Uppföljning av uppdrag Tre små hus, proaros

TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) Sociala nämndernas förvaltning 2015-05-20 Sibylla Törnkvist - ay947 E-post: sibylla.tornkvist@vasteras.se Kopia till Monica Everland Lotta Tronét, verksamhetschef Äldrenämnden Uppföljning av uppdrag Tre små hus, proaros Förslag till beslut Äldrenämnden beslutar; att godkänna rapporten om uppföljning av uppdraget på Tre små hus. Ärendebeskrivning Västerås stad vård och omsorg proaros driver på uppdrag av äldrenämnden Tre små hus, omfattande 13 lägenheter gruppboende för personer med demenssjukdom, 4 platser korttidsvistelse samt dagverksamhet 9 platser, verksamheten riktar sig mot yngre personer med demenssjukdom. Sociala nämndernas förvaltning har under maj 2015 genomfört en uppföljning av verksamheten utifrån uppdraget. Samtal med enhetschef, legitimerad personal samt omvårdnadspersonal har förts. Bedömning har gjorts av medicinskt ansvarig sjuksköterska avseende efterföljsamhet och rutiner avseende hälso- och sjukvårdens kvalitet och säkerhet. 18 områden har följts upp varav Sexton(16) områden bedöms vara godkända. Två (2) områden bedöms godkända med förbättringsområde. Inget område bedöms underkänt. Sociala nämndernas förvaltning har i skrivelse 19 maj 2015 lagt fram förslag till beslut. Bilagor Granskning av hälso- och sjukvårdsdokumentationen vid Tre små hus samt efterföljsamhet till hälso- och sjukvårdsriktlinjerna, MAS rapport om uppföljning av uppdrag, Tre små hus rapport om uppföljning av uppdrag, Tre små hus Skickad av: Eva Sahlén - SNSES03

Blankt=Ingen / 0=Underkänd 1= Godkänd med förbättningsområde 2= Godkänd eller mer Tre små Hus maj-15 Allmänna villkor och administrativa bestämmelser för uppdraget Ledning och personal Personalens kompetens, kompetensutveckling och handledning, rekrytering. Krav på fastigheten/fysisk miljö Krav på utföraren Metoder och arbetssätt Meningsfull dag Bemötande och förhållningssät Måltider och nutrition Kontaktmannaskap, kontinuitet, Larm. Personakt Genomförandeplan, dokumentation Levnadsberättelse Delaktighet, information och inflytande Anhöriga, närstående Samarbete Stöd vid inköp och ekonomi Hälso- och sjukvård 0 1 2

Sociala nämndernas förvaltning Uppföljning av uppdrag Datum för uppföljning: 2015-05-04 Verksamhet: Tre små Hus, 16 lägenheter gruppboende för personer med demenssjukdom, 4 platser korttidsvistelse och 9 platser dagverksamhet. Inriktning yngre personer med demenssjukdom Leverantör: ProAros vård och omsorg Uppdragstid: 2015-12-31 Handläggare: Sibylla Törnkvist Direktvals tfn 021-39 24 35 Sibylla.tornkvist@vasteras.se Cecilia Lindh Direktvals tfn 021-39 14 23 cecilia.tollbom.lindh@vasteras.se Bedömning av granskat område: 0= icke godkänd, brister finns. 1= godkänd med förbättringsområde 2= godkänd, följer krav eller mer

Allmänna villkor och administrativa bestämmelser för uppdraget Samtliga insatser inom uppdraget utförs. Personal informeras om innehållet i uppdraget. Följsamhet av mål och policys och riktlinjer finns. : Avtalet gås igenom med medarbetarna, numer ligger avtalet på samarbetsytan. Chef går igenom måluppfyllelsen. Vidtillfällen som vid planeringsdagar förmedlas uppdraget. SSK och pedagog är hjälp och stöd i handledning. När man nu går in i Pulsen är uppdraget extra aktuellt som t.ex. att genomförandeplaner, som alla har reviderats. ns Ledning och personal Verksamhetschefen har avslutad och godkänd medicinsk och/eller social högskoleutbildning. Överlåtelse finns för enskilda ledningsuppgifter i förekommande fall. Verksamhetschef finns tillgänglig i verksamheten större delen av arbetstiden. : Enhetschef har lång erfarenhet av vård- och omsorgs arbete, har ansvar för Tre små hus och Timtalund sedan två år tillbaka. Enhetschef fördelar sin tid med tre dagar på Tre små Hus och två dagar på Timtalund. SSK ingår i grupp som träffas regelbundet. Enhetschef har överlåtit enskilda ledningsuppgifter till sjuksköterska. ns

