1 (8) Kulturnämnden Kallelse och föredragningslista Enligt uppdrag Ordförande Marita Öberg Molin Sammanträdesdatum 2 april 2015 Plats och tid Stadshuset, F180, kl 09:00 Ledamöter Ersättare Ordförande Marita Öberg Molin (S) 1:e vice ordförande Marléne Tamlin (MP) 2:e vice ordförande Ragnhild Källberg (FP) Per-Åke Olofsson (S) Mikael Palmqvist (C) Maria Lindelöf (KD) Jörgen Andersson (M) Monica Windén (M) Börje Brandhill (SD) Jenny Setterholm (S) Nesrin Hassan (S) Teresia Unander-Scharin (C) Anders Paulsson (MP) Simon Flamborg (M) Erica Fritz (M) Jura Miniotaité (FP) Olle Kvarnryd (V) Anna Svensson (SD)
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 2 (8) 1. Allmänhetens frågestund 2. Val av justerare Per-Åke Olofsson (S) utses att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. 3. Godkännande av föredragningslistan 4. Beslut om offentliga ärenden Beslutas att 1-13 är offentliga. 5. Anmälan om delegationsbeslut Redovisning av delegationsbeslut fattade för kulturnämnden. 6. Anmälan av handling/inkomna skrivelser 1. Sammanträdesprotokoll KuN 25 februari 2015, bifogas 2. Sammanträdesprotokoll KuN 25 februari 2015 32, bifogas 3. Sammanträdesprotokoll KuN AU 19 mars 2015, bifogas 4. Beslutsutdrag KFM 11 Måltidspolicy för Västerås stad 5. Måltidspolicy för Västerås stad 6. Ekonomisk analys och konsekvensbeskrivning av Växhuset Ekonomisk förening 7. Volontärbyråns verksamhetsberättelse 2014
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 3 (8) 7. Dnr: 2014/191-KIFN Beslut - Förslag till ny struktur för biblioteksverksamheten i Västerås Kulturnämnden beslutar att genomföra förslagen om ett bibliotek i Erikslunds köpcentrum samt att utveckla den mobila biblioteksverksamheten enligt framtaget förslag när ekonomiska möjligheter till detta finns. I Biblioteksplan för Västerås stad 2013-2017 angavs att förslag till ny biblioteksstruktur ska tas fram och på uppdrag av kommunfullmäktige gjordes en utredning av Inger Eide-Jensen 2014. Utredningen föreslår ett antal åtgärder. Ett underlag för ett barn- och familjebibliotek i Erikslund och en utvecklad mobil biblioteksverksamhet med två fordon har tagits fram av verksamhetsansvarig. Förslaget om ett bibliotek i nya Resecentrum kan bli aktuellt först om ett antal år. 8. Dnr: 2015/12-KuN Beslut - Redovisningsplan för kulturnämnden Kulturnämnden antar föreliggande redovisningsplan att börja gälla från och med 1 januari 2015. Allmänt Enligt arkivlagen (SFS 1990:782) och offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) ska varje myndighet bland annat upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Syftet med denna är att genom att redovisa vilka handlingar som kan förekomma hos en myndighet, underlätta och möjliggöra för allmänheten att ta del av dessa. Begreppet allmänna handlingar är mediaoberoende och gäller alltså bland annat både pappershandlingar och digitala handlingar/upptagningar. Inom Västerås Stad utgörs beskrivningen dels av en blankett där myndighetens organisation framgår och dels av en redovisning av myndighetens allmänna handlingar (redovisningsplan). Planen tar upp vilka rutiner och vilka handlingar som kan finnas och den ska följaktligen hållas aktuell och i möjligaste mån visa faktiska förhållanden. Planen anger dessutom om handlingar ska diarieföras eller ej, ger information om förvaring och vissa handlingstypers eventuella sekretess samt handlingarnas gallringsfrist. Redovisningsplanen är mediaoberoende och såväl digitala som pappersbaserade allmänna handlingar redovisas.
