Kommunstyrelsen 2012-11-05 1 (17) Plats och tid: Kommunkontoret, Kisa 2012-11-05 klockan 10.00-18.15 Beslutande: Anders Ljung (C), ordförande Jan-Olof Andersson (C) Göran Landström (M) Göran Lindgren (M) Claes Brandén (MP) Marie T Andersson (S) Ing-Britt Andersson (S) Roger Rydström (S) Lars Karlsson (FP) Övriga deltagande: Pia Tingvall (C), ersättare Kalle Sandell (KD), ersättare Anna Olsson Blom (S), ersättare Torbjörn Mellgren (S), ersättare Göran Frisk (S), ersättare Roger Nyman (V), ersättare Pontus Wessman (MP), ersättare Eddie Näsström (M), kommunfullmäktiges ordförande Christian Nordin Olsson (SD), insynsplats Eva-Lena Hellsing, tf kommunchef Majlis Johansson, kommunsekreterare Jennie Blomberg, tf ekonomichef 153 Patrik Kinnbom, Vimmerby kommun 157 Jimmy Bexell, avdelningschef 157 Ann-Louise Södersten, turismansvarig 157 Rune Jonsson, planeringssekreterare 157 Anders Lind, f d kommunchef 157 Utses att justera: Jan-Olof Andersson (C) Lars Karlsson (FP) Justeringens plats och tid: Sekreterare: Ordförande: Justerande: Organ: Majlis Johansson Anders Ljung Jan-Olof Andersson Paragrafer: 150-163 Lars Karlsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Kommunstyrelsen : 2012-11-05 Anslags uppsättande: 2012-11-13 Anslags nedtagande: 2012-12-04 Protokollets förvaringsplats: Underskrift: Kommunkontoret, Kisa Susann Johansson, kommunassistent
Kommunstyrelsen 2012-11-05 2 (17) KS 150 Dnr 0145/12 007 Granskning av upphandlingsverksamheten Kommunens revisorer har med hjälp av PWC genomfört en granskning av upphandlingsverksamheten i Kinda kommun. Förvaltningen har gått igenom rapporten och föreslår nu i en skrivelse ett antal förbättringar som ska genomföras. Revisionsrapport Tjänsteskrivelse Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ställer sig bakom förvaltningens förslag till svarsskrivelse och uppdrar till kommunstyrelsens ordförande att skriva under den och överlämna till revisorerna. Förslag till beslut Jan-Olof Andersson (C): Svarsskrivelsen ska kompletteras med när åtgärder och efterlevnad av dessa åtgärder ska vara utförda och återrapporterade till kommunstyrelsen. Rapportering av genomförda upphandlingar ska ske till kommunstyrelsen Lars Karlsson (FP): All delegation i upphandlingsärendet ska dras in. Beslutsgång Ordföranden finner att det finns ett förslag från arbetsutskottet och ett tilläggsförslag från Jan-Olof Andersson (C). Han frågar därför om kommunstyrelsen kan besluta i enlighet med arbetsutskottets förslag, vilket blir kommunstyrelsens beslut. Därefter frågar han om kommunstyrelsen vill lägga till de punkter Jan-Olof Andersson (C) föreslår. Det blir också kommunstyrelsens beslut Ordföranden frågar därefter om kommunstyrelsens beslutar i enlighet med Lars Karlssons (FP) förslag och finner att detta avslås av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ställer sig bakom förvaltningens förslag till svarsskrivelse med Jan- Olof Anderssons (C) tillägg och uppdrar till kommunstyrelsens ordförande att skriva under den och överlämna till revisorerna.
