Plan för utvecklingsarbete kring ledning och styrning för öppenhet 2013-01-21 Lena Dahlstedt Malin Annergård
Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 3 2 Uppdrag och målbild... 3 2.1 Styrande dokument... 4 2.2 Grundläggande administrativa stödprocesser inklusive stadsledningskontorets roll och organisation... 5 2.3 Ledning och styrning av verksamhetsresultat och ekonomi inom myndighets- och huvudmannaorganisationen... 6 2.4 Ledning och styrning av verksamhetsresultat och ekonomi inom den kommunala produktionen... 7 2.5 Samlad chefsstrategi... 8 2.6 Kontinuerligt kulturarbete för att säkra kommunens vision och grundläggande värdering... 8 3 Forskningsanknytning... 9 4 Ledning och samordning av utvecklingsarbetet i sin helhet... 9 5 Kommunikation... 10 6 Ekonomiska konsekvenser... 10 7 Tidplan... 11 2 (12)
1 Bakgrund Under sommaren och hösten 2012 togs en PM fram som beskriver Nacka kommuns ledning och styrning 1. Den visar organisation och styrsystem utifrån de beslut som fattats genom åren. Under hösten 2012 har denna PM varit underlag för diskussioner med förtroendevalda, direktörer och chefer i kommunen. Diskussionerna har visat att det finns ett gap mellan den tänka organisationen (kartan) och hur den fungerar i praktiken (verkligheten) inom nedanstående områden. Andra utredningar som pågått under 2012, exempelvis av revisorerna och externa utredare, förstärker bilden av gapet mellan karta och verklighet. De grundläggande styrprinciperna om Konkurrensneutralitet och Delegerat ansvar och befogenheter till lägsta effektiva nivå fungerar inte alltid i alla delar av organisationen. Dialogen mellan kommunens olika organisatoriska delar - politik, tjänstemannaorganisation och produktionsverksamheterna - behöver utvecklas inför beslut som kan få stora konsekvenser för enheter och verksamheter, t.ex. i mål och budgetprocessen och i det som rör gemensamma administrativa processer. Kunskap och förståelse för hur kommunens system för ledning och styrning är tänkt att fungera behöver utvecklas inom hela organisationen, vilket förutsätter en kultur som fullt ut ligger i linje med Nackas vision och grundläggande värdering. Kontinuerlig uppföljning och utvärdering av kommunens system för ledning och styrning behöver utvecklas, t.ex. uppföljning av cheferna och enheternas resultat avseende både verksamhet och ekonomi. 2 Uppdrag och målbild Stadsdirektören fick den 26 november 2012 i uppdrag av kommunstyrelsen att genomföra ett utvecklingsarbete inom ledning och styrning för att minska gapet mellan hur kommunens organisation fungerar i praktiken och hur den är tänkt att fungera enligt fattade beslut. Det huvudsakliga målet för utvecklingsarbetet är att Nacka kommun ska bli ännu bättre på att göra Nacka attraktivt för dem som lever, verkar och vistas här. Kommunen ska bli ännu bättre på att leverera välfärdstjänster av hög kvalitet och på att bevara och utveckla Nackas territorium. Det ska bli lättare att utföra sitt uppdrag och göra rätt som medarbetare, chef och förtroendevald i kommunen. Det ska också vara lätt att förstå vår organisation för externa aktörer och medborgare. Vårt sätt att organisera, styra och leda arbetet måste bidra till ett 1 PM Ledning och styrning för öppenhet 2012-09-11 3 (12)
ökat fokus på de vi är till för och en ökad måluppfyllelse både när det gäller verksamhetsresultat och ekonomi inom alla områden. Uppdrag De delar som ingår i uppdraget är följande: Begränsa, tydliggöra och kommunicera styrande dokument. Förenkla och förbättra grundläggande administrativa stödprocesser inklusive stadsledningskontorets roll och organisation. Tydliggöra och säkerställa ledning och styrning av verksamhetsresultat och ekonomi inom myndighets- och huvudmannaorganisationen. Tydliggöra och säkerställa ledning och styrning av verksamhetsresultat och ekonomi inom den kommunala produktionen. Ta fram en samlad chefsstrategi som inkluderar rekrytering, introduktion, kontinuerlig kompetensutveckling och vid behov avveckling av chefer, för att säkra att kommunens leds och styrs i enlighet med det system som är beslutat. Utveckla ett kontinuerligt kulturarbete för att säkra kommunens vision om Öppenhet och grundläggande värdering om att Vi har förtroende och respekt för människors kunskap och egna förmåga samt deras vilja att ta ansvar. I avsnitt 2.1 2.6 beskrivs bakgrund, målbild, plan för genomförande och tidplan för respektive del. Därefter beskrivs hur utvecklingsarbetet i sin helhet är tänkt att ledas och hållas samman, kommunikation av utvecklingsarbetet, ekonomiska konsekvenser och en grov tidplan för de inledande faserna. 