6 februari 2002 NR. 4/2002 INNEHÅLL Kopiera gärna FörbundsInfo Inför bokslut och årsredovisning 2001 Så var det dags igen att upprätta bokslut och årsredovisning. I detta FörbundsInfo ges bland annat information om pensionsavsättningar, tips vid upprättande av årsredovisning och information om årets insamling av ekonomisk statistik. Bilagor: Branschanpassning av årsredovisning för Svenska kyrkans församlingar och samfälligheter, KRED rekommenderar Ekonomisk flerårsöversikt i förvaltningsberättelsen Handläggare: Ekonomikonsulent Anders Granberg, tel 08 737 71 21, Konsulent Göran Abbemark, tel 08 737 71 35 Svenska kyrkans Församlingsförbund S:t Eriksgatan 63, 112 34 Stockholm Tel. 08-737 70 00 Telefax 08-653 40 79 E-post forsamlingsforbundet@svenskakyrkan.se Hemsida: www.svenskakyrkan.se/forsamlingsforbundet Ansvarig utgivare Förbundsdirektör Torbjörn Zygmunt Serviceenheten Redaktör Lars Lidström Utsänds till grupp 1 (arbetsgivare)
Inför bokslut och årsredovisning De nya redovisningsreglerna vad gäller? Från och med 1 januari 2001 omfattas Svenska kyrkan av bokföringslagen (1999:1078) och årsredovisningslagen (1995:1554). Till dessa lagar kommer de särskilda inomkyrkliga bestämmelserna om redovisning för församlingar och samfälligheter i 47 kap. kyrkoordningen. Bestämmelserna i kyrkoordningen, t.ex. kravet på finansieringsanalys, är att betrakta som kompletteringar till den allmänna lagstiftningen och innebär i viss mån en skärpning i förhållande till vad som annars skulle ha gällt enbart av lag. 2001 års årsredovisning är den första årsredovisningen där lagens krav är tvingande. Branschanpassning av årsredovisningen Reglerna om årsredovisningens innehåll och form finns i årsredovisningslagen. De grundläggande principerna är kraven på överskådlighet och god redovisningssed och kravet på att resultaträkning, balansräkning och noter skall upprättas som en helhet och ge en rättvisande bild av organisationens ställning och resultat. Redovisningslagstiftningen har karaktär av ramlagstiftning vilket innebär att vissa branschanpassningar måste göras. Som bilaga till detta FörbundsInfo bifogas en ny utgåva av Branschanpassning av årsredovisning för Svenska kyrkans församlingar och samfälligheter De revideringar som gjorts är i huvudsak att: tilläggsupplysning om ägare till mark och byggnader i samfälligheter utgår. tilläggsupplysning om skulder till kreditinstitut avseende lån mot bakgrund av inbetalning till Svenska kyrkans försäkringsförening utgår. tilläggsupplysningarna om församlingskyrkas fastighetsfond som tidigare utgjorde två separata upplysningar har sammanlagts till en upplysning. tilläggsupplysning om gravskötselskuld har förändrats i innehåll. kassaflödesanalysen har kompletterats med kommentarer och hjälpblanketter i bilaga. språklig bearbetning och nya exempel. Ny rekommendation från KRED ekonomisk flerårsöversikt i förvaltningsberättelsen Årsredovisningens förvaltningsberättelse skall utformas så att den kompletterar den information som ges i resultaträkning, balansräkning, finansieringsanalys och noter. Målet är att förvaltningsberättelsen, tillsammans med övrig information i årsredovisningen, skall ge en så allsidig bild som möjligt av den enskilda församlingens/samfällighetens ekonomiska förhållanden. 2
I årsredovisningslagens 6 kap. 1 framgår att: Förvaltningsberättelsen skall innehålla en rättvisande översikt över utvecklingen av företagets [församlingens/samfällighetens] verksamhet, ställning och resultat. Bokföringsnämnden (BFN 96:6) konstaterar att: Även om tyngdpunkten läggs vid det gångna räkenskapsåret bör översikten utformas så att utvecklingen över en längre period (normalt fyra till fem år) framgår. Omfattningen och utformningen av en sådan översikt anpassas till bolagets historia, storlek och komplexitet. Detta innebär att branschspecifika förutsättningar måste beaktas vid utformningen av förvaltningsberättelsens flerårsöversikt för Svenska kyrkans församlingar och samfälligheter, allt