Riktlinjer för ledning och styrning av kommunalverksamhet

Riktlinjer för ledning och styrning av kommunalverksamhet En sammanställning av dokument för styrning, ledning och kontroll Antaget av kommunfullmäktige 2010-02-23, 11. Kommunens styrmodell Uppföljning och utvärdering Reglemente för intern kontroll Redovisningsreglemente Placering och finansiering Attestreglemente Oförutsedda behov

1(37) Innehåll Syftet med intern kontroll... 3 Vad är intern kontroll?... 4 Redovisningskontroller... 4 Administrativa kontroller... 5 Kommunens styrmodell... 6 Helhetssyn... 6 Målstyrning... 6 Ansvarsstruktur för Mullsjö kommun... 8 Verksamhetsområde... 8 Verksamhetsplaner - årsbudget... 9 Styrning av ekonomin...10 Reglemente för uppföljning och utvärdering...10 Verksamhetsberättelse för nämnder och utskott...11 Inledande översikt...11 Nämndens/utskottets verksamhet...12 Programområde 1...12 Programområde 2...12 Miljöredovisning...12 Utblick mot nästkommande år...12 Tidplan för verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering...12 Arbetsplatsträffar:...14 Reglemente för intern kontroll...14 1 Kommunstyrelsen...14 2 Omfattning...14 3 Nämnderna...15 4 Verksamhetschefen...15 5 Verksamhetsansvariga...15 Uppföljning av intern kontroll...15 6 Nämndens,(avser även KS), skyldigheter...16 7 Intern kontrollplan...16 8 Uppföljning av intern kontrollplan...16 9 Nämndernas,(avser även KS), rapporteringsskyldighet...16 10 Kommunstyrelsens skyldigheter...16 Redovisningsreglemente med kommentarer...17 Inledande bestämmelser...17 Löpande bokföring...18

2(37) Årsredovisning...22 Verksamhetens nettokostnader...24 Åretsresultat...24 Den löpande verksamheten...25 Kassaflöde från investeringsverksamheten...25 Tillgångar...26 Summa omsättningstillgångar...27 Summa skulder...27 Värderingsregler...28 Övriga bestämmelser...31 Policy för placering och finansiering...31 Attestreglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner...33 Policy för anslag till oförutsedda behov...34 Ordförklaringar...34

3(37) Syftet med intern kontroll Intern kontroll är primärt ett ledningsverktyg med väsentlig betydelse för både den politiska ledningen, förvaltningarna/verksamheterna och de kommunala bolagen. Kontrollsystemen bidrar till att säkra att beslut vilar på ett korrekt underlag. De skyddar också mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar. Syftet med den interna kontrollen är således att säkra en effektiv förvaltning och undvika fel. Detta uppnås genom att anpassa organisationen och införa metoder och rutiner som syftar till: Öka effektiviteten på alla nivåer i organisationen. Säkra kommunens tillgångar. Säkra en korrekt ärendehantering genom att bestämmelser och överenskommelser efterlevs. Förhindra att kommunen drabbas av förluster till följd av fel eller brott eller andra oegentligheter Säkra att pengar och andra resurser används i överensstämmelse med tagna beslut. Säkra en riktig och ändamålsenlig redovisning Skydda personalen mot oberättigade misstankar om oegentligheter Det är ledningens uppgift att införa och vidmakthålla en betryggande intern kontroll Härtill hör bl. a. att kontrollnivån skall läggas fast - generellt för kommunen och specifikt för de olika verksamhetsområdena. Som underlag bör en väsentlighets- och riskanalys finnas. För att nå detta syfte har kommunfullmäktige antagit ett reglemente för hur den interna kontrollen skall organiseras och ansvaret fördelas mellan å ena sidan kom-munstyrelse och kommunfullmäktige och å andra sidan kommunens facknämnder. Därtill har i detta dokument tagits in andra reglementen och policyfrågor av väsentlig betydelse såsom Kommunens styrmodell Reglemente för uppföljning och utvärdering Redovisningsreglemente med kommentarer Policy för placering och finansiering Attestreglemente för ekonomiska transaktioner Policy för anslag till oförutsedda behov Genom att på detta sätt sammanställa styrprinciper och policyfrågor uppnås en bättre överblick och därmed också en bättre intern kontroll.

4(37) Vad är intern kontroll? Redovisningskontroller Redovisningen ska vara systematiskt uppbyggd och anpassad till kommunens organisation i övrigt. Den ska vara ändamålsenlig det vill säga vara en funktion i styrningen mot verksamhetens mål. Över redovisningssystemets uppbyggnad ska med hänsyn till kommunens storlek och art finnas lämplig dokumentation. Redovisningskontrollerna syftar till: Säkerhet i system och rutiner dvs. trygga tillgångar och förhindra att förluster uppstår p.g.a. avsiktliga eller oavsiktliga fel. Rättvisande räkenskaper dvs. säkerställa en riktig och fullständig redovisning Säkerhet i system och rutiner åstadkoms genom en kombination av arbetsfördelning och kontrollmoment inlagda i redovisningen. Arbetsfördelningen syftar till att ingen ensam person ensam ska handlägga en ekonomisk transaktion från början till slut, och att det arbete som utförs av en avdelning eller befattningshavare om möjligt blir föremål för oberoende kontroll av någon annan. Med rättvisande räkenskaper menas en anpassning till "god redovisningssed". Med god redovisningssed menas "praxis" hos en kvalitativ krets av redovisningsskyldiga. Grunden för god redovisningssed finns i kommunallagen, redovisningsreglemente för kommuner och landsting samt uttalanden från referensgruppen i redovisning. Till detta kommer ett antal redovisningsprinciper som är grundläggande för god redovisningssed. Dessa är Relevans Jämförbarhet Objektivitet Aktualitet Försiktighet Väsentlighet Konsekvens Öppenhet För att uppnå god redovisningssed krävs således en avstämning mot ovanstående dokument och principer.