Personalens kompetens, kompetens-utveckling och handledning, rekrytering. Tillräcklig kompetens finns för målgruppen. Individuella kompetensutvecklingsplaner finns. Svenska språket behärskas i tal och skrift. All personal bär arbetskläder. All personal bär synlig och aktuell legitimation/namnskylt, med för- och efternamn. Nyanställd ges tillräcklig introduktion. Handledning ges vid behov. : Personalen kompetens omfattar några som innehar den äldre utbildningen som vårdbiträde, samt undersköterskeutbildning. Vidareutbildning inom demens och BPSD finns. Personal genomför webbutbildningar inom Demens ABC och BPSD. Utbildning inom smärtlindring inom palliativ omvårdnad kommer att erbjudas. Personalgruppen har en bred kulturell bas, svenska språket behärskas i tal och skrift. Personalkläder tvättas på enheten. Namnskyltar finns och nya medför- och efternamn är beställde. Plan för introduktion finns. Handledning kan ges vid behov. Enheten uppges ha stort fokus på bemötande frågor. ns Krav på fastigheten/fysisk miljö Systematiskt brandskyddsarbete finns samt dokumentation. Miljön ute och inne. Städning, golvvård. Nyckelhantering och rutiner. : Enheten arbetar med systematiskt brandskydds arbete. Rutin för provlarmning finns. Inomhusmiljön är hemtrevlig och god. Utemiljön är fin. Där finns gångstig olika och plantering av kryddor, jordgubbar mm. Fastighetsägare är Aroseken Personalen städar alla utrymmen. Nycklar med skalskåp och taggar. Enhetschefen kan logga, vilket görs från och till. ns 1 1 Systematik kring loggning.

Krav på utföraren Kännedom och kunskaper finns om för verksamheten gällande lagar, förordningar och föreskrifter. Rutiner finns och handlingsplaner skapas vid behov. : Det finns kännedom och handlingsplaner och rutiner/instruktioner skapas vid behov. Legitimerad personal har kunskaper om riktlinjer och vet var de kan inhämta aktuell information. Pedagog har god kännedom inom området psykiatri och SSK innehar kompetens inom medicin och demens, vilket är värdefulla kompetenser i arbetet med att skapa handlingsplaner. ns Metoder och arbetssätt Kunskap om olika arbetssätt och metoder. Salutogent synsätt. Evidensbaserad praktik. Kunskaper om det naturliga åldrandet och dess sjukdomar, demens och palliativ vård. Kunskaper om psykiatri i förekommande fall. : Metoder och arbetssätt finns utvecklat på enheten. Verksamheten arbetar för närvarande med ett projektet omfattande flera områden. Salutogent förhållningssätt och reminicense och Jag-stödjande är exempel på metoder som aktivt används dagligen. ns

Meningsfull dag Metoder arbettssätt. Aktiviteter anordnas inomhus och utomhus. Individers koppling mellan intresse och aktivitet. Gemensamma aktiviteter kontra individuella aktiviteter. : Den enskildes intressen beaktas. Gemensamma och enskilda aktiviteter hålls. Enheten arbetar med att ta vara på den enskildes intressen. ns Bemötande/ förhållningssätt Professionellt förhållningssätt finns och lämplighet för uppdraget. Kognitivt anpassad information ges. Allmänna utrymmen betraktas som delar av de enskildas hem. Evidensbaserad praktik tillämpas. Vården och omsorgen genomförs i samråd med den enskilde. : Ett IT-projekt har bidragit till att enheten fått läsplattor till avdelningarna, som kan användas för aktivitet, olika applikationer används. Det kan t.ex. vara ett pedagogiskt program t.ex. bilder på frukostar som den enskilde kan tala om vad den vill ha. Den enskilde kan då själv påverka och vara delaktig. Personalen beaktar de allmänna ytorna som de enskildas vardagsrum, värdegrundsledare finns. Värdegrundsledaren samverkar med Timtalunds ålderdomshem. Respekt för den enskilde finns och det förs dialog om bemötande. Enheten använde sig av exempel som kan uppstå i verksamheten, som en lärande process. Evidensbaseradpraktik tillämpas inom värdegrundsarbetet. Vården genomförs i samråd med den enskilde, då de är med och upprättar sina egna genomförandeplaner. Vissa har själva en almanacka där man skriver upp t.ex. tvättider och läkarbesök, vilket även är gynnsamt för anhöriga. ns

