TRELLEBORGS KOMMUN Protokollsutdrag 1 (4) Mötesdatum Servicenämnden 2016-06-14 Plats och tid Ö Torps församlingshem kl. 13.00-14.45 Beslutande Lina Wedin Hansson (MP) Andreas Persson (S) Rickard Johansson (SÖS) Bo Andersson (C) Olof Blennhede (L) Hanna Skånberg (S) Anders Yngve (S) Göran Persson (M) Tjänstgörande ersättare Tomas Tigerschiöld (MP), ersättare för Martin Andersson (SD) Christer Holst (M), ersättare för Linda Strandfjäll (M) Ulla Thornberg (M), ersättare för Fredrik Schlyter (M) Ersättare Jonas Ralving (L) Jan Persson (S) Margaretha Kroon (S) Sten Andersson (M) Övriga Eva-Lena Sanderberg Bitr. förvaltningschef, Serviceförvaltningen Henrik Alkevall Fastighetschef, Serviceförvaltningen Gertie Lindberg Avdelningschef, Serviceförvaltningen Stefan Andersson IT-chef, Serviceförvaltningen Camilla Lippe Nämndsekreterare, Serviceförvaltningen Justeringens plats och tid Österg 71, 16 jun 2016 kl.15.00 Paragrafer 90-104 Sekreterare Ordförande Justerare Camilla Lippe Lina Wedin Hansson (MP) Bo Andersson (C) Olof Blennhede (L)
TRELLEBORGS KOMMUN Protokollsutdrag 2 (4) Mötesdatum Servicenämnden 2016-06-14 ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Servicenämnden den 2016-06-14 Datum för anslags uppsättande 2016-06-20 Datum för anslags nedtagande 2016-07-11 Förvaringsplats Serviceförvaltningen Underskrift Camilla Lippe
TRELLEBORGS KOMMUN Protokollutdrag Datum Servicenämnden 2016-06-14 3 (4) 97 Granskning av lokalförsörjningen Dnr SEN 2015/366 Ärendebeskrivning Kommunrevisorerna i Trelleborg har genomfört en granskning av kommunens övergripande lokalförsörjningsprocess och har skickat granskningsrapporten för yttrande till Kommunstyrelsen och Servicenämnden. Servicenämnden beslutade 2016-02-02 11 att ställa sig bakom revisionens rapport. Kommunfullmäktige beslutade 2016-02-29 22 att servicenämnden skall återkomma med utförda åtgärder till kommunfullmäktige senast i september år 2016 samt, att lägga granskningen till handlingarna. Beredning Granskningsrapporten framförde några rekommendationer avseende lokalförsörjningen: - att lokalförsörjningsplanen kompletteras med en övergripande strategi eller princip som tydliggör i vilken ordning som nämndernas lokalbehov ska tillgodoses; förhyrning internt/externt, genom nyproduktion eller lokalbanken - att lokalförsörjningsplanen kompletteras med en sammanfattning av nämndernas totala lokalbehov - att avsnittet om Lokalbank i skrivelsen Principer för Interna hyresavtal i Trelleborgs kommun lyfts in i lokalförsörjningsplanen - att planer tas fram för utvecklingsfastigheter och tomma lokaler - att lokalförsörjning ingår i servicenämndens interna kontroll. Förvaltningen framför som svar på hur arbetet med lokalförsörjningen fortskrider: - att serviceförvaltningen i samarbete med kommunledningsförvaltningen utarbetar strategi för hur nämndernas lokalbehov ska tillgodoses - att nämndernas totala lokalbehov bör inarbetas i revideringen av lokalförsörjningsplanen - att Principer för Interna hyresavtal bör revideras bland annat med anledning av införandet av komponentavskrivning, - att ett införande av lokalbank bör utredas utifrån kostnader, handlingsutrymme och tidsperspektiv, Justerares signatur Utdragsbestyrkan
TRELLEBORGS KOMMUN Protokollutdrag Datum Servicenämnden 2016-06-14 4 (4) - att serviceförvaltningen tillsammans med kommunledningsförvaltningen tar fram plan för tomma lokaler, - att föreslå lokalförsörjningen som en kontrollpunkt till intern kontrollplan för 2017. Beslut Servicenämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att genomföra i yttrandet föreslagna åtgärder samt att överlämna yttrandet till kommunfullmäktige. Det bör noteras att fastighetsbeteckningen avseende Bösarp 15:2 är felaktig i revisionsrapporten. Skickas till Kommunfullmäktige Justerares signatur Utdragsbestyrkan
www.pwc.se Revisionsrapport - Utkast Uppföljning granskning lokalförsörjning Alf Wahlgren Kommunrevisionen Trelleborg November/2015
