TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum 2017-04-24 Sida 1 (1) Diarienr AN 2017/00105-1.3.2 Sociala nämndernas förvaltning Ritwa Frang Epost: ritwa.frang@vasteras.se Äldrenämnden Rutiner för tillämpningen av lex Sarah SOSFS 2011:5 Förslag till beslut Äldrenämnden beslutar att godkänna förvaltningens förslag på riktlinje för tillämpningen av lex Sarah. Ärendebeskrivning Det finns idag ett behov av att revidera de tidigare framtagna rutinerna för lex Sarah-tillämpningen inom Sociala nämndernas förvaltning (SNF). Rutinerna behöver även fastställas av de tre nämnderna inom SNF, Äldrenämnden, Nämnden för personer med funktionsnedsättning och Individ och familjenämnden, för att säkerställa ett riktigt agerande och en god kvalitet i lex Sarah-tillämpningen.
nternati DnrjjDiarienr Dnr ÄN 2017/00105-1.3.2 Dnr NF 2017/00080-1.3.2 Dnr IFN 2017/00191-1.3.2 Riktlinje Rutiner för tillämpningen av lex Sarah SOSFS 2011:5 Beslutad av Äldrenämnden Nämnden för personer med funktionsnedsättning Individ och familjenämnden Maj 2017 program policy handlingsplan riktlinje
program policy handlingsplan riktlinje uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet med utvecklingen av Västerås som ort inklusive koncernen Västerås stad uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad anger strategier och konkreta åtgärder för att nå den politiska viljeinriktningen och fastställda mål på olika nivåer i organisationen säkerställer ett riktigt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande i koncernen Västerås stad
Innehållsförteckning 1 Inledning 4 1.1 Bakgrund 4 2 Rutiner för verksamheten 4 2.1 Information till rapporteringsskyldiga 4 2.2 Rapporteringen 5 2.3 Undanröja och avhjälpa 6 2.4 Registrering av rapporter 6 2.5 Anmälan till IVO 6 2.6 Utredningen 7 3 Information till berörd personal 8 3.1 Information om lex Sarah-rapport 8 3.2 Information om vad lex Sarah-utredningen kommit fram till 8 3.2 Information om vidtagna åtgärder 8 4 Stöd till anställda med flera 9 4.1 Behov av stöd 9 5 Information till enskilda 9 5.1 Informationsöverföring 9 6 Jäv och liknande situationer 9 6.1 Ta emot rapporter, undanröja och avhjälpa missförhållanden, informera berörd personal och enskilda 9 6.2 Ansvara för utredningen 9 3
1 Inledning 1.1 Bakgrund Bestämmelser om lex Sarah finns i Socialtjänstlagen (14 kap. 2-7 SoL) och Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (23 e, 24 a-f LSS). Lex Sarah regleras även i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:5) Bestämmelserna om lex Sarah omfattar flera skyldigheter som i de flesta fall riktar sig till den som bedriver verksamhet inom socialtjänsten, vid SiS eller enligt lagstiftningen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Skyldigheten att rapportera missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden gäller dock var och en som fullgör uppgifter inom respektive verksamhet. Lex Sarah är en del av de systematiska kvalitetsarbetet. Syftet med bestämmelserna om lex Sarah är att verksamheten ska utvecklas och att missförhållanden ska rättas till. Det är viktigt att komma tillrätta med brister i verksamheten och att förhindra att liknande missförhållanden uppkommer igen. Centrala skyldigheter i bestämmelserna om lex Sarah är rapporteringsskyldigheten, utredningssskyldigheten, dokumentationsskyldigheten, skyldigheten att avhjälpa eller undanröja missförhållandet och anmälningsskyldigheten. Enligt SOSFS 2011:5 7 kap 1 ska nämnden fastställa rutiner för hur skyldigheten att rapportera, utreda, avhjälpa och undanröja missförhållanden och risker för missförhållanden ska fullgöras. Rutiner ska även fastställas för hur skyldigheten att anmäla allvarliga missförhållanden och risk för allvarliga missförhållanden ska fullgöras. Följande rutiner är framtagna utifrån Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah (SOSFS 2011:5), Regeringens proposition 2009/10:131 samt Socialstyrelsens handbok för tillämpningen av bestämmelserna om lex Sarah (2014-1-24). 