Måltider och nutrition Nämndens riktlinje för måltider och nutrition följs. Ekologiska livsmedel. Kända och efterlevda rutiner för hantering av livsmedel finns. Kostmöte 4ggr/år finns. : Maten tas för närvarande från Vallby servicehus, framöver kommer maten att tas Hälleborg. Kännedom om riktlinje finns. Det finns möjlighet att välja blad två rätter finns. Nattfastan beaktas, nattpersonal tillreder nattmål. ns Kontaktmannaskap. Kontinuitet. Larm. Varje person har kontaktman utsedd samt ersättare. Personalen har kunskap om kontaktmannaskapets innebörd. Kontinuitet finns. Möjlighet till att byta kontaktman finns. Schema planeras utifrån kontaktman Larm besvaras omgående och åtgärdas snarast. Rutin för provlamning finns. : Alla har kontaktman samt en ersättare. Möjlighet att byta kontaktman finns. Kontaktmannen är involverad i den enskildes vardag. Kontaktmannen håller i planeringen runt den enskilde och håller kontakt med anhöriga. Larmrutin finns. Provlamning sker från och med nu, samma rutin som för Timtalund. ns

Personakt Personakt finns upprättad som följer lagstiftning för verkställigheten. Förvaring, gallring och arkivering sker enligt lagstiftning. : Alla har en personakt som förvaras inlåst, gallring sker enligt rutin. ns 2 1 Genomförandeplan, dokumentation Ankomst samtal sker. VPL hålls i samråd med enskild inom 14 dagar efter inflytt. Genomförandeplan upprättas och används aktivt. Enskilds inflytande och delaktighet finns. Mål framgår. Genomförandeplan uppdateras minst 1 ggr/år eller vid behov. : Välkomstsamtal sker inom 14 dagar. Från och med första dagen påbörjas arbetet med att upprätta genomförandeplanen. ns Levnadsberättelse Levnadsberättelse skrivs efter samtycke av enskild, företrädare eller kontaktman. : Alla har inte levnadsberättelse. Alla boende erbjuds möjligheten att upprätta en. Dessa förvaras i den boendes pärm i lägenheten. ns

Delaktighet, information och inflytande Rutiner för synpunkter och klagomål finns. Blanketter finns synligt. Synpunkter bearbetas och återkopplas inom 14 dagar. Brukarrår 4 ggr/år. Protokollförda råd finns minst 1ggr/termin. Information om vem som arbetar, mat och annan info om enheten finns synligt. : Den enskilde görs delaktig i de fall det går. Enhetschef följer upp genomförandeplaner och levnadsberättelser. Man arbetar med tre delmål, de delar som är viktigt. Målen kan förändras över tid beroende på t.ex. det som framkommer i BPSD registrering och inom Senior Alert och utgår ifrån den enskildes förändrade hälsotillstånd. Möjlighet att lämna synpunkter finns dels finns blankett i den boendes pärm och i entrén. Klagomålen följs upp och återkopplas inom minst sju dagar. Brukarråd Kundens röst protokollförs. Anhörigråd hålls protokollförs. Enhetschef, sjuksköterska samt nattpersonal är med på anhöriga träffar. Det finns bilder på personal som arbetar. ns noteringar s ns n Krav på åtgärder Senast datum 2 1 Anhöriga, närstående Skriftligt informationsmaterial om verksamheten finns. Kontinuerlig information ges till anhöriga och närstående. Anhörigråd minst årligen. Stöd till anhöriga tillgodoses. : Skriftlig information ges till anhöriga i samband med inflytt. Stöd till anhöriga kan ges individuellt anpassad. Verksamheten samverkar med anhörigstödjarna. ns noteringar s ns n Krav på åtgärder Senast datum