för att skapa en så bred bild som möjligt av verksamhetens ekonomiska förutsättningar. Mot bakgrund av detta har Svenska kyrkans redovisningskommitté, KRED, utgett en rekommendation som syftar till att klargöra KRED:s uppfattning om god redovisningssed vid utformning av flerårsöversikten i årsredovisningens förvaltningsberättelse. Skriften finns som bilaga till detta FörbundsInfo. När skall årsredovisningen vara färdig och fastställd? Årsredovisningen skall överlämnas till revisorerna senast fyra månader efter räkenskapsårets utgång. Detta innebär att kyrkorådet/kyrkonämnden måste ha upprättat och behandlat årsredovisningen senast den 30 april året efter det år årsredovisningen avser. Samtliga ordinarie kyrkoråds-/kyrkonämndsledamöter skall underteckna årsredovisningen. Det är således det nya kyrkorådet/kyrkonämnden som undertecknar årsredovisningen trots att de inte var valda och därmed hade det ekonomiska ansvaret för verksamhetsåret 2001. I kyrkoordningen anges att kyrkofullmäktige/samfällda kyrkofullmäktige beslutar om årsredovisningen. Dock anger varken årsredovisningslagen eller kyrkoordningen när årsredovisningen skall fastställas. Det är emellertid lämpligt att fullmäktige/samfällda fullmäktige fastställer årsredovisningen senast 30 juni. Förklaringen till detta är årsredovisningslagens krav på att årsredovisning skall finnas tillgänglig för alla intresserade senast 6 månader efter årets utgång. Ett förfarande där årsredovisningen fastställs senare än det datum då den enligt lag skall vara offentlig bör följaktligen undvikas. Årsredovisning och verksamhetsuppföljning Många gånger uppstår begreppsförvirring om vad som avses med årsredovisning respektive verksamhetsuppföljning. Årsredovisningens innehåll regleras i lag och syftar primärt till att beskriva ekonomisk ställning och resultat. Årsredovisningen utgår sålunda från församlingen/samfälligheten som en ekonomisk helhet. Årsredovisningslagen är i grund och botten utformad för att spegla det informationsbehov som finns runt ett aktiebolag. En principiellt viktig skillnad mellan aktiebolag och trossamfund, i dessa sammanhang, består i hur pengar och verksamhet förhåller sig till varandra. I ett aktiebolag är verksamhet medlet för att uppnå målet som utgörs av pengar i form av vinst. I ett trossamfund som Svenska kyrkan är pengar medlet för att 3
uppnå målet i form av verksamhet. Detta gör att en årsredovisning inte uppfyller hela det informationsbehov som finns inom Svenska kyrkan eftersom vårt mål är verksamhet i form av att fira gudstjänst, bedriva undervisning samt utöva diakoni och mission. Det är följaktligen här verksamhetsuppföljningen kommer in i bilden. Verksamhetsuppföljningens innehåll finns varken reglerat i lag eller i kyrkoordning. Svenska kyrkans församlingar/samfälligheter och stift har en reglerad budgetprocess som innebär att fullmäktige skall fastställa en plan för verksamhet och ekonomi. Genom kravet på upprättande av en plan för verksamhet och ekonomi förutsätter emellertid kyrkoordningen även att planen följs upp, det vill säga att det sker en verksamhetsuppföljning. Verksamhetsuppföljningen utgör en analys och beskriver verksamhet och ekonomi på verksamhetsnivå, detta i motsats till årsredovisningen som utgår från församlingen/samfälligheten som en helhet. När det gäller samfälligheter finns ett krav i kyrkoordningens 47 kap. 12 på att församlingar i samfälligheter skall avge en verksamhetsberättelse. Denna bestämmelse syftar till att säkerställa att samfälligheten får information om hur anslagna medel använts i församlingarna. Församlingarnas verksamhetsberättelser är de grundläggande dokumenten när samfälligheten utformar sin verksamhetsuppföljning, en verksamhetsuppföljning som omfattar all verksamhet i hela samfälligheten. Behovet av verksamhetsuppföljning kan även ses mot bakgrund av kyrkoordningens bestämmelser om god ekonomisk hushållning och om kyrkorådets/- kyrkonämndens uppgift att: uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på församlingens ekonomiska ställning (kyrkoordningen 4 kap. 6 ). KRED har utgett skriften Årsredovisning och verksamhetsuppföljning, där skillnaden mellan de olika dokumentens syfte och innehåll beskrivs mer i detalj. 4
