FD 11-06 Organisation och ansvarsfördelning Utgivare Besluts-/Utgivningsdatum 2011-12-04 Bilagor Handläggare Revision D Datum för revisionsändring 2015-01-14 Sidor 10 Sändlista Alla medlemmar och anställda Leksands ridklubb Beskrivning av föreningens organisation och ansvarsfördelning
2015-01-14 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING... 1 2 REVISIONSINFORMATION... 1 3 ORGANISATIONSSKISS... 2 4 ÅRSMÖTET... 3 5 REVISORER... 3 6 VALBEREDNING... 3 7 STYRELSEN... 3 7.1 Styrelsens fyra huvudområden... 3 7.2 Ansvar... 4 7.3 Arbetsfördelning inom styrelsen... 5 7.3.1 Ordföranden... 5 7.3.2 Kassören... 5 7.3.3 Sekreterare... 6 7.3.4 Personalansvarig... 6 7.3.5 Utbildningsansvarig... 7 7.3.6 Miljö och säkerhetsansvarig... 7 7.3.7 Internkommunikationsansvarig... 7 8 RIDSKOLECHEFEN... 8 9 SEKTIONER... 8 9.1 Allmänt om sektioner... 8 9.2 Tävlingssektionen... 8 9.3 Ungdomssektionen... 8 9.4 Kafeteriasektionen... 9 9.5 Anläggningssektionen... 9 9.6 Sponsorsektionen... 9 9.7 Ekonomisektionen... 10 INNEHÅLLSFÖRTECKNING
2015-01-14 Sida 1(10) 1 INLEDNING Detta dokument är en beskrivning av organisation och ansvarsfördelning på Leksands ridklubb. Dokumentet utgör den instruktion som enligt stadgarnas 22 ska finnas för att klargöra ansvarsfördelningen inom föreningen. 2 REVISIONSINFORMATION A B C D Första fastställda versionen Reviderad hösten 2012 i samband med anställningen av ny verksamhetschef Reviderad med anledning av i hopslagning av dressyr, hopp och fälttävlanssektionerna till en tävlingssektion Reviderad med anledning av att verksamhetschef ändras till ridskolechef. En ekonomisektion är även tillagd.
2015-01-14 Sida 2(10) 3 ORGANISATIONSSKISS Årsmöte Revisorer Valberedning Styrelse Ridskolechef Ungdomssektion Tävlingssektion Anläggningssektion Sponsorssektion Kafeteriasektion Ekonomisektion Ridskoleverksamhet
2015-01-14 Sida 3(10) 4 ÅRSMÖTET Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Här får alla medlemmar vara med och fatta de stora besluten samt välja alla funktionärer. Punkter som skall tas upp av årsmötet framgår av stadgarna. 5 REVISORER Revisorns uppdrag innebär att man, som medlemmarnas förlängda arm, ska granska styrelsens förvaltning av verksamheten, både ekonomiskt och i övrigt. Revisorn har därför full insyn i hela verksamheten. Den moderna synen på revision innebär att revisorerna även ska arbeta förebyggande, vara stödjande och hjälpsamma. Man ska alltså som revisor både bevaka och stödja styrelsen utan att för den skull vara med i styrelsearbetet. 6 VALBEREDNING Valberedningens uppgift består i att vaska fram lämpliga personer för de olika förtroendeuppdragen i exempelvis styrelsen och i sektionerna. 7 STYRELSEN 7.1 Styrelsens fyra huvudområden Styrelsens strategiskt styrande roll, innebärande att med utgångspunkt från en samlad bild av medlemmarnas intentioner bryta ner till gällande verksamhetsidé, mål, strategi och organisation i syfte att uppfylla det samlade kollektivets (dvs. medlemmarnas intresse) Styrelsens kontrollfunktion, innebärande att fortlöpande följa upp och utvärdera verksamhetens prestationer mot uppsatta mål, övervaka att föreningens finansiella ställning och riskexponering är tillfredsställande samt tillse att redovisning och finansförvaltning håller hög kvalitet och kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsens informationsuppgift, innebärande att tillse att rapportering till medlemmar, marknad och omvärld i övrigt ger en korrekt, rättvisande och fullständig bild av föreningens utveckling, lönsamhet, finansiella ställning och risker.
