Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 26-27 oktober 2013 9 Sammanträdesplats Antal bilagor Veberöd 11 Närvarande med rösträtt Hanna Nilsson Henric Axeheim Carin Stegen Sandra Dauksz Ulf Klingnäs Albin Askman Junhede Förhinder Anna-Karin Stensson Närvarande utan rösträtt Ej tillämpbar 118. Mötesformalia a) Mötets öppnande Hanna Nilsson hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. b) Val av sekreterare Scoutstyrelsen beslutar: att välja Carin Stegen till sekreterare. c) Fastställande av dagordningen Scoutstyrelsen beslutar: att godkänna dagordningen. 119. Föregående protokoll Scoutstyrelsen beslutar: att lägga föregående protokoll från 6 oktober till handlingarna. 120. Uppföljning av beslut Styrelsen gick tillsammans igenom tidigare fattade beslut, se bilaga 1. Sida 1 (9)
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 26-27 oktober 2013 9 Sammanträdesplats Antal bilagor Veberöd 11 121. Återkommande rapporter a) Presidierapport Presidiet har haft möte den 25 september och diskuterade då personalfrågor, almanackan och Almagruppen. Hanna summerade vad de beslutat och gått igenom under mötet. b) Ekonomisk rapport med budgetuppföljning Albin presenterade hur förbundets ekonomi ser ut i dagsläget samt hur förbundet följt budget, se bilaga 2. c) Riksroverscoutkommitténs verksamhetsrapport Carin har haft möte med ROKOs representant och nytillträdde ordförande Erika Wernbro. ROKOs arbete flyter på trots bortfallet av ledamöter. Christoffer Wallin har avgått som ordförande och ledamot. De har också haft problem med att få kontakt med en utav deras styrelsemedlemmar. Det som står på agendan för ROKOs arbete just nu är främst Höstkursen som arrangeras helgen 25-27 oktober i Lund. Till kursen är 10 deltagare anmälda. Erika uttryckte också en önskan om att få med en inbjudan till deras Riksting i kommande Nyhetsbrev från förbundet. Erika och Helén representerar på ROM och ROKO har beslutat att subventionera utmanar- och roverscouters deltagaravgift. Denna subvention kan man som deltagare söka från ROKO vilka i sin tur måste godkänna denna. Frågor gällande ROKOs budget för 2014 togs upp. Styrelsen diskuterade och kom fram till att ROKO bör själva framställa en budget med förslag om vad de vill göra och vad som ska finansieras. Sedan kan styrelsen ta ställning till budgetförslaget. d) Almanackan Henric presenterade en rapport gällande försäljningen av 2014 års almanacka, se bilaga 3. För att öka beställningar och antalet sålda almanackor ansåg styrelsen att det vore lämpligt att påminna förra årets kunder om att köpa almanackan. Scoutstyrelsen beslutar: att uppdra åt Henric att be Ingrid göra ett nytt utskick genom samma kanaler som användes sist. e) Sjöbo David har nu flyttat ut från Sjöbo. De av förbundet tillhörande möbler som fanns i hans stuga har David erbjudit Almesåkras församling att få ta över, då de inte ingick i försäljningen av inventarier. Henric har också haft lite kontakt med köparen för vissa mindre frågor. Sida 2 (9)
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 26-27 oktober 2013 9 Sammanträdesplats Antal bilagor Veberöd 11 122. Tillfälliga rapporter a) KFUMs organisationsprocess Det har inkommit till KFUM Sverige kommentarer och frågor kring det stadgeförslag som ligger till ROM. Med grund från dessa frågor, som i flera fall rör juridiska aspekter, har KFUM Sverige uppdragit en jurist att titta på det för att kunna återkomma med svar. b) Uppföljning på rapport från möte med revisorer Hanna och Albin sammanfattade deras möte med förbundets verksamhetsrevisorer och lekmannarevisor, se bilaga 4. Styrelsen diskuterade revisorernas tankar, kommentarer och frågeställningar som uppkom på mötet. Frågan gällande en eventuell anmälan mot PWC gällande granskningen av 2011 års bokslut lyftes och styrelsen fann att detta inte är rätt väg att gå. Möjligheten till ersättning är så pass låg i paritet till den tid och energi en sådan process skulle kosta att styrelsen inte anser det värt det. Det av revisorerna efterfrågade mötet med Allegretto har genomförts, se separat rapport. Styrelsen delar inte revisorernas bild gällande förbundets likviditet, däremot delar vi synen på ekonomin som ansträngd i sin helhet. Revisorernas kommentarer på KFUMs organisationsförändring hanteras i 124b. Gällande organisationsprocessen i Scouterna och önskan från revisorerna om ett nytt utskick till kårerna anser styrelsen att den undersökning gällande kårservice som nyligen genomfördes ligger i linje för detta. Resultatet av undersökningen kommer att ligga till grund för scoutförbundets och scoutkårernas strategi gällande samverkan med Scouterna. Scoutförbundets kommunikationsutskott för en dialog med Scouterna gällande kommunikationskanal till Scouternas distrikt. Diskussionen avstannade dock något när Scouterna lade ner sin kommunikationsavdelning. Scoutstyrelsen beslutar: att inte gå vidare med en anmälan mot PWC gällande granskningen av 2011 års bokslut. att uppdra åt Hanna att lyfta frågan till Mattias gällande de månader KFUM Sverige inte tillhandahöll avtalad ekonomitjänst. att uppdra åt Hanna att återkoppla till revisorerna med styrelsens svar och tankar. Sida 3 (9) c) Halvårsavstämning Styrelsen gick igenom verksamhetsplanen för att stämma av läget och hur arbetet med respektive del går, se bilaga 5. d) Rapport från Allegretto Albin sammanfattade vad som sas på mötet med vår revisionsbyrå Allegretto, se bilaga 6.
