(6) Ägare/godkännare UL Mats Arvidsson/ PA Randi Hellgren Utfärdare PA Monika Rissanen Gäller fr.o.m. 2009-08-3 Utfärdad den 2009-07-02 Dokumenttyp Instruktion Innehållsförteckning: Syfte och mål... 2 Omfattning... 3 Definitioner... 2 4 Krisledningsansvar... 2 5 Central krishanteringsgrupp vid LiU... 2 6 Lokal krishanteringsgrupp... 4 7 Övrigt stöd... 5 8 Referenser... 6 Syfte och mål Syftet med krisledning vid Linköpings universitet (LiU) är dels att skapa handlingsberedskap för att kunna hantera uppkomna krissituationer samt säkerställa att återgång till löpande verksamhet sker snarast möjligt, dels utveckla rutiner för insatser vid allvarliga händelser av varierande omfattning. Vid LiU finns en central krishanteringsgrupp som är inrättad av rektor vilken har ett särskilt ansvar för övergripande krishantering. Målen för LiU:s krisledning är att: få en god överblick över händelsen och händelseutvecklingen samordna resurserna vid LiU ge stöd för dem drabbade minimera skador och konsekvenser Krisledningen ska prioritera följande: att en sammanhållen ledning med tydlig rollfördelning snabbt kan etableras att samverkan med andra aktörer så väl inom som utanför LiU sker att lindra dem konsekvenser som den inträffade krisen kan få för studenter, medarbetare, anhöriga och besökare hanteras att ge relevant information till medarbetare, studenter, anhöriga 2 Omfattning LiU krisorganisation är ett komplement till samhällets kris- och katastrofberedskap. Vid LiU finns en särskild central krishanteringsgrupp med ett tydligt övergripande uppdrag. Gruppen arbetar kontinuerligt för att vara väl förberedda för att hantera uppkomna kriser. Alla medarbetare och studenter förutsätts ta sitt ansvar och initiera kontakt med polis och räddningstjänst vid akuta händelser och olyckor.
2009-08-3 2(6) 3 Definitioner Händelser som omfattas av krisledning: Krisledning gäller vid allvarliga händelser. Med allvarliga händelser avses: En svår, oftast hastigt uppkommen situation med personella, materiella eller etiska och förtroendemässiga skador eller med överhängande fara för att skador ska uppstå, alternativt en svår situation som uppkommer genom ett smygande förlopp. Exempel på allvarliga händelser är svårare olyckshändelser, allvarliga hot, gisslantagande, naturkatastrofer, brand etc. Händelsen kräver omedelbara och samordnade åtgärder inom LiU i syfte att minimera konsekvenserna. Vid en allvarlig händelse aktiveras centrala krishanteringsgruppen genom dess chef eller dennes ställföreträdare. Vid mindre olyckor Mindre olyckor menas här materiella eller personella skador som endast påverkar driften inom den egna organisationen och som inte ingår i begreppet allvarlig händelse. Dessa olyckor hanteras och bearbetas på respektive institution/motsvarande. För mer information se dokumentet krisberedskap vid LiU. 4 Krisledningsansvar Det är viktigt att i förväg slagit fast ledningsstrukturen på central och lokal nivå. Roller och uppgifter ska vara tydligt definierade och åtskilda från varandra för att undvika dubbelarbete. Vid en allvarlig händelse vid LiU aktiveras den centrala krishanteringsgruppen. I och med att den centrala krishanteringsgruppen aktiveras återtas temporärt normal delegation för drabbad institutions prefekt/motsvarande. Prefektens/motsvarandes uppgifter definieras därefter direkt av den centrala krishanteringsgruppens chef. Detta innebär i praktiken att prefekten/motsvarande kan ges såväl utökade som minskade befogenheter jämfört med normalsituationen. Prefekten/motsvarande agerar fortsättningsvis operativt genom den lokala krishanteringsgruppen (se nedan, rubrik 7). 5 Central krishanteringsgrupp vid LiU Centrala krishanteringsgruppens uppgift är att samordna universitetet i samband med allvarliga händelser m.m. Organisation Den centrala krishanteringen ska organiseras enligt följande. Arbetet ska ledas av en särskild central krishanteringsgrupp vars chef är utsedd av rektor. Denne ska ha två ersättare som i angiven ordning ska kunna träda in som chef för gruppen.