5(37) Administrativa kontroller De administrativa kontrollerna syftar till att befrämja effektivitet och tillse att resurserna disponeras för uppställda mål och i enlighet med fattade beslut. Vidare syftar de till att säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs. De administrativa kontrollerna kan delas in i organisatoriska kontroller och förvaltningskontroller Organisatoriska kontroller skapas genom att organisationen utformas på ett ändamålsenligt sätt. De grundas på hur ansvar och befogenheter fördelas. I en förvaltning med väl fungerande organisation ska alla medarbetare veta vilka arbetsuppgifter de har och alla viktiga funktioner som ska fördelas. Det förutsätter att det finns Dokumenterad ansvars och befogenhetsbeskrivning Dokumenterade rutinbeskrivningar Även om de organisatoriska kontrollerna i första hand är avsedda för andra ändamål än att säkerställa en riktig och fullständig redovisning kan de i vissa fall ha en indirekt verkan på redovisningen. Exempelvis kan en genomtänkt ansvars- och befogenhetsfördelning minska risken för att felaktigheter uppstår. Gränsen mellan redovisnings- och organisatoriska kontroller är således inte alltid helt klar. En väl fungerande organisation är ofta en förutsättning för att övriga administrativa kontroller ska fungera. Begreppet organisatorisk kontroll inkluderar även att förvaltningen har tillräcklig bemanning och lämplig kompetensnivå på sin personal. Förvaltningskontroller skapas genom att styr- och rapporteringssystemen utformas på ett ändamålsenligt sätt. Med ändamålsenlighet åsyftas ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter.

6(37) Resursåtgång Prestationer Resultat Effekter För att uppnå detta krävs: Utvecklade budget-, kalkyl- och uppföljningssystem Uppföljningsbara målformuleringar som kan brytas ner i mätbara delmål Meningsfulla uppföljningsmått i form av verksamhetsmått och nyckeltal Ändamålsenlig, rättvisande och tillförlitlig redovisning som snabbt och lättillgängligt ger information om avvikelser gentemot uppställda mål Resultatanalyser som utvisar hur verksamhetens prestationer och produkter motsvarar uppställda mål Ett rapporteringssystem som kan förse beslutsfattare och uppföljningsansvariga på olika nivåer med relevant information om verksamhet och ekonomi Enligt kommunallagen kap 8:1 ska kommunerna ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet. Med god ekonomisk hushållning anges i förarbetena till kommunallagen bland annat att kommunerna ska ha en effektiv organisation. Ett syfte med förvaltningskontrollerna är att följa upp om organisationen bidrar till att verk-samheterna bedrivs effektivt och därmed uppfyller kommunallagens krav på god ekonomisk hushållning. En effektiv förvaltning kännetecknas bland annat av: En verksamhetsidé som utgår från omvärldens och invånarnas krav Politiska beslut om mål, inriktning, omfattning och kvalitet Fungerande kommunikation och rapportering mellan olika organisationsnivåer Kontinuerlig uppföljning och utvärdering av sambandet mellan ekonomi, verksamhetens ekonomi, prestation och prestation och kvalitet. Att beslutsfattarna i sitt handlande ser ett samband mellan ekonomi, prestation och kvalitet får anses som ett grundläggande kriterium för god intern kontroll. Kommunens styrmodell Helhetssyn Vid all planering sätts kommuninnevånaren i centrum. Kommunens bästa utifrån ett övergripande kommunnyttoperspektiv kommer alltid före den enskilda styrelsens/nämndens, verksamhetens eller den enskilda ansvarsenhetens eventuella särintresse. Samverkan och samarbete över verksamhetsgränserna ska alltid sökas för att uppnå största möjliga resursutnyttjande i arbetet med att leverera kommunal service med hög kvalitet på ett kostnadseffektivt sätt till kommuninnevånarna. Målstyrning Mullsjö Kommun skall tillämpa målstyrning. Utgångspunkten för all verksamhet är fastställda mål. Med målstyrning blir den politiska styrningen tydligare och mer långsiktig. Avsikten med målstyrning

7(37) Avsikten är att utveckla metoder som tydligt klargör och formulerar, både för dem som arbetar i kommunen och utåt, vad kommunen vill åstadkomma för att tillgodose kommuninnevånarnas behov och önskemål Kommunfullmäktige fastställer kommunens inriktningsmål. Politikerna i kommunfullmäktige lägger fast den övergripande målsättningen, i inriktningsmål och beslutar om resurser. Med inriktningsmål menas en gemensam grundsyn, affärs- eller verksamhetsidé. Inriktningsmålen bör vara så enkelt formulerade att alla intressenter kan förstå och ta ställning till dem. Inriktningsmålet ska säga något om den politiska ambitionen för exempelvis barnomsorgen, äldreomsorgen eller skolan i en hel kommun och ska inte vara tidsbestämda. Kommunstyrelsen fastställer effektmål för respektive programområde Verksamhetscheferna ansvarar för att inriktningsmålen bryts ner i effektmål för respektive programområde. Effektmålen anger det konkreta och mätbara resultatet som ska uppnås och är således mätbara preciseringar av olika delar inom inriktningsmålens ram. Effektmålen diskuteras och antas av politiker i kommunstyrelsen och dess utskott och klargör vad vi skall uppnå med verksamheten Verksamhetschefer och enhetschefer tillsammans med medarbetarna formulerar verksamhetsmål. Verksamhetsmålen anger vad som skall göras för att nå effektmålen. Verksamhetsmålen är de mest detaljerade och direkt relaterade till den konkreta verksamheten KF:s övergripande mål Inriktningsmål: vad som ska uppnås Effektmål Inriktningsmål: Per Programområde Effektmål: Effekterna av vald inriktning, tid, kvalitet och kvantitet. Verksamhetsmål: Formuleras utifrån effektmålen Verksamhetsmål

8(37) Ansvarsstruktur för Mullsjö kommun Mullsjö Kommun arbetar enligt följande ansvarsstruktur för den politiska och operativa verksamheten: Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen/Nämnd Utskott Verksamhetsområde Programområde Enhet Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ, som beslutar om övergripande mål och inriktning för kommunens verksamhet och fastställer den kommunala utdebiteringen, samt fördelning av budgetmedel till kommunens olika verksamhetsområden ner på programområdesnivå. Till kommunfullmäktige redovisar verksamheterna årligen i delårsrapporter och årsbokslut hur uppsatta ekonomiska och verksamhetsmässiga mål uppnåtts. Kommunstyrelsen och övriga styrelser och nämnder ansvarar för sina respektive områden, som indelas i ett eller flera verksamhetsområden som i sin tur är indelade i ett eller flera programområden med därtill hörande en eller flera enheter. Inom kommunstyrelsen har utsetts utskott som var för sig inför kommunstyrelsen ansvarar för sitt verksamhetsområde. Verksamhetsområde Syftet med att ha verksamhetsområden är att göra den kommunala verksamheten effektivare. Det skall ske bl.a. genom att decentralisera ansvar och befogenheter skapa incitament för ett ökat engagemang och ansvarstagande hos kommunens an-ställda. Införa