Innehåll 1. Sammanfattning...2 1.1. Rekommendationer...2 2. Inledning...4 2.1. Bakgrund...4 2.2. Syfte och Revisionsfrågor...4 2.3. Revisionskriterier...4 2.4. Kontrollmål...4 2.5. Avgränsning...4 2.6. Metod...4 3. Iakttagelser och bedömningar...6 3.1. Sammanfattning föregående granskning...6 3.2. Finns det mål och strategier för lokalförsörjningen?...6 3.2.1. Iakttagelser...6 3.2.2. Bedömning... 8 3.3. Finns det aktuellt underlag och planer för lokalförsörjningen?...8 3.3.1. Iakttagelser... 8 3.3.2. Bedömning...9 3.4. Finns det alternativa lokaler för kommunens verksamheter?...9 3.4.1. Iakttagelser...9 3.4.2. Bedömning... 11 3.5. Ingår lokalförsörjning i servicenämndens interna kontroll?...11 3.5.1. Iakttagelser... 11 3.5.2. Bedömning... 11 4. Revisionell bedömning... 12 4.1. Rekommendationer... 12 Bilagor... 13 5. Appendix akut lokalförsörjning... 14 5.1. Bakgrund... 14 5.2. Brådskande ordförandebeslut... 14 5.2.1. Kommentarer... 15 November 2015 1 av 15
1. Sammanfattning År 2012 genomfördes en granskning av servicenämndens hantering av lokalförsörjning och internuthyrning i Trelleborgs kommun. Granskningen utmynnade i bedömningen att servicenämnden till stora delar bedriver en ändamålsenlig verksamhet avseende lokalförsörjning och internuthyrning. I kommunrevisionens risk- och väsentlighetsanalys inför revisionsåret 2015 identifierades lokalförsörjningsfrågan som angelägen att följa upp. Syftet med den föreliggande uppföljningen är att bedöma om servicenämnden säkerställt en ändamålsenlig lokalförsörjningsprocess och om den interna kontrollen är tillräcklig. Utifrån granskningens revisionsfråga gör vi bedömningen att servicenämnden till största delen säkerställt en ändamålsenlig lokalförsörjningsprocess men att den interna kontrollen är otillräcklig. Bedömningen bygger på att servicenämnden upprättat en lokalförsörjningsplan som innehåller strategier för lokalförsörjningen kopplat till kommunens översiktsplan, vision, mål, program samt prognoser för tillväxt och befolkningsökning. Strategier för alternativa lokalförsörjningslösningar ingår också i planen. Det saknas dock en övergripande strategi eller princip som tydliggör i vilken ordning som nämndernas lokalbehov ska tillgodoses; förhyrning internt/externt, genom nyproduktion eller genom lokalbanken. Servicenämnden har inte formulerat något specifikt mål för lokalförsörjningen, utan målen utgörs indirekt av respektive nämnds och förvaltnings behovsinventering. Serviceförvaltningen har återkommande lokalförsörjningsmöten med styrelse och nämnder och lokalförsörjningsplanen bygger på aktuella underlag och planer. I lokalförsörjningsplanen redovisas ett antal tänkbara alternativa lokaler för kommunens verksamheter, men inga konkreta planer på hur de tomma fastigheterna och lokalerna kan användas permanent. Lokalförsörjning ingår för närvarande inte i servicenämndens interna kontroll. 1.1. Rekommendationer Efter granskning och bedömning av samtliga kontrollmål rekommenderar vi: att lokalförsörjningsplanen kompletteras med en övergripande strategi eller princip som tydliggör i vilken ordning som nämndernas lokalbehov ska tillgodoses; förhyrning internt/externt, genom nyproduktion eller lokalbanken att lokalförsörjningsplanen kompletteras med en sammanfattning av nämndernas totala lokalbehov att avsnittet om Lokalbank i skrivelsen Principer för Interna hyresavtal i Trelleborgs kommun lyfts in i lokalförsörjningsplanen November 2015 2 av 15
att planer tas fram för utvecklingsfastigheter och tomma lokaler att lokalförsörjning ingår i servicenämndens interna kontroll November 2015 3 av 15
