V8 - Bibliotekssamverkan i Västerbottens inland Slutrapport Dorotea Lycksele Malå Norsjö Sorsele Storuman Vilhelmina Åsele
innehåll Bakgrund 1 Syfte och mål 2 Organisation 3 Mötesformer 3 Arbetsgrupperna 4 - Registergruppen 4 - Kataloggruppen 4 - Regel- och informationsgruppen 4 - Mediegruppen 4 - Webbgruppen 5 Hela inlandets bibliotek 6 - En gemensam grafisk profil 6 - En gemensam bibliotekskatalog 6 - En gemensam webbplats 8 Effekter av projektet 10 Informationsspridning 11
Bakgrund Kommunbiblioteken har starka förutsättningar att ta en central och drivande roll i det lokala utvecklingsarbetet i kommunerna. I EU: s memorandum om det livslånga lärandet betonas betydelsen av att ha en utbildad befolkning. En nödvändig överlevnadsstrategi i ett framtida Europa är att höja utbildningsnivån och satsa på kompetenshöjande åtgärder. /---/ Vuxenstuderande som söker sig till det lokala folkbiblioteket ökar och allt fler har behov av kvalificerad informationssökning för att kunna fullfölja sina studier. Kraven på ett varierat mediebestånd, ett brett utbud av databaser och kunnig personal ökar. Förutsättningarna för biblioteken, i synnerhet i glesbygd, förändras. Så står att läsa i projektbeskrivningen för V8 bibliotekssamverkan i Västerbottens inland som skrevs 2004. Biblioteken i de deltagande kommunerna försökte i den mån det gick anpassa sig till de nya kraven och såg den nya tekniken som den stora möjligheten att bredda och utveckla servicen och tillgängligheten till invånarna. Västerbotten är ett till ytan stort län med till ytan stora kommuner. I glesbygd där avstånden är stora är teknik som medel att nå information den ojämförligt mest effektiva. Men inget av biblioteken hade haft särskilt stora möjligheter att hänga med i den tekniska utvecklingen och satsa på elektroniska resurser. Förutsättningarna för biblioteken såg väldigt olika ut vid den här tiden. Gemensamt var att man upplevde allt hårdare sparkrav och resurserna var knappa både vad gäller ekonomi och personal. Personalstyrkan i inlandet är liten, känslan av att vara underbemannade var stark på flera ställen. I stället för att växa och utvecklas i takt med samhället och tillgodose såväl nya som gamla kundgruppers behov var den största frågan för många att se till att kunna ha ett acceptabelt öppethållande. På ett bibliotek med två eller tre anställda kändes det omöjligt att bedriva verksamheten på ett bra sätt, utveckla den i takt med resten av samhället, och också täcka in alla olika kompetenser som behövs. De vuxenstuderande som studerar på distans vid någon högskola eller universitet hade börjat söka sig till sitt lokala bibliotek för sina studier. Den här gruppen ställde nya krav på personalens kompetens samt den litteratur och de resurser som fanns att tillgå hos biblioteken, något man oftast inte fick extra medel för att inskaffa. Men det fanns en stark vilja till förändring. V8-samarbetet kom till på bibliotekens egna initiativ det var en möjlighet att hinna ikapp och stärka sin ställning som en informationsresurs att räkna med för befolkningen i Västerbottens inland. Vid ett möte i januari 2004 med ansvariga vid inlandsbiblioteken och representanter från Länsbiblioteket i Västerbotten diskuterades frågor kring ett eventuellt samarbete mellan biblioteken i de åtta inlandskommunerna. Vid den tiden fanns redan samarbeten kring servrar mellan några av biblioteken, biblioteken i Dorotea, Åsele och Vilhelmina hade dessutom en delad bibliotekskatalog. Mötet var startskottet för den förstudie som resulterade i projektet V8 Bibliotekssamverkan i Västerbottens inland. - 1 -