9(37) förbättrade redovisnings-, ekonomi-, och budgetsystem och ha ett strukturerat och normerat uppföljnings- och utvärderingssystem Varje verksamhetsområde leds övergripande av en verksamhetschef som till sitt förfogande har en eller flera enhetschefer för det operativa ledningsarbetet. Verksamhetschefen har totalansvar för verksamhetsområdets verksamhet och ekonomi. Detta innebär att verksamhetschefen övergripande ansvarar inför den politiska nivån medan enhetschefen fullgör sitt arbete på uppdrag av verksamhetschefen dit också all rapportering sker. Detta innebär att enhetschefen operativt på uppdrag av sin verksamhetschef inom fastställd budgetram Ansvarar för kvalitet, kvantitet och ekonomiskt resultat Har möjlighet att anpassa verksamheten till brukarnas behov eller önskemål Har rätt till att själv bestämma hur resurserna skall fördelas på personal, material, inköp av tjänster etc. Ansvarar för över och underskott Är skyldig att följa upp och återrapportera måluppfyllelse och ekonomiskt resultat till verksamhetschef Varje anställd ska ha möjlighet att påverka sitt arbete och bidra till att verksamheten utvecklas så att den så långt som möjligt uppfyller kommuninnevånarnas krav på effektivitet och service. På varje arbetsplats är det därför betydelsefullt att dialogen mellan chef och medarbetare sker öppet på ett sätt så att alla kommer till tals i det dagliga arbetet. Av avgörande betydelse är väl fungerande arbetsplatsträffar och regelbundna medarbetarsamtal. Verksamhetsplaner - årsbudget Politisk styrning utövas genom att varje nämnd och utskott upprättar verksamhetsplan/årsbudget Där fastställs effektmålen. Verksamhetsplanerna ska innehålla uppgifter om: Det kommunala uppdraget Nulägesbeskrivning personal/organisation förutsättningar och trender lokaler verksamhetsområde/brukare Mål Långsiktiga mål 2-3 år utifrån inriktningsmålen Delmål/åtgärdsplan utifrån långsiktiga mål Kortfristiga mål/åtgärdsplan som ska förverkligas under året Miljömål i förekommande fall då det kan anses relevant Ansvars- och befogenhetsfördelning Budget Verksamhetsmått Uppföljning och utvärdering

10(37) Styrning av ekonomin Syftet med ekonomistyrningen är att kommunens verksamhet skall bedrivas i en ekonomi som är i balans. Det innebär att verksamheten anpassas till de resurser som står till förfogande. Kan inte verksamhetsmålen uppnås inom denna ram måste målen ändras. Ansvarighetsprincipen medför att budgetansvariga tar ansvar för att vid behov omfördela kostnader och intäkter inom ramen för gällande anslagsbindning i budgeten. Ansvar gäller på alla nivåer, men i första ledet står verksamhetscheferna, som är skyldiga att vidta eller om politiskt beslut erfordras initiera åtgärder för att hålla verksamhetens nettokostnader inom anvisade ekonomiska ramar. Kommunfullmäktige fastställer verksamhetens inriktning och omfattning. Detta sker genom att inriktningsmål och resursramar upprättas för de olika programområdena. Därefter har nämnderna, utskotten att utforma verksamheten med ledningen av fullmäktiges inriktningsmål inom ramen för anvisade resurser. Resursramarna utformats efter följande huvudprinciper: Anpassning utifrån demografiska förändringar Ett resursorienterat synsätt. Snäva ramar. Omprövning/alternativtänkande Stark politisk styrning beträffande inriktning och omfattning. Klart avgränsat ansvar mellan kommunstyrelse/kommunfullmäktige och facknämnder, utskott. Stor frihet för förvaltningen att utifrån inriktningsmål och resursramar utforma verksamheten. Verksamheten har indelats i ett antal programområden. För varje programområde fastställer kommunfullmäktige ett eller flera inriktningsmål samt en netto-kostnadsram. Budgetbildningen sker således på denna nivå. Reglemente för uppföljning och utvärdering Grundläggande i målstyrningsprocessen är uppföljningen och utvärderingen av verksamheten. Resultatet härav är inte bara en kvittens på hur uppsatta mål nås, utan utgör också en viktig grund för nästkommande verksamhetsperiods måldiskussioner. Uppföljning och utvärdering skall ske på fastställt sätt och vid fastställda tidpunkter. I "Tidplan för verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering" finns närmare an-givet när utvärdering skall ske. Definitioner Med uppföljning menas en fortlöpande kontroll av det ekonomiska resultatet i förhållande till budget eller en fortlöpande kontroll av måluppfyllelsen. Respektive nämnd, utskott ska på olika nivåer fortlöpande följa upp sin verksamhet. Med utvärdering menas en årlig kontrollprocess som ger svar på i vilken omfattning uppnådda resultat överensstämmer med fastställda inriktnings- och effektmål. Utvärderingen skall också ligga till grund för nästkommande verksamhetsperiods måldiskussioner.