2015-01-14 Sida 4(10) Styrelsens ansvar för föreningens verkställande dagliga ledning/rc, innebärande att vid uppkomna behov stötta och finnas tillhands för att stärka ledningsfunktionen både vad gäller personella - likväl som inför praktiska beslut. 7.2 Ansvar Styrelsen ansvarar för driften av föreningen mellan årsmötena i enlighet med stadgarna och övriga antagna styrdokument. Styrelsens skall: Svara för föreningens verksamhet och tillvarata medlemmarnas intressen och därmed verka för att beslut gagnar föreningens uppsatta mål Tillse att föreningens organisation fungerar och att driften av föreningen fungerar på ett bra sätt. Ansvara för strategisk planering och att driva frågor om utveckling av verksamheten Tillse att all verksamhet inom föreningen planeras och genomförs på ett ändamålsenligt sätt Tillse att verksamhets- och förvaltningsberättelser upprättas Övergripande fatta beslut om förvaltning av föreningens medel och/eller nyinvestering under verksamhetsåret. Tillse att räkenskaper föres samt att upprätta verksamhets- och förvaltningsberättelser samt tillställa dessa till revisorer för granskning. Ansvara för att allmänna möten genomförs och de ärenden som skall behandlas vid allmänna möten är förberedda Tillse att det finns rutiner för uppföljning av att beslut verkställs Styrelsen skall även tillse att det finns rutiner för avvikelsehantering och incidentrapportering Företräda föreningen inför myndigheter och organisationer m fl om inte särskilda ombud är utsedda för detta Övervaka stadgarnas efterlevnad Teckna föreningens firma Utöva arbetsgivaransvar Ta ansvar för arbetsmiljö Ta ansvar för säkerhet Ta ansvar för informationsspridning Efter att val av ordförande samt ledamöter fördela ansvarsposter enligt fastställd och antagen organisationsplan. Se till arbetsmiljöregler för anställda och ridande följer lagar och fastställda regler för en ridskoleverksamhet. Verka för högsta möjliga säkerhet i hantering av hästar och elever/ridande inom anläggningen och på ridbanor.
2015-01-14 Sida 5(10) Arbeta nära medlemmarna och ständigt ställa frågor/ aktivt lyssna in utan att föregå beslut i styrelsen för att bidra till en öppen och konstruktiv dialog. Att vara synliga och synliggöra styrelsens uppdrag. Styrelsen kan via skriftliga överenskommelser delegera ansvar och uppgifter. Observera att hela styrelsen är ansvarig för föreningens ekonomi. Kassören har bara en praktisk funktion. Det är därför viktigt att alla styrelseledamöter håller sig underrättade om hur ekonomin sköts. Styrelsens medlemmar är normalt inte personligen ansvariga för föreningens åtaganden och förpliktelser. Det kan dock förekomma situationer då styrelsen eller enskilda ledamöter blir personligt ansvariga: Om styrelsen eller någon styrelseledamot bryter mot föreningens stadgar eller någon lag Om föreningen hamnar på obestånd och det visar sig att styrelsen drivit verksamheten för långt utan att ha agerat. Om skatter och arbetsgivaravgifter inte betalas i tid. 7.3 Arbetsfördelning inom styrelsen 7.3.1 Ordföranden Ordföranden har huvudansvaret inom styrelsen och är föreningens ansikte utåt. Ordföranden ska följa föreningens verksamhet och se till att övriga ledamöter får tillräckliga upplysningar så att de kan sköta sina uppdrag på ett riktigt sätt. Ordföranden ska se till att stadgarna följs och att styrelsemöten hålls när det behövs. 7.3.2 Kassören I uppdraget ingår att ansvarar för: utbetalningar att fodringar krävs in att för bokföringen sköts i enlighet med bokföringslagen att verifikationer finns för alla transaktioner att den årliga skattedeklarationen lämnas in att inkomstuppgift lämnas att skatter betalas att årsbokslut upprättas i enlighet med årsredovisningslagen
2015-01-14 Sida 6(10) löneutbetalningar att lönespecifikation lämnas till personalen att medlemsförteckning förs att inventarieförteckning finns att tillse att erforderliga försäkringar är tecknade att lämna budgetunderlag till styrelsen att löpande informera styrelsen om ekonomiska läget att dokumentet FD 11-07 Ekonomisk samlingsplan är uppdaterat och tillämpas Mycket av det som kassören är ansvarig för utförs av föreningens ekonomisektion varför ett nära samarbete krävs. Detta förändrar dock inte ansvarsförhållandet. 7.3.3 Sekreterare I uppdraget ingår att ansvara för: tillsammans med ordföranden förbereda föreningens möten föra protokoll ansvara för arkivering av dokument se till att beslut verkställs att årsredovisningen upprättas i enlighet med årsredovisningslagen att arkivera samt föra register över ingångna avtal att dokumentet FD 11-05 Dokumenthantering är uppdaterat och tillämpas 7.3.4 Personalansvarig I uppdraget ingår att ansvara för: Att en gång per år hålla medarbetarsamtal/utvecklingssamtal med ridskolechefen, samt i förekommande fall även med personal. Att genomföra löneöversyn för personal och ridskolechef utifrån avtal och styrdokument. Att föreslå ridskolechefens lön för styrelsen som beslutar. Att ha lönesamtal med ridskolechefen en gång om året Att i samråd med ridskolechefen besluta om medarbetares lön Att vara bollplank och stöd åt ridskolechefen i personalfrågor Att ridskolechefens personalakt hålls uppdaterad Att en likabehandlingsplan finns upprättad och tillgänglig på ridskolan. Att dokumentet FD 11-08 Personalrutiner är uppdaterat och tillämpas Att vara den som har inloggning och kontakt med Almega
2015-01-14 Sida 7(10) 7.3.5 Utbildningsansvarig Utbildningsansvarig ansvarar för medlemmarnas utbildning. Personalens utbildning/fortbildning hanteras av ridskolechefen. I utbildningsansvarigs uppdrag ingår att ansvara för: inför varje verksamhetsår inventera och sammanställa utbildningsbehovet och ta fram ett förslag till utbildningsplan inklusive budgetunderlag årligen sammanfatta genomförda utbildningsaktiviteter som underlag till föreningens verksamhetsberättelse hålla sig uppdaterad om ridsportförbundets och andra relevanta utbildningsanordnares utbildningsutbud 7.3.6 Miljö och säkerhetsansvarig Föreningens miljö och säkerhetsansvariga ansvarar för följande områden: Yttre miljö Brandskydd Barnsäkerhet I uppdraget ingår att ansvara för att: årligen genomföra en hästhusesyn inom ovanstående områden i enlighet med Nationella Stiftelsen för Hästhållningens Främjandes dokument och checklistor. redovisa resultatet och förslag till åtgärdsplan för styrelsen tillse att rutiner för incident och olycksrapporter finns för ovanstående områden att systemetiskt brandskyddsarbete bedrivs och gärna i samråd med ridskolechefen. att dokumentet FD 11-10 Kris och beredskapsplan är uppdaterat och tillämpas. 7.3.7 Internkommunikationsansvarig För att skapa engagemang och delaktighet i en förening är en väl fungerande intern kommunikation av central betydelse. Om inte medlemmarna får kunskap om vad som sker i en förening och varför får de heller ingen möjlighet att känna delaktighet viket ofta är en förutsättning för engagemang.
