T E T E T I S R E V I N U T MIT STRATEGI FÖR VERKSAMHETENS FÖRUTSÄTTNINGAR 2013 2017
Strategi för verksamhetens förutsättningar 2013-2017 Dnr: MIUN 2012/612 Foto: Sandra Pettersson.
Strategi för verksamhetens förutsättningar Upprättad av: Håkan Stenström (tf UD) Datum: 2013-12-09 Innehåll 1 Utgångspunkter... 4 2 Hög kvalitet och effektivitet... 5 3 Strategier... 7 3.1 Ledarskap, medarbetarskap, lika villkor...7 3.2 Kvalitet och effektivitet i stödverksamhet...7 3.3 Universitetsbiblioteket...8 4 Genomförande, uppföljning och utvärdering...10 STRATEGI FÖR VERKSAMHETENS FÖRUTSÄTTNINGAR 3
1 Utgångspunkter Mittuniversitetet ska ha tre övergripande strategidokument. En utbildningsstrategi och en forskningsstrategi är framtagna och beslutade. De fokuserar i sin helhet på respektive område. Därutöver finns ett behov uppmärksamma de områden inom universitetet som inte naturligt är antingen utbildning eller forskning utan som på olika sätt utgör viktiga förutsättningar och stöd för universitets så kallade kärnverksamhet. Det är dessa områden som har samlats i detta dokument under rubriken Strategi för verksamhetens förutsättningar. Verksamhetens förutsättningar är ett brett begrepp som här delas upp i tre olika strategiska områden; (1) lika villkor samt medarbetarskap och ledarskap; (2) kvalitet och effektivitet i stödverksamhet samt (3) biblioteket. De mål som ska gälla är följande: Mittuniversitetet ska präglas av alla människors lika värde och ge alla lika villkor. Det innefar såväl anställda som studenter. (område 1) Ledarskapet ska präglas av professionalism och engagemang och chefer ska utgöra goda föredömen. Det ska finnas en levande dialog kring verksamhetens behov och inriktning, en god arbetsmiljö och ett utvecklande medarbetarskap. (område 1) Mittuniversitetets lärosätesövergripande stödverksamhet ska präglas av professionalism, effektivitet och hög kvalitet. (område 2) Mittuniversitetets verksamhetsnära processer ska kännetecknas av behovsanpassning, utvecklingsinriktning och tydlighet. (område 2) Universitetsbiblioteket/LRC ska vara en viktig resurs för utbildning och forskning vid Mittuniversitetet samt erbjuda kreativa mötesplatser fysiskt och virtuellt. (område 3) Universitetsbiblioteket/LRC aktivt ska delta i och stödja en ökad informationskompetens hos studenter, lärare och anställda. (område 3) Samtliga områden har som gemensam nämnare de är centrala för skapa förutsättningar för uppfylla målen för forskning och utbildning, men de kan inte direkt spåras fullt ut i de formulerade målen för utbildning respektive forskning. De ryms inte heller i de mål som ss relativt olika index för forskning och utbildning. En strategi för verksamhetens förutsättningar är därför nödvändig för säkerställa sådana frågor uppmärksammas i universitetets utveckling. Strategin ska innehålla strategiska ställningstaganden och definiera prioriterade insatsområden för uppnå målen. 4 STRATEGI FÖR VERKSAMHETENS FÖRUTSÄTTNINGAR
2 Hög kvalitet och effektivitet Universitetens verksamhet är på ett avgörande sätt beroende av universitetet är en raktiv plats för människor som vill bidra till kunskapsutveckling och kunskapsförmedling. Universitetet ska erbjuda en plform för personlig utveckling och samverkan samt vara en naturlig plats för kunskapsproduktion och kritiskt tänkande. Lika villkorsfrågor står högt på agendan inom universitet och högskolor, men det finns fortfarande skäl utveckla arbetet. Ledarskap och medarbetarskap är vidare två viktiga delar i den raktiva arbetsplatsen och behöver göras till föremål för särskilda insatser. Arbetet vid universitetet är krävande och ambitionerna i utvecklingsplanen kräver särskilda insatser för vidareutveckla och förädla former för medarbetares delaktighet i arbetsplatsens utveckling och ledares kapacitet fungera och utvecklas i sin roll; allt i syfte nå målen som ss för utbildning och forskning. Behovet av insatser