Anvisningar för ifyllande av ansökningar till Radiohjälpen för internationella ändamål (ver 1.02 oktober 2012) Radiohjälpen har i oktober 2012 beslutat att avveckla det tidigare digitala ansökningssystemet Orbelon och återgår därmed tills vidare till manuell hantering av ansökningsformulär. Samtidigt har ett eget internt projekthanteringssystem tagits fram, vilket kommer att underlätta överblicken över och uppföljningen av ansökningar och projekt. För att ytterligare underlätta detta och säkerställa att all nödvändig information finns i ansökningarna har Radiohjälpen samtidigt tagit fram nya mallar för ansökningarna. Dessa mallar finns både på engelska och svenska. I första hand vill vi, att ni använder er av de svenska mallarna, eftersom svenska är arbetsspråket på Radiohjälpens kansli och det språk på vilket underlag till styrelsen läggs fram. Organisationer med omfattande verksamhet i fält, där huvuddelen av projektansvaret ligger på lokalanställd personal kan dock använda sig av de engelskspråkiga mallarna. Mallarna kommer att uppdateras vid behov. Den nu föreliggande mallen, version 1.0(sv) kommer i första hand att testas inför styrelsemötena i november 2012 och mars 2013. Detta dokument skall ge ytterligare handledning i hur projektansökningarna ska fyllas i. Förhoppningsvis ska detta dokument kunna svara på de frågor som kan komma upp. Avsnittsnumreringen och numreringen av enskilda rutor är densamma i den engelska och den svenska versionen. Rutornas storlek anpassas automatiskt uppåt för att rymma den nödvändiga informationen. Det är dock önskvärt, att denna funktion i möjligaste mån inte används, då vi gärna ser korta och tydliga ansökningar. Skulle det finnas mycket ytterligare information som ni vill ha med, som t ex originalansökningar från era lokala partners eller utförliga budgetdokument, rekommenderar vi att ni bifogar dem som bilagor till ansökan och noterar detta under avsnitt 10. Ansökningsdatum finns angivet på Radiohjälpens hemsida, www.radiohjalpen.se. För att en ansökan ska kunna behandlas vid nästa styrelsemöte skall komplett ansökan ha inkommit till Radiohjälpen senast den dag som anges på hemsidan. Har organisationen aldrig beviljats pengar från Radiohjälpen tidigare ska dessutom en separat ansökan om att godkännas som partner lämnas in till Radiohjälpen. Detta görs med fördel innan en projektansökan inlämnas. Ansökan om att godkännas som partner ska innehålla information om organisationens uppbyggnad, styrelsemedlemmar med kontaktinformation, de två senaste årsberättelserna, utdrag från styrelseprotokoll som bekräftar behörig firmatecknare samt kopia på aktuellt registreringsbevis. En separat mall för denna ansökan kommer att tas fram under 2013. En organisation kan aldrig söka mer än 250 000 kronor första gången man söker pengar från Radiohjälpen. Innan organisationen kan söka medel för nya projekt skall det första projektet ha rapporterats och godkänts av Radiohjälpen.
1. Projektet 1.1 Det datum ni färdigställer ansökan och skickar in den till Radiohjälpen. 1.2 Namn på er organisation. 1.3 Lämnas tom och ifylles av Radiohjälpen. 1.4 Projektet ska ha ett namn som kan användas för att referera till detsamma. 1.5 Land (eller länder) som projektet äger rum i. 1.6 Den summa ni ansöker om. Det ska vara samma summa som anges i budgeten under punkt 6. 1.7 Ange i drop-down-listan vilken fond ni söker pengar från (om det är en riktad ansökan). Söker ni en kombination av fonder, så ange det. Vet ni inte vilken fond ni söker från och vill lämna in en generell ansökan väljer ni Alla tillgängliga fonder. 2. Formella detaljer 2.1 Kontaktinformation till den person som ansvarar för projektet 2.1.1 Namn på projektansvarig 2.1.2 Postadress till organisationen 2.1.3 E-mailadress till den projektansvarige 2.1.4 Telefonnummer till den projektansvarige, fast telefon eller mobil. 2.2 Information om den sökande organisationen 2.2.1 När grundades organisationen (år) 2.2.2 När påbörjade organisationen sitt internationella biståndsarbete (år) 2.2.3 Hur många medlemmar har organisationen? 2.2.4 Hur många av dessa medlemmar räknas som aktivt deltagande i organisationens verksamhet? 2.2.5 Namn och titel på den person som enligt styrelseprotokoll eller motsvarande är behörig firmatecknare. 2.2.6 Total omsättning förra året enligt årsredovisningen 2.2.7 Egeninsamlat bistånd förra året (alltså inte institutionella medel) 2.2.8 Organisationsnummer 2.2.9 Ange girokonto där ni önskar att eventuellt bidrag från Radiohjälpen ska sättas in. Detta måste vara ett 90-konto. 3. Sammanfattning 3.1 Ange det datum då insatsen enligt plan ska påbörjas. Alla datum anges i formatet yyyymm-dd, t ex 2012-05-25. 3.2 Ange planerat slutdatum (sista dag för aktivitetsperioden). 3.3. Ange det datum ni önskar inlämna slutrapporten till Radiohjälpen. Tänk på, att detta datum skall den totala rapporten vara klar och reviderad och alla överblivna medel ska vara återbetalade till Radiohjälpen. Ett rimligt rapportdatum kan vara sex till nio månader efter avslutat projekt. Längre avstånd mellan projektavslut och rapport bör diskuteras i förväg med Radiohjälpen och motiveras väl i bilaga.