2. Inledning 2.1. Bakgrund År 2012 genomfördes en granskning av servicenämndens hantering av lokalförsörjning och internuthyrning i Trelleborgs kommun. Granskningen utmynnade i bedömningen att servicenämnden till stora delar bedriver en ändamålsenlig verksamhet avseende lokalförsörjning och internuthyrning. I kommunrevisionens risk- och väsentlighetsanalys inför revisionsåret 2015 identifierades lokalförsörjningsfrågan som angelägen att följa upp. 2.2. Syfte och Revisionsfrågor Har servicenämnden säkerställt en ändamålsenlig lokalförsörjningsprocess och är den interna kontrollen tillräcklig? 2.3. Revisionskriterier Reglemente, inventering: Lokalbehov i Trelleborgs kommun 2011-2015, Kf-, Ks- och nämndsprotokoll, delegationsordningar, samt mål- och budgetdokument. 2.4. Kontrollmål Finns det mål och strategier för lokalförsörjningen? Finns det aktuellt underlag och planer för lokalförsörjningen? Finns det alternativa lokaler för kommunens verksamheter? Ingår lokalförsörjning i servicenämndens interna kontroll? 2.5. Avgränsning I uppföljningen kommer införande av internhyressättningen inte att granskas och bedömas. Anledningen är att sedan den förra granskningen genomfördes har förutsättningarna för serviceförvaltningen förändrats dels genom att en ny servicenämnd tillträtt efter valet och dels genom att en ny förvaltningschef tillträtt under året. Dessa förändringar i serviceförvaltningens verksamhet innebär att uppföljningen i praktiken blir en delvis ny granskning. Granskningen avser verksamhetsåret 2015 och fokuserar på servicenämndens hantering av lokalförsörjning. Då utvecklingen av antalet ensamkommande flyktingbarn som kommer till Trelleborg ökat dramatiskt de senaste månaderna och den därmed ökade pressen på kommunen att ordna med transitlokaler så infogas en nulägesbeskrivning i ett avslutande appendix. 2.6. Metod Underlaget som rapporten bygger på utgörs av skriftliga (styrdokument) och muntliga (intervjuer) källor. De granskade styrdokumenten utgörs av dokument som har bäring på servicenämndens arbete med lokalförsörjning. November 2015 4 av 15
Intervjuer har genomförts med förvaltningschef. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av intervjuade. November 2015 5 av 15
3. Iakttagelser och bedömningar 3.1. Sammanfattning föregående granskning Granskningens revisionsfråga var om servicenämnden bedriver en ändamålsenlig verksamhet avseende lokalförsörjning och internuthyrning. I granskningen framkom att en kartläggning och dokumentering har skett av de kommunala verksamheternas lokalbehov. En upprättad och aktuell lokalförsörjningsplan fanns i form av en dokumenterad inventering Lokalbehov i Trelleborgs kommun 2011-2015. I granskningen konstaterades att interna hyresavtal har upprättats mellan servicenämnden och verksamheterna men att det finns brister vad gäller hyresspecifikationer på olika kostnadsslag och att löpande uppdateringar av gamla hyresavtal inte gjorts. Vidare framkom brister i hyresavtalen gällande gränsdragningen för utläsande av ansvarsfördelning utifrån rollen som hyresgäst och hyresvärd. Det noterades att det fanns ett pågående arbete med nya principer om de interna hyresavtalen. De nya principerna kring hyresavtalen bedömdes vara ett steg i en riktning som skulle underlätta rollen som hyresgäst och hyresvärd och förtydliga förhållandet mellan servicenämndens ansvar och de beställande nämndernas ansvar och befogenheter. Underhållsfaktorer skulle bli tydligare då fastighetens underhållsnivå bestäms i förväg i samband med upprättande av hyresavtal och därmed undviks att en underhållsskuld byggs upp. I rapporten påpekades att dåvarande investeringsprocess kunde innebära situationer där kortsiktiga behov inte kunnat tillgodoses. Av tjänsteskrivelsen om förslag till ny investeringsprocess framgår bl.a. att fokus läggs på ett långsiktigt investeringsarbete och att interna kontrollrutiner införs för större projekt överstigande fem miljoner. I granskningen gjordes bedömningen att servicenämnden till stora delar bedriver en ändamålsenlig verksamhet avseende lokalförsörjning och internuthyrning. Nedan redovisas gjorda iakttagelser och bedömningar i granskningen. 3.2. Finns det mål och strategier för lokalförsörjningen? 3.2.1. Iakttagelser Servicenämndens uppgifter och mål inom lokalförsörjning samt ny-, om- och tillbyggnadsverksamhet I servicenämndens reglemente 1 framgår nämndens uppgifter avseende lokalförsörjning: att ansvara för den övergripande lokalplaneringen och lokalförsörjningen genom att bland annat hålla sig väl förtrogen med det kommunala fastighetsbeståndet och lokalerna samt behovet av eventuell utökning eller minskning av beståndet 1 Beslutat av kommunfullmäktige 28 feb 2011, 101 November 2015 6 av 15