Kommunstyrelsen 2012-11-05 3 (17) Reservation Lars Karlsson (FP) reserverar sig till förmån för eget förslag Protokollsanteckning Lars Karlsson (FP) får antecknat till protokollet att han ställer frågan varför det dröjt så länge med svaret. Förvaltningen svarar att det ofta är korta svarstider från revisionen, vilket har påtalats. I det här fallet beror det också på hög arbetsbelastning hos de personer som har till uppgift att bereda frågan. Beslutsexpediering Kommunrevisionen Inköpssamordnare Kommunchef Kommunsekreterare Kommunfullmäktige Akten
Kommunstyrelsen 2012-11-05 4 (17) KS 151 Dnr 0230/12 311 Förändringar i väghållningen i Kisa och Rimforsa samhällen, Kinda kommun Dåvarande Vägverket initierade för cirka 5 år sedan förändringar i väghållaransvaret av fem allmänna vägar i Rimforsa, vilket innebär att dessa vägar dras in från allmänt statligt underhåll i Trafikverkets regi och där väghållaransvaret fullt ut förs över på kommunen. Ärendet fullföljdes inte och Trafikverket har återigen aktualiserat ärendet och då diskuteras även indragning och överföring av delar av Västra vägen och Grönedegatan i Kisa. En avsiktsförklaring har tagits fram för att skapa en principöverenskommelse om vilka åtgärder som måste vidtas samt hur ansvar och kostnader fördelas. Tjänsteskrivelse Avsiktsförklaring Kommunstyrelsen ställer sig bakom avsiktsförklaringen angående förändringar i väghållningen i Kisa och Rimforsa. Beslutsexpediering Teknisk chef Trafikverket Ekonomichef Akten
Kommunstyrelsen 2012-11-05 5 (17) KS 152 Dnr 0160/12 009 Policy för Kinda kommuns internationella arbete revidering Den policy som gällt för Kinda kommuns internationella arbete löpte ut vid årsskiftet 2010-2011. Förvaltningen har nu gjort en översyn av policyn. Bedömningen är att den policy som gällt under åren 2007 2010 fortfarande känns relevant och aktuell att arbeta efter, därför har endast mindre justeringar gjorts i policyn. Tyvärr hade felaktigt material skickats ut i samband med kommunfullmäktiges sammanträde i juni månad och ärendet återremitterades därför. De handlingar som varit ute på remiss, utan förslag från remissinstanserna om förändring, samt har behandlats av både kommunstyrelsens arbetsutskott och kommunstyrelsen före kommunfullmäktiges sammanträde är de handlingar som nu föreligger i ärendet. Policy för Kinda kommuns internationella arbete 2007-2010 Förslag till reviderad policy Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunfullmäktige fastställer reviderad policy för Kinda kommuns internationella arbete. 2. Policyn ska aktualitetsgranskas varje mandatperiod. Förslag till beslut vid sammanträdet Göran Landström (M): Ta bort skrivningen om främlingsfientlighet i strecksatserna. Beslutsgång Ordföranden finner att det föreligger två förslag, arbetsutskottets och Göran Landströms (M) ändringsförslag. Han ställer dessa två mot varandra och finner att kommunstyrelsen har beslutat i enlighet med Göran Landströms (M) förslag. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunfullmäktige fastställer reviderad policy för Kinda kommuns internationella arbete, med de ändringar som Göran Landström (M) föreslår 2. Policyn ska aktualitetsgranskas varje mandatperiod.
Kommunstyrelsen 2012-11-05 6 (17) KS 153 Dnr 0233/12 042 Riktlinjer för delårsrapport Revisionen har påpekat att Kinda kommun saknar riktlinjer för delårsrapport. Med anledning av detta har det nu upprättats riktlinjer för delårsrapport. Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige fastställer riktlinjer för delårsrapport.
Kommunstyrelsen 2012-11-05 7 (17) KS 154 Dnr 0139/12 191 Överförmyndarverksamheten - gemensam tjänstemannaorganisation för överförmyndarverksamheten i Vimmerby kommun och Kinda kommun I varje kommun ska det finnas en överförmyndarnämnd (alternativt överförmyndare). Bestämmelserna är tvingande och verksamheten kan inte läggas under annan nämnd. Överförmyndarnämnden lyder som alla myndigheter under förvaltningslagen och verksamheten regleras i första hand i föräldrabalken. Överförmyndarnämnden är en kommunal tillsynsmyndighet som ska utöva tillsyn över gode män, förvaltare och förmyndare (nedan kallade ställföreträdare). Myndighetens uppdrag är att förhindra att personer som inte själva kan tillvarata sin rätt drabbas av rättsförluster. Det kan vara omyndiga eller personer som på grund av hög ålder, sjukdom, psykisk störning eller funktionshinder inte kan bevaka sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person. Överförmyndarnämnden ägnar sig huvudsakligen åt myndighetsutövning, Mellan Vimmerby kommun och Kinda kommun har diskusioner förts under en tid om möjligheten att samverka kring överförmyndarverksamheten. en till dessa diskusioner är bl a att kommunerna har behov av att minska sårbarheten, säkerhetsställa tillgången till juridisk och annan erfoderlig kompetens, säkerhetsställa en god kontinuitet i verksamheten och att underlätta rekrytering och fortlöpande kompetensutveckling av såväl medarbetare som ställföreträdare. Överförmyndarnämnderna i Kinda och Vimmerby förordar en gemensam tjänstemannaorganisation och ställer sig bakom det förslag till samverkansavtal som finns framtaget. Tjänsteskrivelse Förslag till budget Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunfullmäktige tillstyrker att avtal träffas med Vimmerby kommun om gemensam tjänstemannaorganisation för överförmyndarverksamheten i enlighet med genomförd utredning 2. Kommunfullmäktige uppdrar åt överförmyndarnämnden att dels verkställa beslutet genom att träffa avtal med Vimmerby kommun om gemensam överförmyndarverksamhet, dels senare göra de förändringar i avtalet som kan komma att erfordras.