4. Insatsens mål Här ska målet för insatsen anges och alla aktiviteter beskrivas. Tänk på, att ni ska förklara hur de beskrivna aktiviteterna leder fram till insatsmålen och hur dessa bidrar till att uppfylla det övergripande målet för insatsen. Har ni en separat LFA-analys, så bifoga den i en bilaga. 4.1 Här ska det problem beskrivas som er insats skall åtgärda. Komplettera gärna med en kort beskrivning av det generella läget i området där projektet ska genomföras men det viktigaste är, att ni noga beskriver vad som föranleder den föreslagna insatsen. Vilket är det övergripande målet som insatsen ska bidra till att uppnå? 4.2 Här ska ni beskriva insatsmålen. Vilka är de konkreta insatsmålen för denna insats? 4.3 Beskriv målgruppen, både med hänsyn till storlek och sammansättning. Består målgruppen huvudsakligen av barn, flyktingar, äldre, landsbygdsbefolkning, etc. Fördelning på män och kvinnor. 4.4 Här ska ni beskriva hur målgruppen har valts ut. Varför är just denna grupp i behov av stöd? Vid insatser som riktar sig till individer snarare än samhällen hur väljs dessa individer ut (t ex vid distribution av livsmedel eller återuppbyggnad av hus)? Vem gör urvalet? 5. Insatsens aktiviteter 5.1 Här fyller ni i en beskrivning av de planerade aktiviteterna. Vem är ansvarig för att dessa genomförs? Vem gör vad? 5.2 Här förklarar ni vilka mätbara resultat som aktiviteterna ovan ska leda till. Hur mäts resultaten? Vilka är indikatorerna? Vem mäter resultaten? 5.3 Om projektplanen består av olika aktiviteter som ska genomföras sekventiellt kan detta beskrivas här med tidsplan för de olika aktiviteterna. 5.4 Beskriv er exit strategy här. Ska insatsen tas över lokalt? Vilken är er roll i framtiden? Finns det en bärkraft i projektet så att det ska klara sig utan externt stöd? 6. Budget Budgetposterna skall vara tydliga och uppföljningsbara. Samma budgetposter skall presenteras med utfall i slutrapporten. Om organisationen vill lämna in en noggrannare och mer specificerad budget görs detta i bilaga. Siffrorna skall vara i svenska kronor (heltal, inga ören), inget annat. För administrationskostnaderna finns tre möjligheter 0%, 7% och 15%. 15%-nivån får enbart väljas för projekt som finansieras från organisationens garanterade medel från Världens Barninsamlingen. Alla andra fonder berättigar till maximalt 7% i administrativa kostnader. I vissa undantagsfall kan Radiohjälpen bevilja bidrag utan något extra administrativt stöd, därav valmöjligheten 0%. Observera, att administrationskostnaderna enligt ovan skall omfatta revision av projektet (för insatser under 200 000 kronor räcker det med en godkänd revisor, över 200 000 kronor måste revisorn vara auktoriserad) och er egen uppföljning. Radiohjälpen begär inte, att sökande organisation ska prestera en finansiell egeninsats men välkomnar detta, då det tyder på ett större engagemang från organisationens sida. Om Radiohjälpens bidrag är tänkt att vara en del i en större insats skall budgeten beskriva den del som Radiohjälpen är tänkt att finansiera. Finns ingen specifik budget för varje givare, utan om pengarna går in i en gemensam pott, skall budgetposterna beräknas procentuellt mot det totala bidraget. Den totala budgeten anges då under 7.7.