2009-08-3 3(6) Den ansvarige vars uppgift är att leda och fördela arbetet inom krishanteringsgruppen beslutar om gruppen i sin helhet eller delar av densamma ska inkallas beroende på krisens karaktär. Chefen eller dennes ersättare ansvarar särskilt för att rektor kontinuerligt hålls underrättad. Chefen ansvarar dessutom för att gruppen får den utbildning som är adekvat för gruppens arbetsuppgifter och att gruppen regelbundet träffas i olika konstellationer för att genomföra övningar av olika slag. Därutöver ska sådana förberedelser vidtas som tillgodoser det behov av lokaler och utrustning som gruppen anses behöva för att genomföra sitt uppdrag. Vidare ska information om gruppens uppdrag ges inom universitetet så att institutioner och arbetsenheter är medvetna om gruppens arbetsuppgifter och möjligheter att ge stöd i de krissituationer som kan uppstå. Centrala krishanteringsgruppens sammansättning består av följande funktioner: Chef (sammankallande) Personalansvarig Studentansvarig Sekreterare Informationsansvarig Säkerhetsansvarig Analytiker Resursperson Rektor utser personer som ska ingå i centrala krishanteringsgruppen i ett särskilt beslut (se dokument sammansätting av centrala krishanteringsgruppen). För samtliga funktioner ska finnas två ersättare så att arbetet genom avlösningar kan pågå kontinuerligt. Dessutom kan gruppen kompletteras med prefekt/motsvarande för den institution/motsvarande inom universitetet där krisen uppstått. Uppgifter för central krishanteringsguppen Gruppen är ett ledningsorgan med beslutsmandat och handlägger frågor rörande: ramar för arbetet övergripande inriktning och prioritering informationsåtgärder, såväl internt som externt samt åtgärder som innebär avsevärda personella, materiella eller ekonomiska åtaganden tillfälliga avvikelser från policys återställande och återuppbyggnadsfrågor Gruppen samverkar direkt med: räddningstjänsten polismyndigheten andra statliga myndigheter kommuner
2009-08-3 4(6) Kommuners grupp för psykiskt och socialt omhändertagande (POSOM) religiösa samfund Gruppen ansvarar för: samband med den lokala krishanteringsgruppen att rektor omgående informeras om att centrala krishanteringsgruppen aktiverats och hålls kontinuerligt informerad att informera studentkårerna vid kriser där studenter berörs informationsåtgärder gruppens interna rollfördelning av arbete under förberedelsearbetet så som ex: o faktaunderlag, lägesuppföljning och analys o mediakontakter och kommunikation samt intern information o frågor kring personal och deras anhöriga o myndighetskontakter o dokumentation Förberedelser Förberedelser för att kunna förbereda den centrala krishanteringsgruppen operativa arbete ska omfatta följande moment: upprätta detaljplaner för händelser av allvarlig art förbereda lokaler och samband ge gruppen kännedom om samhällets aktörer inom räddningstjänst övning sker regelbundet 6 Lokal krishanteringsgrupp En lokal krishanteringsgrupp ska finnas vid varje institution/motsvarande. Den lokala krishanteringsgruppen utses och leds av prefekt/ motsvarande och består därutöver av de personer som denne anser lämpliga. Prefekt/motsvarande ansvarar dessutom för att gruppen får den utbildning som är adekvat för gruppens arbetsuppgifter. Prefekten/motsvarande ansvar också för att chefer vid arbetsstället känner till rutinerna för krishantering och har kunskap om att hantera krisen om den uppstår. Oservera att kontakter med massmedia hanteras via chefen för den centrala krishanteringsgruppen. Uppgifter för lokal krishanteringsgrupp Är ett lokalt organ som ansvarar för att: hantera händelser internt vid institutionen dvs hantera ett plötsligt sjukdomsfall, till exempel en hjärtinfarkt, eller en kraftig blödning så att den drabbade blir omhändertagen till dess sjukvården kan ta över behandlingen. samverkar vid allvarliga händelser med den centrala krishanteringsgruppen
2009-08-3 5(6) genomföra det uppdrag som ges av den centrala krishanteringsgruppen leda universitetets verksamhet på händelseplatsen vid de tillfällen då den centrala krishanteringsguppen ej tagit ansvar på händelseplatsen samverka med räddningstjänst, polis, sjukvård etc. ansvara för information efter behov till pågående verksamhet. Lokala förberedelser omfattar följande: att ha kännedom om olika funktioner och organisationer som kan vara ett stöd vid en krissituation ex personalavdelning, företagshälsovård, studenthälsa och religiösa samfund upprätta lista med aktuella telefonnummer till de anställdas anhöriga under dagtid (säkra rutiner för att revidera anhörigkontakter) tillse att det finnas tillräckligt antal anställda som är utbildade i första hjälpen och hjärtlungräddning på arbetsplatsen anslå de uppgifter som anges på skylt Första hjälpen 2. ombesörja förbandsutrustning Prefekten ansvarar dessutom att funktionskontroller görs av ögon- och nödduschar och att det finns tillgång till antidoter (motgifter) mot vissa kemiska ämnen, t ex fluorvätesyra, fenol. Prefekten/motsvarande ansvarar för att upprätta en checklista (en beredskapsplan) innehållande uppgiftsfördelning. Som stöd i det lokala arbetet ska det finns en checklista som kan användas under krisarbetet, se dokument Checklista för den lokala krishanteringsgruppen. Centrala checklistor finns även inom olika riskområden såsom: Brand och utrymning Bombhot och gisslantagande Upptäckt av inbrott Utsläpp med risk för miljöpåverkan Hot och våld Dödsfall Dessa checklistor ska ses som stöd för den egna institutionen/ motsvarande, men behöver ses över för att anpassas till den egna verksamheten och dess behov. 7 Övrigt stöd För att den centrala krishanteringsgruppen ska kunna hantera sitt uppdrag vid krissituationen kan ytterligare stödresurser behövas användas. Exempel på sådant stöd är företagshälsovård, studenthälsa, religiösa samfund, arbetskamrater. Därtill kommer det stöd som kan erhållas från olika samhällsinstitutioner. I vissa sammanhang kommer stöd från universitetets juristfunktion att vara nödvändigt. Vidare måste personer med tillgång till universitetets personaladministrativa system och LADOK finnas tillgängliga.
2009-08-3 6(6) 8 Referenser Arbetsmiljölagen AFS 200: (Systematisk arbetsmiljöarbete, ändrad enligt 2003:4) AFS 999:7 (Första hjälpen och krisstöd) Krisberedskap vid LiU Bemanning av central krishanteringsgrupp Stöd vid kartläggning och riskbedömning