Översättning av Protokoll från det andra mötet med verkställande utskottet på Cresta Court Hotel, Church Street, Altrincham, Cheshire, U.K, fre 26 lör 27 september 2014 Observera det markerade avsnittet på sid. 4 (översättarens anm.) Närvarande: Abha Gupta President, ordförande Charlotte De Vos Vice president Gabriella Adami Past president Kapila Gupta Skattmästare Gunder Lannoy Konstitutionsordförande Elaine Hathaway Administratör, adjungerad Immediate Past President Gabriella Adami måste lämna mötet i förtid p. g. a. familjeangelägenheter i Italien. 1. Öppningsanförande President Abha Gupta öppnade mötet och förklarade att Gabriella Adami skulle återvända till Italien så snart en flight kunde ordnas. Hon bad medlemmarna stanna upp ett tag och tänka på de medlemmar och vänner som avlidit. Hon menade att det var så mycket olycka och oro i världen, både naturlig och politisk, att det verkligen var en svår tid för dem som drabbades. 2. Protokoll Föregående protokoll godkändes. 3. Korrespondens Kidnappningen av skolflickorna i Nigeria President Abha förklarade att man fått ett brev från IW Australien där man meddelade att kidnappningen av flickorna i Nigeria rört alla. Presidenten svarade personligen och tackade för brevskrivarnas engagemang. Sorgligt nog kan IIW inte engagera sig i politiska frågor, men frågan skulle tas upp vid nästa styrelsemöte såväl som när en medlem från Nigeria är närvarande och kan berätta om situationen. Asteroid Golding President Abha betonade det fantastiska i att Margarette Golding fått en asteroid uppkallad efter sig som för alltid skulle Light the Path of Inner Wheel från rymden. Hon gratulerade Italien till den utmärkta idén och till högtidlighållandet när namnet tillkännagavs officiellt. Speciellt tackade hon Luisa Vinciguerra som arrangerat detta event. Distrikt 340 Pakistan President Abha menade att problemet pågått alltför länge. Hon var besviken på att ordföranden för 2014 2015 hade ignorerat instruktionerna från IIW såväl som beslutet i rätten och tagit ärendet till nästa instans och på så sätt fördröjt ärendet ytterligare. Nationalrepresentantens ingripande och medlingsförsök hade också ignorerats av personen i fråga. 1
Man beslutade att de medlemsavgifter som samlats in från klubbarna under tvång av personen i fråga och skickats till IIW skulle skickas tillbaka och klubbarna skulle inte straffas av IIW. Ett brev skulle skickas till nationalrepresentanten med ett förslag till lösning. Först när detta förslag implementerats och resultatet skickats tillbaka till IIW skulle avgifterna samlas in från klubbarna och vidarebefordras till IIW genom distriktsskattmästaren. Dispyter mellan individuella medlemmar och klubbar Presidenten upprepade åter att enskilda medlemmar som skickar brev till IIW inte kan förvänta sig att IIW ingriper. Sådana personliga konflikter ska lösas av klubben/distriktet/landet i fråga. Man hade en känsla av att medlemmar som försökte använda sina personliga kontakter med rotarypersonal, f d IIW-presidenter o s v för att få fördelaktiga svar utövade otillbörlig press och därför kunde ge organisationen dåligt rykte. Organisationens främsta mål är vänskap. Ovänskap mellan medlemmar och personliga tvister skadar alla inblandade. Att förvänta sig att IIWs verkställande utskott ska ta ställning i sådana dispyter är falskt. Charterbrev för distrikt De första nya distrikten i Österrike, Rumänien och Nepal hade 2013 2014 erhållit District Charters för att celebrera detta landmärke och de indiska distrikten kände att de ville ha något att inkludera i sina arkiv också. Man beslutade att om ett distrikt ville ha ett District Charter så måste de lämna information till IIW genom sin nationalrepresentant med detaljer om datum och namn på ingående klubbar. IIW utformar då ett charterbrev och skickar det via e-post till distriktet för lokal produktion och införlivande i deras arkiv. Missbruk av Rotarys logotype Via IIWs kontaktforum på