Minikurs Metoder för behovsplanering Under den här minikursen tittar vi på olika möjligheter, metoder och tips i systemanvändandet när det gäller Behovsplanering. Det ska ge idéer och målsättningar för ert arbete med behovsplanering. "Det självspelande pianot I sin bästa form så fungerar behovsplaneringen som ett självspelande piano. Det skapas orderförslag som är i rätt tid och rätt kvantitet; orderförslag som stämmer med de behov som finns och de behov som förväntas. Arbetet med att verkställa förslagen blir enkelt och det blir inte ett tidsödande arbete med att ifrågasätta eller granska. Det är väl inte så svårt? Men är det så i verkligheten? Tyvärr är det inte alltid så. Men det finns mycket att göra som leder till att vi kommer betydligt närmare. Lagerstyrd eller orderstyrd (eller inte styrd alls) Till en början: det är viktigt att dela in artikelsortimentet i vad som ska finnas hemma (lagerstyrt) respektive vad som ska anskaffas vid behov (orderstyrt). Det är enbart det lagerstyrda sortimentet som är ett problem och som behöver styras på rätt sätt och som kräver ett arbete med bra prognoser och planeringsparametrar. Lagerstyrda artiklar ska ha partiformningsregel = Fix kvantitet (eller Periodbehov). Orderstyrda artiklar ska ha partiformningsregel = Mot behov. OBS. Artiklar som inte ska styras (anskaffas) av systemet och som har fysisk bevakning ska ha partiformningsregel = Hinkartikel. De orderstyrda artiklarna kan anskaffas direkt när behov uppstår, utan att behovsplanera. Kundorder kan direkt skapa tillverkningsorder/inköpsorder. Tillverkningsorder kan direkt skapa inköpsorder. (Vid lagerställehantering kan även lagerorder vara en anskaffning.) Viktiga steg för att uppnå nivån självspelande piano Fyra viktiga steg för att lyckas med behovsplanering: 1. Välj lämplig metod: Nettobehovskörning (NBK) och/eller Lagerpåfyllnadssystem (LPS). 2. Se till att systeminställningar och planeringsformler är korrekta. 3. Definiera vilken information i systemet som måste vara rätt. 4. Underhåll systemet dagligen så att den definierade informationen alltid är rätt (kanske det svåraste!).
1. Val av metod Nettobehovskörning (NBK) Traditionell nettobehovsplanering är det vanligaste sättet att behovsplanera. Det är även det sätt som är bäst när det fungerar klanderfritt. Det kräver dock en planeringshorisont som är tillräckligt lång: en horisont som måste täcka in anskaffningsledtid för köpta artiklar och produktionsledtid för egentillverkade artiklar. I de allra flesta fall behövs det då prognoser. De kräver i regel en stor arbetsinsats i form av uppdaterade prognosrader och en prognosavräkning som fungerar bra. Undantaget är t.ex. när det finns en kund som kan leverera leveransplaner elektroniskt. En nackdel är att OM det finns felaktiga orderförslag högt upp i en produktstruktur, av en eller annan anledning, så växer felen på orderförslag nedåt i strukturen. Det är Behovsberäkning eller Nettobehovskörning (med Inköps-/Tillv.orderförslag) som används i MONITOR för vanlig nettobehovsplanering. Förutom den algoritm för prognosavräkning som finns inbyggd i systemet, finns det även möjlighet till sidoprogram som kan skräddarsys enligt den avräkningsprincip som ni önskar. Säkerhetslager kan användas som en sorts beställningspunkt i brist på annan prognos, men se till att behoven inte dubbleras. Lagerpåfyllnadssystem (LPS) Lagerpåfyllnadsystem, eller beställningspunktsystem, är en annan metod för behovsplanering. Den stora skillnaden är sättet att prognostisera. Det är årsvolym/dagstakt som utgör den prognostiserade förbrukningen. Förbrukningen under ledtiden + säkerhetslager ger en beställningspunkt. T.ex. en artikel med ledtid på 10 dagar och förbrukning på 3 st per dag samt ett säkerhetslager på 20 st ger en beställningspunkt på 50 st. Säkerhetslagret är då definierat att täcka upp för osäkerheter som motsvarar drygt en halv ledtid (se bilden Sågtandsdiagrammet på sista sidan). Årsvolym automatberäknas vanligtvis i rutinen Beräkna årsvolym. Volymen kan beräknas på ett framåtriktat årsantal för artiklar som säljs, vilka sedan strukturnedbryts. Volymen kan även beräknas på förbrukningshistorik. I det fallet görs ingen strukturnedbrytning, dvs. värden hämtas för respektive artikel. I MONITOR används Lagerpåfyllnadslista för att se vilka artiklar som ska anskaffas. Säsongsvariationer beskrivs bäst med den prognostisering som görs i NBK, men det är även möjligt att öka och sänka takten med säsongsvariationer i LPS. Det går bra att använda planeringsbild även i LPS, t.ex. för att ta hänsyn till släp och en verkligt planerad förbrukning som är större än prognos. 2. Ställa i ordning systemet Det finns en del Systeminställningar under fliken Lager och rubriken Behovsplanering. De måste ställas in på det sätt som passar er verksamhet. Det är inte mycket att ställa in men man bör resonera igenom med en utbildare för att uppnå bästa möjliga resultat.