2.1 Styrande dokument Bakgrund Det finns många olika styrdokument som styr verksamheten i en kommun. På flera områden finns nationella styrdokument med lagar, förordningar och riktlinjer exempelvis inom plan- och byggverksamhet, skola och socialtjänst. Utöver de nationella reglerna har kommunen genom åren fastställt planer, strategier, policys och riktlinjer inom flera områden. Vid den senaste kartläggningen kunde vi konstatera att det finns mer än 100 olika styrdokument fastställda av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder. Det är svårt att i praktiken veta vad som egentligen gäller för en enskild medarbetare, chef eller medborgare. Enligt ändring i kommunallagen ska kommunen hålla föreskrifter tillgängliga på ett samlat och ordnat sätt på sin hemsida. 4 (12)
Nackas styrdokument är tydliga, enkla och begränsade till antal och omfång. De omfattar bara det som absolut måste vara styrande i en kommun som Nacka utöver gällande lagar och förordningar. Det är enkelt att förstå vilka dokument som omfattar vem, enkelt att hitta dem och enkelt att förstå dem. Det finns rutiner för hur de styrande dokumenten kommuniceras, följs upp, uppdateras och vid behov tas bort. Samtliga styrdokument finns tillgängliga på ett samlat och ordnat sätt på hemsidan. Genomförande Steg 1. Överblick nuläge. Samtliga befintliga dokument listas. Steg 2. Förslag Förslag om vilka dokumenttyper som ska finnas och rutiner för beslutsfattande, uppdatering och presentation av styrdokumenten tas fram och beslutas av kommunstyrelsen. Steg 3. Rensning, förslag till justeringar och beslut Förändringar genomförs utifrån kommunstyrelsens beslut. Beslut fattas om reviderade styrdokument i berörd nämnd eller kommunstyrelse och kommunfullmäktige. I arbetet deltar samtliga berörda direktörer och chefer. Arbetet leds av Malin Annergård och Helena Meier. En utredare från enheten för samordning och utveckling bistår i arbetet (Tove Löfgren). Tidplan Steg 1 pågår, steg 2 klart i mars 2013 och steg 3 klart under hösten 2013. 2.2 Grundläggande administrativa stödprocesser inklusive stadsledningskontorets roll och organisation Bakgrund De administrativa stödprocesserna har utvecklats och förändrats flera gånger de senaste tio åren utan att egentligen hittat en optimal form som passar Nackas styrsystem. Även om utvecklingen nu går åt rätt håll är det fortfarande brister i samordning och koordinering mellan de olika stödprocesserna och i förhållande till huvudprocesser och produktion. Det finns också ett bristande förtroende för kommunens ledning samt kommunens vision och grundläggande värdering hos medarbetare inom några stödprocesser enligt den senaste medarbetarundersökningen. För bl.a. ekonomi-, personal- och kommunikationsprocesserna finns stor förbättringspotential. 5 (12)
De administrativa stödprocesserna i Nacka har tydliga mål, uppdrag och finansiering, är samordnade och har en tydlig koppling till verksamheter inom huvudprocesser och produktion. De är anpassade till lagstiftningen inom respektive område och till de krav och behov som verksamheterna har. Chefer och medarbetare inom stödenheter är professionella inom sitt område. Ett brett engagemang för ständiga förbättringar genomsyrar arbetet och förtroendet för kommunens ledning samt vision och värdering har ökat. Stödprocesserna uppfattas som ett viktigt stöd för att nå verksamhetsresultat. Genomförande I arbetet deltar direktörer, chefer och medarbetare inom administrativa stödprocesser och stödenheter. Arbetet leds av Mats Bohman med stöd av extern konsult med gedigen erfarenhet från förändringsarbete inom ledning och styrning av administrativa stödprocesser. En utredare från enheten för samordning och utveckling bistår i arbetet (Anna Gidmark). Tidplan Våren och sommaren 2013. Förslag till fortsatt utveckling klart i augusti 2013. 