att skuggningen varit positiv i syfte att skapa en bättre förståelse mellan tjänstemän och politiker. De intervjuade handläggarna berättar att de för statistik över sina ärenden vilket ligger till grund för regelbundna mätningar som kommuniceras till medarbetarna (i enlighet med indikatorer för måluppfyllelse, se avsnitt 3.1). Statistiken kommuniceras även till nämnden i samband med bl.a. delårsrapporter och årsanalys. De intervjuade handläggarna uppger att de vid intervjutillfället i november 2013 ej nådde alla mål med anledning av hög arbetsbelastning. Intervjuad chef uppger att underbemanning i personalstyrkan sedan våren 2013 Trelleborgs kommun 8 av 12

bl.a. lett till att handläggningstiderna varit alltför långa i förhållande till uppställda mål. Enligt uppgift pågår rekrytering av ny personal i syfte att lösa situationen. 3.3.1. Bedömning Enligt vår bedömning finns god uppföljning och återrapportering till nämnd kring hanteringen av ekonomiskt bistånd. Enligt uppgift har alla uppställda mål ej gått att nå under 2013 med anledning av hög arbetsbelastning vilket kommuniceras till nämnden bl.a. i samband med delårsrapportering och årsanalys. Enligt uppgift är åtgärder vidtagna i form av pågående rekrytering av ny personal. 3.4. Intern kontroll Arbetsmarknadsnämnden fastställer årligen en internkontrollplan för verksamheten. Framtagandet av riskanalys görs på enhetsnivå i arbetsmarknadsförvaltningen och mynnar ut i form av förslag på interna kontrollmål som fastställs av nämnden. Under 2013 är arbetsmarknadsnämndens interna kontrollmål följande: - Säkerställa att delegationsordningen efterlevs Kontrollmomentet består av kontroll av att beslut fattas i enlighet med delegationsordningen på förvaltningsnivå med frekvens 3 gånger per år. Delegationsbesluten ska kontrolleras genom stickprov. - Säkerställa att samtliga med aktiv arbetsmarknadsplanering på Enheten för arbete och kompetens eller Navigatorcentrum är inskrivna på Arbetsförmedlingen Kontrollmomentet består av genomgång av samtliga sökande på enhetsnivå med frekvens 2 gånger per år. Kontrollen ska ske genom att sökande uppvisar inskrivningsintyg från Arbetsförmedlingen. - Säkerställa att det ej förekommer felaktiga utbetalningar Kontrollmomentet består av stickprov i attestlistor på myndighetsenheten med frekvens 4 gånger per år. Säkerställandet ska ske genom genomgång av slumpvist utvalda utbetalningar enligt attestlistor. Inför 2014 ska följande interna kontrollmål föreslås till nämnd (ännu ej antagna): - Säkerställa att det inte förekommer felaktigheter vid utbetalning av ekonomiskt bistånd - Säkerställa att dokumentation i ProCapitas (aktuellt elektroniskt verksamhetsstöd) arbetsmarknadsmodul är fullständig - Genomströmningstider för de sökande ska vara korta - Säkerställa att anmälan görs enligt lex Sarah De interna kontrollmålen återrapporteras enligt uppgift årligen till nämnd. Vid intervjutillfället i november 2013 var den interna kontrollen för 2013 ej Trelleborgs kommun 9 av 12

sammanställd. Denna ska sammanställas och presenteras för nämnden i samband med januarisammanträdet. 3.4.1. Bedömning Enligt vår bedömning säkerställer arbetsmarknadsnämnden att den interna kontrollen avseende handläggning av ekonomiskt bistånd är tillräcklig. Trelleborgs kommun 10 av 12

4. Sammanfattande revisionell bedömning På uppdrag av revisorerna i Trelleborgs kommun har genomfört en granskning av arbetsmarknadsnämndens organisation och hantering av ekonomiskt bistånd. Den övergripande revisionsfrågan har varit följande: Är arbetsmarknadsnämndens organisation och hantering av ekonomiskt bistånd ändamålsenlig? Vår sammanfattande bedömning är att arbetsmarknadsnämnden i huvudsak har en ändamålsenlig organisation och hantering av ekonomiskt bistånd. Dock har några förbättringsområden noterats. Enligt vår bedömning finns uppställda mål för området ekonomiskt bistånd. Dessa är enligt uppgift kända och levande i verksamheten. Enligt vår bedömning tillämpas riktlinjer och regler i huvudsak, dock noteras ett förbättringsområde avseende förekomst av besvärshänvisning vid helt eller delvis avslag. Vi rekommenderar att se över rutiner avseende bifogande av besvärshänvisning vid avslag. Det finns enligt vår bedömning ändamålsenliga rutiner för utbetalning respektive återkrav. Vi vill dock uppmärksamma nämnden på uppgift om att återkravsarbetet tidigare blivit åsidosatt. Vi bedömer det vara positivt att en översyn inom detta område pågår. Detta då det enligt vår bedömning är av vikt att arbetet med återkrav fungerar i syfte att kunna kräva in belopp som ej tillhör de sökande. Enligt vår bedömning finns god uppföljning och återrapportering till nämnd kring hanteringen av ekonomiskt bistånd. Enligt uppgift har alla uppställda mål ej gått att nå under 2013 med anledning av hög arbetsbelastning vilket kommuniceras till nämnden i samband med främst delårsrapportering och årsanalys. Enligt uppgift är åtgärder vidtagna i form av pågående rekrytering av ny personal. Arbetsmarknadsnämnden säkerställer enligt vår bedömning att den interna kontrollen avseende handläggning av ekonomiskt bistånd är tillräcklig. Trelleborgs kommun 11 av 12

2013-12-11 Linda Gustavsson Projektledare Alf Wahlgren Uppdragsledare Trelleborgs kommun 12 av 12