Att tänkta på Behandling av årets resultat i begravningsverksamheten I begravningslagen regleras att begravningsavgiften skall fastställas på grundval av en särredovisning av verksamhetens intäkter och kostnader. Begravningsavgiften får enbart användas till begravningsverksamheten. I samband med bokslutet sammanställs därför begravningsverksamhetens intäkter och kostnader i den särskilda Resultatsammanställning för begravningsverksamheten. Årets resultat skall alltid reserveras för begravningsverksamheten genom att föras till särskilda avräkningskonton. Förfarandet med avräkningskonton gör att begravningsverksamhetens resultat inte påverkar huvudmannens eget kapital. Detta eftersom begravningsverksamhetens intäkter och kostnader alltid är lika stora i resultaträkningen genom detta förfarande. Detta förfarande går till så att årets resultat enligt resultatsammanställningen för begravningsverksamheten förs över till balansräkningens konton Avräkning med begravningsverksamheten med resultatkonto Begravningsverksamhet, resultatutjämning över åren som motkonto. Beroende på om resultatet innebär ett överskott eller underskott gäller olika avräkningskonton. Nedan presenteras hanteringen av årets resultat för begravningsverksamheten. För mer information se skriften Modell för särredovisning av begravningsverksamhetens intäkter och kostnader utgiven av Församlingsförbundet. Överskott 2001 I de fall begravningsverksamhetens intäkter varit större än kostnaderna förs överskottet in i balansräkningen som en skuld till begravningsverksamheten. Kontering enligt Kyrk-BAS 99 - Överskott Debet - konto 6994 Begravningsverksamhet, resultatutjämning över åren Kredit - konto 2880 Avräkning med begravningsverksamheten Underskott 2001 I de fall begravningsverksamhetens kostnader varit större än intäkterna förs underskottet in i balansräkningen som en fordran på begravningsverksamheten. Kontering enligt Kyrk-BAS 99 - Underskott Debet - konto 1683 Avräkning med begravningsverksamheten Kredit - konto 3121 Begravningsverksamhet, resultatutjämning över åren 5
Återföring av 2000 års överskott/underskott I bokslut 2001 skall ingen reglering av tidigare års överskott/underskott göras. Detta betyder således att begravningsverksamhetens resultat för år 2000 skall finnas kvar på konto 2880 alt. konto 3121. Vilken internränta skall användas i begravningsverksamheten? För att få en korrekt bild av begravningsverksamhetens kostnader och intäkter är det mycket viktigt att verksamheten belastas med sina samtliga kapitalkostnader, såväl avskrivningar som internränta. Vilken internränta skall då användas i samband med upprättandet av begravningsverksamhetens resultatsammanställning för 2001? Församlingsförbundet har för året 2001 rekommenderat en internränta på 4,5 procent. Den grundas på årsgenomsnittet för 5-åriga statsobligationer 1999. Det innebär en eftersläpning på två år. De församlingar och samfälligheter som har följt förbundets rekommendation använder samma internränta såväl i budget 2001 som i bokslut 2001. De församlingar och samfälligheter som har använt sig av andra internräntor, exempelvis ett prognosvärde om förväntad statslåneränta för år 2001, måste i bokslutet avstämma den prognostiserade räntan med räntans faktiska utfall. En prognostiserad ränta medför således en ökad osäkerhet när det gäller att budgetera begravningsverksamhetens kostnader. Internräntan beräknas på kvarvarande bokfört värde, d.v.s. efter avskrivningar på respektive anläggningstillgång (nominell metod). För ytterligare information se Modell för särredovisning av begravningsverksamhetens intäkter och kostnader som kan beställas från Församlingsförbundet. Personalkostnader i resultaträkning och noter En vanlig fråga var ifjol