Samordningsnätverket för Finland 100 i Österbotten PM Samordningsnätverkets informations- och diskussionsmöte Tid 16.2.2016 kl. 10 12 Plats Österbottens förbund, Sandögatan 6, Vasa Närvarande Hautamäki Tarja, Österbottens förbund, ordförande Carola Bäckström, Korsnäs (i stället för Christina Båssar) Karlström Kaisa, Kronoby Kemppainen Katri, Storkyro Knookala Christina, Vasa Koivisto Kati, Laihela Löf Carola, Larsmo Penttala-Salli Mia, Storkyro Pitkäaho Marja-Leena, Jakobstad Raikio-Söderlund Riitta, Kristinestad Reini Annica, Korsholm Stenmark Ulrika, Pedersöre Sillander Annika, Regionala danscentret i Österbotten, kl. 10-10.30 From Margot, Österbottens förbund, sekreterare Frånvarande Eriksson Lasse, Närpes Hendricksson Anders, Malax Honkasalo Antero, Kaskö Nylund Tina, Nykarleby Österberg Mikael, Vörå Österbottens förbund Pohjanmaan liitto Regional Council of Ostrobothnia www.obotnia.fi/suomi100 +358 6 320 6500 Hietasaarenkatu 6, PL 174 FI-65101 Vaasa
1. Mötet öppnas Samordningsnätverkets ordförande Tarja Hautamäki öppnade mötet och önskade alla välkomna. Efter det presenterade deltagarna sig. 2. Programkonceptet Finland 100 Hautamäki berättade om jubileumsåret: det inleds på nyårsafton 31.12.2016 och firandet avslutas på självständighetsdagen 6.12.2017. Jubileumsåret är indelat i tre delar: den första är Ett gemensamt Finland, den andra som börjar i maj är Sommar-Finland och den tredje heter 100 dagar till hundra. Den delen börjar 26.8 då det är 100 dagar kvar till självständighetsdagen. Ansökningsläget var följande i början av februari: 759 ansökningar har lämnats in och 505 har antagits. Av ansökningarna har 93 avslagits, i allmänhet på grund av att kopplingen till Finland 100 inte kunnat påvisas eller att projektet inte uppfyllt alla sex kriterier. Finansiering har beviljats 69 projekt. För företag finns ett separat företagssamarbetsprojekt som samordnas centraliserat av sekretariatet för Finland 100. Från Österbotten har ungefär 30 ansökningar godkänts. Av alla ansökningar är ungefär 50 mer omfattande samarbetsprojekt, som berör också Österbotten. Det lönar sig att läsa om de omfattande samarbetsprojekten på webbplatsen Finland 100 och försöka haka på dem, om det finns något som passar: det är onödigt att försöka uppfinna hjulet på nytt. Annika Sillander från det regionala danscentret i Österbotten berättade om Hela Finland dansar 2017, som är just ett omfattande samarbetsprojekt. Det är fråga om olika program och evenemang som varje finländare kan delta i. Temat är att göra tillsammans och uppleva glädjen med dans. Dans är avsedd för alla, den skapar samhörighet och gemensamma erfarenheter. Inom projektet används begreppet dans i mycket vid bemärkelse. Informationscentret för Dans samordnar projektet, det praktiska arbetet ligger i hög grad på regionala aktörer. I detta skede planeras fyra delar i projektet: den första eller Dansutmaningen är närapå färdig och övrigt som planeras är Självständighetsdans, Alla dansar och Dansturné. Avsikten är att få alla med i dansen, antingen på egen hand eller med ledare, dansen filmas och publiceras på sociala medier (#tanssihaaste). Dansutmaningen startar i januari 2017. Dansens dag firas 29.4.2017 och då är avsikten att arrangera olika dansevenemang. Med Självständighetsdagsdansen är tanken att uppmärksamma traditioner. Alla dansar har som mål att främja välmå- 2/8
