Kultur- och fritidsnämnden Bidragsbestämmelser, tillämpningsanvisningar Innehåll Adress... 2 DEFINITIONER... 2 Barn- och ungdomsverksamhet... 2 Medlem... 2 Aktiva medlemmar... 2 Medlemsregister... 2 Sammankomst... 2 Deltagartillfälle... 2 Ledare... 2 ALLMÄNNA BESTÄMELSER... 3 Registrerad förening... 3 Bidragsberättigad förening... 3 Övrigt... 4 KONTROLL OCH UPPFÖLJNING... 4 VILLKOR OCH ANSÖKNINGSTID... 4 Lokalt aktivitetsstöd... 4 Hyres- och anläggningsbidrag... 5 Subventionerad timersättning i kommunala anläggningar/fastigheter... 6 SÄRSKILDA BIDRAG... 6 Övriga bidrag till driften... 6 Konsertbidrag till musikkår... 7 Konsertbidrag till Ungdomsorkestern... 7 Ledarbidrag... 7 Driftsbidrag för specifika uppgifter... 7 Nystartsbidrag... 7 ARRANGEMANGSBIDRAG... 7
Adress Kultur & fritid Box 501, 267 25 Bjuv Besöksadress: Mejerigatan 3 DEFINITIONER Nedan följer ett antal definitioner som gäller inom kultur & fritids verksamhetsområde för bidrag till föreningar. Barn- och ungdomsverksamhet Åldern 4-20 år är en prioriterad grupp i förenings- och kulturprogramsverksamheten d v s från och med det år man fyller 4 år till och med det år man fyller 20 år. Medlem Med medlem avses den som betalat medlemsavgift för senaste verksamhetsåret och är upptagen i föreningens medlemsregister. Aktiva medlemmar Med aktiva medlemmar avses de som regelbundet deltar vid föreningens aktiviteter under den perioden som ett bidrag avser Medlemsregister Ett medlemsregister ska innehålla medlemmarnas namn, adress och födelsedatum samt information om medlemsavgiften är betald. Medlemsregistret ska revideras varje år. Av registret skall också framgå om en medlem är sk stödmedlem eller passiv medlem ( ofta till en reducerad avgift ). För medlemmar med sk skyddad identitet räcker födelseår och information om att medlemsavgiften är betald. Sammankomst Ett verksamhetstillfälle/ en träff är en planerad aktivitet som är beslutad av föreningen och som avser barn- och ungdomsverksamhet ( 4 20 ) år ( se vidare under rubriken lokalt aktivitetsstöd ). Deltagartillfälle Ett deltagartillfälle är en deltagare vid en sammankomst. Som exempel innebär det då att tre deltagare vid två separata sammankomster totalt blir sex deltagartillfällen (3 deltagare X 2 sammankomster= 6 deltagartillfällen). Ledare En ledare är någon som utsetts av föreningen och är äldre än 13 år och som har i uppdrag att leda sammankomster inom föreningen. 2
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER En förening som har sin verksamhet i Bjuvs kommun och uppfyller de kriterier som anges i kommunens regler för föreningsbidrag. Föreningen skall dessutom vara registrerad i kommunens föreningsregister. Registrerad förening För att bli en registrerad ideell förening och därmed finnas med i kultur & fritids föreningsregister måste nedanstående krav uppfyllas: Verksamhet bedrivs i Bjuvs kommun Föreningen skall ha antagna stadgar som, tillsammans med en kopia av bildandemötesprotokoll och anmälningsblankett, skickats in till kommunen. Vid förändringar ska stadgarna sändas in på nytt i annat fall kan föreningen rätt till eventuella bidrag gå förlorad. Föreningen har organisationsnummer från skatteverket. Föreningen skall ha valt en styrelse och kontaktperson till kommunen ha utsetts och kommunicerats. Årsmöte skall hållas och senast två månader efter årsmötet skall en uppdatering av eventuella förändringar ske skriftligen ( post eller mail ) till kultur & fritid. Föreningen skall vara uppbyggd enligt demokratiska principer och vara öppen för alla personer. Bidragsberättigad förening För att bli bidragsberättigad krävs utöver registrering i kommunens föreningsregister och medlemskap i riksorganisation, också att: Har sin verksamhet i Bjuvs kommun. Efter årsmötet skicka in årsmötesprotokoll, verksamhetsberättelse och årsbokslut till kultur & fritid. Förening som får bidrag är skyldig att lämna insyn i verksamheten. De handlingar som kultur & fritid behöver för kontroll och uppföljning utöver de obligatoriska ovan, skall utan dröjsmål ställas till förfogande; såsom hyresavtal, beläggningsstatisktik, närvarokort, medlemsregister, verifikationer och revisionsberättelse. En