att medverka i de kommunala verksamheternas lokalbehovsplanering och utforma olika alternativa lokallösningar att för kommunens lokalförsörjning tillhandahålla och förvalta lokaler, med undantag för specialbyggnader såsom vattenverk, avloppsreningsverk, pumpstationer, ställverk och motsvarande För ny-, om- och tillbyggnadsverksamheten gäller: att ansvara för ny-, om- och tillbyggnad i förhållande till verksamhetens behov att ta fram underlag så att kommunfullmäktige kan fatta beslut om flerårsplan för fastighetsinvesteringar samt om investeringsanslag för att genomföra investeringsprojekt att inom beviljade investeringsanslag genomföra ny-, om- och tillbyggnad att lämna slutredovisning till kommunfullmäktige efter uppdragets genomförande I servicenämndens budget för 2015 finns inget mål som explicit rör lokalförsörjning. Däremot bedöms i budgeten att samarbetsstukturer med övriga förvaltningar och externa fastighetsägare samt att möta kärnverksamheternas förändrade behov som strategiskt viktiga frågor de kommande åren. Lokalförsörjningsplan 2016-2020 På servicenämndens sammanträde den 15 september 2015 behandlades ett ärende som rörde kommunens lokalförsörjning. I ärendebeskrivningen står det: I enlighet med reglementet ska servicenämnden upprätta en lokalförsörjningsplan. Servicenämnden beslutade att godkänna lokalförsörjningsplanen och översända den till kommunstyrelsen. Lokalförsörjningsplanen 2016-2020 är ett dokument på 32 sidor plus tre bilagor. Inledningsvis slås det fast, att underlag till kommunfullmäktiges beslut om flerårsplan för fastighetsinvesteringar och investeringsanslag bygger på att servicenämnden i samarbete med övriga nämnder årligen sammanställer en reviderad lokalförsörjningsplan, och att lokalförsörjningsplanen bygger på behov som uppkommer utifrån demografiska förändringar, ändrad lagstiftning samt byggnadernas åldersstruktur. I inledningen konstateras också att det krävs en tydlig och sammanhängande koppling mellan vision, mål, program och prognoser för att lokalförsörjningsplanen ska uppfattas som adekvat och realistisk. Det innebär att översiktsplanen som beskriver kommunens vision för den framtida utvecklingen hänger ihop med mål- och programarbete för markförvärvning och markförsäljning samt bostadsförsörjning och uppföljnings av befolkningsprognosen. I en bilaga 1 till lokalförsörjningsplanen åskådliggörs hur helheten och processen kring lokalförsörjning kan beskrivas, och det anges att det är av stor vikt att en översyn görs över hur hela processen ska fungera, i syfte att utveckla arbetet med lokalförsörjningsplanen. Bilagan bifogas granskningsrapporten (bilaga 1). Syftet med lokalförsörjningsplanen beskrivs vara att ge en helhetsbild över kommunens lokaler och lokalförsörjning samt skapa förutsättningar för en gemensam planering och samordning kring kommunens lokalförsörjning. Planen synliggör de behov som nu före- November 2015 7 av 15
ligger inom olika verksamheter och bygger på de förändringar som antas för den närmaste femårsperioden. Huvuddelen av lokalförsörjningsplanen 2016-2020 beskriver lokalsituationen och lokalbehovet för respektive nämnd. Lokalförsörjningsplanen innehåller också en genomgång av egna fastigheter och inhyrda fastigheter och lokaler, hyressättningsprinciper (internt och externt), en redovisning av utvecklingsfastigheter/lediga lokaler, befolkningsprognos, riktlinjer för bostadsförsörjning och en redovisning av planerat underhållsbehov. Faktaruta: I kommunen finns 2 total mer än 251 000 kvm lokalytor i olika objekt. Ca 52 % eller 131 000 kvm utgörs av skollokaler och mer än 23 % eller 57 000 kvm är lokaler för vård och omsorg. Av den totala ytan 251 000 kvm utgör 186 000 kvm eller 74 % direkt kommunägda