Samarbete Samarbete finns med frivilliga, läkare, föreningar finns. Namngiven kontaktperson finns för samverkan. : Verksamheten samverkar med Bäckbyskrapan, Läkargruppen, svenska kyrkan, barngrupper som kommer och sjunger, musiker kommer och sjunger och spelar. Medborgarskolan som med olika teman sätter upp bilder, som man kan samtala kring. Konstnär kommer och har en grupp som får prova på olika målartekniker. Kulturombud finns i varje hus, arbetsterapeuten är sammanhållande. Ute-aktivitets ombud finns i varje hus. Det uppges vara god samverkan med dessa parter. Enheten samverkar en hel del med Geriatriken, vilket uppges vara nödvändigt för målgruppen. s ns n Krav på åtgärder Senast datum Stöd vid inköp, ekonomi Rutiner finns för ekonomisk säkerhet och handhavande. Enskilda och företrädare informeras. Eventuella överenskommelser framgår i genomförandeplanen. : Följer rutin för handhavande av enskildas medel omfattande max belopp, kvitto, redovisning. Enhetschef har nyckel. Inför sommar görs redovisning till anhöriga. s ns n Krav på åtgärder Senast datum

Hälso- och sjukvård Vården s utformning sker i samråd med patienten. Enskild för information om hälsotillstånd och behandling. Styrdokument som gäller för hälso- och sjukvården finns och följs. Vårdprogram, föreskrifter och allmänna råd, riktlinjer och rutiner som rör hälso- och sjukvård i Västerås stad är kända. Lokala rutiner finns upprättade. Delegering är förenlig med säkerheten för patienterna. Verksamhetschef för hälso- och sjukvård leder verksamheten. Patienten behov av trygghet, kontinuitet, samordning och säkerhet i vården tillgodoses. Samverkan med MAS finns. Avtal om läkarmedverkan är känt. Samverkan med läkare och annan sjukvårdspersonal finns. : Kännedom om riktlinje finns. 1,0 åa SSk på Tre små Hus. Arbetsterapeut är på plats i verksamheten tre dagar per vecka och sjukgymnast en dag per vecka. Lokala rutiner finns. All personal har delegering, som följs upp i enlighet med rutin. Delegeringar förnyas årligen. Läkare kommer en gång per månad. Vårdplaneringar genomförs engång per år eller vid behov. Teamträffar hålls var annan vecka enligt ett särskilt protokoll. Alla professioner skriver in sin del i respektive enskildes pärm. Motsvarande var annan veckavav hålls HSL möten där man avhandlar t.ex. avvikelser synergi, mm. Funktionskontroller genomförs av arbetsterapeut och vissa är det hjälpmedelscentrum som genomförkontroll enligt rutin. Personalen kontrollerar lyftselar och påtalar om något avviker. Pedagog har främst fokus på dagverksamheten. Det handlar om aktiviteter som motion och sinnesstimulering. Kan även vara avdelningarna behjälpliga vid behov. Pedagogen kan i vissa fall också agera ledningsstöd till enhetschef. Handleder då i t.ex. Pulsen, är även sammankallande i kvalitetsgruppen. Det pågående projektet som Tre små Hus arbetar med omfattar fyra block: Måltid, teamarbete, omvårdnad, aktiviteter. Projektet upplevs som positivt för Tre små Hus och gynnsamt för verksamheten. ns noteringar s ns n Krav på åtgärder Senast datum 1 2 Inom Arbetet med kvalitetsregister finns det förbättringsarbete att önska gällande teambaserat arbetssätt och systematik, med åtgärdsplaner och uppföljning. Säkerställa Medicinskt ansvarig sjuksköterskas uppmärksammade förbättringsområden

