POLICY Ett uttalande i generella ordalag Som beskriver ett önskvärt beteende Antagen av Kommunstyrelsen 2007-05-21, KS 117
Inledning För att verksamheten i kommunen skall fungera och servicenivån till innevånarna skall kunna hållas hög krävs ett ständigt flöde av varor och tjänster till alla delar inom organisationen. Det är därför av stor betydelse för ekonomin vilka leverantörer som anlitas, vilka prestationer som erhålles och vilka villkor. Dessa frågor avgörs genom det sätt på vilket Älvsbyns kommun hanterar sin upphandlingsverksamhet. Denna skall präglas av effektivitet, kompetens och samverkan, där en god totalekonomi skall vara målet. Med effektivitet avses dels den interna effektiviteten att använda Älvsbyns kommuns resurser på rätt sätt, att rutiner och hjälpmedel är ändamålsenliga, att valet av varor och tjänster baseras på en riktig behovsanalys, dels den externa effektiviteten vid valet av leverantörer och entreprenörer, samt utformningen av den kommersiella villkoren i skilda former av avtal. Med samverkan avses de åtgärder som innebär att Älvsbyns kommun på bästa sätt utnyttjar den fördel, som en stor sammanlagd volym kan ge t ex vid prissättning, service, distribution och utveckling samt begränsar inköpsadministrationens kostnader genom att undvika dubblering i handläggningen. För att inköpshanteringens mål att ha rätt vara/tjänst, till rätt pris, på rätt plats, i rätt tid skall kunna uppnås är det nödvändigt att alla som medverkar har en gemensam grundsyn och arbetar efter samma regler. inköpspolicyn för Älvsbyns kommun anger de riktlinjer och regler, som gäller för upphandling och inköpsverksamheten. Inköpssamordnaren skall möta de krav som ställs inom såväl utom kommunen. Detta innebär bl. a. bevakning av LOU, EU-handel, Elektronisk handels processen, annonsering, sammanställning av statistik m. m. Den upphandlande verksamheten i kommunen skall därför till inköpssamordnaren/upphandlingsgruppen lämna erforderlig information om vad som skall upphandlas samt upphandlingens beräknade värde. Förutsättningar Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar hur upphandlingar ska gå till. Upphandlingsförfarandet får inte strida mot LOU eller lagen om ingripande mot otillbörligt beteende avseende offentlig upphandling eller annan lag. Inköpspolicyn för Älvsbyns kommun fastslår den yttre ram som gäller för kommunens styrelser och bolag. Varje enhet har ett ansvar att beakta kommunens gemensamma bästa genom intern samordning. Kommunstyrelsen har det strategiska ansvaret för upphandlingsfrågor i kommunkoncernen.
Övergripande mål Kommunens resurser ska utnyttjas effektivt och behovet av varor och tjänster ska tillgodoses till lägsta möjliga totalkostnad. Hänsyn ska tas till kvalitets- och miljökrav i varje upphandling. Alla upphandlingar inom Älvsbyns kommun ska präglas av affärsmässighet, konkurrens, objektivitet och likabehandling. Inga ovidkommande hänsyn får tas. Kraven i upphandlingen får, enligt lag, inte ställas så att de begränsar konkurrensen till ett särskilt varumärke eller en särskild leverantör. Leverantörer ska veta att kommunens affärer sköts med god affärsmoral. Kommunen ska uppträda samordnat och kraftfullt utåt samt öka samverkan såväl inom som över kommungränsen I detta ansvar ligger att utnyttja kommunens resurser effektivt genom att medverka i utvecklingen av samordnade upphandlingar samt vara köptrogen mot och känna delaktighet i tecknade avtal. Alla anställda som handlägger avrop/inköp ska ha kunskap om den lagstiftning och de regelverk som berör offentlig upphandling. Fastighetsförvärv omfattas inte av denna policy. Samordning Ekonomikontorets inköpssamordnare ansvarar för samordningen av varu- och tjänsteupphandlingar till kommunens förvaltningar. Koncernbolag ska så långt det är möjligt delta i samordningen. Ramavtal för gemensamma behov Ramavtal tecknas för varor och tjänster som köps frekvent i stora kvantiteter och av en eller flera användare. Vid avrop enligt befintliga ramavtal har hänsyn redan tagits till LOU. Någon ytterligare upphandling behöver därför inte ske utan ett avrop kan göras. Det är inte förenligt med kommunens policy att använda sig av leverantörer utanför ramavtalen. Om tecknade ramavtal finns ska avrop alltid ske mot dessa. Kommunstyrelsen fattar beslut om tecknande av ramavtal. I särskilda fall kan koncernbolag uppdras att teckna ramavtal för kommunkoncernen. Alla ramavtal ska återfinnas på kommunens databas för avtal.