2.3 Ledning och styrning av verksamhetsresultat och ekonomi inom myndighets- och huvudmannaorganisationen Bakgrund Myndighets- och huvudmannaorganisationen i Nacka är relativt väl anpassad till Nackas styrsystem och fungerar som helhet bra. Men det finns stora skillnader mellan olika huvudprocesser eller delar av dessa, som inte bara beror på processernas karaktär utan snarare på tradition och kultur inom olika områden. Detta är skillnader som i slutändan inte bidrar till bästa möjliga service och myndighetsutövning. Direktörernas roll och ansvar behöver bli tydligare liksom enhetschefernas, framförallt vad gäller ledning och styrning av verksamhetsresultat och ekonomi. Myndighets- och huvudmannaorganisationen leds, styrs och organiseras i enlighet med intentionerna i Nacka kommuns vision, grundläggande värdering och principer för ledning och styrning. Det är tydligt vilken roll, uppdrag och finansiering respektive direktör, enhetschef och enhet har. Samtliga huvudprocesser bidrar till ökad kundnytta inom respektive område och för kommunen som helhet. Vi har en professionell, effektiv och klok myndighetsutövning för medborgarna och aktörernas bästa. 6 (12)
Genomförande Samtliga direktörer och enhetschefer inom myndighets- och huvudmannaorganisationen deltar i arbetet. Arbetet leds av Malin Annergård med stöd av extern expert/konsult med erfarenhet av styrning och ledning i komplexa organisationer. En utredare från samordnings- och utvecklingsenheten bistår i arbetet (Annika Londono). Tidplan Våren och sommaren 2013. Förslag till fortsatt utveckling klart i augusti 2013. 2.4 Ledning och styrning av verksamhetsresultat och ekonomi inom den kommunala produktionen Bakgrund Verksamheterna inom den kommunala produktionen skapar mycket goda verksamhetsresultat, men har problem med ekonomistyrningen, uppföljning av ekonomi och att hålla en ekonomi i balans. Revisorernas granskning av produktionen under hösten 2012 visar bl.a. på brister i övergripande styrning och ledning samt uppföljning från kommunstyrelsens verksamhetsutskott, stadsdirektör och produktionsdirektörer. Konsultföretaget Preeras studie hösten 2012 om ekonomistyrning i praktiken visade också på bristande förtroende mellan dem som arbetar med ekonomistyrning centralt och lokalt. Mål, uppdrag, ansvar grundläggande värdering och principer för ledning och styrning. Verksamhetsområdena är tydliga och vettigt organiserade samt effektiva att styra och leda. Konkurrensneutralitet råder inom alla områden. Ekonomistyrningen och uppföljning av ekonomin fungerar väl. och roller för verksamhetsutskott, direktörer och rektorer/verksamhetschefer inom den kommunala produktionen är tydliga och ligger i linje med Nacka kommuns vision, Samtliga verksamheter har goda verksamhetsresultat och en ekonomi balans. Genomförande Direktörer (inkl biträdande direktör), rektorer och verksamhetschefer inom den kommunala produktionen deltar i arbetet. Arbetet leds av Lena Dahlstedt med stöd av extern konsult med gedigen erfarenhet när det gäller förändringsarbete inom ledning och styrning av kommunal produktion. En utredare från samordnings- och utvecklingsenheten bitstår i arbetet (Johanna Magnusson). 7 (12)
Tidplan Våren och sommaren 2013. Förslag till fortsatt utveckling klart i augusti 2013. 2.5 Samlad chefsstrategi Bakgrund Nacka är en attraktiv kommun som har lyckats rekrytera många bra chefer och direktörer genom åren. Ledarskapsakademin i samarbete med andra kommuner har också bidragit till att utveckla många nya chefer internt. I senaste medarbetarundersökningen får flertalet chefer goda omdömen. Men det är relativt stora skillnader. Det finns många chefer som lever upp till förväntningarna och det finns några som inte håller måttet. Vi ser också ibland problem när vi rekryterar chefer som har erfarenhet från andra kommuner/verksamheter och som inte har fått tillräcklig introduktion i Nackas styrsystem. Om vi ska lyckas utveckla hela vår verksamhet nu och i framtiden måste vi ha riktigt bra chefer i alla verksamheter. Vi behöver höja lägstanivån och samtidigt ge bra chefer möjlighet att bli ännu bättre. Det finns en samlad chefsstrategi i Nacka kommun som omfattar hur kommunen arbetar med rekrytering, introduktion, utveckling och vid behov avveckling av chefer. Alla chefer har tydliga chefskontrakt där uppdrag och förväntningar på kort och längre sikt framgår. Alla verksamheter har bra chefer som förmår leda och utveckla medarbetarna, nå goda verksamhetsresultat och en ekonomi i balans. Genomförande Arbetet leds av Malin Annergård, Elisabeth Carle och Lena Dahlstedt med stöd av extern konsult med gedigen erfarenhet inom området. Samråd sker med direktörer och chefer inom organisationen. En utredare från samordnings- och utvecklingsenheten bistår i arbetet (Pia Mcaleenan). Tidplan Arbetet inleds våren 2013. Förslag till samlad chefsstrategi klar i augusti 2013. 