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 26-27 oktober 2013 9 Sammanträdesplats Antal bilagor Veberöd 11 e) Samrådsmöte med Scouterna Albin och Carin sammanfattade vad som sas under samrådsmötet, se bilaga 7. f) Malawi rapport Albin presenterade rapporten gällande Malawi projekten, se bilaga 8. Styrelsen tackar Ingrid och Sassa för rapporten och ser att detta är erfarenheter som borde tas till vara på. 123. Beslutsärenden a) Policy gällande förlorad arbetsinkomst Efter dialog med styrelsens ekonom och revisionsbyrå kan styrelsen konstatera att den nuvarande policyn om förlorad arbetsinkomst som styrelsen för närvarande arbetat efter inte kan gälla innan den är fastställd av förbundsmötet. Därmed kan vi inte heller betala ut ersättningar enligt beslut på styrelsemötet den 6 oktober, 115, förrän efter ett eventuellt fastställande av förbundsmötet. Scoutstyrelsen beslutar: att till förbundsmötet 2014 lägga fram förslag på policy för förlorad arbetsinkomst samt förslag att denna policy ska gälla retroaktivt för 2013 års verksamhet. att uppdra åt Henric att till nästa möte lägga fram ett förslag för en ny policy. b) Kårstadgor Scoutstyrelsen beslutar: att godkänna Mölndal KFUK-KFUM scoutkårs stadga. att godkänna Sisjö scoutkårs stadga. att godkänna Hvitfeldt scoutkårs stadga. att godkänna Skivarp scoutkårs stadga. c) SVEA Inkasso ärenden Styrelsen gick igenom den lista som inkommit från SVEA Inkasso gällande våra fodringar, se bilaga 9. Dessa har legat under en längre tid och endast inneburit en kostnad för förbundet. Styrelsen tror inte att chansen att få in fodringarna idag, efter så lång tid, är särskilt hög utan snarare fortsätter att vara en kostnad och belastning. Scoutstyrelsen beslutar: att Scoutförbundet avsäger sig rätten till fodringarna till fördel för SVEA Inkasso. Sida 4 (9)
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 26-27 oktober 2013 9 Sammanträdesplats Antal bilagor Veberöd 11 d) Medlemskap i externa organisationer Styrelsen har sett över förbundets medlemskap i externa organisationer, se bilaga 10. Det finns medlemskap som redan fyller sin funktion för våra medlemmar genom medlemskapet hos Scouterna och KFUM Sverige medan vissa fortfarande ger scoutförbundet och dess medlemmar ett mervärde. Medlemskapet i IDEA fyller en viktig funktion för förbundet i egenskap av arbetsgivare, därför ser styrelsen att det medlemskapet bör kvarstå. Scoutförbundets medlemskårer får LSUs kompletta program till gagn via sitt enskilda medlemskap i Scouterna. Intressefrågor av vikt för Scoutförbundet bevakas av KFUM Sverige respektive Scouterna och därmed ser scoutstyrelsen ingen anledning att vara medlem i LSU. Medlemskapen i Forum och Samba tillför heller inte förbundets medlemmar något till deras verksamhet. Förbundets medlemskap i dessa organisationer fyller endast en stödfunktion vilket med tanke på förbundets nuvarande situation inte är ekonomiskt försvarbart. Vår verksamhetsmässiga relation till Sensus får vi via Scouterna respektive KFUM Sverige, men det finns även en historisk relation att ta i beaktande. Kostnaden för medlemskapet i Sensus behöver även det vägas in för att kunna fatta ett beslut. Scoutstyrelsen beslutar: att avsluta KFUK-KFUM Scoutförbunds medlemskap i LSU. att avsluta KFUK-KFUM Scoutförbunds medlemskap i Forum. att avsluta KFUK-KFUM Scoutförbunds medlemskap i Samba. att uppdra åt Hanna att säga upp medlemskapen i ovanstående organisationer. att uppdra åt Albin att undersöka kostnaderna för medlemskapet i Sensus och återkoppla till styrelsen. e) Kundfordringar Vår ekonom Maria har tillsammans med Albin gått igenom de kundfordringar som finns hos förbundet. En stor del av dem finns inte i reskontran och fakturaunderlag i form av SIE4-filer måste tas ut från Scouternas system. Styrelsen diskuterade hur vi på bästa sätt får in fordringarna och hur kunderna bör kontaktas. Scoutstyrelsen beslutar: att uppdra åt Albin att hämta ut de SIE4-filer som finns hos Scouterna. att uppdra åt Albin att ansvara för förfarandet gällande inkrävning av scoutförbundets kundfordringar. Sida 5 (9)