Kommunstyrelsen 2012-11-05 8 (17) KS 155 Dnr 0003/12 002 Anmälan av delegationsbeslut Yttrande i mål till Mark- och miljödomstolen - Tillståndsansökan Swedish Tissue AB. Delegat är kommunstyrelsens ordförande Anders Ljung. Delegationsbeslut i personalärenden på ekonomiavdelningen under tiden 2012-09-04-2012-09-17. Delegat är ekonomichef Eva-Lena Hellsing. Beslut i efterhand - tillstyrkan av beslut fattade under årsstämman i Östsvenska Yrkeshögskolan AB. Delegat är kommunstyrelsens ordförande Anders Ljung. Delegationsbeslut i färdtjänstärenden under tiden 2012-09-17 2012-10-21. Delegater är Jimmy Bexell, Monica Länsberg och Madeleine Rulander. Delegationsärendena är mottagna. Beslutsexpediering Akten
Kommunstyrelsen 2012-11-05 9 (17) KS 156 Dnr 0012/12 041 Taxor och avgifter 2013 förändrad VA-taxa För att täcka kommunens kostnader för drift och investeringar år 2013 behöver taxan för vatten- och avlopp justeras. Förslag till förändrad taxa Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktiges beslut Taxa för vatten- och avlopp fastställs enligt tekniska avdelningens förslag till förändrad taxa.
Kommunstyrelsen 2012-11-05 10 (17) KS 157 Dnr 0002/12 009 Information Patrik Kinnbom, Vimmerby kommun informerar om arbetet med att bilda en ekonomisk förening för drift av Vimmerby turistbyrå. Nyttan för Kinda kommun är att vi får god insyn i vad som händer inom turistnäringen i Vimmerby kommun, för att kunna dra nytta av det i vår egen turismverksamhet. Pia Tingvall (C), informerar från konferens om upphandling av lokalproducerad mat. Roger Rydström (S) informerar från utbildning om social upphandling. Rune Jonsson information om de näringslivsbesök som förtroendevalda och tjänstemän gjorde tillsammans under sommaren. Före detta kommunchef Anders Lind, ger sin bild av de lönesättningar som har diskuterats under senaste tiden. Kommunstyrelsen ges möjlighet att ställa frågor.
Kommunstyrelsen 2012-11-05 11 (17) KS 158 Dnr 0005/12 009 Kurser och konferenser 1. Roger Rydström (S) är tidigare anmäld till Småkoms höstkonferens. Han har nu fått förhinder och kommer att ersättas av Torbjörn Mellgren (S) 2. Sigvard Olsson (S) och Eddie Näsström (M) bereds tillfälle att delta i konferensen Utveckla fullmäktige återredovisning och ansvarsprövning, anordnad av Sveriges kommuner och landsting i Stockholm 2012-12-04 3. Hur ser det ut för Kindas näringsliv och företagsutveckling Konferens anordnad av Växtkraft Kinda och företagarna på Rimforsa Strand, Rimforsa 2012-11-20. Torbjörn Mellgren (S), Lars Karlsson (FP), Ing-Britt Andersson (S), Eddie Näsström (M), samt övriga som så önskar bereds tillfälle att delta. 4. Hur klarar vi e-samhällets krav på information och dokumentation anordnad av ITsam arkiv i Boxholm 2012-12-06. Roger Rydström (S) bereds tillfälle att delta. 5. Om utveckling av samverkansformer med civilsamhället Anordnad av bland andra Sveriges kommuner och landsting 2012-12-07 i Göteborg. Pia tingvall (C) bereds tillfälle att delta 6. Seminarium om valdeltagande i de allmänna valen i Sverige och väljarbeteenden i Europaparlamentsval Anordnas av Regeringskansliet 2012-012-06 i Stockholm Göran Landström (M) bereds tillfälle att delta Beslutsexpediering 1. Torbjörn Mellgren (program till Torbjörn) Småkom (för ändring av namn) 2. Sigvard Olsson (program + förfrågan om han vill delta. Anmäl i så fall) Eddie Näsström (program) Kolla boende och resa med båda Sveriges kommuner och landsting (anmälan) 3. Torbjörn Mellgren, Lars Karlsson, Ing-Britt Andersson, Eddie Näsström (program) 4. Roger Rydström (program) Itsam arkiv (anmälan) 6. Göran Landström (program) Regeringskansliet (anmälan) Charlotte Andersson (för bokning av hotell och resor)