7. Genomförande part 7.1 Här ska den organisation anges som kommer att ansvara för implementeringen av insatsen anges. Är det samma som den sökande organisationen anges detta. 7.2 Är det så, att ansökande och implementerande organisation inte är samma juridiska person ska förhållandet mellan dessa anges här. Ni ska också ange vilken roll eventuella nätverk som er organisation ingår i spelar. Alla organisationer som på något sätt har ett ansvar för genomförandet av insatsen skall anges. De avtalsvillkor som överenskommes mellan er och Radiohjälpen skall, inklusive krav på revision, föras vidare till förmedlande och genomförande parter (om detta innebär hantering av projektmedel). Kopior på sådana avtal ska bifogas ansökan. 7.3 Beskriv hur länge den genomförande parten har varit aktiv med relevanta insatser i det berörda området. 7.4 Om er organisation inte är den organisation som genomför projektet på plats ska ni här beskriva vilken roll er organisation spelar vid planering och uppföljning av insatsen. Har ni en aktiv roll ska denna beskrivas. 7.5 Här beskriver ni hur den totala finansieringen av projektet ser ut. Radiohjälpens bidrag får inte användas som egeninsats i projekt som samfinansieras med Sidas CIVSAM-enhet eller genom organisationer som har ramavtal med Sida/CIVSAM. Enda undantaget är om det rör sig om organisationens garanterade medel från Världens Barn-insamlingen. Medel som samlats in på detta sätt härrör från en aktiv insamlingsinsats från organisationen och kan därför betraktas som egeninsamlade medel. Vill organisationen använda Radiohjälpens medel som egeninsats i projekt som finansieras från EU ska ni kontakta Radiohjälpen på förhand för att erhålla ett skriftligt godkännande av detta. 7.6, 7.7 Radiohjälpen välkomnar samfinansiering med andra givare. Sådan samfinansiering ska anges med summa och övriga finansiärer. Dessutom ska ni här ange om samma insats (eller en tidigare fas av samma insats) tidigare erhållit stöd från Radiohjälpen. 8. Uppföljning och utvärdering 8.1 Här ska ni beskriva hur den löpande (dagliga) uppföljningen (monitoring) av insatsen kommer att göras. Vem ansvarar för den? Hur ser informationflödet ut? 8.2 Här beskriver ni hur slutresultaten av insatsen kommer att utvärderas. Tänker ni genomföra externa utvärderingar av insatsen ska detta också anges här. Radiohjälpen förbehåller sig rätten att ta del av sådana utvärderingar av insatser som finansierats med Radiohjälpens medel. 8.3 Denna punkt är knuten till fråga 5.4 om exit strategy men fokuserar mer på hur ni ämnar säkerställa, att de positiva effekter som insatsen lett till lever kvar efter avslutat projekt. 9. Riskanalys 9.1 Beskriv här alla risker för ett framgångsrikt genomförande av insatsen som ni har identifierat. Detta gäller både externa och projektspecifika risker. 9.2 Beskriv de åtgärder ni vidtar/vidtagit för att a) minimera att riskerna inträffar och b) om de ändå inträffar, minimera skadeverkningarna av dem. Har ni en separat riskanalys eller riskmatris bifogar ni den i bilaga. 9.3 Här beskriver ni ert ställningstagande till den bedömda risknivån. Ni lämnar en kort analys över varför ni anser det vara värt att gå vidare med projektet och en kort bedömning av hur stora riskerna är för att projektet måste avbrytas helt.
10. Bilagor Lista alla bilagor som ni bifogar ansökan. Detta kan vara t ex en specificerad budget, en LFAanalys, utvärderingar av tidigare verksamhet, fullständig ansökan från samarbetsorganisation eller internationellt nätverk, kopior på avtal med era samarbetspartners, etc. 11. Undertecknande Ort och datum för undertecknandet samt namn och titel på projektansvarig (bör överensstämma med motsvarande uppgifter under 2.1