2015-01-14 Sida 8(10) I uppdraget ingår att ansvara för att: tillse att relevant information från föreningens alla organisatoriska delar snabbt sprids och på ett enkelt sätt görs tillgänglig för alla medlemmar 8 RIDSKOLECHEFEN Ridskolechefen är operativ chef över ridskoleverksamheten. Den delegation som styrelsen gör till ridskolechefen framgår i detalj av dokumentet FD 11-09 Överenskommelse mellan styrelse och ridskolechefen. 9 SEKTIONER 9.1 Allmänt om sektioner Sektioner arbetar på styrelsens uppdrag och rapporterar till styrelsen. Sektionerna har de befogenheter och skyldigheter som framgår i detta dokument. 9.2 Tävlingssektionen Sektionen ansvarar för att ta initiativ till, föreslå, planera, genomföra och följa upp aktiviteter inom ansvarsområdet. I uppdraget ingår att: ta fram förslag till verksamhetsplan för sitt ansvarsområde inklusive budget hålla kontakt med klubbens alla tränings och tävlingsryttare anordnar tränings-/tävlingsryttarmöten ansvara för klubbens tränings- och tävlingsverksamhet för klubbens alla tränings- och tävlingsryttare lämna förslag på lag och serier, samt efter samråd med ridskolechefen anmäla eventuella lag till distriktet ansvara för de tävlingar som klubben står som värd för planera tävlingsdatum inför kommande år efter samråd med ridskolechef ansöka om tävlingar hos förbundet årligen sammanfatta genomförda aktiviteter som underlag till föreningens verksamhetsberättelse 9.3 Ungdomssektionen Alla som är mellan 0 och 26 år är med i ungdomssektionen!
2015-01-14 Sida 9(10) Sektionen skall vara organ för frågor som speciellt berör föreningens yngre medlemmar. Sektionen väljer själv sin styrelse och arbetar i enlighet med SvRFs arbetsordning för ungdomssektioner. 9.4 Kafeteriasektionen Uppdraget innebär att: tillse att god ordning råder i kafeterian tillse att varor till försäljning finns tillgängliga vid tillfällen då kafeterian ska vara öppen. Fixar eventuell, grill, tält eller annan aktuell utrustning. Förfrågningar till föräldrar angående bakning. Funktionärsmat och fika. Beställer kioskernas växel till varje tävling av kassören. I uppdraget ingår inte att tillse att funktionärer/kafeteriapersonal finns vid respektive tillfälle eller aktivitet. Anledningen till detta är att den enda som har överblick över vem som gör vad vid olika arrangemang är arrangören. Arrangören av aktuell aktivitet utser funktionärer samt ger dessa sina respektive uppdrag. 9.5 Anläggningssektionen Anläggningssektionen ansvarar för att: ta initiativ till, föreslå, planera, och följa upp anläggningsinvesteringar och anläggningens underhåll. ta fram förslag till verksamhetsplan för sitt ansvarsområde inklusive budget. årligen sammanfatta genomförda aktiviteter som underlag till föreningens verksamhetsberättelse. 9.6 Sponsorsektionen Sponsorsektionen ansvarar för att: ta initiativ till, föreslå, planera, och följa upp arbetet med sponsorer. ta fram förslag till verksamhetsplan för sitt ansvarsområde inklusive budget. årligen sammanfatta genomförda aktiviteter som underlag till föreningens verksamhetsberättelse.
2015-01-14 Sida 10(10) dokumentet FD 11-11 Rutiner för sponsorverksamheten är uppdaterat och tillämpas 9.7 Ekonomisektionen Ekonomisektionen arbetar nära och i samarbete med kassören. Uppgifterna finns redovisade under kapitel 7.3.2 Kassören.