ende, till exempel kan ett företag beställa ett program med kreativ dans till glädje för äldre personer. Det är fråga om en upplevelsekampanj, och avsikten är att skapa ett fenomen och också att göra dansen i allt högre grad till en konst- och motionsform. Det är fråga om ett stort projekt, som fått finansiering för kommunikation och Dansutmaningen. Det regionala danscentret torde arrangera workshoppar 2017 och ledare och koreografer finns. Knookala såg två dansinslag i Vasas planer: dels de gamlas dans, dels niondeklassarnas självständighetsdans. Man kunde överväga att knyta dessa evenemang till projektet. Enligt Sillander kunder projektet möjligen vara med i planeringen, leda grupper eller hålla dansworkshopar. I Laihela planeras en självständighetsgala som eleverna ska ställa till, och i anslutning till den kunde en danspedagog till exempel lära ut hur man gör koreografier. Sillanders presentation finns på Finland 100:s extranet (se nedan). Hautamäki berättade om Naturens dagar i Finland: nästa år firas fyra naturdagar. Många aktörer är med i planeringen och projektet samordnas av Forststyrelsen. En för alla öppen idékläckareftermiddag hålls 30.3. kl. 12-16 på Sokos Hotel Vaakuna i Vasa. Tuija Warén från Forststyrelsen är kontaktperson i Vasa. Övriga projekt är bl.a. Finland år 2017: 1000 berättelser och 100 evenemang, som är ungdomsföreningarnas projekt, ELO-stiftelsens projekt Vi äter tillsammans och Finlands hembygdsförbunds projekt Av kärlek till hembygden. Vidare har Finlands museiförbund projektet Vårt gemensamma arv, som utmanar alla museer att presentera ett föremål år 2017. Information om projekten finns på webbplatsen för Finland 100 (www.suomifinland100.fi). Antagna projekt finns under rubriken Tillsammans, där man hittar Kommande program. Informationen finns om projektet har gett tillstånd till det. Några projekt har noterats inom fel landskap. Från Jakobstadstrakten har många projekt kommit med och några från Sydösterbotten. Flera projekt är också under planering. Användningen av Finland 100-logon har förenklats lite: om en kommun arrangerar en veterandag och/eller en självständighetsdagsfest måste kommunen inte separat ansöka om Finland 100-status. Detta gäller också kommunernas skolor: de kan använda logon och får Finland 100-status. Det är skäl att notera att om man önskar publicitet 3/8
t.ex. genom Finland 100 på webben måste man ansöka om att få Finland 100-status. Då projekt planeras ska man komma ihåg att alla sex kriterier måste uppfyllas. Till exempel ett musikevenemang som sådant godkänns inte som ett Finland 100-evenemang men däremot kan en av evenemangets konserter få Finland 100-status. Det finns tre fokusområden och en av dem måste man uppfylla. Programprojekten ska huvudsakligen förverkligas år 2017, undantag är t.ex. en arbetarinstitutskurs som man kan tänka sig att fortsätter in på 2018. Projektets huvudsakliga syfte kan inte vara att sälja en produkt eller en tjänst. Ett extranet har byggts upp för samordningsnätverket: vid mötet informerades om användarnamn och lösenord. I extranet samlas material som samordningsnätverket behöver men som inte kan publiceras på webben. I extranet finns en länk till kommunikationsguiden, videor m.m. Rätten att använda Finland 100-logon ska man anhålla om, men olovlig användning har redan upptäckts. Det är bra att informera om detta. Däremot får Finland 100-bannern användas fritt. Under utarbetande är en Finland 100-guide för skolor: tanken är att den i mars ska finnas på www.edu.fi. Vidare utarbetas tillsammans med Kommunförbundet en Finland 100-guide för kommunerna: närmare info om tidsplanen för den finns inte. Nu är det möjligt att ansöka om en helhet bestående av flera evenemang. Hela årets godkända program är listade: om ansökan gäller en helhet är det skäl att fundera över om kriterierna uppfylls. Handläggningstiden är nu över en månad i klara fall och vid oklarheter givetvis längre. Önskemål om en talarbank har framförts och sekretariatet har lovat att skapa en sådan. En förfrågan har publicerats på webben. För närvarande är behovet av en talarbank svårt att bedöma: exempelvis för självständighetsfester kan talare behövas. Hautamäki har gjort en lista över tänkbara talare (ungefär tio) och den kan sättas ut på extranet. Observera och ta hänsyn till att kandidaterna inte har tillfrågats. De kommunvisa programinslagen gicks inte igenom. 3. Regionala infoträffar våren 2016 I Laihela och Jakobstad hölls regionala infoträffar i början av februari och i Larsmo kommer en träff att hållas 7.3. Till infoträffarna lönar det 4/8
