BRF Safiren 11 Arbetsordning för mandatperioden 2014/2015 Arbetsordning antagen vid styrelsemöte 17/11 2014 Styrelsens ordförande ansvarar för att arbetsordningen uppdateras varje mandatperiod och för att den uppdaterade arbetsordningen distribueras till övriga styrelsemedlemmar. Arbetsordningen ska också distribueras till förvaltare och valberedning och läggas ut på hemsidan. Styrelsens ansvar Styrelsen ansvarar gemensamt för föreningens verksamhet. Detta gäller också i de fall olika ledamöter har olika arbetsuppgifter i styrelsen. Nyvalda ordinarie styrelseledamöter bör så snart som möjligt efter det konstituerande mötet genomgå SBCs kurs "Ny i styrelsen" eller på annat sätt skaffa sig motsvarande kunskaper, t.ex. genom att läsa häftet "Ny i styrelsen". Styrelsens möten protokollförs. Protokollen är inte allmänt tillgängliga men en sammanfattning av dem ges ut i form av Safirenbladet som sätts upp på de tre anslagstavlorna senast en vecka efter varje styrelsemöte. Styrelsens ansvar regleras i flera lagar. De viktigaste är Bostadsrättslagen och Lagen om ekonomiska föreningar. Styrelsen bör känna till lagstiftningen. Styrelsens formella ansvar regleras också i föreningens stadgar. För styrelsen finns ett skadestånds- och straffansvar gentemot föreningen. Detta gäller ordinarie ledamöter samt suppleant som ersatt ordinarie ledamot vid beslutstillfället. När styrelsen beviljas ansvarsfrihet på årsstämman innebär det att medlemmarna avstår från att ställa skadeståndskrav. Styrelsen är kollektivt ansvarig för föreningens ekonomi. Att föreningen har uppdragit åt SBC att sköta den ekonomiska förvaltningen fritar inte styrelsen från ansvar. Styrelsen ska senast den 15 april överlämna årsredovisningshandlingar, dvs. resultaträkning, balansräkning och förvaltningsberättelse, till föreningens revisor samt förvaltningsberättelse till SBC. Styrelsen ska arbeta för att hålla kostnaderna så låga som möjligt i förhållande till rimlig kvalitet. För att möjliggöra detta krävs en noggrann kostnadskontroll. Styrelsens målsättning är att hålla månadsavgifterna så låga som möjligt. Styrelsen ska fastställa budget utifrån denna målsättning. Styrelsens ambition är att vid renoveringar bevara fastighetens tidstypiska funkisstil, när så är möjligt, och att följa gällande regler för grönklassade byggnader.
Styrelsen ska löpande utvärdera sitt eget arbete samt det arbete som utförs av fastighetsförvaltare, ekonomisk förvaltare och fastighetsskötare. Styrelsen kan genom enkäter inhämta medlemmarnas åsikter om husets förvaltning och skötsel. Styrelsens arbete Styrelsemöte hålls en gång per månad (normalt måndagar) med uppehåll för sommaren. Kallelse med dagordning och underlag ska sändas ut per e-post senast fem dagar före mötesdagen. Inför beslutspunkter bör underlaget innefatta förslag till beslut. På konstituerande styrelsemöte väljer styrelsen ordförande (eller bekräftar stämmans val) samt fördelar ansvarsområden på övriga ledamöter. De fasta ansvarsområdena beskrivs nedan. Ansvar för ekonomi, drift och underhåll samt medlemsfrågor fördelas mellan de ordinarie ledamöterna. För projekt kan tillfälliga arbetsgrupper bildas. Suppleanterna deltar i styrelsemötena. Suppleanter kan arbeta i permanenta eller tillfälliga arbetsgrupper. I arbetsgrupper kan också medlemmar som inte tillhör styrelsen ingå. Föreningens firma tecknas gemensamt av två av ledamöterna, vanligtvis ordföranden och den ekonomiskt ansvarige. Ordföranden kan besluta om löpande kostnader upp till 10 000 kr. Åtgärder över detta belopp ska, om de hastar, behandlas av styrelsen via e-post och protokollföras i efterhand. Styrelsens sammanlagda arvode är 103 000 kronor (2012). Arvodet indexregleras från år till år. Fördelningen på de enskilda ledamöterna bestäms normalt vid verksamhetsårets sista sammanträde. Arbetsfördelning inom styrelsen ina Sjöstrand (ordförande) Ordföranden är arbetsledare inom styrelsen och har det övergripande ansvaret för att styrelsens beslut verkställs samt att stadgar och lagar efterlevs. Ordföranden är i kontakt med mäklare och på annat sätt föreningens ansikte utåt. Justerar styrelsens protokoll tillsammans med ledamot som utsetts därtill samt lämnar synpunkter på Safirenbladet. Upprättar dagordning till styrelsemöte och distribuerar kallelse med dagordning. Besvarar de brev som kommer till föreningen, eller delegerar detta, och hanterar mail och skrivelser från medlemmar, eller delegerar detta. Hanteringen av mail och skrivelser om fastighetsfrågor är för närvarande delegerad till Åke Fors och Göran Palmér. Delegerar sina och övrigas arbetsuppgifter på lämpligt sätt under semestrar. Förvarar de handlingar som inte sköts av den ekonomiansvarige. Har hand om huvudnycklar till fastigheten (för närvarande delegerat till Göran Palmér). Är behörig att beställa nyckel till centrallås till Kungsholms Kyrkoplan från Corells.