drivs inte minst av det faktum många medarbetare har ett stort eget ansvar för arbetsuppgifter inom både forskning, utbildning och administration. Det finns också en förväntan om ett sådant ansvar ingår i arbetsuppgifterna som medarbetare vid universitetet. En övertänkt och systematisk hantering av både ledarskap och medarbetarskap är också en fördel vid kompetensförsörjning i och med det ökar universitetets raktivitet som arbetsplats. Kraven på både effektivitet och kvalitet i verksamhetsstödet inom universitet och högskolor har ökat över tid. Från en situation när verksamhetsstödet var marginellt både till storlek och betydelse så har ökade krav, både från studenter, lärare, forskare och från omgivningen, lett till verksamhetsstöd med hög kvalitet har fått en allt större betydelse för den långsiktiga kvaliteten i forskning och utbildning. Det finns idag också en mängd verksamhetskritiska system som byggts upp på lärosätes- eller sektorsnivå. Samtidigt ökar också kraven på stödet organiseras kostnadseffektivt vilket blir än mer viktigt i tider av ekonomisk åtstramning och ökad konkurrens om ekonomiska medel. Det är också nödvändigt dimensionera verksamhetsstödet i en dialog med kärnverksamhetens behov och utifrån dess volym för uppnå en följsamhet dem emellan. SUHF:s arbete med en ny redovisningsmodell harmoniserar kostnadsredovisningen mellan olika lärosäten. I de första jämförelserna som gjorts är tendensen mindre lärosäten andelsmässigt har en något högre kostnad för verksamhetsstödet än de större lärosätena. Det torde finnas en del stordriftsfördelar som mindre lärosäten särskilt behöver finna former för uppnå inom ramen för den verksamhetsvolym som man har. En tidigare genomförd jämförelse mellan Mittuniversitet och två andra universitet har också visat på särskilda möjligheter uppnå en ökad effektivitet och kvalitet inom vissa funktioner vid lärosätet. Statens satsning på en särskild servicemyndighet som förutsätts vara en resurs för delar av STRATEGI FÖR VERKSAMHETENS FÖRUTSÄTTNINGAR 5
verksamhetsstödet innebär enskilda myndigheter för mer generella administrativa uppgifter antingen måste effektivisera sin verksamhet för forts organisera stödet i egen regi eller klara av gå från utförare till beställare i de fall delar av verksamhetsstödet ska läggas över på servicemyndigheten. Generellt torde i vilket fall som helst beställarkompetensen behöva utvecklas som en del i arbetet med bättre formulera kvalitetskriterier och servicenivåer och möjliggöra en diskussion om hur utförandet på bästa sätt organiseras. Verksamhetsstödet kan delas upp på flera olika sätt. I ett viktigt avseende kan man utgå från i vilken mån stödet är generellt eller specifikt. Det leder till två huvudgrupper av verksamhetsstöd, dels det som är neutralt i förhållande till vilken del av kärnverksamheten som stöds, dels det som är beroende av en nära anpassning till varierande förutsättningar och behov inom kärnverksamheten. För vart och ett behöver särskilda insatser formuleras och för den tidigare kategorin kan det finnas möjligheter söka samverkan med andra lärosäten, andra myndigheter eller den nyligen bildade servicemyndigheten. För den senare kategorin är det snarare förmågan arbeta nära de olika akademiska miljöerna som har avgörande betydelse. Mittuniversitetet har beslutat om en förändrad organisation som innebär det administrativa stödet samlas på två nivåer; central nivå och fakultetsnivå, med en ämnesorienterad avdelningsstruktur inom fakulteterna och en funktions- eller områdesindelad struktur inom gemensam förvaltning och bibliotek. Detta hänger samman med ambitionerna organisera vissa uppgifter centralt och vissa uppgifter nära kärnverksamheten, men i båda fallen på ett sådant sätt stödet kan genomföras effektivt och med den kvalitet som efterfrågas. Ett genomgående tema i diskussionen om verksamhetsstöd är balansen mellan kostnadseffektivitet