sig att bjuda in föreningar och andra aktörer som kan förväntas vara intresserade. Tanken är att få nys om de idéer som finns i kommunen. Laihela inbjöd till träffen med en annons i tidningen, Hautamäki var på plats. Det kom 18 deltagare som bildade fyra grupper. I maj fortsätter man med en ny träff. I Jakobstad avser man att hålla en ny infoträff i höst när man vet hurudana programinslag som är på gång. Knookala berättade i Vasa hölls en infoträff för ett halvt år sedan och efter det har man grundat en mindre arbetsgrupp, som sammankommer följande gång på fredag. Man funderar på om en ny infoträff ska ordnas. Senast deltog förhållandevis många försvarsorganisationer. Kristinestads representant antog att folk börjar intressera sig för jubileet förhållandevis långsamt, så direkta kontakter är bättre eftersom det inte lyckas att nå alla med öppna infoträffar. Konstaterades att föreningarnas resurser inte nödvändigtvis räcker till för att planera verksamheten ett och ett halvt år på förhand utan i år koncentrerar man sig på detta års verksamhet. Det behövs idéer och kontaktskapande för att få med tredje sektorn. I Storkyro är planeringen inledd och avsikten är att ordna ett möte för olika organisationer som avser att vara med och arrangera olika evenemang. Senare i vår kommer en gemensam träff att hållas. Hautamäki deltar gärna i de regionala infoträffarna: hon kan berätta allmänt om Finland 100, ansökan om Finland 100-status osv. Kommunvisa evenemang får däremot andra ta hand om. Konstaterades att det vore bra om någon från sekretariatet för Finland 100-sekretariatet kunde komma hit och tala. Försommaren eller tidig höst vore en lämplig tidpunkt. Hautamäki undersöker saken. Idag kl. 13 hålls en presskonferens för att berätta bl.a. om ansökningsläget och tre projekt: RisMus, Hembygd i tre århundraden och Naturens dagar i Finland. Om informationen konstaterades att sekretariatets önskemål är att presentera flera projekt på en gång, inte ett åt gången. På eftermiddagen presenteras därför ett litet projekt, ett regionalt projekt och ett nationellt projekt. Dessutom har den språkliga aspekten beaktats. 5/8
4. Statsunderstöd till Finland 100-projekt i Österbotten Hautamäki refererade det beslut som landskapsstyrelsen fattade 25.1.2016 (bilaga 1). Då beslutet om Finland 100-finansiering kommer kan vi göra en slutlig dispositionsplan. Det finns ett preliminärt löfte om beslut i februari. Samordningsnätverket föreslår vilka projekt som ska finansieras. Den arbetsgrupp som valts redan tidigare och som består av Marja-Leena Pitkäaho, Christina Knookala, Mia Penttala-Salli och Lasse Eriksson bereder ansökningarna om projektfinansiering för samordningsnätverket. Principerna för de projekt som Österbottens förbund beviljar finansiering gicks igenom (bilaga 2). Konstaterades att det villkor som anges i punkt 3 är problematiskt: om t.ex. tio landskap är med i ett projekt, hur kan det kontrolleras? Hautamäki omformulerar punkten så att stöd kan beviljas endast till den del som projektet genomförs i Österbotten. Den egna finansieringsandelen på 50 % för offentliga organisationer hänför sig till att Österbottens förbund för sin del har förbundit sig till en 50-procentig finansiering. Övriga sökandes 30-procentiga egenfinansieringsandel är en rekommendation från sekretariatet men det kan komma att bli svårt för aktörer inom tredje sektorn. I egenfinansieringen kan man dock räkna med t.ex. inträdesbiljetter. Det är tillåtet att sälja inträdesbiljetter och ha deltagaravgifter under förutsättning att syftet inte är kommersiellt (exempelvis kan man sälja biljetter till en teaterföreställning). Om personal anställs kan som egenfinansiering räknas lönen med bikostnader och också erhållen annan