11(37) Uppföljning Resultatansvariga chefer skall fortlöpande följa upp sin verksamhet samt hålla sina överordnade underrättad om hur verksamheten utvecklas. I den mån det är möjligt ska ansvarsenheternas resultat mätas. Svårigheter att mäta är inte ett skäl att inte mäta alls. Nyckeltal skall utvecklas och användas i redovisningen av ansvarsenheternas verk-samhet. Nyckeltalet skall anknyta till den målsättning som fastställts för ansvarsenheten så att graden av måluppfyllelse går att mäta. Uppnådda och budgeterade resultat skall inrapporteras till kommunens ekonomisystem. Nämnd, utskott är ansvarig för att rutiner upprättas så att nämnd, utskott på ett tillfredsställande sätt får fortlöpande information om verksamhetsutfallet. Utvärdering Respektive facknämnd, utskott skall årligen utvärdera sin verksamhet i samband med upprättande av årsbokslut. Av praktiska skäl är det inte möjligt att utvärdera hela verksamheten varje år. Ett minimikrav är att det finns åtminstone ett pågående utvärderingsarbete inom nämndens, utskottets verksamhetsområden där man metodiskt utvärderar en del eller en aspekt av verksamheten. I samband därmed bör eftersträvas att brukarnas synpunkter tas tillvara i någon form av brukarundersökning. Att en gång årligen fråga brukarna vad de anser om en viss verksamhet, poängsätta verksamheten, eventuellt kompletterat med motivering kan på ett enkelt sätt ge värdefull information till de verksamhetsansvariga politiker och tjänstemän. Dokumentation av verksamhetsuppföljning I kommunens ekonomisystem finns en särskild modul för verksamhetsuppföljning som tillgodoser kommunens krav på redovisning av prestationer och nyckeltal. Modulen innehåller följande funktioner: Verifikat Verifikationsöversikt Nyckeltal Budget Verksamhetsberättelser I samband med årsbokslut ska varje nämnd, utskott upprätta verksamhetsberättelse ställd till kommunfullmäktige. Denna ska innehålla information om viktigare förändringar under året, avstämning mot mål, budgetutfall, redovisning av problem samt relevanta nyckeltal för verksamheten. För att underlätta läsning och jämförelser mellan olika verksamheter ska verksamhetsberättelsen upprättas i överensstämmelse med närsluten dokumentmall. Verksamhetsberättelse för nämnder och utskott Inledande översikt En kort sammanfattning över viktigare händelser under året. Läsaren bör här få en uppfattning av vad som tilldragit sig under året. Utformningen bör vara sådan att den fångar läsarens intresse.

12(37) Ekonomiskt utfall i sammandrag på programområdesnivå. Nämndens/utskottets verksamhet En kort presentation av nämnden, utskottet och dess verksamhet. Här kan också lämpligen redogöras för förvaltningens organisation och speciella förhållanden av intresse. Programområde 1 Viktigare förändring under året Avstämning mot verksamhetsmål Budgetutfall Problem Nyckeltal Programområde 2 Viktigare förändring under året. Med programområde menas här den indelning som kommunfullmäktige gör i samband med ramar och budget. Miljöredovisning Alla kommunala nämnder, utskott, styrelser och bolag ska upprätta program för att nå målen i kommunens miljöprogram och kontinuerligt arbeta med att minska negativ påverkan på miljön. Ansvar föreligger även för internkontrollen av arbetsmiljön. Här redovisas nämndens, styrelsens eller bolagets miljöarbete. Utblick mot nästkommande år Framåtsyftande beskrivning av vad som är att vänta nästa år. Bl. a. är det viktigt att belysa på vilket sätt nämnden avser åtgärda det som tidigare beskrivits som problem. Tidplan för verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering I vår kommun använder vi verksamhetsplanen på såväl enhetsnivå som verksamhetsnivå. Dessa planer är "instrument" för vårt dagliga arbete. Nedan är en beskrivning av planering, genomförande och utvärdering över tiden. Januari År 1, planering: Skyddsronder på enhets- och förvaltnings-nivå påbörjas, klara senast mars. År två, genomförande: Verksamhetsplaner klara. Verksamhetsåret börjar genomförande. Medarbetarsamtal på enhets- och förvaltningsnivå bl. a. kring personliga konsekvenser av verksamhetsplanen. Februari År tre, utvärdering: Utvärdering av föregående års verksamhet i varje enhet. Utvärdering av föregående års verksamhet i varje nämnd/utskott. Nämndernas/Utskottens verksamhetsberättelser och bokslutskommentarer klara

13(37) Mars År 1, planering: Budgetberedningen påbörjar arbetet med budget för de påföljande tre åren. År tre, utvärdering: Bokslutsöverläggningar, Bokslut klart April År 1, planering: Budgetberedningen upprättar förslag till kommunstyrelsen om det totala ekonomiska utrymmet År två, genomförande: Helårsprognos per 31/3 År tre, utvärdering: Årsredovisning klar, KS och KF. Beslut om hantering av ev. över/underskott i kommunfullmäktige. Maj År 1, planering: Överläggningar mellan Budgetberedningen och samtliga nämnds presidier och utskott. Uppdragsramar som överensstämmer med den kommunala visionen och den politiska inriktningen/målen för planperioden utarbetas. MBL-förhandlingar om Budgetberedningens förslag till budget. År två, genomförande :Kommunstyrelsen upprättar fördjupad helårsprognos och infordrar fördjupad budgetuppföljning med kommentarer från samtliga nämnder/utskott för första tertialet År tre, utvärdering: Beslut om specifikation av tilläggsbudgeten i resp. nämnd. Juni År 1, planering: Överläggningar mellan Budgetberedningen och nämnds/utskottspresidierna om deras resp. budget för påföljande två år, direktiv om budgetramar, samt avstämning mot ekonomiskt utrymme. Nämndernas, utskottens budgetarbete påbörjas. Direktiv och förutsättningar för enheternas budgetar lämnas. Arbetsplatsträffar inom enheterna som underlag för arbetet med verksamhetsplaner-na. Kommunstyrelsen upprättar förslag till kommunfullmäktige om det totala ekonomiska utrymmet. Kommunfullmäktige beslutar om det totala ekonomiska utrymmet och fastställer budgetramarna. Juli Augusti År 1, planering: Verksamhetschefer och enhetschefer arbetar med Uppdragsramar, verksamhetsmål, åtgärdsförslag, konsekvensbeskrivningar med mera. September

14(37) År 1, planering: Nämnderna och utskotten lägger förslag på detaljbudget, taxor, avgifter, eventuella hyresregleringar, verksamhetsmål och konsekvensanalyser baserad på erhållen uppdragsram för planperioden. År två, genomförande: Kommunstyrelsen upprättar delårsbokslut per 31/8 och infordrar budgetuppföljning från samtliga nämnder/utskott för andra tertialet Oktober År 1, planering: Budgetberedningen sammanträder och lägger förslag till budget och skattesats. MBL-förhandlingar om Budgetberedningens förslag till budget. År två, genomförande: Helårsprognos per 30/9. November År 1, planering: Budgetbeslut i kommunstyrelsen. År två, genomförande: Budgetbeslut i kommunfullmäktige. December År 1, planering: Nämnderna, utskotten färdigställer detaljbudget. Kommunledningskontoret stämmer av och stänger budget för ytterligare ändringar. År två, genomförande: Förberedande bokslutsarbete hos styrelser och nämnder Arbetsplatsträffar: För att åstadkomma användbara verksamhetsplaner utgör arbetsplatsträffarna ett allt viktigare forum. Exempel vad som skall behandlas vid dessa träffar är ansvars- och befogenhetsbeskrivningar, planering på kort och långsiktigt, arbetsmiljö med mera. Reglemente för intern kontroll Organisation av intern kontroll 1 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll upprättas inom kommunen. Kommentar Det är viktigt att kommunstyrelsens övergripande ansvar för att verka för en god intern kontroll fastläggs, bl.a. i enlighet med redovisningsreglementets 23. Kommunstyrelsen får således ett ansvar för att utforma en övergripande organisation för den interna kontrollen. En annan viktig uppgift kan vara att formulera förvaltningsövergripande an-visningar kring intern kontroll exempelvis i frågor om attest, uppföljning, löne-rapportering med mera. 2 Omfattning Vad som i detta reglemente sägs om nämnder och utskott gäller i tillämpliga delar även för de helägda kommunala bolagen.