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 4 (8) Gallring Att gallra innebär förstörande av allmän handling. Enligt Arkivlagen får allmän handling förstöras under förutsättning att man beaktar att arkiven är en del av vårt kulturarv samt att de handlingar som dock bevaras tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, forskningens behov samt behovet av information för förvaltningen och vid rättsskipning. När det gäller digitala handlingar sker gallring då man till exempel vid konvertering eller överföring av data förlorar sökmöjligheter och data samt förlorar möjlighet att fastställa handlingar autenticitet och att göra viss sammanställning av data. Gallring innebär i sig en inskränkning av offentlighetsprincipen och beslut därom ska därför fattas av varje ansvarig myndighet. En redovisningsplan, där ju gallringsfrister anges, gäller alltså inte förrän den antagits av respektive nämnd / styrelse. Utarbetande av redovisningsplan alt. Revidering av redovisningsplanen Redovisningsplanen ska alltså redovisa faktiska förhållanden och återspegla förekomsten av handlingar i verksamheten. Detta innebär att upprättad plan med jämna mellanrum måste ses över för att hållas aktuell. Översynen har genomförts av kultur-, idrotts- och fritidsförvaltningen i samråd med Stadsarkivet. Ett förslag till ny redovisningsplan föreligger således och de nya instruktionerna föreslås börja gälla från och med 2015-01-01. 9. Dnr: 2015/160-KuN Beslut - Anställning av direktör för stadsarkivet Kulturnämnden beslutar att anställa Ulrika Gustafsson tillsvidare som direktör för Stadsarkivet med tillträde från och med 1 april 2015. Rekryteringen av direktör för Stadsarkivet har genomförts under våren 2015. Rekryteringsprocessen har följt den modell som kommunstyrelsen fastlagt för rekrytering av chefer, vilket bland annat inneburit att olika grupperingar deltagit i rekryteringsarbetet. Efter en samlad bedömning i ärendet har styrgruppen beslutat förorda att Ulrika Gustafsson utses till innehavare av den utlysta anställningen.
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 5 (8) 10. Dnr: 2015/155-KuN Beslut - Fullmakt för stadens jurister för uppdrag åt nämnden Kulturnämnden beslutar att chefsjurist Lena Grapp samt stadsjuristerna Rossana Rothstein, Engin Ceylan, Åsa Olsson, Casper Tham och Sandra Ahlbin eller den någon av dem förordnar i sitt ställe, befullmäktigas att, i domstolar och andra myndigheter eller på annat ställe, i varje avseende, anhängiggöra, utföra och bevaka kommunens talan i mål eller ärende som faller inom nämndens verksamhetsområde. I juristernas fullmakt ingår även rätt att förkasta eller anta förlikning eller ackord En kommuns talan i mål eller ärenden vid exempelvis domstolar eller myndigheter, ska, enligt 6 kap 6 kommunallagen, föras av kommunstyrelsen, om inte fullmäktige beslutat annat. I Västerås stad har fullmäktige beslutat att varje nämnd/styrelse ska föra kommunens talan i mål eller ärenden som faller under nämndens/styrelsens verksamhetsområde. Detta framgår av respektive nämnds/styrelses reglemente. Stadens jurister biträder regelbundet samtliga nämnder/styrelser som ombud vid domstolar och myndigheter. När juristerna ska uppträda som ombud måste de kunna styrka sin behörighet att företräda nämnden/styrelsen genom fullmakt. En sådan fullmakt måste utställas av varje nämnd/styrelse. Juristernas agerande som ombud förutsätter dock alltid att de fått ett uppdrag från nämnden/styrelsen eller dess förvaltning. Ställningstaganden i samband med uppdraget som ombud föregås också av samråd eller beslut av nämnden/styrelsen eller av tjänstemän inom nämnden/styrelsen. För att juristerna ska kunna utföra sina uppdrag från nämnden behöver de en fullmakt 11. Dnr: 2015/101-KuN Beslut - Nämndinitiativ - Lajvverksamhet på Östra Holmen Kulturnämnden bifaller initiativet och uppdrar till förvaltningen att tillsammans med berörda förvaltningar arbeta fram en lösning.
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 6 (8) Marita Öberg-Molin (S), Marlene Tamlin (MP), Per-Åke Olofsson (S), Mikael Palmqvist (C) och Maria Lindelöf (KD) har lämnat ett nämndinitiativ om att ge förvaltningen i uppdrag att tillsammans med barn- och ungdomsförvaltningen se över och hitta en gemensam lösning för att säkerställa genomförandet för lajvverksamheten på Östra holmen sommaren 2015. Frågan har tagits upp på Välsam och stadsledningskontorets välfärdsenhet har fått uppdrag att sammankalla till ett möte med flera berörda förvaltningar för att diskutera frågan. 12. Dnr: 2015/124-KuN Beslut - Stöd till studieförbunden 2015 Kulturnämnden beslutar att fördela stödet till studieförbunden 2015 enligt förvaltningens förslag. För 2015 avsätts totalt 7 575 000 kronor till stöd för studieförbundens verksamhet. Stödet innehåller både kvantitativa och kvalitativa delar. Den största delen 6 211 500 kronor, är ett kvantitativt stöd och fördelas dels efter antalet studietimmar 2013 och 2014 dels efter antalet kulturprogram 2014. Resterande stöd är ett riktat bidrag, 1 363 500 kronor, för verksamhet inom målområdena det mångkulturella samhällets utmaningar och personer med funktionsnedsättning. Det riktade bidraget innehåller både en kvantitativ del och en bedömningsdel. Utifrån återställningen av bidragsnivån för studieförbunden i 2015 års budget återstår 700 000 kronor att fördela, vilket görs efter dialog med studieförbunden. 13. Dnr: 2015/114-KuN Beslut - Offentligt konstverk på Råby Kulturnämnden beslutar anta förvaltningens förslag om ett nytt offentligt konstverk på södra delen av Råby samt att tillsätta en projektgrupp för att påbörja planering.
