Motion 1: Organisation Förslag till beslut, att styrelsen tar fram en organisationsstruktur där roller, ansvarsområden, arbetsuppgifter i föreningen klargörs. Styrelsens roller, ansvarsområden, arbetsuppgifter Fast anställd personal roller, ansvarsområden, arbetsuppgifter Arvoderade tränares roller, ansvarsområden, arbetsuppgifter Eventuella åtagande som medlemmarna enligt styrelsebeslut/stadga ansvarar för En tydlig organisationsstruktur möjliggör för föreningen att på ett effektivare sätt hantera både interna och externa resurser. Det ger också en bättre bild över vilka resurser som behöver utvecklas och vilka som eventuellts saknas idag. En bättre organisatorisk grundstruktur kan underlätta för övriga organisatoriska struktur problem som exempelvis bristen på god intern kommunikation. Styrelsen har tappat förtroendevalda under sittande mandatperiod, beror det på en otydlighet vad gäller förväntningar, roller, mandat? Föreningen har utbildat minst en funktionär från varje medlemsfamilj, ändå dras föreningen med stora problem att få fram funktionärer vid egna evenemang. Beror det på en bristande kommunikationsstrategi från anställd personal, förväntningar, roller eller mandat? Arvoderade tränare kan upplevas ha svårt att veta sin roll i förhållande till simmarna, stadgarna och det faktum att övervägande del av simmarna är minderåriga. Trots ansträngd ekonomi inom föreningen tappar föreningen sponsorer istället för att aktivt arbeta för ökade sponsorintäkter för att hjälpa upp det ekonomiska läget. Beror det på att föreningen idag saknar en sådan roll, otydliga förväntningar på styrelsen, otydliga förväntningar på anställd personal?
Motion 2: Intern kommunikation Förslag till beslut, att styrelsen tar fram en kommunikationsplan för intern kommunikation till medlemmarna. Styrelsen måste kunna på ett bra sätt kommunicera med föreningens samtliga medlemmar. Då en medlem kan vara minderårig krävs att styrelsen säkerställer att man kommunicerar med en myndig person. Styrelsen sitter på uppdrag av föreningens medlemmar. Beslut som påverkar medlemmarna måste på ett bra sätt kommuniceras ut av styrelsen innan det införs. En intern kommunikationsplan för intern kommunikation till medlemmarna ska omfatta samtliga som i sin roll förväntas kommunicera med en medlem. Styrelsen sitter på uppdrag av medlemmarna. Det är av vikt att det finns en god kommunikation mellan styrelsen och medlemmarna. Vid införande av beslut som påverkar medlemmarna måste styrelsen säkerställa att kommunicera detta med medlemmarna i god tid före införande. En medlem måste ges utrymme för ifrågasättande av beslut och möjlighet till kompletterande uppgifter för beslutet. Vid en god kommunikation mellan styrelsen och medlemmar underlättar man implementering av fattade beslut. Det är av vikt att vi kommunicerar på ett bra sätt, det ökar delaktigheten och främjar föreningen i en positiv riktning. Kommunikationen mellan medlemmarna i föreningen och styrelsen måste bli mycket bättre. Det är inte bra när styrelsen fattar beslut som väsentligt påverkar medlemmar och inte på ett bra sätt kommunicerar detta innan införandet. Ett exempel är beslutet rörande egenavgifter, där måste styrelsen bli mycket bättre på hur man kommunicera ett sådant beslut. Det är också viktigt att all personal inom föreningen och arvoderade ledare får det tydligt beskrivet i en kommunikationsplan hur intern kommunikation ska hanteras. Det är extra viktigt då övervägande majoritet av medlemmarna är minderåriga. Det är inte att föredra när barnen och föräldrarna kallas till samma möte för att fatta ekonomiska beslut. Det är inte heller att föredra när föreningen genom slutna Facebook grupper exkluderar minderåriga och simmare som inte har tillgång till Facebook.
Motion 3: Anhörig policyn Förslag till beslut, att styrelsen river upp beslutet om anhörigpolicyn Anhörigpolicyn måste rivas upp, eftersom den har fallit när styrelsen beslutade att avskaffa subventioner på egenavgifter Anhörigpolicyn skall utvärderas enligt tidigare fattat beslut. När styrelsen beslutade att ändra egenavgifterna för den enskilde medlemmen, fattade man ett beslut som står i strid med gällande anhörigpolicy. En motivering i anhörigpolicyn var att medlemmarna kunde påverka den ekonomiska kostnaden genom att aktivt bidra vid olika förenings evenemang. Den möjligheten har nu styrelsen genom sitt nya beslut tagit bort, och samtliga medlemmar oavsett betalar hela sin egenavgift. Styrelsen måste nu riva upp anhörigpolicyn alternativt revidera den utifrån styrelsen nu fattade beslut. Det är också viktigt att styrelsen om man väljer att revidera anhörigpolicyn tar med hela föreningens verksamhet i den. När anhörigpolicyn infördes fanns många tveksamheter kring hur den skulle fungera. Det beslutades också att den skulle utvärderas, vilket inte styrelsen har gjort. När nu styrelsen har fattat ett beslut avseende egenavgifter är anhörigpolicyn satt ur spel. Det finns inte nu längre en möjlighet för den enskilde medlemmen att påverka sina kostnader genom att vara aktiv i föreningens evenemang. Det finns en risk att policyns huvudtanke med att öka medlemmarnas aktiva engagemang i föreningen nu istället minskar eller försvinner helt. Vi kan också se att alla föreningens verksamheter inte följer anhörigpolicyn, ett exempel är Triathlon som ekonomiskt ersätter funktionärer vid evenemang.