extern finansiering. Lönekostnaderna för en person som sedan tidigare är anställd av en offentlig organisation kan inte räknas som egenfinansiering. Landskapen kommer inte ha en gemensam ansökningstid utan respektive landskap besluter själv om detta. Det är fråga om statsunderstöd som Österbottens förbund är ansvarigt för. Det innebär att förbundet ingår ett avtal med varje stödmottagare om hur stödet kan användas och vilka villkor som gäller. Sökandena ska också lämna in beslut gällande sin Finland 100-status. Om tidsupplägget: om ansökningstiden är först i början av 2017 vore det för sent. Det diskuterades om ansökningstiden kunde vara redan våren 2016. Mötesdeltagarna kom dock fram till att ansökningstiden kan vara på hösten 2016 (november eller eventuellt oktober). Vidare diskuterades om en ansökningsomgång på hösten tillräckligt. Å enda sidan skulle man då veta om alla sökande på en gång, å andra sidan kan aktörerna få idéer när de ser hurudana projekt som har sökt och fått 6/8
finansiering. Hautamäki konstaterade att under våren kommer projekt som fått Finland 100-status att presenteras och då klarnar det för övriga aktörer vad det är fråga om. Beslöts att ansökningstiden är november och när den omgången är avklarad besluter samordningsnätverket om en eventuell andra ansökningsomgång, som kunde vara våren 2017. 5. Marknadsföringsmaterial för Finland 100 Konstaterades att materialet har konkurrensutsatts och kan därmed införskaffas. Information (inkl. bilder) finns på extranet. Under planering är en webbshop, som ska öppna i höst på Finland 100:s webbplats. Men konkurrensutsättningen gör att det tar tid. På kommande är också engagerande illustrationskoncept som kallas Finlands ansikten. Arbetsplatser och organisationer kan utmanas att delta. Till exempel fotograferar man personalen och fotot behandlas så att det blir "blått eller vitt". Kampanjen lanseras i augusti/september i år och verktygen torde finnas tillgängliga i oktober/november. Om det kommer in mycket bilder nationellt görs ett kollage som ställs ut i augusti 2017. I den elektroniska evenemangskalendern kan man söka evenemang med kategorin "Finland 100" och då visas alla med Finland 100-status. Det här är det skäl att informera om till aktörerna. Om man sätter till kategorin utan att ha status tas den infon bort. Österbottens stormässa hålls 22 23.4.2017. Diskuterades om det vore ändamålsenligt att delta med en Finland 100-monter. Innehållet borde utarbetas av samordningsnätverket och projekten, däremot kunde Österbottens förbund stå för monterhyran. En broschyr kunde göras men det behövs också annat material. Vasa stad kommer att ha en egen mässavdelning och antagligen också Österbottens museum. Övriga större evenemang i Österbotten kunde också eventuellt vara intresserade av att medverka på mässan. Hautamäki kontaktar några parter. Närvaron på mässan planeras tillsammans med Vasa stad, också innehållet. Knookala visste inte om Vasa stad avser att lyfta fram Finland 100-temat. Både större och mindre aktörer är välkomna. Mötesdeltagarna ansåg att mässan vore en bra marknadsföringskanal. Samordningsnätverket utreder kommunernas medverkan. Företagssamarbetet öppnades i december ifjol och det finns materialpaket för företag. Kontaktperson för företagen är Jukka Kunnas. 7/8
6. Övriga ärenden Diskuterades om det finns information om hur olika fonder och stiftelser förhåller sig till Finland 100-projekt. Sekretariatet har samarbete med dessa men varje fond fattar självständiga beslut. Konstaterades att även om ett projekt har fått Finland 100-status innebär det inte automatiskt att projektet beviljas finansiering. Det finns heller ingen information om att en fond eller någon annan finansieringskälla har reserverat medel speciellt för Finland 100-projekt. 7. Mötet avslutas Beslöts att följande möte hålls på hösten. Mötet avslutades kl. 12.05. In fidem Margot From 8/8