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 7 (8) Enligt prioritetsplan beslutad i dåvarande kultur-, idrotts- och fritidsnämnden, 2014-06-17, är förslaget att genomföra nästa offentliga konstprojekt på Råby. Förslaget i prioritetsplanen löd: nytt offentligt konstverk utomhus i södra delen av Råby, som ett konstprojekt i nära samverkan med de boende och Knytpunktens verksamhet. Arbetsgruppen för offentlig konst har i prioritetsplanen beaktat olika perspektiv. De perspektiv som södra Råby uppfyller är: - Barnperspektiv - Geografiskt perspektiv - Befolkningsperspektiv Staden har gjort en satsning på södra Råby med Knytpunkten som öppnade 2014. Mimer har satsat på att rusta upp området med bland annat en stor lekpark nära Knytpunkten. Den nu nedlagda Stenkumlaskolan kommer att byggas om till bostadsområde inom några år. Södra Råby har inte någon offentlig konst. I norra delen av Råby finns offentlig konst, tre konstverk som ingår i stadens samling. Det finns goda möjligheter att samverka med flera olika aktörer på södra Råby, där Knytpunkten kan nämnas som ett exempel. En möjlig inriktning är att låta barn och unga på Råby vara delaktiga i konstprojektet, där en konstnär bjuds in i ett tidigt skede för att tillsammans med dem arbeta i en process som leder fram till ett offentligt konstverk på södra Råby. Med ett delaktighetsperspektiv kan barn och unga engageras i och påverka sin egen närmiljö. Här slutar sammanträdets öppna del. 14. Dnr: 2015/56-KuN Beslut - Strategisk budget 2016-2018 för kulturnämnden Kulturnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag till strategisk budget för 2016-2018 och överlämnar det till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har angett inriktningen för arbetet med budget 2016-2018 för styrelser och nämnder. Några grundläggande utgångspunkter anges såsom det ekonomiska läget för kommunsektorn i dess helhet och för Västerås stad. Förvaltningen har lagt fram förslag utifrån direktiven i kommunstyrelsens skrivelse.
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 8 (8) 15. Dnr: 2014/18-KuN Beslut - Remiss om Västerås stads samspel med civilsamhället, Lokal överenskommelse (LÖKen) Kulturnämnden ställer sig bakom förvaltningens yttrande och överlämnar det till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har beslutat remittera förslag till LÖKen, Västerås lokala överenskommelse mellan Västerås stad och Civilsamhället för åren 2015-2017 till kulturnämnden. På nationell nivå finns sedan 2008 överenskommelser mellan regering, Sveriges kommuner och landsting (SKL) samt civilsamhällets aktörer för hur samverkan ska bedrivas mellan det offentliga Sverige och civilsamhället. Västerås stad har antagit en viljeinriktning för samverkan med civilsamhället, bland annat med framtagande av en gemensam överenskommelse. Genom möten och samtal mellan kommun och civilsamhället har ett förslag till överenskommelse samt handlingsplan arbetats fram. Detta förslag till överenskommelse består av ett antal gemensamma principer vilka utgör en grund för den fortsatta dialogen mellan kommunen och vårt lokala civilsamhälle. Tillkommer som bilaga är förslag till handlingsplan, vilken anger hur detta ska göras konkret. 16. Information 1. Information om hanteringen av konst i samband med bostadsbyggandet vid Wenströmska 2. Information om e-förslag 3. Information om handlingsplan/program för kultur 4. Information om omnibusundersökningen 5. Information om avtal angående Bäckbyhuset 6. Information om kurser och inbjudningar 17. Övriga frågor 18. Direktören informerar