Kommunstyrelsen 2012-11-05 12 (17) KS 159 Dnr 0038/12 009 Kommunchefens verksamhetsrapport Avdelningschefsträff och stabskonferens har arbetat med organisation samhällsbyggnadsfunktionen. Ett arbete pågår också med marknadsförings- och tillväxtfrågor. Den politiska ledningsgruppen och tjänstemännens ledningsgrupp träffas på torsdag, för att diskutera arbetsformer Diskussioner pågår om nya ägardirektiv för Kinda kanal. Expediering Kommunchef Akten
Kommunstyrelsen 2012-11-05 13 (17) KS 160 Dnr 0266/12 001 Förändringsarbete utifrån Nulägesrapport organisationsöversyn Organisationsöversynen har som utgångspunkt att utveckla Kinda kommun så att vi står bättre rustade för att möta framtida utmaningar och politiska mål som tillväxt, utveckling och attraktivitet. I samband med rapporten om nuläget som presenterats finns många frågor att ta itu med. Prioriteringar bland dem baseras på bedömningar av den politiska ledningsgruppen, arbetsgruppen för organisationsöversynen och referensgruppen för förvaltningsorganisationen. Nedan listas och beskrivs de tre mest angelägna frågorna att lösa omgående. 1. Anlita en extern projektledare för att stödja organisationen i processen att genomföra de olika beslut som kommunstyrelsen och kommunfullmäktige fattar med anledning av organisationsöversynen. Tidigare avsatta medel från beslut i kommunfullmäktige 2012-06-26 kommer att användas för att uppfylla denna funktion. Arbetsgruppen för organisationsöversyn fullföljer sitt uppdrag att genomföra denna uppgift. 2. En djupanalys av organisation och arbetsformer för kommunstyrelsens förvaltning ska inledas. I detta arbete ska särskild vikt läggas vid organisationens förmåga att stimulera tillväxt och utveckling av kommunen. Det finns behov av stärkta samband mellan politiska beslut och genomförande inom kommunstyrelsens förvaltning. Arbetsgruppen för organisationsöversynen får i uppdrag att återkomma till kommunstyrelsen och föreslå hur detta arbete ska bedrivas samt vilka medel som Krävs. 3. Det är angeläget att omgående inleda arbetet med rekrytering av en ny kommunchef. Ur nulägesrapporten står det klart att Kinda kommun behöver en kommunchef som ska rekryteras externt. Dennes viktigaste uppgifter är att fungera som en chef för hela den kommunala förvaltningsorganisationen och ansvara för genomförandet av de åtgärder som leder till uppfyllande av de politiska målen. Profilen för anställningen tas fram av den politiska ledningsgruppen i samarbete med arbetsgruppen för organisationsöversynen för att säkerställa att de politiska målen ska genomsyra Kinda kommuns verksamhet. Ett professionellt rekryteringsföretag ska anlitas för att säkra framgång i anställningsprocessen. Utifrån ovanstående förs en diskussion. Förslag till beslut vid sammanträdet Jan-Olof Andersson (C): Kommunstyrelsen fattar inriktningsbeslut utifrån den politiska skrivelsens punkt 1 och 2 och beslutar inleda rekrytering av ny kommunchef i enlighet med punkten 3. Lars Karlsson (FP): Olyckligt att det är arbetsgruppen som leder det fortsatta arbetet. Det finns behov av att bredda arbetet genom att lägga till referensgruppen.