2 Rutiner för verksamheten 2.1 Information till rapporteringsskyldiga Enhetschef på respektive enhet ansvarar för att rapporteringsskyldig personal informeras om sin rapporteringsskyldighet, hur rapporteringen ska göras och till vem. Information om rapporteringsskyldigheten ges till den som omfattas av den när hon eller han påbörjar en anställning, ett uppdrag, en praktikperiod eller liknande. Informationen ska därefter ges återkommande, minst en gång per år. 4
2.2 Rapporteringen Rapporteringsskyldigheten gäller i den egna verksamheten Missförhållanden och risk för missförhållanden ska rapporteras till den nämnd som verksamheten tillhör dvs den nämnd som bedriver verksamheten. Syftet med lex Sarah-bestämmelsen är att komma tillrätta med brister i den egna verksamheten, att utveckla denna och att förhindra att liknande missförhållanden uppstår igen. Med rapporteringsskyldigheten får personal m.fl. ett personligt ansvar att medverka till att den verksamhet som bedrivs och de insatser som genomförs är av god kvalitet. Detta personliga ansvar begränsas till den egna verksamheten eftersom möjligheten att höja kvaliteten i en verksamhet som inte är ens egen är begränsad. Missförhållanden som uppmärksammas utanför den egna verksamheten Om personal m.fl. uppmärksammar missförhållanden i en verksamhet som bedrivs av en annan nämnd än den som personalens verksamhet tillhör så ska personalen påtala detta till enhetschef på den berörda enheten. När enhetschefen har gjorts uppmärksam på bristerna kan enhetschefen ha en skyldighet att rapportera inom sin verksamhet. Vad som ska rapporteras Med missförhållanden menas både utförda handlingar och handlingar som någon av försummelse eller av annat skäl underlåtit att utföra och som innebär eller har inneburit ett hot mot eller har medfört konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Med påtaglig risk för ett missförhållande menas att det är fråga om en uppenbar och konkret risk för ett missförhållande. Till vem rapportering ska göras Rapporten görs till enhetschef på den enhet där missförhållandet eller risken för missförhållande har uppstått. Om enhetschef berörs av innehållet i rapporteringen så ska rapporten lämnas till dennes överordnade chef. Mottagare av rapport benämns som ansvarig chef. Hur man ska rapportera Rapporteringen görs i aktuellt verksamhetssystem. I systemet finns en blankett för rapport om missförhållande eller risk för missförhållande. Blanketten fylls i av den rapporteringsskyldige och skickas sedan vidare till ansvarig chef. Rapporter kan även göras muntligt och då ska den som tar emot informationen snarast skriva in händelsen i rapportmallen. Muntlig rapport görs enligt samma rutin som för skriftlig rapport. Rapporten ska lämnas till ansvarig chef genast. 5
2.3 Undanröja och avhjälpa Omedelbara åtgärder Ansvarig chef ansvarar för att bedöma om det finns behov av att vidta omedelbara åtgärder för att undanröja direkta hot mot enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa alternativt att förhindra att konsekvenserna för enskilda förvärras. Om behov av omedelbara åtgärder föreligger ska ansvarig chef vidta de åtgärder som situationen kräver i direkt anslutning till att rapporten tas emot. Dokumentation Ansvarig chef dokumenterar i aktuellt verksamhetssystem. I systemet finns ett dokument som benämns lex Sarah-initialbedömning. I detta dokument ska ansvarig chef dokumentera: När rapporten togs emot Vad består det rapporterade missförhållandet i och vilka konsekvenser fick det för den enskilde När och hur uppmärksammades missförhållandet När inträffade missförhållandet Vilka omedelbara åtgärder har vidtagits 2.4 Registrering av rapporter En rapport