Ekonomi Per Sjöberg (ledamot) Föreslår i samråd med SBC förslag en budget och långsiktig finansieringsplan som är kopplad till underhållsplanen. Följer kontinuerligt föreningens ekonomi i förhållande till budget. Gör delårsredovisningar i styrelsen två gånger per år. Är kontaktperson gentemot Handelsbanken, bevakar föreningens lån och föreslår vid behov omsättning eller återbetalning. Ansvarar för aktuell förteckning över föreningens lån. Bevakar att revision sker i vederbörlig tid, dvs senast en månad före föreningsstämman, samt har kontakt med revisorn. Är föreningens kontaktperson med SBC i ekonomiska ärenden. Attesterar fakturor tillsammans med ordinarie ledamot och kontrollerar att fakturor från fastighetsförvaltare, SBC och fastighetsskötare är i överensstämmelse med ingångna avtal. Kontrollerar att hyror och månadsavgifter betalas i tid. Godkänner nya medlemmar tillsammans med ordinarie ledamot, sänder överlåtelsehandlingarna till SBC samt förvarar själv en kopia. Ansvarar för föreningens handlingar rörande ekonomi. Administration/sekreterare Pär ordström (ledamot) För protokoll vid styrelsens sammanträden och ser till att protokollet skickas ut för justering senast 10 dagar efter mötet. Justerat protokoll från föregående möte ska i elektronisk form bifogas kallelsen till nästa möte, om det inte redan tidigare skickats ut. Sänder efter föreningsstämman in aktuella uppgifter om föreningen till revisorn, Bolagsverket, SBC och Fastighetsägarföreningen. Håller vid behov kontakt med myndigheter. Aktualiserar avtalen om fastighetsförvaltning senast i september. Ansvarar för nyckelhantering på Kaplansbacken (terrassen, entréerna, vindsförråd etc). Bevakar löpande uppsägningstider för föreningens avtal med olika leverantörer. Fastighetstekniska frågor Åke Fors (ledamot) och Göran Palmer (ledamot) De fastighetsansvariga ska löpande ge styrelsen en så god bild som möjligt av fastighetens tekniska standard. Ansvarar för att fastigheten inspekteras varje år så att fastighetens skick och status kan bestämmas. Resultatet stäms av mot underhållsplanen, som uppdateras varje år. Till underhållsplanen är en finansieringsplan och långsiktig budget kopplad.