MOTION 4: Sponsorer Förslag till beslut, att styrelsen tar fram en strategiplan för att öka antalet sponsorer och sponsorintäkterna. Planen skall tydligt visa på områden som Huvudansvarig för planen Organisationsstruktur för den aktuella strategiplanen Operativt ansvariga för att nå målet (ökade sponsorintäkter) Mätbara mål, såväl ekonomiska som andra exempelvis (nya samarbetspartners) Tydlig fördelningsnyckel av sponsorintäkter, där både sponsorer och medlemmar på ett enkelt sätt ska kunna se hur sponsorintäkterna används i föreningen. För att föreningen ska kunna utvecklas och satsa på verksamheten ser vi det som ett absolut måste att sponsorer stödjer klubben. Genom att införa en tydlig strategiplan med tydliga mål, roller, ansvarsområden osv. finns stora möjligheter för föreningen att kraftigt förbättra det svåra ekonomiska läget. Det är viktigt att föreningen får fortsätta vara en inkluderande idrottsförening där alla som vill skall ges en rimlig möjlighets att kunna delta. Det motiverar att föreningen måste hitta andra vägar att öka intäkterna och inte som nu endast arbeta med kraftigt ökade kostnader för den enskilde medlemmen. Det finns också en risk att föreningen istället tappar tävlingsmedlemmar och då faller även tanken med elitsatsningar. Föreningen har tyvärr tappat sponsorintäkter och även sponsorer de senaste åren. Det finns idag ingen organisation som arbetar aktivt med att öka sponsorintäkterna. Styrelsen har inte heller kunnat presentera någon plan för arbetet med sponsorer. Styrelsen har inte heller kunnat på ett tillfredställande sätt kunnat redovisa sponsorintäkterna som finns idag. Styrelsen har inte heller kunnat uppvisa hur sponsorintäkterna fördelas i föreningen.
MOTION 5: Öppen redovisning av intäkter Förslag till beslut, att styrelsen öppet redovisar sponsorer, sponsorintäkter, fördelning av sponsorintäkterna inom föreningen Redovisa sponsorer för år 2013, år 2014 och förväntade år 2015 Redovisa sponsorintäkter från respektive sponsor år 2013, år 2014 och förväntade år 2015 Redovisa fördelningen av sponsorintäkter inom föreningen för år 2013, år 2014 och planerade för år 2015 Redovisa sponsorintäkter av uppsatta reklamskyltars på Lögarängsbadet för år 2013, år 2014 och förväntade år 2015 Redovisa fördelningen av sponsorintäkterna inom föreningen av uppsatta reklamskyltar på Lögarängsbadet för år 2013, år 2014 och planerade år 2015 Redovisa gällande sponsoravtal för samtliga ovan nämnda punkter. Föreningar som VSS finns tack vare sina medlemmar och det är av stor vikt att föreningen har en stor öppenhet till sina medlemmar. Det innebär att det är otroligt viktigt att det finns en transparens i allt som omfattar föreningen. Ökad insyn i föreningens arbete ger också ökat engagemang och förståelse från medlemmarnas sida. Det minskar risken för sådant som kan uppfattas som orättvist eller felaktigt. Styrelsen bör därför ta sitt ansvar och på ett tydligt sätt redovisa samtliga sponsorintäkter, fördelning av dessa och gällande avtal kring dessa. Då föreningen befinner sig i en besvärlig ekonomisk situation är det viktigt att styrelsen öppet redovisar hur intäkterna fördelas inom föreningen. Styrelsens strategi har också de senaste två åren varit att höja medlemmarnas avgifter till föreningen. För att få en ökad acceptans av dessa höjningar behöver styrelsen kunna redovisa hur övriga intäkter fördelas inom föreningen. Idag råder en stor otydlighet kring hur föreningen arbetar med sponsorer, intäkter från dessa och fördelningen av sponsorintäkterna. Styrelsen har inte heller på ett tillfredställande sätt kunnat redovisa detta. Spekulationer bland medlemmarna sprider sig hur sponsringen hanteras inom föreningen och av sittande styrelsen. Detta är inte bra för föreningens varumärke och framtida nya sponsorer.
Motion 6: Ekonomi Förslag till beslut, att styrelsen tar fram en prognos avseende kostnadsökningar för kommande 5 år. Styrelsen ska kunna presentera en plan för hur man kommer att arbeta med eventuella ökade kostnader kommande 5 år. Prognosen ska presenteras på extra årsmöte om 6 månader. Prognosen ska omfatta alla verksamheter inom föreningen Prognosen ska kunna redovisas separat för varje verksamhet inom föreningen Plan för hur eventuella ökade kostnader för föreningen ska hanteras kommande 5 år. Föreningen behöver en tydlig plan för hur man ska hantera framtida ökade kostnader. En viktig parameter är att få en mer långsiktig prognos över förväntade kostnadsökningar. Det ger möjlighet till en bra planering för hur man ska arbeta med intäktssidan och kommande strategiplan. Med en långsiktig planering kan också kommunikationen till medlemmarna göras med en god framförhållning. Föreningens ekonomi är inte stabil och vi vet redan idag är att kostnaderna för föreningen kommer att öka. Den strategi som styrelsen har idag, känns inte som hållbar på längre sikt utan mer som konstgjord andning. Det kommer inte att finnas utrymme för att höja avgifterna till medlemmarna med ca: 20 % per år för att rädda upp det ekonomiska läget. Vi står inför byggandet av ett nytt badhus, det kommer att innebära ökade kostnader för föreningen men också möjligheter till ökade intäkter.