nätet hade IIW uppmärksammats på att ett företag i Pakistan använde Rotarys logo på sitt reklammaterial. Även om IIWs logo inte missbrukades, krävde IIWs verkställande utskott att man skulle informera Rotary och varna dem om intrånget. Rotary bekräftade att de skulle följa upp saken och se till att det upphörde. IIWs verkställande utskott bekräftade att medlemmarna skulle vara uppmärksamma och att allt missbruk av IIWs logo skulle undersökas. IIWs kreditkort Det destämdes att kreditkorten skulle, om möjligt, användas endast av skattmästaren och presidenten, medan IIW-kontoret hade tillgång till en del kontanter. Filippinerna Efter förfrågan och förtydligande från Filippinerna bekräftade IIWs verkställande utskott att 1. eftersom det inte var några närvaroregler för klubbmedlemmar så kunde ex-patmedlemmar vara medlemmar i klubbar i Filipinerna och bidra till arbetet där när de var stationerade i Filipinerna. 2. klubbar kan bildas utanför Manilas storstadsområde för medlemmar som lever eller har ett andra boende där men arbetar i staden. 2
Tillägg av f.d. IIW-funktionärers e-postadresser i IIWs matrikel, om de är tillgängliga Man enades om att försöka samla tidigare IIW-funktionärers e-postadresser för att infoga dem i IIWs matrikel, under förutsättning att de var villiga att lämna ut dem. Man föreslog också att förteckningen över tidigare IIW-funktionärer skulle tas i omvänd ordning, d.v.s. de som senast lämnat sitt uppdrag skulle komma först i stället för sist. Rotaryförsök att absorbera Inner Wheel-medlemmar och uppmuntra Inner Wheel att lägga ned Det hade kommit till verkställande utskottets kännedom att Rotary i en del länder försökte öka sitt medlemsantal genom att uppmuntra Inner Wheel-fruar att gå med i Rotary och lägga ned Inner Wheel-klubben. Verkställande utskottet kände att detta medlemsfiske måste bekämpas. 1) De påpekade att IIW var en organisation helt skilt från Rotary, så Rotary kan inte tvinga medlemmar att lämna IIW och lägga ned IIW-klubbar. IIW har en egen identitet och är stolt för det. 2) De påpekade att Rotarys avgifter och närvaroregler mycket väl kunde bli mera betungande, så var och en som går över till Rotary måste vara medveten om skillnaderna i stil, etos och atmosfär i de två organisationerna. 3) De påpekade att Inner Wheel tittade på saker och ting från kvinnans synvinkel och därför ofta hade en annorlunda syn på saken än Rotary. Budskapet till Inner Wheel-klubbarna var att de skulle hålla fast vid sina åsikter och fastän Inner Wheelmedlemmar ofta var nära knutna till Rotarymedlemmar på många sätt så skulle inte Rotary kunna tvinga på Inner Wheel-medlemmar sina åsikter. 4. Ekonomi (Ekonomisk rapport, räkenskaper till juni 2014 och budget) Kapila Gupta IIWs Skattmästare gick igenom räkenskaperna med verkställande utskottet och beskrev vad hon skulle ta upp på styrelsemötet. Kapila Gupta lämnade sin rapport och Charlotte De Vos sekonderade den. Räkenskaperna undertecknades av presidenten, skattmästaren och administratören för att skickas tillbaka till revisorerna Royce Peeling Green. IIWs skattmästare gick sedan igenom budgeten som hon skulle presentera vid styrelsemötet. Kapila Gupta föreslog att man skulle anta budgeten och Immediate Past President Gabriella Adami sekonderade den. 5. Konstitutionen (rapport) Gunder Lannoy Sedan det första mötet i slutet av juni hade det varit färre frågor att besvara än vanligt, förmodligen på grund av det långa sommaruppehållet i Europa. De flesta frågorna mestadels från nationalrepresentanter och distriktsordföranden gällde nomineringar och röstning. Som påminnelse: Varje distriktkommitté kan nominera en kvalificerad medlem för uppgiften som nationalrepresentant eller internationella uppgifter. Om det finns två kandidater till en post i samma distrikt, måste röstning ske i distriktkommittén. Om ett land har två 3