fastigheter. Av de inhyrda fastigheterna förhyrs ca 75 % eller 49 000 kvm från TrelleborgsHem. Trelleborgs kommun är därmed den enskilt största hyresgästen i TrelleborgsHem. Andra externa hyresvärdar är bl.a. Riksbyggen, HSB, Alsingevallen och Akelius. Aktuella hyreskontrakt är tecknade som löpande avtal i enlighet med hyreslagen. Lokalförsörjningsplanen omfattar inte tekniska fastigheter, processbyggnader eller anläggningar som förvaltas av tekniska förvaltningen. Behov för kommunala bolag och privata entreprenörer som erbjuder kommunal service som exempelvis friskola ingår heller inte. 3.2.2. Bedömning Av granskningen framgår att servicenämndens lokalförsörjningsplan innehåller strategier för lokalförsörjningen kopplat till kommunens översiktsplan, vision, mål, program samt prognoser för tillväxt och befolkningsökning. Vidare innehåller lokalförsörjningsplanen även strategier för alternativa lokalförsörjningslösningar. Dock saknas en övergripande strategi som tydliggör i vilken ordning som nämndernas lokalbehov ska tillgodoses; förhyrning internt/externt eller genom nyproduktion. Servicenämnden har inte formulerat något specifikt mål angående lokalförsörjning. Målen utgörs i stället indirekt av respektive nämnds och förvaltnings behovsinventering. Utifrån gjorda iakttagelser bedömer vi att det finns strategier för lokalförsörjningen men inga av servicenämnden uttalade mål. 3.3. Finns det aktuellt underlag och planer för lokalförsörjningen? 3.3.1. Iakttagelser I lokalförsörjningsplanen redovisas under rubriken Metod underlaget till planen. Inledningsvis beslutade kommunledningsgruppen i augusti 2014 att genomföra en inventering som skulle ligga till grund för en lokalförsörjningsplan som även skulle innefatta en investerings- och driftskostnadsredovisning. 2 Uppgifterna hämtade från lokalförsörjningsplanen 2016-2020 November 2015 8 av 15
I intervju uppger servicenämndens förvaltningschef bakgrunden och förutsättningarna för framtagandet av lokalförsörjningsplanen 2016-2020, och nämner att kommunledningsgruppen beslutade att man skulle lära sig lokalförsörjning genom att jobba autodidakt under första året för att få fram ett lokalförsörjningsarbete som kan utvecklas efter hand. Det sattes upp ett antal tidpunkter och man försökte få det att hänga ihop med andra viktiga dokument som skall beslutas politiskt. Det beslutades också, inom ramen för de lokalförsörjningsmöten som redan påbörjats, att försöka få in det långsiktiga behovet och få det att bli en del av det löpande arbetet. Därefter tog förvaltningschefen fram ett första underlag som kommunicerades med respektive förvaltning på ett lokalförsörjningsmöte för att säkerställa vilka uppgifter som respektive förvaltning skulle ta fram. Under våren 2015 har inventeringen återrapporterats och därutöver har lokalförsörjningsmöten med samtliga förvaltningar pågått med olika intervaller. I intervju uppger servicenämndens förvaltningschef att lokalförsörjningsmöten med förvaltningarna innebär träffar med bildnings- och socialförvaltningen ca en gång varannan månad, kulturoch fritidsförvaltningen en gång i kvartalet och övriga förvaltningar en till två gången per år. Protokoll med fasta rubriker förs vid lokalförsörjningsmötena. Utöver underlaget från samtliga förvaltningars inventeringar så ingår en utredning som bildningsförvaltningen lät göra under våren 2015. Utredningen är en uppdatering av en tidigare gjord utredning och redogör för bildningsförvaltningens lokalsituation, förvaltningens behov med hänsyn till demografiska förändringar samt förvaltningens behov att kunna erbjuda en bättre barnomsorg och skolverksamhet. 3.3.2. Bedömning Av granskningen framgår att underlaget och planerna som lokalförsörjningsplanen bygger på innehåller uppgifter hämtade från innevarande år. Vi bedömer därför att det finns aktuellt underlag och planer för lokalförsörjningen. 3.4. Finns det alternativa lokaler för kommunens verksamheter? 