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 26-27 oktober 2013 9 Sammanträdesplats Antal bilagor Veberöd 11 124. Diskussionsärenden a) Undersökning gällande kårservice Ulf presenterade resultatet av den undersökning gällande kårsservice som genomförts under hösten, se bilaga 11. Styrelsen kan generellt sett konstatera att kårservicen fungerar bättre eller likvärdigt jämfört med den kårservice förbundet tidigare tillhandahöll, med många positiva svar i undersökningen. Gällande medlemsregistret Scoutnet visade undersökningen att flera respondenter hade svårt med de praktiska bitarna i Scoutnet. För att underlätta för fler så kommer vi att länka på förbundets hemsida till supportforum och scoutnetmanualen. Undersökningen visade också att några av respondenterna hade frågor och synpunkter gällande fakturahanteringen i Scoutnet. Detta är något styrelsen anser bör förmedlas till Scouterna, likt övriga resultat av undersökningen. Scoutstyrelsen beslutar: att uppdra åt Ulf att placera länkar till Scoutnets manual och supportforum på förbundets hemsida. att uppdra åt Ulf att kontakta Katarina på Scouterna gällande fakturahanteringen i Scoutnet. Sida 6 (9) b) KFUM mervärde KFUM Sverige har efterfrågat en undersökning av våra medlemmars åsikter kring medlemskapet i KFUK-KFUM. Styrelsen ser också värdet i att ta del av en sådan undersökning för att underlätta för den eventuellt kommande organisationsförändringen och gemensamma KFUK-KFUM programmet. Styrelsen diskuterade hur detta på lämpligast vis genomförs och ser vikten av att tillsammans med KFUM Sverige och de andra specialförbunden utforma denna undersökning så att den är anpassad för alla KFUMs medlemsföreningar. Scoutstyrelsen beslutar: att uppdra åt Sandra och Carin att sammanfatta styrelsens tankar gällande en undersökning bland KFUM rörelsens medlemmar rörande deras medlemskap i KFUK-KFUM. att uppdra åt Sandra och Carin att ta kontakt med KFUM Sverige med specialförbund för ett gemensamt arbete med undersökningen. c) Almanackan 2015 Styrelsen diskuterade förfarandet av nästkommande almanacka. Den nedåt gående trenden i försäljning är något som behöver tas tag i. Likt de diskussioner som styrelsen fört tidigare behövs en förbättring av både marknadsföring och projektledning.
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 26-27 oktober 2013 9 Sammanträdesplats Antal bilagor Veberöd 11 Almagruppen har diskuterat olika alternativ för hur projektledningen av almanackan bör genomföras. Några offerter har tagits in och alternativen behöver undersökas ytterligare baserat på kostnad och tjänst. Scoutstyrelsen beslutar: att uppdra åt Henric och Albin att till nästkommande möte inkomma med ett beslutsunderlag inkluderande offerter från relevanta presumtiva affärspartners. d) Förbundsmöte 2014 Styrelsen diskuterade plats och datum för 2014 års förbundsmöte. För att undvika långhelger, skollov och även ge styrelsen tid att finna arrangör landade diskussionen i ett datum i maj. Med tanke på det geografiska läget och kontakter med eventuella funktionärer är Nässjö ett potentiellt val. Scoutstyrelsen beslutar: att uppdra åt Henric att till nästkommande möte hittat en FM arrangör för 2014. e) Ungdomsstyrelsen Styrelsen har via mail blivit förfrågade om att ge ungdomsstyrelsen tillgång till våra medlemmars kontaktuppgifter för att kunna genomföra en enkätundersökning rörande övergrepp. Styrelsen såg att det finns en ganska stor chans att även Scouterna har blivit tillfrågade och att det är onödigt att sända samma undersökning till våra medlemmar från två håll. Därför vidarebefordrar styrelsen förfrågan till Scouterna. Scoutstyrelsen beslutar: att be Mattias Wihlgaard istället ta kontakt med Scouterna rörande undersökningen. f) Almanackans framtid Styrelsen diskuterade förbundets almanackas framtid. I och med organisationsförändringen i Scouterna som har skett och den organisationsförändring inom KFUM rörelsen som kommer samt scoutförbundets förändrade situation, diskuterade styrelsen vilken väg almanackan ska gå. Båda organisationer är knutna till almanackan på olika sätt och vilken organisation som i framtiden borde sälja den diskuterades. Det diskuterades flera olika alternativ för almanackan. En möjlig väg är ett potentiellt samarbete mellan KFUM Sverige och Scouterna. Som ett första steg, för att undersöka Sida 7 (9)