Direktupphandling En direktupphandling kan göras när upphandlingens värde inte överstiger 1 basbelopp för varor, 2 basbelopp för tjänster. Vid en direktupphandling finns inga krav på att anbuden ska vara skriftliga, men upphandlingen måste dokumenteras på lämpligt sätt. Till exempel ska prisuppgifter från de tillfrågade leverantörerna (som om möjligt ska vara minst tre) arkiveras och finnas tillgängligt för internkontroll. Inköpssamordnaren bör alltid kontaktas före direktupphandling. Direktupphandling får användas för att tillgodose oförutsedda behov när anbud inte hinner infordras. I dessa fall gäller ingen övre beloppsgräns. Kvalitetskrav Vid alla upphandlingar fastställer beställaren/referensgruppen kravspecifikationen, som anger kvalitet och kvantitet på det som ska upphandlas. Referensgruppen består av företrädare från användarna med hjälp från inköpssamordnaren. Miljökrav Miljöfrågorna är betydelsefulla inom alla områden vilket slagits fast i bl a Agenda 21-planen där det bl a sägs att alla inköp av varor och tjänster ska vara miljögranskade. Detta görs till stor del redan idag vid inköp av varor och tjänster inom Älvsbyns kommun men det finns inget konkret politiskt beslut kring hur det praktiskt ska utformas. Den upphandlande enheten skall i största möjliga omfattning köpa in det ur miljösynpunkt bästa alternativet vid upphandling/inköp av varor och tjänster. Låg miljöpåverkan skall vara en viktig faktor vid upphandling. Älvsbyns kommun använder sig av EKU verktyget. www.eku.nu EKU-verktyget syftar till att underlätta för en inköpare att ställa miljökrav vid upphandling. Inköparen ska på ett enkelt sätt kunna hitta förslag till kravformuleringar som kan ingå i förfrågningsunderlaget för den vara eller tjänst som ska upphandlas. EKU-verktyget skall också ge vägledning och stöd till leverantörer/anbudsgivare som lämnar underlag till de efterfrågade uppgifterna. För dessa kan verktyget utgöra en viktig informationskälla angående vilka miljökrav som offentliga upphandlare kan komma att ställa på varor, tjänster och entreprenader. I övrigt kan verktyget fungera som en allmän informationskälla för upphandlare och leverantörer som vill informera sig om miljöanpassad offentlig upphandling, miljörelaterad produktinformation, juridiska aspekter på offentlig upphandling.
Miljöstyrningsrådet är ett aktiebolag som ägs gemensamt av staten, industrin, kommuner och landsting via Näringsdepartementet, Svenskt Näringsliv, Svenska Kommunförbundet och Landstingsförbundet. Miljöstyrningsrådets affärsidé är att stödja industri och offentlig förvaltning att vidareutveckla sitt miljöarbete på ett systematiskt och kostnadseffektivt sätt samt att ge de som öppet beskriver sitt miljöarbete ett erkännande nationellt och internationellt. Leasing och andra finansieringsformer På marknaden finns idag ett flertal finansieringsalternativ för varuanskaffning. Erfarenheten visar dock att dessa finansieringsformer i många fall är väsentligt dyrare än rena köp. Om sådana avtal är aktuella skall kalkyler upprättas där kostnaderna jämförs med kommunens egna finansieringskostnader. Beslut om sådana avtal skall fattas av kommunfullmäktige. Leasing och liknande finansiella former jämställs med upplåning och omfattas av reglerna i finansreglementet, med undantag för leasing av kontorsmaskiner / kopiatorer och bilar där den årliga leasingavgiften understiger ett basbelopp per år. Beslutsformer Anskaffning av varor och tjänster kan ske via två former av beslut nämligen upphandlingseller anskaffningsbeslut. Med upphandlingsbeslut avses ramavtal för olika varu- och tjänstegrupper eller specifika inköp främst förvaltnings- eller bolagsunika större upphandlingar. Med anskaffningsbeslut avses verkställighetsbeslut det vill säga avrop på ramavtal inom ramen för fastställda budget- och verksamhetsmål.
Delegationsordning 1. Anta anbud för varu- och tjänstegrupper (ramavtal) upp t o m 500 000 kronor Kommunchef 2. Inköp av och antagande av anbud avseende inventarier, material, varor, konsulttjänster och övriga tjänster samt entreprenader inom drift- och investeringsbudget. - upp t o m 500 000 kronor (varor och tjänster) Kommunchef - upp t o m 220 000 kronor (varor och tjänster) Resp verksamhetsledare - upp t o m 2 basbelopp (varor) Resp arbetslagsledare - upp t o m 3 basbelopp (tjänster) Resp arbetslagsledare 3. Vid kommungemensamma upphandlingar delegeras beslutet till kommunchefen. Kommentar: Inköps/anskaffningsbeslut samt avrop på ramavtal upp till 1 basbelopp vad avser inventarier och konsulttjänster och 2 basbelopp vad avser intellektuella konsulttjänster är så kallad direktupphandling och räknas som verkställighet och beslutas av resp budget-/kontoansvarig. Om värdet av upphandlingen överstiger 2 basbelopp ska upphandlingssamordnaren alltid kontaktas för att bestämma bästa förfarandet för aktuell upphandling.
Inköpsbestämmelser Älvsbyns kommun Kontrollera om ramavtal finns Via databasen alternativt via inköpssamordnaren. Ramavtal saknas Ramavtal finns Direktupphandling kan tillämpas om värdet understiger basbelopp enligt delegationsordningen. Inköpssamordnaren utför i samråd med verksamheten upphandling enligt LOU. 1 basbelopp Varor 2 basbelopp Tjänster OBS! Upphandlingen ska konkurrensutsättas och utföras på ett affärsmässigt sätt. Inköpsberättigad gör avrop / beställning i enlighet med delegationsordning och inköpspolicy