3.4.1. Iakttagelser I lokalförsörjningsplanen finns ett avsnitt som redovisar vilka fastigheter och lokaler som av olika anledningar inte används längre. Hur avställning av lokaler ska hanteras regleras i en skrivelse med rubriken Principer för Interna hyresavtal i Trelleborgs kommun. Skrivelsen togs fram på uppdrag av kommunstyrelsen som den 7 mars 2012 beslutade att uppdra åt kommundirektören att tillsammans med förvaltningschefen för serviceförvaltningen återkomma med förslag till principbeslut avseende interna avtal för lokalhyror. I skrivelsen finns ett avsnitt med rubriken Lokalbank som anger vad som gäller vid avställning av lokaler. Lokalbanken administreras av serviceförvaltningen som i samråd med nämnden och kommunledningen presenterar planer för hur man ska hantera de avställda/tomställda lokalerna/fastigheterna. Vid permanent avställning av lokalerna ska ärendet överlämnas från servicenämnden till kommunstyrelsen för klargörande huruvida fastigheten är en avvecklingsfastighet eller utvecklingsfastighet. November 2015 9 av 15
Under rubriken Utvecklingsfastigheter/lediga lokaler i lokalförsörjningsplanen redovisas följande fastigheter: G:a museet/skarpskytten, Skarpskytten 3 Fastigheten består av tre byggnader med en total area på 2 676 kvm, varav 336 kvm för näravarande är uthyrda till biogascentrat. För lokalerna finns inga förslag till alternativa användningsområden. För närvarande används huvudbyggnaden temporärt som evakueringsboende. DUX, kvarteret, Bogsprötet 1 Köptes in av konkursbo 2014. Tre sammanbyggda byggnader på totalt 6 251 kvm. Inga förslag till alternativa användningsområden föreligger. Kan genom ordförandebeslut (se appendix) användas som lokal för tillfällig övernattning och/eller mottagande omgående för asylsökande. Före detta Södra Åby förskola, S:a Åby 22:35 Byggnaden utgör ett ombyggt bostadshus och är på 201 kvm. Ingen verksamhet har visat intresse för fastigheten. Därför kommer serviceförvaltningen föreslå servicenämnden att föreslå kommunstyrelsen att avyttra fastigheten. Före detta Modeshögs resursskola, Gislöv 68:1 Fasigheten är en gåva från 1954 och består av 2 byggnader med en total byggnadsyta på 460 kvm. Ingen verksamhet har visat intresse för fastigheten. Därför kommer serviceförvaltningen föreslå servicenämnden att föreslå kommunstyrelsen att avyttra fastigheten. Skolan används från och med den 30 oktober som tillfälligt boende för ensamkommande flyktingbarn. Klagstorps före detta kommunhus, Klagstorp 7:97 Fastigheten förvärvad 1935 och har en byggnadsyta på 1 046 kvm. Inga förslag till alternativa användningsområden föreligger. Alternativa lokalförsörjningslösningar är rubriken på det sista avsnittet i lokalförsörjningsplanen. Utgångspunkten för alternativa lokalförsörjningslösningar är att få ner investeringsbehovet och driftskostnaderna och att det därför krävs en samsyn där alla investeringar prövas utifrån alternativa driftsformer, samlokalisering och resurseffektivisering. I avsnittet ges exempel på olika former av tänkbara lösningar: Samlokalisering - Integrerad kulturskola i ny skola - Uppföra flerfamiljshus med 4-avd förskola i botten, LSS etc. - Bygga kontorsarbetsplatser eller boende ovanpå skolor - Bygga lägenheter runt om eller ovanpå idrottshallar - Låta närliggande skolor samutnyttja matsalar, skolrestauranger och specialämnen November 2015 10 av 15
- Minska inhyrda föreningslokaler och erbjuda lokaler i befintliga skolor eller samla föreningslokaler i ett gemensamt hus Införa fler alternativ - Uteförskolor, separata eller integrerade till ordinarie förskola - Förskolebussar, som egna förskoleenheter eller som utökade avdelningar till en större förskola där avdelningarna alternerar - Vid försäljning av tomter på större exploateringsområden bör prövas att byggherrarna även ska uppföra till exempel en förskola Effektiviserad resursanvändning - Tvåskiftsskola - 70 % kontorsarbetsplatser - Standardiserade förskolor - Flexibla byggnader förskola, skola eventuellt boende - Kan vi utöka antalet förskoleavdelningar på redan permanenta förskolor 