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 26-27 oktober 2013 9 Sammanträdesplats Antal bilagor Veberöd 11 om detta är den bästa vägen för almanackan att gå, så behövs samtalet med organisationerna inledas. Scoutstyrelsen beslutar: att uppdra åt Albin att sammanställa samt analysera de olika alternativ som finns för almanackans framtid. att uppdra åt Henric att ta kontakt med Scouterna respektive KFUM Sverige. 125. Representation Inga frågor gällande representation var aktuella. 126. Övriga frågor a) ROM praktiskt Var och en av styrelsen ansvarar för sin egen anmälan till mötet. Boendet är Anna-Karin ansvarig för, Hanna återkopplar och ser hur läget ser ut. 127. Kommande möten Nästa telefonmöte äger rum den 24 november kl. 19:00 och nästa fysiska möte äger rum helgen den 7-9 februari Stockholm. Kommande fysiskt möte efter det blir preliminärt helgen den 28-30 mars. Scoutstyrelsen beslutar: att uppdra åt Hanna att bjuda in Ingrid till mötet i Stockholm. att uppdra åt Carin att bjuda in ROKO till mötet i Stockholm. 128. Mötets avslutande Hanna Nilsson tackar alla för visat intresse och förklarar mötet för avslutat. Sida 8 (9)
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 26-27 oktober 2013 9 Sammanträdesplats Antal bilagor Veberöd 11 Carin Stegen Sekreterare Hanna Nilsson Mötesordförande Sida 9 (9)
Bilaga 1
Styrelsemöte Punkt Ämne Beslut Ansvarig Slutdatum Status Nytt slutdatum Notering 2012-05-06 23a Alma Avtal m Graphera, gällande ersättningsnivåer Almagruppen Avskriven 2012-08-18 75e Anläggningar att uppdra åt Carin och Albin att besöka fastigheten och undersöka Hanna/Albin Pågående. Uppdra åt Kansliet 2012-08-18 75e Anläggningar att uppdra åt KoGu att förmedla informationen om den tillgängliga Kansliet Avskriven 2012-08-18 77a Kansliet att beställa ett kreditkort åt Ingrid Greiby på kansliet för förbundets Presidiet/Albin Avslutad 2012-08-18 77c Djurhajkerna att uppdra åt Djurhajksteamet att fortsätta diskussionen med Gustaf+Richard Avslutad 2012-10-14 Personal upprätta tydligare struktur kring backup etc Henric Avslutad 2012-10-29 123 Anläggningar Teckna avtal med David ang Sjöbo Henric Avslutad 2012-12-03 132 ALMA Ta fram excel-ark med kalkyl på försäljningsstöd Henric Avskriven 2012-12-03 133 Sjöbo Upprätta en skogsbrukplan Henric Avslutad 2012-12-03 134 FM protokoll Originalprotokolluppföljning från FM med Anna Åkesson Ulf Avskriven 2012-12-03 134 Lånelöfte Ordna ett lånelöfte åt förbundet. Albin Avslutad 2012-12-03 134 Tackblomma Ordna avtackning till Lena Pålsson. Albin & Hanna. Avslutad 2013-02-02 15d ALMA Skicka ut påminnelser obetalda almanackor Kansliet Avslutad 2013-02-02 15e Sjöbo Begära in ev. dokumentation från Ulf Fransson rörande Sjöbo Gustaf Avslutad 2013-02-02 15e Sjöbo Avtal med Enigma Richard Avslutad 2013-02-02 17d varumärke Komminicera ut rapport gällande återremiss av proposition Kommunikationsgr. Avslutad 2013-02-02 17e Revisor ta in kostnadsförslag på revisionsbyråer Richard Avslutad 2013-02-02 18a FM 2013 Förhandlingsordning Ulf Avslutad 2013-02-02 18a FM 2013 Verksamhetsberättelse Hanna Avslutad 2013-02-02 18a FM 2013 Resultat- och balansräkning Richard Avslutad 2013-02-02 18a FM 2013 Verksamhetsplan Gustaf Avslutad 2013-02-02 18b Fastigheter Svara frågeställaren ang. fastigheter som eventuellt kan tillfalla Ulf Avskriven 2013-02-02 18c Distrikt Midälva, Svara frågeställaren och involvera Scouternas disktikt i frågan Jörgen Avslutad 2013-02-02 18d Strukturprocessen Kontakta Triangelförbundet