distrikt eller fler som vart och ett presenterar en kandidat måste val ske i alla klubbar i landet, organiserat av sittande nationalrepresentant (poströstning). Om en medlem nominerad till Board Director måste avsäga sig uppdraget p.g.a. sjukdom, kan distriktkommittéerna presentera en annan kandidat i hennes ställe. I detta fall måste poströstning organiseras av nationalrepresentanten och den nya nomineringen skickas till HQ senast den 30 september. Distriktsordförandena var inte alltid på det klara med antalet röster som klubbarna har vid olika tillfällen. Vad gäller alla distriktsärenden, resolutioner och val av medlemmar till verkställande utskottet, har klubbarna två (2) röster (tre (3) om klubben har mer än 50 medlemmar). Vad gäller val av nationalrepresentant, funktionärer i den nationella styrelsen, medlemmar av det internationella verkställande utskottet eller av internationell redaktör har varje klubb en (1) röst. Undantag gäller för val av Board Directors (16 röster). Sveriges nationella styrelse uttryckte en önskan om att experimentera med färre medlemmat i verkställande utskotten i klubbar och distrikt innan de gjorde förändringar i sina nationella stadgar. Konstitutionsordföranden såg inga hinder för detta. Inner Wheel-klubbarna i GB & Irland, till exempel, hade redan antagit klubbregler där man kan kombinera två funktioner med undantag av rollen som klubbpresident. Hon tillfrågades även om en distriktsordförande kunde fortsätta ett andra år. Ja. Standardreglerna för distrikt utan nationell styrelse säger att ordföranden ska nomineras och väljas årligen och inte ska sitta mer än två år i följd (C & H sid 20). Även en klubbpresident kan sitta i två år under speciella omständigheter och med distriktskommitténs godkännande (C & H 2012 sid 15). Vidare råddes man att dela D238, men i själva verket är det ett upplösande, eftersom D238 skulle upphöra att existera och de återstående klubbarna skulle tvingas välja vilket närliggande distrikt de önskade tillhöra. Detta måste beslutas på ett distriktskommittémöte. Inget kan göras utan ett val bland klubbarnas röstande delegater. Nationalrepresentanten i Tyskland (Steffani Roeders-Arnold) hade bett konstitutionsordföranden om mer information angående de problem D89 hade med Club of Buchholz i.d. Nordheide. Hon hade förklarat situationen på telefon. Verkställande utskottets beslut hade varit att utesluta Club of Buchholz fr. o m 1 juli 2014. Beslutet hade accepterats av de tyska distriktsordförandena. De två grupperna i denna klubb hade varit i konflikt med varandra hela Inner Wheel-året 2013-2014 med skilda aktiviteter och skilda möten. En av grupperna hade följt IIWs råd och startat en ny klubb Hamburg Seevetal och hade redan sänt sin charteransökan till HQ. Den andra gruppen fortsatte att vägra acceptera IIWs beslut och fortsatte att fungera under namnet Friends of Inner Wheel Buchholz i.d.n. D89 erkände dem inte som en 4
Inner Wheel-klubb och de fanns inte längre med i matrikeln. Trots det fortsatte de på alla sätt att lobba for att bli återupptagna. Konstitutionsordföranden hade fått krav från presidenten för denna Association of IW friends på att vidarebefordra hennes brev till IIWs verkställande utskott så att frågan om att dra tillbaka beslutet skulle tas upp på verkställande utskottets möte. Om verkställande utskottet vägrade att dra tillbaka beslutet om Buchholz, bad de 18 tidigare Inner Wheel-medlemmarna att få bli Members at Large, vilket naturligtvis var omöjligt. Statusen Member at Large kan endast tilldelas aktiva medlemmar som flyttat till en region eller ett land där det inte finns någon Inner Wheel-klubb. Denna regel kunde inte tillämpas i detta fall, eftersom det fanns andra klubbar i närheten (ett antal i Hamburg endast 15 km därifrån), som de kunde gå med i. Men de ville inte göra det och de ville inte bilda en egen klubb heller. De hade även skickat sina medlemsavgifter direkt till HQ, eftersom deras distrikt vägrat ta emot medlemsavgifter från f d medlemmar från en klubb som inte längre tillhörde