Kommunstyrelsen 2012-11-05 14 (17) Beslutsgång Efter diskussion finner ordföranden att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med Jan- Olof Anderssons (C) förslag och Lars Karlssons (FP) förändringsförslag. 1. Inriktning för det fortsatta arbetet ska vara a) Anlita en extern projektledare för att stödja organisationen i processen att genomföra de olika beslut som kommunstyrelsen och kommunfullmäktige fattar med anledning av organisationsöversynen. Tidigare avsatta medel från beslut i kommunfullmäktige 2012-06-26 kommer att användas. Arbetsgruppen för organisationsöversyn fullföljer sitt uppdrag att genomföra denna uppgift. Samverkan sker med den politiska ledningsgruppen. b) En djupanalys av organisation och arbetsformer för kommunstyrelsens förvaltning ska inledas. I detta arbete ska särskild vikt läggas vid organisationens förmåga att stimulera tillväxt och utveckling av kommunen. Det finns behov av stärkta samband mellan politiska beslut och genomförande inom kommunstyrelsens förvaltning. Arbetsgruppen för organisationsöversynen i samverkan med de båda referensgrupperna och den politiska ledningsgruppen får i uppdrag att återkomma till kommunstyrelsen och föreslå hur detta arbete ska bedrivas samt vilka medel som eventuellt krävs. 2. Arbetet med extern rekrytering av ny kommunchef ska inledas snarast med stöd av ett professionellt rekryteringsföretag och i övrigt enligt följande intentioner: Kinda kommun behöver en kommunchef som ska rekryteras externt. Dennes viktigaste uppgifter är att fungera som en chef för hela den kommunala förvaltningsorganisationen och ansvara för genomförandet av de åtgärder som leder till uppfyllande av de politiska målen. Profilen för anställningen tas fram av den politiska ledningsgruppen i samarbete med arbetsgruppen för organisationsöversynen och referensgrupperna för att säkerställa att de politiska målen ska genomsyra Kinda kommuns verksamhet. Förslag till upphandlingsförfarande arbetas fram av arbetsgruppen och den politiska ledningsgruppen. Kommunchef återkommer till kommunstyrelsen med förslag till beslut rörande upphandling. Beslutsexpediering Kommunchefen Kommunsekreterare Arbetsgruppen för organisationsöversyn Referensgrupperna för organisationsöversyn HR-avdelningen Samtliga förvaltningar och nämnder Akten
Kommunstyrelsen 2012-11-05 15 (17) KS 161 Dnr 0267/12 024 Lönesättning kokerska På grund av förändrad delegationsordning föreligger ett lönesättningsärende från tekniska avdelningen. Förslag till lönesättning från förvaltningen Kommunstyrelsen fastställer lönen i enlighet med förvaltningens förslag Beslutsexpediering Anki Bexell Akten
Kommunstyrelsen 2012-11-05 16 (17) KS 162 Dnr 0268/12 029 Frågor avseende avtal om avgångsvederlag Folkpartiet liberalerna i Kinda vill genom Lars Karlsson (FP) att avtal med tidigare informationsansvarig i Kinda kommun utreds av åklagare. Skrivelse från Lars Karlsson Ärendet överlämnas till beredningen för diskussion med kommunfullmäktiges ordförande angående eventuellt uppdrag till revisionen. Revisionen bör också titta på förbättrade skrivningar i delegationsordningen. Beslutsexpediering Kommunsekreterare Akten
Kommunstyrelsen 2012-11-05 17 (17) KS 163 Dnr 0269/12 002 Delegationsordning för kommunstyrelsen revidering Kommunstyrelsen har vid sitt sammanträde 2012-10-22 dragit in all delegation vid lönesättning utöver ordinarie löneöversyn. Förvaltningen har sedan dess konstaterat att det praktiskt inte fungerar med den ordningen som innebär att alla lönesättningsärendet ska upp till kommunstyrelsen. Kommunsekreteraren lägger därför fram ett förslag till förändrad delegationsordning. Förslag till förändrad delegationsordning avseende lönesättning 1. Kommunstyrelsen ställer sig bakom kommunsekreterarens förslag med tillägg av en kompletterande skrivning i delegationsordningen att lönesättning ska ske utifrån av kommunstyrelsen fastställt policydokument och inom budgetram. 2. Kommunstyrelsen uppdrar till övriga nämnder att förändra sin delegationsordning avseende lönesättning på samma sätt i tillämpliga delar. Beslutsexpediering Kommunchef (inklusive delegationsordning) Avdelningschefer (inklusive delegationsordning) Kommunsekreterare Övriga nämnder (inklusive delegationsordning sidan 20) HR Kindanätet (byt ut tidigare version) Akten