ang. medlemskap inför telefonmöte 2013- Henric Avslutad 2013-02-02 18d Strukturprocessen Kontakta Ungdomsstyrelsen kring konflikter i förfarandet att ansluta Gustaf Avslutad 2013-03-05 29a FM 2013 Kontakta förbundsmötets enda motionär för följdfrågor. Gustaf Avslutad 2013-03-05 29b FM 2013 Undersöka möjligheter till underhållning under FM-middagen Albin/Carin Avslutad 2013-03-05 29b FM 2013 Upprätta en budget för FM 2013 Albin Avslutad 2013-04-06 32 Huvudföreskrift att uppdra åt Carin att uppdatera huvudföreskriften enligt ovanstående Carin Avslutad 2013-04-06 34c Södra smålands distrikt att uppdra åt Hanna att fortsätta dialogen med Scouterna Hanna Avslutad 2013-04-06 34c Södra smålands distrikt att uppdra Henric att återkoppla till Södra Smålands Scoutdistrikt. Henric Avslutad 2013-04-06 36b KFUM festival att uppdra åt Henric att undersöka hur det ser ut med biljetterna och Henric Avslutad 2013-04-28 43 återkoppling uppdra åt Ulf att kontakta Jörgen för återkoppling av tidigare fattade Ulf Avslutad 2013-04-28 46b Avtal allegretto uppdra åt Albin att ta fram ett avtal tillsammans med Allegretto Albin Avslutad 2013-04-28 46c Avtal Regina uppdra åt Albin att avsluta avtalet med Club on Web gällande vårt Albin Avslutad 2013-04-28 47a Avtackning revisorer uppdra åt Ulf att publicera ett tack till revisorerna på hemsidan. Ulf Avslutad 2013-04-28 47a Avtackning revisorer uppdra åt Carin att kontakta kansliet för att ombesörja Carin Avslutad 2013-04-28 47b ROKO & LUFT uppdra åt Albin att återkoppla till LUFT med Styrelsens svar. Albin Avslutad 2013-04-28 47b ROKO & LUFT uppdra åt Carin att återkoppla och föra diskussion under kommande Carin Avslutad 2013-05-19 57 Kommunikation Försök sälja tillbaka pragbiljetter till festivalorganisationen Ulf Avslutad 2013-05-19 58b FM-protokoll Se till att FM-protokollet flyter på Carin Avslutad 2013-06-01 67 ROKO & LUFT Uppdra åt Carin att återkoppla med ROKOs kontaktperson ang möte Carin Avskriven 2013-06-01 70 a FM efterarbete Uppdatera verk plan, verk ber, stadgar etc med avseende på beslut Ulf Pågående<3 2013-06-01 69 c KFUM Sverige stadgar Renskriva styrelsens kommentarer på KFUM Sveriges stadgar och Carin Avslutad 2013-06-01 69 b Påminna Fosie & Wä Påminna Fosie och Wä om att de skall inkomma med ansökan om Hanna Avslutad 2013-06-01 70 a Revisorkontakt Etablera och ha fortlöpande kontakt med de nya revisorerna Hanna Avslutad 2013-06-01 69 a Back up Hämta in kompletterande uppgifter och presentera ett beslutsunderlag Henric Avslutad 2013-06-01 70 b FM 2014 Sondera terrängen gällande gemensamt FM inklusive seminarium etc Carin & Henric Avskriven 2013-06-01 70 d Getting Together Återkoppla vår ståndpunkt till KFUM Sverige gällande Getting Hanna Avslutad 2013-06-01 70 d Getting Together Kontrollera eventuella kvarstående åtagaden gällande avrapportering Carin Avslutad 2013-06-01 70 a FM Ta fram en rapportmall för styrelseledmöter att använda för att Ulf Pågående 2013-07-17 89 a Sjöbo Upprätta grundlig inventarieförteckning Anna-Karin Avslutad 2013-07-17 89 d FM-protokoll Tillse att FM-protokollet når Ulf Carin Avslutad 2013-07-17 89 d FM-protokoll Tillse att FM-protokollet når våra medlemmar Ulf Avslutad 2013-07-17 91 a Fondplaceringar Sälja fonder i Swedbank. Robur Humanfond och Robur Albin Avslutad
2013-07-17 91 a Fondplaceringar Ta fram grundligt diskusionsunderlag inför mötet i Hult Albin och Henric Avslutad 2013-07-17 92 c KFUM Norrköping Tacka för inbjudan, gratulera 100åringen och avböja deltagande Hanna Avslutad 2013-07-17 92 d LSU 16-17 nov Kontakta ROKO för att undersöka om de har möjlighet att representera Carin Avslutad 2013-09-01 100 b Ekonomi Ta fram en likviditetsbudget med scenariot för en nedgång i ALMA- Albin/Ulf Avslutad 2013-09-01 100 d Alma Skicka de obetalda ordrarna för Alma 2013 som ligger kvar till Svea Albin Avslutad 2013-09-01 101 d Regina Delegera arbetet med Regina-databasen till kansliet. Hanna Avslutad 2013-09-01 102 a Ekonomi Teckna avtal med