Syfte och mål V8 Bibliotekssamverkan i Västerbottens inland är ett samarbetsprojekt som vill bidra till att öka medborgarnas möjlighet att utöva sina demokratiska rättigheter. Genom att samarbeta kan biblioteken tillhandahålla likvärdig service och tillgänglighet till information till alla, oavsett storlek eller läge på den egna kommunen. mellan biblioteken i Västerbottens åtta inlandskommuner. Strukturer och rutiner byggs upp och testas under projekttiden och hjälper till att forma det fortsatta samarbetet. Projektet syftar till att genom samverkan förbättra service, kvalitet och kompetens för bibliotekens användare och personal i Västerbotten inland. Projektet innebär att biblioteken i V8- kommunerna samarbetar i större utsträckning genom gemensam fortbildning, mediearbete, transporter osv. Man ställer dessutom sina bestånd till ömsesidigt förfogande, tillgängligt för alla invånare i Västerbottens inland. Det går att söka, reservera, låna och lämna tillbaka böcker och annat material från vilket kommunbibliotek som helst, och det går bra att låna i en kommun och lämna tillbaka i en annan. De kommuner som deltagit i projektet är Dorotea, Lycksele, Malå, Norsjö, Sorsele, Storuman, Vilhelmina och Åsele. Genom samordning av arbetssätt och resurser kan biblioteken också frigöra personal från vissa uppgifter som kan skötas mer centralt i samarbetet, ex. katalogisering, och istället ägna tid åt att utveckla verksamheten. Varför ska åtta personer på åtta olika bibliotek sitta och katalogisera samma böcker när tjänsten kan köpas in gemensamt eller skötas av färre personer tillsammans? Det handlar också om samordning av exempelvis elektroniska resurser, webbplatser och inköp. Dessutom skapar projektet förutsättningar för ett fortsatt samarbete - 2 -
Organisation Länsbiblioteket i Västerbotten har som projektägare haft det administrativa ansvaret för projektet. En projektledare har varit anställd 50% för att samordna arbetet. Projektet har under projekttiden 2006-01-01-2008-03-31 fått ekonomiskt stöd från EU:s strukturfonder Mål1 Norra Norrland. De deltagande kommunerna har förutom egen ekonomisk insats bidragit med personella resurser. En styrgrupp fattar beslut rörande avgifter och budget inom biblioteksverksamheten i de i samarbetet ingående kommunerna. Gruppen består av de verksamhetsansvariga på kommunbiblioteken samt förvaltningschef eller motsvarande i varje deltagande kommun. Det finns också en operativ styrgrupp tillsatt av samtliga bibliotekschefer i de deltagande kommunerna. Den här gruppen fattar beslut rörande den gemensamma biblioteksverksamheten i de i samarbetet ingående kommunerna. För att genomföra det praktiska arbetet har arbetsgrupper bildats för särskilda ändamål, se separat avsnitt om deras arbete nedan. minska på restiden. Dessa former har fungerat bra, men skulle inte helt kunna ersätta att träffas fysiskt. Många idéer har kommit upp när man träffats ansikte mot ansikte och fått möjlighet att samtala fritt. Ett telefonmöte eller en videokonferens blir mer uppstyrt och strukturerat och visserligen ibland också mer effektivt och fokuserat men det ges inte samma utrymme till sidospår som kan ge mycket ibland. Dessutom har det naturligtvis varit viktigt för personalen att få träffa sina nya kollegor. Deltagarna i grupperna har också haft en väldigt tät telefon- och mailkontakt. Styrgruppen träffades i projektets inledning samt innan det avslutades. Den här gruppen kommer fortsättningsvis att ses vid behov, omkring 1 gång / år. Den operativa styrgruppen har haft möten omkring var 6 vecka. Det är möjligt att man inte kommer att ses lika ofta när projektperioden är slut och allt är mer självgående. Arbetsgrupperna har haft olika intensiva perioder och träffats vid behov, omkring 2-3 gånger per termin. Mötesformer Avstånden i inlandet gör att det går en hel dag för personalen för ett möte. Men förstås har det varit nödvändigt att ändå ses regelbundet, grupperna brukar träffas i Lycksele eftersom det ligger mest centrerat i inlandet så alla har fått resa ungefär lika långt. Man har också provat telefonmöten och videokonferens, för att Kråkans bo på Åsele bibliotek. Foto: Åsele bibliotek - 3 -