Det är rätt vanligt att det saknas en respittid. Planeringsformler används mest vid LPS men de används med fördel även för automatberäkning av planeringsparametrar, t.ex. ekonomisk orderkvantitet (EOK) och säkerhetslager (SL). De standardformler som finns kan användas men man bör jobba fram formler som passar verksamhetens behov. Detta kan vara lite mer tidsödande än för systeminställningarna. Använd t.ex. den här formeln som beställningssignal för Lagerpåfyllnadslista. Den tar hänsyn till släp och verkliga reservationer inom ledtiden. (BAL + ORQ < ROP) OR (BAL + ORQ < ADU * LT + RESDE + SS) OR (BAL + ORQ < RESLT + SS) 3. Definiera information som ska vara rätt Utifrån den metod som är vald och de övriga förutsättningar som gäller, är det viktigt att definiera vilken information som måste vara rätt. Information som alltid måste vara rätt, oavsett förutsättningar, är t.ex. strukturer, genomloppstider, order, saldon, ledtider och säkerhetslager. Information som bestäms av respektive företag är t.ex. om handläggare eller artikelkod ska användas för att selektera fram artikelsortiment i orderförslagslistor eller om man t.ex. ska ange avrundningsantal och minimikvantitet för att få bättre orderförslag. Information som ska vara rätt kan också påverkas med vilken metod artikeln ska anskaffas. Beställningspunkt och Årsvolym är viktigt för LPS. Årsvolym går att klara sig utan i NBK men är bra att ha. Partiformningsregel påverkar inte lagerpåfyllnadslista men bör ändå användas för att skilja på orderstyrt och lagerstyrt.
= viktigt för Nettobehovskörning = viktigt för Lagerpåfyllnadsystem Förutom att det ska vara rätt när det gäller vad och hur mycket vi reserverar, så måste det även vara rätt när vi reserverar. Genomloppstiderna måste vara ungefär rätt. 4. Dagligt underhåll av information Att alltid få det dagliga arbetet i systemet att fungera bra är kanske det svåraste. Den information som krävs för att behovsplaneringen ska fungera som ett självspelande piano, måste hela tiden vara aktuell! Vi har en administrativ verklighet (MONITOR) som ska spegla den faktiska verkligheten. Har vi beställt, så ska det vara registrerat och har vi fått en inleverans, så ska det vara rapporterat. Är ledtiden från leverantören ändrad till 15 från 5 så måste det ändras. Minskar förbrukningen eller förväntas minska, bör det påverka SL och EOK. Det gäller att uppdatera den administrativa verkligheten hela tiden! Se till att kunskapen finns hos dem som jobbar just nu men också hos dem som kommer in som nya medarbetare i olika roller. Jaga på och se till att få ett stort engagemang hos alla och betona vikten av att informationen alltid ska vara rätt. Använd automatberäkning för att löpande uppdatera planeringsparametrar. Detta görs i rutinerna Beräkna lagernivåer och Beräkna EOK. Uppföljningar Det är viktigt att göra uppföljningar. Hur fungerar det, vad kan/måste bli bättre? Det är bra att ha koll på vissa samband. Använd de listor i systemet som faktiskt visar den information som söks.
T.ex. bör leveranssäkerheten kunna ställas mot omsättning och lagervärde. Om omsättning ökar, lagervärde är konstant och leveranssäkerhet minskar kan det betyda att vi inte har ökat anskaffningarna för att möta omsättningsökningen. Var inte nöjd med att bara rätta till ett saldo, utred varför det blev fel! Använd Lageranalys för att ha koll på värdet för säkerhetslager, teoretiskt genomsnittslager och omsättningshastighet. Följ upp leveranssäkerhet och ledtid för leverantörer. Titta gärna på SL och EOK i värdet "antal dagar" istället för kvantitet. Det kan visa storleken på SL/EOK för en artikel - eller en artikel jämfört med en annan artikel - på ett bra sätt. Behovsplanering handlar bara om två saker När ska jag beställa? Hur mycket ska jag beställa? Det kanske inte är så svårt i alla fall