investeringsrådgivare Albin Avslutad 2013-09-01 102 a Ekonomi Genomföra fondplaceringen genom en fondkommissionär och Albin Pågående 2013-09-01 102 b ALMA Skriva avtal med Johanna på Graphera kring äganderätt av boken och Henric Avslutad 2013-09-01 102 b ALMA Marknadsföringsplan för ALMA Henric/Ulf Avslutad 2013-09-01 102 c Medlemsservice Göra en sammanställning av godkända kårstadgor Hanna Avslutad 2013-09-01 102 e Ekonomi Teckna nytt försäkringsavtal med Försäkringskompetens. Albin Avslutad 2013-09-01 102 f Sjöbo Kontakta köparen av Sjöbo för försäljning av inventarier till dem. Henric Avslutad 2013-09-01 103 b ALMA Sammanställa arbetsbeskrivning för almanacksprojektledaren. Henric Avslutad 2013-09-01 103 b ALMA Beslutsunderlag för avtalsupphandling av almanacksprojektledare. Henric Avslutad 2013-09-01 103 c ALMA Undersöka möjligheten att beställa fler presentförpackningar och Henric Avslutad 2013-09-01 105 a Övrigt Kort & Present till Patrik Schröder Hanna Avslutad 2013-09-01 105 b Övrigt Kort & Present till Maria Carin Avslutad 2013-10-06 Beslutsuppföljning Ta fram förslag till proposition gällande stadgar till FM2014 (avseende Ulf Ej påbörjad 2013-10-06 115 a Övrigt Administrera utbetalning av ersättning för förlorad arbetsinkomst till Albin Avvaktar 2013-10-06 116 a Representation Representera förbundet på NSF:s årsstämma Anna-Karin Avslutad 2013-10-06 116 b Övrigt Föra dialog kring deltagande på höstkursen med ROKO Albin Avslutad 2013-10-26 121d ALMA be Ingrid göra ett nytt utskick gällande almanackan Henric Avslutad 2013-10-26 122b revisorernas rapport prata med Mattias om de tre månader då vi betalat för en Hanna Pågående ekonomitjänst vilken vi inte utnyttjat 2013-10-26 122b revisorernas rapport återkoppla till revisorerna med styrelsen svar och tankar Hanna Ej påbörjad 2013-10-26 123a FM14 till förbundsmötet 2014 lägga fram förslag på policy för förlorad alla Ej påbörjad arbetsinkomst samt förslag att denna policy ska gälla retroaktivt för 2013 års verksamhet 2013-10-26 123a policy förlorad uppdra åt Henric att till nästa möte lägga fram ett förslag för en ny Henric Ej påbörjad arbetsinkomst policy 2013-10-26 123b Ekonomi kontakta och meddela SVEA att förbundet avsäger sig rätten till Albin Pågående fodringarna till fördel för SVEA Inkasso. 2013-10-26 123d Medlemskap säga upp medlemskapet hos LSU, Samba och Forum Hanna Ej påbörjad 2013-10-26 123d Medlemskap undersöka kostnaderna för medlemskapet i Sensus och återkoppla till Albin Avslutad 2013-10-26 123e Kundfordringar hämta ut de SIE4-filer som finns hos Scouterna Albin Avslutad 2013-10-26 123e Kundfordringar ansvara för förfarandet gällande inkrävning av scoutförbundets Albin Påbörjad kundfordringar. 2013-10-26 124a Undersökning placera länkar till Scoutnets manual och supportforum på förbundets Ulf Avslutad 2013-10-26 124a Undersökning kontakta Katarina på Scouterna gällande fakturahanteringen i Ulf Avslutad 2013-10-26 124b KFUM mervärde att sammanfatta styrelsens tankar gällande en undersökning bland Sandra & Carin Ej påbörjad KFUM rörelsens medlemmar rörande deras medlemskap i KFUK- KFUM. 2013-10-26 124b KFUM mervärde ta kontakt med KFUM Sverige med specialförbund för ett gemensamt Sandra & Carin Ej påbörjad arbete med undersökningen. 2013-10-26 124c ALMA 2015 till nästkommande möte inkomma med ett beslutsunderlag Henric & Albin Pågående inkluderande offerter från relevanta presumtiva affärspartners. 2013-10-26 124d FM2014 till nästkommande möte hittat en FM arrangör för 2014. Henric Pågående 2013-10-26 124e Ungdomsstyrelsen svara Mattias Wihlgaard att istället ta kontakt med Scouterna rörande Hanna Avslutad undersökningen. 2013-10-26 124f Almas framtid sammanställa samt analysera de olika alternativ som finns för Albin Pågående almanackans framtid. 2013-10-26 124f Almas framtid ta kontakt med Scouterna respektive KFUM Sverige gällande Henric Pågående almanackan. 2013-10-26 127 Kommande möten bjuda in Ingrid till mötet i Stockholm Hanna Ej påbörjad 2013-10-26 127 Kommande möten bjuda in ROKO till mötet i Stockholm Carin Ej påbörjad