Arbetsgrupperna Allt eftersom projektet löpt har det bildats arbetsgrupper för särskilda ändamål. Fokus har legat på olika saker under olika perioder vilket medfört att grupperna arbetat olika intensivt och ibland ersatts av varandra. Det är den operativa styrgruppen som ansvarat för att tillsätta nya arbetsgrupper vid behov. I varje arbetsgrupp sitter representanter från mellan fyra och sex bibliotek. Eftersom personalstyrkan är liten på inlandsbiblioteken innebär det att samma personer ofta suttit med i flera olika grupper. Detta har ibland varit problematiskt ur tidssynpunkt, tidvis har det varit väldigt intensivt för personalen, men samtidigt positivt eftersom det inneburit att många har varit väldigt väl insatta i samarbetets olika delar. Registergruppen Registergruppen bildades i projektets början för att sätta upp strukturen för hur registren i det gemensamma biblioteksdatasystemet skulle se ut. Alla lokala inställningar behövde vara identiska för att systemet skulle fungera. Idag är gruppen vilande och uppstår vid behov. Kataloggruppen Att de deltagande biblioteken skulle slå ihop sina elektroniska kataloger var en av utgångspunkterna för hela projektet. Före sammanslagningen fanns en hel del beslut att ta ställning till kring katalogen hur vi ska hantera ämnesord, vad vi ska göra med tomma katalogposter och så vidare. För att diskutera sådana frågor tillsattes en kataloggrupp. Gruppen har också tagit fram gemensamma rutiner för hur den nya katalogen ska skötas för att förbli enhetlig. Regel- och informationsgruppen Inför sammanslagningen av katalogerna till ett gemensamt system så enades alla biblioteken om att ha gemensamma låneregler, det är viktigt att samma förutsättningar gäller för invånarna i alla deltagande kommuner. Då tillsattes en regelgrupp för att ta fram ett förslag till gemensamma låneregler och lånerutiner. Deras arbete började med en inventering av alla skillnader som fanns mellan biblioteken. Olika medietyper hade olika låneperioder, några bibliotek tog ut förseningsavgifter och så vidare. Alla sådana skillnader behövde man enas om för att inte bibliotekskunderna skulle möta olika förhållanden mellan V8- biblioteken. Foto: Vilhelmina folkbibliotek Informationsfoldrar med gemensamma låneregler. Idag fungerar arbetsgruppen också som en informationsgrupp man har ansvar för att gemensam information sprids till alla deltagande bibliotek och att uppdaterade regler finns tillgängliga överallt. Mediegruppen En gemensam bibliotekskatalog innebär ett större mediebestånd för alla bibliotek i V8-samarbetet och det kan finnas mycket att spara genom att samarbeta kring detta bestånd. - 4 -
Därför bildades mediegruppen, en grupp som har tagit fram en gemensam mediestrategi för V8-biblioteken. En gemensam mediestrategi för bibliotekssamarbetet syftar till att säkerställa en likvärdig tillgång till fysiskt och elektroniskt lagrad information, samt underlätta för respektive bibliotek i sitt arbete med det lokala beståndet. Man har genomfört en inventering av bibliotekens samlade resurser, såväl fysiska som elektroniska, och mediestrategin innehåller rekommendationer för hur dessa bör hanteras och visas för biblitekskunderna. man såg behov av en gemensam webbplats att hänvisa till. Man satte då upp en sida med information om samarbetet och vad som väntade de nya kunderna. Det tillsattes också en webbgrupp som ansvarar för webbplatsen och för utvecklingen av den. Arbetsgruppen diskuterar också frågor som rör en fortsatt utveckling av samarbete kring det gemensamma mediebeståndet; ett gemensamt basutbud av elektroniska tjänster, olika ansvarsområden, rutiner kring tidsskrifter och särskilt material såsom lokalsamlingar och så vidare. Foto: Länsbiblioteket i Västerbotten Kerstin Oskarsson framför Helmer Grundströmsamlingen i Dorotea. Webbgruppen När den nya gemensamma katalogen öppnades var det den första påtagliga förändringen för bibliotekens kunder. I samband med detta började samarbetet också marknadsföras i kommunerna, och - 5 -