å ena sidan och kvalitetskrav och servicenivåer å andra sidan. Sådana resonemang behöver klargöras för kontinuerligt kunna följa upp och förändra verksamhetsstödet. Det innebär även former för dialog och samverkan inom universitetet för hela tiden forma stödet utifrån verksamhetens behov. Universitetsbiblioteket är en central verksamhet för universitetet. Inom universitetsbiblioteket finns ett sedan tidigare genomfört strategiarbete som hanterar frågor kring de särskilda förändringar som nya medieformer och förändrade behov från forskare och studenter ställer. Flera av dessa frågor är också inkluderade i universitetets strategier för forskning och utbildning. I den mån ytterligare frågeställningar är aktuella så bör de bli föremål för särskilda insatser även inom detta strategiarbete. 6 STRATEGI FÖR VERKSAMHETENS FÖRUTSÄTTNINGAR
3 Strategier 3.1 Ledarskap, medarbetarskap, lika villkor Mål Mittuniversitetet ska präglas av alla människors lika värde och ge alla lika villkor. Detta innefar såväl anställda som studenter. Ledarskapet ska präglas av professionalism och engagemang och chefer ska utgöra goda föredömen. Det ska finnas en levande dialog kring verksamhetens behov och inriktning, en god arbetsmiljö och ett utvecklande medarbetarskap. Alla människors lika värde är en självklar och grundläggande förutsättning för verksamheten vid Mittuniversitetet. Såväl anställda som studenter ska behandlas och bemötas med respekt och värdighet och hänsyn ska tas till olikheter för främja individens möjligheter till arbete eller studier. För ett universitet är kompetenta och engagerade medarbetare en nyckelresurs. Därigenom blir ett gott ledarskap, ett väl fungerande medarbetarskap och en positiv arbetsmiljö särskilt viktiga framgångsfaktorer. Ledare på alla nivåer ska vara engagerade och utgöra goda föredömen. Insatser: Lika villkorsarbetet ska förankras och integreras i det dagliga arbetet i alla verksamheter Värdegrundsarbetet behöver utvecklas. Ett professionellt ledarskap och former för en långsiktig ledarförsörjning ska stärkas. En god arbetsmiljö och ett utvecklande medarbetarskap ska stärkas. 3.2 Kvalitet och effektivitet i stödverksamhet Mål Mittuniversitetets lärosätesövergripande stödverksamhet ska präglas av professionalism, effektivitet och hög kvalitet. Mittuniversitetets verksamhetsnära processer ska kännetecknas av behovsanpassning, utvecklingsinriktning och tydlighet. STRATEGI FÖR VERKSAMHETENS FÖRUTSÄTTNINGAR 7
Delar av stödverksamheten bör i första hand organiseras lärosätesövergripande och utifrån enhetlighet och professionalism. Det gäller sådant stöd vars genomförande inte är direkt avhängigt av vilken del av den övriga verksamheten som stöds, det vill säga exempelvis ekonomi, personal, IT, lokaler samt delar av den fakultetsorganiserade administrationen. För denna del av det administrativa stödet behöver behov, organisation och uppdrag kopplas till kvalitetsnivåer och kostnader och det är nödvändigt med ett gott ledarskap så styrning, arbetssätt, processer, system och strukturella lösningar kan förändras för ökad kvalitet och effektivitet. Universitetets så kallade verksamhetsnära processer (för närvarande internationalisering, samverkan, lika villkor, kvalitetsutveckling, implementering av grundutbildningsstrategin och implementering av forskningsstrategin) kräver en bred samverkan, utifrån akademins skiftande behov, inom universitetet och har en direkt kvalitetspåverkan på universitetets kärnverksamhet. Dessa arbetsformer behöver kontinuerligt utvecklas. Även processen informationsförsörjning har en direkt kvalitetspåverkan på universitetets kärnverksamhet, men dess insatser återfinns under kapitel 3.3 Universitetsbiblioteket. Insatser: Utveckla verksamhetsstyrningen för kunna säkra relationen mellan behov, kvalitet, uppdrag och kostnader. Effektivisera stödverksamheten genom analys och utveckling av processer, struktur och systemlösningar. Utveckla styrning och arbetssätt för de verksamhetsnära processerna. Utveckla formerna för ledningsstöd. 