STYRDOKUMENT Dnr V 2017/493 HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR UNIVERSITETSGEMENSAMMA SAMARBETSAVTAL MED UTOMEUROPEISKA UNIVERSITET Publicerad Beslutsfattare Ansvarig funktion medarbetarportalen.gu.se/styrdokument Rektor International Centre Beslutsdatum 2017-06-12 Giltighetstid Sammanfattning Tillsvidare Göteborgs universitet arbetar aktivt med utbyte och andra former av samverkan med partneruniversitet världen över. Rektor beslutade 1996-04-17 och 2005-05- 23 om riktlinjer för slutande av samarbetsavtal på universitetsgemensam nivå med utländska universitet. Detta dokument är en revidering av den handläggningsordning för universitetsgemensamma samarbetsavtal med utländska universitet som rektor beslutade om 2012-10-23 och berör universitetsgemensamma samarbetsavtal med utomeuropeiska universitet med huvudsakligt fokus på utbildningsområdet. Avtal knutna till en specifik finansiering såsom exempelvis Linnaeus-Palme eller Erasmus+ programmet där finansiären ger instruktioner och mallar för avtal och kontrakt hanteras enligt särskild ordning, vilket även är fallet för utbildningssamarbete som leder till en dubbel/multipel eller gemensam examen. Forskningssamarbetsavtal och avtal inom uppdragsverksamhet är också undantagna från denna handläggningsordning.
HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR UNIVERSITETS- GEMENSAMMA SAMARBETSAVTAL MED UTOM- EUROPEISKA UNIVERSITET Bakgrund Utbyten och andra former av samverkan med partneruniversitet världen över regleras i avtal. Avtalen syftar till att säkerställa säkra och goda förhållanden för universitetets medarbetare och studenter under de aktiviteter som de deltar i inom respektive samarbete samt att förebygga tvister mellan samarbetsparterna. Goda rutiner kring avtalshantering bidrar också till att universitetet ses som en attraktiv samarbetspartner. Avtal om samarbete med utländska universitet, högskolor och institut inom utbildning och/eller forskning kan slutas på universitetsgemensam-, fakultets- eller institutionsnivå, beroende på avtalets omfattning samt samarbetspartnerns organisatoriska ställning, vilket beskrivs i detalj nedan. Universitetsgemensamma samarbetsavtal med huvudsakligt fokus inom utbildning handläggs av International Centre medan universitetets Forsknings- och innovationskontor handlägger avtal inom forskningssamverkan och uppdragsverksamhet. Denna handläggningsordning beskriver huvudsakligen hanteringen av samarbetsavtal med utomeuropeiska universitet. Anledningen till detta är att samarbeten med lärosäten inom Europa ofta är knutna till specifik finansiering inom de utbildningsprogram som Europeiska kommissionen erbjuder (huvudsakligen inom Erasmus+ programmet) där finansiären tillhandahåller instruktioner och mallar för avtal. Det senare gäller även de utomeuropeiska aktiviteterna inom såväl Erasmus+- som Linnaeus-Palme programmet som är undantagna i denna handläggningsordning. Även utbildningssamarbete gällande specifika, begränsade aktiviteter såsom olika projekt eller de som leder till en dubbel/multipel eller gemensam examen styrs och hanteras vid Göteborgs universitet enligt särskild ordning. En annan form av samarbeten som inte hanteras i denna ordning är samarbeten i olika nätverk. Avtalshantering på olika nivåer inom universitetet Avtal med utländska universitet skall i första hand upprättas på den operativa nivån och reciprocitet beaktas vad gäller underskrifter, d.v.s. personer i samma position skriver under för båda parter. Nedan beskrivs de generella skillnaderna mellan avtal på olika nivåer inom universitetet avseende beredning, undertecknande och administration av aktiviteterna i avtalet. I de fall motparten kräver att avtal sluts på en övergripande nivå trots att avtalet avser institutions-/fakultetsnivå kan avtalet efter undertecknande av prefekt/dekan i undantagsfall tillstyrkas av rektor genom underskrift. Universitetsgemensamma avtal Bereds vid International Centre. Undertecknas av rektor. Aktiviteter inom avtalet administreras av ansvarig handläggare vid International Centre i samråd med ansvarig vid fakultet/institution. 2 (4)