15(37) 3 Nämnderna Nämnder och utskott har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden/utskottet har därvid att tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde regler och anvisningar antages för den interna kontrollen Kommentar Nämndernas,(avser även KS), ansvar för den interna kontrollen anges i KL 6:7 och 9:7. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. I detta ansvar ligger, att med utgångspunkt från den övergripande interna kontrollorganisation som fullmäktige har beslutat om, utforma en lokal organisation anpassad till respektive nämnds organisationsutformning. Vidare måste lokala regler och anvisningar för den interna kontrollen utformas. Det är viktigt att dessa regler och anvisningar dokumenteras och antas av nämnden. 4 Verksamhetschefen Inom nämnds/utskotts verksamhetsområde ansvarar verksamhetschef eller motsvarande för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Dessa regler skall antas av respektive nämnd/utskott. Verksamhetschefen är skyldig att löpande rapportera till nämnden/utskottet om hur den interna kontrollen fungerar. Kommentar Verksamhetschefen har det verkställande ansvaret för att arbeta fram regler och anvisningar inom intern kontroll. Givetvis kan verksamhetschefen uppdra till någon/några andra inom organisationen att konkret utforma förslag till regler och anvisningar. I reglerna och anvisningarna anges också verksamhetschefens skyldighet att löpande rapportera till nämnden/utskottet om hur arbetet med att utforma och förändra den interna kontrollen fortskrider samt hur den interna kontrollen fungerar. 5 Verksamhetsansvariga De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen skall omedelbart rapporteras till närmast överordnad. Kommentar Med verksamhetsansvarig avses chefer på olika nivåer i organisationen. De verksamhetsansvarigas ansvar för att arbeta i enlighet med de regler och anvisningar som har antagits av nämnden kring den interna kontrollen fast-slås här. Alla anställda har en skyldighet att omedelbart rapportera fel och brister i det interna kontrollsystemet till den närmast överordnade som i sin tur också är skyldig att rapportera vidare uppåt i organisationen. Syftet med detta är givetvis att man inom förvaltningen omgående skall kunna vidta åtgärder för att komma tillrätta med de fel och brister som har uppmärksammats. Uppföljning av intern kontroll

16(37) 6 Nämndens,(avser även KS), skyldigheter Varje nämnd har en skyldighet att löpande följa upp det interna kontroll-systemet inom nämndens verksamhetsområde. Kommentar För att det interna kontrollsystemet skall kunna fungera och kunna förändras i takt med verksamhets- och organisationsförändringar, fordras en kontinuerlig uppföljningsprocess. Det förutsätter att nämnden själv tar hand om uppföljningen eller att nämnden beslutar att någon/några anställda ska biträda nämnden i detta arbete. Nämnden kan också besluta att dessa tjänster ska köpas utifrån. Det kan ibland vara en fördel om någon utanför nämndens organisation biträder med uppföljningen. Exempelvis kan omvårdnadsutskottet köpa denna tjänst från kommunens ekonomiavdelning eller personal inom annan nämnd, alternativt externt. 7 Intern kontrollplan Nämnden,(avser även KS), skall varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Kommentar Inför varje verksamhetsår skall nämnden besluta om en särskild plan för upp-följning av den interna kontrollen. Olika granskningsområden bör väljas ut med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Hur omfattande denna plan skall vara måste givetvis diskuteras med utgångspunkt från den omfattning och volym som nämndens verksamhet har, och den väsentlighets- och riskbedömning som har gjorts. 8 Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen skall, med utgångspunkt från antagen plan, löpande rapporteras till nämnden, utskottet. Kommentar Rapporteringen bör ske skriftligt. 9 Nämndernas,(avser även KS), rapporteringsskyldighet Nämnderna, utskotten skall löpande eller senast i samband med årsredovisningens upprättande, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till styrelsen. Rapportering skall samtidigt också ske till kommunens revisorer. Kommentar Eftersom kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för den interna kontrollen är det viktigt att resultatet av nämndernas uppföljningar av den interna kontrollen rapporteras till kommunstyrelsens. Styrelsen har sedan att ta med dessa rapporter i sin bedömning över kommunens totala interna kon-trollsystem. Kommunens revisorer skall också ta del av rapporterna, eftersom de bör utgö-ra en del av ett underlag för ett uttalande "om kontrollen inom nämnden är till-räcklig". 10 Kommunstyrelsens skyldigheter Kommunstyrelsen skall med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kon-troll, och i de fall förbättringar behövs, föranstalta om sådana. Styrelsen skall även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen.