3.3 Universitetsbiblioteket Mål Universitetsbiblioteket/LRC ska vara en viktig resurs för utbildning och forskning vid Mittuniversitetet samt erbjuda kreativa mötesplatser fysiskt och virtuellt. Universitetsbiblioteket/LRC ska aktivt delta i och stödja en ökad informationskompetens hos studenter, lärare och anställda. Ytterst är universitetsbiblioteket en del av kärnverksamheten på så sätt läsande är en central del av all forskning och högre utbildning. Sedan lång tid tillbaka är det en självklarhet böcker och tidskrifter vinner på hanteras av en central processägare, det vill säga ett bibliotek. Det moderna universitetsbibliotekets huvuduppdrag är i vid bemärkelse bedriva lärandestöd. Man kan påstå UB/LRC har en samlande position för lärandestödsprocessen vid Mittuniversitetet. Detta förstärks vid de lärosäten som likt Mittuniversitetet har gett biblioteket ett utvidgat uppdrag i bedriva pedagogisk/didaktisk stödverksamhet. 8 STRATEGI FÖR VERKSAMHETENS FÖRUTSÄTTNINGAR
UB/LRC har en central roll i stödja och verka i de olika processer som bidrar till studenterna får den bästa tänkbara utbildningen, det handlar om stödjande och utvecklande insatser riktade till både universitetets lärare och studenter. Till detta kommer en växande publiceringsstödsverksamhet som riktar sig mot forskningen och som växer i spåren av ett ökat nationellt fokus på bibliometrisk uppföljning av forskningens genomslag. Insatser: Säkerställa informationsförsörjningen genom etablera nya plformar för dialog och utveckla en flexibel budgetmodell Säkerställa en systematisk användning och integreringen av UB/LRC:s stödjande verksamheter i lärosätets utbildningar Leda en process som arbetar fram former för en sömlös integrering av lärandestödet vid lärosätet oavsett organisatorisk avdelning Utveckla bibliotekets publiceringsstödsverksamhet i riktning mot ett Centrum för publiceringsstöd STRATEGI FÖR VERKSAMHETENS FÖRUTSÄTTNINGAR 9
4 Genomförande, uppföljning och utvärdering De strategier som identifierats i detta dokument, se avsnitt 3, ska preciseras och konkretiseras i handlingsplaner per område. Instruktioner för hur handlingsplanerna ska vara utformande kommer finnas. I handlingsplanerna ska framkomma prioriteringsordning vad gäller såväl aktiviteter/projekt inom planerna som mellan dem. Aktiviteterna ska utgå utifrån respektive mål. I planerna ska även redan påbörjade aktiviteter/projekt inordnas så ett samlat grepp tas. Exempel på sådana påbörjade projekt/aktiviteter är etablerandet av servicecenter, utveckling av stödsystem, t.ex. tjänsteplaneringsverktyget men också organisationsöversyn förvaltning etc. Utgångspunkt för framtagandet av handlingsplanerna är omvärldsanalyser, dialoger och kravfångst från berörda intressenter. Dessa intressenter kan vara medarbetare/funktioner inom såväl kärnverksamhet som stödverksamhet, men i ett bredare perspektiv även studenter, blivande studenter, alumner, Mittuniversitetets samarbetspartner, myndigheter etc. En del i arbetet med handlingsplanerna är ta fram indikatorer för verksamhetens förutsättningar. Indikatorerna ska avspegla strategins målformuleringar vad gäller effektivitet och kvalitet i de administrativa processerna, lika villkorsfrågor, ledar- och medarbetarskap, arbetsmiljö samt bibliotekets verksamhet. Rektors ledningsgrupp (RLG) fungerar som styrgrupp i arbetet med strategin och handlingsplanerna. Detta innebär RLG har det övergripande ansvaret samordna arbetet med handlingsplanerna. Utvärdering av strategin och avrapportering till styrelse ska ske fortlöpande. Under 2017 ska en samlad utvärdering genomföras med avseende på genomförda aktiviteter och uppnådda effekter. 10 STRATEGI FÖR VERKSAMHETENS FÖRUTSÄTTNINGAR
871 88 Härnösand 851 70 Sundsvall 831 25 Östersund 0771-97 50 00 miun.se