3.4.2. Bedömning Lokalförsörjningsplanen redovisar ett antal tomma fastigheter och lokaler som ännu så länge inte tagits anspråk av kommunens verksamheter (undantaget tillfälliga evakueringsboende i gamla museet, Dux och Modeshög). Några av fastigheterna har av förvaltningen bedömts vara mogna för avyttrande på grund av bristande intresse från kommunens verksamheter. Utöver det ges exempel på tänkbara alternativa lokalförsörjningslösningar. Utifrån det ovan redovisade förhållandet gör vi bedömningen att det på ett teoretiskt plan finns alternativa lokaler för kommunens verksamheter. Dock finns det i nuläget inga konkreta planer på hur de tomma fastigheterna och lokalerna ska användas permanent. 3.5. Ingår lokalförsörjning i servicenämndens interna kontroll? 3.5.1. Iakttagelser Enligt servicenämndens förvaltningschef finns det för närvarande inga kontrollmål avseende lokalförsörjningen i servicenämndens interna kontroll. 3.5.2. Bedömning Lokalförsörjning ingår för närvarande inte i servicenämndens interna kontroll. November 2015 11 av 15
4. Revisionell bedömning Utifrån granskningens revisionsfråga gör vi bedömningen att servicenämnden till största delen säkerställt en ändamålsenlig lokalförsörjningsprocess men att den interna kontrollen är otillräcklig. Bedömningen bygger på att servicenämnden upprättat en lokalförsörjningsplan som innehåller strategier för lokalförsörjningen kopplat till kommunens översiktsplan, vision, mål, program samt prognoser för tillväxt och befolkningsökning. Strategier för alternativa lokalförsörjningslösningar ingår också i planen. Det saknas dock en övergripande strategi eller princip som tydliggör i vilken ordning som nämndernas lokalbehov ska tillgodoses; förhyrning internt/externt, genom nyproduktion eller genom lokalbanken. Servicenämnden har inte formulerat något specifikt mål för lokalförsörjningen, utan målen utgörs indirekt av respektive nämnds och förvaltnings behovsinventering. Serviceförvaltningen har återkommande lokalförsörjningsmöten med styrelse och nämnder och lokalförsörjningsplanen bygger på aktuella underlag och planer. I lokalförsörjningsplanen redovisas ett antal tänkbara alternativa lokaler för kommunens verksamheter, men inga konkreta planer på hur de tomma fastigheterna och lokalerna kan användas permanent. Lokalförsörjning ingår för närvarande inte i servicenämndens interna kontroll. 4.1. Rekommendationer Efter granskning och bedömning av samtliga kontrollmål rekommenderar vi: att lokalförsörjningsplanen kompletteras med en övergripande strategi eller princip som tydliggör i vilken ordning som nämndernas lokalbehov ska tillgodoses; förhyrning internt/externt, genom nyproduktion eller lokalbanken att lokalförsörjningsplanen kompletteras med en sammanfattning av nämndernas totala lokalbehov att avsnittet om Lokalbank i skrivelsen Principer för Interna hyresavtal i Trelleborgs kommun lyfts in i lokalförsörjningsplanen att planer tas fram för utvecklingsfastigheter och tomma lokaler att lokalförsörjning ingår i servicenämndens interna kontroll November 2015 12 av 15
Uppföljning granskning uppföljning Bilagor Bilaga 1 November 2015 13 av 15
Uppföljning granskning uppföljning 5. Appendix akut lokalförsörjning 5.1. Bakgrund När situationen plötsligt uppstod den 23 september att Trelleborg (enligt lag) ska vara ankomstkommun för alla ensamkommande barn som kommer via hamnen, hamnade kommunen i ett mycket ansträngt läge. Det innebar, enligt uppgift från chefen för serviceförvaltningen, att tre förvaltningschefer (räddning, arbetsmarknad och service) snabbt beslutade att alla barn skulle ha tak över huvudet, en säng och mat i ett boende som hade ett tillräckligt skäligt skydd. Det innebar också att besluten inte kunde ta hänsyn till alla lagar som å ena sidan gäller för barnen och å andra sidan utifrån bygglov, fullständiga brandkrav etc. Inledningsvis inventerades samtliga egna lokaler som kunde vara möjliga inom kommunen och koncernen. Därefter påbörjades ett samarbete med de lokala fastighetsägare som hade lokaliteter som var tillräckligt stora och kunde klara kraven kring ett skäligt brandskydd. Sedermera har ett samarbete etablerats med några kommuner som tar hand om all service runt själva boendet i deras kommun men där Trelleborg sköter myndighetsdelen gentemot Migrationsverket. 