IIW. Naturligtvis hade pengarna skickats tillbaka. Situationen i D340 är fortfarand komplicerad. En grupp f d nationalrepresentanter och f d distriktsordförande, som inte var nöjda med hur deras distrikt fungerade, skickade in en ansökan om delning av D340 med namnen på 14 klubbar som ville bilda ett nytt distrikt. Efterson de 14 klubbarna var spridda över hela D340 och inte grupperade i en geografisk region, var en delning inte möjlig. Constitution & Handbook 2012, sid. 4 säger att Varje distrikt omfattar alla klubbar inom dess gränser. Det måste alltså finnas ett avgränsat område för ett nytt distrikt. I vilket fall som helst kan inte ett beslut om delning fattas av en grupp f.d. nationalrepresentanter, f.d. distriktsordföranden och en grupp klubbar. Beslutet måste fattas av all klubbar i D340 vid ett distriktskommittémöte eller genom en poströstning organiserad av nationalrepresentanten. Konstitutionsordföranden hade tillfrågats om transfer av aktiva klubbmedlemmar. Det finns två typer av transfer. Konstitutionen (sid. 5) säger att distriktet under vissa omständigheter kan medge transfer till en annan klubb när en medlem av personliga skäl vill lämna en klubb. Men när en medlem flyttar till en annan stad eller ett annat land behövs inget speciellt arrangemang från hennes klubb eller distrikt för att hon ska överföras till den nya klubben (sid. 30). I detta fall ska sekreteraren och skattmästaren i den gamla klubben kommunicera med sina kollegor i den nya klubben. Under de senaste två veckorna har konstitutionsordföranden tillbringat en hel del tid med att förbereda instruktioner och manus åt Board Directors, som ska tala för och sekundera IIWs styrelses Proposals och Amendments vid Convention 2015 och tala emot andra förslag. Dessutom har hon omformulerat de två Amendments som diskuterades redan i juni och som kommer att läggas fram för styrelsen. 6. Förenta Nationerna Charlotte De Vos 5
Vice presidenten belyste den information hon fått från representanterna i FN. Mest nedslående fann hon ökningen av äldre, både i i- och i u-länder. Man trodde att antalet äldre år 2047 skulle överstiga antalet barn minst 2 miljarder äldre i världen kunde förväntas. Hon hoppades kunna besöka FN-centret i New York i mars 2015, tillsammans med Matine Gayon, då kvinnors status skulle diskuteras. 7. Klubbar utan distrikt Charlotte De Vos Presidenten förklarade att hon efter bästa förmåga sammanställt en omfattande lista över alla klubbar utan distrikt med hjälp av information från tidigare år, så att Board Directors kunde bygga vidare på den givna informationen. Hon kunde med glädje konstatera att Board Directors redan tycktes arbeta hårt med att samla in information. Hon var även i färd med att titta på förekomsten av distrikt utan nationalrepresentant, eftersom dessa ofta var svåra att få kontakt med och svåra att förmå att själva hålla sina kontaktuppgifter uppdaterade, ofta på grund av politiska problem och brist på engelsktalande medlemmar. Eftersom Board Directors ofta ville ha mera att göra, tyckte hon att de kunde utnyttjas för denna uppgift. 8. Websidan, media och redaktör Gabriella Adami Immediate Past President Gabriella Adami gick igenom rapporten hon hade förberett för IIWs styrelsemöte. IIWs redaktör hade skickat en rapport, men eftersom hon skulle delta i styrelsemötet skulle hon presentera den i sin helhet där. 9. Extension Gabriella Adami Immediate Past President Gabriella Adami gick igenom rapporten hon hade förberett för IIWs styrelsemöte och informerade Charlotte De Vos som skulle presentera den vid styrelsemötet, eftersom hon själv tvingats återvända till Italien i ett brådskande ärende. 