lägsta medlemsavgift på 50 kr/år och person (dispens kan ges för föreningar som är skyldiga att ha en lägre medlemsavgift via sin riksorganisation). Föreningen ska ha utsett en bidragsansvarig person. Detta ska framgå av de inlämnade föreningsuppgifterna. Föreningen skall ha dokumentation i hur de arbetar med frågor om jämställdhet, integration, antimobbning, ANDT(alkohol, narkotika, doping, tobak)-frågor samt hur man i tillämpliga delar leva upp till barnkonventionen. Det viktiga är inte att redovisa planer för arbetet utan en beskrivning över hur man arbetar med frågorna och vilka resultat men uppnått kan framgå i t ex årsredovisningen. 3
Övrigt Vid bidrag till andra organisationer än bidragsberättigade krävs alltid beslut av kulturoch fritidsnämnden. Vid marknadsföring ska det framgå att verksamheten/arrangemanget/projektet har stöd från kultur & fritid. Bidrag fördelas inom ramen för, av kommunfullmäktige anvisade medel. Närvarokort, ansökningsblanketter och övriga handlingar ska sparas av föreningen i minst 10 år. Handlingar som kommer in till kultur & fritid behandlas enligt offentlighetsprincipen och det är viktigt att inte lämna information som kan röja medlemmar med sk skyddad identitet. KONTROLL OCH UPPFÖLJNING Utöver, de i regelverket angivna dialogmötena för uppföljning, gör kultur & fritid regelbundna kontroller av de uppgifter som lämnats in och de bidrag som betalats ut. Kontrollerna sker i enlighet med nämndens internkontrollplan, via stickprov då kompletterande dokumentation begärts in, genom verksamhetsbesök och vid misstanke om oegentligheten. Oriktiga uppgifter medför återbetalningsskyldighet. Det leder till avstängning från bidrag helt, delvis eller under en viss tid. Beslut i sådana ärenden fattas av kultur och fritidsnämnden. Polisanmälan sker ovillkorligen om det finns minska misstanke om uppsåt eller försök till bedrägeri. VILLKOR OCH ANSÖKNINGSTID Lokalt aktivitetsstöd Ansökan skall vara inkommen senast 15 februari för redovisningsperiod 1juli - 31december och senast 15 augusti för redovisningsperiod 1 januari - 30 juni. För ansökan som inkommer senare än den 15:e, men innan den 1:e närmaste månadsskifte utbetalas endast 5O % av ordinarie belopp. För ansökningar som kommer utanför angivna tider utgår inget bidrag. Villkor Föreningen ska uppfylla kraven för bidragsberättigad förening. Föreningen ska ha minst 10 betalande medlemmar i åldern 4-20 år. För att beviljas aktivitetsstöd ska föreningen ha haft minst 100 deltagartillfällen under en redovisningsperiod (redovisningsperiod ett: 1 januari - 30 juni, redovisningsperiod två: 1 juli - 31december. En förening som inte uppfyller kravet på 100 deltagartillfällen under en period har rätt att söka för ett helt kalenderår under förutsättning att man då uppfyller kravet på 200 deltagartillfällen. Ansökan för kalenderår skall vara inkommen senast 15 februari. För ansökan som inkommer senare än den 15:e, men innan den 1:e närmaste månadsskifte utbetalas endast 5O % av ordinarie belopp. För ansökningar som kommer utanför angivna tider utgår inget bidrag. Bidrag utgår för varje deltagartillfälle som föreningen registrerar på närvarokortet. De redovisade sammankomsterna ska ligga i linje med föreningens verksamhet och ide för barn- och 4
ungdomsverksamhet. För att bidrag ska utgå måste varje sammankomst ha minst 3 bidragsberättigade deltagare utöver ledare. Bidrag utgår för maximalt 30 deltagare per sammankomst inklusive bidragsberättigad ledare ( se nedan ). Ledaren ska vara minst 13 år (gäller det kalenderår han/hon fyller år). En ledare i åldern 13-20 år är också bidragsberättigad. Bidrag utgår till en och samma förening endast en gång per dag och deltagare. Detta gäller även för ledare i bidragsberättigad ålder. Undantaget är sammanhängande aktiviteter såsom hajker och läger. Då erhålls bidrag enligt följande: 1-6 timmar = 1 deltagartillfälle/person 6-24 timmar = 2 deltagartillfällen/person Restid får ej inräknas i denna tid. En sammankomst ska vara minst en timme, omklädning får inräknas i tiden. Utbetalningar av bidraget sker senast under mars respektive september samma år. Hyres- och anläggningsbidrag Första gången bidraget