Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 2009-12-15 102. Dokumentet är fastställt på nytt av kommunfullmäktige 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts. Dokumentansvarig: Kommunkontoret Attestreglemente Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner i Partille kommun 1 Omfattning Attestreglementet gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts och/eller åtagit sig att förvalta eller förmedla. Kommunala bolag, i vilka kommunen har ett väsentligt inflytande, utfärdar egna riktlinjer som i tillämpliga delar ska beakta kommunens regler. Attestreglementet ingår som en del av ekonomipolicyn och utgör ett komplement till riktlinjer för intern kontroll. Reglementet syftar till att säkerställa en rättvisande redovisning och ett arbetssätt som minimerar risk för oegentligheter. Lönetransaktioner behandlas enligt egna tillämpningsanvisningar. 2 Målsättning Målsättningen med reglerna för kontroll av ekonomiska transaktioner är att säkerställa att de transaktioner som bokförs är korrekta med avseende på: Prestation Bokföringsunderlag Betalningsvillkor Bokföringstidpunkt Kontering Beslut att varan eller tjänsten har levererats till kommunen och/eller att transaktionen i övrigt stämmer med avtalade villkor att verifikationen uppfyller kraven för god redovisningssed att betalning sker vid rätt tidpunkt att bokföringen sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod att transaktionen är rätt konterad att transaktionen är godkänd av behörig beslutsfattare 1
3 Definitioner Med ekonomiska transaktioner avses transaktioner som bokförs i kommunens bokföringssystem enligt lagen om kommunal redovisning. En attest av en transaktion utgör ett intyg att kontroll utförts utan anmärkning. 4 Ansvar kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ansvarar för övergripande uppföljning och utvärdering av reglementet samt för att vid behov, ta initiativ till förändring av reglementet. Kommunstyrelsen har rätt att, då särskilda skäl föreligger, medge undantag från dessa bestämmelser. Kommunstyrelsen har rätt att rekommendera kommunens närstående bolag och inrättningar att tillämpa reglementet. 5 Ansvar nämnderna Kommunens olika nämnder ansvarar för att antagna regler avseende detta reglemente, efterlevs och att det finns en god intern kontroll inom nämnden. Varje nämnd ska vid behov utfärda ytterligare anvisningar inom sitt specifika verksamhetsområde. Om nämnden har fattat beslut om begränsningar i attesträtt med hänsyn tagen till beloppsstorlek, krav på två i förening, krav på kompletterande stickprov eller avsteg från jävsregler och den ansvarsfördelning som följer av 9, ska dessa framgå av nämndens attestförteckning och eventuella tillämpningsanvisningar. Varje nämnd ansvarar för upprätthållandet av aktuella förteckningar över utsedda beslutsattestanter. Förteckning över beslutsattestanter ska innehålla uppgift om samtliga attestberättigade inom nämndens verksamhetsområde med namnteckningsprov. I direkt anknytning till attestförteckningen ska nämndens eventuella kompletterande anvisningar samt andra beslut som fattats beträffande attest av nämnden, eller på delegation, finnas förvarade på ett överskådligt sätt. Nämnden behöver inte utse personer till alla attestmoment, då detta kan bli opraktiskt att hantera. Nämnden kan därför välja att utse enbart beslutsattestanter. När så sker faller ansvaret för gransknings/mottagningsattester på förvaltningschefen. Förvaltningschefen kan i sin tur delegera rätten att besluta om gransknings/mottagningsattester. Nämnden ska ange innebörden och omfattningen av attestantens ansvar. Nämnden ska ha sådan ärendehantering att god säkerhet förenas med smidighet. Respektive nämnd ansvarar för att varje attestant har erforderlig insikt och kunskap om uppgiften. Ekonomienheten ska vid behov erbjuda kompletterande information. 2
6 Ansvar förvaltningschefen Förvaltningschefen ansvarar inom nämndens verksamhetsområde för att vid behov ta fram ytterligare tillämpningsanvisningar, vilka ska fastställas av nämnden. Förvaltningschefen ansvarar även för att, vid behov, aktualisera beslut om beslutsattestant samt för att handläggarna är informerade om gällande regler och anvisningarnas innebörd. 7 Ansvar attestanterna Attestanternas ansvar är att tillämpa anvisningar samt att när brister upptäcks rapportera dessa till närmast överordnade chef. I det fall det inte är lämpligt att rapportera om brister till närmast överordnad chef ska en rapport i stället lämnas till förvaltningschefen, kommunens ekonomichef eller förvaltningsekonom. En attestant ska vara opartisk i sitt uppdrag. 8 Kontroller Följande kontroller och attestmoment gäller för Partille kommun: Mottagnings- och granskningsattest Mottagnings- och granskningsattest innefattar kontroll av att vara eller tjänst har mottagits, att den är av rätt kvantitet och kvalitet samt håller överenskommet pris. Mottagnings- och granskningsattestanten ska även kontrollera att bokföringsunderlag, betalningsdatum, belopp och moms är korrekt. Mottagnings- och granskningsattestant ska vara anställd inom kommunen. Beslutsattest Beslutsattest är kopplad till budgetansvar. Beslutsattest ska även innefatta kontroll av att övriga formella beslut som krävs är fattade (t ex fastställande av taxa och investeringsbeslut) samt att transaktionen konteras korrekt och ryms inom beslutad budget. I beslutsattesten ingår även kontroll av att rätt vara eller tjänst levererats samt att mottagnings- och granskningsattest är utförd. 9 Kontrollernas utformning Kontrollrutiner ska utformas i enlighet med Partille kommuns riktlinjer för intern kontroll. Vidtagna kontrollåtgärder ska vara anpassade till den specifika transaktionens art på så vis att kontrollkostnaderna står i rimlig proportion till riskerna. Ansvarsfördelning Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Huvudregeln är att ingen person ensam ska hantera en transaktion från början till slut. För IT-baserade rutiner såväl som pappersbaserade rutiner krävs attest av två olika personer - mottagnings/granskningsattestant samt beslutsattestant. 3