hur det kommer sig att raden personalkostnader i resultaträkningen inte motsvarade summan av den tilläggsupplysning som då benämndes personalkostnader, och som nu benämns Löner, arvoden och sociala kostnader. Svaret står att finna i att noten inte är en specifikation, utan en tilläggsupplysning. Arvoden till förtroendevalda utgör enligt kontoplanen inte en personalkostnad utan en förvaltningskostnad. Detta har sin bakgrund i att styrelsearvoden och motsvarande inte anses vara en kostnad för själva produktionen av tjänster i organisationen. Således skall arvoden till de förtroendevalda bokföras i kontogrupp 64. Genom att bokföra kostnaderna där kommer de att hamna på raden Övriga externa kostnader i resultaträkningen. I noten löner, arvoden och sociala kostnader skall emellertid såväl löner som arvoden till förtroendevalda framgå. Detta gör att notens belopp kommer att avvika från summan av raden personalkostnader i resultaträkningen. Uppgiften utgör således en tilläggsupplysning till resultaträkningen och inte en specifikation av posten. 6
Pensionsavsättningar På samma sätt som vid upprättandet av årsredovisning för år 2000 skall även i år avsättningar ske för under året intjänad pension. Pensionsrätt intjänas från och med fyllda 28 år. Intjänad avgiftsbestämd pensionsrätt enligt Kyrkans PFA 2000 tryggas fortlöpande genom en tjänstepensionsförsäkring i Svenska kyrkans försäkringsförening. Även all intjänad pensionsrätt fram till den 31 december 1999 enligt de tidigare gällande pensionsavtalen tryggas på detta sätt. De premier som arbetsgivaren betalar till Svenska kyrkans försäkringsförening avser avgiftsbestämda delar av ålderspension och efterlevandepension enligt Kyrkans PFA 2000. Premiens storlek framgår av faktura från försäkringsföreningen och kostnaden bokförs på konto 7410 Premier till Svenska kyrkans försäkringsförening. Förmånsbestämda delar i pensionsavtalet pensionsrätt för inkomster över 7,5 förhöjda prisbasbelopp (kompletterande ålderspension) kan inte försäkras förrän vid pensionsavgången då förmånens storlek slutligen kan fastställas. Detsamma gäller för intjänad pensionsrätt enligt de tidigare gällande pensionsavtalen som genom övergångsregler tillämpas för vissa grupper av anställda (se FörbundsInfo 32/2000). Inte heller visstidspensioner eller övriga direktutbetalda pensioner försäkras löpande. Detta medför att det finns tre grupper av pensionsförmåner som måste tryggas genom att man i balansräkningen gör avsättningar för årets intjänade pensionsrätt. Dessa är: Kompletterande ålderspensioner Pensioner kopplade till övergångsbestämmelser (intjänade efter 1 januari 2000): o Arbetstagare födda 1937 och tidigare, där PA-KL fortfarande tillämpas. o Arbetstagare födda 1939 och tidigare, där PA 91 fortfarande tillämpas (präster). Visstidspensioner och övriga direktutbetalda pensioner. När en församling/samfällighet utfäster pensioner till anställda och icke säkerställer dessa pensioner genom tecknande av pensionsförsäkring talar man om pensionering i egen regi. Församlingens/samfällighetens förpliktelser att i framtiden utbetala pensioner har härvid ett nuvärde, bestämt för varje anställd. Detta nuvärde kan beräknas enligt försäkringstekniska grunder eller enligt schablonmässiga grunder. Försäkringsföreningen har även i år begränsad möjlighet att utföra försäkringstekniska beräkningar. Församlingsförbundet presenterar därför i följande material en schablonmässig beräkningsgrund. Beräkningsgrunden utgör samma modell som presenterades i FörbundsInfo 4/2001. Kompletterande ålderspension Den kompletterande ålderspensionen innebär att arbetstagaren på pensionsgrundande inkomster överstigande 7,5 förhöjda prisbasbelopp erhåller en förmånsbestämd pension som utgör 62,5 % av den pensionsgrundande inkomsten. För att erhålla hel kompletterande ålderspension fordras 30 intjänandeår. 7