Hela inlandets bibliotek Inlandsborna har fått ett större och bättre bibliotek. Större eftersom man nu har tillgång till åtta biblioteks innehåll, bättre eftersom servicenivån har höjts. Projektet har möjliggjort nya tjänster för varje bibliotek som annars inte hade kunnat erbjudas. En gemensam grafisk profil Redan i projektets inledande skede började man prata om en gemensam grafisk profil. Vid marknadsföring, i informationsmaterial och så vidare behövdes något som förenade biblioteken och illustrerade samarbetet för kunderna. Man beslöt sig för att ta fram en gemensam logga för V8- biblioteken. För att få hjälp med utformningen utlystes en tävling bland studenterna vid Designhögskolan i Umeå. Projektledaren bjöds in för att berätta om projektet, vad samarbetet mellan biblioteken innebar och hur en gemensam grafisk profil skulle användas. Intresset bland studenterna var stort, totalt kom 46 tävlingsbidrag från 17 studenter in. Slutligen kunde bibliotekspersonalen enas om en vinnare, V8-bibliotekens gemensamma grafiska profil är designad av Lisa Hultgren. V8-loggan är en mycket viktig symbol för samarbetet eftersom den visar att det finns en gemensam vision för biblioteken i de medverkande kommunerna. Den är en påminnelse om gemenskap för bibliotekens personal samtidigt som den signalerar något nytt för kunderna. Loggan har använts för marknadsföring i annonser, informationsmaterial, och på trycksaker såsom transportväskor, tygkassar, plastpåsar och affischer. V8-loggan finns i flera färger. Designad av Lisa Hultgren. Ett ytterligare steg mot en gemensam grafisk profil togs när biblioteken beslöt att ta fram ett gemensamt lånekort. Sedan bibliotekens kataloger slogs samman har bibliotekens befintliga lånekort fungerat i alla åtta kommuner, men ett gemensamt utseende på kortet gör det än tydligare för kunderna att biblioteken i inlandet samarbetar. V8-bibliotekens gemensamma lånekort. En gemensam bibliotekskatalog Bibliotekens elektroniska katalog är viktig för hur biblioteket uppfattas av användaren. Det är många gånger den vanligaste och mest frekventa kontakt biblioteksanvändaren har med biblioteket, via webben kan man själv få tillgång till katalogen för att söka och reservera material. Det är alltså viktigt att - 6 -
katalogen är lättillgänglig, användarvänlig och korrekt. Ett av målen med projektet V8 Bibliotekssamverkan i Västerbottens inland är att göra bibliotekens gemensamma elektroniska katalog till ett naturligt och effektivt verktyg för biblioteksanvändarnas kontakt med biblioteket och dess mediabestånd. Att skapa en elektronisk bibliotekskatalog som är enhetligt uppbyggd, användarvänlig och tillgänglig. Kommunbiblioteken i Västerbottens inland har sedan i december 2006 en gemensam elektronisk bibliotekskatalog som innehåller det totala mediabeståndet på biblioteken i hela Västerbottens inland. Knappt ett halvår senare genomfördes steg två. Då slogs de sex elektroniska bibliotekskatalogerna samman till en gemensam som innehåller det samlade mediabeståndet för alla bibliotek i Västerbottens inland. Kunden kan beställa böcker från en kommun och hämta och återlämna den i en annan. Det lånekort man hade fungerade nu i alla inlandskommuner. Den gemensamma katalogen ligger på en server som driftas och underhålls i Vilhelmina. Efter sammanslagningen har arbetet i katalogen fortsatt för att göra den så enhetlig som möjligt. Det fanns stora skillnader i de sex bibliotekskatalogerna och alla skillnader försvann inte i sammanslagningen utan resulterade i en hel del dubblettposter. En del tjänster har köpts för att på maskinell väg städa i den elektroniska katalogen. Det har också pågått också en manuell städning av anställda vid biblioteken. Extra resurser tillsattes för detta. I den gemensamma katalogen kan kunden själv reservera material från de olika biblioteken i samarbetet. Sammanslagningen genomfördes i flera steg. Dorotea, Vilhelmina och Åsele delade redan bibliotekskatalog så det var sex olika kataloger som skulle slås samman. Detta föregicks av att Sorsele bibliotek bytte biblioteksdatasystem från BookIT till Libra III, som skulle användas i den gemensamma katalogen. Konverteringen startade 2006-05-23 och det nya systemet i Sorsele öppnade 2006-06-01. Foto: Storumans kommunbibliotek Interiör från Storumans kommunbibliotek. För att bibehålla en enhetlig, användarvänlig och lättillgänglig bibliotekskatalog har en rad insatser genomförts i projektet. Katalogansvariga - 7 -