om ett missförhållande eller en påtaglig risk för missförhållande anses inkommen till nämnden och är därmed en allmän handling. En allmän handling ska registreras utan dröjsmål om den omfattas av sekretess. Eftersom handlingar i ett lex Sarah-ärende kan behöva diarieföras enligt bestämmelsen i OSL så är det lämpligt att hålla samman dessa i en akt. Handlingar som upprättas i ett lex Sarah-ärende är exempelvis lex Sarah-rapport, lex Sarahinitialbedömning, lex Sarah-utredning, aktanteckningar, lex Sarah-anmälan. Rapporter och initialbedömningar registreras (diarieförs) i aktuellt verksamhetssystem. Ansvarig chef ser till att rapport och initialbedömning kommer registrator tillhanda. Därefter diarieför registrator ärendet i aktuellt verksamhetssystem. Alla handlingar som sedan upprättas och inkommer i ett lex Sarah-ärende ska diarieföras på samma ärende. 2.5 Anmälan till IVO Lex Sarah-utredare bedömer utifrån det som framkommer av rapport och initialbedömning om det rapporterade är ett allvarligt missförhållande eller risk för ett allvarligt missförhållande som snarast ska anmälas till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Vid bedömning att anmälan ska göras omgående föredras ärendet av lex Sarah-utredare för myndighetschef. Myndighetschef fattar enligt delegation beslut om anmälan ska göras eller inte. 6
Då anmälan ska göras upprättas denna av lex Sarah-utredare på särskild blankett som finns på IVOs hemsida. Anmälan skrivs under av myndighetschef och därefter ansvarar lex Sarah-utredare för att anmälan lämnas till IVO. Om bedömning att anmälan ska göras sker vid ett senare skede av utredningen eller vid utredningens avslut gäller samma rutin som ovan. 2.6 Utredningen Vem som ska utreda Det som har rapporterats ska utredas av särskilt utsedda resurser på förvaltningsövergripande nivå. Detta för att utredningen ska genomföras av någon som uppfattas så neutral och opartisk som möjligt. Den som utreder benämns som lex Sarah-utredare. Lex Sarah-rapport och lex Sarah-initialbedömning skickas från ansvarig chef via registrator till lex Sarah-utredare. Utredningens innehåll Vad det rapporterade missförhållandet eller risken för ett missförhållande har bestått i och vilka konsekvenser det har fått eller kunde ha fått för den enskilde När den muntliga eller skriftliga rapporten har tagits emot När och hur missförhållandet eller risken för ett missförhållande har uppmärksammats När missförhållandet har inträffat De orsaker till missförhållandet eller risken för ett missförhållande som har identifierats Om något liknande har inträffat i verksamheten tidigare och i så fall varför det har inträffat igen Bedömning av om något liknande skulle kunna inträffa igen Vilka åtgärder som har vidtagits för att undanröja eller avhjälpa missförhållandet eller risken för ett missförhållande samt tidpunkt för dessa De åtgärder som har vidtagits och planerats i verksamheten för att förhindra att liknande missförhållanden eller risker för missförhållanden uppkommer igen Vad som i övrigt har framkommit under utredningen Vilket beslut eller ställningstagande som utredningen har avslutats med Utredningens genomförande Utredningen behöver inte vara mer omfattande än vad omständigheterna kräver. Om man i ett tidigt skede kan konstatera att det rapporterade inte utgör ett missförhållande så kan utredningen stanna vid det. Ett missförhållande eller risk för missförhållande ska alltid utredas noggrant. De utredningsaktiviteter som genomförs varierar beroende på vad som har rapporterats. Utredningstid Utredningen ska genomföras utan dröjsmål när lex Sarah-utredare har tagit emot rapport och initialbedömning. I lagstiftningen saknas det tidsgränser för utredningens genomförande. Utredningstiden är reglerad då en lex Sarah-anmälan görs till IVO och utredningen inte är slutförd vid 7