Ansvarar för att arbeten som utförts noteras i underhållsplanen. Byggdelar som är i bättre eller sämre skick noteras. Detta kan medföra förändringar av årtalen i underhållsplanen. Initierar även justeringar i underhållsplanen, åtminstone vartannat eller vart tredje år. Ser även till att beloppen i underhållsplanen uppdateras vart fjärde år. Deltar i eventuella besiktningar och är kontaktpersoner för fastighetsförvaltaren och firmor/uppdragstagare i samband med renoveringsarbeten. Larmar vid behov klottersanerare och polisanmäler klotter (i samarbete med fastighetsskötaren). Ansvarar i samråd med Driftia - för myndighetskontakter och samordning vid försäkringsärenden. Åke Fors (ledamot) Tar fram offertunderlag inför renovering, sammanställer beslutsunderlag. Ansvarar för OVK-åtgärderna. Göran Palmer (ledamot) Samarbetar med fastighetsskötaren. Tömmer regelbundet föreningens brevlåda. Ansvarar för att ordföranden, ekonomiansvarige och sekreteraren får den post som faller under deras respektive ansvarsområden. Förvarar fastighetens ritningar och är också behörig att beställa nyckel till centrallås. Beställer dörrskyltar hos Driftia och byter namn på namntavlorna i samband med inflyttning. Eva Carlsson (suppleant) Håller medlemsförteckningen/kontaktlistan aktuell med medlemmarnas och hyresgästernas telefonnummer och e-postadresser samt uppgifter om kontaktpersoner som har extranycklar till medlemmar. Ser till att det alltid finns uppgifter om styrelse och förvaltare på de tre anslagstavlorna och att styrelsen har tillgång till aktuell förteckning med telefonnummer och e- postadresser. Skickar uppdateringar till Martin Agfors för upplägg på hemsidan. Uppdaterar löpande förteckningen Förvaltnings- och samarbetsparter som innehåller kontaktuppgifter för föreningens förvaltare, underentreprenörer, leverantörer av el, tele mm. Uppdaterar listor för tvättstugorna och sätter upp dem i respektive tvättstuga.
Susanne Zakrisson (suppleant) Sammanfattar i Safirenbladet beslut som tas på styrelsemöten. Safirenbladet ska anslås på de tre anslagstavlorna senast en vecka efter styrelsemötet. Skickar Safirenbladet till Martin Agfors för upplägg på hemsidan. Ansvarar för att kontaktlista i gmail är aktuell samt gör gmail-utskick av Safirenbladet. Skickar välkomstbrev till nya medlemmar när kontrakt har inkommit. Är husvärd för medlemmar på både Kaplansbacken och Kyrkoplan och besöker personligen nya medlemmar för att välkomna dem och informera om tvättstugor, källar- och vindsförråd, cykelförråd, gården och terrassen samt om vad man som medlem får respektive inte får göra i sin lägenhet. Överlämnar Informationsfoldern. Ansvarar för uppdatering av informationsfoldern. Ansvarar för kontinuerlig översyn av anslagstavlorna. Björn Hedlund (suppleant) Ansvarar för att uppdatera och vidareutveckla föreningens hemsida (med bistånd av Martin Agfors). Ansvarar för användningen av cykelförråd och för att rensa bort cyklar som verkar sakna ägare. Elzbieta Sandin (suppleant) Ansvarar för medlemsaktiviteter, t ex städdagar, och för användningen av fastighetens allmänna utrymmen, dvs. källar- och vindsförråd, tvättstugor, piskbalkonger, takterrass och innergård. Beställer bokningscylindrar till tvättstugorna. Fastighetsförvaltning Fastighetsägarna är föreningens fastighetsförvaltare och arbetar på konsultbasis. Nedlagt arbete faktureras per timme. Fastighetsförvaltaren deltar i styrelsemöten när ordföranden kallar och bistår styrelse och medlemmar med råd och stöd i allehanda förvaltningsfrågor. Avtalet löper årsvis per den 31 december 2011 och med tre månaders uppsägning. Fastighetsskötsel Driftia ansvarar för fastighetsskötsel enligt avtal. Fastighetsskötaren ronderar huset varje helgfri tisdag och gör ett kort besök fredagar. I Driftias uppdrag ingår också att effektuera felanmälan från medlemmarna. Medlemmarna kan också privat anlita Driftia för olika sysslor mot timdebitering. Avtalet löper årsvis per den 31 december 2011 och med tre månaders uppsägning.
SBC sköter föreningens ekonomiska förvaltning enligt avtal. Avtalet löper årsvis per den 31 december 2010 och med tre månaders uppsägning. Föreningen är medlem i Fastighetsägarna samt SBC, som både erbjuder rådgivning per telefon i juridiska och tekniska frågor. Föreningens bank är Handelsbanken, Strandvägen 5B. Valberedning Lisbeth Rudemo, sammankallande (Kungsholms Kyrkoplan) Yvonne Wendel (Kaplansbacken) Allan Lundgren (Kungsholms Kyrkoplan) Anders Gibson (Kaplansbacken) Valberedningen lämnar förslag till styrelse. Förslaget bör bifogas kallelsen till årsstämman. Medlemmar som är intresserade av att delta i styrelsearbetet uppmanas att ta kontakt med valberedningen. Uppdaterat 2014-11-20