Årlig granskning av fullmäktigeberedningarna 2013 Revisionspromemoria LANDSTINGETS REVISORER
2014-04-09 14REV33 2(10) Sammanfattning Landstinget Västernorrland har fyra fullmäktigeberedningar: Arvodeskommittén, Demokratiberedningen, Medborgarpanelen och Regionberedningen. Revisorernas årliga granskning av fullmäktigeberedningarna visar att de i allt väsentligt bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt.
2014-04-09 14REV33 3(10) Innehållsförteckning 1 Bakgrund...4 2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning...4 3 Revisionskriterier...4 4 Metod...4 5 Resultat av granskningen...5 5.1 Arvodeskommittén...5 5.2 Demokratiberedningen...6 5.3 Medborgarpanelen...8 5.4 Regionberedningen...10
2014-04-09 14REV33 4(10) 1 Bakgrund Landstinget Västernorrland har fyra fullmäktigeberedningar: Arvodeskommittén, Demokratiberedningen, Medborgarpanelen och Regionberedningen (tillfällig). Fullmäktigeberedningarna ingår i landstingets förtroendemannaorganisation och är i princip likställda med nämnderna när det gäller kommunallagens bestämmelser om t.ex. förtroendevalda, sammanträden och interpellationer i fullmäktige. Revisorerna ska också granska fullmäktigeberedningarna i samma avseenden som gäller för nämnderna. 2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning Syftet med den årliga granskningen är att lämna ett underlag inför revisorernas ansvarsprövning av fullmäktigeberedningarna. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som görs inom fullmäktigeberedningarna är tillräcklig. Utifrån syftet ska följande revisionsfråga besvaras: Planerar, leder och kontrollerar fullmäktigeberedningarna sin verksamhet på ett ändamålsenligt sätt? Granskningen är avgränsad till en genomgång och analys av fullmäktigeberedningarnas protokoll och handlingar samt de reglementen och andra styrdokument som gäller för verksamheterna. 3 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser och bedömningar. Revisionskriterierna hämtas bland annat från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. Revisionskriterierna kan också ha sin grund i jämförbar praxis. Granskningens revisionskriterier utgörs huvudsakligen av: Kommunallag (1991:900) Reglementen för fullmäktigeberedningarna Fullmäktiges beslut 4 Metod Granskningen har genomförts med hjälp av dokumentstudier. Fullmäktigeberedningarnas tjänstemannastöd har sakgranskat rapporten.
2014-04-09 14REV33 5(10) 5 Resultat av granskningen 5.1 Arvodeskommittén Uppdrag Arvodeskommittén inrättades av Landstingsfullmäktige i oktober 2007. Nuvarande reglemente fastställdes av fullmäktige i november 2010. Arvodeskommitténs huvuduppdrag är enligt reglementet att lägga fram förslag till arvoden och andra ersättningar till landstingets förtroendevalda i de organ där fullmäktige enligt författning, avtal eller annan överenskommelse ska besluta om ersättningsnivåer och regelverk för arvoden och ersättningar. Verksamhet 2013 Arvodeskommittén har genomfört åtta sammanträden under 2013, den 15 januari, 22 februari, 9 april, 15 maj, 20 augusti, 25 oktober, 6 november och 13 december. Under 2013 har Arvodeskommittén arbetat med beredning och förankring av nya arvodesbestämmelser inför mandatperioden 2015-2018. Arvodeskommittén har även lämnat förslag till fullmäktige om revidering av arvodesbestämmelserna under innevarande mandatperiod. Kommittén har besvarat frågor om vilka regler som gäller för utbildningsarvoden och ersättning för bonuslön samt inhämtat information i olika frågor med anknytning till arvodesbestämmelserna, bl.a. pensionsbestämmelser och skatteregler. Kommittén har planerat för sitt arbete vid sina sammanträden och fört en dialog med fullmäktiges presidium om tidplan för de nya arvodesbestämmelserna och andra frågor utifrån den nya förtroendemannaorganisationen. Enligt tidplanen ska förslag om arvodesbestämmelser för nästa mandatperiod beslutas av fullmäktige i april 2014. Ekonomi 2013 Arvodeskommitténs budget för 2013 uppgick till 117 000 kronor. Utfallet blev 69 400 kronor. Revisionell bedömning Arvodeskommittén har under 2013 arbetat aktivt utifrån sitt huvuduppdrag att lägga fram förslag till arvoden och andra ersättningar till landstingets förtroendevalda. Arvodeskommittén har planerat för sin verksamhet och upprättat en verksamhetsberättelse för 2013. Vidare har kommittén tagit initiativ till att utveckla samarbetet och dialogen med fullmäktige för den närmare planeringen av arbetet. Vi bedömer att Arvodeskommittén i allt väsentligt bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt.