söks skall hyreskontrakt/köpehandlingar och dylikt bifogas. Det samma gäller vid ändrade förhållanden. Bidraget kan sökas en gång om året, senast den 30 april på särskild ansökningsblankett och handlingar som bifogas är verksamhetsberättelse, årsredovisning och årsmötesprotokoll. Ansökan skall vara komplett ifylld med uppgifter som går att verifiera. Driftskostnaderna skall avse de faktiska kostnader föreningen hade året närmast innan ( vid ansökan 2014 redovisas driftskostnader för 2013 ). Amorteringskostnader är aldrig en driftskostnad. För en förening med en liten, kostnadseffektiv lokal för reguljär verksamhet kan också tillfällig hyra av en icke subventionerad samlingslokal räknas som bidragsgrundande. Det skall då finnas styrkta uppgifter (bokningsbekräftelse, avtal, kvitto eller liknande ) och lokalen skall behövas för större medlemsmöten som inte inryms i den egna lokalen, t ex årsmöte. Tillfällig lokalhyra gäller inte för arrangemang, föreläsningar, utbildningar mm. För att erhålla hyres- eller anläggningsbidrag skall en förening ha minst 10 aktiva, betalande medlemmar i åldern 4 och 20 år eller tillhöra grupperna pensionärer och vuxna funktionshindrade. Passivt eller stödjande medlemskap, vars enda syfte är att stödja föreningen ekonomiskt, är inte bidragsgrundande då det inte kan antas att dessa medlemmar utnyttjar lokalerna. För att få lokal- eller anläggningsbidrag skall föreningen kunna påvisa vilka åtgärder man vidtagit för att minska nettokostnader t ex samutnyttjande eller uthyrning eller ha ett eget nyttjande av sin lokal på minst 15 timmar/vecka i genomsnitt räknat per termin eller säsong. Med nyttjande menas att man har aktiviteter i lokalen. Aktiviteterna kan också vara förlagda i anslutning till lokalen/anläggningen men förutsätta att lokalen är tillgänglig. Vid låg nyttjandegrad eller för lågt medlemsantal är en förening inte berättigad till bidrag för att hålla en lokal. Möjlighet kan då finnas att samutnyttja med annan förening eller hyra in 5
sig i kommunala lokaler per timme. Vidare skall lokalytan stå i proportion till antalet aktiva som samtidigt vistas i lokalen och till den verksamhet som bedrivs. Hyran skall anses rimlig både i relation till yta och verksamhet, men också till jämförbara objekt/verksamheter och marknaden i övrigt. Bidrag kan utebli eller reduceras om dessa krav inte anses tillgodosedda. En förening som bedriver olika kulturarrangemang kan också ha rätt till bidrag. För kulturföreningar gäller samma regler som för övriga men med undantag från regeln att minst 40% av de aktiva medlemmarna ska vara mellan 4 och 20 år eller tillhöra grupperna pensionärer och vuxna funktionshindrade. I bidragsreglerna regleras de ytterligare krav som gäller för kulturföreningarna. Minst en gång om året måste föreningen ha ett arrangemang som är särskilt riktad mot eller anpassade för barn och unga, 4 20 år. Detta innebär inte att man måste ha en aktivitet för endast denna målgrupp ( t ex barnteater ) utan att man har en aktivitet/föreställning där också denna målgrupp eller del av målgruppen får sina behov tillgodosedda. Föreningen får inte ta ut avgifter/entréer i vinstsyfte, men väl i syfte att täcka sina kostnader. Till vinst räknas inte kapital som avser att täcka framtida kostnader för t ex kommande program/föreställningar eller kommande investeringar som inte räknas som löpande underhåll. Den planerade användningen av ett överskott enligt ovan skall redovisas, i annat fall är den att betrakta som vinst. För arrangemang som inkluderar den prioriterade målgruppen 4 20 år skall en differentierad avgift tillämpas till förmån för de unga. Bidraget betalas ut senast under juni månad samma år som ansökan skett. Subventionerad timersättning i kommunala anläggningar/fastigheter De generella reglerna som gäller för hyra av kommunala lokaler finns reglerat i bidragsreglerna och en taxa är framtagen över aktuell prissättning. Kultur och fritidsnämnden ansvarar för fördelningen av tider i hallar och för planer. Fördelningen görs inför varje läsår 1 g/år. Nämnden kan, i undantag, göra förändringar av schemaläggningen även under pågående termin för att ökat beläggningsgraden