Dnr: 2015/386-PV-015 1 (3) 2015-04-30 Sociala nämndernas förvaltning Sibylla Törnkvist MAS avseende avtalsuppföljning Tre små hus. Diarienr:2015/165-ÄN-702. Tre små hus består av 3 boendeenheter. (6) + (5+2) + (5+2) = 20 lägenheter, samt en Dagverksamhet med 9 platser. Mot bakgrund av sin kompetens, har enhetschefen/verksamhetschefen uppdragit åt en av enhetens Leg. Sjuksköterskor samt en Leg. Arbetsterapeut att fullgöra enskilda ledningsuppgifter, med stöd av HSL30, för att säkerställa hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården. Verksamhetenschefens/verksamhetens efterföljsamhet på Västerås stads riktlinjer för hälso-och sjukvård är god. Personalen har god kännedom om Stadens riktlinjer och vård- och omsorgs rutiner. Man har även upprättat lokala instruktioner. Enhetens lokala instruktioner finns på enhetens samarbetsyta på Insidan. Vikarier kommer också åt Insidan. Genomgång av riktlinjer, rutiner och instruktioner är en viktig del i introduktionen av nya medarbetare. Enheten har HSL-träffar v.a.v. då Arbetsterapeut, Fysioterapeut och sjuksköterska träffas. Vid dessa träffar går man igen om Synergirapporter, händelser och åtgärder. Man arbetar med Kvalitetsregistren och man gör gemensamma Journalgranskningar. Enhetschefen är med vid behov och man tar upp speciella frågor innan Håkan Falknäs Medicinskt ansvarig sjuksköterska Västerås stad Vård och omsorg 721 87 Västerås Tel direkt 021-39 87 03 Tel växel 021-39 00 00 hakan.falknas@vasteras.se Besöksadress: Stadshuset www.vasteras.se

2 (3) TEAM-träffarna. TEAM-träffar sker v.a.v och då deltar även 1-2 omvårdnadspersonal från varje hus. Vid dessa träffar informerar ssk/at/sg. Man arbetar med Kvalitetsregistren. Eventuellt nya hjälpmedel gås igenom och man har uppföljningar av nyinsatta hjälpmedel. Ibland kan närstående vara med vid träffarna. Ibland räcker inte tiden till för att hinna gå igenom allt. Enheten ser fram emot att få bärbara datorer, vilket förhoppningsvis kommer att underlätta arbetet. Patienterna har upprättade hälso- och sjukvårdsjournaler i Procapita enligt ICF. Väsentliga uppgifter framgår. Det framgår att patienterna är informerade och delaktiga. Riskar för nutrition, fall, trycksår, munhälsa och blåsdysfunktion är genomförda och dokumenterade. Aktuella Vårdplaner finns för samtliga patienter. Vårdplaneringar är genomförda för samtliga patienter. Det framgår i de granskade journalerna att Läkemedelsgenomgångar med Familjeläkare är gjorda. Uppföljningar sker systematiskt av insatta åtgärder och ar. Kvaliteten på dokumentationen är god. Avvikelsehantering sker genom att s.k. snubbelrapporter vid FALL lämnas till sjuksköterskan, som sedan upprättar en Synergirapport. Sjuksköterska och AT/SG träffas var annan vecka och tar då upp eventuella Synergirapporter och åtgärdar dessa. Övriga avvikelser behandlas omgående av sjuksköterska och enhetschef och återkopplas vid nästkommande APT. Varje dag finns en signeringsansvarig personal på varje våning fm. och em, som ansvarar för att signering av utdelade läkemedel är gjord och som återkopplar/utreder om någon glömt att signera. Enheten har avtal med Läkargruppen och har en god samverkan med en namngiven Familjeläkare. Läkaren har stora kunskaper om demens. Enheten har även samverkan med Psykosmottagning väster och geriatriken, då några av de boende tillhör denna patientgrupp. Det framgår i samtliga journaler vem som är omvårdnads/patientansvarig sjuksköterska, ansvarig läkare samt vem som ansvarar för

3 (3) rehabiliteringsinsatser och hjälpmedel. Enheten arbetar med Palliativa registret då någon avlider. Ett prioriterat område är smärt och smärtlindring. Enheter beaktar författningar angående nödrätt, tvång och samtycke. Sådana åtgärder sätts aldrig in mot någons vilja och är sällan förekommande på enheten. Patientansvarig sjuksköterska med demenskompetens, finns tillgänglig alla vardagar. Helger finns sjuksköterska tillgänglig på kontorstid i kopplingsgrupp. Övriga tider kvällar och nätter, ansvarar sjuksköterskepatrullens sjuksköterskor. Ett identifierat förbättringsområde är att enheten ska upprätta en instruktion för hur Läkemedelshanteringen ska ske, på ett Patientsäkert sätt för de personer som deltar i Dagverksamheten. Enheten ska även upprätta en instruktion för hur HSL-dokumentationen ska ske för dem som besöker Dagverksamheten och har ett HSL-behov. Håkan Falknäs Medicinskt ansvarig sjuksköterska