Bilaga 2
Titel Skapat datum Ekonomirapport till styrelsemöte 26-27 okt 2013-10-20 Författare Giltighetstid Albin Askman Junhede Tills 27 okt Ekonomirapport till styrelsemöte i Veberöd 26-27 okt 2013 Budgetuppföljning... 2 Budget 2013... 2 Budgetuppföljning fram till 2013-09- 30... 3 Budgetuppföljning på projektnivå... 4 Kommentarer Budgetuppföljning... 5 Balans på BG och PG:n 28 augusti 2013... 5 Budgetuppföljning med kända stora intäkter under oktober månad.... 6 Kommentarer... 6 Budget 2014... 7 Malawi... 7 Resultat ALMA 2013... 7 Möte med Allegretto... 7 Balansräkning... 7 Försäkringar... 7 Fonder... 8 Övrigt... 8 Sida 1 (8)
Titel Skapat datum Ekonomirapport till styrelsemöte 26-27 okt 2013-10-20 Författare Giltighetstid Albin Askman Junhede Tills 27 okt Ekonomirapport till styrelsemöte i Veberöd 26-27 okt 2013 Budgetuppföljning Budget 2013 Budget'2013 Intäkt Kostnad Netto Förbundskostnader '''''''''''''' 9 ' '''''''''''''' 9 ' """"""""""""""! " Alma """"""" 300"000" """"""""""""""! " """"""" 300"000" Kommunikation """"""""""""""! " """"""""""""""! " """"""""""""""! " Projekt'och'arrangemang """"""" 113"000" """"""" 113"000" """"""""""""""! " Utbildning """"""""" 18"000" """"""""" 15"000" """"""""""" 3"000" Ledning """"""" 275"000" """"""" 450"000"!""""""" 175"000" Kansli """"""""""""""! " """"""" 600"000"!""""""" 600"000" Medlemsservice """"""" 320"000" """"""""" 60"000" """"""" 260"000" Förvaltning'och'anläggningar """"""" 200"000" """"""" 100"000" """"""" 100"000" RESULTAT """" 1"226"000" """" 1"338"000"!""""""" 112"000" Sida 2 (8)
Budgetuppföljning fram till 2013-09-30 KFUK-KFUMs scoutförbund Titel Skapat datum Ekonomirapport till styrelsemöte 26-27 okt 2013-10-20 Författare Giltighetstid Albin Askman Junhede Tills 27 okt Sida 3 (8)
Budgetuppföljning på projektnivå KFUK-KFUMs scoutförbund Titel Skapat datum Ekonomirapport till styrelsemöte 26-27 okt 2013-10-20 Författare Giltighetstid Albin Askman Junhede Tills 27 okt Kostnadsställe: Projekt: Intäkt Kostnad 10 Förbundskostnader 22222 1262268,742kr 2222222312187,362kr 20 Alma 22222222222 779,002kr 22222 7922821,532kr 7200 Alma(övrigt ((((((((((((((((( / (kr ((((((((( 3(053,00(kr 2010 2010 ((((((((((((((((( / (kr ((((((((((((((((( / (kr 2011 2011 ((((((((((((((((( / (kr ((((((((((((((((( / (kr 2012 2012 ((((((((((((((((( / (kr ((((((((((((((((( / (kr 2013 2013 ((((((((((((((((( / (kr ((((((((((((((((( / (kr 2014 2014 (((((((((((( 779,00(kr ((((( 789(768,53(kr 30 Kommunikation 22222222222222222? 2kr 22222222272512,702kr 3600 Marknadsföring ((((((((((((((((( / (kr ((((((((( 1(185,00(kr 3260 Webb ((((((((((((((((( / (kr ((((((((( 6(327,70(kr 40 Projekt2&2arrangemang 22222 1362183,002kr 22222 1972262,522kr 4150 Getting(together ((((( 112(891,00(kr ((((( 145(427,42(kr 4151 Årsmöte ((((((( 23(292,00(kr ((((((( 51(835,10(kr 50 Utbildning 22222222222222222? 2kr 22222222222222222? 2kr 5340 Järvhajk ((((((((((((((((( / (kr ((((((((((((((((( / (kr 5346 Warghajk ((((((((((((((((( / (kr ((((((((((((((((( / (kr 5349 Bäverhajk ((((((((((((((((( / (kr ((((((((((((((((( / (kr 5355 Lohajk ((((((((((((((((( / (kr ((((((((((((((((( / (kr 60 Ledning 2222222152419,002kr 22222 1122586,082kr 6100 Styrelse ((((((((( 1(027,00(kr ((((((( 75(488,86(kr 6130 Valberedning ((((((((((((((((( / (kr ((((((((((((((((( / (kr 6600 Riksroverscoutkommité ((((((((((((((((( / (kr ((((((( 23(234,55(kr 6610 Roverscouternas(Riksting ((((((( 14(392,00(kr ((((((( 13(862,67(kr 6310 Scouternas(riksorg ((((((((((((((((( / (kr ((((((((((((((((( / (kr 70 Kansli 22222222222222222? 2kr 22222 7072837,202kr 7100 Kanslidrift ((((((((((((((((( / (kr ((((( 470(201,45(kr 7110 Ekonomi ((((((((((((((((( / (kr ((((( 226(836,75(kr 7120 IT ((((((((((((((((( / (kr ((((((( 10(799,00(kr 80 Medlemsservice 2222222522361,002kr 22222 1762228,002kr 90 Förvaltningar2och2anläggningar 2222222692628,912kr 22222 1452581,002kr Sida 4 (8)