För närvarande kan inte den kompletterande ålderspensionen tryggas löpande genom tjänstepensionsförsäkring eftersom den slutgiltiga pensionen inte kan fastställas förrän vid pensionstillfället. Detta medför att denna pensionsförmån måste tryggas genom avsättning i balansräkningen. En avsättning av årets intjänade pensionsrätt skall följaktligen ske för alla som har en pensionsgrundande inkomst över 7,5 förhöjda prisbasbelopp, det vill säga 282 750 kronor. Beräkning av intjänad pension och hantering i räkenskaperna Församlingsförbundet rekommenderar en schablonberäkning där den under året intjänade pensionen beräknas till 37,5 % av den pensionsgrundande inkomsten som överstiger 282 750 kronor. Kostnaden för årets intjänande av pensionsrätt enligt kompletterande ålderspension bokförs på konto: 7422 Förändring av pensionsskuld för kompletterande ålderspension Pensionsavsättningen bokförs på konto: 2212 Avsättning för kompletterande ålderspension Pensioner kopplade till övergångsbestämmelser (PA-KL, PA 91) 1 Intjänad pensionsrätt, från och med 1 januari 2000, för arbetsstagare för vilka övergångsbestämmelser tillämpas, kan försäkras först i samband med pensionsavgången. Fram till dess skall den, liksom den kompletterande ålderspensionen, tryggas genom avsättning i balansräkningen. Därför kommer hela kostnaden för försäkringen, för tiden från 1 januari 2000 fram till pensionsdagen, att betalas genom ett engångsbelopp vid pensionstillfället. Beräkning av intjänad pension och hantering i räkenskaperna För de personer som omfattas av övergångsbestämmelserna skall olika procentsatser tillämpas beroende på om lönen överstiger eller understiger 282 750 kronor. Vid beräkning av årets intjänade pensionsrätt/avsättning rekommenderar Församlingsförbundet att en schablonmetod används. Pensionsrättens/avsättningens storlek beräknas på den pensionsgrundande inkomsten och beräknas enligt tabellerna nedan: Intjänad pensionsrätt/pensionsavsättning År 2001 För inkomster upp till 7, 5 förhöjda prisbasbelopp (282 750 kr) Årets intjänade pensionsrätt/pensionsavsättning 4,00 % För inkomster över 7, 5 förhöjda prisbasbelopp (282 750 kr) Årets intjänade pensionsrätt/pensionsavsättning 37,50 % 1 Arbetstagare födda 1937 och tidigare, där PA-KL fortfarande tillämpas. Arbetstagare födda 1939 och tidigare, där PA 91 fortfarande tillämpas 8
Exempel: Vid en pensionsgrundande inkomst på 300 000 kr skall följande avsättning göras: 4 % av 282 750 kr = 11 310 kr 37,5 % av 17 250 kr (300 000 kr 282 750 kr) = 6 469 kr = 17 779 kr Kostnaden för de under året intjänade pensionerna skall bokförs på konto: 7423 Förändring av pensionsskuld kopplade till övergångsbestämmelser i avtal Avsättningen skall bokföras på konto: 2213 Avsättning för pensioner kopplade till övergångsbestämmelser i avtal Visstidspensioner och övriga direktutbetalda pensioner Visstidspensioner enligt PA-KL är inte lämpliga att försäkras på grund av de samordningsbestämmelser som finns. I stället administreras visstidspensionerna som en av arbetsgivaren direktbetald pension. Pensionen kan dock på arbetsgivarens uppdrag och mot särskild avgift administreras av Svenska kyrkans försäkringsförening. Avsättning skall göras för intjänade visstidspensioner och övriga direktutbetalda pensioner med ett belopp som motsvarar den kostnad som väntas belasta församlingen/samfälligheten i framtiden. Den under året intjänade pensionsrätten för visstidspensioner och övriga direktutbetalda pensioner bokförs på konto: 7490 Övriga pensionskostnader Avsättningen bokförs på konto: 2219 Avsättning för övriga pensioner 9