10. President Abha Gupta President Abha förklarade att hennes första tre månader varit hektiska. Hon var särskilt nöjd med att finna att temat Light the Path hade mottagits så väl. Många av hennes första besök, installationer och lyckönskningar hade ägt rum i Indien, där ett stort antal medlemmar samlats. Hon kände att dessa event varit mycket välplanerade och hon hade fått uppleva stor gästfrihet. Hon förklarade att hon i oktober, efter styrelsemötet, skulle åka till Danmark på deras konferens och därefter träffa LCC angående Convention. Hon skulle även besöka Österrike i oktober. I november skulle hon besöka Indien, Dubai och Nepal. Presentationen av District Charter i Nepal hade skjutits upp till december. I januari skulle hon åter besöka Indien och även Sri Lanka. I februari skulle IIW India fira 60- årsjubileum. I februari äger också mötet med IIWs verkställande utskott i England rum liksom firandet i Bangladesh av det nya distriktet 345 och ett besök hos Distrikt 328. 6
I mars hoppades hon kunna besöka Hannover i Tyskland och deras nationella konferens och i april var det två event i Delhi och en inbjudan att delta i GB & I- konferensen. I samband med Convention i maj var det också möjligt att hon skulle hinna besöka Italien och Frankrike innan presidentåret var över. 11. Nomineringar till styrelse och konstitutionsordförande De nomineringar man hittills mottagit kontrollerades. Man beslöt att försöka få tag på de underskrifter som saknades på ett par nomineringar till Board Director som kommit till IIW före deadline. Den oväntade ankomsten av ytterligare en nominering till konstitutionsordförande gjorde att ett nomineringshäfte och valsedlar måste göras i ordning till styrelsemötet. Detta kommer att göras mellan mötena på söndagen den 28 september. 12. Administration Elaine Hathaway Datorer Belmont hade aviserat att datorerna började bli rätt gamla och revisorn hade märkt att kapaciteten på den dator hon använde för sina beräkningar hade börjat hindra henne i hennes arbete. Internet i byggnaden Elaine förklarade att detta delvis kunde bero på att internetanslutningen till byggnaden var ganska seg med dåliga uppladdnings- och nedladdningshastigheter. Detta kunde förklara varför bankapplikationerna ofta kraschade eller tajmade ut revisorn under hennes arbete. Kommunstyrelsen och ett telefonbolag (Metronet) hade försökt att påskynda en uppgradering till lokala företag genom att applicera ett trådlöst mikrovågssystem på hustaket. Detta skulle kräva att ett antal företag tecknade sig för ett avtal på tre år för att få mycket högre kapacitet på sina internetanslutningar. Kommunstyrelsen skulle bidra med ett bidrag på 3 000 pund per företag till installation, men det skulle sedan kosta varje företag omkring 150 pund i månaden. För närvarande betalade IIW en tredjedel av detta belopp varje månad. Alastair från RMS var angelägen om att få bättre internet, så han skulle undersöka om det fanns billigare men snabbare system på marknaden. Han menade att om Metronet fick 3 000 pund per företag plus 150 pund i månaden från vart och ett, så skulle de kunna de tjäna en hel del pengar utan att behöva lägga ned speciellt mycket arbete. Det var fem företag med på första mötet och man var överens om att Metronets offert var för hög, men om de reducerade kostnaden till 100 pund per månad så skulle man kanske vara mer intresserad och om fler företag i huset anslöt sig, skulle månadsavgiften bli ännu lägre. Man menade att även om RMS skulle behöva högsta kapacitet så skulle kanske andra företag finna en lägre kapacitet mer lämpad och avgiften skulle då bli anpassad till detta. Vid mötet sa metronetpersonen att hon inte kunde förhandla med oss i detta ärende utan måste gå tillbaka till sina chefer för att undersöka om det fanns utrymme för förhandling. Medlemmarna i IIWs verkställande utskott var eniga om att man skulle ta in offerter på en bättre server och basenheter till två eller tre datorer. Man var också enig om att en bättre internetuppkoppling var nödvändig och att organisationen skulle delta i de fortsatta förhandlingarna. 7