2014-04-09 14REV33 6(10) 5.2 Demokratiberedningen Uppdrag Demokratiberedningen inrättades i november 2010 i samband med att reglementet fastställdes av Landstingsfullmäktige. Demokratiberedningen har enligt reglementet till uppgift att driva landstingets inre demokratiutveckling. Med inre demokratiutveckling menas politiska arbetsformer och beslutsprocesser. Målet är ett starkt landstingsfullmäktige med engagerade och motiverade ledamöter. Beredningen ska också vara pådrivare i det långsiktiga förändringsarbetet genom att tillgodogöra sig och bearbeta verksamhetsidéer och synpunkter från allmänhet, landstingets medarbetare och expertis, att i fullmäktige påtala behov av och ta initiativ till förändringar, samt att på fullmäktiges uppdrag bereda enskilda ärenden och upprätta förslag till yttranden. Beredningen svarar för fullmäktiges utbildningar. Verksamhet 2013 Demokratiberedningen har genomfört sex sammanträden under 2013, den 29 januari, 19 mars, 21 maj, 28 augusti, 22 oktober och 5 december. Under året har Demokratiberedningen fortsatt arbetet kring den inre demokratiutvecklingen på temat Makt och inflytande och genomfört en kartläggning av fullmäktigeledamöternas samtliga uppdrag. Inför den kommande mandatperioden har Demokratiberedningen framfört önskemål till fullmäktige att vara remissinstans vid framtagandet av nya reglementen. Demokratiberedningen har arrangerat två utbildningar för förtroendevalda under året. Den 18 oktober genomfördes ett seminarium kring politikerrollen och den 29 oktober genomfördes en utbildning om fullmäktiges ansvarsprövning. Demokratiberedningens ledamöter deltagit i olika seminarier och studiebesök under året och återföring har skett i samband med beredningens sammanträden. Ekonomi 2013 Demokratiberedningens budget för 2013 uppgick till 223 000 kronor. Utfallet blev 82 800 kronor.
2014-04-09 14REV33 7(10) Revisionell bedömning Demokratiberedningen har under 2013 fortsatt arbetet inom sitt uppdrag att driva landstingets inre demokratiutveckling och svara för fullmäktiges utbildningar. Beredningen har planerat för sin verksamhet och följt den ekonomiska utvecklingen genom återkommande budgetuppföljningar. En verksamhetsberättelse har upprättats för 2013. Beredningen har vidare tagit initiativ till att utveckla samarbetet och dialogen med fullmäktige för den närmare planeringen av sitt uppdrag. Vi bedömer att Demokratiberedningen i allt väsentligt bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt.