Särskild löneskatt på pensionskostnader Särskild löneskatt på pensionskostnader (SLP) utgår med 24,26 % av kostnaden för utfästa tjänstepensioner och utgår oavsett om pensionen tryggas genom tjänstepensionsförsäkring eller pensionsavsättning på balansräkningen. Den särskilda löneskatten betalas in till skattemyndigheten enligt de ordinarie rutinerna för F-skatt. Underlag för särskild löneskatt är: Premie för avgiftsbaserad ålderspension (faktureras av Försäkringsföreningen) Premie för riskförsäkring (Försäkringsföreningen) Premie för avgiftsbefrielseförsäkring (FORA försäkringscentralen) Avsättningar till pensioner: o Kompletterande ålderspensioner o Pensioner kopplade till övergångsbestämmelser o Visstidspensioner/övriga direktutbetalda pensioner. För att få fram det totala löneskatteunderlaget på premie för avgiftsbaserad ålderspension måste en summering göras av två belopp. Dels det ackumulerade premiebeloppet på ordinarie månadsfakturan i december 2001, beloppet finns angivet på fakturaspecifikationen efter texten summa preliminär årskostnad 2001. Dels den +/- premie som finns på avstämningsfakturan som skickades ut i mars 2001. Beloppet på avstämningsfakturan finns efter texten Återstår att debitera. I undantagsfall kan flera avstämningsfakturor än den i mars ha förekommit. För att få fram avstämningspremien jämförs Summa slutlig årskostnad för 2000 på den senaste avstämningsfakturan med Summa preliminär årskostnad för 2000 på decemberfakturan 2000. Beslut har fattats om att i januari 2003 skicka ut underlag för särskild löneskatt till samtliga arbetsgivare som betalat premier till Svenska kyrkans försäkringsförening under 2002. Ett totalbelopp kommer att redovisas till varje arbetsgivare. Frågor om detta kan ställas till Försäkringsföreningens kundtjänst, tel 020-55 45 35. 10
Insamling av ekonomisk statistik för år 2001 Svenska kyrkan har ett ärende för hela folket. Genom kyrkofonden visar församlingarna en ömsesidig solidaritet. Det sker en utjämning av de ekonomiska förutsättningarna så att det blir möjligt att upprätthålla en rikstäckande verksamhet. Texten är hämtad från inledningstexten till kyrkoordningens elfte avdelning, den avdelning som berör ekonomi och egendom. För att en utjämning skall kunna ske finns ett inomkyrkligt utjämningssystem. Uppbyggnaden av utjämningssystemet framgår av kyrkoordningens 44 kapitel. För att kunna beräkna varje församlings/samfällighets utjämningsnetto måste statistik insamlas. I kyrkoordningen 44 kap. 21 fastställs att församlingar och stift är skyldiga att lämna de ekonomiska och statistiska uppgifter som behövs för den ekonomiska utjämningen. Vidare anges att kyrkostyrelsen får utfärda närmare bestämmelser om dessa uppgifter samt om förseningsavgifter för den som inte lämnar uppgifterna i tid. Insamling av ekonomisk statistik (ekonomisk redogörelse) har skett under en rad år. Syftet med statistiken är emellertid inte bara att förse utjämningssystemet med uppgifter, utan används även till Sveriges nationalräkenskaper. På uppdrag av Svenska kyrkan har Statistiska Centralbyrån (SCB) utformat ett nytt system för insamling och granskning av den ekonomiska redogörelsen för församlingar/samfälligheter. Systemet bygger på att insamlingen av uppgifter sker via en elektronisk blankett. 80 församlingar/samfälligheter utnyttjade möjligheten att testa systemet avseende bokslutsåret 2000. Från och med 2001 års bokslut har Svenska kyrkan beslutat att ingen pappersblankett skall skickas ut. Insamlingen av uppgifter sker då enbart via elektronisk blankett. Församlingen/samfälligheten hämtar den elektroniska blanketten inklusive bakgrundsdata via Internet, sparar den, fyller i bokslutsuppgifter samt skickar tillbaka den ifyllda blanketten till SCB, också via Internet. I början av mars kommer blanketten med utförliga anvisningar att skickas till församlingens/samfällighetens officiella e-postadress. Precis som tidigare är de efterfrågade uppgifterna nära kopplade till branschanpassning av årsredovisningen för Svenska kyrkans församlingar och samfälligheter och Kyrk-bas 99. I detta sammanhang kan även påpekas att den elektroniska blanketten innehåller ett antal automatiska kontroller som hjälper församlingen/samfälligheten att granska och rätta uppgifterna innan de skickas till SCB. Om ni har frågor rörande var ni ska hämta den elektroniska blanketten, hur ni ska spara den samt eller hur ni ska registrera i den är ni välkomna att ringa till Svenska kyrkans kanslistöd, tel 018-16 97 00. 11