17(37) Kommentar Styrelsen skall, med utgångspunkt från nämndernas, utskottens rapporter och den egna uppföljningen inom styrelsens verksamhetsområde, utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. I egenskap av ägare är det naturligt att information inhämtas om hur de interna kontrollsystemen fungerar i de kommunala företagen. Det är också viktigt att denna utvärdering leder till att åtgärder vidtages till förbättringar av eventuella brister i kontrollsystemet. Kommunens revisorer bör här, liksom vid liknande diskussioner ute i nämnderna, vara lämpliga samtalspartners. Redovisningsreglemente med kommentarer Inledande bestämmelser Regel 1 Kommunens redovisning skall utföras enligt bestämmelserna i detta reglemente. Reglementet gäller för kommunstyrelsen, övriga nämnder och i tillämpliga delar även helägda kommunala bolag och av kommunen förvaltade stiftelser. Kommentar 1 Nämnder inbegriper även förtroendemannaorgan som kallas styrelse, direktion e dyl. I tillämpliga delar gäller reglementet även för inackorderade kassor av olika slag. Reglementet kan dessutom ligga till grund för kommunens krav på bokföringen och redovisningen i föreningar o dyl. som erhåller bidrag m m från kommunen. För helägda kommunala bolag och stiftelser förvaltade av kommunen gäller bokföringslagen och för aktiebolagen dessutom aktiebolagslagen, samt i tillämpliga delar kommunens redovisningsreglemente. Regel 2 Bokföringen skall ske på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Kraven på bokföringen enligt detta reglemente innefattar att 1. Kronologiskt och systematiskt löpande bokföra inträffade ekonomiska händelser samt i samband härmed tillse att verifikationer finns till alla bokföringsposter. 2. vid räkenskapsårets utgång avsluta bokföringen med ett års bokslut och sammanfatta detta i en årsredovisning 3. Upprätthålla en tillräcklig kontroll 4. Upprätta en beskrivning över tillämpat redovisningssystem 5. Arkivera verifikationer, bokföringsböcker och annat räkenskapsmaterial. Kommentar 2 Bestämmelserna skall delvis ses som en precisering och komplettering av 8 kap 16 kommunallagen, som behandlar kommunstyrelsens skyldighet att fortlöpande föra räkenskaper samt att avsluta och sammanfatta dessa. Begreppet "god redovisningssed" är ett vedertaget begrepp inom privat verksamhet. God redovisningssed brukar beskrivas genom att hänvisa till vad som är praxis hos en kvalitativt representativ krets bokförings- skyldiga.

18(37) God redovisningssed inom kommunalverksamhet bör sammanfalla med motsvarande begrepp inom privat verksamhet såvida denna inte strider mot särskilda bestämmelser. Begreppet ekonomisk händelse är i detta sammanhang en specifik redovisningsterm som avser en händelse som påverkar utfallet av budgeten eller innebär förändringar av tillgångars och skulders storlek och sammansättning. Tidigare länkar i händelsekedjan t ex ett avtalsslut är inte en ekonomisk händelse i denna mening. Vad som avses med ekonomiska händelser specificeras i 4 och 5. I övrigt specificeras punkt 1 i 4-9. Punkt 2 specificeras i 10-22. Att kommunstyrelsens och övriga nämnders kontroll är tillräcklig innebär med avseende på redovisningen att denna skall vara ändamålsenlig för styrning och uppföljning av kommunens ekonomi. Den skall också innehålla kontroller som på ett effektivt och rationellt sätt garanterar att redovisningen ger upplysning om verksamhetens finansiella resultat och ekonomiska ställning. En specificering av punkt 3 görs i 23. Begreppet räkenskapsmaterial omfattar allt material som används i redovisningen. Häri ingår förutom verifikationer bokföringsböcker, kortsystem, mikrofilm, magnetband, liksom särskilda specifikationer som skall komplettera bokföringen. Till räkenskapsmaterialet hör även beskrivningar av redovisningssystemet samt systemdokumentation och behandlingshistorik för datorbaserad redovisning. Se vidare 24. Punkt 5 specificeras i enlighet med 25 i arkivreglementet för kommunen. Regel 3 Bokföringen skall, utöver vad som i övrigt följer av föreskrifter i detta reglemente, vara så ordnad att 1. Jämförelse kan ske mot fastställd budget 2. Den tillgodoser kraven på finansstatistisk information. Kommentar 3 För att förbättra möjligheterna till jämförelser mellan kommunerna måste budget och redovisning anpassas till en enhetlig indelning. Anpassningen kan ske direkt i redovisningen eller i en särskild justeringsbilaga. Anpassningen sker på verksamhetsnivå. Löpande bokföring Regel 4 I den löpande bokföringen skall som ekonomiska händelser noteras inbetalningar, utbetalningar och beslut om omföringar samt uppkomna fordringar och skulder. I årsbokslutet skall bokföringen, i den mån detta inte tidigare skett, tillföras sådana fordrings- och skuldposter som behövs för att bestämma de inkomster och utgifter som hör till räkenskaps- året. Kommentar 4 Med begreppet ekonomisk händelse avses åtgärd eller transaktion som påverkar utfallet i förhållande till givna anslag och/eller innebär förändringar av tillgångars och skulders storlek och sammansättning. Bestämmelsen i 4 andra stycket avser att poängtera vikten av en rättvisande periodisering av inkomster och utgifter. I de fall då ett avsteg görs från principen om att periodiseringen

19(37) skall vara rättvisande ställs dock krav på konsekvens över tiden. Det bör i detta sammanhang poängteras att dessa krav även gäller årsbudgeten. Se också 2. Särskilt bör uppmärksammas vikten av en rättvisande periodisering av personalkostnader, statsbidrag, övriga driftbidrag, bostadstillägg, räntor och kursförluster. Periodisering behöver inte ske om det rör sig om marginella belopp (väsentlighetsprincipen). Paragrafen innehåller föreskrifter om vad som skall noteras i den krono-logiska bokföringen. 5 behandlar hur den kronologiska bokföringen skall gå till. Regel 5 De ekonomiska händelserna skall bokföras i kronologisk ordning, post för post efter verifikationsnummer som åsatts verifikationerna. Verifikationer, som avser likartade ekonomiska händelser får bokföras i sammandrag i en post, om det utan svårighet kan klarläggas vilka ekonomiska händelser som ingår i en sådan post. Kontanta in- och utbetalningar skall bokföras senast påföljande arbetsdag. Fordringar och skulder samt övriga ekonomiska händelser skall bokföras så snart det kan ske. Verifikationer för obetalda fordringar och skulder skall ordnas och förvaras så att betryggande överblick fortlöpande finns över dem. Vid räkenskapsårets utgång skall samtliga då obetalda fordringar och skulder bokföras. Kommentar 5 Med verifikationer avses fakturor eller andra handlingar som tillkännager anspråk på vederlag (mottagna eller utfärdade) eller på annat sätt ger upphov till ekonomiska händelser (se kommentarerna till 2 och 7 ) antingen de bokförts eller ej. Verifikationerna har alltmer trätt i förgrunden som underlag till bokföringen. Kronologin upprätthålls därför ofta genom en bokföring i verifikationsnummerföljd. Den fasta verifikationshanteringen enligt 7 medför att en viss tidsfördröjning i de kronologiska noteringarna kan tillåtas, t ex om kommunen anlitar en fristående datacentral eller en rationell intern datorbearbetning kräver detta. Kraven på bokföring av kontanter, in- och utbetalningar i form av löpande uttag respektive insättningar i utkvitterade handkassor kan upprätthållas genom att redovisning av handkassan sker parallellt med den centrala bokföringen. Avstämning mot den centrala redovisningen görs sedan så ofta som det bedöms lämpligt med hänsyn till att en tillräcklig intern kontroll skall upprätthållas och god redovisningssed tillämpas. För den separata handkasseredovisningen bör paragrafens krav kunna gälla. I 5 andra stycket sägs att "övriga ekonomiska händelser skall bokföras så snart det kan ske". Enligt bokföringslagen 8 gäller att fordringar och skulder skall bokföras" så snart det kan ske sedan faktura eller annan handling, som tillkännager anspråk på vederlag, utfärdats eller mottagits eller sådan handling bort föreligga enligt god affärssed". Motsvarande krav bör kunna ställas på utgående fakturor vilka upprättas i kommunen och ett långsiktigt perspektiv även på inkommande fakturor. I 5 tredje stycket sägs att "vid räkenskapsårets utgång skall samtliga då obetalda fordringar och skulder bokföras". Fakturor som upprättas inom kommunen bör alltid kunna hänföras till rätt räkenskapsår.