5.2. Brådskande ordförandebeslut Vid tre tillfällen i september har kommunstyrelsens ordförande fattat beslut, med stöd av 6 kap. 36 i kommunallagen,3 att delegera till förvaltningschefen för arbetsmarknadsförvaltningen att besluta öppna fastigheterna Skyttsgården och Dux samt säkerställa driften. Bakgrunden till besluten är dels ett akut skede och dels en förfrågan från Länsstyrelsen och Migrationsverket. Med stöd av samma paragraf har kommunstyrelsens ordförande fattat beslut att delegera till avdelningschefen för lokalförsörjning att för Trelleborgs kommuns räkning göra en överenskommelse med en privat fastighetsägare om inköp av fastigheten Brösarp 15:2. Bakgrunden till beslutet var ett akut behov av fastighet för barnboende enligt LSS. I ärendebeskrivningen anges att verksamheten funnit en fastighet till försäljning på öppna marknaden som mycket väl uppfyller de kriterier socialnämnden har för en permanent verksamhet för 4 barn. Inköpspriset uppges till under 3 mnkr och att en viss anpassning av fastigheten behöver genomföras. Enligt uppgift från förvaltningschefen för serviceförvaltningen har Trelleborgs kommun hittills lyckat uppbåda ca 800 platser för ensamkommande flyktingbarn fördelat på 16 boende. Därutöver har kommunen tillgång till ca 200 boendeplatser runtom i Skåne. 3 36 En nämnd får uppdra åt ordföranden eller en annan ledamot som nämnden har utsett att besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande, att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut skall anmälas vid nämndens nästa sammanträde November 2015 14 av 15
Uppföljning granskning uppföljning 5.2.1. Kommentarer I tidningsartiklar och intervjuer med förvaltningschefer i Trelleborgs kommun framgår det att det uppkomna akuta läget tvingat förvaltningarna till extraordinära åtgärder som i vissa fall inneburit avsteg från lagar och regler angående exempelvis brandskydd och upphandling. I början av flyktingkrisen sänkte Migrationsverket kraven för redovisning av brandskydd på nya asylboenden. Efter brandattentat mot ett antal flyktingboenden runt om i Sverige har säkerheten höjts igen. Det innebär att ingen får flytta in på ett asylboende där brandskyddet inte besiktigats, vilket var möjligt tidigare. För närvarande har Trelleborgs kommun fordringar på staten på över 30 mnkr. När det gäller statens ersättningar till kommunerna för kostnader i samband med flyktingkrisen kommenterar Håkan Sörman, VD för Sveriges Kommuner och Landsting att det är av stor vikt att kommuner och landsting som har extraordinära kostnader i dagens akuta situation känner en trygghet i att Migrationsverket ersätter de faktiska kostnaderna för akuta insatser vid mottagandet. Det gäller bland annat kostnader för bevakning på boenden och centralstationer samt iordningställande av temporära bostäder Vi konstaterar att kommunstyrelsen ännu inte ansett det nödvändigt att låta krisledningsnämnden träda i funktion. Krisledningsnämnden består av kommunstyrelsens arbetsutskott och verksamheten regleras i reglementet för krisledningsnämnden. Krisledningsnämndens ordförande och vice ordförande beslutar om en händelse är extraordinär och att krisledningsnämnden ska träda i funktion4. Även om Trelleborgs kommun för närvarande befinner sig i ett akut läge med en svårhanterbar flyktingsituation är det ändå av största vikt att lagar och regler följs så lång det är möjligt. Om situationen ytterligare kommer att förvärras bör kommunstyrelsens arbetsutskott överväga att övergå till krisledningsnämnd. 2015-11-09 Uppdragsledare Projektledare 4 Innebär bl.a. att i enlighet med av fullmäktige angivna ramar, fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning, November 2015 15 av 15