tidpunkten för anmälan. Utredningen ska då lämnas in till IVO senast två månader efter att anmälan gjordes. För övriga utredningar gäller tidgränsen högst fyra månader för nämnderna IFN, NF och ÄN. Utredningens avslutande Utredningen ska avslutas med ett beslut enligt nedanstående alternativ: Utredningen avslutas med ett ställningstagande om det rapporterade var ett missförhållande eller en påtaglig risk för missförhållande eller inget missförhållande samt ett beslut om att inte anmäla till IVO. Utredningen avslutas med ett ställningstagande om det rapporterade var ett allvarligt missförhållande eller en påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande samt ett beslut om att anmäla till IVO. Beslutsfattare är myndighetschef enligt gällande delegationsordning. Myndighetschef tar del av samtliga lex Sarah-utredningar som genomförs. Dokumentation Lex Sarah-utredare dokumenterar i aktuellt verksamhetssystem. I systemet finns ett dokument som benämns lex Sarah-utredning samt aktanteckningar. Dokumentationen av utredningen ska utvisa de delar som finns under rubrik Utredningens innehåll. Det ska framgå vilket datum uppgiften dokumenterades, varifrån uppgiften kommer. Vad som är faktiska omständigheter och vad som är bedömningar. Samt vem (namn och befattning) som har dokumenterat uppgiften. 3 Information till berörd personal 3.1 Information om lex Sarah-rapport Ansvarig chef informerar berörd personal om att rapport inkommit. Med berörd personal avses; den som gjort rapporten, personal som nämns i rapporten, personal i den arbetsgrupp som berörs av rapporten. Ansvarig chef avgör vid varje rapport om vilken/vilka som bedöms vara berörd personal och som därmed behöver informeras. 3.2 Information om vad lex Sarah-utredningen kommit fram till Lex Sarah-utredare informerar ansvarig chef om att lex Sarah-utredningen är färdigställd och skickar utredningen via mail för kännedom till ansvarig chef. De lex Sarah-utredningar som leder till en anmälan till IVO skickas via mail för kännedom även till direktör och ordförande i berörd nämnd. 3.2 Information om vidtagna åtgärder Ansvarig chef informerar berörd personal om vad lex Sarah-utredningen har kommit fram till samt vidtagna åtgärder. Med berörd personal menas personal som behöver få information om de vidtagna åtgärderna för att dessa ska få avsedd effekt. Om åtgärderna består i förändringar av processer och 8
rutiner är det viktigt att betona att den som bedriver socialtjänst ska se till att personalen arbetar i enlighet med ledningssystemets processer och rutiner. Om ansvarig chef vill att lex Sarah-utredare ska vara delaktig i informationsprocessen så ska lex Sarahutredare bistå med detta. 4 Stöd till anställda med flera 4.1 Behov av stöd Ansvarig chef tar ställning till om personal som berörs av en rapport behöver stöd. Om behov av stöd finns så bestämmer ansvarig chef i dialog med berörd personal hur detta stöd ska ges. 5 Information till enskilda 5.1 Informationsöverföring Ansvarig chef tar ställning till om och hur den enskilde som berörs av rapporten ska informeras. Den enskilde bör informeras om rapport, vidtagna åtgärder samt om anmälan till IVO görs. 6 Jäv och liknande situationer 6.1 Ta emot rapporter, undanröja och avhjälpa missförhållanden, informera berörd personal och enskilda När den som ansvarar för uppgifter i lex Sarah-tillämpningen själv berörs av innehållet i en lex Sarahrapport övergår ansvaret för handläggningen till den närmast överordnade chefen. I ovanstående rutiner benämns denne Ansvarig chef. 6.2 Ansvara för utredningen Den som genomför lex Sarah-utredningen ska alltid vara så neutral och opartisk som möjligt. Därför genomförs utredningarna av särskilt utsedda resurser på förvaltningsövergripande nivå. I ovanstående rutiner benämns denne Lex Sarah-utredare. 9
721 87 Västerås Telefon 021-39 00 00 www.vasteras.se