eller bereda tid för ny föreningen eller nystartade grupper för barn och unga. En bokad tid som inte används skall avanmälas till kultur och fritid senast 5 arbetsdagarna innan, i annat fall debiteras tiden enligt gällande timtaxa, oavsett om tiden avsett barn- och ungdomsverksamhet. Tränings- och matchtider debiteras föreningen en gång per termin, juni och december enligt schemalagda tider. Samlingslokaler kan bokas dels för flera löpande möten under året ( t ex styrelsesammanträden, medlemsmöten etc ), dels för enstaka mötet eller endast vid ett tillfälle. Debitering av samlingslokal sker 2 ggr/år, juni och december, om lokal bokats för flera möten under året. Har lokalen bokats för enstaka möten sker debitering efter sista mötestillfället och vid bokning av ett tillfälle sker debitering i direkt anslutning. SÄRSKILDA BIDRAG Övriga bidrag till driften kan, efter särskild prövning, utgå för specifik och kostsam 6
drift ( exempel den K-märkta folketspark i Billesholm ). Bidraget kan sökas en gång om året, senast den 30 april på särskild ansökningsblankett och handlingar som bifogas är verksamhetsberättelse, årsredovisning och årsmötesprotokoll. Ansökan skall vara komplett ifylld med uppgifter som går att verifiera. Driftskostnaderna skall avse de faktiska kostnader föreningen hade året närmast innan ( vid ansökan 2014 redovisas driftskostnader för 2013 ). Amorteringskostnader är aldrig en driftskostnad. Konsertbidrag till musikkår kan utgå med 3400 kr/spelning under förutsättning att kåren genomför 6 spelningar per år varav 3 obligatoriska; valborg, nationaldagen och juldansen. Bidraget kan sökas en gång om året, senast den 30 april, för det senaste kalenderåret på särskild ansökningsblankett, och handlingar som bifogas är verksamhetsberättelse, årsredovisning och årsmötesprotokoll. Konsertbidrag till Ungdomsorkestern kan erhållas med max 10 000 kr/år under förutsättning att orkestern genomför 3 spelningar per år. Spelningarna genomförs i samråd med kultur- och fritidsnämnden. Bidraget kan sökas en gång om året, senast den 30 april på särskild ansökningsblankett för det senaste kalenderåret. Ledarbidrag till utbildning inkl resor kan utgå om det är en specifik utbildning för ungdomsledare som har anknytning till den prioriterade gruppen barn och unga och de krav som ställs. Bidrag kan utgå med högst 50% och max 1000 kr per utbildningstillfälle och deltagare. Bidraget kan sökas en gång om året, senast den 30 april på särskild ansökningsblankett för det senaste kalenderåret. Driftsbidrag för specifika uppgifter kan en förening eller paraplyorganisation få, om den på uppdrag av kommunen, tar på sig vissa tjänster såsom viss informationstjänst, prova på-verksamheter, lovkatalog och föreningsskola. Bidrag utgår i förhållande till arbetsinsatsen, men kan normalt aldrig överstiga 10 000 kr/år. Enligt avtal Nystartsbidrag, kan utgå med 1000 kr. För att bidraget skall utgå gäller att föreningen är registrerad, omfattar de prioriterade målgrupperna och har ett organisationsnummer. Bidraget kan sökas löpande, och bidraget betalas ut senast kalendermånaden efter att komplett ansökan inkommit. ARRANGEMANGSBIDRAG Reglerna för arrangemangsbidrag utgår från icke kommersiell verksamhet och kan utgå för nettokostnader under förutsättning att kraven i övrigt är uppfyllda. Normalt sker ansökan i god tid innan arrangemanget och utbetalning av nettokostnaden ( max 65% högst 4000 kr ) sker efter redovisning. För föreningar som köper löpande arrangemang, t ex teaterföreningar, och är beroende av såväl statliga som kommunala medel för sin verksamhet gäller att: Föreningen kan erhålla ett förhandsbesked om bidrag för högst ett år, behöver inte avse kalenderår, åt gången. En sådan ansökan kan prövas när som under året Medel kan utbetalas i förskott enligt överenskommelse mellan kommun och förening Föreningen skall lämna en fullständig redovisning av varje arrangemang senast den 31 januari, för senaste kalenderåret. Justeringar av kommande bidrag kan därefter ske beroende på redovisningen i förhållande till eventuella förskottsutbetalningar. Avvikelser enligt ovan regleras vid nästkommande planerade utbetalning av bidrag. 7