2014-04-09 14REV33 8(10) 5.3 Medborgarpanelen Uppdrag Medborgarpanelen inrättades i november 2010 i samband med att reglementet fastställdes av Landstingsfullmäktige. Medborgarpanelen har enligt reglementet till särskilt uppdrag att bevaka medborgarnas behov av och synpunkter på landstingets tjänster. För att fullgöra sitt uppdrag ska Medborgarpanelen samverka med landstingets samrådsgrupper Hälsosam-Y och Länspensionärsrådet. Beredningen ska också vara pådrivare i det långsiktiga förändringsarbetet genom: att utveckla former för att fånga upp medborgarnas behov och föra in dem i den politiska processen, att tillgodogöra sig och bearbeta idéer och synpunkter från allmänhet, landstingets medarbetare och expertis, att i fullmäktige påtala behov av och ta initiativ till förändringar, samt att på fullmäktiges uppdrag bereda enskilda ärenden och upprätta förslag till yttranden. Verksamhet 2013 Medborgarpanelen har genomfört åtta sammanträden under 2013, den 16 januari, 22 mars, 26 april, 13 juni, 13 september, 9 oktober, 6 november och den 9 december. Medborgarpanelen beskriver i sin verksamhetsberättelse hur verksamheten har utvecklats under 2013. Flera utåtriktade aktiviteter har genomförts under året, bland annat följande: samverkansdagar med Hälsosam-Y och Länspensionärsrådet, sommaraktiviteter vid Sundsvalls gatufest, Härnösands stadsfest och Nipyran i Sollefteå, medverkan vid Öppet Hus i Sollefteå, Sundsvall och Örnsköldsvik i samband med landstingets 150-årsjubileum, distriktsmöten för Sveriges pensionärsförbund (SPF) och Pensionärernas riksorganisation (PRO) i Västernorrland, och dialogträffar i Sundsvall, Sollefteå och Örnsköldsvik Enligt verksamhetsberättelsen har också ett omfattande utvecklingsarbete genomförts för att införa e-baserade medborgardialogundersökningar under 2014. Ekonomi 2013 Medborgarpanelens budget för 2013 uppgick till 518 000 kronor, inklusive samrådsgrupperna Hälsosam-Y och Länspensionärsrådet. Utfallet blev 436 800 kronor.
2014-04-09 14REV33 9(10) Revisionell bedömning Medborgarpanelen har genomfört en genomgång och planering för genomförandet av sitt uppdrag samt beslutat om metoder och arbetssätt för utförandet av uppdraget. I sin verksamhetsplanering har Medborgarpanelen även beslutat om en kommunikationsplan och genomfört internkontroll av öppna ärenden. Medborgarpanelen har fått återkommande återrapportering av verksamheten och den ekonomiska utvecklingen under året, inklusive Hälsosam-Y och Länspensionärsrådet. En verksamhetsberättelse har upprättats för 2013. Medborgarpanelen har utrett de frågor och synpunkter som revisorerna överlämnat med anledning av 2011 och 2012 års revision. Ett svar lämnandes till revisorerna juni 2013. Vi bedömer sammantaget att Medborgarpanelen vidtagit ändamålsenliga åtgärder för att utveckla ledning, styrning och kontroll av sin verksamhet samt att Medborgarpanelen i allt väsentligt bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt.
2014-04-09 14REV33 10(10) 5.4 Regionberedningen Uppdrag Regionberedningen inrättades i november 2010 i samband med att reglementet fastställdes av Landstingsfullmäktige, ledamöterna utsågs i december 2010. Regionberedningen är enligt reglementet en tillfällig beredning i syfte att förbereda regionbildningen i norra Sverige. Verksamhet 2013 Regionberedningen har genomfört fem sammanträden under 2013, den 18 januari, 1 mars, 19 april, 14 juni och 13 augusti. Landstingsstyrelsen beslutade i januari 2013 att inrätta en politisk styrgrupp för planering av övertagandet av det regionala utvecklingsansvaret. Regionberedningens förslag om seminarier, studieresor, videkonferenser och informationsmaterial har hanterats inom ramen för styrgruppens arbete. Regionberedningen har under våren 2013 berett ett yttrande över förslaget Regionalt utvecklingsansvar i Västernorrlands län och Norrbottens län (Ds 2013:13). Det remitterade förslaget låg i linje med landstingets ansökan om att överta det regionala utvecklingsansvaret. Ärendets hantering i regering och riksdag har tagit olika vändningar under 2013 och 2014. Riksdagen beslutade den 5 mars 2014 att Landstinget i Västernorrlands län bör få regionalt utvecklingsansvar från den 1 januari 2015 samt att Regeringen bör lämna ett lagförslag om detta. I den nya förtroendemannaorganisationen för mandatperioden 2015-2018 får Landstingsstyrelsen ansvaret för de regionala utvecklingsfrågorna och ett Regionalt utvecklingsutskott inrättas under styrelsen. Vidare inrättas ett regionalt samverkansråd tillsammans med kommunerna. En verksamhetsberättelse har upprättats för 2013. Ekonomi 2013 Regionberedningen budget för 2013 uppgick till 103 000 kronor. Utfallet blev 20 000 kronor. Revisionell bedömning Vi bedömer att Regionberedningen i allt väsentligt bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Härnösand den 9 april 2014 Revisor