20(37) Regel 6 De ekonomiska händelserna skall bokföras i systematisk ordning så att bokföringen gör det möjligt att överblicka verksamhetens ekonomiska utveckling. Konton som i den systematiska bokföringen förs i sammandrag skall ytterligare specificeras i sidoordnad redovisning i den mån det behövs för att ge tillfredsställande överblick och kontroll. Den systematiska bokföringen skall hållas aktuell och avstämmas efter vad som med hänsyn till verksamhetens förhållanden överensstämmer med god redovisningssed. Kommentar 6 Första stycket betonar vikten av att redovisningssystemet inklusive kontoplan anpassas och används på ett ändamålsenligt sätt. Ansvariga på olika nivåer skall ha reell möjlighet att i ekonomiska rapporter o dyl. följa verksamhetens utveckling. Andra stycket behandlar krav på specifikationer till huvudbokskonton. När det gäller kontinuiteten i avstämningar av dessa huvudbokskonton, skiljer sig behoven beroende på verksamhetens art, omfattning mm. Regel 7 Bokföringen skall för varje ekonomisk händelse grundas på en handling som härrör från händelsen eller särskilt upprättas med uppgifter om denna (verifikation). Har kommunen tagit emot en handling om den ekonomiska händelsen skall denna handling användas som verifikation. Om det är påkallat med hänsyn till arten av den mottagna handlingen får bokföringen i stället grundas på en särskilt upprättad hänvisningsverifikation. Verifikation skall på ett varaktigt sätt innehålla uppgifter om när den upprättas, när den ekonomiska händelsen inträffat, vad den avser, vilket belopp det gäller, vilken motpart den berör samt i förekommande fall vilka handlingar som legat till grund för händelsen och var originalhandling förvaras. För likartade ekonomiska händelser får gemensam verifikation användas. Verifikationerna skall på ett varaktigt sätt vara försedda med verifikationsnummer och i övrigt erforderliga uppgifter så att sambandet mellan verifikation och bokförd post utan svårighet kan fastställas. Sker rättelse i verifikation skall anges när rättelsen skett och vem som företagit den. Verifikationer skall både före och efter bokföring förvaras ordnade på ett betryggande och överskådligt sätt. Kommentar 7 Bokföringen skall grundas på verifikationer. Om gemensam verifikation används skall den innehålla eller hänvisa till uppgifter enligt andra stycket i fråga om de händelser som verifikationen omfattar. Gemensam verifikation får även användas för inbetalningarna under en dag vid kontant försäljning av varor och tjänster om försäljningen sker under sådana förhållanden att enskild verifikation enligt andra stycket inte kan upprättas utan svårighet. I sådana fall får gemensam verifikation utgöras av kontrollremsa från kassaapparat, kassarapport eller annan handling som anger summan av erhållen betalning.

21(37) Gemensam verifikation kan också ha betydelse vid t ex masstransaktioner som kommer till uttryck i samlingsfakturor eller datorbearbetningar där transaktioner generas av programmet på grundval av fasta data (bearbetningsregler) och registerinnehåll. De uppgifter som skall finnas på verifikationer gäller oavsett om det är en extern faktura eller om verifikationen upprättas internt inom kommunen. För internt upprättade verifikationer skall, om kvitton o dyl. legat till grund för händelsen, dessa bifogas verifikationen. Verifikationerna måste vara ordnade så att sambandet mellan verifikation och bokförd post utan svårighet kan fastställas. En betryggande och överskådlig förvaring med detta syfte kan bygga på en enda verifikationsnummerserie eller skilda serier för olika slag av verifikationer. Också buntindelningar och andra systematiseringar bör kunna användas om det eftersträvade sambandet mellan verifikationer och bokföringsnoteringar upprätthålls. Regel 8 Bokföringen skall ske på varaktigt sätt i ett ordnat och betryggande system av böcker, kort, listor eller andra hjälpmedel. Vad som bokförts får ej utplånas eller göras oläsligt. Vid rättelse av felförd post skall anges när rättelsen skett och vem som företagit den. Sker rättelse genom särskilt rättelsepost, skall verifikation om rättelsen upprättas. Rättelsen skall innehålla en hänvisning till det fel som avses. Samtidigt skall genom anteckning på den tidigare verifikationen eller på annat sätt säkerställas att man vid granskning av den tidigare verifikationen utan svårighet kan få kännedom om rättelsen. Kommentar 8 Om rättelse sker genom rättelsepost krävs att man vid granskning av den tidigare bokförda posten utan svårighet kan få reda på rättelsen. Vanligen kan det kravet uppfyllas genom en anteckning på den tidigare verifikationen. Emellertid kan det i vissa fall vara opraktiskt att göra sådana anteckningar, exempelvis om man har ett omfattande verifikationsmaterial. Upplysning om rättelsen måste då ske på annat sätt. I så fall kan uppgifter om verkställda rättelser lämnas genom särskild förteckning, t ex fellistor i datorbaserade redovisningssystem. Regel 9 Verifikationer, bokföringsböcker och annat räkenskapsmaterial kan utgöras av 1. material i vanlig läsbar form 2. film eller annat material med registreringar i mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel 3. hålkort, hålremsa, magnetband eller annat material med registreringar som genom omedelbar utskrift kan tas fram i form som avses i punkterna 1 eller 2. Årsbokslut skall avfattas i vanlig läsbar form. Material som avses i första stycket punkt 3 får ej användas för sammanfattningar av den systematiska bokföringen eller samtidigt för både verifikationer och kronologisk bokföring. Material som avses i första stycket punkterna 2 och 3 får användas endast om det kan anses säkerställt att registreringarna är varaktiga, att registrerade uppgifter är lätt åtkomliga samt att materialet bevaras på betryggande sätt. Kommentar 9