vid biblioteken har vid flera tillfällen träffats för att diskutera hur den gemensamma katalogen bör skötas. Man har dels träffats inom gruppen och dels tillsammans med kunniga inom området, exempelvis en representant från Umeåregionens bibliotekssamarbete samt leverantörer av tjänster för katalogarbete. V8-biblioteken har köpt tjänsten Bibliografisk service för att bibehålla katalogen uppdaterad och enhetlig, samt konverterat hela katalogens poster till Burk-poster som har en enhetlig standard. Med en gemensam bibliotekskatalog för hela inlandets befolkning kommer också ett större låntagarregister. För att hantera detta register har biblioteken köpt tjänsten Statens personadressregister (SPAR) som uppdaterar och hanterar person- och adressuppgifter. För väldigt många människor är det inte konstigt alls att i första hand använda sig av Internet när man söker information. Datorn och Internet är en del av vår vardag. Att möta den här stora användargruppen via deras eget medium, Internet, är självklart. Visst finns biblioteket som fysisk mötesplats och serviceinrättning kvar, men vi måste vidga våra yttre gränser avsevärt. Via den moderna tekniken kan vi nå grupper som av olika skäl normalt kanske aldrig skulle besöka biblioteket. Biblioteket på webben borde idag vara lika självklart som det fysiska biblioteket, inte minst i glesbygd där avstånden är långa och många har flera mil till sitt bibliotek. En skolklass besöker Sorsele bibliotek. Foto: Sorsele bibliotek Foto: Vilhelmina folkbibliotek Pärmar med underskrivna lånekortsförbindelser i Vilhelmina. En gemensam webbplats Ett annat mål med projektet V8 Bibliotekssamverkan i Västerbottens inland var en gemensam webbplats för att samla gemensamma elektroniska tjänster. När projektet startade var situationen på V8-bibliotekens webbar problematisk. Webbsidorna har underkastats en kommunprofil där man sällan syns på startsidan eller i huvudmenyn. Som besökare får man gissa sig till om biblioteket återfinns under rubriken Fritid, Kultur, Utbildning eller Leva och Bo. Inte alltid hade bibliotekets personal heller egen behörighet att gå in och ändra information på webbsidan. Istället tvingades man vända sig till någon överordnad eller IT-ansvarig som gjorde ändringarna för bibliotekets räkning. Aktuell information riskerade att bli inaktuell innan den nådde mottagaren, - 8 -
och webbsidans innehåll blev statiskt och föga lockande för besökare. På de håll där det fanns en webbsida där bibliotekets personal själva kunde ändra innehållet var personal- och tidsresurser inte tillräckliga för att man skulle kunna hålla sidan levande i den utsträckning man önskade. Det är ett omfattande arbete att hålla igång en levande webbplats på egen hand. Men med en gemensam webb kan biblioteken dela på ansvar och arbete. Sedan sammanslagningen av bibliotekens kataloger finns en gemensam ingång till alla åtta bibliotek som deltar i samarbetet på webbadressen: www.v8biblioteken.se. Webbplatsen innehåller bland annat kontaktinformation och öppettider, låneregler, information om gemensamma elektroniska resurser på biblioteken med mera. Den fungerar också som en samlad kanal in till bibliotekens egna lokala webbplatser. Arbetet med att utveckla V8-bibliotekens gemensamma webbplats pågår fortfarande, och en ny version kommer att släppas under våren 2008. Gemensam webb version 1. - 9 -