2.6 Kontinuerligt kulturarbete för att säkra kommunens vision och grundläggande värdering Bakgrund Många medarbetare uttrycker i senaste medarbetarundersökningen att visionen och värderingen genomsyrar deras verksamhet och är ett stöd i arbetet. Men det finns också de som tvivlar eller inte alls instämmer i vision och värdering, både bland enskilda medarbetare men också mer tydligt på några enheter. En vision och grundläggande värdering måste hållas levande kontinuerligt om de ska få genomslag. Det var relativt länge sedan visionen och värderingen togs fram så det 8 (12)
är dags att fokusera på de igen och då särskilt stärka de enheter som har låga värden. Kommunens vision Öppenhet och grundläggande värdering Vi har förtroende och respekt för människors kunskap och egna förmåga samt deras vilja att ta ansvar genomsyrar hela vår organisation. Varje medarbetare känner till dem och kan beskriva hur de förverkligas i praktiken i det dagliga arbetet. Vår vision och grundläggande värdering är också känd hos medborgare, anordnare och aktörer i Nacka. Genomförande Samliga medarbetare, chefer och direktörer deltar i olika insatser under 2013 och 2014 för att stärka och kommunicera vår vision och vår grundläggande värdering. Enheter med låga resultat i medarbetarundersökningen prioriteras inledningsvis. Arbetet leds av Malin Annergård, Lena Dahlstedt och Ann-Sofie Mårtensson. En utredare från samordnings- och utvecklingsenheten bistår i arbetet (Jessica Röök). 3 Forskningsanknytning En panel med forskare från IFL vid Handelshögskolan i Stockholm kommer att ge stöd till utvecklingsarbetet baserat på internationellt ledande forskning inom ledning och styrning. En doktorand i Management & Complexity vid University och Hartfordshire kommer att följa utvecklingsarbetet med fokus på ledning och styrning av komplexa organisationer. 4 Ledning och samordning av utvecklingsarbetet i sin helhet Det samlade utvecklingsarbetet leds av stadsdirektör Lena Dahlstedt. Stadsdirektörens ledningsgrupp (SLG) är den gemensamma basen för utvecklingsarbetet En mindre planeringsgrupp består av Lena Dahlstedt, Malin Annergård, Helena Meier, Mats Bohman och Anders Börjesson. Malin Annergård koordinerar och samordnar de olika delarna i utvecklingsarbetet och sköter kontakter med forskare och konsulter. Utvecklingsarbetet kommer att ske i nära samråd med kommunstyrelsen genom stadsdirektörens avstämningar i kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU) och 9 (12)
kommunstyrelsens verksamhetsutskott (KSVU) och med företrädare för fackliga organisationer inom kommunstyrelsens samverkansgrupp (SAMK). 5 Kommunikation Utvecklingsarbetet kommer att kommuniceras kontinuerligt internt under 2013 och 2014. Stadsdirektören informerar regelbundet om viktiga delar av utvecklingsarbetet på måndagsmötet i stadshuset. Samtliga direktörer och chefer ansvarar för att kommunicera med de medarbetare de ansvarar för. 6 Ekonomiska konsekvenser Utvecklingsarbetet förväntas leda till högre kvalitet och effektivitet i hela organisationen. Uppföljning av ekonomiska konsekvenser kommer att göras i samband med årsbokslut 2013 och 2014. Extra resurser krävs för olika konsultinsatser och eventuella omkostnader under år 2013 och 2014 med totalt ca 1 miljoner kronor per år. Medel för detta finns avsatt i kommunstyrelsens budget i kommunfullmäktiges beslut Mål och budget 2013 2015. 10 (12)
SLG 7 Tidplan Chefsstrategi Kommunikation och kulturarbete Produktion Kickoff M&H Stöd Förslag och ev. Startmöte Styrande dokument Halvlek 5/11 2012 1/2 2013 15/8 2013 1/1 2014
Öppenhet Vi har förtroende och respekt för människors kunskap och egna förmåga - samt för deras vilja att ta ansvar POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, 131 81 Nacka Stadshuset, Granitvägen 15 08-718 80 00 info@nacka.se 716 80 www.nacka.se 212000-0167