22(37) Årsbokslut skall avfattas i vanlig läsbar form. Bilaga som är av särskilt vidlyftig beskaffenhet får dock upprättas i form som avses i 9 första stycket punkt 2. Årsredovisning Regel 10 Räkenskapsåret skall omfatta kalenderåret. För varje räkenskapsår skall årsbokslutet sammanfattas i en års-redovisning. I årsredovisningen skall förutom en verbal beskrivning av verk-samhetens utfall ingå driftredovisning, investeringsredovisning, resultaträkning, kassaflödesanalys och balansräkning. Därutöver skall vid behov bilagor och specifikationer till de olika delarna av årsredovisningen lämnas. I årsredovisningen skall jämförelser göras med föregående räkenskapsår. Kommentar 10 Syftet med årsredovisningen är att ge kommunens olika intressenter information om den ekonomiska ställningen och utvecklingen. Årsredovisningen skall också ge information om verksamhetens huvudsakliga innehåll och särskilt fokusera på utvecklingen under året. Informationen bör syfta framåt och innehålla analyser av verksamheter som särskilt bör uppmärksammas. Kommunens årsredovisningar bör vad gäller investeringsredovisning, resultaträkning, finansieringsanalys och balansräkning vara enhetligt utformade. Då underlättas jämförelser mellan kommunerna. För att årsredovisningen skall bli lättläst bör posterna i de olika delarna vara få. I stället kan posterna vid behov specificeras i noter eller bilagor. Driftredovisning, investeringsredovisning, resultaträkning, finansieringsanalys och balansräkning syftar till att beskriva ställningen på balansdagen och händelserna under räkenskapsåret. Bedömningen av ställning och händelser underlättas om läsaren har något att jämföra siffrorna med. Jämförelserna kan göras dels med budgeterade värden, dels med redovisade värden från tidigare år. Driftredovisningen motsvaras av en driftbudget. Investeringsredovisningen motsvaras av en investeringsbudget, resultaträkningen av en resultatbudget och finansieringsanalysen av en finansieringsbudget. Resultat- och finansieringsbudgetarnas effekter på balansräkningen kan också belysas. Då kan i dessa delar av årsredovisningen redovisade värden jämföras med budgeterade. Samtidigt är utvecklingen över tiden intressant. De aktuella redovisningssiffrorna bör därför också jämföras med föregående års siffror. Ibland kan längre tidsserier vara lämpliga. I det detaljerade årsbokslutet skall specifikationer till huvudbokskonton inkluderas. Regel 11 Årsredovisningen skall upprättas av kommunstyrelsen och under-tecknas av dess ordförande och närmast ansvarig tjänsteman. Varje nämnd skall bidra till verksamhetsbeskrivningen genom att upprätta en verksamhetsberättelse för sin verksamhet. Verksam-hetsberättelsen skall behandlas i resp. nämnd senast under februari månad året efter det redovisningen avser.

23(37) Efter behandling i kommunstyrelsen skall årsredovisningshandlingarna överlämnas till fullmäktige och revisorerna. Detta överlämnande skall ske snarast och senast under april månad året efter det redovisningen avser. Kommentar 11 Enligt kommunallagen 8 kap 16 skall styrelsen sammanfatta och avsluta räkenskaperna i en årsredovisning. Styrelsen skall överlämna årsredovisningen till fullmäktige och revisorerna inom tid som fullmäktige anger i särskilt beslut. Fullmäktige kan dock därefter besluta medge att tiden förlängs om särskilda förhållanden visst år påkallar detta. Enligt kommunalagen 8 kap 19 skall dock årsredovisningen lämnas över till fullmäktige och revisorerna snarast möjligt och senast den 1 juni året efter det år som redovisningen avser. Årsredovisningen skall enligt kommunallagen 8 kap 20 godkännas av fullmäktige. Detta bör inte ske innan fullmäktige enligt kommunallagen 9 kap 16 beslutat om ansvarsfrihet skall beviljas eller vägras. Verk-samhetsbeskrivningen gäller analyser av problem, förslag till lösningar, kommentarer till avvikelser med mera. Den verksamhetsberättelse som skall upprättas av varje nämnd skall vara klar i god tid före årsredovisningen och innehålla information om viktigare förändring under året, avstämning mot mål, budgetutfall, redovisning av ev. problem samt relevanta nyckeltal. Årsredovisningen för den samlade verksamheten till kommunfullmäktige inriktas på överskådlighet och övergripande information. Den bör innehålla sammanfattningar av den mer detaljerade informationen för respektive nämnd. Regel 12 Driftredovisningen skall redovisa utfall i förhållande till fastställd driftbudget. Redovisningen skall gälla kommunens verksamhet och ekonomi. Driftredovisningen skall sammanfattas per pro-gram/huvudverksamhetsområde och nämnds- utskottsvis. Kommentar 12 Verksamhetsredovisningen bör inriktas på analyser av avvikelser i för-hållande till av fullmäktige fastlagda mål och beslut om verksamhetens inriktning, omfattning och kvalitet. Användningen av personalresurserna bör särskilt analyseras. I den ekonomiska redovisningen skall utfallet i förhållande till drift- budgetens anslag för olika ändamål redovisas. Driftredovisningen skall sammanfattas per program/huvudverksam-hetsområde och nämndvis. Detta innebär att driftredovisningen kan an-vändas såväl för en övergripande diskussion om av fullmäktige fastlagda mål uppnåtts, som för en analys av avvikelserna på de olika nämndernas ansvarsområden. I enlighet med 10 skall även jämförelser med tidigare år redovisas. Detta innebär att de olika verksamheternas ekonomiska utveckling över tiden också kan utläsas ur och diskuteras utifrån årsredovisningen. Regel 13 Investeringsredovisningen skall ge en samlad bild av kommunens investeringsverksamhet. Den skall lämna information om pågående och färdigställda investeringsobjekt i förhållande