Undantag från kravet att två personer ska attestera gäller för: - Abonnemangsfakturor, t ex lokalhyror, vatten etc. - Interndebiteringar - Bokföringsordrar Interna transaktioner såsom kostnader för porto, kopiering, förrådsuttag och hyror eller transaktioner där varan eller tjänsten genom rekvisition eller hyresavtal accepterats i förväg kan undantas från kravet på attest. Attesten kan här anses ha blivit gjord i samband med tecknandet av hyresavtal, eller liknande. Innan registrering görs ska beslutsattestant ges möjlighet att kontrollera underlaget. Kompetens Den som åsatts att utföra en kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften. Integritet Den som utför kontroll av annan person, särskilt vid beslutsattest, ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Det är inte lämpligt att underordnad personal beslutsattesterar en överordnad persons utlägg eller liknande. Jäv Den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detta innefattar också bolag och föreningar där den anställde eller den närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. För bedömning av om jäv föreligger bör försiktighetsprincipen tillämpas. Som huvudregel gäller att kostnader som avser utgifter där den attestansvarige är involverad alltid ska attesteras av överordnad. Om det avser förvaltningschef utförs beslutsattest av nämndens ordförande och om det avser nämndens ordförande utförs beslutsattest av vice ordförande. För vice ordföranden och övriga nämndledamöter attesterar nämndens ordförande. Kontrollordning De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning. I pappersbaserade rutiner ska gransknings/mottagningssattest utföras före beslutsattest. Behörighetskontroll sker efter att beslutsattest utförts. Registreringen får inte ske innan behörighetskontrollen har utförts. I IT-baserade system ska gransknings/mottagningssattest utföras före beslutsattest. Behörighetskontrollen utförs av systemet. I pappersbaserade rutiner kontrolleras behörigheten att attestera av den som registrerar de pappersbaserade rutinerna i kommunens bokföringssystem. Behörighetskontrollen ska inkludera kontroll av behörighet mot attestförteckning. Kontroll ska ske av signatur, konto, beloppsgränser och ansvarskod på avstämningslista eller motsvarande. 4
10 Attestberättigade Respektive nämnd utser beslutsattestanter. Ersättare för beslutsattestant är antingen överordnad eller en eller flera utsedda ersättare. Attesträtten knyts genom ansvarskod (kodplan) till person eller befattning med angivande av ansvarsområde. Förvaltningschefen har rätt att vid behov besluta om ersättare för beslutsattestant, om förändringar av attestantens ansvarskod samt besluta om nya beslutsattestanter som tillkommer under året. Rätten att ensam attestera en enskild transaktion inom ramen för tilldelat kontoansvar kan begränsas till ett belopp som nämnden fastställer. Transaktioner över beloppsgräns ska attesteras av två i förening eller enligt nämndens delegationsordning. Nämnden fastställer i beslut vem som är berättigad att utföra kompletterande attest. Attestant som gör sig skyldig till fel eller försummelse eller missbrukar sin ställning ska, utöver de andra åtgärder som kan komma i fråga, fråntas sitt attestuppdrag. Ansvarsfrågor regleras i allmän lag och i kollektivavtal. 11 Dokumentation För pappersbaserade rutiner är huvudregeln att samtliga attester ska dokumenteras genom varaktig påskrift på verifikationen. Minimikravet är att beslutsattest alltid ska skrivas på verifikationen medan övriga attester, om det är praktiskt lämpligt, kan dokumenteras på annat sätt. Sådan dokumentation, t ex följesedel eller mottagningsattesterat köpkvitto vid kortköp, ska på ett varaktigt sätt fästas på verifikaten eller sparas på ett överskådligt sätt i minst två år. Av nämnden beslutade kompletterande kontroller ska på liknande sätt dokumenteras med avseende på omfattning, utfall och vem som utfört kontrollen. För IT-baserade rutiner dokumenteras dessa genom elektronisk attest. Attest ska alltid registreras av den som utfört kontrollen. Attest ska ske på sådant sätt att attesten i efterhand går att knyta till den person som utfört attesten. Om systemet inte bedöms uppfylla dessa krav ska den kontrollerade informationen tas ut på papper och, genom underskrift, attesteras så som de pappersbaserade rutinerna. Tabellstyrda och automatiska IT-baserade kontroller, till exempel behörighetskontroll i systemet, ska framgå av systemdokumentation. Av denna dokumentation ska också framgå hur fel hanteras. Om attest sker med hjälp av IT-stöd ansvarar systemägaren för att utforma och dokumentera rutiner för tilldelning av behörighet, införande av systemförändringar och dokumentation av utförda kontroller (historik). 5