Royce Peeling Green Elaine förklarade att det kanske skulle bli en del förändringar i lokaliseringen av RPGs kontor, eftersom man planerade att stänga kontoren i Stockport. Fastän detta i sig inte egentligen skulle påverka IIW, skulle det kunna utgöra en möjlighet att utöka revisorns arbetstid för att göra det möjligt för henne att ge mera assistans åt IIW. Detta skulle vara bra för IIW varje gång administratören avgick. Medlemmarna i IIWs verkställande utskott var eniga om att detta skulle hållas i åtanke när RPG hade avslutat sina omplaceringsplaner. 13. Margarette Golding Awards Ansökningarna undersöktes. Alla ansågs möta de uppställda kriterierna och godkändes. 14. Förberedelse för styrelsemöte föredragningslista, tidsschema och arrangemang. President Abha ville att styrelsen skulle träffas för frukostmöten mellan 7.30 och 8.30. Board Directors skulle delas in i små grupper och träffa medlemmar ur verkställande utskottet under frukosten. President Abha skulle gå runt till grupperna. Informationen angående frukostmötena skulle lämnas till Board Directors tillsammans med övrigt material vid ankomsten. Elaine skulle göra i ordning den innan de anlände till hotellet. Convention 2015 President Abha förklarade att LCC (Local Convention Committe) arbetade väldigt hårt och effektivt. övriga frågor Uppskattning President Abha framförde sin uppskattning till Kapila Gupta och Charlotte De Vos för deras arbete med IIW Directory. Coffee Table Book President Abha föreslog att man skulle skapa en Coffee Table Book för att fira Inner Wheel och den skulle vara tillgänglig vid Convention i maj 2015. Hon hade fått en offert på 4 000 pund för 100 böcker (40 pund per bok) och föreslog att de skulle ges som gåvor. Vice presidenten och administratören ifrågasatte kostnaden och möjligheten att samla in nödvändig information i tid. Presidenten bestämde sig för att lägga fram saken för styrelsen så att de fick diskutera den. Rotary Internationals årliga Conventions Charlotte De Vos var bekymrad över beslutet att inte ansöka om att ha en monter vid Rotarys internationella konferens i Brasilien 2015. Hon förklarade att hon hade besökt RI- Conventions i Lissabon och Bangkok där Inner Wheel hade minimal närvaro i form av klubbar, men Inner Wheel-damer som följde med sina män hade uppskattat att träffas vid Inner Wheels montrar vid dessa tillfällen. Verkställande utskottet menade att avsikten med att ha en monter var att uppmuntra kvinnor att gå med i eller skaffa sig information om Inner Wheel snarare än att erbjuda en mötesplats för 8
dem som redan var medlemmar. Det var ett kostsamt företag och kanske IIW borde tänka över vad man får ut av det. Elaine förklarade att reglerna för att få material till Sao Paulo verkade komplicerade och att IIW inte kunde skicka materialet som personligt bagage. Det fanns två olika tullsystem för broschyrer som distribuerades till delegater och flaggor och dylikt som skeppades in och ut ur landet. Man enades om att ha montrar i länder som Brasilien och Korea (där IIW inte var representerat över huvud taget) inte var ett kosteffektivt sätt att marknadsföra IIW. 15. Protokoll mottagna från nationella styrelser och distrikt utan nationella styrelser - Diskussion Nationella styrelseprotokoll GB&I Första rådsmötet 2 juli 2014 Italien Första rådsmötet 2 juli 2014 Nya Zeland Nationellt styrelsemöte 8-10 augusti 2014 Distrikt utan nationella styrelser Österrike Distrikt AGM 28 juni 2014 Schweiz Distriktskonferens 14 juni 2014 Övriga rapporter Inner Wheel Danmark Sammanfattande rapport European Meeting 8 th European Meeting 3-6 juli 2014 16. Avslutande anmärkningar President Abha tackade det verkställande utskottets medlemmar för deras deltagande, deras närvaro och bidrag till teamets arbete och såg fram mot ett framgångsrikt styrelsemöte. 17. Tack Vice presidenten Charlotte tackade president Abha och övriga deltagare. Lyckönskningar framfördes till Immediate Past President Gabriella (som tvingades att lämna mötet i förtid) och hennes familj. President.. Datum Översättning: Ingrid Vestin Forsgren, Sandviken IWC 9