Titel Skapat datum Ekonomirapport till styrelsemöte 26-27 okt 2013-10-20 Författare Giltighetstid Albin Askman Junhede Tills 27 okt Kommentarer Budgetuppföljning Intäkter på kostnadsstället Förbundskostnader inkluderar medlemsavgifter, återbetalning av försäkring, återbetalning internationella avgifter KFUM och förändring värde fondandelar. Getting Together Projektet ska bokas om lite då det ligger 112 891,47 kr i balansräkningen sedan förra året. Detta ska bokas mot kostnader vilket gör att den totala kostnaden för Scoutförbundet blir 32 535,95 kr. Sedan ska förbundet även få ytterligare ca 10 000 kr från Ungdomsstyrelsen i projektpengar. Intäkter på kostnadsställe Förvaltningar & Anläggningar består utav hyror och återbetalning av fakturor & anticimex avtal. Medlemsservice intäkter består utav medlemsavgifter och uppstartsbidrag från Scouterna. Balans på BG och PG:n 28 augusti 2013 Saldo SEB 4 044 662 SEK Saldo PG Alma 419 986 SEK Saldo PG Övrigt 151 909 SEK Saldo PG ROKO 300 SEK Totalt 4 616 857 SEK Sida 5 (8)
Titel Skapat datum Ekonomirapport till styrelsemöte 26-27 okt 2013-10-20 Författare Albin Askman Junhede Budgetuppföljning med kända stora intäkter under oktober månad. Utfall&efter&Q3&2013&JUSTERAD&MED&STORA&INTÄKTER&UNDER&OKT&SOM&ÄR&KÄNDA, Intäkt %&Budget Kostnad %&Budget Netto 10 Förbundskostnader &&&&&&& 126&269& &&&&&&&&& 31&187& &&&&&&&&& 95&081& 20 Alma %%%%%%% 107%542% %%%%%%%%%%%%%% ( % &&&&&&& 107&542& 30 Kommunikation %%%%%%%%%%%%%% ( % %%%%%%%%%%% 7%513% Q&&&&&&&&&& 7&513& 40 Projekt&och&arrangemang %%%%%%% 136%183% 121% %%%%%%% 197%263% 175% Q&&&&&&&&& 61&080& 50 Utbildning 0% 0% &&&&&&&&&&&&&& Q & 60 Ledning %%%%%%% 261%419% 95% %%%%%%% 112%586% 25% &&&&&&& 148&833& 70 Kansli %%%%%%%%%%%%%% ( % %%%%%%% 707%837% 118% Q&&&&&&& 707&837& 80 Medlemsservice %%%%%%% 302%361% 94% %%%%%%% 176%228% 294% &&&&&&& 126&133& 90 Förvaltning&och&anläggningar %%%%%%% 304%629% 152% %%%%%%% 145%581% 146% &&&&&&& 159&048& RESULTAT %%%% 1%238%403% 101% %%%% 1%378%195% 103% (%%%%%%% 139%792% Giltighetstid Tills 27 okt Kommentarer I denna budgetuppföljning har intäkt för ALMA 2013 (107 542 kr), intäkt för uthyrning av Sjöbo (205 000 kr) och försäljning av Sjöboinventarier (30 000 kr) lagts till. Sida 6 (8)
Titel Skapat datum Ekonomirapport till styrelsemöte 26-27 okt 2013-10-20 Författare Albin Askman Junhede Giltighetstid Tills 27 okt Budget 2014 En budgetmall för 2014 finns och budgeten ska sammanställas under november, det har gjorts en ny mall då verksamheten har förändrats avsevärt under senaste året. Förbundet kommer arbeta med en bottom-up -metod som innebär att man bygger upp budgeten från en kontonivå. Malawi När Dackekåren lades ner skänktes en stor summa pengar till förbundets långsiktiga arbete med scouter i Malawi från den nedlagda kåren. I början av året fanns 117 885 kr kvar bland dessa ändamålsbestämda medel. Under året har förbundet betalat ut 27 803 kr i enlighet med dessa ändamålsbestämda medel. Detta visas inte som en kostnad i vår bokföring då det bokas mot balansräkningen men utbetalningarna påverkar vår likviditet. Planen är att dessa pengar ska ta slut under 2013 eller senast 2014. Resultat ALMA 2013 Resultatet på Alma 2013 är plus 67 008 kr. Här tillkommer 40 534 kr som förbundet krediteras av Graphera och som ännu inte är bokfört. Det slutgiltiga resultatet är alltså 107 542 kr. Möte med Allegretto Den 25:e oktober hölls möte med den auktoriserade revisorn Lars Erik Engberg på Allegretto, Johan Sturesson (ideell lekmannarevisor) och Albin Askman Junhede gällande förbundets historia sen 2011 och ekonomihanteringen under denna period. Under mötet presenteras det en separat rapport från detta möte. Balansräkning I balansräkningen är nu Sjöbo som tillgång borttagen och våra tidigare fonder också bortplockade. Se balansräkning (länger ner) för mer information. Försäkringar Nytt försäkringsavtal är tecknat med Försäkringskompetens och vårt förra försäkringsföretag har inte hört av sig. Sida 7 (8)