Effekter av projektet Syftet med projektet V8 Bibliotekssamverkan i Västerbottens inland var att genom samverkan förbättra service, kvalitet och kompetens för bibliotekens användare och personal, samt ge likvärdig service och tillgänglighet till information till invånarna i Västerbottens inland. Syftet har uppnåtts under projekttiden. Ytterligare positiva effekter väntas bli synliga allt eftersom samarbetet fortskrider. Projektet har inneburit förbättringar för bibliotekens kunder. Man har ett större bestånd med fler antal titlar att välja mellan. Beståndet är också bredare, man har nu enklare tillgång till exempelvis kurslitteratur även om det lokala biblioteket inte har en egen fysisk samling. Servicenivån har höjts på biblioteken i och med samarbetet, och framförallt så har den blivit mer likvärdig. Det är en grundläggande demokratiaspekt, mindre bibliotek kan nu på mer jämlika villkor erbjuda samma service som grannkommunerna eftersom man till stor del delar resurserna. Foto: Vilhelmina folkbibliotek En av de yngre kunderna på V8-biblioteken. Helt fantastiskt att vi kan reservera böcker via webben var vi än är säger kunderna som känner sig prioriterade och tycker det är ett klart lyft för sina lokala bibliotek. Det känns lite lyxigt med så många titlar som så enkelt går att få hem till sitt eget bibliotek. Ofta går det numera fortare att få det material man väntar på - boken syns bättre för kunden som kan reservera själv från andra bibliotek i samarbetet. Böckerna kan förstås vara utlånade så viss väntan kan visserligen fortfarande förekomma, men ofta finns ju nu fler exemplar att välja mellan. Personalen vid inlandsbiblioteken har blivit en stark grupp som jobbar tätt ihop och har mycket kontakt. En bibliotekarie i en av de deltagande kommunerna hade tidigare en kollega, idag har hon över femtio stycken. En större personalgrupp inger också en trygghet i arbetet. Man är en del i någonting större och man har stöd från fler håll. Som avslutning av projektet hölls ett seminarium för personalen vid biblioteken i de deltagande kommunerna. Vid seminariet gavs tillfälle till gruppdiskussioner för att tillsammans utvärdera projekttiden. Att träffas i hela personalgruppen är viktigt då det blir en arena för kompetensutveckling, förankring, problemlösning och trivsel. Möten över kommungränserna borgar för förbättrad service och hög kvalitet. Naturligtvis har biblioteken i och med projektet blivit starkare, såväl lokalt, regionalt som nationellt. V8-samarbetet är tidigt ute och en föregångare för flera andra bibliotekssamarbeten i Sverige och Norge. - 10 -
Informationsspridning Under projekttiden har information om samarbetet spridits regionalt, nationellt och också internationellt. Intresset har varit stort såväl från media som från bibliotekskollegor runt om i Sverige och i våra grannländer. Projektet presenterades vid en informationsdag om bibliotekssamarbeten i Östersund i oktober 2007. Projektet har presenterats vid följande möten, konferenser och mässor: Personalen vid biblioteket i Krokom besökte Vilhelmina folkbibliotek för information om projektet i juni 2007. Projektet har presenterats vid bibliotekschefsmöten i Norrbotten och i Västerbotten. Projektet presenterades vid möte med Informations- och lånecentralen i Umeå. Själv är bäste dräng? Konferens om delregional samverkan i Stockholm i april 2007. Konferensen anordnades av Länsbiblioteket i Västerbotten, Regionbibliotek Skåne, Regionbibliotek Västra Götaland samt Regionbibliotek Värmland, i samarbete med Svensk Biblioteksförening. Barents library conference Konferens på temat Bibliotek, framtid och möjligheter i norr i Kirkenäs/Vadsö, Norge i september 2007. Bok- och biblioteksmässan i Göteborg i september 2007. Projektet presenterades dels i Norr- och Västerbottens monter på mässan, samt på Svensk Biblioteksförenings scen. Projektet presenterades vid ett bibliotekschefsmöte i Bodö, Norge i oktober 2007. Lånedisken i Malå. Foto: Malå bibliotek - 11 -
V8 Bibliotekssamverkan i Västerbottens inland har bedrivits mellan 2006 och 2008. Projektet är ett samarbete mellan biblioteken i Dorotea, Lycksele, Malå, Norsjö, Sorsele, Storuman, Vilhelmina och Åsele. Länsbiblioteket i Västerbotten har varit projektägare. Den här skriften innehåller resultat och erfarenheter från projektet. Slutrapporten är upprättad av projektledare Pia Brinkfeldt, Umeå, mars 2008 Projektet V8 Bibliotekssamverkan i Västerbottens inland har fått stöd från EU:s strukturfonder Mål1 Norra Norrland.