Fakultetsavtal Bereds vid fakulteten. Undertecknas av dekan. Aktiviteter inom avtalet administreras av ansvarig vid fakultet. Institutionsavtal Bereds vid institutionen 1. Undertecknas av prefekt. Aktiviteter inom avtalet administreras av ansvarig vid institutionen 1. Utformning av universitetsgemensamma samarbetsavtal med utomeuropeiska universitet Samarbetsavtal med utomeuropeiska universitet kan se olika ut beroende på vilka aktiviteter avtalet ska reglera och vilka lagar och regler de ingående parterna har att förhålla sig till. För Göteborgs universitet bör universitetsgemensamma samarbetsavtal med utomeuropeiska universitet: vara så konkreta som möjligt vad gäller innehåll och samarbetsformer, klart ange samt eventuellt minimera ekonomiska åtaganden för universitetet, inte omfatta en alltför lång löptid (inledningsvis tre (3) år och maximalt fem (5) år), kunna sägas upp med rimligt varsel (maximalt sex (6) månader). Universitetsgemensamma samarbetsavtal med utomeuropeiska universitet ska: vara förenliga med svensk lagstiftning, inte innehålla villkor oförenliga med intellektuell och akademisk frihet och inte diskriminera på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, civilstånd eller ålder, vara förenliga med universitetets policy och handlingsplan för jämställdhet och likabehandling (Dnr V 2015/249). Punkterna ovan reglerar utformning och innehåll i de universitetsgemensamma samarbetsavtalen med utomeuropeiska universitet, men de kan med fördel användas för liknande avtal på fakultets- och institutionsnivå. International Centre ansvarar för utformningen av samarbetsavtal med utomeuropeiska universitet på universitetsgemensam nivå, men ger också stöd till fakulteter och institutioner i frågor rörande utomeuropeiska avtal oavsett nivå. I detta stöd ingår att mallar för samarbetsavtal med utomeuropeiska universitet på fakultets- och institutionsnivå finns tillgängliga i universitetets medarbetarportal. Arbetsgång för universitetsgemensamma samarbetsavtal med utomeuropeiska universitet Alla samarbetsavtal, där rektors underskrift krävs, skall innan underskrift sker, beredas av International Centre. På universitetsgemensam nivå kan samarbetsavtal slutas när de initierats av universitetsledningen, 1 Vid några av universitetets fakulteter har fakultetsnivån fått i uppdrag att även hantera institutionernas avtal. 3 (4)
verksamheten, presumtiva samarbetspartners eller utifrån det strategiska arbetet vid International Centre som sker i samarbete med utbildningsnämnden och verksamheten. I syfte att kontinuerligt hålla frågan om de universitetsgemensamma avtalen a jour bereder årligen International Centre ett underlag, som visar nuvarande avtal liksom förslag på förändringar, som presenteras och diskuteras i utbildningsnämnden. De universitetsgemensamma avtalen ska ämnesmässigt vara så breda som möjligt så att de gynnar och används av flertalet fakulteter samt vara kvalitetsdrivna. För att förankra förslagen i verksamheten skickar International Centre ett PM som beskriver den potentiella partnern till fakulteter och institutioner som ombeds avge svar inom tre till fyra veckor (bilaga 1). Universitetet strävar efter att minst hälften av fakulteterna ska ha möjlighet att nyttja de föreslagna aktiviteterna med den potentiella partnern. Om så är fallet föredras förslaget för rektor som därefter fattar beslut. Denna arbetsgång gäller såväl nya avtal som vid revidering av tidigare ingångna avtal. 4 (4)
Bilaga 1 Mall för PM till fakultetskanslierna/motsvarande med beskrivning av utomeuropeiska universitet för bedömning av fakulteternas intresse för nya/reviderade universitetsgemensamma samarbetsavtal Följande grunduppgifter skall täckas in i de PM som International Centre tar fram inför verksamhetens ställningstagande om nya/reviderade universitetsgemensamma samarbetsavtal med utomeuropeiska universitet. Lärosätets storlek och ålder. Statligt eller privat lärosäte. Campus eller cityuniversitet och möjlighet till studentboende. Land, stad och närhet till exempelvis svenska företag och andra organisationer. Kartläggning av det aktuella lärosätets övriga avtal med internationella partners. Ackreditering, ranking eller liknande utmärkelser för utbildningskvalitet. Utbildningsområden inklusive befintligt program- och kursutbud för utbytesstudenter på engelska Eventuella begränsningar i ämnen och/eller program- och kursutbud för utbytesstudenter. Utbildningssystem inklusive poängsystem. Terminstider. Eventuellt söktryck/intresse från GU-studenter och motivering till landet/regionen. Kartläggning av GU:s befintliga partnerlärosäten i det aktuella landet/regionen. Forskningskontakter via bibliometriska undersökningar och kartläggning på GU:s webbsidor. International Centre 1 (1) Rosenlundsgatan 4, Box 100, 405 30 Göteborg 031 786 00 00 www.gu.se